Införande av digitalt eArkiv

… visar vägen till rätt beslut

Införande av digitalt eArkivJörgen Aaröe

[email protected]

031-711 32 63

mailto:[email protected]


• Del1 Att tänka på inför ett införande av eArkiv (Jörgen Aaröe)• Vad är ett eArkiv och hur har vi definierat det• Hur kan behovsbilden se ut och varför behöver man ett eArkiv• Marknadsorientering

• Aktörer och vad som skiljer dem åt

• Effektivt kravarbete• Framgångsfaktorer och risker

• Upphandling eller avrop• För- och nackdelar

• Del2 Etablering och utveckling av kommunens eArkiv (Mattias Lundin)• Erfarenheter från att införa ett digitalt eArkiv

• Framgångsfaktorer och konkreta tips

• Fortsatt utveckling

Agenda:


Möjlighet att ställa frågor

Det kommer vara möjligt att ställa frågor vid slutet av webinariet via Questions funktion


Kort om DirSys



Kommuner

• Ale kommun• Borås Stad• Göteborgs Stad• Götene kommun• Kristinehamns kommun• Kungälvs kommun• Lidköpings kommun• Skara kommun• Skövde kommun• Tjörns kommun• Trollhättans Stad• Växjö kommun

Regioner och Landsting

• Landstinget i Värmland• Landstinget i

Östergötland• Region Gävleborg• Göteborgsregionens

kommunalförbund• Skaraborgs

kommunalförbund

Övriga

• Danska skattemyndigheten• Göteborg Energi



Exempel på uppdrag

• Ale kommun• Upphandling Identitetslösning

• Borås Stad• Upphandling ny IT-plattform (inklusive identitetshantering)

• Göteborgs Stad• Upphandling behörighetslösning (Access Management)

• Trollhättans Stad• Upphandling Identitetslösning

• Övrigt• Informationssäkerhetsarbete• GIS (Grafiskt Informations-System)• Ärendehantering• eArkiv• Bygglovsstöd• Trygghetslarm• Telefoni• ….


Upphandling/Metodstödprocess för införande

Nulägesanalys

Omvärldsbevakning

Kravarbete Upphandling Införande Leverans

?

•Processkartläggning•Krav•Användningsfall

•Leverantörsträffar•Kundreferenser

•Intervjuer•Kartläggning•Behovsanalys


Vad är ett digitalt eArkiv?


Digitala arkiv kan definieras på flera olika sätt.

FILER

Information

Applikation

Arkiv Arkiv

ProcessStruktur


OAIS (Open Archival Information System) ISO 14721


Behovsbild


Var är bygglovet för den här

fastigheten!?

Jag vet inte… letar för

fullt…

Behovsbild


eArkiv

Gränssnitt

Handläggare

InvånareEntreprenörer

• Bygglov/Planer• Betyg

• Handlingar• Beslut• Ärenden

• Bygglov/Planer• Beslut/Tillstånd…


Arkitekturella principer


• Hur kan befintliga system integreras?

• Hur ska system som byts ut avvecklas?

• Hur ska informationen i arkivet exponeras?

• Hur ska eArkivet förvaltas?

Principer att ta ställning till…


Administration

eArkivAnvändargränssnitt

ApplikationFILÖVERFÖRING

DIREKT-INTEGRA

TION

SIP

Kräver anpassning

av applikation

Använder eArkivets

gränssnitt t.ex. webbaserat

Arkivarie

AnvändareSystem


MarknadsorienteringVilka aktörer finns på marknaden


Kategori 1:

Generella lösningar som är byggda enligt OAIS-modellen och som kan hantera långtidsarkivering och komplexa metadatamodeller

Lösningarna går att dela upp i tre kategorier

Kategori 3:

Lösningar som hanterar arkivering på filnivåsamt integration mot e-postsystem mm.

Kategori 2:

Nischlösningar som hanterar arkivering mot specifika lösningar/verksamheter.

Kan ses som mellan/närarkiv


Kategori 1

• Formpipe

• IDA Infront

Kategori 2

• Tekis AGS

• ComprimaArchive

• Visma

Kategori 3

• Symantec Vault

• CommVaultSimpana 10

• EMC

Leverantörer


KravarbeteViktiga steg inför ett kravarbete


• Endast programvara (eArkivet) eller ska även konsultation för konfiguration och anpassning ingå?

• Ska digitalisering av befintligt material ingå och vilken information ska indexeras (t.ex. PUL- klassning)?

• Ska lösningen integreras mot befintliga system?

• Hur ser den primära användargruppen ut och vilka behov finns (t.ex. bildvisningsprogram, webbgränssnitt mm.)

• Ska arkivet exponeras mot invånare (externa) användare?

Omfattning?


Nulägesanalys

Omvärldsbevakning

Kravarbete Upphandling Införande Leverans

?

•Processkartläggning•Krav•Användningsfall

•Leverantörsträffar•Kundreferenser

•Intervjuer•Kartläggning•Behovsanalys

Vad är det vi behöver? Kat 1,2 3

osv..

Lär av andras framsteg

eller misstag och se vad marknaden

erbjuder.

Viktigt att kartlägga organisationens

behov. Fånga verksamheten!

Förvaltning!


Upphandla eller Avropa?Vilka avtal finns och vad är viktigt


• Förenklad upphandling under tröskelvärdet (1,9Mkr)• Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning• Bör ligga ute ca 30 dagar (tiden ska vara skälig)• Publiceras bara i Sverige• Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning

• Öppet förfarande över tröskelvärdet • Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning• Ska ligga ute minst 40 dagar om upphandlingen publiceras elektroniskt• Publiceras inom EU (TED)• Omfattas av EU-regler/lagstiftning• Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning eller längre…

• Direktupphandling drygt 500 000kr efter 1/7 2014• Kan vara lämpligt för mindre arkivlösningar• Observera att myndigheter tillämpar olika policys för hur direktupphandlingar ska genomföras

Upphandla


• Aktuella ramavtal• Kommentus: e-Arkiv 2013• Kammarkollegiets: E-förvaltningsstödjande tjänster

• Något enklare formalia än vid upphandling• Svarstid bör sättas utifrån komplexiteten av det som ska avropas• Förnyad konkurrenssättning d.v.s. alla leverantörer ska få frågan vid avrop• Begränsad avtalstid (styrs av ramavtalet)• Begränsad kravformulering, styrs i vissa fall av ramavtalet • Kontrollera att myndigheten har möjlighet att avropa på avtalet

Avropa


SLUTDEL1

Education

Införande av digitalt eArkiv