Fjárbinding í birgðum - Inventory management in icelandic

Thomas Möller

12 leiðir til að lækka birgðir

og minnka fjárbindingu

5.11.2013 1

Af hverju allar þessar birgðir ?

5.11.2013 Thomas Möller 2013 2

Birgðir eru allstaðar !


Heimilin: 8 daga birgðir


Matvöruverslunin: 25 daga birgðir


Heildsalan: 60 - 180 daga birgðir


Framleiðslan: 0 til 300 daga birgðir


“samkeppnisaðilinn er að velta birgðum sínum 6 sinnum ….við erum að velta okkar birgðum aðeins þrisvar.

Við verðum að auka veltuhraðinn í 6

…….og það strax á þessu ári!” 5.11.2013 Thomas Möller 2013 8

Birgðir á Íslandi 2007 (verslun í sviga)

• Heildarbirgðir fyrirtækja: 196.000 millj (93.600)

• Birgðir hlutfall af eigin fé: 36% (43 %)

• Birgðahaldskostnaður: 49.000 millj (23.400)

• Birgðahaldskostnaður í % af hagn:47,8% (89,4%)

• Veltuhraði birgða: 4 ( 5.5)

Heimild: Fræði birgðanna, Ingjaldur Hannibalsson, prófessor – fyrirlestur hjá Hugur/Ax – 29 apríl 2010 í Reykjavík 5.11.2013 9

Rót vandans….of miklar birgðir !

• Vörubirgðir eru 34% af veltufjármunum í USA

• Vörubirgðir eru um 90 % af “working capital”

• Fyrir hvern 1 $ af GNP er 0.40 $ af birgðum

J.Van Mieghem, Kellogg

5.11.2013 Thomas Möller 2013 10

Current Assets - Current Liabilities = Working Capital

http://beginnersinvest.about.com/od/analyzingabalancesheet/a/current-assets-on-the-balance-sheet.htm

http://beginnersinvest.about.com/od/analyzingabalancesheet/a/current-assets-on-the-balance-sheet.htm

http://beginnersinvest.about.com/od/analyzingabalancesheet/a/current-liabilities.htm

Hvers vegna vörubirgðir ? • Sveiflur í eftirspurn

• Óvissa • Langur afhendingartími • Jafna bil milli framboðs og eftirspurnar • Hagkvæmni stærðar

• Innkaupavenjur • Flutningaleiðir

• Þjónustustig • Söluherferðir • Hásölutími framundan

• Spákaupmennska • Árstíðarsveiflur

• Öryggisbirgðir • Ónákvæmar spár um eftirspurn • Ómarkviss innkaup

5.11.2013 Thomas Möller 2013 11

• Of miklar birgðir

– Útsölur

– Afslættir

– Úrelding

– Geymslukostnaður

– Fjármagnskostnaður

• Of litlar birgðir:

– Töpuð sala

– Lágt þjónustustig

– Töpuð framlegð

– Léleg þjónusta

– Óánægðir viðskiptavinir

5.11.2013 Thomas Möller 2013 12

Birgðastýring - 3 megin ákvarðanir

5.11.2013 13

1. Hversu mikið á að panta?

2. Hvenær á að panta?

3. Hvernig á að stýra kerfinu?

Thomas Möller 2013

“Worldwide logistics costs 2002”

5.11.2013

Worldwide logistics expenditures represent about 10-15% of the total world GDP. Source: Adapted from P.O Roberts, Supply Chain Management: New Directions for Developing Economies

Thomas Möller 2013 14

Vörustjórnunarkostnaður er breytilegur milli landa

5.11.2013

Logistics Costs and Economic Development Logistics costs can amount to 30% of delivered costs in less advanced economies. Comparatively, in advanced economies it can be as low as 9.5%. The differences are attributed to the nature of the economy as well as to the efficiency of the distribution system.


Af hverju að minnka birgðir?

• Þær koma fram á efnahagsreikningi

• Það þarf að fjármagna þær

• Það þarf að geyma þær

• Það er dýrt að halda birgðir

5.11.2013 Thomas Möller 2013 16

Birgðir og arðsemi

5.11.2013

SALA

KVSV

Kostnaður v. innkaupa

Framleiðslu-

kostnaður.

Flutningskostn

Dreifingarkostn.

Annar kostn.

Hagnaður

Sala

Markaðsstarf - Þjónustugæði

Eftirlit með afhendingum Val á birgjum Fækkun birgja Pantanastýrð framleiðsla Framleiðsluskipulag (layout) Val á dreifileiðum Skipulag flutninga Staðlaðar flutningseiningar

Hráefnislager

Vörur í vinnslu

SÖLUVÖRUR

Lagerhúsnæði

ökutæki

Tækjabúnaður

Fjárbinding

Aðrir fjármunir

Bundið fé

Veltuhraði fjármagns

Hagnaðarstig

Arðsemi

Innkaupaáætlun Hagkv. innkaupamagn Sveigjanlegt framleiðslukerfi Uppröðun véla Miðlægar birgðastöðvar Framleiðsla stofna Ákvörðun þjónustustigs Vörugeymslur Flutningatæki

Sala

-

+

÷

÷

x



5.11.2013 18

5.11.2013 Thomas Möller 2013 19


1. Láttu aðra annast birgðirnar

2. Láttu Pareto skoða birgðirnar

3. Notaðu réttu mælikvarðana

4. Frestaðu lokaútfærslu

5. Lækkaðu þjónustustigið

6. Fækkaðu vörunúmerum

7. Minnkaðu öryggisbirgðirnar

8. Styttu afgreiðslutímann

9. Pantaðu minna í einu

10. Spáðu betur – haltu fókus

11. Miðstýrðu innkaupum

12. Framkvæmdastjóri innkaupa

5.11.2013 Thomas Möller 2013 20

1. Láttu aðra annast birgðirnar !

• Fá greiðslufrest fram yfir greiðsludag frá kaupanda (“negative working capital”)

• Innheimta fyrst….og framleiða svo ( DELL)

5.11.2013 Thomas Möller 2013 21

“vendor managed inventory”

• Birgðum til smásala er stýrt af birgjum

• Birgjar eiga vöruna þar til hún er seld

– Minni fjárþörf smásalans

• Matvara

• Rekstrarvörur í iðnaði – sjálfsalar afgreiða vörur

• Bensín og dísil

5.11.2013 Thomas Möller 2013 22

Stýrð birgðaþjónusta • Birgjar stýra rekstrarvörum

• Bjóða “geymslukerfi fyrir lykilvörur” í iðnaði

• Innanbúðar “útibú” í verksmiðjunni

• Smávörur í sjálfsala

5.11.2013 Thomas Möller 2013 23

2. Láttu Pareto skoða birgðirnar !

• Sumar vörur eru mikilvægari en aðrar ABC (80%, 15%, 5%) sýnir forgangsröðina

• ABC greining eftir

– sölu, framlegð eða hagnaði

• Fylgstu með A vörum í rauntíma

• Eru birgðir A vöru undir 50%

– Þá ertu með of lítið af A birgðum

• Þekktu hinar 3 tegundir birgða:

– Öryggisbirgðir – Áfyllingarbirgðir – Umframbirgðir

5.11.2013 Thomas Möller 2013 24

5.11.2013 Thomas Möller 2013 25

ABC greining á fjölda seldra eininga í Aðföngum

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Hlutfall vörunúmera

Hlu

tfall

af

seld

um

ein

ing

um

A

vörur

B

vörur

C

vörur

A Vara

80% af magni 20% af

vörunúmerum

B vara

15% af magni 30% af

vörunúmerum

C vara

5% af magni 50%

vörunúmerum

ABC-greining

5.11.2013 26 Thomas Möller 2013

Á hverju lifum við

5.11.2013 27

100 %

145 %

15 % 55 % 100 %

Hagnaður

Vörutegundir

Framlag vörutegunda til hagnaðar

Thomas Möller 2013


• Mældu veltuhraðann og birgðadagana reglulega

• Reiknaðu líka birgðahaldskostnaðinn

• Notaðu GMROI til að bera saman vöruflokka (framlegð/meðalbirgðir)

• Mældu þjónustustigið og afhendingaröryggið

• Mældu árangur í sölu, birgðahaldi, framleiðslu og fjárbindingu

• Berðu saman við aðra í þínum geira (benchmarking)

• Hvaða vörur eru ekki að hreyfast

• Þróun vörunúmerafjölda

5.11.2013 Thomas Möller 2013 28

Veltuhraði birgða – hvað segir hann?

• Hár veltuhraði getur leitt til: • Aukinnar sölu – stöðugt að koma nýjar vörur,

• Minnkar áhættu á að vörur verði úreldar

• Peningar losna til að kaupa nýjar vörur

• Skemmtilegra að selja nýjar vörur – betri mórall!

• Að kaupa lítið í einu eykur veltuhraða – en getur hækkað pöntunar- og flutningskostnað (gámataxtar lægri en brettataxtar)

• Of miklar birgðir kosta pening (allt að 35%!)

5.11.2013 Thomas Möller 2013 29

Birgðadagar er betri mælikvarði

• Veltuhraði er fortíðarupplýsingar

• Birgðadagar taka mið af stöðunni í dag

• Segir hvað við eigum birgðir til margra daga

• Eðlilegt: – Mjólk, grænmeti, ávextir 2 dagar

– Þurrvara frá innlendum birgjum 7-15 dagar

– Annað …..allt að 60 dagar

• Tæki til að fækka birgðadögum: – Semja við birgja um smáar afgreiðslur

– Fylgjast vel með sölu, panta oft

30 5.11.2013 Thomas Möller 2013

GMROI – mælikvarði sem vörustjórnun getur haft áhrif á

5.11.2013

Framlegð 50% x Sala/meðalbirgðir. 4 = GMROI er 50 x4 = 200


5.11.2013 Thomas Möller 2013 32

GMROI

5.11.2013 33

Dæmi: Mjólk hefur 1,33 % framlegð og Sala/meðalbirgðir 150 Kaffi hefur 50% framlegð og Sala/meðalbirgðir= 4 Hvor varan er betri fyrir okkur? Ef við tökum framlegðar% - þá er það kaffið Ef við tökum Sala/meðalbirgðum - þá er það mjólkin Ef við tökum GMROI þá er Mjólk = 150 * 1,33 = 200 Kaffi = 4 * 50 = 200

Thomas Möller 2013

GMROI – mælikvarði sem vörustjórnun getur haft áhrif á

5.11.2013

Framlegð = hagstæð innkaup + hagstæðir flutningar

vinsælar vörur + hagstætt söluverð

_______ Meðalbirgðir = góð birgðastýring, góðar söluspár,

áreiðanleg aðföng, skipulagður miðlager ofl


4. FRESTUN – “postponement” Postponement is a business strategy that maximizes possible benefit and minimizes risk by delaying further investment into a product or service until the last possible moment. An example of this strategy is Dell Computers' build-to-order online store.

The postponement strategy dictates that the firms should postpone the creation or delivery of the final product as long as possible.

5.11.2013 Thomas Möller 2013 35

http://en.wikipedia.org/wiki/Business

http://en.wikipedia.org/wiki/Business

http://en.wikipedia.org/wiki/Risk

http://en.wikipedia.org/wiki/Risk

http://en.wikipedia.org/wiki/Investment






http://en.wikipedia.org/wiki/Dell_Computers

http://en.wikipedia.org/wiki/Build-to-order





http://en.wikipedia.org/wiki/Online_store

http://en.wikipedia.org/wiki/Online_store

5. Má lækka þjónustustigið ?

• Er þörf á allri þessari þjónustu ?

• Er þörf á svona stuttum afhendingartíma ?

• Spurðu viðskiptavinininn um raunverulegar þarfir

• Hvernig nota þeir vörurnar ?

• Þurfa viðskiptavinirnar allt strax…..eða hluta pöntunar síðar

• Hvað er samkeppnin að gera

• Leyfðu tískuvörum að klárast (ZARA)

5.11.2013 Thomas Möller 2013 36


• Eru etv of margar tegundir af sömu vörutegund

• Er hægt að fresta endanlegum frágangi (“postponement”)

• Geta 3PL fyrirtæki séð um að pakka í endanlegar umbúðir

• Þarf að bjóða sömu vöruna í 2-4-8-16 pakka

• Haltu FÓKUS !!

5.11.2013 Thomas Möller 2013 37

5.11.2013 Thomas Möller 2013 38

Lærðu af ALDI – “simple living”

• Fá vörunúmer (700-1300 SKU)– grunnþarfir fólks

• Litlar verslanir – nálægt heimilum

• Enginn lager í versluninni

• Vörur með stöðuga eftirspurn

• Vörur með langan líftíma

• Daglegar afhendingar

• Notkun á “cross docking”

• Mjög litlar öryggisbirgðir

• Hár veltuhraði birgða – (52?)

5.11.2013 Thomas Möller 2013 39

Hentu úreltum birgðum

• Úreltar birgðir eru “sokkinn kostnaður”

• Það kostar að geyma birgðir – úreltar birgðir taka pláss

• Taktu á vandanum strax – annars vex hann !

• Afskrifaðu og hentu úreltum birgðum!

• Lærðu af mistökunum!

5.11.2013 Thomas Möller 2013 41

Líftími vöru

5.11.2013 Thomas Möller 2013 42


• Orsök hárra öryggisbirgða: - hvað er til bragðs ?

– Óvissa um flutningstíma áreiðanlegri flutningsaðili

– Óvissa um afhendingartíma skiptast á uppl við birgja

– Óvissa um eftirspurn - gerðu betri söluspár !

– Of hátt þjónustustig 95% dugar yfirleitt!

5.11.2013 Thomas Möller 2013 43

Afgreiðslutími birgja

5.11.2013 44

1 v 2 v 3 v 4 v 5 v 6 v

0

10

20

30

40

50

60

1 v 2 v 3 v 4 v 5 v 6 v 8 v 9 v

0

5

10

15

20

25

30

Góður birgi Slæmur birgi

Thomas Möller 2013

8. Styttu afhendingartímann

Pöntunartími + afgreiðslutími + flutningstími = afhendingartími

• Pantaðu oftar – og minna í einu

• Fáðu birgjana til að eiga mikilvægar vörur á lager

• Láttu birgjana vita af söluspám þínum

• Notaðu hraðari flutningsleiðir

• Minnkaðu sveiflur í afhendingartímum

• 25% stytting í afhendingartíma = 13% minnkun birgða

5.11.2013 Thomas Möller 2013 45

5.11.2013 Thomas Möller 2013 46

9. Prófaðu smærri pantanir

• Smærri og tíðari pantanir = minni lager

• Þekktu áhrif af minnkun pantanamagns

• Minni pöntun – dýrari flutningar

5.11.2013 Thomas Möller 2013 47

5.11.2013 Thomas Möller 2013 48

Lágmörkun heildarkostnaðar

5.11.2013 Thomas Möller 2013 49

10. Giskaðu minna - gerðu betri spár

• “Kaupa inn það sem seldist í gær” - Fylltu lagerinn upp í x” dugar ekki lengur

• Spár eru aldrei réttar – reyndu að lágmarka mistökin

• Þekktu “sigurvegarana” og sinntu þeim vel

• Sölusagan segir ekki allt

• Forðastu svipuáhrif “bullwhip effect”

• Hvað ræður eftirspurn næstu mánaða ?

• Hvaða markaðsaðgerðir eru í farvatninu.

5.11.2013 Thomas Möller 2013 50

Snjóboltinn “bullwhip effect”

5.11.2013 51

Sala

Pöntun til heild- sala

Pöntun til framl.

Framleitt

magn

10% aukning

25% aukning

35% aukning

50% aukning

Thomas Möller 2013

Bullwhip effect - svipuáhrif

• Verða til þegar – birgjar og kaupendur samræma ekki birgðaþörf og eftirspurnaráætlanir

– Hver hlekkur í keðjunni kaupir meira en þörf er á ef litlar eftirspurnarupplýsingar liggja fyrir

• Helstu orsakir: – Tafir og óvissa um afhendingartíma

– Leiðir til stærri pantana + hærri öryggisbirgða

– „the shortage game“ – pantað meira en þörf krefur

– Útsölur og söluátök, gjafadagar og „kringluköst“

5.11.2013 Thomas Möller 2013 52

Inventory in the supply chain - the bullwhip effect !

Babies Kmart, Safeway

Etc. Wholesalers

Information about customer demands becomes increasingly distorted as it moves upward the supply

chain

Flow of demand information

P&G

53 5.11.2013 Thomas Möller 2013

http://www.northernwhipco.com/about_the_whipmaker.html

http://www.northernwhipco.com/index.html

Hvernig er hægt að bregðast hratt við óskum og þörfum neytenda

• Hafa gott upplýsingakerfi og koma upplýsingum upp keðjuna til framleiðenda

• Sjálfvirk aðvörun þegar öryggisbirgðum er náð

• Fylgjast með hegðun viðskiptavinarins

• Nota EDI, UPC (www.gs1.is), Rfid, ECR ofl.

5.11.2013 Thomas Möller 2013 54

http://www.gs1.is/

Spá byggð á sölusögu

5.11.2013 Thomas Möller 2013 55

AGR kerfið

5.11.2013 Thomas Möller 2013 56

Innkaup byggð á raunsölu

5.11.2013 Thomas Möller 2013 57

push eða pull

5.11.2013 Thomas Möller 2013 58

5.11.2013 Thomas Möller 2013 59

11. Miðstýrðu meira ! • Færri lagerar – minni birgðir

– Öryggisbirgðum fækkar – og þær minnka

– Pöntunarmagn minnkar

– Pöntunartíðni eykst – birgðir minnka

• Takmarkaðu heimildir innkaupafólks

5.11.2013 Thomas Möller 2013 60

Tvær leiðir vöru til smásölu

5.11.2013

Framleiðandi

Heildsali

Millilager

smásölu

Smásölu-

verslun

Aðföng Bakkinn Vöruhótel Eimskips Vörumiðstöð Samskipa Vörudreifing N1

Innnes Ölgerðin Isam Asbjörn Ora MS Vífilfell OJK

Hagar Norvik Samkaup FK Melabúðin Kostur Olís N1 Skeljungur


Dreifingarmiðstöðvar á Íslandi

5.11.2013

Aðföng er birgða- og dreifingarstöð á matvælamarkaði á Íslandi. Starfsemi fyrirtækisins felst í innkaupum, birgðahaldi og dreifingu fyrir matvöruverslanir Haga.


http://www.hagar.is/

Útvistun vörustjórnunar

• 3PL þjónusta: móttaka, geymsla, vinnsla

• Vöruhótel

5.11.2013 Thomas Möller 2013 63

Kostir miðlægs lagers:

• Nákvæmari innkaup • sameinaðar spár fyrir allar verslanir í sömu keðju

• Minni birgðir í kerfinu • Birgðir vöru x á einum stað, dagleg dreifing skv eftirspurn, minni lagerþörf í hverri

verslun.

• Minni hætta á vöruþurrð eða yfirbirgðum

• Lagerfermetri er ódýrari en búðarfermetri

• Söluundirbúningur auðveldari og ódýrari

5.11.2013 Thomas Möller 2013 64

Hvor leiðin er betri..fer eftir:

• Eðli vöru • (verðmæti, umfang, ferskvara, fatnaður...)

• Eðli eftirspurnar • Jöfn, ójöfn, árstíðarvara

• Lágmörkun heildarkostnaðar • Flutningur, geymsla, pöntunarkostnaður

• Þjónustukröfum • Tíð afhending á ferskvöru, grunnvara, þjónustuvara

5.11.2013

Varan skal vera í búðinni þegar kúnninn vill fá hana!


12 –Framkvæmdastjóri innkaupa

• Framkvæmdastjóri innkaupa ( procurement )

• Samningatækni, vöruþekking, vörustjórnun, “procurement”

• Miðstöð fjárbindingar !

5.11.2013 Thomas Möller 2013 66

Innkaupastjórnun helstu áherslur í dag

• Innkaupastjórnun – “strategist” svið í fyrirtækjum

• Innkaupaákvörðun: með stærstu ákvörðunum

• Betri innkaupastjórnun: – Hefur áhrif á kostnað um allt fyrirtækið

– Getur bætt þjónustu og samkeppnishæfni

– Getur bætt nýtingu fjármagns og minnkað fjárþörf

• Langtímasamband við birgja – “partnership”

5.11.2013 Thomas Möller 2013 67

Mikilvægi innkaupa í USA – 1996 meðaltal

Matl. = 53.2 % Eqpt. = 3.5%

Total = 56.7%

20.8%

Other Expenses

18.9%

Profit before Taxes 3.6%

Cost of materials and equipment purchased

Wages, salaries, and employee benefits

Source: Dobler and Burt, 1996 5.11.2013 Thomas Möller 2013 68

Mismunandi markmið

5.11.2013 69

Innkaupastjóri

Fjármálastjóri

Sölustjóri - Verslunarstjóri Lagerstjóri

Þjóna þörfum og kröfum neytenda um margbreytileika vöruvals og stuttan afgreiðslutíma.

Þjóna kröfum birgðahalds um að halda birgðum í lágmarki með litlum innkaupalotum og réttum vörunúmerum.

Arðsemi eiginfjár Lágmörkun heildarkostnaðar Lítil fjárbinding Lítil rýrnun Þjóna þörfum og kröfum

sölufólks um lágt kostnaðarverð Tryggja nægar birgðir hverju sinni af sem flestum vörutegundum

Thomas Möller 2013


1. Láttu aðra annast birgðirnar

2. Láttu Pareto skoða birgðirnar


4. Frestaðu lokaútfærslu

5. Lækkaðu þjónustustigið



8. Styttu afgreiðslutímann

9. Pantaðu minna í einu

10. Spáðu betur – haltu fókus

11. Miðstýrðu innkaupum

12. Framkvæmdastjóri innkaupa


71 5.11.2013 Thomas Möller 2013