3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

1

Текущее положение дел и перспективы архивной отрасли

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

Что было раньше … Бумажные документы и их бумажный учет

Стабильные технологии и законодательно-нормативная база. Стабильное финансирование и статус

Единая по всей стране система организации архивного дела, хорошо согласованная с системой делопроизводства

Мощная система подготовки кадров, высшее и среднее профессиональное образования, повышение квалификации

ВНИИДАД как авторитетный центр компетенций

Система делопроизводства и архивного дела соответствовала потребностям деловой деятельности

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

2

Что стало … (1) Смешанный документооборот и многоукладность

делопроизводства

Технологии и законодательство (за исключением архивного) постоянно изменяются

Единая система архивного дела сломана и отброшена к дореволюционным временам. Децентрализация, ведомственная и региональная раздробленность. Проблемы с финансированием и потеря статуса, угроза самому существованию профессии

В разных сферах деятельности работа с документами регламентируется разными законами, существуют особенности и в региональном законодательстве

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

3

Что стало … (2)

Система подготовки кадров не соответствует требованиям времени

Упадок отраслевой науки

На практике широко используются новые технологии и методы работы, предполагающие использование как бумагоподобных электронных документов, так и не имеющих в бумажном мире аналогов новых электронных ресурсов (в том числе длительного и постоянного сроков хранения)

Архивная отрасль пока не готова работать с электронными документами

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

4

Правовые проблемы архивного хранения

Осуществление контроля (надзора) в сфере архивного дела

Хранение документов по личному составу. Законопроект о сокращении сроков хранения кадровой документации

Хранение документов территориальных ФОИВ, вопросы субсидирования

Обеспечение сохранности документов ликвидированных организаций, вопросы финансирования

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

5

Что делать архивистам?

Найти свое место в изменившихся условиях и убедить в важности своей работы тех, от кого зависит выделение ресурсов

Идти туда, где есть деньги - активно включаться в программы, поддерживающие основную деловую деятельность организации, проекты электронного и открытого правительства

Научится управлять и обеспечивать архивное хранение документов в условиях смешанного документооборота

В отсутствие четких и однозначных законодательно-нормативных требований необходимо делать то, что посильно и возможно

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

6

Внедрение ИКТ в деятельность архивов Перевод внутреннего делопроизводства и архивного учета

в электронный вид. Автоматизация рабочих процессов архивов, в т.ч. взаимодействия с исследователями

Перевод в электронный вид научно-справочного аппарата

Оцифровка архивных фондов – поддержка основной деятельности, обеспечение сохранности, пиар

Участие архивов в межведомственном электронном взаимодействии при оказании государственных услуг. Прием обращений граждан в электронном виде

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

7

Делопроизводство в архивах России Существующая в настоящее время система

делопроизводства в архивах с большим трудом справляется с исполнением основных функциональных задач и не позволяет в полной мере получить отдачу от внедрения современных технологий

Необходимо внедрять современные технологии по всем направлениям деятельности архивов и модернизировать соответствующую нормативную базу. Многие архивы уже используют ИКТ

Это единственный способ справиться с растущими объёмами работ в условиях ограниченного финансирования и нехватки кадровых и материальных ресурсов

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

8

Инструменты автоматизации

Для автоматизации внутренней деятельности архива можно использовать широко распространенные «коробочные» продукты, такие, как «Дело», «Архивное Дело», eDocLib

Существует большое количество открытого ПО для автоматизации работы архивов, в том числе и с электронными документами

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

9

Электронный архив: Две похожие задачи

Организация хранения и уничтожения электронных документов в организации

Организация постоянного государственного хранения электронных документов

Данное различие в электронной среде более «размытое»

103 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

Модернизация законодательно-нормативной базы архивной отрасли

Необходимо «легализовать» в законодательстве новые технологии, которые архивы могут использовать для обеспечения сохранности электронных документов

Позиция зарубежных экспертов: Обеспечить длительную, а тем более постоянную сохранность в работоспособном виде электронных подлинников нереально, и нужно ориентироваться на обеспечение долговременной сохранности регулярно создаваемых заверенных копий на правах подлинников

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

11

Облегчение труда сотрудников архива В случае оцифровки фондов, помимо интересов конечных

пользователей, следует помнить об интересах сотрудников архива, занятых справочной работой

При продуманном подходе есть возможность сократить объёмы трудоёмкого полистного просмотра, потери времени на получение нужных дел, а также получить возможность одновременной работы ряда сотрудников с одними и теми же делами

При оцифровке фондов следует учесть и возможность создания условий для надомной работы ряда сотрудников

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

12

Современные технологии для «бумажных» архивов

Архивам, по мере возможности, желательно осваивать современные технологии логистики (штрих-кодирование, RFID-радиометки) для управления физическими объектами (хранилища, стеллажи, полки, места хранения, короба, дела, документы, носители информации, различное оборудование)

Бумажные журналы учета должны уйти в прошлое. Учет следует вести в компьютере, а бумажные формы распечатывать по мере необходимости

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

13

Не пренебрегайте «малой автоматизацией»

Электрический конвертовскрыватель с ручной подачей

24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и законодательство», Уфа

14

Фальцовщики для складывания документов

Выводы

Перемены в технологиях, методах работы и законодательстве создают массу проблем, но они же открывают новые возможности

Освоение новых технологий – единственный способ не только справиться с растущей нагрузкой, но и стать нужными, получить поддержку высшего руководства, повысить свой статус, «выбить» деньги и ресурсы

Компания «ЭОС» всегда готова прийти Вам на помощь!

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону

15

16

Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube

3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», Ростов на Дону