XinFu: The Martial Art of emailing

Managing and communicating effectively with emails

Wiertz Sébastien http://BeXinFu.com

RomeIt took 4 million years to reach the information 

density we had in Rome in 1 A.D.

In the Renaissance 1500 years later, this density doubled

http

://w

ww

.flic

kr.c

om/p

hoto

s/gr

uts/

3143

0583

69/

Industrial Revolution

About 250 years later, this value doubled again during the industrial revolution 

By 2012, 30% of the world population will use e‐mail 

E‐mail Overload

Inbox contains hundred of msg including remaining tasks, partially read documents and

conversional thread

A week without email is more stressful than a car accident or a divorce

People who are coming back from holiday spendsometimes more than a day trying to “recover” their inbox.

People spend .. h a day in their Inbox

However …

… We have to deal with e‐mails to do Business

And since time is a limited resource

We must better manage our e‐mails

Collect 

Process

Organize

Do 

1. Organizing 

The role of your Inbox

Getting back  "IN" to "IN"

It takes an average of 64 sec to recover your train of thought after interruption by e‐mail

Dr. Thomas Jackson (Loughborough University)

50 e‐mails a day cost more than 4 hours a week 

1. Remove e‐mail notification window in your e‐mail client2. Turn off sound notification

Avoid distractions:

http://www.flickr.com/photos/e06158/1499062033/

Getting started

Remove/Archive e‐mails older than 4 weeks from 

your inbox

http://www.flickr.com/photos/kattenmeisje/2347597918

Step 3. Create the following subfolders:

1. Next actions2. Read /review 3. Someday / Maybe4. Waiting for5. Ref docs 6. Treated / To archived7. To filter my pond

Next actions

This folder regroups all the e‐mails where an action is needed from you. 

(to do as soon as you can)

Read / Review

This folder regroups all the informative e‐mails that you may need to read 

(no action required)

Someday/Maybe

This folder regroups all the e‐mails on which you may need to take action in the future 

(no action is required now)

Waiting for

This folder regroups all the e‐mails for which you expect answers

(Waiting for someone)

http://www.flickr.com/photos/picholine

Ref. docs

This folder regroups all the e‐mails you need to access rapidly for reference purpose

(Waiting for someone)

Treated / To archive

This folder regroups all the e‐mails which have been treated

(ready to be filled or archived)

http://www.flickr.com/photos/mhofstrand/

Step 4. Get rid of unwanted e‐mails:

1. Unsubscribe2. Use Spam filter 3. Use rules 

But do not just ...…delete them

Step 5. Set up your e‐mail signature 

1. Respect company policy (if any)2. Provide a phone number (even for internal email)

2. Processing the Inbox

Process your Inbox 2 to 3 times a day 

limit your session to 20 minutes(*)

(*) Unless it’s really needed

Processing is not …  

… Scanning

Step 1: Scanning your inbox 

1. Avoid grouping in your inbox2. Scan from older e‐mails to newest

Step 2: Processing your inbox 

1. Process all the e‐mails one by one2. Process them equally

Inbox

Read the email

Action ?

Take lessTake lessthan 2 min ?

Delete

Someday

Ref Docs

No

Yes

Do it

Yes

Delegate it

Defer it Next Actions

Waiting ForNo

3. Reviewing

We are what we repeatedly do. 

Excellence then, is not an act, but a habit.

Aristotle

Make a daily review of your different folders 

4. Sending

http://www.flickr.com/photos/saimo_mx70/2877100879

Nothing is needed (nanni mo iranu)

Remember that to you are not the only one who send e‐mails

Get and keep attention

Structure of an e‐mail 

1. To, Cc, Bcc2. Subject 3. Body4. Attachments5. Options

“When 2 people or more are in charge then nobody is”

David Allen 

To:

People to whom you are directly speakingPeople who must take an action 

Cc:

People who are not involved directly in the e‐mail message but would benefit from reading its content

FYI: 

Bcc:

For mass emailing only

Subject:

An e‐mail subject should be like a title of a book  

http://www.flickr.com/photos/zitona/4053097146

Subject:

The goal of a subject is to summarize a message without being too wordy or too vague

Remember that people scan their inbox by subject 

Body:

You are what you write 

AB

C

Body:

Be concise and to the point 

Reduce ambiguity

Avoid large font, color feature …

Examples

Questions ? 

Thanks a lot for your attention