Riskienhallinta osana pk-yrityksen johtamista

Eija Kupi 8.10.2009

2

Miksi tarvitaan järjestelmällistä riskienhallintaa, kun pk-yritykset näyttävät pärjäävän aivan hyvin ilmankin?

• Järjestelmällinen = suunnitelmallinen, dokumentoitu, arvioitavissaoleva, toistettavissa oleva

• Ennakoitavuus• Yhteisymmärrys• Kasvun mahdollistaminen• Ulkopuoliselle osoittaminen• Reaaliaikainen, kaikille käytettävissä oleva tieto

• Strategiset riskit - operatiiviset riskitToiminnan suunnittelun riskit - toteutuksen riskit

• Formaalit / non-formaalit riskienhallinnan käytännöt

3

Tutkimusongelma

• Perinteisesti riskejä on tarkasteltu riskityypeittäin – ympäristöriskit,turvallisuus- ja securityriskit, taloudelliset riskit jne. Riskilähtöinen jaottelusopii pienille yrityksille silloin, kun etsitään ratkaisua yhteen tunnistettuunongelmaan.

• Esimerkiksi PK-yritysten riskienhallintasivustolla (www.pk-rh.fi )työvälineet on koottu kymmenen riskilajin ympärille: liike-, henkilö-,sopimus- ja vastuu-, tieto- tuote-, ympäristö-, projekti-, keskeytys-,rikos- ja paloriskeihin. Työvälineitä on paljon, jolloin pk-yrityksen onvaikea löytää oman toiminnan kannalta oleellisimmat välineet.

• Riskilähtöinen tarkastelu ei tue riittävästi yrityksen kokonaisvaltaisenriskienhallinnan kehittämistä ja koko toiminnan laaja-alaistariskitarkastelua. Tämän seurauksena riskien ja riskienhallinnankokonaiskuva jää hajanaiseksi.

• Suomen 60 suurimman yrityksen joukossa toteutetun tutkimuksen tulostenmukaan riskienhallinta on mukana yrityksen strategiansuunnitteluprosessissa, mutta se ei linkity strategian seurantaan eikästrategisiin mittareihin ja näin ollen se on usein irrallinen osa muustajohtamisjärjestelmästä (PwC 2008, Enterprise Risk ManagementBenchmarking Survey)

4

Projektin tavoitteet

• Projektin tuloksena syntyy malli tai toimintatavan kuvaus riskienhallinnanyhteyksistä pk-yrityksen toiminnan ohjauksen ja johtamisen käytäntöihin.Mallin avulla nykyisin käytössä olevia riskien tunnistamisen ja arvioinninmenetelmiä voidaan kohdentaa tehokkaammin yrityksen eri toimintoihin.

• Yrityksiin syntyy riskienhallinnan toimintasuunnitelma, jonka avulla:• havaitaan riskienhallinnan konkreettiset hyödyt - se ei ole vain

vahinkojen välttämistä, vaan tukee asetettujen tavoitteidensaavuttamista

• riskienhallinta on selkeästi osa normaalia toimintaa ja johtamista• riskienhallinnan kokonaisuus on kuvattu ja sen toimivuutta pystytään

arvioimaan ja esittelemään ulkopuolisille tahoille (viranomaiset,asiakkaat, muut sidosryhmät)

5

Yrityshaastatteluiden tutkimuskysymykset

• Mikä motivoi pk-yrityksiä kehittämään riskienhallintaa?• Miten riskienhallintaa pk-yrityksissä tällä hetkellä toteutetaan osana

johtamista?• Miten riskejä otetaan huomioon strategisessa päätöksenteossa?• Miten riskien arvioinnin tuloksia ja muuta riski-informaatiota

voitaisiin paremmin käyttää pk-yritysten johtamisen tukena?

6

Riskienhallintaprosessi

• Yleinen viitekehys, jonka mukaan yrityksenriskienhallinta olisi hyvä rakentaa.

• Kuvaus niistä päävaiheista, joita yrityksenriskienhallintaprosessin tulisi sisältää. Vainlähtökohta - ei lopullinen totuus.

• Prosessissa erityisen oleellista prosessinalkupään vaiheet, eli että yrityksenriskienhallinta rakentuuriskienhallintapolitiikan ja tavoitteiden varaan.

• Jos yrityksen riskienhallinta jää pelkästäänyksittäisten, silloin tällöin toteutettavienriskianalyysien varaan ilmanriskienhallintapolitiikan ja tavoitteidenpohdintaa ja määrittelyä, on vaarana se, ettäorganisaation riskienhallinta jää”kypsymättömäksi”. Esim. riskienhallintaankäytetyt resurssit eivät välttämättä kohdennuyrityskokonaisuuden kannalta järkevästi.

Riskienhallintapolitiikka

Riskienhallinnan tavoitteet

Kehittämistoimenpiteiden toteutumisen seuranta

Riskienhallintaprosessin seuranta ja raportointi

Auditointi ja katselmointi,riskienhallintaprosessin onnistumisen arviointi

Riskien tunnistaminen- liiketoiminnan SWOT

- riskianalyysit - vaaratilanneraportointi - havainnointikierrokset jne.

Riskien hyväksyttävyydestä päättäminen

Kehittämistoimenpiteistä päättäminen jatoimenpiteiden toteutus

ja suuruuden arvioiminenJATKUVA

VIESTINTÄ

JATK

UV

A P

AR

AN

TAM

INE

N

Lähde: Sarsama, J., Lanne, M. 2008

7

STRATEGIAAN POHJAUTUVAT TAVOITTEET

TAPAHTUMIEN TUNNISTUS

RISKIENARVIOINTI

Riskianalyysit Merkittävyydenarviointi

RISKIVASTEENEVALUOINTI

HALLINTATOIMENPITEET

RAPORTOINTIUhat / mahdollisuudet

PÄÄTÖKSENTEKO

JÄÄNNÖSRISKINRAPORTOINTI

TIEDOTTAMINEN JAKOMMUNIKOINTI

SEURANTA

AUDITOINTI

COSO 2004 A Risk Management Standard 2002

Mitä riskejävoimme /

haluamme ottaa?

Mitä riskejäkohtaamme /

voimmekohdata?

Mitenhallitsemme

tunnistetut riskit?

Miten seuraammetilanteen muutosta

/ riskientoteutumista?

Mihin toiminnas-samme

pyrimme?

Mitä prosesseja /toimintoja

toteutamme?

8

PK-tori tutkimusprojektin tuloksia:Motiiveja riskienhallintaan

Tärkeän asiakkaan vaatimus/painotus• Tarjouskilpailuun ei päästä mukaan ilman hyvälaatuista toimintaa• Tarjouskilpailussa ei pärjätä hinnalla, toiminnan laatua kehitettävä• Asiakkaalla käytössä toimittajan arviointimenetelmä

Yrityksen toiminnan varmistaminen ja kehittäminen• Riskianalyysin avulla tietoa toiminnasta

• voidaan jättää tekemättä niitä asioita, joita ei osata (riski-näkökulma)• jollakin osa-alueella voidaan toimia kilpailijaa paremmin (mahdollisuus-näkökulma)

• Yhteinen toimintatapa asiakasrajapinnassa tehostaa toimintaa, sujuvampi asiakkaan käsittelyja korkeampi laatu

• Tapaturmien välttäminen lisää tuottavuutta, tällöin ei myöskään vahinkoja imagolle

Yrityksen elinkaaren aikainen muutos• Johdon vaihtuessa päätösten perusteet paremmin esille (esim. yrityksen hallituksen

työskentelyssä)• Kansainvälistyminen

• Tärkeän asiakkaan omistuspohjan muutos• Kansainvälisille markkinoille suuntautuminen

• Yrityksen mahdollinen listautuminen pörssiin• Uuden teknologian käyttöönotto (ICT-järjestelmät)• Yhteistyön uudistuminen

• Tiiviimpi yhteistyö asiakkaan kanssa (kumppanuus)• Riski-tiedon siirto yhteistyöverkostossa

9

PK-tori tutkimusprojektin tuloksia:Strategiseen suunnitteluun liittyviä riskienhallinnan

käytäntöjä

• Keskeistä on toimintaympäristön muutosten huomiointi ja niiden mahdollisetvaikutukset strategian päivitystarpeeseen

• Pk-yrityksen vahvuutena on organisaation notkeus: Koska yritystenorganisaatio on yleensä matala, voidaan päätökset tehdä tarvittaessa hyvinkinnopeasti.

• Yrityksen ulkopuolisen näkemyksen tuominen strategiseen suunnitteluun ontärkeää:

• Haasteena on (avain)henkilöstön pieni vaihtuvuus• Joissakin yrityksissä hallituksen ulkopuoliset jäsenet• Myös mm. vakuutusyhtiön kanssa yhteistyössä tehdyt riskien arvioinnit

tai tilintarkastajien kautta saatu informaatio• Yritysten avainhenkilöillä on monenlaisia verkostoja, joissa toimimalla he

saavat strategisessa suunnittelussa hyödynnettävää tietoa: esimerkiksikontaktit asiakkaisiin, toiminta yhteistyökumppaneiden kanssa, alihankkijoidenvälille muodostuva tiivis yhteistyö sekä erilaiset asiantuntijatahot, epävirallisetyrittäjien väliset tapaamiset.

• Viime kädessä tärkeämpää yritystoiminnan kannalta on päätöksenteko kuinse, onko päätös välttämättä oikea.

10

Operatiivisen tason riskienhallintaa – hyviä käytäntöjä

• Kehittämishankkeissa selvitetty etukäteen rahoituksen (piilokustannukset) jahenkilöstöresurssien riittävyys, aikataulun sopivuus sekä hankkeensoveltuminen omaan osaamiseen

• Isommissa kehityshankkeissa / projekteissa etukäteen toteutettu riskianalyysihankkeen mahdollisista riskeistä, ison projektin kriteerit määritelty, yhteistyöasiakkaan kanssa

• Projektitoiminnan mukainen ohjeistus ja lomakkeisto, tsekkilistat, esimerkitaikaisempien projektien haasteista ja toteutuneista ongelmista, tuotteistaminen"vakiopalikoiksi" vähentää hintariskiä

• Tieto asiakasprojektien olosuhteista ja toimintaympäristöstä saatu luotettavastiselville (verkosto, yhteyshenkilö)

• Ulkopuolisen asiantuntija-avun hyödyntäminen tarvittaessa (lainsäädännönmuutosten seuraaminen, sopimusasiat ja –asiakirjat)

• Reaaliaikainen dokumentointi vähentää virheitä ja ongelmia (esim. sopimuksiinmääritelty vastuukysymykset toimittajan ja asiakkaan välillä)

• Yhteiset toimintatavat eri yksiköiden välillä tuovat synergiaa (esim.kemikaalirekisteri, ympäristöasiat, koulutus, tiedotus)

11

Malli 1: Riskienhallintaprosessin kiinnittäminenpääprosesseihin

Tuki- ja tietojärjestelmiinliittyvät riskit

Merkittävimmät riskitAsiakkaiden vaatimukset jatarpeet

Politiikan laatiminen,johdon sitoutuminen

Johtamisprosessi Asiakassuhteen-hallintaprosessi

Valmistus- taipalveluprosessi Tukiprosessit

Riskienhallintapolitiikka

Riskienhallinnan tavoitteet

Kehittämistoimenpiteiden toteutumisen seuranta

Riskienhallintaprosessin seuranta ja raportointi

Auditointi ja katselmointi,riskienhallintaprosessin onnistumisen arviointi

Riskien tunnistaminen- liiketoiminnan SWOT

- riskianalyysit - vaaratilanneraportointi - havainnointikierrokset jne.

Riskien hyväksyttävyydestä päättäminen

Kehittämistoimenpiteistä päättäminen jatoimenpiteiden toteutus

ja suuruuden arvioiminenJATKUVA

VIESTINTÄ

JATK

UV

A P

AR

AN

TAM

INE

N

12

Malli 2: Elinkaarimalli

Toiminnan mukauttamisen haasteetTaantuvat markkinat

Verkostojen kuvaaminen, riippumattomuus yhdestäasiakkaasta tai toimittajastaSopimusriskit

Verkostoituminen

Tiedonsiirron varmistaminen

SopimusriskitKulttuurierot

Liikeidean SWOT

Toimintaympäristön muutosten analysointi

Kehityshankkeiden riskianalyysi

Yritystoiminnan toimintaedellytysten varmistaminenLiikeidean SWOT

Riskienhallinnan tehtävät - erityisesti huomioitavaaElinkaarivaihe

Omistajanvaihdos

Kansainvälistyminen

Tuotteistaminen, erikoistuminen

Vakiintunut toiminta

Kehittäminen

Käynnistäminen

13

Malli 3: Laatujärjestelmiin integrointi - etsitäänvastaavuudet

-keskeisimmät riskit-suhtautuminen erilaisiin riskeihin-keskeisimmätriskienhallintakeinot-yhteys yrityksentoimintaperiaatteisiin

-riskienhallintapolitiikka-TTT-politiikka-ympäristöpolitiikkalaatupolitiikka

-kehitysprojektin riskianalyysi(ohjeistus, lomakkeisto)-lainsäädännön muutokset-yhteistyö (asiakas,yhteistyöverkosto)-osana jokapäiväistä työtä-sykli-raportointi-työvälineet-läheltä piti -tilanteet-swot-keskeisimpien riskilajienarviointikriteeristö-riskin siedettävyys-riskin suuruuden kynnysarvot

-uhkien, ei-toivottujentapahtumien ja vaarojentunnistaminen•mahdollisuuksientunnistaminen•riskin suuruuden tarkastelu•päätös riskin merkittävyydestäja hyväksyttävyydestä

-vaaran tunnistaminen,riskin arviointi jahallintatoimenpiteidenmäärittäminen-lakisääteiset ja muutvaatimukset

-ympäristönäkökohdat-lakisääteiset ja muutvaatimukset-johdon katselmus

asiakaskeskeisyys

-riskienhallintapolitiikka-TTT-politiikka-resurssit, roolit,vastuut, velvollisuudetja valtuudet-johdon katselmus

-ympäristöpolitiikka-resurssit, roolit, vastuut javaltuudet

johdon sitoutuminen

Johdon vastuu

HaastattelutRisk management process(FERMA)OHSAS 18001:2007ISO 14001:2004ISO 9001:2008

14

Jatkokysymyksiä

• Miten strategisten riskien hallintaa todellisuudessa toteutetaan pk-yrityksissä?

• Elinkaarimallin kehittäminen edelleen• Formaalien ja non-formaalien riskienhallinnan käytäntöjen

tasapaino

Informal

Formal

Reactive Proactive

Risk

mergers

Risk

adjusters

Risk

modifiers

Risk

regulators

Lähde: Murtonen et al. 2008

15

”Jos haluat menestyä, sinulla on oltava kykyä,halua ja osaamista ottaa riskejä.

Yrittämisestä on saatava kiksejä.”

16

VTT luo teknologiasta liiketoimintaa