Zonas y rutas

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

FICHERO DE CLIENTESFICHERO DE CLIENTES - ZONIFICACIÓN

- RUTEROS

- MÉTODOS PARA ESTABLECER RUTAS

PLAN IDEAL DE RUTASPLAN IDEAL DE RUTAS

- CRITERIOS PARA ESTABLECER SECUENCIA DE VISITAS A CLIENTES

- SEGUIMIENTO DE LA VENTA

Profesor: Adalberto Sarabia Zambrano [email protected]


EL FICHERO DE CLIENTES (Efectivos y potenciales)

Ideal para programar, Organizar y controlar el trabajo de venta.

Cuando el vendedor determina la información deseada del cliente, registra sus datos en fichas o tarjetas especiales denominadas. “Fichas de registros de prospectos” diseñados en formas y modelos diferentes según los objetivos particulares de empresas y vendedores.

Requisitos del Fichero:

• Contener nombre del Cliente y su localización.

• Estar continuamente actualizado

• Que lo datos correspondan a necesidades actuales y a las previsibles.


PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

UTILIDAD DEL FICHERO:

• Da información necesaria para estudios o para elaborar una serie de datos orientativos.

• Tener en cuenta posibilidades reales de venta y localización del cliente.

• En cuanto al trabajo de venta, valorar la actividad desarrollada y sus resultados (preventa, postventa, servicios y reclamos)

• Facilitar actividades publicitarias y promocionales para lograr una segmentación más exacta de la clientela.

• Hace posible sistematizar el trabajo del vendedor: Evita errores y pérdida de tiempo y ventas perdidas por la improvisación.



MÉTODOS PARA ORGANIZAR EL FICHERO: Criterios Básicos.

Clase de información necesitada Planeación y organización del

trabajo Identificación y calificación de los

clientes Controles requeridos Seguimiento de clientes y frecuencia

de visitas



Con los anteriores criterios se podrá entonces Organizar los siguientes ficheros de Clase:

a. Por Clientes – Orden Alfabético• Efectivos• Potenciales• Seguir su calificación

b. Por localización• Área Geográfica• Itinerario o ruta (direcciones)• Zonas

c. Productos

• Se hace de acuerdo con la línea de productos, tipos de referencias, modelos y / o codificación, etc.

d. Cronológico

a. Se hace de acuerdo con las fechas de visitaProfesor: Adalberto Sarabia Zambrano

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Nombre __________________________________Tel:_________________

Dirección__________________________ _______Ciudad______________

Profesión _____________ Empresa donde trabaja____________________

Dirección:__________________________________Tel.________________

Cargo que ocupa:___________________Ingresos: $__________________

Estado Civil _____________ N ° hijos________ Edad Hijos:____________

Nombre de la Esposa:__________________________________________Referenciado por______________________________________________

Observaciones _______________________________________________

Fecha de contacto___________________________ Clase de prospecto

Fecha 1ª visita_______________________________ A B C

Fecha 2ª Visita______________________________________________

Fecha 3ª Visita______________________________________________

FICHA POR CLIENTE (Modelo)



ZONIFICACIÓN:

Una región o una zona de ventas es el área de ventas donde el vendedor realiza su actividad.

Algunas empresas no tienen definida el área geográfica sino que tienen grupos definidos de clientes que obedecen a los intereses y organización de la empresa.

Razones de la Zonificación (Criterios de Igualdad para vendedores como supervisores en función de posibilidades reales de venta y no de población)

Al fijar las zonas debe hacerse previo estudio de mercados teniendo en cuenta cuatro(4) factores:

•Población y número de hogares

•Poder adquisitivo de los habitantes

•Niveles de vida de la zona

•Expendios o distribuidores

Al fijar las zonas deben considerarse criterios de los que se parte: PRODUCTO – CLIENTE - POLÍTICAS DE DISTRIBUCIÓN



CRITERIOS MÁS IMPORTANTES PARA LA FIJACIÓN DE UNA ZONA

1. Número de clientes reales

2. Número de clientes potenciales

3. Número de visitas diarias

4. Frecuencia de las visitas

5. Sistemas de transporte

6. Grado de desarrollo de la venta

7. Demanda del producto

8. La competencia

9. Métodos de distribución

10.Capacidad de los vendedoresProfesor: Adalberto Sarabia Zambrano

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VENTAJAS DE LA ZONIFICACIÓN

Para la compañía:

•Fija responsabilidades a los vendedores.

•Compara su labor en diferentes zonas.

•Facilita dirección y control de vendedores.

•Permite lucha eficaz contra la competencia.

•Mayor cobertura de mercado.

•Mide la rentabilidad de las zonas.

Para el Cliente:

•Les asegura el mejor servicio posible.

•Determina el producto apropiado a sus necesidades.

•Ahorra tiempo y dinero para conseguir el producto.

•Se obtiene utilidad inmediata.

•Proporciona la medida de su poder adquisitivo.

Para el vendedor:

•Planea más real y objetivamente su trabajo.

•Establece métodos de trabajo de acuerdo con la zona.

•Mayores y mejores oportunidades de venta.

•Mayor adaptación al tipo de cliente de la zona.

•Más acercamiento a la clientela.



Métodos para el establecimiento de la Zona

Suponemos la existencia de un estudio de mercado lo más complejo posible y con la pretensión de que las zonas sean lo más productivas posibles. Los métodos pueden ser:

1. Por concentración de mercado

2. Por área geográfica

3. Por estratificación

4. Capacidad vendedora

Según el interés particular de cada empresa puede haber combinaciones entre esos métodos.




EL RUTERO Es un formato o instrumento donde el vendedor registra

sistemáticamente los nombres, direcciones y artículos de los prospectos a quienes visitará en un período determinado. Es parte esencial de la ruta básica y por tanto debe estar hecho sobre datos reales y con criterio administrativo lo más completo posible.

Un buen conocimiento y programación de su ruta e itinerario, proporciona las siguientes ventajas:



Un buen conocimiento y programación de su ruta e itinerario, proporciona las siguientes ventajas:

a. Aumenta el tiempo de venta productiva (con igualdad de costos).

b. Se visitan los clientes más importantes y no sólo los que son más agradables al vendedor.

c. Reduce las visitas fuera de programa.

d. Habitúa a los clientes a esperar la visita del vendedor.

e. Evita vueltas inútiles, reduciendo gastos de transporte y de viaje.

f. Cubre la zona en igualdad de intensidad y en los puntos menos productivos.

e. Permite a la empresa y a su superior, donde localizar un vendedor.



PLAN IDEAL DE RUTAS:

El plan ideal lo constituye la organización de un plan de visitas.

Para definir la ruta debe hacerse en cuatro (4) fases:

1. Análisis de la zona teniendo en cuenta:a. Número de clientes efectivos.b. Número de clientes potencialesc. Frecuencia de las visitasd. Costo medio por visitase. Tiempo medio por visita

2. Definición de la frecuencia de visitas por clase de clientes, tanto efectivos como potenciales.

3. Examen de los medios de transporte posibles y de sus costos correspondientes.

4. Determinación de la ruta básica.Profesor: Adalberto Sarabia Zambrano

[email protected]


CRITERIOS PARA ESTABLECER SECUENCIA DE VISITAS:

El criterio obedece a la labor de preventa, Venta y Postventa.

En preventa (sondeo): hacer diagnóstico de nuestro futuro cliente

En venta: Cuando el prospecto reúna las condiciones como cliente. Habrá visita periódica o visita de negocios.

En postventa: Visita de cortesía o de servicio, siempre contemplando la posibilidad de futuras ventas.

!Clip Principal¡ : Las visitas deben hacerse en el lugar, el tiempo y el momento oportuno, según el proceso y el desarrollo de la venta, que concuerde con las disponibilidades y necesidades de los clientes.



LAS VISITAS A UN POSIBLE CLIENTE:

Si a la segunda e incluso tercera visita no ha cerrado la venta, aun si no hay negativa del posible comprador, el vendedor debe plantearse si insistir o no. Se aconseja suspender ritmo de visitas. A estas alturas el cliente conoce ya el producto y la personalidad del vendedor. Si se insiste en la visita deberá ser con una nueva estrategia en la entrevista evitando preguntas que tengan como posible respuesta un no. Ejemplo:

- ¿Ha pensado en mi propuesta?

- ¿Ya se ha decidido?, etc.

La actitud del vendedor debe ser de auto confianza, seguridad en si mismo y en el producto, actitud positiva y esperanza de que el cliente finalmente va comprar el producto.


EL SEGUIMIENTO DE LA VENTA:

En cuanto a la clase y duración del seguimiento, se deben considerar tres factores:

1. Volumen y tipo de producto: Esto es lo que determina en buena medida el seguimiento. No es lo mismo vender una moto que una imprenta. A la primera se le seguirá un seguimiento esporádico en el caso de alguna reclamación; mientras a la segunda, entran factores como puesta en marcha, rentabilidad, mantenimiento, el costo de asistencia, etc.

2. Posibilidad de nuevas ventas: Son muchos los productos que el cliente no adquiere una sola vez. Si es un automóvil, comprará otro en cuatro años. Si es papelería y útiles de oficina hará varias compras al año. La satisfacción del cliente puede llevarle a realizar las compras al mismo vendedor.

3. Información sobre el producto: Está en función de la necesidad del cliente sobre ella, incluso soporte técnico, asistencia continuada para que el cliente tenga seguridad de que el producto que ha adquirido funciona correctamente. Su satisfacción repercute en futuras ventas.

El seguimiento de la venta no debe considerarse como una pérdida de tiempo (aunque no debe prolongarse), si no como una inversión para una futura venta.



Fases del seguimiento de la venta:

1. Seguimiento del pedido: De la manera debida y en los plazos indicados. Con todo el material en perfecto estado.

2. Ayudar en la decisión de cantidades: Cuando el cliente no sabe que cantidad de producto solicitar, sobre todo si el producto es nuevo para él. El vendedor puede ayudarle a decidir las cantidades iniciales del pedido.

3. Instalación: facilitar al cliente toda la información necesaria para que pueda hacer un uso adecuado del producto. Debe darle debidas explicaciones y reiterarlas si no las ha entendido.

4. Satisfacción del cliente: Comprobar que el cliente está realmente satisfecho con el producto adquirido.

El seguimiento del vendedor transmite al cliente que tiene interés en él, por lo que se sentirá bien atendido.

El resultado: valora el vendedor, le da un atributo adicional al producto y posibilita una nueva compra y una recomendación con otro cliente.



UN CORRECTA REALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO LE DA AL VENDEDOR DOS GRANDES BENEFICIOS:

1. Fidelidad de los clientes:

Tanto con el producto como con la atención del vendedor. Asocian el producto con lo que compran.

El buen servicio ayuda a superar problemas inclusive con el precio.

2. Obtención de nuevos clientes:

Los clientes se consideran buenas fuentes de contacto y de clientes en perspectiva



IDEAS PARA CONSERVAR A LOS CLIENTES:

“Para un vendedor, la cartera de clientes es su máximo valor”. A mayor número de clientes, mayor volumen de ventas.

1. Darle la máxima importancia al cliente: El cliente es quien merece el mejor trato. No olvidad que el vendedor debe buscar su satisfacción.

2. Darle atención constante y puntual: Además de atenderlo en el momento de la compra, debe preocuparse periódicamente por ellos: Si todo funciona como desean, si tiene alguna reclamación, etc.

3. Cumplir siempre las promesas: La informalidad resulta fatídica para el vendedor. Si el vendedor no cumple lo que dice se forma una mala imagen ante el cliente, incluso de su empresa. Solo puede prometer lo que pueda cumplir y ocuparse que la promesa realizada se cumpla sin demora.



IDEAS PARA CONSERVAR A LOS CLIENTES:

4. “Para un vendedor, la cartera de clientes es su máximo valor”. A mayor número de clientes, mayor volumen de ventas. Tener una conducta ejemplar: No solo ante el cliente sino en el entorno en que desarrolla su actividad. Esto da confianza a los clientes.

5. Ponerse en el lugar del cliente: Tener empatía para analizar y comprender sus necesidades.

6. Fomentar el recuerdo: El vendedor debe evitar ser alguien anónimo. Debe conseguir una imagen de simpatía ante el cliente para que lo pueda recordar.



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