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PLANEACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA RUTA DE LA CALIDAD A LA EMPRESA ARTE Y PUBLICIDAD
Presentado por
Diana María Bonilla Posso María Camila Giraldo Buitrago
Lina Marcela Urrego Erazo Cristian David Sedas
INTRODUCCIÓN
LA RUTA DE LA CALIDAD: EMPRESA “ARTE Y PUBLICIDAD”
La ruta de la calidad es un procedimiento estándar de solución de problemas basado en círculo de Deming “PHVA” (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), el cual permite solucionar problemas, mejorar procesos administrativos; de manufactura e individuales; en cualquier área de trabajo y que al aplicarse genera un mejoramiento continuo. Por tal motivo se pretende con este trabajo aplicar la ruta de la calidad a la empresa Arte y Publicidad con el fin de mejorar sus procesos para así incrementar sus ventas y logar su permanencia en el mercado.
1. PROCESO - IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Luis Alberto Ramírez Arte y Publicidad ubicada en la carrera 14 No. 14-13 del municipio de Guadalajara de Buga, es una empresa familiar dedicada al diseño gráfico, el arte y la publicidad desde hace más de 30 años En un estudio y seguimiento realizado a la empresa desde el mes de Febrero del presente año, se evidencio que la empresa efectivamente presenta problemas de ingresos, pasando de 2.180.250 en el mes de Febrero a 1.519.634 para el mes de Abril
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
3500000
4000000
4500000
Febrero Marzo Abril
Ve
nta
s e
n p
eso
s
Meses
Ventas Arte y Publicidad
Ventas Arte y Publicidad
PROCESO - IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué estrategias se deben implementar en la empresa Arte y Publicidad, que permita un aumento del 15% inicialmente de las ventas?
Formulación del problema
$0
$500.000
$1.000.000
$1.500.000
$2.000.000
$2.500.000
$3.000.000
$3.500.000
$4.000.000
$4.500.000
Febrero Marzo Abril
P
e
s
o
s
Meses
Ventas, Costo y Utilidad Arte y Publicidad
Ventas
costo de ventas
Utilidad bruta
2. PROCESO – OBSERVACIÓN
2.1 Preguntas 5W1H Se da respuesta las preguntas 5W1H, que permitirá tener una visión más clara del problema y encontrar la solución más adecuada
1. ¿Qué?
2. ¿Quién?
3. ¿Cuándo?
4. ¿Dónde?
5. ¿Por qué?
6. ¿Cómo?
2.2 Observación Local El día 19 de abril en horas de la mañana, se realizó la observación a la empresa Arte y Publicidad donde se intentó documentar las actividades realizadas por el señor Luis Alberto Ramírez.
3. PROCESO – ANÁLISIS
Diagrama Causa y Efecto
DISMINUCION EN LAS VENTAS
ENTORNO
PERSONAL SISTEMAS
PROVEEDORES
Competencia Costo de la materia prima
No existe un sistema donde se almacenen datos de los clientes
No existe un sistema de facturación
No existen registros contables
Ausencia de proveedores en la ciudad
Poco conocimiento en sistemas
Falta de personal de apoyo
Falta de publicidad y promoción de la empresa y sus productos
3. PROCESO – ANÁLISIS
Análisis de las causas más probables – Diagrama de Pareto
CAUSAS
NIVEL DE IMPACTO FRECUENCIA
FRECUENCIA ACUMULADA
1 Competencia 10 20% 20%
2
No existe un sistema donde se almacenen datos de los clientes 9 18% 39%
3
falta de publicidad y promocion de la empresa y sus productos 8 16% 55%
4 falta de personal de apoyo 7 14% 69%
5
no existe un sistema de facturacion 5 10% 80%
6 costo de la materia prima 4 8% 88%
7
ausencia de proveedores en la ciudad 3 6% 94%
8 no existen registros contables 2 4% 98%
9
pocos conocimientos en sistemas 1 2% 100%
49 100%
3. PROCESO – ANÁLISIS
Análisis de las causas más probables – Diagrama de Pareto
4. PROCESO – PLAN DE ACCIÓN
PROBLEMA ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Cuánto? C
OM
PET
ENC
IA, F
ALT
A D
E P
UB
LIC
IDA
D Y
PR
OM
OC
IÓN
Realizar visitas al
comercio de la
ciudad que se da a
conocer el
portafolio de la
empresa
Lina Marcela
Urrego,
Alejandra
Cardenas
Guadalajara de
Buga
Se necesita
atraer
clientes
actuales y
potenciales
1 al 15 de
mayo de
2014
Visitas
presenciales,
recolectando datos
personales y
expectativas de
compra
8 horas
diarias
realizar visitas de
mantenimiento,
dando obsequios
a los clientes
Diana Maria
Bonilla, Camila
Giraldo
Luis Alberto
Ramirez,
Guadalajara de
Buga
Fidelizacion
de los
clientes
actuales
10 al 23 de
Mayo de
2014
Extraer del
sistema,
informacion de los
clientes actuales y
realizar visitas
presenciales
8 horas
diarias
Ofrecer a los
clientes actuales
y/o potenciales un
bono de obsequio
acumulable para
compra futura
Luis Alberto
Ramirez, Esposa
Guadalajara de
Buga
Incentivar
clientes
potenciales y
actuales
10 al 23 de
Mayo de
2014
por la primera
compra se
obsequiara un
bono equivalente
al 10% para
compras futuras
8 horas
diarias
PROBLEMA ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Cuánto?
PERSONAL
DE APOYO
integrar a las
actividades
de la
empresa
personal de
apoyo
(esposa e
hijo)
Alejandra
Cardenas,
Adrian
Ramirez
Empresa
Arte y
Publicidad
seran los
encargados
de
desempeñar
nuevas
activades
1 al 30 de
mayo 2014
Delegar
funciones,
que
permitan la
efectividad
para la
empresa
8 horas
diarias
FALTA DE UN
SISTEMA DE
INFORMA-
CION
Implementar
un sistema
de
informacion
que permita
recolectar
datos
relevantes
de los
clientes y
sus compras
Cristian
David Sedas,
Adrian
Ramirez y
capacitador
Empresa
Arte y
Publicidad
No se tiene
base de
datos de
información
y control de
los clientes y
sus compras
1 al 30 de
mayo de
2014
Ingresar al
sistema
informacion
recolectada
de las visitas
y de las
compras
efectuadas
en el
almacen
8 horas
diarias
4. PROCESO – PLAN DE ACCIÓN
5. PROCESO – EJECUCIÓN
En este proceso se dieron a conocer las estrategias y el plan de acción, también se asignaron los roles y las tareas para las 3 personas que apoyaran la ejecución de este plan, se implemento el sistema de información y se brindo capacitación sobre este sistema y sobre marketing, servicio al cliente y técnicas de negociación.
Entrenamiento
6. PROCESO – VERIFICACIÓN
Comparación de Resultados
Ventas de los Meses de Febrero, Marzo y Abril del
año 2014
Febrero Marzo Abril
$ 4.055.000 $ 3.446.750 $ 2.826.335
Ventas del 1 al 24 de Mayo Mayo
$ 3.805.000
Variación de las ventas (%) -6% 10% 35%
7. PROCESO – ESTANDARIZACIÓN
7.1 Elaboración o alteración de Estándar
7.3 Acompañamiento de la utilización del estándar
7.2 Educación y Entrenamiento
8. PROCESO – CONCLUSIÓN
Para realizar una retroalimentación y sacar conclusiones sobre este trabajo, primero se analizaron las etapas ejecutadas del método de solución de problemas en los siguientes aspectos:
• Cronograma:
• Elaboración del diagrama causa y efecto
• Participación de los miembros
• Distribución de las Tareas
• Técnica de solución de problemas
