Upload
lais-vilas-boas
View
32
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
GESTÃO DE CONTRATOS DO TERMINAL MARÍTIMO DE PONTA DA MADEIRA: UMA ANÁLISE QUALITATIVA
Aluna: Laís Nascimento Vilas Boas
Orientador: Prof. Msc. Sérgio Cutrim
23/09/2014
Índice
1. Objetivos2. Justificativa3. Fundamentação Teórica4. Metodologia5. Pesquisa Aplicada6. Respostas da Pesquisa7. Conclusão8. Agradecimentos
Analisar o processo de gestão de contratos da Vale, a partir do Terminal Marítimo de Ponta da Madeira- TMPM
Objetivo Geral:
- Verificar o modelo de gestão de contratos da literatura e da Vale;- Analisar os pontos específicos da gestão de contratos a partir de uma pesquisa aplicada aos profissionais do TMPM envolvidos no processo; -Identificar pontos fortes e fracos do processo.
Objetivos Específicos
- Apesar de possuir um processo definido para realizar gestão de contratos de serviços, ainda existem gaps que podem interferir na plena execução dos serviços- Para efeitos didáticos foi usado o TMPM para realizar o estudo.
Justificativa
Fundamentação Teórica:
Gestão de Contratos
Terceirização:
Contratação feita por uma empresa para realizar serviços que não fazem parte de sua atividade principal.
Processo que visa garantir a execução dos serviços contratados pela empresa
Contract Lifecycle Management (CLM) Modelo de gestão de contratos utilizado para controlar o ciclo de vida de um contrato referenciado no CMBOK .
Contract Management Body of Knowledge- CMBOKGuia de melhores práticas a serem seguidas para obter êxito na condução da gestão de contratos
Fundamentação Teórica:
1º Estudo Nacional de Contratos- ANGCAno: 2009
Objetivo: identificar indicadores e tendências de contratos, dar uma referência às empresas e colaborar para a disseminação da gestão de contratos.
•23% das empresas não possuem área de gestão de contratos;•Mais de 50% das empresas ainda não usam métodos estruturados para gestão de contratos;•Metade das empresas alega ter alguma terceirização sem contratos;•57% das respondentes não tem controle ou tem controle parcial dos SLAs*, sem garantir o atendimento satisfatório;•Mais de 20% já utilizaram a ferramenta Contract Lifecycle Management (CLM) para execução ou encerramento de contrato;(ANGC, 2009, p. 7, 8, 9)
Agência Nacional de Gestão de Contratos (ANGC)Agência com o propósito de disseminar a cultura de Gestão de Contratos nos setores públicos e privados do Brasil
SLA-Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço
Contract Lifecycle Management (CLM)
Fundamentação Teórica:
Fase de Formalização Fase de Execução
Modelo Vale de Gestão de Contratos
Fundamentação Teórica:
Planejamento de Demanda Contratação Mobilização de
ContratoExecução de
ContratoDesmobilização
de Contrato
Melhorias do
Processo
Mapeamento de demanda
Orçamentação de Contratos
Análise de Make or Buy
Especificação de escopo e
validação com interfaces
Acompanhamento da estratégia de
contratação
Análise e emissão de requisição
Acompanhamento da contratação
Alocação de gestores e fiscais
Mobilização de contratos e
terceiros
Cadastro de ativos utilizados
por terceiros
Execução técnica operacional SLA e
indicadores
Execução adm, legal, trabalhista e
previdenciária
Execução financeira, controle de pgtos e multas
Desmobilização de Contratos
Encerramento de Contratos
Desenv. e avaliação de fornecedores
Acompanhamento de requisitos de
desempenho
Histórico e armazenamento
de info. dos contratos
Capacitação de gestores, fiscais, núcleo de contratos e compradores
Comitê de especialistas na gestão de contratos
8
Semelhanças:
Fundamentação Teórica:
Diferenças
CLM x VALE
CLM VALE
- Entra em detalhes como mobilização, desmobilização e melhorias do processo-A pré-contratação está mesclada em Contratação e Execução-Aborda desde capacitação dos profissionais da empresa atuantes em contratos
-Aborda na fase de formalização um passo anterior, como políticas de contratação e documentos constitucionais-Possui pré-contratação
Pré- Contratação / Planejamento de DemandaContratação
Execução do Contrato
Metodologia
Definição do Método
Pesquisa qualitativa aplicada em três grupos: 1.Compradores2.Gestores, Fiscais e Analistas de Contratos3.Fornecedores
Organizados de tal forma que possibilitasse a análise de 5 diferentes tópicos na visão de cada um dos grupos.
Hipótese: apesar de possuir um padrão
consistente em gestão de contratos, ainda é possível notar gaps que interferem no andamento dos
trabalhos.
09 a 13 perguntas, de acordo com a particularidade de cada grupo
Divididas em abertas e fechadas.
Pesquisa Aplicada
Respostas da Pesquisa
Respostas da Pesquisa
1. Especificação TécnicaÉ o documento que da as diretrizes básicas do serviço a ser realizado. É elaborado pela área solicitante do contrato e depois enviado aos compradores como insumo para se realizar a contratação. Os fornecedores recebem esta documentação (dentre outras) para cotar seus preços e nortear seus trabalhos.
Dificuldades para elaborar especificação técnica segundo os gestores, fiscais e analistas e dificuldade de análise dos compradores e
fornecedores
Dificuldades de executar os serviços seguindo especificações e demais documentos de contratação
segundo gestores, fiscais e analisas e dificuldade que os compradores imaginam que os outros grupos tenham
Respostas da Pesquisa
2. MobilizaçãoApós assinado o contrato, é a etapa em que a área solicitante tem autorização para colocar a contratada dentro da empresa e tomar todas as providências para o início dos serviços.
Dificuldades no processo de mobilização segundo gestores, fiscais e analistas e dificuldades que os
compradores imaginam que os outros grupos tenham
Respostas da Pesquisa
3. ComunicaçãoPara o andamento dos serviços é necessário o uso da comunicação entre as partes envolvidas para evitar entendimentos errados sobre o processo. A comunicação é uma ferramenta importante na condução de qualquer trabalho corporativo e de relevância entre os tópicos da pesquisa.
Fatores que dificultam a comunicação entre grupos na visão de cada grupo
Compradores Gestores Fiscais e Analistas
- Necessidade de algumas informações serem diretas com Gestores e Fiscais.
- Falta de informações claras e objetivas;- Falta de acompanhamento dos gargalos
no decorres da contratação;- Excesso de documentos e normas.
Compradores Fornecedores
-Necessidade de diversas revisões escopo. - Área de compras de outra localidade;- Conseguir contato e respostas claras.
Gestores Fiscais e Analistas Fornecedores
- Excesso de documentos e normas. - Falta de padronização de documentos e normas.
Respostas da Pesquisa
4. MediçãoCom sua forma definida na especificação técnica, é fornecida pela empresa contratada, acompanhada e aprovada pelos gestores e fiscais, e analisada pelo analista de contratos. É o instrumento chave para fazer os pagamentos pelos serviços prestados.
Respostas da Pesquisa
5. Avaliação de DesempenhoQuestionário aplicado pelos gestores e fiscais às empresas para avaliar seus contratos. Serve de consulta aos compradores para realizar novas contratações.
O grupo de gestores e fiscais deu nota 7,5 para a qualidade do material recebido para avaliar as empresa, e colocaram como ponto de atenção que o material muda constantemente.
O grupo de compradores respondeu que consulta o histórico de avaliações ao fechar uma contratação e a nota média dada ao peso das notas ao contratar uma empresa, em uma escalda de zero a dez, é de 8, em média.
Conclusão
O trabalho apresentou o processo de gestão de contratos;
Hoje há boas práticas internacionais para nortear as empresas no tema;
A Vale é uma mineradora nacional que já possui um sistema de gestão de contratos implantado em suas operações;
A riqueza do trabalho foi analisar o processo de gestão de contratos dentro de uma empresa que possui processos semelhantes às boas práticas internacionais;
Trabalhou-se com a ideia de que apesar disto ainda há gaps que impedem o livre andamento dos serviços;
Pode-se perceber que realmente há alguns pontos a melhorar que foram unânimes nas discussões, tais como burocracia, padronização, sistema de gestão, planejamento e comunicação;
No entanto a mineradora possui planos para alguns destes pontos.
Conclusão
Pensamento Enxuto Burocracia
SAP*
Quando consolidado será uma ferramenta
de gestão e planejamento
Novo procedimento
de mobilização
Está em implantação um
novo procedimento para torná-la mais simples e menos
burocrática
Processos com melhorias já mapeadas
*Sistema de gestão empresarial
Conclusão
Pontos de Atenção
Conclusão
Considerações Finais
O estudo abre precedentes para outros no assunto, pois teve delimitação de profissionais questionados;
Se expandido para a empresa como um todo abriria mais os horizontes e seria possível enxergar problemas que não são característicos de um terminal portuário, mas de uma ferrovia
ou mina, por exemplo;
Durante o trabalho foram preservadas algumas informações de fornecedores e de profissionais da empresa, para evitar exposições de informações próprias da mineradora;
Futuros trabalhos corporativos comparando o processo de gestão de contratos com ganhos financeiros e processuais seriam de extrema relevância para entender questões não abordadas
neste artigo.
Agradecimentos
Obrigada!
Agradecimentos:
Ao orientador Prof. Msc. Sérgio Cutrim pelos direcionamentos dados;À Vale, na figura da minha liderança, por permitir usar as informações para o trabalho;Aos profissionais que responderam a pesquisa, pela gentileza e atenção;À minha família e namorado pelo apoio e carinho;À Deus, pela proteção de todos os dias.