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PPM ÁGIL - Gerenciamento ÁGIL do
Portfólio de ProjetosFormato online
www.portfolioexpert.com.br/ppm
Norberto Almeida, PhD, [email protected]
2
Objetivos da Apresentação
▪ Por que Ágil?
▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos
como diferencial competitivo das organizações.
▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de
portfólio simplificada e eficiente..
3
1. CANAL NO YOUTUBE (PORTFOLIO EXPERT)
2. LINKEDIN – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO
ALMEIDA
3. PÁGINAS DO FACEBOOK – PORTFOLIO EXPERT E
NORBERTO ALMEIDA
4. GRUPO NO FACEBOOK – PPM – PROJECT
PORTFOLIO MANAGEMENT
5. CANAL NO YOUTUBE (PROJETOS E TI YOUTUBE.COM/USER/CANALPROJETOSETI)
3
Convites
4
POR QUE ÁGIL?
UMA ABORDAGEM LEAN E AGILE
4
5
O objetivo do lean thinking é criar um fluxo
contínuo de entrega de valor ao cliente,
reduzindo ao máximo a perda dos recursos
organizacionais no menor tempo possível
(Womack e Jones, 1996).
Lean Thinking
5
6
Lean Portfolio Management
6
1. Defina o que é valor
com o cliente
2. Mapeie e priorize o fluxo de
geração de valor
3. Crie um fluxo
contínuo de valor
4. Responda às demandas
do cliente
5. Busque a perfeição
Adaptado de Lean Project Management
(Womack e Jones, 1996)
7
1. Defina o que é valor com o cliente;
2. Mapeie e priorize o Fluxo de Geração de Valor;
3. Crie um fluxo contínuo de valor: Elimine os desperdícios,
focando nos projetos que agregam valor ao cliente ou são
necessários para a manutenção do negócio, otimizando a
utilização dos recursos organizacionais;
4. Responda às demandas do cliente (produção puxada). O
cliente puxa o fluxo de valor, reduzindo a necessidade de
projetos e outros trabalhos que não são necessários aos
negócios;
5. Busque a perfeição. Melhoria contínua do Portfólio na
adequação às mudanças e busca da otimização dos
resultados.
Princípios da Gestão Agil do Portfólio
7
Lean Portfolio Management
Adaptado de Lean Project Management
(Womack e Jones, 1996)
8
1. Os objetivos estratégicos devem ter prioridade sobre os objetivos individuais dos
projetos;
2. Elimine os desperdícios, focando no que agrega valor ao cliente, priorizando os
projetos e otimizando a utilização dos recursos organizacionais;
3. Nivele a utilização dos recursos estratégicos nos projetos, criando metas e
objetivos realistas para o portfólio;
4. Foco nas pessoas e nas interações e não nos processos e ferramentas. Empodere
os colaboradores, garantindo a cooperação, o respeito e a integridade;
5. Desenvolva as equipes, fornecendo o aprendizado contínuo e desenvolvendo a
cultura e a filosofia lean;
6. Pratique a simplicidade e utilize modelos visuais que facilitem a tomada de decisão
e o alcance dos resultados;
7. Crie uma cultura de perfeição, evitando o retrabalho e o trabalho duplicado,
praticando a melhoria contínua e o erro zero.
8. Forneça, em períodos curtos, indicadores que facilitem a tomada de decisão e
implemente as ações rapidamente.
9. Tenha uma rápida adaptação as mudanças, não adianta concluir projetos que já
não servem mais;
10. Crie uma organização de aprendizagem, com a gestão do conhecimento, pois os
projetos são temporários, mas o portfólio é contínuo.
Os 10 mandamentos da Gestão Agil do Portfólio
8 Adaptado de Lean Project Management (1996) e Manifesto Ágil (2001)
9
Necessidades de Negócio
PlanejamentoEstratégicoe/ouPropostas de valor e Atividades Chave
Objetivos
Soluções, Produtos eServiços
Sucesso
Gestão profissional9
10
Pilares do Gerenciamento Profissional do Portfólio
10
11
PMI’s Pulse of the Profession 2017 – Alguns Findings
❖ Ainda é perdido US$ 97 Mi para cada US$ 1 Bi investido – 9,7%
Resultado Empresas da Alta Maturidade
Empresas de BaixaMaturidade
Percentual médio de projetoscompletados dentro do prazo
88% 24%
Percentual médio de projetoscompletados dentro do orçamento
90% 25%
Percentual médio de projetos que alcançaram seus objetivos de negócio
92% 33%
Percentual médio de projetos com problemas de escopo
28% 68%
Percentual médio de projetos que falharam
6% 24%
Percentual médio do orçamentoperdido com as falhas dos projetos
14% 46%
12
Maturidade x Sucesso
13
PPM Ready
A avaliação envolve 3 etapas muito simples:
1 - Categorização da Organização e do Respondente
2 - Avaliação de prontidão
3 - Diagnóstico e Plano de Ação
Executando o plano de ação proposto pela ferramenta haverá uma
melhora na prontidão da sua organização e consequentemente nos
resultados alcançados pelos projetos.
Avalie Gratuitamente sua Organização:http://www.portfolioexpert.com.br/ppmready
13
14
PPM Ready – Etapa 1
14
15
PPM Ready – Etapa 2
15
16
PPM Ready – Etapa 3
16
1717
Processos da Metodologia Simplificada
Grupos de Processos
Área de
conhecimentoDefinição Alinhamento
Autorização e
controle
Gerenciamento da
Estratégia do
Portfólio
1. Abrir o portfólio
Gerenciamento da
governança do
portfólio
2. Definir o portfólio 4. Otimizar o portfólio5. Autorizar o
portfólio
3. Desenvolver o plano
de gerenciamento do
portfólio
Gerenciamento do
desempenho do
portfólio
7. Gerenciar a execução
do portfólio
6. Reportar o
desempenho
do portfólio
Fonte: Adaptado de Almeida, Felipe ; Almeida, Norberto (2013)
1818
Fluxo da Metodologia Simplificada
1919
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
2020
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Novos treinamentos em breve!
2121
PPM Agile
Canvas
PM Agile
Canvas
Status Report
Canvas
Dashboard
XAgile PPM
2222
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
2323
Por que? O que?
Quem? Como?
Quando e
Quanto?
XAgile PPM Canvas
2424
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
25
Inventariar os componentes candidatos ao Portfólio
Final do
CicloProjetos em Andamento
Projeto C
Projeto D
Pro
jeto
s C
and
idat
os
Projeto A
Projeto B
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Projeto D
Inventário de Projetos
26
Project Canvas
26
Por que? O que?
Quem? Como?
Quando
e
Quanto?
Adaptado de José Finocchio Júnior (2013)
27
AHP – Projetos Priorizados
PROJETO
Aumentar o Market Share nos
mercados existentes
Expandir em Novos Mercados
e Segmentos
Melhorar a Satisfação do Cliente
Melhorar a Satisfação dos Colaboradores
Grau de Importância
% de Importânci
a
Ranking de Importância
Importância do critério 58,54% 25,88% 10,80% 4,77%
1 Implantação de Sistemas de Informações de Gestão do Portfolio
3 3 9 6 0,0701 7,01% 6
2Capacitação da Empresa em Lean Project Management 1 3 6 1 0,0361 3,61% 12
3 Criação de treinamentos online de alta qualidade 9 9 6 1 0,1539 15,39% 1
4Pesquisa de Mercado sobre as necessidades dos clientes 3 6 9 0 0,0760 7,60% 5
5 Capacitação e certificação dos colaboradores em Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos
3 3 9 6 0,0701 7,01% 6
6 Implementar uma Plataforma Digital de Relacionamento com o Cliente
3 1 9 0 0,0529 5,29% 11
7 Implantar o Escritório de Projetos Executivo 3 3 3 6 0,0604 6,04% 8
8Implantar um Plataforma de Ensino à Distância (EAD) 9 9 3 3 0,1517 15,17% 2
9 Implantar Programa de Desenvolvimento dos Colaboradores
3 1 3 9 0,0552 5,52% 9
10 Desenvolver Campanha de Marketing Convencional e Digital
9 6 1 0 0,1307 13,07% 3
11 Implantar uma Plataforma de Gamificação 3 9 6 3 0,0890 8,90% 4
12 Desenvolver parcerias com empresas de alta qualidade complementares aos nossos serviços
3 3 3 1 0,0538 5,38% 10
TOTAL 52 56 67 36 1,0000 100%
((3/52)*0,5854+
(3/56)*0,2588+
(9/67)*0,1080+
(6/36)*0,0477) / 4
2828
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
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3: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Portfólio
Este é o processo responsável por garantir um plano consistente e
integrado para o efetivo gerenciamento do portfólio a ser executado,
tendo como referência o planejamento estratégico, seus objetivos e
suas premissas e restrições. Alguns exemplos de documentos para
melhor entendimento deste processo:
• Modelo de Governança do Portfólio;
• Programação de Prazos e Investimentos do Portfólio;
• Matriz de riscos do portfólio;
• Matriz de comunicação do portfólio.
3030
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
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Criação de Cenários – Cenário 3 - Restrição R$ 8 Mi
32
Comparação dos Cenários
32
Cenário InvestimentoR$ Mi
% ValorEstratégico
Projetos Retirados
Linha de Base 9650 100,00% -
1 7850 81,28% 3 e 9
2 7950 83,03% 5 e 10
▪ Restrição Orçamentária: R$ 8 Mi
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
2,20
0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% 14,0% 16,0% 18,0% 20,0%
Lucr
ativ
idad
e
Valor Estratégico
InvestimentoPrj 1
Prj 2
Prj 3
Prj 4
Prj 5
Prj 6
Prj 7
Prj 8
Prj 9
Prj 10
Prj 11
Prj 12
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1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
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▪ Autorizar o Portfólio significa obter a autorização para a
programação estabelecida para o próximo ciclo de execução.
▪ Deve envolver os principais tomadores de decisão
responsáveis finais pelos projetos do portfólio.
▪ Geralmente são criados Comitês de Gerenciamento de
Portfólio (CGP), responsáveis por definir, acompanhar e
autorizar mudanças na programação estabelecida.
▪ Este Comitê costuma ser formado por componentes da Alta
Administração e deve ter um modelo de gestão, definindo
alçadas, reuniões regulares e responsabilidades.
Autorizar o Portfólio
3535
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
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Modelo de Relatório de Desempenho do Portfólio
36
DashBoard do Portfólio
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Relatório de Acompanhamento
do Projeto (RAP)
Status Report Canvas
(SR Canvas)
38
Acompanhamento do Projeto – Status Report Canvas
Modelo dos 4 P’s
39
Status Report Canvas 2
4040
1.Abertura
doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio
3.Planejamento
doPortfólio
6.ReportedoDesempenhodo
Portfólio
(1-4Semanas)
7.GerenciamentodaExecuçãodo
Portfólio
CiclocompletodoPortfólio
NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)
5.AutorizaçãodoPortfólio
ProjectA
Project D
Project F
4.OtimizaçãodoPortfólio
CA B
InfosdosProjetos
ExecuçãodoPortfólio
RevisãodoPortfólio(3-6Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definiçãoe
priorizaçãodoscritérios
AvaliaçãodoInventário
XAgile PPM
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Gerenciar a execução do portfólio▪ Gerenciar a execução dos projetos: Avaliar periodicamente a utilização dos
recursos, cronograma e orçamento, bem como se o valor do portfólio está sendo
alcançado, visando analisar os resultados, a demanda necessária e a disponibilidade de
recursos, garantindo desta forma a viabilidade contínua do portfólio e recomendando
suas devidas otimizações;
▪ Gerenciar mudanças na estratégia: Avaliar periodicamente se houve alterações na
estratégia da empresa que devem ser refletidas no planejamento e acompanhamento
do portfólio;
▪ Gerenciar os riscos do portfólio: Executar o plano de gerenciamento de riscos e
reavaliar periodicamente os riscos do portfólio, suas ocorrências e respostas, através da
identificação, análise qualitativa e quantitativa e respostas aos riscos;
▪ Gerenciar a comunicação do portfólio: Coletar, distribuir e armazenar as
informações contidas no plano de gerenciamento da comunicação do portfólio,
garantindo a satisfação das partes interessadas com os requisitos de comunicação do
projeto.
42
Ex.: Remanejamento do Orçamento
42
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Novos treinamentos em breve!
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Validação dos Objetivos da Apresentação
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▪ Por que Ágil?
▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos
como diferencial competitivo das organizações.
▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de
portfólio simplificada e eficiente..
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Obrigado!
“Um homem que não se alimenta de
seus sonhos envelhece cedo”
(William Shakespeare)
Norberto Almeida, PhD, PMP