Procedimiento de Reuniones

8/18/2019 Procedimiento de Reuniones

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GUIA DE PROCEDIMIENTOSDE REUNIONES EFECTIVASEN LA UEPHerramientas y Metodoo!"as

OIP#UEPME$ORAMIENTO DE PROCESOS


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Ea%orado &or In! Ed'ard Noe Noas(o

INDICE

Introd)((i*n +

Ante(edentes ,

Objetivo 3

Alcance 3

Etapas de la reunión 4

An tes de la reun ión 5

Fase I : De te rminar s i es necesa r ia l a reun ión 7Fase i i : P lan i i ca r l a reun ión 7Fase i i i : Or!an i"ar l a reun ión #$

Fase i v : in i c ia r ##

Fase v : d i r i ! i r la reun ión #3

F as e v ii : d ar s e! ui mi en to a l os a cu er do s d e r eu ni ón % # &

Descr ipc ión de l p roceso de reun ión

INTRODUCCION

'os or!anismos del estado en la actualidad se enrentan al reto de mantener sucompetitividad para alcan"ar los resultados a trav(s de estrate!ias creativas ) lasolución de los problemas% *no de los elementos +ue los l,deres deben ma-imi"ar es laestructura de comunicación la cual inclu)e dierentes tipos de reuniones a dierentesniveles ) con dierentes propósitos% .odas las reuniones +ue un or!anismo del estado

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• Durante la reunión o se 8umple el contenido de la a!enda%• 9e desconoce el tipo de reunión a +ue asistimos%• 'a ausencia de Protocolos o normas +ue permitan el mejor desarrollo de la

a!enda a tratar%• o e-isten Objetivos Deinidos en las reuniones%

• 9e pasan 6oras ) 6oras dando vueltas a un punto al!unas veces sin alcan"ar losobjetivos%

• 9e omentan rivalidades personales ) desconian"a entre los asamblearios%• 9e vota apresuradamente sin +ue nadie se entere de las ventajas e

inconvenientes de lo decidido%• 'a inormación no circula bien%• 9e conunden ideas con personas%• a) una alta de conian"a en los ór!anos de la asociación%

• E-iste desconocimiento de los estatutos/ metodolo!,a para plantear un problema/unciones de los ór!anos%

• Falta de participación en el d,a a d,a 0e-cepto cuando 6a) pol(micas2%• El desconocimiento de las tecnolo!,as de Inormacion +ue a)udan a el mejor

desarrollo de las reuniones%O%.eti/o

Or!ani"ar el sistema de reuniones re!ulares en la *nidad de Estudios ) Pro)ectospara utili"ar ms eica"mente el tiempo de sus Especialistas/ colaboradores ) asistentescon el in de sistemati"ar ) dinami"ar las comunicaciones internas ) contribuir a lacordialidad ) cooperación%

A(an(e

Este manual es una !u,a para la or!ani"ación de las reuniones re!ulares de la *EP conparticipantes con actitud participativa/ colaborativa ) comprometida/ de las dierentesespecialidades +ue laboran en la *EP%

ETAPAS DE LA REUNION

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I . ANTES DE LA REUNION

FAS E I: DETERMIN AR SI ES NECES AR IA L AREUNION

FASE I I : PLANIFIC AR LA REUNION

FASE I I I : ORGANIZ AR LA REUNION

II . DUR ANTE LA REUN ION

F AS E I V: I NI CI AR

FASE V : DIRIGIR L A REUNION

I I I . DESPUES DE LA REUNION

FASE VI : DAR SEGUIMIENTO A LOS ACUERDOS DEREUNIÓN.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE REUNION


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C'a&!o /1. Oe$i,o) &e la Re'ni(n.

[email protected] DECE*IO

ECCAIE.A9 CO' DE'ODECADOC

[email protected]

Identiicar Problemas • .ormenta de ideas• Dia!rama de causa

) eecto 0espinade pescado2

• 8onsenso

Establece las re!lasde participación )los procedimientosa se!uir

Identiicar lacausa ra," o lasposibles causasde cadaproblema%

>enerar 9oluciones • .ormenta de ideas

• Dia!rama de causa) eecto 0espinade pescado2

• 8onsenso

• e!ociación

Proponeralternativas parasolucionar losproblemasidentiicados%

Identiicar lacausa ra," o lasposibles causasde cadaproblema%

Evaluar ) toma deDecisiones

9e utili"an t(cnicasdemocrticas talescomo:

• 'a votación

• El consenso

Establece las re!las) or!ani"a !rupospe+ueos paraevitar perder elcontrol%

Establece lasre!las )or!ani"a !rupospe+ueos paraevitar perder elcontrol%

Planiicar 'a planiicación )administración depro)ectos

Facilita laparticipación del!rupo%

Es establecer+ui(n 6ar +u() cundo

Administrar a) +uepro!ramarlasre!ularmente%9e actuali"a loplaniicado%

Presentanresultados/pro)ectos ) planesde acción%

Es evaluar )monitorear elcumplimiento delo planiicado%

Puede 6aber una combinación de los tipos indicados%

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1.".0 I&en$i*i#a! a lo) a)i)$en$e) ne#e)a!io).

8itar sólo a a+uellas personas +ue resultan necesarias de acuerdo al tipo dereunión/ por el rol +ue desempean o por+ue pueden 6acer una contribución

eectiva a ella/ )a sea por sus conocimientos/ e-periencias/ o capacidad deanlisis%

En caso de ser necesario/ anticipar cómo va a reaccionar el e+uipo detrabajo ante los contenidos de la reunión ) deina cómo plantearlos para +uelo anterior no obstaculice el lo!ro de los objetivos de la reunión%

Elementos +ue aectan ne!ativamente la reunión/ tales como:

Desperdiciar el tiempo de reunión%

Desperdiciar el tiempo de las personas%

Ceuniones aburridas +ue no llevan a nin!una parte%

Ceuniones sólo por el 6ec6o de reunirse%

1.0 . FASE I I I : ORGANIZAR LA REUNION

1.0.1 Re)e!,a! la Sala &e Re'ni(n

'as reservaciones para las salas de reuniones se toman en consideraciónpor orden de lle!ada/ con no ms de dos 0?2 meses de anticipación% Pa!aa)e'!a! 'n ')o e2'i$a$i,o &e )') in)$ala#ione)3 el )i)$e+a )e !e)e!,ael &e!e#4o &e !e)$!ini! el ')o a $!e) 506 4o!a) #on)e#'$i,a) %o! !'%o 7a no +8) &e $!e) 596 !e'nione) al &a en $o&o el )i)$e+a &e !e'nione)%o! %!o7e#$o. Por avor/ tome en cuenta +ue este l,mite no puede eludirseusando los nombres de dierentes personas para re!istrar al mismo !rupo onombres dierentes para identiicarlo% El uso de las salas de estudio estlimitado a dos veces al d,a%

1.0." Con,o#a! a la Re'ni(n

Para ase!urar un resultado eectivo ) un proceso eiciente debemos utili"ar las 6erramientas para reali"ar la convocatoria de las reuniones% o) d,a latecnolo!,a nos orece 6erramientas electrónicas como los e1mails +ue

podemos utili"ar para avan"ar en nuestro proceso de convocatoria% Eltel(ono si!ue siendo otra 6erramienta por e-celencia%

Env,e la convocatoria por el cliente de correo imbra la cual tiene unaaplicación para la reserva de reuniones% Puedes crear citas/ reuniones )eventos nicos o recurrentes/ ver si los asistentes estn disponibles antes deinvitarlos/ reservar una sala ) e+uipos ) escribir un mensaje para +ue seenv,en con las invitaciones%

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Puedes !uardar la invitación para enviarla ms tarde ) cuando 6a!as clicen Enviar/ se enviar un correo electrónico de invitación a los convocados )de reserva de los recursos +ue 6as solicitado%

Env,e la misma con semanas o d,as de anticipación para +ue los invitados oparticipantes puedan conirmar su asistencia con tiempo%

anten!a un re!istro de las personas +ue 6an conirmado a la misma )a seade manera electrónica o en manuscrito%

Este documento le a)udar a dar se!uimiento por tel(ono a a+uellaspersonas +ue no 6an conirmado an%

'lamar a las personas +ue no 6an conirmado para veriicar si e-iste al!unadiscrepancia/ diicultad o alta de inormación +ue al ser aclarada por tel(onolleve al participante a conirmar su asistencia%

1.0.0 Re)e!,a! el Ma$e!ial A'&io Vi)'al

9e le solicitara al rea de Inormtica para poder Ceservar materiaaudiovisual/ ) tambi(n la asesor,a para +ue todo uncione con normalidad%Deinir un ormato ) estructura nica de presentaciones para todos lose-positores/ acotando el G de p!inas al tiempo disponible% E-plicitar losobjetivos del tema +ue aborda la presentación%

• Escribir sólo los puntos principales en prraos cortos%• Cecurrir a !ricos/ dia!ramas o representaciones visuales sint(ticas%• Establecer conclusiones o resumen%

I I . DURANTE LA REUNION

".1. FASE IV: INICIAR

".1.1 P'n$'ali&a&

Iniciar con puntualidad la reunión/ es una orma de respetar a los asistentes )!anarse el respeto de estos%

".1." A+ien$a#i(n

A!radecer la puntualidad de los asistentes%

8onversar inormalmente con los participantes para distender el ambiente enun momento inicial%

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".1.0 Re,i)i(n De La Aen&a

E-poner objetivos ) resultados esperados de la reunión% Cepasar a!endapara evaluar con el e+uipo si es necesario aadir o eliminar al!n%

Punto o modiicar los tiempos estimados%

Entre!ar material de apo)o para consulta o lectura durante la reunión siuese necesario ) pertinente%

".1.9 De*ini#i(n De No!+a) De Re'ni(n

Cespetar a!enda ) tiempos por tema% o salirse del pro!rama%

9ilenciar los celulares%

Apla"ar para otra reunión los temas +ue no se relacionen con la a!enda%

Dar ) pedir la palabra% 9ólo una persona 6abla a la ve"%

'as personas deben 6acer uso de la palabra solo para reerirse al tema +uese discute%

o abandonar el tema%

acer +ue participen todos%

Dejar +ue cada persona 6able cuando sea su turno%

'os mensajes 0de tel(onos móviles/ buscas/ etc%2/ deben esperar 6asta los

descansos%

9ea constructivo%

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".". FASE V: DIRIGIR LA REUNION.

9e propicie la participación activa de todos%

Periódicamente se resuman los acuerdos%

Al inali"ar la reunión se resuman los objetivos ) verii+uen los acuerdos%

9e evale la reunión ) ore"can recomendaciones para mejorar%

".".1 Rei)$!o De A#$a

E-istir una persona +ue re!istre en el acta todos los acuerdos +ue se tomendurante la reunión% 9e debe re!istrar en el acta los si!uientes ,tems:

Puntos .ratados

Acuerdos Adoptados%

Cesponsabilidades asi!nadas%

Pla"os Establecidos%

"."." Fo+en$o &e la Pa!$i#i%a#i(n

8rear un clima +ue avore"ca un intercambio abierto ) ranco de puntos devista/ donde se admita ) respete la discrepancia ) se omente el debate sindescaliicación%

Otor!ar un papel relevante al e+uipo en la toma de decisiones ) medidas%

Atender ) escuc6ar de manera e-pl,cita/ con una actitud emptica%

irar a los ojos a todos los participantes% Invitarlos/ a su ve"/ a diri!irse atodos los participantes cuando 6ablan ) a comunicarse de manera asertiva%

Fomentar +ue el e+uipo analice los temas planteados%

Estimular a los +ue no participan: Pre!untar directamente a cada unosolicitando respuestas en lu!ar de limitarse a lan"ar pre!untas al aire%

Impedir +ue al!uien monopolice la discusión: Prestar atención para interrumpir momento oportuno reconducir el tema/ reconociendo el valor de lo aportadopor el uncionario%

antener una actitud le-ible rente al !rupo ) a los temas discutidos%


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".".0 Fo#alia#i(n en lo) oe$i,o) &e la !e'ni(n.

Inormar al e+uipo cuando el tiempo asi!nado para un punto est pró-imoterminar%

Evitar dilo!os o conversaciones +ue 6a!an perder la atención en los objetivosde la reunión o +ue e-clu)an a los dems asistentes%

Evitar la introducción de al!n tema +ue/ aun+ue vinculado con la a!enda detrabajo/ no interesa esencialmente a los ines de la reunión%

Evitar continuar la discusión despu(s de 6aber lle!ado a una conclusión acercade un tema de la tabla%

".".9 Maneo &el Con$eni&o

".".9.1 ;a#e! %!e)en$a#ione).

• El ponente tiene a lo m-imo #5 minutos para reali"ar la e-posición%

• Presentarse ) describir el rol +ue se tiene como acilitador%

• Esto tambi(n inclu)e 6acer +ue todos se presenten%

• 8uando 6a) un invitado especial/ el presentarlo ante el !rupo es tambi(n

trabajo del acilitador%• o se debe olvidar lo buenos +ue es Hromper el 6ielo para eliminar

tensiones% HComper el 6ielo si!niica 6acer al!o pe+ueo al principio de la

reunión para a)udar a las personas a conocerse o recolectar al!n dato deuna manera divertida o interesante%

".".9." Man$ene! la &i)#')i(n en )' #a'#e.

• o se debe permitir +ue al!uien se desv,e de los temas de la a!enda o

6able demasiado tiempo/ la ma)or,a de las veces el moderador se encar!a

de 6acer cumplir esta recomendación%

• Es necesario ser cordial pero irme: las personas respetan las reuniones

+ue avan"an bien ) tambi(n recuerdan claramente/ las reuniones en las+ue a al!uien se le permitió se!uir ) se!uir 6ablando sobre el mismo tema%

".".9.0 Viila! el $ie+%o.

• El tiempo de intervención para cada participante es de ? minutos%

• o se debe olvidar la 6ora de inicio ) inal%


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ANE@O I


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