Тайм-­‐менеджмент:  Инструменты,  которые  работают

Прозоров  Андрей,  CISMМой  блог:  80na20.blogspot.ru

Почему  я?Хорошо  делаю  свою  работу  и  многое  успеваю

2

Помимо  основной  работы:v Веду  блог  «Жизнь  80  на  20»  -­http://80na20.blogspot.ru

v Преподаю  (изредка)  в  2х  ВУЗахv Читаю  70+  книг  в  годv Участвую  в  конференциях,  читаю  вебинары по  ИБv ~20  командировок  в  годv Обладаю  редкими  сертификатами:  CISM,  COBIT5  Foundation,  ITIL  Foundation,  PME и  пр.

v Алкоголь,  женщины,  иногда  спорт…

3

Как  все  успевать  и  получать  удовольствие  от  жизни?

4

Как  все успевать  и  получать  удовольствие  от  жизни?

многое

5

Время

Инструменты  и  подходы

Энергия

Результат

Хорошие  книги  по  тайм-­‐менеджменту

6

7

«Советую вам каким-­то образом выделить для себяследующее предложение: «В сутках всего 96 отрезковпо 15 минут, а в неделе всего 168 часов». Когда яосознал, что отведенное нам время настолькоограниченно, я начал использовать его совсем по-­другому.»

15  минут  -­ это  примерно  1%  суток.

Как  нам  с  этим  жить?

8

v Снижать  количество  «пустых»  часовv Делать  важные  делаv Повышать  эффективность  (больше  результата,  меньше  ресурсов)

9

Цель  ТМ  – высвободить  время  для  приятных  занятий…

10

Пришел  к  своей  системе,  которую  периодически  улучшаю:v Мои  убеждения  и  ценностиv Простые  правила  и  привычкиv «Фишки»v Инструменты

Именно  об  этом  и  будет  эта  презентация…

Мои  приложения и  Apple  Watch

11

Мои  приложения и  Apple  Watch

12

Блокнот,  ручку  и  бумагу  я  тоже  использую…

13

Мой  OmniFocus

14

Мой  OmniFocus (правила,  ч1)

15

v OmniFocus – единое  место  для  всех  задач  и  планов

v Все  задачи  сразу  записываю  в  Inbox.  Ничего  не  держу  в  голове

v Создаю  задачи  с  привязкой  к  дате.  Потом  могу  ее  убрать.  Остальные  поля  задачи  заполняю  редко

v Регулярно  просматриваю  задачи  ближайших  дней  и  Inbox.  Некоторые  задачи  оставляю  в  «Просрочено»,  это  значит,  что  к  ним  надо  вернуться  в  ближайшие  дни.  Часто  задаю  себе  вопрос  «Зачем  мне  это  надо?»

v Если  задача  с  жестким  сроком,  то  пишу  его  в  теле  задачи

v Важные  задачи  дня  отмечаю  флажком  (именно  их  кол-­во  отображается  на  значке  программы)

v Использую  синхронизацию  между  устройствами

Мой  OmniFocus (правила,  ч2)

16

v Если  есть  Примечание  (комментарии  и  идеи),  то  ставлю  знак  «+»

v Иногда  использую  вложения  (фото,  аудио)v Использую  контекст  «Люди»v Использую  списки/папки:

v Key  Goals  Workv Key  Goals  Lifev Workv Lifev Regular (все  повторяющиеся,  обычно  оплата)v Покупкиv Списки  идей:

• Фильмы  и  сериалы• Книги• Места  и  события• Идеи  в  блог• …

Важное  про  уведомления  и  напоминания

17

v Отключайте  напоминания  и  уведомления!!!  Нужны  только  для  календаря  и  звонков

v Мой  телефон  обычно  в  беззвучном  режиме  или  в  «Не  беспокоить»

v Проверяйте  почту  и  соц.сети в  свободное  время

v Держите  почтовый  Inbox  пустым.  Письма  или  в  архив,  или  удалить,  или  рассматривайте  их  в  качестве  задачи  на  ближайшие  дни

18

20%  усилий  дают  80%  результата,  а  остальные  80%  усилий — лишь  20%  результата…

v Даже  добросовестно  выполненное,  но  пустяковое  дело  не  перестанет  быть  пустяковым

v Если  на  задачу  тратится  уйма  времени,  важности  ей  это  не  придает

19

Отличный  совет,  который  сбережет  вам  немало  времени:  сомневаешься  — выбрасывай!

20

Задачи  «успеха»  никогда  не  бывают  срочными,  и  их  нельзя  

перепоручить…

21

Правило  3х  результатов:  Каких  3х  результатов  вы  хотите  достичь  за  год,  месяц,  неделю,  день?  Сфокусируйтесь  на  них.

22

Усложненный  вариант  правила:  Какой  1 результат  вы  хотите  

достичь?

Про  прокрастинацию

23

v Любая прокрастинация — это промедление, но не всякоепромедление — прокрастинация.

v Прокрастинация же, в отличие от прочих форм задержек, —это преднамеренное и довольно произвольное уклонение отзапланированных действий, даже если мы знаем, что вполнемогли бы действовать в соответствии с прежними планами. Ничтоне мешает действовать по плану, кроме нашего нежеланиядействовать.

24

Если  вы  поймали  себя  на  следующих  мыслях: «Завтра  я  займусь  этим  с  большим  желанием»,  «В  стрессе  я  работаю  лучше»,  «Еще  уйма  времени»,  «Я  могу  

сделать  это  за  одну  ночь  — нужно  всего  несколько  часов»,  знайте:  это  и  сигнал,  что  вы  собираетесь  неоправданно  задержать  выполнение  задачи,  

и  стимул  просто  начать.

Базовая  стратегия  от  прокрастинации -­‐ Просто  начать

25

Подумайте  о  первом  шаге  и  сделайте  его.  Например:v Сделайте  шаблон  документа/презентацииv Погуглитеv Сделайте  подборку  доп.материалов (ссылки,  документы,  контакты  и  пр.)

v Набросайте  структуру/план/первостепенные  и  важные  задачиv Устройте  «Мозговой  штурм»v Подготовьте  инструменты  и  материалыv Приберитесь  на  рабочем  местеv Запустите  Promodoro и  перестаньте  отвлекатьсяv …

Мой  Promodoro

26

Техника  Pomodoro(когда  трудно  начать):

v 25  минут  работаем  без  отвлечения  над  задачей,  затем  5  минут  отдыхаем  (лучше  смена  места  и  физическая  активность,  можно  попить  водички)

v После  4х  «помидорок»  перерыв  25  минут

v Вознаграждайте  себя  за  усердную  работу!

Мой  Day  One

27

v Сюда  записываю  важные  события  и  результаты.  «Дневник  успеха»

v Часто  добавляю  фотоv Теги:

v Работа  (кстати,  потом  удобно  отчеты  писать)v Мои  достижения!v Bookv Спортv Семья  и  друзьяv $  (дополнительный  заработок  и  премии)v …

v Использую  синхронизацию  между  устройствамиv Здесь  же  иногда  записываю  результаты  встреч  и  переговоров

v Иногда  забываю  что-­то  записать  LLL

v Периодически  перечитываю.  Приятно!

И  еще  несколько  важных  общих  принципов

28

v Действие  важнее  Планаv Результат  важнее  Действияv Создание  ценности  важнее  Выполнения  планаv Энергия  важнее  Времениv Фокус  важнее  Количестваv «Достаточно  хорошо»  важнее  Идеального

29

Надеюсь,  что  вам  было  полезно,  вы  нашли  новые  идеи  и  

мотивацию  к  изменениям…

Вместо  заключения

30

v Универсального  решения  в  ТМ  нет,  не  все  идеи  и  техники  подойдут  конкретно  вам

v Сразу  (и  просто)  измениться  не  получитсяv Не  всегда  пойдет  гладко,  будут  и  неудачи  (один  шаг  вперед,  два  шага  назад),  важный  момент  -­ научиться  себя  прощать

v Соревнуйтесь  с  самим  собой  (отчет  о  ведении  задач,  дневник)

v Пробуйте  новые  «фишки»  и  совершенствуйте  свои  подходыv Ставьте  цели,  но  проверяйте,  нужны  ли  они  конкретно  вам…v Достигайте  поставленных  целей!  Удачи!

Спасибо  за  внимание!

Прозоров  АндрейМой  блог:  80na20.blogspot.comМой  твиттер:  twitter.com/3dwaveМой  инстаграм:  instagram.com/aaprozorov

31