Upload
lars-blixt
View
2.994
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Ett försök att beskriva möjligheterna och problemen med dokumenthantering för Sharepoint 2010
Citation preview
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthantering med SharePoint 2010
Sundsvall 42
2012-10-18
Lars Blixt
Mobil: 0733-98 80 43
@larsblixt
Blogg: http://kompetens.wordpress.com/
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Agenda
• Inledning, presentation, historik
• Varför dokumenthantering?
• Vad menar vi med dokumenthantering?
• Vad vill vi uppnå med dokumenthantering?
• Varför är metadata viktigt?
• Demo SharePoint
• Problemen vid införande av ett dokumenthanteringssystem?
• Frågor & diskussion
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokument?
• Information som står för sig själv och kan tydas, utskriven på papper eller i elektronisk form.
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Informationshantering utveckling
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Historia lagringsmedium
2000 1900 1800 1700 1600 1500
Gutav Vasa, Riksregistratur 1523
Amerikanska folkbokföring 1890
PC
Stordator
Papper Hålkort 1800
Tape/Band 1951
Floppy disk 1960
Hårddisk 1950
USB 2000
Vadstena diariet 1336
CD 1981
DVD 1995
CF 1995
Wikipedia 2001
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Hur stor plats tar informationen?
Volvo FM340 skåpbil med baklyft
Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton.
Volym: 40 m3
Kingmax microSD-kort med 64 GB
(11*15*1 mm)
Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg =>
1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000
5,6 miljoner sidor
1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb
Antal sidor 64 000 * 1000 =
64 miljoner sidor
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Slutsats?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Varför
dokumenthantering?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthantering Vad är det?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthantering
• Skapa/upprättar dokument
• Fastställa/godkänna dokumentet
• Förändring av dokument
• Hitta/söka dokument
• Arkivering/rensning av dokument
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthantering?
Basen dokumenthantering
Intranät Ledningssystem Ärendehantering Projektplats Avtalssystem
Fileshare Avd.disk
Versionshantering
In-utcheckning
Behörighet och säkerhet
Struktur
Sökning
Basen:
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Vad vill Ni uppnå?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Varför dokumenthantering? – Tillgängligt för ”rätt” personer
– Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”
– Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga.
– Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering, dokumentlivscykel)
– Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen (Versionshantering)
– Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)
– Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap
– Kunna rensa/gallra information på strukturerat sätt
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Hur arbetar Pelle och Lisa idag?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Hur arbetar man idag?
• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller policy
• Egna namnstandardar och mappstrukturer
• Arbetar mycket på C:\ och G:\ etc, lever i sk informationsöar
• Använder outlook som dokumenthanteringssystem
• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox, skydrive etc
• Ibland använder man sig av SharePoint (Ofta utan styrning och tanke)
• Diariet lever sitt eget liv, men ej till det dagliga arbetet
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthantering => mappar i Fileshare?
• Det är en de-facto standard hos många idag
• Metaforen lever kvar
• Lätt att kopiera filer, lägger de elektroniska dokumenten i flera mappar
• Officiellt system t ex diariet (Platina, W3D3, Public 360) sedan arbetar man utanför detta.
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Företag X
Ekonomi Internt Produktion Försäljning &
Marknad
Marknad
Stora sjukhus Tjänstesektorn Inudstri Statliga
myndigheter Sjukvård
Privata lab Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
2012 2011 2010
Små Mindre kliniker Forskning
institutioner Landsting
stora små
Försäökning PR Nyhetsbrev
Fileshare “finns i sjön”
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Flytta kaos ifrån fileshare till
SharePoint blir det bättre?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Resultat
SharePoint är ett skräpsystem
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Är metadata
lösningen?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Varför metadata?
• Data om Data (Information om information)
• Hitta rätt, snabbt
• Få en dynamisk struktur (navigation)
• Styra flöden och funktioner
• Ordning och reda
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Företag X
Ekonomi Internt Produktion
Försäljning &
Marknad
Marknad
Stora sjukhus
Tjänstesektorn
Inudstri Statliga
myndigheter
Sjukvård
Privata lab
Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
2012 2011 2010
Små Mindre kliniker
Forskning institutioner
Landsting
stora små
Försäökning PR Nyhetsbrev
Fileshare “ostruktureradmetadata”
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Exempel metadata
• Ett skivspår på en CD
– Artist
– Utgivningsår
– Kompositör
– Genre
– Betyg
– Inspelningsplats
– Producent
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Metadata standard
• Dublin Core
• MoReq (2)
• METS
• Bygginformation (www.metadata.se)
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Producent kontra konsument Metadata
Så enkelt som möjligt
Få metadata
Möjlighet att söka på
så många metadata
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Exempel Fält Förklaring
Dokument id Unikt dokument nr
Dokument typ Typ av dokument, taxonomi eller lista
Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet
Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet
Författare Författare till dokumentet
Sekretessklass Sekretessnivå
Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde
Språk Språk för dokumentet
Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?
Dokumentdatum Senast uppdaterat
Giltig till Hur länge är det giltigt?
Version Version på dokumentet
Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Demo Sharepoint
• Som innan, göra likadant fast i SharePoint
• Tänk efter före. Tänk metadata.
• Hur ska vi söka efter informationen?
• Hur får vi in metadatan enklast?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Informationen måste kunna dö?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthanterings-
process
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Dokumenthanteringsprocess
Metadata?
Struktur
Mallar?
Långtidslagring?
Vem? Roller?
Vem?
Behörighet?
Revisioner?
Låsta dokument?
Var?
Vem?
Rensning/gallring?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Problem och utmaningar
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
SharePoint paradoxen
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Vilken väg ska vi ta?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Tänk rätt och sikta rätt
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Ät elefanten i små tuggor
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Kravställ ! !
och involvera användarna
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Vanligaste felen som jag har sett...
• Ej förankrat från ledningen, det där med dokumentation är inte så viktigt...
• Tänker inte att det är en dokumenthanteringsprocess
• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen
• Tekniken först, sedan löser vi arbetsmetoderna
• Släpper användarna helt fria, fortsätter med samma arbetssätt som innan
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Vanligaste felen forts ..
• Ingen förankrad metadata
• Utnyttjar inte potentialen i mallar
• Ingen eller lite utbildning vid införande av dokumenthanteringssystemet
• Försöker svälja elefanten i en tugga
• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt
• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten
• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB, hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Det tar tid, tänk långsiktigt
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Frågor och diskussion
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tveckling A
B 2
01
0
Tack För mig !!
Intresserad Kurs Dokumenthantering i Praktiken
14-15 November Stockholm