Six Sigma DE

Selecção dos projetosFase definir

Selecção de projetos

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Seleção dos ProjetosSeleção dos Projetos

Refinação & Definição Refinação & Definição

Avaliação financeiraAvaliação financeira

six sigma Conceitos Básicos

Seleção dos Projetos

Elementos de Desperdícios

Conhecimento do six sigma

Finalização e itens de ação

Existem três abordagens básicas para a selecção de projetos ...

Dentre todas as três formas trabalho…a abordagem estruturada é a mais desejável.

Obvios

• Coisas que claramente ocorrem numa base repetitiva e apresentam problemas no fornecimento do(s)nosso serviço(s) ou produto(s).

Exploração

• Identifica os projetos baseados em experiências ento tribal - Brainstorm

Estruturada

• Identifica os projetos com base em dados da organização, fornece um plano direto que afeta as principais métricas que têm impacto nos resultados.

• Identificar e refinar as lista de problemas.

• foco no problema• Evitar a

armadilha do foco na resolução

• O que realmente está acontecendo:

• Foco nos dados

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Abordagens para a selecção de projetos

Coisas que claramente ocorrem numa base repetitiva e apresentam problemas no fornecimento do(s)nosso serviço(s) ou produto(s).

“Brainstorm"

Dentre todas as três formas trabalho…a abordagem estruturada é a mais desejável.

“Obvios"

"Abordagem Estruturada estruturada"

individuais e "ConhecimIdentifica os projetos baseados em experiências ento tribal" de áreas que podem estar criando problemas na entrega de nossos serviço(s) / produto(s) e impactam o resultado final dos negócios.

Identifica os projetos com base em dados da organização, fornece um plano direto que afeta as principais métricas que têm impacto nos resultados.

Existem três abordagens básicas para a selecção de projetos ...

Avaliação financeira

dos benefícios

Impacto nos custos e

nas receitas

Benefícios

Focaliza o esforço de

melhoriaDefine a s

informações básicas

O problema a ser

confrontadoAs métricas

primária & secundáriaO baseline

das métricas

Project Charter

Articulação de alto nível

Motivação para tocar o

projetoFoco para o esforço de melhoria

Caso de negócio

Componentes principais da seleção de um projejto

Selecção de projetos - Componentes Principais

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Caso de Negócios - O Caso de negócios é uma articulação de alto nível na área de interesse. No nosso caso, responde a duas questões principais: qual é a motivação para se considerar o projeto e qual é o nosso foco para o esforço de melhoria?

Project Charter- O Project Charter é uma versão mais detalhada do “caso de negócio” (Business case). Este documento focaliza o esforço de melhoria, que pode ser caracterizado por duas seções primárias: as informações básicas do projeto e a métrica primária de desempenho do negócio ou processo.

Análise dos benefícios A análise dos benefícios é uma avaliação financeira abrangente do projeto. Essa análise está relacionada com os aspectos dos benefícios em relação a custos e o impacto na receita que estamos esperando como resultado do projeto.

Seleção de projetos - Governança

Responsável RecursosFrequência

deAtualização

Caso de Negócio

Champion(Geralmente

Proprietário do Processo)

Membros da Unidade de

NegóciosN/A

ProjectCharter

six sigma Belt

Champion (Proprietário

do Processo) & Master Black Belt

Em Curso

Análise de Benefíci

os

Gerente de Benefícios ou

Financeiro.

Champion (Proprietário do Processo) &

six sigma Belts

Ao Longo doD,M,A,I,C

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Uma abordagem estruturada - Ponto de Partida

8

Nível 1

Nível 2

Nível 2

Nível 2

Nível 2

O EBIT

Tempo de Ciclo

Defeitos

Custo

Receitas

Queixas

Conformidade

Segurança

Ponto de PartidaA Métrica primária do NEGOCIO é definida pelo patrocinador ou proprietário do (macro) processo. A saída é um “Business Case” ou “Caso de Negócio”O esquema abaixo é utilizado para facilitar o processo de decompor a métrica primária.

Motivação

Uma abordagem estruturada - Instantâneo

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As KPI’s precisam ser desdobradas em níveis práticos.

O que afeta as métricas primárias eleitas?

Indicadores Chave de desempenho (KPIs)

Nível acionável

Nível 1

Nível 2

Nível 2

Nível 3

Nível 4

Atividades

Processos

Atividades

Processos

Decomposição da métricas

Caso de Negócios: Componentes - Nível 1

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Métricas Primárias de Negócios ou Indicadores Chave de Desempenho (KPI)

– Foco em uma Métrica de Negócios primária ou KPI.

– A métrica Primária do Negócio (ou KPI) deve conter uma linha direta com os objetivos estratégicos da organizações.

– A medida que o Champion restringe as principais oportunidades de melhoria, ele fornece um foco claro de como o sucesso será medido.

Nível 1

Nível 2

Nível 2

Nível 3

Nível 4

Atividades

Processos

Atividades

Processos

Componentes do Caso de Negócios - Medidas comerciais

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Métricas Primárias

de Negócio

Métricas de Negócio




Atividades

Processos

Atividades

Processos

A menos que você possa medir …. Você não pode fazer muito sobre algo!

Manter o foco no

produto/serviço

Componentes do Caso de Negócios - Atividades

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Y = f (x1, x2, x3…x\N )

Resolução em 1a.Chamada = f (chamadas, operadores, resoluções…x\N )

Testes de Caixa Preta = f (especificações, simulação, engenharia ...X\N)


de Negócio





Atividades

Processos

Atividades

Processos

Componentes do Caso de Negócios Componentes

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Y = f (x1, x2, x3…x\N )

Resoluções = f (Novos clientes, clientes existentes, produtos com defeito…x\N )

Simulação = f (Projeto, dados, modelagem…x\N )


de Negócio





Atividades

Processos

Atividades

Processos

O que é um Business Case (caso de negócio)?

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Os componentes são:

– Unidade de Saída (produto/serviço) para o cliente externo

– Métrica Primária da unidade de saída de projeto

– Desempenho da Linha de base (baseline) da métrica primária do negócio

– GAP entre os objetivos do negócio e o desempenho da linha base da métrica primária (baseline)

O Business Case (caso de negócio) Comunica a REAL necessidade do projeto em termos de atender aos objetivos da empresa.

Exemplo de Caso de Negócios

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Durante o ano fiscal 2005, a eficiência da Resolução Problemas em 1a. Chamada para Configuração do Hardware de Novos Clientes Foi 89% . Isso representa um GAP de 4 pontos % em relação ao padrão da indústria de 93%. Isso equivale a R$ 2.000.000 de impacto no Custo anual.

O modelo de Caso de Negócios

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Preencha os espaços em branco para o seu projeto.

Durante ________________________________, a(o) ____________________. (Período do Baseline) (Metrica Primária de Negocio)

para _________________________ foi _____________________________ (processos chave de negócios) Baseline

Esta lacuna de _____________________________________________ (GAP)

Do ___________________ representa ____________________. de impacto no custo. (Objetivo do negócio) (Valor do Impacto de Custo)

Exercício de Caso de Negócios

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Pratique: 1. Compreender como criar um "Forte" Business Case.

2. Concluir o modelo de Business Case abaixo

Preencha os espaços em branco para o “seu projeto”.

Durante ________________________________, a(o) ____________________. (Período do Baseline) (Metrica Prpimária de Negocio)

para _________________________ foi _____________________________ (processos chave de negócios) Baseline

Esta lacuna de _____________________________________________ (GAP)

Do ___________________ representa ____________________. de impacto no custo. (Objetivo do negócio) (Valor do Impacto de Custo)

O que é um Project Chart?

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Um Project Charter se expande em um Business Case. Ele esclarece o foco do projeto e as métricas de desempenho do projeto.Os Componentes são: • Problema

• Escopo do Projeto• Métricas de Projeto (Primárias e

Secundária)• Gráfico de Indicadores do Projeto

(das métricas Primária e

Secundária)• Informações padrão do projeto

• Projeto, Belts & Donos dos

Processos• Data de Início e Data de

Término esperado• Divisão ou Unidade de

Negócio• Apoio do Master Black Belt

(Mentor) • Membros da Equipe

Project Charter- Definições

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Declaração do Problema - Define as consequncias do Defeito ôu Erro no processo.

Declaração de Objetivo - O quanto de melhoria é desejado do projeto.

Escopo - Define os limites do projeto.

Métrica Primária - A Medida do defeito ou erro real no processo.

Métrica secundária(s) - As medidas com potenciais consequências (+ / -) como resultado de mudanças no processo.

Gráficos - Telas Gráficas das métricas Primária e Secundária métricas ao longo de um período de tempo.

Project Charter- Declaração do Problema

20

Migre o Caso de Negócios para Declaração do Problema...

Project Charter- Objectivo e Escopo

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O que representa uma

melhoria significativa?

• uma quantidade de aumento de

rendimento

• uma quantidade de redução de

defeito

Considere o seguinte para construir seu Objetivo e Escopo

Declaração do Problema POBRE

Matérias-primas -os níveis de estoque são demasiado elevados e devem ser reduzidos.

Boa Declaração do Problema

Desde Janeiro de 2008, o alto nível do estoque , está consumindo espaço, gestão e criando problemas de fluxo de caixa, Os níveis de inventário, em média , representam 31,2 dias, de consumo sendo 37,1 o nivel mais alto e 28,0 dias o nível mais baixo, o que representa uma perda no resultado final da empresa da ordem de R$ 250.000 por ano,


Há um problema com a quantidade de formulários de créditos mal preenchidfops


Formulários de Crédito incompletos com uma média de 3,3 defeitos por formulário estão trazendo rtranstornos a area financeira , especificamente ao contas a receber ; este problema já existia desde que o processamento de cobrança foi movido para MDRecuperação de Creditos em 01 de Junho. Baixar os defeitos por formulárioa poderia aumentar em R$ 3.500.000 por ano a recuperação de créditos , resultando em um aumento dos lucros de $360.000 por ano.

Escreva a Declaração do Problema

Escreva a Declaração do Problema


O Recursos Humanos não está cumprindo o prazo para preencher o quadro de pessoasl


O recrutamento de pessoal não está cumprindo o prazo estabelecido para preenchimento das vagas de pessoal operacional em 81% das vezes , pois o tempo médio para o preenchimento de um pedido tem sido de 155 dias, ao longo dos últimos 12 meses; isso nos está custando R$ 145.000 por ano de mão-de-obra extraordinária e custos de retrabalho.

O QUE Está errado, NOS CASOS EM QUE E QUANDO ocorre, qual é a Magnitude do BASELINE do que está ocorrendo e

qual é o CUSTOS incorrido.

O QUE Está errado, NOS CASOS EM QUE E QUANDO ocorre, qual é a Magnitude do BASELINE do que está ocorrendo e

qual é o CUSTOS incorrido.

Escreva a Declaração de Objetivo

6. Escreva a Declaração de Objetivo

O objetivo deve atender diretamente as informações da

Declaração do Problema.

Indicar o nível de melhoria que é esperada para este projeto,

que deve ser um valor específico, quantificável, de desempenho

superior ao baselineque foi indicado na Declaração do Problema.

Determinar quanto tempo vai levar para concluir este projeto e

atingir este objetivo. Este cronograma deve ser agressivo, mas

realista.

Estimar o benefício financeiro ao alcançar o nível esperado de

melhoria. Deve ser uma estimativa de alto nível, baseada no

desempenho do baseline e na meta estimada.

Melhorar determinada MÉTRICA, de determinado BASELINE, Para determinado OBJETIVO, em um determionado espaço

de TEMPO, com determinado IMPACTO para determinado OBJETIVO Ou meta da empresa.


de TEMPO, com determinado IMPACTO para determinado OBJETIVO Ou meta da empresa.

Declaração de Objetivo POBRE

Reduzir os níveis de estoque, o mais rapidamente possível.

Boa Declaração de Objetivo

Reduzir os níveis de estoque de matérias-primas de 31,2 dias em média para 16 dias em média, com um máximo de 22 dias até 1 de ago de 2009. Este projeto vai economizar R$ 235K mil por ano de juros, espaço e pessoal e suporte ao cumpprimento de nossa meta corporativa para melhorar gestão de ativos e o retorno sobre o investimento.

Declaração de Objectivo POBRE

Melhorar o tempo que leva para a área de Recursos Humanos preencher pedidos pessoal.

Declaração de Objetivo BOA

Reduzir o tempo total de recrutamento de pessoal de um tempo médio de 155 dias para 75 dias, com um limite máximo de 110 dias. Isto irá atender o objetivo o atual de 100 dias em 95% das vezes. A nova meta será atingida até 1 de Junho de 2009 e, vai apoiar a nossa empresa a alcançar uma economia de R$ 145.000 .por ano.

Escreva o Objetivo Declaração

Declaração de Objetivo POBRE

Re-treinar os funcionários para eliminar formulários de pedidos incorrectos.

Declaração de Objetivo BOA

Reduzir os defeitos por formulário de 3,3 DPU para menos de 0,1DPU em 15 de Setembro de 2010. Isto permitirá aumentar a recuperação de créditos em R$ 3.200.000 por ano , resultando em um lucro adicional de R$250 mil e 8% na margem de lucro. Este projeto está alinhado com a meta corporativa em aumentar a receita annual em 15%.

Escreva o Objetivo Declaração


de TEMPO, com determinado IMPACTO para determinado OBJETIVO Ou meta da empresa..


de TEMPO, com determinado IMPACTO para determinado OBJETIVO Ou meta da empresa..

Análise Pareto

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Análise Pareto:

• Um gráfico de barras utilizado para organizar as informações de modo que as prioridades de melhoria do processo possam ser estabelecidas.

• A relação 80/20 se aplica aqui, ou seja, a teoria foi desenvolvida pela primeira vez em 1906, pelo economista italiano, Vilfredo Pareto, que observou uma distribuição desigual da riqueza e do poder em uma pequena proporção do total da população. É creditado a Joseph M. Juran a adaptação do gráfico de Pareto para observações aplicadas aos negócios.

Exemplos de regras 80 / 20

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20% Do tempo gasto produz 80% dos resultados

80% Das suas chamadas telefônicas são para 20% dos nomes de sua lista

20% Das ruas pegam 80% do tráfego

80% Das refeições em um restaurante são de 20% do menu

20% Do jornal, referen-se a 80% das notícias

80% Da notícia está nos 20% iniciais do artigo

20% Das pessoas causam 80% dos problemas

20% Dos recursos de um aplicativo são utilizados 80% do tempo

Gráficos de Pareto multi nível são utilizados em uma análise n para obter a causa raiz da barra mais alta.

Ferramenta Gráfico de Pareto

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Nível 1

Nível 2

Nível 3

Ferramenta Gráfico de Pareto

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Interpretação: Nível 1: Departamento J faz

60% das horas de retrabalho

Nível 2: A Parte Z101 do departamento J faz 80% da das horas de retrabalho total de J

Nível 2

Nível 3

Gráfico de Pareto - Exemplo

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Abra a arquivo "Define Data Sets.xls" , página “Call Center”

No SigmaXL selecione Graphic tools>basic pareto Charts

Gráfico de Pareto – Exemplo – cont.

32

O que você faria com esse Grafico de Pareto?

Quando o gráfico de Pareto se parece com esse gráfico, seu

foco, provavelmente , está muito amplo.

Gráfico de Pareto - Exemplo - cont.

33

Vamos olhar para o problema de um modo um pouco diferente ...

Usar um nível de escopo superior para o primeiro nível do gráfico de Pareto pode ajudar a fornecer um foco melhor

Crie outro gráfico de Pareto, conforme mostrado aqui.


34

Agora vemos os maiores contribuintes para o nosso problema.

Observe os 80% de área: Trace uma linha a partir da marca dos 80% até atingir a curva acumulada

Gráfico de Pareto - Exemplo

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Agora que temos mais da área de foco, detalhe mais um nível.

Esse grafico vai classificar somente os ítens que estão contidos na primeira barra do gráfico anterior.

Criar outro Pareto vai detalhar as categorias, dentro da maior barra do gráfico anterior.


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E agora? Nós temos um novo “flat”... (barras “flat”)

Basicamente, isso nos diz que não há um direcionamento claro dentro das contas da Platinun Business.

Project Chart- Métrica Primária

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Estabelecendo a métrica Primária:

– Quantificação da medida do defeito– Serve como indicador de sucesso de um

projeto– Relaciona a KPI ou medida principal de

negócios– Apenas uma métrica primária por projeto

A métrica primária é uma medida muito importante para o projeto six sigma.

Essa métrica é uma medida quantificável do defeito ou problema principal do projeto.

Podemos ter apenas Uma métricas primária. Lembre da equação Y = F (X); É assim que o seu defeito é localizado, o Y vai ser o seu principal defeito… a métrica primária vai medi-lo

Project Charter- Métricas Secundárias

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Estabelecer a(s) Métrica(s) secundária(s):

– As medidas positivas e negativas são consequências das mudanças no processo

– Pode existir várias métricas Secundárias

Indicadores secundários são incluidos para medir potenciais alterações que podem ocorrer como resultado de mudanças em nossa métrica primária.

Eles ajudam a medir as mudanças no processo, tanto positivas quanto negativas.

Project Charter- Gráficos de Métricas

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Geração dos gráficos:

Exiba as métricas primárias e secundárias ao longo do tempo Devem ser atualizadas regularmente durante toda a vida do

projeto Um gráfico para métricas Primária e um para cada métrica

Secundárias Geralmente utiliza gráficos de Séries Temporais

As métricas Primárias e Secundárias devem ser Medidas continuamente e Atualizadas com frequência durante o ciclo dos projetos.

Use-as como o seu medidor de sucesso de um projeto e seu status.

Project Charter - Exercício

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Pratique: Avalie um project

charter dento de sua área de atuação.

1. Conclua o modelo do Project Charter .

ProjectChartermode.xls

O que é a avaliação financeira?

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A avaliação financeira estabelece o valor do projeto.

Os componentes são:

Impacto• Sustentável• Intermitente

Atribuições

• Códigos de Custo / Sistema de Contabilidade

Previsão

• Fluxo de Caixa • Planejamento do Projeto

Benefícios – Cálculo do "Modelo"

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Qualquer que seja a sua organização, os procedimentos podem ser estes aspectos e devem ser contabilizados no âmbito de qualquer projeto de melhoria.

Impacto Sustentável

Impacto Inicial

Redução de Custos

Aumento das Receitas

Custos Implantação Investimento

CUSTOS

PREVISÃO

IMPACTO

Realização(Fluxo de Caixa)

Por período(Q1,Q2,Q3,Q4)

Existem dois tipos de impacto: Inicial & Sustentavel

Custos: Atribuir o impacto para a área apropriada no "Livros"

Previsões Permitir o gerenciamento adequado dos projetos e recursos

Benefícios - Diretrizes Básicas

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A métrica do Projeto (métrica Primaria) deve relacionar o processos chave de negócios com um objetivo chave do negócio ou KPI(s).

A métrica do Projeto Medida (Métrica primária) tem que ter uma relação direta entre o processo e suas KPI’s.

Os objetivos têm que ser definidos com realismo para evitar subestimar ou superestimar seu escopo.

Os benefícios devem ser anuais.

Os benefícios devem ser medidos de acordo com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

Diretrizes Básicas

Benefícios - Categorização

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• Os Projetos impactam diretamente na demonstração de resultados e Demonstração de Fluxos de caixa.

• Impactam o Balanço Patrimonial (capital de giro).

• Os projetos evitam gastos ou investimentos, devido aos eventos futuros serem conhecidos ou esperados.

• Os projetos gerenciam riscos, Segurança, Saúde, Meio Ambiente o que os permite prevenir ou reduzir a severidade de enventos futuros.

D

A

B

C

Tipos de Impacto dos projetos

Cálculo dos benefícios, envolvimento e responsabilidade

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Selecção de projetos

D-M-A-I-C Implementação Auditoria semestral

Representante Financeiro




Champion &

Dono do processo

Black Belt Champion &

Dono do processo

Dono do processo

Benefícios - Resumo

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• O Acompanhamento do desempenho dos projetos six sigma deve usar a mesma disciplina que seria utilizado para acompanhamento de qualquer outro projeto.

• As categorias A-B-C-D podem ser utilizadas para ilustrar o impacto do seu projeto ou de um "Portfólio" dos projetos.

• Estabeleça uma Matriz de Governança para para Responsabilidades e envolvimentos.

Benefícios - Modelo de Cálculo

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O modelo da Planilha de cálculo dos benefícios facilita e se alinha aos aspectos discutidos sobre contabilidade de projeto.

Resumo

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Neste ponto, você deverá ser capaz de:

Compreender as diferentes abordagens para a seleção de projetos

Definir os benefícios de uma "Abordagem estruturada"

Refinar e definir o problema de negócio, em um Project Charter, para exibir aspectos críticos de um projeto de melhoria

Fazer uma estimativa inicial do impacto financeiro