Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 1

Projektgranskning

Varför och vad?

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 2

Motiv för projektgranskning

n Lösa akuta problem (reaktivt)

n Rapportering till organisationens ledning (förtroendeskapande)

n Förhindra problem senare i projektet (proaktivt)

n Erfarenhetsåterföring för framtida projekt (proaktivt)

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 3

Projektgranskning i nio steg

1. Uppdrag2. Planering3. Granskning av organisationens projektmodell4. Granskning av projektdokument5. Sammanställning av frågelista6. Intervjuer7. Utvärdering8. Utarbetande av rapport9. Uppföljning

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 4

1. Uppdrag

n Syfte

n Omfattning

n Bas för granskning = projektmodell (internationell, nationell, organisationens, granskarens)

n Vad är speciellt viktigt i projektet (framgångsfaktorer)

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 5

2. Planering

n Vilka dokument ska granskas• Organisationens dokument (projektmodell)• Projektdokument

n Vilka personer ska intervjuas

n Tider

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 6

3. Granskning av projektmodell

n Förstå modellen och veta vad som ska förväntas vid granskning av projektet

n Avgöra om modellen är adekvat• Projektet ansvarar inte för icke adekvat modell

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 7

Dokument att granska: Projektmodell

n Beskrivning av ett projekts förlopp med hjälp av faser och beslutspunkter

n Rekommenderad organisation för olika faser/periodern Rollbeskrivningarn Struktur för projektdokumentn Mallar för obligatoriska dokument

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 8

4. Granskning av projektdokument

n Före projektet

n Startmöte

n Projektplan

n Projektgenomförande

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 9

Dokument att granska: Före projektet

n Förstudien Business casen Beslut att starta projektetn Projektdirektiv

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 10

Dokument att granska: Projektplann Strategiern Organisationsscheman Rollbeskrivningarn Plan för hantering av

intressentern Mål samt prioritering

mellan projektmåln Omfattning inklusive

arbetsstruktur (WBS)n Beskrivning av

arbetspaketn Resursplan

n Ansvarsmatrisn Resursavtaln Inköpsplann Plan för hantering av

osäkerhetern Tidplann Budget inklusive

likviditetsplann Kommunikationsplann Förutsättningar och

antaganden för projektplanen

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 11

Dokument att granska: Projektgenomförande

n Protokoll från projektgruppsmötenn Ärendeförteckningn Ändringsbegärann Ändringsförteckningn Lägesrapportern Protokoll från styrgruppsmöten

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 12

5. Sammanställning av frågelista

n Organisationens projektmodell

n Granskade projektdokument

n Granskarens erfarenheter

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 13

6. Intervjuer

n Inledande möte• Förklara syfte och omfattning• Skapa förtroende• Frågor och svar

n Insamling av information• Intervjuer baserade på frågelista samt öppna

frågor (cirka 1½ timma per person)• Ytterligare projektdokument

n Avslutande möte• Presentation av de viktigaste observationerna

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 14

7. Utvärdering

n Sammanställning

n Analys

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 15

8. Utarbetande av rapport

n Förankring med intervjupersoner

n Slutsatser

n Rekommendationer

Projektkonsult Håkan Sjöholm AB Sida 16

9. Uppföljning

n Planer för korrigerande åtgärder• Projektorganisationen• Linjeorganisationen

n Uppföljningsgranskningar