Conducción de reuniones

Bilerak gidatuConducción de reuniones Comunidades de Práctica y Equipos de Innovación

07/11/2011

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/es/

2Conducción de reuniones

1. Bilera bat talde baten lanaren zati bat baino ez da.

2. Helburuak: zertarako etorri gara?

3. Lau urrats bilera ondo joan dadin.

4. Lanera! Triangelua eta karratua.

5. Lanera! Teknikak zehatzak.

6. Gizakien zereginak: taldean eta bileran.

7. Hainbat aholku informazio-bileretarako.

Edukiak

1. Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo.

2. Objetivos: ¿para qué hemos venido?

3. Cuatro pasos para que la reunión salga bien.

4. Manos a la obra: un triángulo y un cuadrado.

5. Manos a la obra: técnicas concretas.

6. Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión.

7. Consejos para reuniones informativas.


1.Bilera bat talde baten lanaren

zati bat baino ez da.

Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo.


tiempo

lugar

#

#

=

=

= Tiempo = Lugar• Reuniones… imposibles cada

vez más

Diferente tiempoDiferente lugar

Mismo tiempoDiferente lugar

Mismo tiempoMismo lugar

Diferente tiempoMismo lugar

Aldia eta aldea Tiempo y espacio

= Tiempo # Lugar• Teléfono, sms, chat,

videoconferencia

# Tiempo = Lugar• Gestión visual, cartelística

# Tiempo # Lugar• Revistas, comunicados• Correo electrónico, sms,

Intranet / Internet.• Correo tradicional


• Inteligencia emocionalInteligencia emocional.

• Habilidad para la expresión oraloral y la transmisión de ideas en mismo tiempo mismo lugar.

• PersuasiónPersuasión.

• NarraciónNarración, contar historias, fluidez y comprensión verbal.

• Conversación, diálogodiálogo.

• LiderazgoLiderazgo y capacidad para trabajar en equipo.

• Cultura Cultura informacionalinformacional genérica y específica de genérica y específica de entorno entorno inetinet.

• Cultura tecnológicaCultura tecnológica “global”.

• Capacidad didáctica respecto a la tecnología.

• Flexibilidad hipertextualhipertextual.

• Generación de comunidades virtuales, con enfoque de red.

• Síntesis y capacidad de expresión escritaescrita.

Competencias para laCompetencias para ladinamización del espaciodinamización del espacio

socialsocial

Competencias para laCompetencias para ladinamización del espaciodinamización del espacio

digitaldigital


REUNIÓN

Preparación Ejecución

LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTELA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE

Una reunión cuesta dinero según el tiempo que exige. Su precio es la suma del coste horario de cada participante multiplicada por el número de horas

dedicadas.


2.Helburuak:

zertarako etorri gara?Objetivos:

¿para qué hemos venido?


Objetivos de

contenido

Específicos

Realistas

Verificación posible de su logro

Especificación de fechas de logro

Inclusión de metas intermedias

Objetivos de

proceso Integración en una dinámica positiva de trabajo en equipo


CONTRIBUYE A

Objetivos decontenido

Objetivos deproceso

Incorpora a la persona en la búsqueda del resultado desde el primer momento

Cohesiona, mediante objetivos de contenido a través del respeto a la

individualidad

COMUNICACIÓN DE LOS

OBJETIVOS

COHESIÓN EN EL EQUIPO


• “Qué” no es lo mismo que “para qué”.

• Un pecado mortal: “no sé para qué era la reunión”.

• Una fórmula simple es la de empezar siempre por el principio: para qué hemos venido a esta reunión.

• Un truco, mirando una a una a todas las personas presentes: “Entonces, ¿nos queda claro para qué es la reunión? David, ¿nos queda claro?” – Reformulación de lo importante.

• Muchos objetivos, poca diversión; un error.

• Otro truco: ¿por qué no lo dejamos escrito?

El sentido común nos dice:


• Informar # Comunicar

• Formar (personas adultas) # Aprender

• Intercambiar puntos de vista y recoger opiniones

• Negociar y llegar a acuerdos

• Tomar decisiones

• Generar ideas

Zertarako egiten dugu bilera?


Aldeak hiztun

U


3.

Lau urrats bilera ondo joan dadin.

Cuatro pasos para que la reunión salga bien.


Planificación

Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad

Programación

Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso

Organización

Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones

Realización

Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación


Es el conjunto de acciones lógicas y coherentes que facilitan el logro de unos propósitos

¿Para qué?

Existen temas a tratar (situación normal) o tenemos problemas (situación especial)

¿Por qué? Sólo pueden ser tratados entre varias personas o no existe otro sistema más operativo y barato. La mejor reunión, ¿la que no se hizo?

¿Quiénes? Todos y sólo aquellas personas que permitan la distribución equilibrada del grupo.Personas:• idóneas: están afectados, tienen autoridad y poder• en cantidad justa• que conocen el asunto• que están interesadas (quieren tratar y resolver el asunto)

¿Cuánto? Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo)

Planificación

Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad


Aceptada la necesidad, hacemos operativa la planificación movilizando los factores básicos que apoyen su efectividad

¿Cómo? Definir el tipo de reunión

¿Con qué? Orden del día y un guión por temas que ayude al proceso, permita una visión global, centre las discusiones y objetive la tarea.Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos.

¿Cuándo? Precisar fecha y hora de comienzo, con duración estimada, inicio y fin.

¿Dónde? Elegir un local:• Sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes• Que responda a la importancia del asunto• Que facilite el intercambio

Organización

Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones


Las fases de la reunión deben aparecer de forma coherente y con una progresión de tratamiento evidente

Información: antecedentes y encuadre del tema. Ubicación de los hechos, datos, definición de la situación a través de elementos objetivos.

Tema o problema a resolver: definición del objetivo a alcanzar (puede ser de tarea y/o puede ser de proceso).

Tratamiento:• Entrega y ampliación de datos• Análisis de causas: por qué• Identificación de soluciones para atacar las causas• Selección de alternativas de solución• Decisión y distribución de acciones (seguimiento posterior)

Dinámica del proceso: labor de dirección/animación de la reunión, orientación a las personas y al equipo y orientación a la tarea. Utilizar las técnicas adecuadas a los objetivos.

Programación

Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso


Es el momento de la verdad, donde todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta:

La convocatoria: a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, trabajos previos requeridos.

La preparación: sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual

Comprobación… con tiempo suficiente. Murphy siempre acecha.

Realización

Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación


4.Lanera! Triangelua eta

karratua.Manos a la obra:

un triángulo y un cuadrado.


TAREA

MANTENIMIENTO

PROCESO


TAREA

MANTENIMIENTO

PROCESOTAREA

MANTENIMIENTO

PROCESO

Procurar el correcto desarrollo de los temas según los los objetivos que hayamos establecido

• Solicitar opiniones sobre propuestas propias o ajenas.

• Solicitar aclaraciones sobre lo dicho por otra persona.

• Recoger ideas en voz alta, sin darle énfasis especial, hacer de espejo.

• Aportar ideas y opiniones.

• Buscar más información para completar el enfoque.

• Completar otras informaciones para añadir matices.

• Estimular a trabajar sobre propuestas presentadas por otras personas.

• Repetir alguna intervención no comprendida.

TAREA


TAREA

MANTENIMIENTO

PROCESOTAREA

MANTENIMIENTO

PROCESO

Tiene que ver con la organización del trabajo y con vistas a resolver las dificultades que surgen en el plano lógico.

• Recoger y señalar, en el momento oportuno, las opiniones expuestas.• Poner de manifiesto las opiniones opuestas y las contrarias, así

como los acuerdos.• Hacer la síntesis de lo expuesto, cuando se crea necesario.• Reformular y resumir aportaciones no suficientemente claras o muy

extensas.• Pedir aclaraciones sobre puntos de vista no suficientemente claros.• Poner de manifiesto las intervenciones que salen fuera del área del

tema de que se trata y centrar la atención en el objetivo de la reunión.

PROCESO


TAREA

MANTENIMIENTO

PROCESOTAREA

MANTENIMIENTO

PROCESO

Actividades referidas a las relaciones interpersonales de cara a resolver las dificultades que emergen en el plano psicológico

Respecto a quienes participan• Fijarse en quienes no participan y estimularles• Fijarse en quienes acaparan la reunión y hacérselo notar• Aclarar las diferencias u oposiciones entre quienes participan• Señalar los roles jugados por determinadas personas

Respecto al conjunto del grupo• Prestar atención en el “aquí y ahora” y comunicarlo al grupo• Mantener clima de participación: apoyar a quienes asumen papeles

importantes para el mantenimiento del grupo

MANTENIMIENTO


ACLARARACLARAR

CONTROLARCONTROLAR

RELAJARRELAJAR

DINAMIZARDINAMIZAR


ACLARARACLARAR

• Cerciorarse de que el objetivo de la reunión queda suficientemente claro.

• Buscar conformidad expresa con el objetivo.

• Ayudar durante la reunión a que quienes participan se comprendan bien.

• Reformular preguntas y afirmaciones.

• ¡Cuidado! Cuanta más alta sea la posición jerárquica de quien habla, más difícil es reconocer que no hemos entendido.

• Rol estructurador, persona experta en metodología, guía.


CONTROLARCONTROLAR

• Ayudar al grupo a fijar sus procedimientos de trabajo: hacer las cosas como han quedado que las van a hacer.

• Desarrollar normas básicas de actuación que permitan comunicaciones fluidas.

• Clarificar límites dentro del asunto principal y señalar el punto en que se encuentran (dentro o fuera).

• Estimular a personas silenciosas, contener a quienes no callan.

• Administrar el tiempo.


RELAJARRELAJAR

• Disminuir la ansiedad que genera el contacto interpersonal intenso del “aquí y ahora”.

• Crear clima de confianza desde el principio sin olvidarse del humor y eliminando dramatismos innecesarios.

• No se trata de reprimir sistemáticamente los conflictos, pero pueden abordarse “no solo en la reunión”.

• Rol conciliador.

• Ayudar a quienes participan a expresar sus sentimientos, no solo sus opiniones.

• Modular el desarrollo de la reunión.


DINAMIZARDINAMIZAR

• Ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo, de ir hasta el límite de su capacidad.

• Quien anime debe trabajar primero su estado de ánimo.

• Introducir entusiasmo con moderación y sentido pragmático: reformulaciones de estimulación.

• Recurrir a comparativas a las que quienes participan dan valor.

• Marcar objetivos intermedios y reformular consecución.

• Esta función es especialmente importante en los grupos de generación de ideas.


5.Lanera! Teknikak zehatzak.

Manos a la obra:técnicas concretas.


Las reformulacionesLas reformulaciones

Quien conduce la reunión actúa como espejo que refleja lo que ha sucedido: usa una forma sintética y organizada y resume lo principal de las palabras que se acaban de decir, pero ¡con una determinada intención! “Si he comprendido bien, lo que has dicho...“

Tipos:• reformulación-síntesis de intervenciones largas• síntesis de dos o más intervenciones• síntesis por partes según surgen diferentes temas• síntesis parcial según orden del día establecido• síntesis final

Es importante cerciorarse de la fiabilidad de la reformulación (por ejemplo, se puede escribir en el tablero para dejar constancia de ellas). Importante buscar el consentimiento expreso.


Muestran a quienes participan el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino

recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos.

Síntesis Control Estimulación

Las reformulacionesLas reformulaciones


La pregunta-testLa pregunta-testPretende aclarar palabras o conceptos que pueden utilizarse con sentidos diferentes por parte de quienes intervienen.

La invitación directa a participarLa invitación directa a participarPara quienes guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir... ¡con precaución!

La pregunta-ecoLa pregunta-ecoQuien anima la reunión reenvía la misma pregunta que le han dirigido, en los mismo términos, invitando a que la conteste quien la haya propuesto.

La pregunta-reboteLa pregunta-reboteQuien anima reenvía la pregunta recibida a una persona en particular por el motivo que sea.


La pregunta-espejoLa pregunta-espejoSe reenvía la pregunta hacia el conjunto del grupo a fin de comprobar opinión general al respecto.

La vuelta-recuerdoLa vuelta-recuerdoSe recuerdan preguntas o asuntos propuestos para los que todavía no hay una solución o un análisis suficiente.

La reflexión sobre la experiencia del momentoLa reflexión sobre la experiencia del momentoSe invita a una reflexión en el plano de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre quienes participan, a nivel afectivo.


Desbloqueo de la comunicación en el equipoDesbloqueo de la comunicación en el equipo

Situación

Existencia de roles obstaculizadores, roles formales muy fijos, no aceptación de quien conduce la reunión.

Enfrentamiento por diversidad de los participantes, normas o roles no aceptados.

Existen problemas con los objetivos porque se desconocen, no se comprenden o no se comparten.

Se hacen “tertulias”.

Se desvían del tema.

Quieren llegar a conclusiones rápidamente.

Observación minuciosa de los roles: ejercicio de role-playing con inversión de roles.

Diálogo abierto sobre el conflicto, ejercicio sobre prejuicios, normas.

Redefinir expresamente los objetivos y comprobar aceptación. Suspender la reunión si no la hay.

Trabajo en grupos.

Reformulación objetivos de tarea: pizarra.

Utilizar beneficios de llegar a decisiones.

Técnica de desbloqueo


• Preguntar y reformular.

• No enzarzarse en un "toma y daca“ con alguno de los participantes. El tiempo es para todos. Tener paciencia

• Los participantes en una reunión deben, efectivamente, participar en la misma. Si no, es conveniente plantearse su no asistencia a la misma.

• Utilizar, en el mejor sentido de la palabra, los participantes (cada cual tiene su papel).

• Clarificar el objetivo al principio es evitar innecesarias pérdidas de tiempo.

• Tomar decisiones sin ponerlas en práctica es malgastar el tiempo de la reunión.

Ondorio labur batzukOndorio labur batzuk


ElementoXX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX

Total FrecuenciaOrden deprioridad

Personas

Para llegar a acuerdos y priorizar


Para analizar causas


1. Ley de Pareto o ley del 80-20Ley de Pareto o ley del 80-20: “Lo : “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”.mucho”.

Para tratar con el tiempo disponible

2. Ley de ParkinsonLey de Parkinson: “El tiempo invertido en un : “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”.que se le asigne”.


3. Ley de CarlsonLey de Carlson: “Todo trabajo interrumpido : “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”.realiza de manera continua”.

4. Ley de IllichLey de Illich: “Después de un cierto número de : “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”.primero y se hace negativa después”.

Para tratar con el tiempo disponible


6.

Gizakien zereginak: taldean eta bileran.

Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión.


No hay dioses, sino personas diferentes

La comunidad necesita utilizar los diversos roles de las personas.


No hay dioses, sino personas diferentes


Rol Técnica de desbloqueo

HabladorSabelotodoQuien habla para impresionarDiscutidorQuien divagaQuien se opone a todoQuien habla con el vecinoEscépticoQuien se mantiene al margenQuien no habla o habla pocoQuien se despista“Pelota”

?


7.Hainbat aholku informazio-

bileretarako.Consejos para

reuniones informativas.


Para qué

• Conseguir un contacto directo en mismo tiempo y mismo lugar con el colectivo.

• Motivar de primera mano.

• Proporcionar información idéntica para todas las personas al mismo tiempo.

• Proyectar imagen y crear cultura.

• Sensibilizar sobre pocos mensajes pero muy importantes.

• Oír a posibles líderes informales.

Consejos para reuniones informativas

1. Éxito de la reunión = prepararla, prepararla y prepararla.

2. Entrenar previamente la habilidad comunicadora: oratoria, lenguaje no verbal.

3. Asegurar el hardware: lugar (disposición de medios), sistema audiovisual, accesos y control...

4. Crear expectativa y asignar importancia.

5. Lenguaje sencillo sin acrónimos.

6. Refuerzo con comunicación visual: pocas palabras, gráficos e información directa (sin posibilidad de interpretaciones subjetivas).

7. Convocatoria con suficiente antelación divulgada en tablón y asegurando que ha sido recibida (alternativa de comunicación personal).

8. No entrar nunca en discusiones personales y valorar siempre las preguntas.

9. Llevar datos concretos, mostrados en forma absoluta o relativa, según convenga al objetivo.

10.Conseguir siempre retroinformación para mejorar la próxima vez.

10 elementos clave en una reunión informativa

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