Portfolio nacional de eventos da AIESEC

Portfólio Nacional de Eventos da AIESEC Brasil

Criado e desenvolvido por Ivan Chagas

Curitiba – PR

[email protected]

mailto:[email protected]

Cronograma

1. Evento de porte pequeno (até 50 pessoas) – 2 meses de organização:

Week 1 Week 2 Week 3

Eleger OC completoDefinir temaDefinir data de realizaçãoConstruir pipeline de

palestrantes e participantes

Buscar parcerias e apoiadoresElaborar POs individuais

Convite de palestrantesDefinir local


Plano de comunicação pronto Elaborar budget

Fechar conteúdo da agendaAbertura das Inscrições

PromoçãoFechar parcerias


Confirmação e alinhamento de palestrantes

Alugar e comprar materiais necessários

Pico de divulgação

Preparar coffee breakRealização do evento

Consolidaçao do conteúdo discutido no evento

Acompanhamento da implementação dos projetos desenvolvidos

2. Evento de médio a grande porte (até 300 pessoas), 3 meses de organização:


Planejamento das JDs Metas do evento Postulação OCP

Eleição OCP Postulação OC Plano operacional dos OCs

Definição do tema Eleição do OC


Plano de comunicação Materiais de vendas

Definição do local Definição do budget

Confirmar painelistas Confirmar palestrantes


Materiais de comunicação básicos

Promoção da AIESEC alinhada

Workshops, palestras e tópicos alinhados

Definição da logística

Início da promoção


Aluguel dos materiais de apoio Definição dos parceiros

50% da meta de inscritos Revisão do evento Pico de divulgação

Week 12 Week 13

Evento Relatório Executar ações pós-evento

Sugestões de estrutura de time

1. Evento básico (para até 50 pessoas):

Project Manager – Acompanhar, gerenciar e dar suporte aos TMPs. TMP Finances – Prospecção e fechamento do local, infraestrutura, equipamentos, coffee break. Elaborar e acompanhar budget do evento. Prospectar possíveis soluções e implementá-las para redução do budget. Responsável final pela estrutura do evento.TMP Agenda – Fechamento dos conteúdo do evento (palestrantes, painelistas, mediadores). Convite e relacionamento com representantes dos setores que irão participar. Responsável final pelo conteúdo do evento.TMP Communication – Elaborar e executar plano de divulgação. Registro audiovisual e de conteúdo das discussões. Execução e acompanhamento das ações definidas nos projetos. Responsável final pelo público participante do evento.

2. Evento de porte médio (até 150 pessoas):

Project Manager

TMP Agenda

TMP Comm

TMP Fin

Project Manager – Acompanhar, gerenciar e dar suporte aos TMPs. TMP Finances & Logistics – Prospecção e fechamento do local, infraestrutura, equipamentos, coffee break. Elaborar e acompanhar budget do evento. Fazer acompanhamento do trabalho do TMP ER e garantir coesão da agenda proposta e resultado final. Responsável final pela estrutura geral do evento.TMP Agenda – Fechamento dos conteúdo do evento (palestrantes, painelistas, mediadores). Convite e relacionamento com representantes dos setores que irão participar. Responsável final pelo conteúdo do evento.TMP Communication – Elaborar e executar plano de divulgação. Registro audiovisual e de conteúdo das discussões. Execução e acompanhamento das ações definidas nos projetos. Responsável final pelo público participante do evento.TMP External Relations – Prospectar e abordar parcerias estratégicas para o evento, para redução de gastos e potencializar o conteúdo e número de participantes. Responsável por parceiros e apoiadores para potencializar o trabalho dos outros TMPs.

3. Evento de porte grande (para até 300 pessoas):

Project Manager

TMP Agenda TMP ER TMP

Comm

TMP Fin/Log

Project Manager – Acompanhar, gerenciar e dar suporte aos TMPs. TMP Finances – Elaborar e acompanhar budget do evento. Trabalhar próximo ao TMP ER para entrega de um evento sustentável financeiramente. Dar suporte aos TMPs com investimentos para potnecializar o trabalho deles. Responsável final pelo budget e de um evento sustentável financeiramente.TMP Agenda – Fechamento dos conteúdo do evento (palestrantes, painelistas, mediadores). Convite e relacionamento com representantes dos setores que irão participar. Responsável final pelo conteúdo do evento.TMP Communication – Elaborar e executar plano de divulgação. Registro audiovisual e de conteúdo das discussões. Execução e acompanhamento das ações definidas nos projetos. Responsável final pelo público participante do evento.TMP External Relations – Prospectar e abordar parcerias estratégicas para o evento, para redução de gastos e potencializar o conteúdo e número de participantes. Responsável por parceiros e apoiadores para potencializar o trabalho dos outros TMPs.TMP Logistics – Trabalhar próximo ao TMPs Agenda para garantir a entrega da proposta do evento ao público participante. Prospecção e fechamento do local, infraestrutura, equipamentos, coffee break. Responsável final pelo plano logístico de funcionamento do evento no dia.

Items for consideration on budget planning

Item Why do we need itSupport materials Projectors, easels, etc.Graphic Material Visual communication (posters, banners,

flyers…)Coffee Break Event’s breakDelegate’s badges For delegates’ identificationOnline promotion Facebook ads

Project Manager

TMP Agenda TMP ER TMP

Comm OC Log

TMP Fin

Local Rent payment for localFlight tickets and stay In case you invite speakers from outside

townDecoration Items for decorationAIESEC promotion materials

For you to promote AIESEC’s programmes

Support Materials1. Registration formName:Age:University:Degree:Course:(Expected) Conclusion Year:Do you work?Topics of interest:Workshop:How did you know Y2B?

2. Feedback formTopic evaluation: - why?Panel evaluation: - why?Which workshop did you participate?Workshop evaluation: - why?Would work in this company?What should we continue to do?What should we stop doing?What should we start doing?

3. Report modelCover photoOpening: what AIESEC is and what your event purpose is?People in event: statistics)One slide for each agenda part: explain what happenedFeedbacks for companies about contentThanks to partners

Ideia Social

Este evento é um encontro que reúne organizações e entidades envolvidas do terceiro setor em um espaço de discussões, palestras e capacitação. Seu maior objetivo é promover e proliferar o conhecimento aprofundado sobre um determinado tema, como por exemplo, Gestão Financeira, além de propor possíveis soluções para a resolução de gaps existentes, abordados nesses encontros, em entidades do terceiro setor.

Sua proposta de valor se resume a um Espaço de conexão, networking e interação entre organizações do Terceiro Setor. Através desse encontro, promoveremos a oportunidade das ONGs e escolas públicas fazerem Benchmarking com organizações que já viveram a realidade próxima do 3º setor e que tenham good cases para serem compartilhados.

Além disso, o 3º setor sai fortalecido desse evento, pois há uma disseminação de conhecimento através de capacitações e do aprendizado adquirido durante o encontro, e a AIESEC usa essa oportunidade para converter resultados (RA) em ICX GCDP, através de projetos e trainees.

Quem deve rodar este projeto?

CLs que tem uma área de GCDP ICX não consolidada, com poucos Stakeholders e fraca abordagem a nível local, NÃO devem rodar este evento.

O encontro do terceiro setor exige uma maturidade nos projetos de GCDPi, pois a AIESEC irá se envolver como uma organização do terceiro setor e se posicionar como possível solucionadora de gaps e aceleradora de crescimento. Logo, exige-se que a área de GCDP ICX tenha um foco grande de realização para 2013 e ciclos (picos) bem definidos de RA para que o evento seja realizado na melhor época possível.

Obs: se algum CL tiver uma área de PR que não possua estratégias de GYV, eventos de terceiro setor não devem ser rodados por essa área. Dessa forma, GCDP ICX torna-se responsável final pelo evento, no caso de PR não rodar esse tipo de evento.

Público alvo

ONGs, escolas públicas, fundações, associações e entidades voltadas para o Terceiro Setor além de secretarias e conselhos municipais.

Obs: o público citado acima é o FOCO do evento. Empresas parceiras irão participar, mas não serão o foco, estarão lá como ‘promoters’ da AIESEC para promover um escritório local como um possível solucionador de problemas em capacitações (treinamentos) e projetos de impacto social (trainees).

Objetivos

1. Unir e fortalecer o terceiro setor como um segmento sólido e colaborativo;2. Construir um posicionamento mais forte da AIESEC como colega e apoiadora de setor, ao lado

de ONGs, escolas públicas, fundações, entre outros;3. Posicionar a AIESEC localmente como organização colaborativa capaz de auxiliar e resolver

inúmeros problemas existentes em outras organizações do 3º setor;4. Converter o encontro em resultados em ELD como na abertura de TNs GCDP, além da criação de

projetos baseados nas necessidades locais.5. Consegui maior apoio do 1º setor em um âmbito geral para abertura de mercado e crescimento

em ELD, através de encontros e iniciativas como esse, que mexam com a realidade local.

Mensuráveis de Sucesso

Número de ONGs, escolas públicas e organizações do 3º setor como um todo participando do evento.

Número de entidades e associações apoiadoras e

coorganizadoras do evento.

Número de RA em GCDP ICX nos dois meses seguintes ao evento

Checklist

o (i) Analisar a timeline de início dos projetos de GCDPi;o (ii) Eleger OC com membros híbridos de PR e GCDPi para organizar o encontro;o (iii) Reunir-se com associações e entidades voltadas para o Terceiro Setor além de secretarias e

conselhos municipais que irão trabalhar em conjunto para organizar o evento e para contribuir na realização e participação;

o (iv) Apresentar a proposta do evento e agendar o mesmo para um local benéfico para ambos os lados;

o (v) Contratar os serviços necessários;o (vi) Abordar especialistas do terceiro setor para participarem e palestrarem (somente

quem quiser compartilhar good & bad cases) no evento;o (vii) Realizar os ajustes no material nacional;o (viii) Encaminhar e divulgar para as associações, organizações ou acordar a

divulgação com a entidade representativa;o (ix) Executar o evento;o (x) Acompanhar o número de assinatura de contratos de GCDPi;o (xi) Criar plataforma colaborativa com as informações do mercado adquiridas ao

longo das discussões no evento, pesquisas, feedbacks;

Guia da marca

20 RA (mínimo em um evento para 40 pessoas).30 RA (em um evento para 50 pessoas)

Sugestões de agenda

Duração Atividade Propósito30’ Coffee ou coquetel de

aberturaInteração inicial e momento importante para reunir as organizações

10’ Abertura Apresentação da AIESEC e objetivos do evento

30’ Capacitação (talk) Especialista palestra sobre um problema comum em outras organizações, mas que ele sabe fazer, e fazer bem. [SHARING GOOD CASES]

45’ Espaço de discussões sobre temática abordada

Momento para os participantes interagirem em um espaço de construção e conexão, compartilhando good e bad cases e tentando encontrar soluções para os problemas comuns.

15’ Momento @ Promoção da AIESEC como solucionadora de problemas e impulsionadora de resultados

20’ Encerramento Reuniões Individuais focadas em venda durante coffee ou coquetel de relacionamento.

Obs: A agenda sugerida deverá ser a opção número 1 dos escritórios locais. O evento deve ser estruturada para permitir:- Interação entre as organizações e entidades presentes.- Capacitação de um especialista da área para introduzir as discussões- Espaço de discussões entre as organizações do 3º setor para compartilhamento e conexões.- Momento de AIESEC em que possamos nos posicionar como possível solucionadora de gaps ou aceleradora de impacto dessas organizações.

Temática do evento

WORD ART

BOMBA THIRD SECTOR EVENT

Esse evento foca nas maiores questões do 3º setor, como finanças, gestão de RH, engajamento de voluntariado, promoção e questões administrativas em geral. Se você não sabe qual tópico você vai direcionar, é mais um motivo para você ir atrás de um parceiro. Além disto, neste evento, você terá a oportunidade de ouvir diretamente dos gestores das organizações o que eles precisam.

FAQ

Não consegui uma entidade ou associação representativa para apoiar a organização deste evento, posso organizar somente com a galera do meu CL? Sim, você pode. Entretanto, para casos em que não haja entidade representativa ou uma associação relacionada com o 3º setor envolvida com o evento, é necessário que seja de EXTREMA ATENÇÃO a divulgação e convite as organizações para participarem do evento, para que o esforço seja válido e garanta número de presentes suficientes para se alcançar retorno em ELD.é A coorganização irá facilitar não só a divulgação como a garantia de sucesso do evento, na medida em que a entidade parceira do evento irá convidar as organizações e auxiliar no aumento da relevância do encontro, mas se por o acaso, não conseguirem, vocês podem realizar igual, mas tenha cuidado!!!

Que tipo de pessoas devem comparecer ao evento? Empresas parceiras?As pessoas recomendadas a participar do evento são ONGs, escolas públicas, secretarias municipais, ou seja, organizações e entidades que sejam do 3º setor ou que tenham alguma ligação com o mesmo.Empresas parceiras devem ser convidadas para o evento, mas não devem ser o foco, pois será um encontro SIMPLES entre organizações que queiram compartilhar casos e encontrar soluções para seus membros. é interessante a participação dessas empresas como ‘promoters’ para divulgarem a AIESEC como uma aceleradora de crescimento e uma organização transformadora.

Qual o ROI em cima desse evento?Oportunidade para converter em resultados diretos (RA) em ICX GCDP, através de projetos e trainees.

Eu não tenho área de PR, o que devo fazer?O evento pode ser rodado dentro da área de ICX GCDP, mas é importante ter uma atenção especial ao CHECK-LIST já listado. Muito é referente a garantir uma entidade representativa que promova o evento em parceria com a AIESEC, garantindo participantes e também um impacto direto na realidade local.

Que tipo de entidades e associações podem ser parcerias da AIESEC na coorganização desse evento?Entidades que atuem forte a nível local. Centro de ações voluntárias, institutos sociais de grandes empresas que atuem no 3º setor, fundações, grandes ONGs good cases em sua cidade. Existem diversas entidades representativas para todos os segmentos, procure por associações, centros de administração, sindicato de empresas, câmaras de comércio, federações etc. Busque indicações e informações de pessoas envolvidas nesse segmento, e não tenha vergonha de perguntar para outras ONGs e organizações.

Quais temáticas devem ser abordadas durante o evento pelas organizações presentes? Qual deve ser o tipo de capacitação / sharing feito pelo especialista?As temáticas abordadas não deverão seguir um cronograma rígido. Muitas das discussões surgirão naturalmente, e vocês devem aproveitar isso. Apenas é importante ter alinhado com o ‘especialista’ que irá iniciar o sharing, e fazer uma espécie de capacitação que a temática deva corresponder a uma realidade da sua cidade do Terceiro Setor.Sugestões:- Gestão Financeira. (sustentabilidade financeira, captação de recursos) - Gestão de Pessoas (recrutamento e desenvolvimento)- Engajamento de Voluntariado- Visibilidade local (inserção da ONG no mercado).- Como utilizar parcerias estratégicas, se vincular as outras organizações e crescer com isso.

Carreira Global

O evento procura oferecer uma nova perspectiva sobre mercado e carreira internacional. O grande diferencial é abordar os temas através de histórias reais, com showcasing de EPs, trainees e organização e conhecimento prático do mercado global de determinado segmento.


CLs que já possuam o programa de GIPo em estágio de crescimento ou maturidade. Interesse do CL de investir no crescimento do programa

Público alvo

Jovens no último ano da universidade e recém formados (20-25 anos) EJs Alumni Jovens interessados em agregar valor ao CV

Objetivos

Posicionar a AIESEC como first-choice em internacionalização de carreira em determinado segmento.

Atingir o público de GIP o para promoção do programa. Agregar valor ao produto de GIP o, oferecendo outras formas de interação com o tema.


# pessoas participando do evento # organizações # RA GIPo

Checklist

o Desenvolver parceria com D.A, EJ ou coordenadoria do curso para desenvolvimento do evento.o Trabalhar a divulgação offline junto a setor de diplomados, professores, orientados de

mestrados.o Escolher um público no qual seja necessário ampliar mercado (T.I, educacional)o Garantir mecanismo de conversão em RA (coleta de currículos, espaço para inscrição

instantânea, etc) o Entrega do evento deve ser realizada por PR, com pelo menos um membro híbrido de OGX GIP.

o Garantir que o evento está sendo realizado na timeline adequada para o pico do programa ( meses sugeridos para a realização: março e outubro).

Guia de marca


Duração Atividade Propósito

15 min Opening AIESEC and event purpose presentation.45 min Panel Discussion about the central theme.10 min Speak Short lecture by an exchange participant

30 min Break Coffee break45 min Workshop A practical workshop with some organization.

Duration Atividade Propósito15 min Opening AIESEC and event purpose presentation.10 min Speak Short lecture by a TN Taker

15 min Speak Short lecture by an exchange participant

30 min Break Coffee break60 min Workshop A practical workshop with some organization

Temática do eventoÉ sobre seu produto que seu CL está trabalhando, como Engenharias, TI, negócios interacional, educacional. Assim que você escolher um produto para especializar seu evento, estude sobre isso e pegue um tópico específico para centrar seu evento. É válido uma reunião com algum estudante que entenda bastante do assunto ou mesmo uma empresa do ramo.

FAQ

Quais as responsabilidades das áreas de PR e de GIPo durante o evento?

A responsabilidade de escolha do público assim como o posicionamento do programa durante o evento parte de GIPo. A entrega do evento é de PR. É interessante que no projeto tenham membros híbridos das duas áreas.

Sem área de PR, posso rodar o evento?

Sim, é possível que a área de promoção seja responsável pela entrega do projeto. .

Catalisa

O Catalisa é um fórum de discussão entre jovens, líderes de comunidade e representantes sociais para construir projetos de transformação da realidade global e local. Esses projetos podem ser implementados posteriormente pela área de GCDPi ou por responsáveis estabelecidos no próprio evento.

Quem deve rodar este projeto?CLs que queiram se posicionar mais estrategicamente na cidade e que queiram trabalhar com iniciativas de EW@, mas já estejam rodando bem outras estratégias de eventos de GYV. Tenham obrigatoriamente a área de PR no CL. Este evento não é um evento de divulgação em massa. E tem que ser rodada como evento de pequeno porte (para até 50 pessoas)

Público alvoO publico do evento deve ser reduzido (50 pessoas), sendo convidadas as principais lideranças locais (sociais, políticas e empresariais) da cidade, além de jovens engajados com a temática a serem selecionados através das inscrições.

Objetivos

6. Proporcionar uma iniciativa de EW@ visando atingir a visão 2015 (Engagement Through GCDP Projects).

7. Posicionar a AIESEC como organização que forma líderes responsáveis e empreendedores.8. Coletar inputs do mercado para elaboração de projetos para GCDPi de acordo com as

necessidades locais juntamente a representantes das comunidades, assim como conteúdo para publicações e movimentos sociais.


Participação de lideranças de 10 setores socias diferentes (ex:

Governo, educacional, terceiro setor, comunidades, empresas,

etc)

5 novos projetos pra GCDPiConsolidação de 1 projeto “Call

to Action” para mobilização social

Checklist

o Definir data de realizaçãoo Definir tema centralo Construir pipeline de palestrantes o Construir pipeline de participantes a ser convidados de acordo com os setores abordados

o Definir local de realização adequado para discussões.o Alteração do material nacional com informações locais.o Garantir a participação de lideranças de diversos setores sociais, ex: Secretarias locais de Cultura

e Educação, Conselhos de Criança e Adolescente, etc. o Definir plano de divulgação em mídias sociais, TV, jornal, etc.o Executar plano de divulgação e promover engajamento virtual de um número relevante de

jovenso Garantir parcerias e patrocinadores para diminuir o budget do eventoo Buscar apoiadores institucionais em Secretarias, Conselhos, Associações, etc.o Definir mediador das discussõeso Criação do siteo Elaborar form contendo as justificativas de inscrição do participante.o Selecionar inscritos para participaro Encomendar press kito Preparar coffee break

Guia da marca


Duração Atividade Propósito15min Abertura do

eventoApresentação da AIESEC e objetivos do evento

1h Palestras (15min cada)

Apresentar historias e ideias relacionadas aos temas.

30 min Debate Participação da plateia em uma mesa de debates sobre o tema

20min Coffee Break Networking2h Grupos

CatalisadoresDiscussão e elaboração de projetos finais entre os grupos.

O momento dos Grupos Catalisadores deve se dividir entre:1. 10min: Breve resumo sobre o tema que já foi discutido no bloco anterior de palestras e debates. 2. 10min: Direcionamentos sobre a metodologia a ser abordada na elaboração da ideia.3. 20min: Primeira parte de brainstorming e registro de ideias4. 20min: Esboço de um projeto inovador envolvendo questões propostas.5. 60min: Fechamento do projeto e definição de uma plano de ação para implementá-lo.

Temática do eventoEsse evento é sobre impacto social, responsabilidade corporative e o papel dos líderes.

Impacto social – O que está acontecendo em nossas comunidades, o que está sendo feito no mundo para resolver os problemas e como ações locais refletem em proporções globais.Responsabilidade corporativa – Qual é o papel das empresas neste movimento? Este tópico é sobre como organizações estão cientes disso e quais são pensamentos que podem dar impulso a um futuro sustentável junto com o outro setor.Liderança – Como podemos ser mais pró-ativos e produtivos para causarmos um maior impacto no ambiente à nossa volta? Que ferramentas podemos usar para aumentar as mudanças?

FAQNão tenho area de PR no meu CL, posso realizar esse evento? Não. O evento Catalisa é recomendando para CLs que tenham a área de PR para se responsabilizar pela entrega, pois tem como estratégia.

Qual o outcome esperado do evento?Todas os grupos catalisadores devem criar um projeto inovador envolvendo o tema proposto. Os grupos devem ser divididos por projetos a serem implementados em GCDPi ou iniciativas de engajamento de mais pessoas externas, resultando em um movimento social (ex: )

Que tipo de pessoas devem comparecer ao evento? Como faço para selecioná-las e convidá-las?Jovens que serão selecionados através de perguntas feitas na inscrição relacionadas ao tema e a motivação pessoal Rresentantes de diversos setores (sociais, políticos, empresariais, etc) que devem ser convidados. Utilizar uma entidade representativa parceira pode ajudar no comparecimentos dessas Organizações ao evento.

O formato com paletras, debate e grupos catalisadores é obrigatório.?Não. O ideal é que se faça uma introdução ao tema através de palestras curtas sobre histórias e ideias relacionadas ao tema e depois um debate com a plateia, mas não é obrigatório. O bloco dos grupos catalisadores é fundamental para o alcance do resultado esperado com o evento, visto que é a parte prática de elaboração do projeto.

Quais temas posso trabalhar nesse evento?O Catalisa tem como proposta inicial a conexão de jovens e lideres da sociedade para discutir sobre questões envolvendo as mais relevantes temáticas envolvidas com a realidade local de cada cidade. Nesse contexto, sugere-se alguns temas inseridos na realidade nacional como:- Problemas enfrentados pelos jovens da cidade - Educação Básica- Engajamento dos jovens com as comunidades locais- Mudanças no meio ambiente- Disseminação do conhecimento- Perfil dos jovens de classes C e D.

Conexão Global

O Conexão Global é um Encontro de oportunidades, discussão e networking sobre temas relacionados aos segmentos de mercado que precisam ser desenvolvidos no Brasil hoje. Realizado pela AIESEC, o Conexão Global conecta empresas de determinado segmento aos especialistas do mercado, e apresenta soluções criativas, inovadoras e visão internacional para as necessidades do segmento.


Somente escritórios que durante a visita estratégica tiverem definido GIP como prioridade do escritório. Além disso, para realizar este evento é obrigatório que ele seja co-realizado por uma Entidade representativa do segmento.

Público alvo

Empresas de determinado segmento, Entidade de determinado segmento e Parceiros da AIESEC.

Objetivos

9. Aproximar os Escritórios da AIESEC dos segmentos em que atuam;10. Suprir as necessidades dos Escritórios com relação à conhecimentos do segmento;11. Aumentar os resultados de raises no programa Talentos Globais;12. Posicionar a AIESEC como provedora de talentos e consolidar nosso market share em segmentos

específicos do mercado;


40 empresas do segmento convidadas para o evento ou 100% do mercado (em caso de parques

tecnológicos e incubadoras).

20 empresas presentes no evento.

3 RA GIPi nos 30 dias seguintes ao evento.

Checklist

o Analisar a timeline de início dos projetos de GIPi; o Reunir com a entidade representativa do segmento que GIPi irá trabalhar no próximo projeto; o Apresentar a proposta do evento e agendar o evento; o Abordar especialistas do segmento para palestrar no evento; o Realizar os ajustes no material nacional; o Encaminhar e divulgar para as empresas, ou acordar a divulgação com a entidade

representativa; o Contratar os serviços necessários;

o Auxiliar a área de GIPi no dia da execução do evento;o Acompanhar o número de assinaturas de contratos de GIPi nos 30 dias seguintes ao evento; o Criar wiki no myaiesec com as informações do mercado adquiridas ao longo das discussões no

evento;

Guia de marca


Duração Atividade Propósito30’ Coffee ou coquetel de abertura Coletar informações dos participantes

e fazer networking;15’ Apresentação da AIESEC Apresentar a Organização de forma

geral e o motivo de estarmos realizando este evento;

30’ Apresentação do especialista Palestra do especialista;30’ Discussão Open space de discussão do tema15’ Apresentação do Programa Talentos

GlobaisApresentar o programa com foco no perfil de profissionais que temos no sistema para o segmento;

20’ Reuniões individuais e coffee Reuniões para preenchimento de jobs questionnaire das Empresas interessadas e continuação do networking;

Temática do eventoO tema do evento deve estar alinhado com os assuntos do segment. Por exemplo, se for TI, pode ser sobre o apagão de RH. As pessoas devem estar realmente interessadas no tópico, caso contrário, elas não comparecerão. Isso reforça a ideia de ter uma entidade de classe como parceiras.

FAQDurante o planejamento estratégico o meu escritório não escolheu GIP como foco. Posso fazer esse evento?Não, em um primeiro momento este evento é permitido somente para aqueles escritórios que escolheram GIP como foco. Porém, há portfólio de eventos para escritórios que escolheram outros focos, aproveite.

Meu escritório não tem área de PR, onde devo alocar o projeto deste evento?No caso de escritórios que não possuam uma área de PR, é recomendável que o projeto fique alocado em GIPi, e seja composto por membros de GIPi e COM.

Não conseguimos parceria com nenhuma entidade representativa do segmento, mas queremos realizar o evento mesmo assim. Posso fazer?Não, para realizar este evento é necessária uma parceria com uma entidade representativa do segmento. Existem diversas entidades representativas para todos os segmentos, procure por associações, centros de administração, sindicato de empresas, câmaras de comércio, federações etc.

Global Village

O evento pretende promover a diversidade cultural e proporcionar aos estudantes uma visão de mundo maior através da interação com outras culturas. A intenção é apresentar curiosidades, bandeiras, fotos e culinária de países e regiões do mundo.

Quem deve rodar este projeto?Qualquer CL tem capacidade de rodar um Global Village.

Público alvoJovens universitários de 18 a 24 anos.

Objetivos

1. Promoção da diversidade cultural na cidade2. Abrir a mente dos jovens para intercâmbio3. Gerar pipeline de intercâmbios OGX


# de estudantes presentes no evento

# estudantes inscritos para programas de ELD

# de países expostos

Checklist

o Theme aligned with event’s purpose: connect youth to corporate market. o An adequate and well-positioned local for evento Speakers, topics, panel guests and workshops (according to agenda structure)o Coffee break, materials to support event execution (projector)o Press releases planningo Communication, budget and logistics planso Correct brand alignmento AIESEC promotion during evento Report planning and showcasingo LC should not stop to organize ito Whole EB committed to its delivery, but only VPPR/COMM executes ito Partnerships planning to reduce or neutralize expenditureso Organize ELD focus: OGX raise, GIPi raise or TXP raise. Take attention to timelines.

Guia da marca


O evento tem a proposta de ser feito como uma feira. Pode ser criada uma agenda de palestras ao longo do evento.

Temática do eventoO Global Village tem o valor de promover diversidade cultural, entendimento entre culturas e o respeito mútuo.

FAQQuero criar um evento de dois dias. Posso?Sim! Você pode alterar a agenda conforme sua localização, resultados esperados, preferências e necessidades logísticas.

Preciso ter stands no evento? Como consigo?Alguns CLs conseguiram que a universidade bancasse o custo dos stands. Caso isso não seja possível, você pode contratar stands (que talvez saia bem caro – alternativa para suprir isso é por meio de parcerias) ou mesmo fazer com mesas.

Como posso saber quais são os EPs e trainees de meu CL?Você pode pesquisar isso na myaiesec.net ou fazer o evento em parceria com OGX e ICX. A prioridade é OGX, pois eles se beneficariarão com o contato dos estudantes que irão ao evento. Sugestão é deixá-los responsável pela Agenda do evento e PR fica com a estrutura do evento. Alguns CLs usam o Global Village como preparação cultural. Para ICX, o GV é uma ótima oportunidade de incrementar o service.

Youth to Business Forum (Y2B)

Youth to Business é uma estratégia global da AIESEC para engajar jovens com representantes de empresas, governo, educação e líderes da sociedade em geral por meio de workshops, palestras e discussões num fórum de ideias. Por meio dessa iniciativa, as empresas se conectam com os pensamentos dos jovens e estes tem a possibilidade de ficar por dentro de tendências e oportunidades. O tema do evento gira em torno de inovação, liderança e mercado de trabalho.

Quem deve rodar este projeto?CLs que queiram rodar estratégias de GYV. CLs que precisam engajar mais jovens com a AIESEC Way de curto a médio prazo, porque as iniciativas de COMM já rodam na capacidade máxima.Y2B não é uma estratégia de curto prazo de RA (não rode ele esperando resultados para logo).CLs que não performam em COMM ou tem baixo volume de atividades não são aconselháveis a rodar o Y2B. Y2B não deve ser sua principal estratégia de marketing.Uos, IEs e expansões não são encorajados a rodar Y2B.

Público alvoJovens universitários de 18 a 24 anos.Estudantes de ciências sociais aplicadas, engenheiros, TI, e comunicação tem maior tendência em se interessar pelos temas gerais do evento.

Objetivos

13. Prover microexperiência de AIESEC para aumentar a percepção de valor.14. Criar uma pipeline de estudantes de curto a médio prazo para ELD.15. Construir reputação no Mercado de organizações.16. Aparição pública e exposição da marca da AIESEC.

Mensuráveis de Sucesso*

# de estudantes presentes no evento**

# estudantes inscritos para programas de ELD

Evento sustentável financeiramente

* O Y2B é um evento já consolidado na rede e bem forte. Pelo número de realizações, ele pode ter diversos focos – TXP, retorno financeiro, OGX, etc. Converse com o NST responsável para te auxiliar.**Nós não encorajamos o CL a focar em realizer o maior Y2B do mundo. Isto demandaria muito esforço e você atingiria apenas um público. Analise se você pode organizar um bom número de eventos (de 5 a 6) para diferentes setores e focando em diferentes públicos.

Checklist

o Theme aligned with event’s purpose: connect youth to corporate market. o An adequate and well-positioned local for event

o Speakers, topics, panel guests and workshops (according to agenda structure)o Coffee break, materials to support event execution (projector)o Press releases planningo Communication, budget and logistics planso Correct brand alignmento AIESEC promotion during evento Report planning and showcasingo LC should not stop to organize ito Whole EB committed to its delivery, but only VPPR/COMM executes ito Partnerships planning to reduce or neutralize expenditureso Organize ELD focus: OGX raise, GIPi raise or TXP raise. Take attention to timelines.

Guia da marca

DON'T change the name order or logo in any way. For more information: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10154387

These are examples of what not doing:


Duração Atividade Propósito30’ Inscrições Coletar dados dos participantes.

http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10154387

15’ Abertura Apresentação da AIESEC e do evento.30’ Palestras Três palestras.60’ Painel Roda de discussões com convidados.45’ Break Coffee break e network60’ Workshops Rodada de workshops.

Duração Atividade Propósito30’ Inscrições Coletar dados dos participantes.15’ Abertura Apresentação da AIESEC e do evento.60’ Painel Roda de discussões com convidados.30’ Break Coffee break e network60’ Workshops Rodada de workshops.45’ Break Coffee break e network60’ Workshops Rodada de workshops.

Duração Atividade Propósito30’ Inscrições Coletar dados dos participantes.15’ Abertura Apresentação da AIESEC e do evento.10’ Palestra Um tópico relacionado ao tema

central do evento.60’ Painel Roda de discussões com convidados.10’ Palestra Um tópico relacionado ao tema

central do evento.45’ Break Coffee break e network10’ Palestra Um tópico relacionado ao tema

central do evento.60’ Painel Roda de discussões com convidados.10’ Palestra Um tópico relacionado ao tema

central do evento.

Tem muitos cases de Y2B na rede. Não se limite a essas sugestões. :)

Temática do eventoO Youth to Business deve focar nos tópicos de interesse tanto das empresas quanto de estudantes, como Liderança, Inovação, Empreendedorismo e Mercado de Trabalho.Liderança – Este tópico explora a liderança e o efeito e papel que indivíduos e empresas podem ter no mundo.Inovação – Inovação é trazer ideias à vida, e este tema é para a nova geração de empreendedpres, inventores e sonhadores aprender.Empreendedorismo – Jovens identificado oportunidades e agindo e criando novas empresas. O tópico aborda como apoiar empreendedores a enxergar os problemas como oportunidades, agir para identificar soluções e adicionar valor à sociedade.Mercado corporativo – O que está acontecendo no mundo a respeito de tecnologia, novas formas de interações entre segmentos e os novos trabalhos? Como podemos conectar trabalho, paixão e sucesso?

FAQQuero criar um evento de dois dias. Posso?Sim! Você pode alterar a agenda conforme sua localização, resultados esperados, preferências e necessidades logísticas. Tem muitos cases na rede sobre isso. Dê uma olhadinha na nossa wiki de GYV para referências dos good cases.

Posso alterar o material gráfico?NÃO! Nós adotaremos uma severa política de restrições para adoção correta do guia da marca do Y2B e ele NÃO PODE ser modificado. Qualquer desvio nesse sentido será penalizado.

Eu quero parceiro nacional no meu Y2B. E agora?Nós temos um formulário de requerimento para isso. Por favor, preencha-o com suas preferência se aguarde. Nós não garantimos todos os parceiros nacionais em todos os Y2B, especialmente porque os CLs nos avisam muito próximo à data do evento (deve ser com, no minimo, 3 meses de antecedência) e porque nem todos os parceiros estão interessados em todos os fóruns locais.