value through excellence

Stockholm 2016-04-27

DokumenthanteringIntranät

Digital Workplace Summit

27 April

Lars Blixt

Mobil: 0733-98 80 43

lars.blixt@preciofishbone.se

@larsblixt

Blogg: http://kompetens.wordpress.com/

Syfte och Mål

Få förståelse för dokumenthantering

problem och möjligheter

Få förståelse för

Olika typer av dokument och applikationer

Metadata

Dokumenthanteringsprocess

Versions- och revisionshantering

Få förståelse för fällorna vid införande av

dokumenthantering.

Få förståelse för förändringsledning vid ett

införande av dokumenthantering i en

organisation.

Workshop innehåll

1. Inledning

2. Intranät och dokumenthantering vad menar vi?

3. Olika typer av applikationer och dokument

4. Metadata lösningen på problemet?

5. Dokumenthanteringsprocess

6. Versions- och revisionshantering

7. Förändringsledning vid införande av ett

dokumenthanteringsprojekt

8. Praktiska erfarenheter av införande av dokumenthantering

9. Exempel dokumenthantering

10.Avslutning frågor

Presentation

• Vem är jag?

• Vem är du?

Inledning

• Nyttan

• Historia

• Informationshantering

utveckling

• Slutsats

1

Helhet! Nytta!

Teknik/Innehåll/system

Arbetsprocesser Användare

Krav tekniskt system

Krav utbildning/informationKrav rutiner/instruktioner

Management/Organisation

Krav resurser/engagemang

Vad är ett dokument?

Information som står för sig själv och

kan tydas, utskriven på papper eller i

elektronisk form.

Informationshantering utveckling

Hur stor plats tar

informationen?

Volvo FM340 skåpbil med baklyft

Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton.

Volym: 40 m3

Sandisk microSD-kort med 512 GB

(11*15*1 mm)

Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg =>

1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000

5,6 miljoner sidor

1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb

Antal sidor 500 000 * 1000 =

Ca 500 miljoner sidor

Slutsats?

Intranät och dokumenthantering

vad menar vi?

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering kopplat till intranät2

Dokumenthantering

1. Skapa/upprättar dokument

2. Fastställa/godkänna dokumentet

3. Förändring av dokument

4. Hitta/söka dokument

5. Arkivering/rensning av dokument

Olika typer av dokument?

Styrande dokument (Specificerade)

Policy, rutiner, riktlinjer, handledning

Redovisande dokument (Beskrivande)

Mötesprotokoll, rapporter, brev etc

Dokumenthantering?

Basen dokumenthantering

Ledningssystem CRM-systemProjektplats Avtalssystem

Fileshare

Avd.diskVersionshantering

In-utcheckning

Behörighet och säkerhet

Struktur

Sökning

Basen:

Intranät

Varför dokumenthantering

Varför dokumenthantering?

Hur arbetar många organisationer idag?

Dokumentationsmognad?

Flytta från fileshare?

3

Gruppövning

Varför är dokumenthantering viktigt?

Vad vill Ni uppnå?

Bi-kupor två och två 5 min

Varför dokumenthantering?

Tillgängligt för ”rätt” personer

Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”

Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga.

Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial

(Statushantering, dokumentlivscykel)

Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen

(Versionshantering)

Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)

Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap

Kunna rensa/gallra och arkivera information på strukturerat sätt

Hur arbetar Pelle och Lisa

idag?

Hur arbetar man idag?

• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller

policy

• Egna namnstandardar och mappstrukturer

• Arbetar mycket på C:\ och G:\ etc, lever i sk

informationsöar

• Använder outlook som dokumenthanteringssystem

• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox,

onedrive, projectplace etc

• Ibland använder man sig av SharePoint (Ofta utan

styrning och tanke)

Dokumenthantering => mappar i Fileshare?

• Det är en de-facto standard hos

många idag

• Metaforen lever kvar

• Lätt att kopiera filer, lägger de

elektroniska dokumenten i flera

mappar

Dokumentationstrappan

0. Ingen tjänst använder ingen metadata

1. Använder tjänst, men ingen metadata

2. Använder tjänst med metadata

3. Som 2 och mallar och policy/regler

4. Som 3 med komplett dokumentprocess

Inkl arkivering/rensning, flöden, sekretess

timestamp/verifiering mm

0

1

2

3

4

De flesta organisationer ligger mellan

0-2 i trappstegen, med tonvikt på 0-1

Var befinner sig er organisation?

Flytta/migrera till ett

dokumenthanteringssystem

Övning

Vad är de största problemen med

dokumenthantering idag hos er?

Flytta ifrån filhanteraren

(fileshare)?

• Är ordningen bra idag?

• Rensas dokument?

• Är det lätt att hitta?

• Har rätt personer tillgång till

informationen?

• Finns en policy på hur

dokumenten ska hanteras?

Företag X

Ekonomi Internt ProduktionFörsäljning &

Marknad

Marknad

Stora sjukhus Tjänstesektorn InudstriStatliga

myndigheterSjukvård

Privata lab Sjukhus

Privat Statligt

Stora

Söder

20122011 2010

Små Mindre klinikerForskning

institutionerLandsting

stora små

Försäökning PR Nyhetsbrev

Fileshare

“finns i sjön”

Flytta kaos ifrån fileshare och outlook till

SharePoint blir det bättre?

Resultat: SharePoint är ett skräpsystem

Slutsats

SharePoint eller annat system löser inte

oordning i rutiner eller arbetsprocesser.

Stort manuellt arbete att flytta oordning

och kaos in till en bestämd struktur.

Är metadata lösningen?

Varför metadata?

Vad är metadata?

Filsystem ostrukturerad metadata

Virtuella mappar

4

Är metadata

lösningen?

Vad är metadata?

• Data om Data (Information om

information)

• Metadata är information som beskriver,

klassificerar, identifierar och lokaliserar en

informationsresurs företrädesvis en digital,

men det kan t ex också vara fysiska

resurser såsom böcker LP-skivor mm.

Varför metadata?

• Hitta rätt, snabbt

• Få en dynamisk struktur (navigation)

• Styra flöden och funktioner

=> Ordning och reda

Metadata

Ingredienser

Tomatpuré, Vatten, Grädde, Förtjockningsmedel (E

1422), Vegetabilisk olja, Hummer mald [2,5%], Salt,

Arom (innehåller selleri), Smakförstärkare

(mononatriumglutamat, dinatriumguanylat, -inosinat),

Kryddor (bl a vitlök), Maltodextrin (potatis- och

vetebaserad), Fiskpulver, Jästextrakt

Näringsvärde per 100gram

Energi: 55 kcal

Proteiner: 1,5 g

Kolhydrater: 4 g

Fett: 3,5 g

Vad? Beskrivning?

Hummersoppa

Volym? Vikt?

6 dl, 600 gram

Ingen metadata !!

Filsystem

Filnamn

Mappnamn

Ekonomi

Prognos

Prognos förändring

Faktura logg

Underarbete bilaga

Prognos utfall

Översta mappen

Företag X

Ekonomi Internt Produktion

Försäljning&

Marknad

Marknad

Storasjukhus

Tjänstesektorn

InudstriStatliga

myndigheter

Sjukvård

Privatalab

Sjukhus

Privat Statligt

Stora

Söder

20122011 2010

SmåMindrekliniker

Forskninginstitutione

rLandsting

stora små

Försäökning

PR Nyhetsbrev

Fileshare

“ostrukturerad

metadata”

Virtuella mappar med exakt innehåll när

metadata finns

Policy för företaget

Mötesanteckningar för avdelningen

Alla dokument som skapats inom ekonomi

Exempel metadata prisjakt

Mappar och/eller metadata?

• Mappar nackdelar

– Linjär struktur, måste navigera ner i mappen för att hitta dokumentet, många

klick

– Ostrukturerad metadata, vilka mapp- och filnamn som helst

– Ej indexerat det som är i mappnamnet, för sökning, måste navigera ner i

mappen

– Flyttar du filen i mappstrukturen, ny url

– Svårt att hitta dokumenten pga djup och ostrukturerad mappstruktur

– Mappar kan bara visas på ett sätt

– Måste spara dokumentet i två mappar om det är aktuellt att visa på flera

platser

– För enkelt att skapa/ändra mappar, användaren är i händerna på den som

skapar/ändrar mappstrukturen

• Fördel

– Skapa behörighet på en mapp, vet vilka som kan komma åt dokumenten

– Snabbt att skapa nya mappar, användarna är vana vid det

• Metadata fördelar

– Kan lagras på ett ställe, behåller url

– Metadata indexeras gör det enklare att använda sök på ett effektivt

sätt

– Filen kan visas och kombineras på många olika sätt vilket betyder

att den endast behöver sparas på ett ställe, en originalfil

– Möjlighet att styra användarna på ett bättre sätt, genom att

använda sig av strukturerad metadata

– Visuellt kan man få metadata att uppträda som mappar

• Metadata nackdelar

– Går ej att sätta behörighet på ett metadatavärde (SharePoint)

– Svårare att jobba i utforskaren och offline (SharePoint)

Mappar och/eller metadata?

Många varor !

Mycket information !

Ingen metadata medför större problem.

Exempel metadata

• Ett skivspår på en CD– Låttitel

– Album

– Artist

– Utgivningsår

– Kompositör

– Genre

– Betyg

– Inspelningsplats

– Producent

– Betyg

Metadata standard

• Dublin Core

• MoReq (2)

• METS

• Bygginformation (www.metadata.se)

Dublin Core finns std i SP

Producent kontra konsument

Metadata

Så enkelt som möjligt

Få metadata

Möjlighet att söka på

många metadata

Övning

Vad använder Ni för metadata idag

för er dokumentproduktion?

ExempelFält Förklaring

Dokument id Unikt dokument nr

Dokumenttyp Typ av dokument, taxonomi eller lista

Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet

Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet

Författare Författare till dokumentet

Sekretessklass Sekretessnivå för dokumentet

Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde

Språk Språk för dokumentet

Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?

Dokumentdatum Senast uppdaterat

Giltig till Hur länge är det giltigt?

Version Version på dokumentet

Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?

Dokumenthanteringsprocess

Hur ska vi hantera dokumenten?

Dokumenthanteringsprocess5

Hur ska vi hantera våra dokument?

Har vi olika typer av dokument?

Nuvarande inriktning av dokumenthantering?

Vilken typ av dokumentation är det fokus på?

Styrande dokument/Specificerande dokument?

Redovisade dokument?

Var finns dessa dokument idag?

Hur navigerar/söker man efter dem?

Hur skapas dessa dokument och av vem?

Ska dokumenten arkiveras/rensas/gallras?

Vad är det som inte fungerar idag?

Finns det någon policy/rutin som hanterar/beskriver

dokumenthanteringen?

Hur fastställs ett dokument i er organisation?

Versionshantering hur fungerar det?

Dokumenthanteringsprocess

Metadata?

Struktur

Mallar?

Långtidslagring?

Vem? Roller?

Vem?

Behörighet?

Revisioner?

Låsta dokument?

Var?

Vem?

Rensning/gallring?

Versions- och revisionshantering

Hur ser vi att dokumentet är

gällande/fastställt?

Hur hanterar vi versioner/revisioner?

Versionshantering rekommendationer?

6

Versionshantering

Hur ska vi hantera versioner?

Varför vill vi använda oss av versioner?

Vad har vi för begrepp i vår organisation?

Versioner? Arbetsversioner?

Huvudversioner? Revisoner? Utgåvor?

Talar hela organisationen samma språk?

Rekommendation versionshantering

Sätt era begrepp, kommunicera

Använd funktionalitet standard i SharePoint

med arbetsversioner och huvudversioner

Följ upp och var polis.

Förändringsledning vid införande av ett

dokumenthanteringsprojekt

Hur arbetar vi med ett införande?

Varför är dokumenthanteringen oftast

ett förändrningsprojekt?

Förändringsledning rekommendationer

7

Problem och utmaningarInförande av nytt arbetssätt

Hur ska man flytta ifrån C:\ och G:\?

Scenario.

En organisation har idag alla sina dokument på C:\

och fileshare samt i Outlook och vill få bättre

ordning, lösningen som föreslagen är SharePoint.

Fundera hur skulle Ni ha gjort?

Vilken väg ska vi ta?

Basen dokumenthantering

Intranät Ledningssystem ÄrendehanteringProjektplats Avtalssystem

Fileshare

Avd.disk

Strategi

Var är vi nu? Nuläge

Vart vill vi? Målbild

1

2

Hur tar vi oss dit?3

Handlingsplan/

Projektet

Vart är vi nu? Definiera problemet och

ägare

1. Vilka dokument är mest kritiska?

2. Hur arbetar man idag med dokument?

3. Hur ser det ut idag? Var finns dokumenten?

4. Vem äger informationen?

5. Vem äger dokumenthanteringsprocessen?

Vart ska vi? Vad ska vi sikta emot?

1. Vilka delar ska vi förändra?

2. Hur vill vi att vi ska arbeta?

3. Ska vi dela upp den stora målbilden i delmål?

Hur tar vi oss dit?

1. Vad ska förändras?

2. Tänk nytta

3. Vad ska vi göra inom respektive område?

4. Projektplan/Handlingsplan

5. Inte bara ett tekniskt projekt, tänk användare

Kravställ ! !

och involvera användarna

Lagom breda och hög staket

för dokumenthantering

Mål: Ordning & Reda

Mina fem ”käpphästar”

• Dokumenthanteringsprocess inkl policy/riktlinjer

• Metadata

• Mallar

• Enkelt användarvänligt, använda system på rätt

sätt. Styra användarna lagom.

• Kommunikation och delaktighet

Ät elefanten i små tuggor

Förändringsledning vid införande av ett

dokumenthanteringsprojekt, Överge C:\

• Göra arbetsprocessen och verktyget

tillräckligt enkelt användarvänligt

• Informera, engagera och följa upp

• Delaktighet

• Lagom brett och högt staket som styr mot

målet

Praktiska erfarenheter av införande av

dokumenthantering

Exempel Trafikverket Mälarbanan

Varför misslyckas ofta

dokumenthanteringsprojekt?

Vad ska man tänka på?

Egna erafarenheter

8

Exempel projekt Mälarbanan

Projekt Mälarbanan bygger ut järnvägen mellan Tomteboda och Kallhäll nära

Stockholm med två nya spår. Ska vara klart 2015, budgeterad kostnad 14

miljarder kronor.

Utmaningen: Använder sig av en färdig ”produkt” projektportal investera för projekt-

administrativa dokument. Har inte använts på rätt sätt, djupa mappstrukturer. Gå

över till en metadatastyrd navigation. Ett nytt tänk.

Implementering

Intervjuat delprojektledare

Utsett superanvändare

Diskuterat metadata och uppdaterat användardokumentation

Utbildat alla användare

Implementerat en förvaltningsorganisation

Metadata på tre nivåer

Central nivå (Hela Trafikverket)

Central nivå för investeringsprojekt

Lokal nivå i projektet

Vanligaste felen som jag har sett...

• Ej förankrat från ledningen, det där med

dokumentation är inte så viktigt...

• Tänker inte att det är en

dokumenthanteringsprocess

• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen

• Tekniken först, sedan löser vi arbetsmetoderna

• Släpper användarna helt fria, fortsätter med

samma arbetssätt som innan

Vanligaste felen forts ..

• Ingen förankrad metadata

• Utnyttjar inte potentialen i mallar

• Ingen eller lite utbildning vid införande av

dokumenthanteringssystemet

• Försöker svälja elefanten i en tugga

• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt

• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten

• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB,

hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.

Det tar tid, tänk långsiktigt

Exempel dokumenthantering kopplingar

intranät

Jönköping Energi (“Färdig product” )

Försäkringsbolag (Anpassad lösnining)

Brittiska Röda korset (Anpassad lösning)9

Frågor/diskussion

10Vad var bra?

Vad kan bli bättre?

Tips på bloggar och personer

Richard Harbridge http://www.rharbridge.com/

Christian Buckley http://www.buckleyplanet.com/

Nothing but SharePoint

https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/eusp/Pages/default.aspx

AIIM SharePoint http://www.aiim.org/community/sharepoint

Scott Jamison http://www.scottjamison.com/blog/

Susan Hanley http://www.susanhanley.com/

Tack

För mig !!Kontakt:

lars.blixt@preciofishbone.se

mobil: 0733 98 80 43