DIGITALT POSTRUM

BEDRE FORRETNINGS- PROCESSER

DIGITALT POSTRUMEnkle tiltag til at gøre dit postrum digitalt

POSTRUMMET ER VED AT ÆNDRE SIG

Antallet af ansatte falder

Mobilt arbejde og BYOD bliver mere populært

Kontorerne bliver mindre

ARBEJDSPLADSER ER VED AT ÆNDRE SIG

POSTRUMMET ER EN VIGTIG BESPARELSES-MULIGHED

Det anses typisk for at være en

omkostning for virksomheden

Forskellige myndigheders

krav til compliance bliver mere og mere

omfattende (bl.a. dokumentation for

god forretningsskik)

STIGENDE KRAV IFM. COMPLIANCE

KUNDERNES FORVENTNINGERSTIGER

De forventer at modtage hurtigt

svar, uanset hvilken kanal de anvender

Kunderne bruger en lang række kanaler til virksomhedskom-

munikation, herunder e-mail, SMS og sociale medier

Det digitale postrum kan reducere omkostningerne, øge effektiviteten, sikre compliance og bidrage til at overstige kundernes forventninger

MEN HVORDAN?

UDFORDRINGER FOR NUTIDENS POSTRUM• Papirtunge processer

• Posten kopieres, genprintes og videresendes ofte

• Manuel postadministration, herunder sortering, dataudtrækning og -distribution

• Fysisk distribution internt på kontoret

• Dokumenter administreres ikke sikkert

• Det kræver masser af fysisk plads at lagre indkommende dokumenter, der er vigtige for virksomheden (HR-filer, fakturaer osv.)

Det fører til højere omkostninger og potentielle problemer ifm. compliance

75 % AF ORGANISATIONERNE SIGER, AT PAPIRREDUKTION ER EN DEL AF VIRKSOMHEDENS MÅL:Alligevel er det p.t. kun 14 % af de europæiske organisationer, der bruger et digitalt postrum

DERES 3 STØRSTE HOVEDBRUD:1. Investeringsomkostninger2. Lovmæssig tilstedelighed3. Behov for fysiske underskrifter

FÅ BUGT MED DEN INDKOMMENDE STRØM AF DOKUMENTER MED ET DIGITALT POSTRUMEt centraliseret digitalt postbehandlingscentrum kan let og hurtigt identificere og videresende alle typer indkommende kommunikation

RATIONALISERING AF DEN INTERNE INFORMATIONSSTRØM KAN ØGE ARBEJDSEFFEK- TIVITETEN OG REDUCERE DRIFTSOMKOSTNINGERNE:60 % bedre

compliance og sporbarhed af

posten

48 % hurtigere ekspeditionstid

af kunderne

38 % bedre tilgængelighed

af indkommende post i elektronisk

format

CONNEXXION – KUNDECASE Bedre datalevering med Connexxion

Connexxion er et stort offentligt transportselskab i Holland, som transporterer hundredtusinder af mennesker hver eneste dag.

UDFORDRINGER

De havde brug for bedre at

kunne håndtere store mængder

følsomme virksomheds- og medarbejderdata

Connexxions HR-afdeling modtog

1.000 vigtige dokumenter om dagen på tværs

af flere kontorer

Løsningen førte til forbedret

arkivering og adgang

LØSNINGCanon foreslog og implementerede Connexxions DMR-løsning, der omfattede automatisk videredistribution af modtagne dokumenter til medarbejdere på 150 kontorer

RESULTATER• Samlede håndteringsomkostninger

reduceret med 60 %

• Lokal udrulning håndteret centralt

• Tydelige audit trails gør rapportering lettere

• Støtter medarbejdere på farten

• Intet datatab

FÅ MERE AT VIDEHvis du allerede er kunde hos Canon, kan du kontakte din Account Manager og høre mere om, hvad bedre informationsadministration kan betyde for din virksomhed.

Er du endnu ikke kunde hos Canon, kan du kontakte os på tlf. 7015 5005 eller sende en e-mail til kontakt@canon.dk for mere information.