Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"

NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER

Seminarium - Våren 2015

www.frontit.se

VI PÅ FRONTIT HAR FUNDERAT LITE KRING…

Våra kunders krav på resultat

Kan vi förbättra effektiviteten i projekt

Att driva utveckling utan alla svar

Vilka verktyg borde vi utnyttja mer?

VI SAMLADE VÅRA FUNDERINGAR I…

Nyttostyrd verksamhetsutveckling

med agila metoder

RECEPTET

Ingredienser är alla kända

– mixen, genomförandet, resultatet är annorlunda

DAGENS ERKÄNNANDE…

Vi är lite avundsjuka på ”de på IT” – för de gör

saker som ”vi på VU” inte gör.

VAD ÄR DET NU DE GÖR?

• Effektfokus istället för planfokus

• Gör det viktigaste först (prioritera)

• Snabbare leveranser (nyttorealisering)

• Samarbete

Produkt

BacklogSprint

Backlog

Sprint14 dagar

Sprint-

demoKanbantavla

Stå-upp-möten

Levererbar

produkt

Sprint-

återblick

Vision

Agila metoden Scrum

NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER

Vad menar vi då med verksamhetsutvecklings-projekt här?

Gör så mycket som

möjligt, per 1 jan

ska vi ha en verk-

samhet igång!

Vi har 10 MSEK

att lägga på detta.

Vi måste etablera

och utveckla ett

kvalitetslednings-

system, processer,

acceptans och

förbättrad kvalitet under

kommande år.

Börja jobba

Vi ska effektivisera

verksamheten med 20%

under 3 år!

Det får kosta

max 30% av

besparingen…

CASE: BOSÄTTNINGSPROJEKTET PÅ

BOSÄTTNINGSPROJEKTET –

Bosättning av nyanlända invandrare

Bakgrund och utgångsläge

Etableringsreformen – Arbetsförmedlingen ska samordna nyanlända invandrares

etablering i samhället. Fokus på arbete.

I uppdraget ingick även att erbjuda nyanlända bosättning.

Pressat läge, stort ärendeinflöde och helt ny verksamhet.

Behov av fungerande arbetsprocess och tillhörande IT-stöd.

Vi valde ett agilt angreppssätt

– för att kunna leverera tidigt

– bejaka ändringar i planering utifrån erfarenheter och nya behov

BOSÄTTNINGSPROJEKTET –

Bosättning av nyanlända invandrare

Syfte och effektmål

Erbjuda nyanlända bosättning där möjligheterna ärgoda för arbete utifrån kompetens

Förkorta ledtiderna:

– Uppehållstillstånd till anvisning (få förslag) < 4 veckor

– Uppehållstillstånd till bosättning (inflyttad) < 8 veckor

AdministratörArbetsförmedlare Bosättnings-

handläggare

Nationell

arbetsmarknad

Matcha ärende

till lämplig region/

kommun

Presentera

ärende

till kommun

Granska

Bosättnings-

ärende

Kartläggning och

upprätta

Bosättningsärende

BosättningsprocessenAf-intern handläggning bosättningsärenden

Bosättnings-

handläggare

Anvisa nyanländ

plats för

bosättning

Arbetsförmedlare

Bosättnings-

anvisning

Bosättnings-

underlag

Kontaktperson

kommun

Svar från

kommun

Region 0 - 7

HUR GJORDE VI?

Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt?

För att uppnå effektivare:

Leveransplanering?

Projektorganisation?

Budgetering?

Styrning och uppföljning av projektet?

Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt?

AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT

AGILA SPRINTAR

Etappindelat arbete i Bo-projektet

En förutsättning i projektet var projektstyrnings-modellen PPS

Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt

14

Leverans

Förberedelsefas Genomförandefas

Sprint

14 dagar

AGILA SPRINTAR




Lösning:

– Genomförandefasen delades i etapper

– Etapper ca 3 månader långa

15

Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

Sprint

14 dagar

AGILA SPRINTAR




Lösning:

– Genomförandefasen delades i etapper

– Etapper ca 3 månader långa

Fördelar:

– Tidiga leveranser - möjliggör tidig nyttorealisering

– Tidig återkoppling från verksamheten

– Kvitto på fungerande projektteam

16

Sprint

14 dagar


AGIL BACKLOG

Prioritering av behov i Bo-projektet Utmaning: Vi behövde leverera det viktigaste först

Lösning: Inför varje ny etapp:

1. Identifiera verksamhetens behov

2. Prioritera behov utifrån nytta och kostnad

3. Samla behoven i prioriterad behovslista

Fördelar:

– Verksamheten fick det som de hade störts behov av först

– Dra nytta av erfarenheter från tidigare etapper

17

Jämför med backlog och sprintplanering


1. IDENTIFIERA VERKSAMHETENS BEHOV

Hur få fram verksamhetens behov på effektivaste sätt?

Orsaksanalyser, tex fem varför

Processgenomgångar

Djupintervjuer handläggare, verksamhetsansvariga mfl

”Sitta med de som gör jobbet”

Mm mm

18

2. PRIORITERA UTIFRÅN NYTTA OCH KOSTNAD

19

Nytta

Arbetsinsats/kostnad

Bidrag till effektmålen

Definiera o bemanna ny roll

Tydliggöra kommunavtal

IT-stöd Ärendehantering

Förordningsändring

Dokumentera och kommunicera processen

Vilka gör prioriteringen?

3. SAMLA BEHOV I PRIORITERAD BEHOVSLISTA

20

Behovslista

(Jämför med Sprint

Backlog)

Hög prio

Låg prio

Kan tas bort när

som helst

Ny

Omprioritering

Inför start av ny

etapp

Samla verksamhetens behov i prioriterad behovslista – backlog

Behov

(Jämför med

Product Backlog)

HANTERA PRIORITERADE BEHOV

21

Etapp 2

Prioriterad behovslista

De högst prioriterade verksamhets-

behoven tas om hand i etappen

1. Kontroll på ärenden

2. Dok o införd arbetsprocess

3. Definiera o bemanna ny roll

4. Bättre avtalshantering

5. verksamhetsbehov

6. verksamhetsbehov

7. verksamhetsbehov

8. verksamhetsbehov


HUR IDENTIFIERA VERKSAMHETSBEHOV?

22

Bikupa:

Skulle det gå att dela upp ditt/era

verksamhetsprojekt i etapper och arbeta

aktivt med prioritering?

Vad skulle det få för effekter?

Diskutera två och två

PAUS!

23



Leveransplanering?


Budgetering?




24

AGIL ORGANISATION

Agilt team och aktiv beställare i Bo-projektet Utmaning:

– Behov av bred och djup kunskap för att lösa uppgiften

– Behov av snabba beslut

Lösning:

– Tvärfunktionellt team, IT och verksamhets-kompetens tillsammans.

– Kompetensansvariga istället för fasta roller

– Aktiv beställare med beslutsmandat

– Teamet satt tillsammans

Fördelar:

– Samlad kompetens och kortaledtider för att lösa komplexa uppgifter

– Kort tid till beslut

Styrgrupp

– Traditionell, men med agilt ”budgettänk”

25

Agilt team ochrollen produktägare



Leveransplanering?


Budgetering?




26

AGIL BUDGET

Agil budget i Bo-projektet

Utmaning:Hur kunna bestämma budget när vi inte vet lösningen?

Lösning:Budgetera utifrån värdet på nyttan. Håll Business Case levande!

Fördelar:Effektfokus istället för planfokus - styr projektet utifrån behov och nytta istället för tidigt beslutad detaljplan.

27

BUDGET UTIFRÅN VÄRDET PÅ NYTTAN

28

Budget

Traditionellt perspektiv

Krav 1Krav 2

Krav 4Krav 3

Krav 6

Krav 5

Krav 7

Budget

Agilt perspektiv

Business

Case

Bryt ned i aktiviteter.

Tidsuppskatta varje

aktivitet och addera till

en budget

Utifrån budget ta fram grov plan med antal

etapper

Krav 1

Krav 2

Krav 7

Krav 3

Krav 4

Krav 5

Krav 6

Etapp 1

Etapp 2

Etapp 3

+ +

+++

+




Leveransplanering?


Budgetering?



29

AGIL STYRNING OCH UPPFÖLJNING

Uppföljning i Bo-projektet

Utmaning: Hur kommunicerar vi pågående arbete, styr och följer upp på bästa sätt?

Lösning:

– Stå-upp-möten

– Visualisera pågående arbete – Kanbantavla

– Visa det som ska levereras vid varje etapp – inte bara IT!

Fördelar:

– Tight kommunikation inom teamet

– Eventuella problem snabbt synliga

– Tidig återkoppling från användare

30

Stå-upp-möten

Kanbantavla Demo

VISUALISERA PÅGÅENDE ARBETE - KANBANTAVLA

31

User Story To Do Doing Done

Behov To Do Doing DoneMål

IT-utveckling

Verksamhets-

utveckling

Behov -> Lösning -> Mål




Leveransplanering?


Budgetering?



32

AGIL ERFARENHETSÅTERVINNING

Förbättringsarbete i Bo-projektet

Utmaning: Hur kan vi förbättra projekt-arbetssätt och metodik under pågående projekt?

Lösning:

– Återblick efter varje etapp (eller oftare), dvs reflektion av vad som fungerat bra och vad som kan förbättras.

Fördelar:

– Bli effektivare redan under pågående projekt, inte som traditionell projektutvärdering i slutet av projektet.

33

Jämför med retrospektiv/återblick efter varje sprint

SUMMERING ARBETSSÄTT

Förberedelser:

Nytta och avgränsning

Ta fram Business Case

Bestäm budget utifrån BC

Sätt samman tvärfunktionellt team

Utbilda omgivning

Kommunicera

34

Inför varje etapp:

• Identifiera verksamhetens behov

• Prioritera behov utifrån nytta och kostnad

• Samla behoven i en backlog

• Ta fram och tidsuppskatta lösningar för högst prioriterade behov

• Formulera mål för etapp

Under varje etapp:

• Uppdatera kanban med

mål och aktiviteter

• Stå-upp-möten

• Genomför aktiviteter

• Genomgång för användare och

uppdragsgivare

• Leverera lösningar

• Rapportera resultat mot BC

• Utvärdera arbetssättet


NÄR PASSAR ARBETSSÄTTET OCH FÖRUTSÄTTNINGAR?

När passar arbetssättet?

När det finns behov som inte har en given lösning

Tidskritiskt

Med tydliga visioner och effektmål men oklar väg dit

Vi lever i en föränderlig värld och måste vara snabbrörliga

Förutsättningar för att det ska fungera?

Tillgänglig och beslutsmässig beställare

Hög prioritet för att få resurser

Teammedlemmar som vill gå utanför sina normala roller

Mottagare som aktivt deltar vid genomgångar, prioriteringar etc

35

FRÅGOR

36

? ??

VAD HÄNDER NU?

Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!

Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier? – Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se

– Följ oss på sociala medier!

www.frontit.se

http://www.frontit.se/

http://www.linkedin.com/company/frontit

http://www.linkedin.com/company/frontit

https://sv-se.facebook.com/FrontitAB

https://sv-se.facebook.com/FrontitAB

www.frontit.se

TACK!