1

CHƯƠNG 4

ĐẢM BẢO THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Bieân soïan: MSc. ÑAËNG THÒ BÍCH HOØAIKhoa: QUAÛN TRÒ KINH DOANH

NOV.2007

2

VAI TROØ CUÛA TT TRONG QUAÛN LYÙ

ÑAÛM BAÛO THOÂNG TIN CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG

ÑEÁN COÂNG TAÙC ÑAÛM BAÛO TT YEÂU CAÀU CÔ BAÛN CUÛA COÂNG

TAÙC ÑAÛM BAÛO TT XAÂY DÖÏNG HEÄ THOÁNG ÑAÛM

BAÛO TT

NOV.2007

3

VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

- Baûn chaát hoaït ñoäng quaûn lyù laø söï taùc ñoäng lieân tuïc vaø coù höôùng ñích cuûa chuû theå quaûn lyù leân caùc ñoái töôïng vaø caùc quaù trình. Mọi söï taùc ñoäng naøy ñeàu ñöôïc xaùc laäp treân cuøng moät cô sôû duy nhaát –thoâng tin.

- Boä maùy quaûn lyù; nhaø quaûn lyù caàn ñeán thoâng tin nhö laø cô sôû döõ lieäu cho vieäc ñöa ra nhöõng quyeát ñònh (tìm ra ñaùp soá cho baøi toaùn veà quaûn lyù) cuûa noù.

- Bản thaân quyeát ñònh quaûn lyù laø thoâng tin

NOV.2007

4

VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

- Toå chöùc thöïc hieän quyeát ñònh quaûn lyù: xaùc laäp moái lieân heä thoâng tin ñaûo chieàu giöõa nhaø quaûn lyù vaø ngöôøi thöïc hieän

- Quaù trình thöïc hieän quyeát ñònh: quaù trình chuyeån hoùa, vaän chuyeån, ñan xen vaø ñaûo chieàu lieân tuïc cuûa caùc luoàng thoâng tin

- Thoâng tin vaø lieân heä thoâng tin coù maët ôû moïi nôi, moïi luùc; vöøa laø nguyeân lieäu, vöøa laø saûn phaåm, vöøa laø thöôùc ño, vöøa laø phöông tieän.

NOV.2007

5

VAI TRÒ CỦA TT TRONG QUẢN LÝ

NOV.2007

6

ÑAÛM BAÛO THOÂNG TINCoâng taùc ñaûm baûo thoâng tin phaûi bao

goàm ba nhieäm vuï cô baûn:- Ñaûm baûo vieäc cung caáp thoâng tin; xöû

lí nhöõng thoâng tin ñoù; ñaûm baûo cho söï taùc ñoäng coù hieäu quaû.

- Ñaûm baûo vieäc xaây döïng, duy trì, phaùt trieån vaø hoaøn thieän maïng löôùi lieân heä thoâng tin cuøng cô cheá hoaït ñoäng nhaèm phuïc vuï höõu hieäu, beàn vöõng vaø ñaùng tin caäy cho nhieäm vuï 1

NOV.2007

7

ÑAÛM BAÛO THOÂNG TIN- Taïo vaø duy trì moät cô caáu chuyeân

traùch vôùi nhaân söï, cô sôû vaät chaát-kó thuaät caàn thieát cuøng vôùi nhöõng phöông thöùc hoaït ñoäng phuø hôïp giuùp hoaøn thaønh hai nhieäm vuï noùi treân.

Ñaûm baûo thoâng tin khoâng phaûi chæ laø chöùc naêng rieâng cuûa cô caáu chuyeân traùch maø coøn laø nhieäm vuï chung cuûa toaøn DN

NOV.2007

8

CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG TÔÙI COÂNG TAÙC

ÑAÛM BAÛO TTCoi coâng taùc ñaûm baûo thoâng tin trong

quaûn lí nhö moät quaù trình ba khaâu, öùng vôùi ba giai ñoaïn thöïc hieän mang tính ñaëc thuø:

Tìm kieám, khai thaùc, thu thaäp thoâng tin(cung caáp thoâng tin nguyeân lieäu ñaàu vaøo)

Xöû lí thoâng tin (phuïc vuï cho vieäc ra quyeát ñònh quaûn lí – khaâu giöõa)

Taùc ñoäng thoâng tin (phuïc vuï cho vieäc thöïc hieän quyeát ñònh quaûn lí-ñaàu ra).

NOV.2007

9

CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG

Khaâu tìm kieám, khai thaùc vaø thu thaäp thoâng tin

NOV.2007

10

NOV.2007

11

CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG

Khaâu xöû líù thoâng tin ñaàu vaøo

- Khaâu trung taâm cuûa quaù trình ñaûm baûo thoâng tin

- Chaát löôïng:phuï thuoäc+ Chaát löôïng cuûa taäp

thoâng tin ñaàu vaøo + Chaát löôïng cuûa chính

coâng taùc xöû lyù thoâng tin.

NOV.2007

12

CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG

Keát quaû coâng taùc xöû lyù chòu söï chi phoái cuûa nhöõng yeáu toá sau:

Muïc tieâu, caáp ñoä xöû lyù ñöôïc xaùc ñònh; Chaát löôïng taäp döõ kieän ñöôïc löïa choïn

ñeå ñöa vaøo xöû lyù (coâng taùc xöû lyù sô boä taäp thoâng tin döõ lieäu ñaàu vaøo);

Phöông phaùp, phöông tieän vaø trình ñoä xöû lyù;

Thôøi gian ñöôïc daønh cho coâng vieäc xöû lyù.

NOV.2007

13

CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG

Taùc ñoäng thoâng tin

NOV.2007

14

CAÙC NHAÂN TOÁ AÛNH HÖÔÛNG

NOV.2007

15

YEÂU CAÀU CÔ BAÛN CUÛA COÂNG TAÙC ÑAÛM BAÛO TT

- Noäi dung cô baûn laøm neân chaát löôïng coâng taùc baûo ñaûm thoâng tin hieäu quaû cuûa coâng taùc ñaûm baûo ñöôïc theå hieän qua chaát löôïng cuûa thoâng tin.

Tính khaùch quan, trung thöïc: caùc khaâu trong coâng taùc ñaûm baûo phaûi döïa treân nguyeân taéc löôïc boû, haïn cheá ñeán möùc toái ña nhöõng yeáu toá chuû quan

Tính toång hôïp vaø coù heä thoáng: ñoøi hoûi caùc taäp thoâng tin phaûi laø nhöõng thoâng tin ñaõ ñöôïc toång hôïp vaø heä thoáng hoaù ôû nhöõng möùc ñoä khaùc nhau

NOV.2007

16

YEÂU CAÀU CÔ BAÛNThoâng tin ñöôïc toång hôïp vaø heä thoáng hoùa:- Taêng ñöôïc tính bao quaùt, tính haøm suùc vaø

coâ ñoïng - Deã tieáp thu, toái öu hoaù caùc coâng ñoaïn xöû

lyù - Giuùp caùc caáp quaûn lyù tieát kieäm ñöôïc

thôøi gian vaø coâng söùc, giaûm quaù taûi vaø taêng hieäu quaû khi laøm vieäc vôùi thoâng tin

- Coù söùc bao quaùt- Tuy nhieân, ñieàu naøy coøn phuï thuoäc raát

nhieàu vaøo taäp thoâng tin ñöôïc khai thaùc, vaøo chính nhöõng ngöôøi thöïc hieän

NOV.2007

17

YEÂU CAÀU CÔ BAÛN Tính ñaày ñuû vaø toái öu:- Caùc taäp thoâng tin phaûi thoûa maõn

caùc ñieàu kieän caàn vaø ñuû- Bao quaùt ñöôïc nhöõng maët, nhöõng

lónh vöïc, phaïm vi khoâng gian vaø thôøi gian caàn thieát vöøa ñuû cho vieäc ra vaø thöïc hieän quyeát ñònh quaûn lyù.

- Cho pheùp giaûm ñeán möùc thaáp nhaát chi phí cho ñaûm baûo thoâng tin vaø söû duïng thoâng tin coù hieäu quaû, traùnh gaây nhieãu loaïn.

NOV.2007

18

YEÂU CAÀU CÔ BAÛN Tính chieán löôïc: Caùc taäp thoâng tin phaûi

ñöôïc xaây döïng treân tieàn ñeà cuûa moät boä phaän thoâng tin ít vaø chaäm bieán ñoåi, coù tính ñònh höôùng vaø taàm bao quaùt cao taïo thaønh neàn taûng chieán löôïc cho noù.

Tính thôøi söï: Caùc taäp thoâng tin phaûi coù ñöôïc nhöõng thoâng tin caäp nhaät.

Tính coâ ñoïng, logic, cuï theå vaø roõ raøng (moät nghóa): thoâng tin phaûi ñöôïc gia coâng, xöû lyù sao cho ngaén goïn, khoâng truøng laëp, chaët cheõ vaø deã caûm thuï nhaát.

NOV.2007

19

YEÂU CAÀU CÔ BAÛN Tính phaân caáp: vieäc cung caáp vaø phaùt

thoâng tin phaûi phuø hôïp vôùi thaåm quyeàn cuûa moãi caáp, moãi boâ phaän, caù nhaân quaûn lyù.

Tính thöôøng xuyeân, oån ñònh, ñoàng boä: thoâng tin phaûi ñöôïc cung caáp moät caùch ñeàu ñaën, lieân tuïc theo nhöõng ñònh kyø vaø lòch bieåu quy ñònh, vôùi nhöõng noäi dung vaø dung löôïng töông ñoái oån ñònh, ñoàng boä.

Tính coù quaûn lyù cuûa thoâng tin:thoâng tin, luoàng, keânh vaø lieân heä thoâng tin phaûi ñöôïc giaùm saùt, quaûn lyù chaët cheõ traùnh roø ræ, nhieãu loaïn.

NOV.2007

20

HEÄ THOÁNG ÑAÛM BAÛO TT CÔ CAÁU: goàm 2 thaønh phaàn cô baûn- Boä maùy chuyeân traùch thöïc hieän taùc

nghieäp thoâng tin: keát caáu roõ raøng veà nhaân söï, cô sôû vaät chaát_ kyõ thuaät cuøng caùc chöùc naêng, nhieäm vuï vaø phöông thöùc hoaït ñoäng cuõng ñöôïc aán ñònh moät caùch roõ raøng thöïc theå höõu hình taäp trung

- Maïng löôùi caùc lieân heä thoâng tin, caùc nguoàn maét xích cung caáp thoâng tin:toûa roäng vôùi nhöõng moái lieân heä ñan xen ít coá ñònh, khoâng ngöøng theâm, bôùt, chuyeån hoaù vaø bieán ñoåi mang naëng tính voâ hình

NOV.2007

21

HEÄ THOÁNG ÑAÛM BAÛO TT CHÖÙC NAÊNG:  Tìm kieám, phaùt hieän caùc nguoàn caáp

vaø nhaän tin, cung caáp thoâng tin thöôøng xuyeân, ñaày ñuû vaø kòp thôøi.

 Phaùt hieän, xaây döïng, cuûng coá caùc lieân heä thoâng tin, caùc luoàng vaø keânh daãn, taïo neân moät maïng löôùi höõu hieäu vaø ñaùng tin caäy phuïc vuï cho caùc quaù trình ñaûm baûo thoâng tin

 Thöïc hieän caùc taùc nghieäp thoâng tin ñöôïc aán ñònh treân cô sôû caùc nguoàn vaø lieân heä thoâng tin

NOV.2007

22

HEÄ THOÁNG ÑAÛM BAÛO TT NGUYEÂN TAÉC Nguyeân taéc heä thoáng: ñaûm baûo söï

keát noái höõu cô caùc chöùc naêng, nhieäm vuï vaø söï caân ñoái tyû leä giöõa caùc khaâu

- HT thoûa maõn 2 ñ/k: vöøa laø HT rieâng, vöøa laø phaân heä trong HT DN

Nguyeân taéc môû: ñaûm baûo cho heä thoáng luoân coù khaû naêng môû roäng khoâng ngöøng caùc moái lieân heä vôùi theá giôùi beân ngoaøi vaø ñoùn nhaän thoâng tin töø ñoù.

NOV.2007

23

HEÄ THOÁNG ÑAÛM BAÛO TT Nguyeân taéc phaùt trieån: ñaûm baûo cho

heä thoáng ñöôïc trang bò nhöõng cô sôû vaät chaát– kyõ thuaät vaø coâng ngheä ñuû hieän ñaïi, löïc löôïng ñuû maïnh taïo döïng ñöôïc caùc cô sôû thoâng tin ñuû roäng, ñuû saâu vaø tin caäy; ñaùp öùng moïi yeâu caàu veà phaùt trieån DN trong hieän taïi vaø töông lai.

Nguyeân taéc caäp nhaät: ñaûm baûo cho heä thoáng luoân coù ñöôïc nhöõng thoâng tin môùi nhaát, tieáp caän ñöôïc vôùi ñoái töôïng thôøi ñieåm cuoái cuøng nhöõng thoâng tin phaûn aùnh ñuùng, ñuû vaø saùt tình huoáng.

NOV.2007

24

HEÄ THOÁNG ÑAÛM BAÛO TT Nguyeân taéc an toøan_ ñaûm baûo cho heä

thoáng coù khaû naêng giaùm saùt chaët cheõ caùc luoàng, keânh, nguoàn, caùc lieân heä ngaên chaën moïi söï thaát thoaùt, roø ræ cuõng nhö nhieãu loaïn, taéc ngheõn hay quaù taûi thoâng tin.

Nguyeân taéc toái öu_ ñaûm baûo cho heä thoáng ñöôïc thieát keá, trang bò cuõng nhö ñöôïc toå chöùc moät caùch hôïp lyù nhaát hoaït ñoäng hieäu quaû vaø tieát kieäm nhaát