Embed Size (px)
Citation preview
Öka servicen till majoriteten
Elisabet LundholmProjektledare Region Skånes intranät
Presentation på Intranätverk 2015 Malmö, den 24 sept
17 000 + 15 000 = 32 000
Det mesta finns på lagret…
…men rätt dåligt skyltat.
Inte nöjda med servicen
DetSjälvklaraSnabbaOfta
Rätt argumentation…
Vi började med personalområdetARBETSMILJÖ OCH HÄLSA Friskvård och företagshälsovård, bildskärmsglasögon,medarbetarsamtal och medarbetarundersökningar. Region Skånes arbetsmiljöarbete.Samverkan och föreningar. ARBETSTIDER, LEDIGHET OCH FRÅNVARO Scheman,vanliga frågor och svar om arbetstider inklusive flex och OB. Samt vad som gäller vidsemester, föräldraledighet och sjukdom. BLANKETTER OCH FORMULÄR
Personalblanketter som rör dig som medarbetare i Region Skåne. Blanketteroch formulär för lön, medarbetarsamtal, anställning och tystnadsplikt, samt APT-mallar.LEDIGA JOBB Lediga jobb inom Region Skåne, länk till skane.se LÖN,ERSÄTTNINGAR OCH FÖRMÅNER Lön och lönefrågor, ersättningar vid resor ochutlägg, utbildningsförmåner, pension och försäkringar, gåvor och uppvaktning. OM MINANSTÄLLNING Svar på de vanligaste frågorna som rör din anställning.
Introduktionsprogram för dig som nyanställd. Anställningsavtal, intyg ochbetyg, bisyssla, byte av arbetsplats inom Region Skåne samt lista över fack- ochyrkesförbund. UTBILDNING OCH KOMPETENSUTVECKLING Utbildningar ochseminarier för Region Skånes medarbetare samt material till student och handledare,AT-/ST-läkares och PTP-psykologers program. Även hänvisningar tillUtbildningsportalen och Vårdgivare i Skånes utbildningskalender. KONTAKT Stöd ivart du vänder dig för olika frågor som rör din anställning. FÖR CHEF OCH HRInformation och verktyg för dig som chef eller som arbetar med HR-frågor i RegionSkåne. Stöd i frågor kring kompetensförsörjning och rekrytering, dina medarbetaresarbetsmiljö, lön samt arbetstid. Chefs- och ledarskapsutbildningar samt stöd för chefensegen utveckling.
Personal/HR-området• 2240 sidor• 10% välbesökt • 75% används inte • 270 publicerare
Vi vet innehållet. Men hur väl fungerar det?
• Faktaunderlag:– Vanligaste frågorna till lönesupporten– Besöksstatistik från intranätet– Sökordsanalys – Benchmarking andra HR-verksamheter
• Effektivitetsmätning
Uppgiftslösning peruppgift
Effektivitetsmätningen
Framgång/Misslyckande
Vi fortsatte med ”stöd & service”Låna och beställa artiklar från sjukhusbiblioteken, medicinska databaser och kliniska beslutstöd. Journalskanning, arkivera rätt, dokument- och ärendehantering. BLANKETTER OCH FORMULÄR Blanketter och formulär från olika ämnesområden i intranätet. EKONOMI Organisationsnummer, kontanthantering, faktureringsadresser, budget, ekonomisk redovisning, inköp, avtal och upphandling. FÖRRÅD OCH FÖRBRUKNINGSMATERIAL Beställning av förråds- och förbrukningsmaterial; artikelinformation, beställning och leverans. HUS, RECEPTION OCH PARKERING Receptionstjänster, kartor och parkering för våra kontors-och sjukhusområden, turschema och adresser för post och paket samt manualer för skyltar för fastigheten. IT-SYSTEM OCH MANUALER Lista med IT-system och produkter, beställning och information om telefoni- och IT-tjänster samt manualer och handböcker för IT-system, intranät, datorer, telefoner och kringutrustning. KOMMUNIKATION OCH TRYCKSAKER Mallar för till exempel e-postsignatur, Word, InDesign och PowerPoint. Bildbanker, logotyper och grafiska element. Beställning av trycksaker, presentations- och mässmaterial. Stöd att leda kommunikation, stöd i kontakt med press och media samt stöd för webbpublicering. LOKALVÅRD, AVFALL, TEXTIL OCH TVÄTT Instruktioner för avfallshantering samt rutiner och beställning för lokalvård (städ), textilier (arbetskläder, bäddlakan, handdukar mm) och tvätt. MÅLTIDER OCH MENYER Aktuella matsedlar och menyer för restauranger, kök och caféer samt beställning av patientmåltider och livsmedel. RESA OCH MÖTEN Boka möteslokaler och beställa fika, instruktioner för distansmöten (Lync,video- och telefonkonferans). Resa i jobbet; reseersättning, låna Jojo-kort eller cykel, boka tjänstebil och hyrbil. RS-KORT (eTJÄNSTEKORT) Beställa och förnya RS-kort (eTjänstekort), kortstationer, öppettider och kontaktuppgifter. Andra passerkort, nycklar och bevakningstjänster. SUPPORT OCH FELANMÄLAN Kontaktuppgifter för support och felanmälan inom IT-system, datorer och skrivare, telefoner och telefonabonemang, intranätet, personal- och ekonomitjänster, koncerninköp, fastigheter, transport och parkering, resa i jobbet samt för tvätt och textilier. TRANSPORT OCH FLYTT Beställa flytt av kontor eller arbetsplats, boka transport. Post- och turschema för prover och blodkomponenter, internpost, hjälpmedel, apoteksvaror och riskavfall mellan sjukhus, vårdcentraler, tandvårdskliniker och privata vårdgivare.
Stöd & service-området• 3215 sidor• 15 % välbesökt• 275 publicerare• Många olika faktaägare
Vilket innehåll prioriterar folk?
• Faktaunderlag:– Input från supporter och kundtjänster inom Region Skåne– Interna kundundersökningar från RS serviceorganisationer– Användarundersökningar – Besöksstatistik och sökordsanalys från intranätet– Benchmarking generell
• Behovsanalys: – Enkät till 3000 medarbetare, 400 svarade.
Tydliga toppbehov
0.0%
2.0%
4.0%
6.0%
8.0%
10.0%
12.0%
14.0%
1 6 11 16 21 26 31 36 41 46 51 56
Vote
Tasks
1. Felanmäla och få support (IT/telefoni, fastigheter, utrustning)
2. Använda intranätet (söka info, inställningar)
3. IT-system och program, lista och länkar4. Boka bil, poolbil, jojo-kort5. Manualer och självhjälp (IT, telefoni,
skrivare)6. Informationsmaterial till patienter7. RS-kort (beställa/förnya, foto, regler)8. Fakturor, kontering och godkännande9. Biblioteksservice, medicinska databaser
och kliniska beslutsstöd10. Förråds- och förbrukningsmaterial
(produktinformation och beställning)
Card sorting
Tree testing
Testmetoden låter medarbetarna själva bestämma hur de bäst hittar vad de söker.
Personalinformationen
• 15 pers gick på djupet i effektivitetsmätningen
• Strukturtest 1: 66 pers• Strukturtest 2: 20 pers• Strukturtest 2: 98 pers
Stöd&service-delen
• Behovsanalys: 400 pers• Strukturtest 1: 92 pers• Strukturtest 2: 240 pers
Ca 200 användare Ca 750 användare
Runt 950 kollegor har hjälpt till
Exempel från personaldelen:
Från informerande till instruerande
Exempel från servicedelen:
Argumentation
• Ta reda på majoritetens syn på det Självklara, Snabba och Ofta. Våga prioritera!
• Många källor till faktaunderlaget. En bred referensgrupp!
• You can’t please them all… Men fakta fungerar J.
