1

Utvärdera NuProjektutvärderingar

Mikael KarlssonPierre Schou

Vestra Konsulter AB, Kungsgatan 15, Stockholm. Tel: 086939990. e-mail: info@vestra.se. www.vestra.se, www.utvarderanu.se

2

Kort om Vestra

• Startades 2002

• 6 medarbetare

• Tjänster:

Strategiska medarbetarundersökningar

Utvärderingar för speciella ändamål

Utvärdera Nu

3

Varför Projektutvärderingar?

• Nödvändigt för att kunna fatta rätt beslut

• Identifierar problem på ett tidigt stadium, innan det gått för långt

• Allt fler medarbetare jobbar i enhetsöverskridande projekt och följs sällan upp:Medarbetarundersökningar följer upp den traditionella linjeorganisationen, sällan projekt

4

Varför Projektutvärderingar?

• Finns ofta stora krav på snabb feedback och välfungerande logistik

• Projekt är ofta komplexa, med många personer inblandade – svårt att få överblick

• Vanligt problem: projektdeltagare, underentreprenörer som går ut och in ur projektet utan att man följer upp deras synpunkter

5

Varför Projektutvärderingar?

• För att kunna lära av egna framgångar och misstag

• För att kunna överföra kunskap om projekt till andra

6

Utvärderingar av projekt idag

• Egna reflektioner

• Diskussioner med projektdeltagare och underkonsulter

• Diskussioner med beställare

7

Svagheter med ”traditionella” utvärderingsmetoder

• Svårt att få överblick över hur projektet går, framför allt stora projekt

• Ger tolkningsföreträde till chef/projektledare, eller dem som skriker högst

• Ofta många personer inblandade, både ”ordinarie” projektdeltagare, underleverantörer, konsulter etc

• Genomförs ofta för sällan och för sent: ”kommer inte ihåg alla detaljer”

8

Svagheter med ”traditionella” utvärderingsmetoder

• Om projektet är stort och komplext är det omöjligt att genomföra en professionell utvärdering

• Vissa projektmedarbetare är tysta och sitter inne med viktig information som inte kommer fram

• Svårt att överföra kunskap och erfarenheter tillandra om den inte är skriftlig och pedagogisk

• Svårt att veta om alla verkligen har samma bild av läget i projektet

9

Det finns därför ett behov av projektutvärderingar som…

• ger omedelbar feedback

• tydliggör den ”tysta majoritetens syn”

• möjliggör att inkludera personer även utanför den egna organisationen

• möjliggör kunskaps- och erfarenhetsöverföring till andra

• är kostnadseffektiva, samlar in stora mängder information på kort tid till ett rimlig kostnad

10

Det finns därför ett behov av projektutvärderingar som…

• underlättar för framtida liknande projekt att samma misstag inte genomförs igen

• möjliggör att inkludera personer som bara är inne tillfälligt i projektet

• kan genomföras ”hur ofta som helst”

• är enkla och användarvänliga, som inte ”stör” den ordinarie verksamheten för mycket

11

Utvärdera NuVad är det?

• Plattform/verktygslåda på internet för genomförandet av självadministrerade webbaserade utvärderingar

• Tre delar:a) Utvärderingsplattform/hemsida/verktygslåda b) Utvärderingsverktygc) Rapportbibliotek – rapporter över redan genomförda utvärderingar

12

• Tillfredsställer behovet av återkommandeutvärderingar

• Decentraliserar användningen av utvärderingar – varje beställare/projektledare bestämmer val av utvärdering, tidpunkt etc.

Utvärdera NuVad är det?

13

• Gör utvärderingar snabbare, enklare och mer användarvänliga:

Lätta att beställaEnkla att genomföraEnkla att förståKostnadseffektiva

• Två typer:Standardutvärderingar via officiell hemsida (www.utvarderanu.se)Projektanpassade varianter

Utvärdera NuVad är det?

14

Hemsida (www.utvarderanu.se)

15

Utvärdera NuUtvärderingsverktyg

LedareLedningsgrupperPoU-samtalIntroduktion av personalMedarbetare som slutarJämställdhetEffektivitetUtveckling och förnyelseDelaktighet/medarbetarskapArbetsmiljö och hälsaKompetensutvecklingKundorienteringSamarbetsklimatMöten

Intern samverkanMålRelationsutvärdering

ProjektutvärderingarProjektstartProjektavstämning StorProjektavstämning LitenProjektavslutProjektledare

Förändringsturbo

PaketlösningarHR-paketetProjektpaketet

Utvärdering av...

16

Utvärdera NuFöretagsanpassade verktygslådor

• Knyts till företagets kärnvärden, ledarprinciper, mål, hjärtefrågor, aktuella ämnen

• Enstaka eller många utvärderingsverktyg

• Utformas alltid i företagets egna färger, med egna logotyper etc

17

Utvärdera NuProjektutvärderingar

18

Utvärdera NuProjektutvärderingar. Kännetecken

• Ett komplement till s k projektverktyg

• En utgångspunkt för projektutveckling

• Passar framför allt för projekt som pågår under längre tid, med många personer inblandade

• Rapporter: jämförelser mot tidigare utvärdering, databas eller andra projekt i företaget

• Standardformulär eller projektanpassade formulär

19

Bli kund

20

Logga in

21

Beställning

22

Bestäm start- och slutdatum

23

Fyll i deltagarnas e-postadresser

24

Förslag på följebrev

25

Kvitto på beställning

26

Enkäten skickas ut

27

Rapport

28

Utvärdera NuProjektstart

• Syfte: att se till så att de rätta förutsättningarna är på plats innan projektet startar

• Passar för alla projekt

• Mäter tvådimensioner:Mål och inriktningFörutsättningar

• 17 frågor, varav tre öppna

29

• Följer i detalj upp hur projektet går• Syfte: att identifiera styrkor och förbättringsområden• Passar för projekt som varit igång minst tre månader

och projekt som håller på under längre tid• Mäter fyra dimensioner

– Mål och inriktning– Förutsättningar– Effektivitet– Samarbete och engagemang

• 45 frågor, varav tre öppna

Utvärdera NuProjektavstämning Stor

30

Utvärdera NuProjektavstämning Stor

31

• Beskrivning: en enkel utvärdering av projektet

• Syfte: att snabbt identifiera eventuella problem, att se att man är på rätt väg

• Passar alla projekt, både långa och korta

• Kan göras hur ofta som helst

• 9 frågor, varav 3 öppna

Utvärdera NuProjektavstämning Liten

32

Utvärdera NuProjektavstämning Liten

33

• Beskrivning: följer upp projektet i samband med avslutning av projektet

• Syfte: a) att mäta om projektet nått sina mål b) att lära av framgångarna och misstagen inför framtida projekt

• Passar alla projekt

• 41 frågor, varav tre öppna

Utvärdera NuProjektavslut

34

Utvärdera NuProjektavslut

35

• Beskrivning: följer upp projektledarens ledarskap

• Syfte: att utveckla ledarskapet

• Mäter två dimensioner– Resultatinriktning– Medarbetarinriktning

• 28 frågor, varav fyra öppna

Utvärdera NuProjektledare

36

Utvärdera NuProjektledare

37

Utvärdera NuProjektpaketet

• Årligt abonnemang på samtliga fem projektutvärderingar

• Obegränsat antal utvärderingar per år

• Passar för organisationer som genomför många projekt

• Passar för projekt som pågår under lång tid

38

Enstaka utvärderingar • Fast kostnad: 1000 kr• Rörlig kostnad/deltagare utöver 20: 30 kr

Projektpaketet• Fast årlig kostnad: 5300 kr• Rörlig kostnad/deltagare: 30 kr• Exempel, 200 medarbetare: 5300 + 200*30

= 11300 kr

Utvärdera NuProjektutvärderingar, Priser