Excel kot bi ga moral poznati vsak

EXCEL kot bi ga moral poznati vsak

DID delavnica

Maša Crnkovič

Pregled

Osnove

Računanje s formulami Funkcije

Vizualizacija podatkov

P R E G L E D E X C E L 2 0 1 0

Excel - Maša Crnkovič

2

Spoznavanje s programom

V a j e s i p r e n e s i t e i z h t t p : / / b i t . l y / 1 x E O Q B j

Excel - Maša Crnkovič 3

„Sestavni deli“ Excela

„Univerzalne“ bližnjice


4

� Novo Excelovo okno: CTRL+N � Shrani dokument: CTRL+S �  Izberi vse: CTRL+A (3 možnosti za tabele) � Razveljavi spremembo: CTRL+Z � Uveljavi spremembo nazaj: CTRL+Y � Odpri datoteke: CTRL+O � Kopiraj: CTRL+C � Prilepi: CTRL+V �  Iskanje: CTRL+F


5

Osnove Excela

J I H ( Z A R E S ) ŽE P O Z N AŠ?

Nekaj stvari, ki jih lahko počnemo s podatki …


6

�  Vnos, oblikovanje in urejanje podatkov v celicah �  Prikaz podatkov v tabelah �  Razvrščanje in filtriranje �  Grafična predstavitev �  Računanje �  Vstavljanje in brisanje podatkov �  Posebno kopiranje in lepljenje

Če samo klikneš na celico in začneš pisat, bo vsebina, ki je bila pred tem v celici, izginila!

Urejanje celic


7

� Dvojni klik na celico � Klik na celico+F2 � Klik na celico+urejanje v vnosni vrstici

Vstavljanje in brisanje podatkov


8

�  Vstavljanje in brisanje celic ter celih vrstic, stolpcev in delovnih listov

�  Pri vstavljanju/brisanju se bodo prilagodile tudi formule, razen če izbrišemo podatke, na katere se formula nanaša (vrne napako)

� Na traku ali z desnim klikom � Brisanje podatkov v večih celic naenkrat: DELITE

Izbiranje celic


9

� Skoči na konec stolpca s podatki: ¡  Dvojni klik na rob celice

� Označi vse podatke pod to celico do konca stolpca: ¡  SHIFT + dvojni klik na rob celice

� Če želimo izbrati samo določene celice: ¡  CTRL + klik na izbrane celice

� Že želimo izbrati več zaporednih celic: ¡  SHIFT + prva celica + zadnja celica

Orodja na traku


10

�  Datoteka ¡  Shranjevanje in odpiranje datotek

�  Osnovno ¡  Oblikovanje besedila, celic in tabel, urejanje podatkov

�  Vstavljanje ¡  Tabele, grafi, ilustracije, sparkline, povezave, besedilo, simboli

�  Postavitev strani ¡  Teme, priprava strani, možnosti lista, razporeditev elementov

�  Formule ¡  Knjižnica funkcij, poimenovanje celic, nadzor formul

�  Podatki ¡  Pridobivanje in urejanje podatkov, podatkovna orodja

�  Pregled ¡  Preverjanje črkovanja, pripombe, zaščita dokumenta

�  Ogled ¡  Možnosti ogleda zvezka, okna, povečave

Bližnjice: ALT+črka

Posebno lepljenje


11

�  Vsaka celica ima več lastnosti: ¡  Vrednost (tisto, kar se vidi v

sami celici) ¡  Oblikovanje (pisava, obrobe, številsko oblikovanje, širina vrstice…)

¡  Formula (tisto, kar se vidi v vnosni vrstici)

�  Privzeti „copy-paste“ prilepi vse lastnosti

�  S posebnim lepljenem omejimo, kaj prilepimo

Zaporedja


12

�  Deluje za števila in nekatera besedna zaporedja: ¡  Datum, valuta, odstotki … ¡  Imena dni v tednu, imena mesecev

�  Po vrsticah in po stolpcih �  Poljubno zaporedje po vzoru določenega koraka �  Dovolj je, če določimo prvi dve vrednosti zaporedja �  Če zaporedja ne prepozna, ponavlja elemente v

zapisanem vrstnem redu

R AČU N A N J E I N

L O G I K A


13

Formule

Za vse formule velja …


14

�  Vidna je v vnosni vrstici �  Rezultat formule se izpiše v celici �  Pred formulo mora biti „=“, sicer bo vsebina celice

obravnavana kot besedilo �  Formulo se lahko kopira na druge celice �  V formulo se lahko vpisuje števila ali pa vrednosti

izbiramo s klikom na celico (sklici)

Matematični operatorji


15

Znak Vrne + vsoto -‐ razliko * zmnožek / količnik ^ potenco

^1/n n-‐C koren & združi tudi besedila

Logični operatorji


16

� Vrne TRUE (če drži) ali FALSE (če ne drži)

Znak Pomen < je manjše > je večje >= je večje ali enako <= je manjše ali enako = je enako

!= ali <> ni enako tudi za besedila

Sklicevanje na celice


17

Sklicevanje na Uporabite Celico v stolpcu A in vrstici 10 A10 Obseg celic v stolpcu A in vrsticah od 10 do 20 A10:A20 Obseg celic v vrstici 15 in stolpcih od B do E B15:E15 Vse celice v vrstici 5 5:5 Vse celice v vrsticah od 5 do 10 5:10 Vse celice v stolpcu H H:H Vse celice v stolpcih od H do J H:J Obseg celic v stolpcih od A do E in vrsticah od 10 do 20 A10:E20 Sklicevanje na celice od A1 do A5 na drugem listu (List2) List2!A1:A5 Sklicevanje na stolpec „Starost” v tabeli „Tabela1” Tabela1[starost]

Office.com

Absoluten in relativen sklic


18

� Uporaba $ simbola omogoča absolutno sklicevanje na celice, oz. tipka F4 (pritisni 1x, 2x ali 3x)

� Ob kopiranju formule se sklici ne „premikajo“ ¡  =A1 relativen sklic ¡  =$A1 „zaklenjen“ stolpec, „premikajoča“ vrstica ¡  =A$1 „premikajoč“ stolpec, „zaklenjena“ vrstica ¡  =$A$1 absoluten sklic

=B$1*$A2 Kako pogosto bereš spletne medije? frekvence odstotki

nikoli 6manj kot enkrat na teden 8

enkrat na teden 34nekajkrat na teden 62

vsak dan 73večkrat na dan 49

skupaj =B2+B3+B4+B5+B6+B7

=B2/$B$8

Vaje 1 (List 3)


19

1.  Anketirancem določi ID (zaporedna številka) 2.  Izbriši podatke tistih anketirancev, ki so odgovorili

samo na 1. vprašanje. Koliko vrstic je bilo izbrisanih? 3.  Izračunaj starost anketirancev 4.  Znebi se napake (#VREDN!) (namig: pomagaj si z

razvrščanjem) 5.  Podatke oblikuj v tabelo 6.  Kateri anketiranci so stari 25 let ali več? Označi jih s

TRUE, če so starejši, ali s FALSE, če so mlajši 7.  Katerega leta je bil rojen najstarejši anketiranec? Ali

uporablja Facebook? 8.  Anketirance razvrsti v prvotno stanje

F U N K C I J E S O V N A P R E J D O L OČE N E F O R M U L E Z A I Z V A J A N J E I Z R AČU N O V Z U P O R A B O D O L OČE N I H

V R E D N O S T I , I M E N O V A N I H A R G U M E N T I , V P O S E B N E M V R S T N E M R E D U A L I S T R U K T U R I .

F U N K C I J E L A H K O U P O R A B I T E , ČE ŽE L I T E I Z V E S T I

E N O S T A V N E A L I Z A P L E T E N E I Z R AČU N E .

( O f f i c e - v a p o m o č )


20

Funkcije

Vstavljanje funkcij


21

� Preko grafičnega vmesnika � Ročno pisanje:

¡  vpiši „=“ in nato funkcijo ¡  Excel delno pomaga pri sestavi funkcije

� Kombinacija obojega

Bližnjica: SHIFT+F3

Struktura funkcij


22

� Začne z enačajem (=), � sledi ime funkcije, � oklepaj, � argumenti funkcije (če jih ima več so med

seboj ločeni s podpičji), � in zaklepaj.

¡  =AVERAGE(C2;C3;C4;C5) ¡  =SUMIF(C1:C7;"<5")

Argumenti


23

�  Večina funkcij ima točno določeno, kakšen tip podatka sprejme za določen argument

�  Nekatere imajo določeno tudi, kakšen razpon vrednosti sprejemajo

�  Neupoštevanje teh določil bo vrnilo napako!

�  Brez argumentov: =fun1() ¡  npr. TODAY, NOW, PI

�  Z 1 argumentom: =fun2(arg1) ¡  npr. ABS, AVRAGE, NORMDIST

�  Z več argumenti: =fun3(arg1; arg2) ¡  npr. LOG, COUNTIFS, CHIDIST

Operatorji sklicev


24

Operator sklicev Pomen

: (dvopičje) Operator obsega, ki ustvari en sklic na vse celice med obema začetnima sklicema, vključno z le-tema

; (podpičje) Operator unije, ki sestavi več sklicev v en sklic

(presledek) Presečni operator, ki ustvari en sklic na celice na navadno dva sklica

¡  =AVERAGE(C2:C6) ¡  =AVERAGE(C2;C3;C4;C5;C6) ali =AVERAGE(C2:C3;C4:C6) ¡  =AVERAGE(C1:C6 C2:C8)

à če celice označimo z miško, se ti operatorji postavijo sami

Nekaj funkcij …


25

�  Sumà sešteje vse vrednosti �  Sumifà sešteje vrednosti pod pogojem… �  Averageà vrne povprečno vrednost �  Medianà vrne mediano �  Countà prešteje št. celic �  Countifsà prešteje št. celic pod večimi pogoji �  Ifà preveri ali je pogoj izpolnjen in vrne izbrano

vrednost, če je, ali drugo izbrano vrednost, če ni

�  Properà besede spremeniv v obliko „1. velika črka, ostale male“

�  Productà množi števila �  Factà fakulteta števila n (1*2*3*…*n)

Vaje 2 (List 3)


26

1.  Izračunajte povprečno starost anketirancev. 2.  Koliko anketirancev je starejših od 30 let? 3.  Koliko anketirancev ni odgovorilo na 3. vprašanje? 4.  Koliko odstotkov anketirancev je moških? (% na 2 decimalki) 5.  Koliko znaša povprečna starost za tiste, ki uporabljajo

Facebook in za tiste, ki ga ne? 6.  Popravi stolpec „Starejši do 25“ tako, da bo z vsakega

anketiranca pisalo „Da, 25 ali več“ ali „Ne, mlajši“ 7.  Naredi tabelo s frekvencami za vse starosti in jo kopiraj na

nov list

8.  Določi: ¡  Vrednost PI na 7 decimalnih mest natančno ¡  Današnji datum in trenutna ura


27


Besedni oblak



28

�  Grafična predstavitev podatkov �  Cilj: posredovanje informacij na razumljiv in

učinkovit način s pomočjo računalniške grafike �  Namesto kompleksnih podatkovnih zbirk, prikažemo

ključne podatke na način, ki uporabniku omogoča intuitivno razumevanje

�  Povezana z informacijsko, znanstveno in statistično vizualizacijo

�  Koncept v razvoju, obseg področja se neprestano veča

http://sl.wikipedia.org/wiki/Vizualizacija_podatkov

Časi za razpad zveze

Excel - Maša Crnkovič 29 Information is beautiful

Prednosti uporabe grafov


30

�  Lažje je videti in razumeti sliko, kot razumeti številske podatke

�  Intuitiven vizualni vtis o: ¡  trendih in povezavah podatkov ¡  porazdelitvi podatkov ¡  razlikah med skupinami ¡  odnosih med spremenljivkami

�  Prenos bremena iz številskega sklepanja na vizualno sklepanje, kar pri pridobivanju informacij prihrani veliko časa in živcev

�  Slika pritegne večjo pozornost kot števila v tabeli �  Slike si lažje zapomnimo

Podatki srečajo graf


31

�  Številke imajo pomen! ¡  Kvantitativni podatki (številke) ¡  Kategorični podatki (oznake, ki nam povedo, kaj merimo)

�  2D grafi imajo eno kvalitativno in eno kategorično os (razen raztreseni grafikon)

�  Tipi kategoričnih lestvic: ¡  Nominalna ¡  Ordinalna ¡  Intervalna

6 tipičnih grafov


32

Making data meaningful

Kje je „tortica“?


33

Tortni ali strukturni graf (ang. pie chart) �  Večina statistikov jo odsvetuje �  Malo število kategorij �  Velikost kosov??

¡  Lažje je primerjati dolžine kot kote

Tortni graf


34

�  Struktura v odstotkih �  Ena spremenljivka (enodimenzionalni graf) �  Priporočila:

¡  Malo kategorij (največ 5!) ¡  Za lažjo primerjavo kosov, dodaj vrednosti ¡  Oznake lahko zapišeš v graf à legenda ni potrebna ¡  Kose je lažje primerjati, če se razporejeni po velikosti (od

najmanjšega do največjega) 4.3%

17.4%

78.3%

Da, več

Da, eden

Ne

Ali ima kdo od tvojih profesorjev Facebook stran za svoj predmet?

Palični grafi


35

�  Več paralelnih pravokotnih oblik, ki se proporcionalno raztezajo do vrednosti, ki jih predstavljajo

�  Najpreprostejši za izdelavo, branje in razumevanje �  Primerni so za primerjavo:

¡  porazdelitve, ¡  vrednosti opisnih ali grupiranih podatkov

�  Če vrstni red kategorij ni bistven, so stolpci razporejeni po velikosti

�  Navpično ali vodoravno: ¡  Ne sme biti v nasprotju s tem, kar predstavlja ¡  Če so imena kategorij dolga, damo horizontalno

Različne vrste paličnih grafov


36

5.9%

21.6%

26.5%

34.3%

44.1%

63.7%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Joga, meditacija

Zabava

Branje

Glasba

Sprehodi v naravi

Športne akCvnosC

Palični graf



37

26.3%

39.5%

18.4%

10.5%

5.3%

Nikoli Do 14 dni Med 14 dni in 1 mesecm

1 do 2 meseca Več kot dva meseca

Stolpčni graf


38

0

10

20

30

40

50

60

150,01 -‐ 155,00

155,01 -‐ 160,00

160,01 -‐ 165,00

165,01 -‐ 170,00

170,01 -‐ 175,00

175,01 -‐ 180,00

180,01 -‐ 185,00

185,01 -‐ 190,00

190,01 -‐ 195,00

cm


Histogram


39

0

200

400

600

800

1000

1200

Julij Avgust September

Število

obiskovalcev

Direktno

Preko linka

Preko iskalnika


Naložen stolpčni graf


40

80.6%

51.9%

19.4%

48.1%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Moški

Ženske

Se sprejemam Se ne sprejemam


100-odstotno naložen palični graf

Točkovni grafi


41

�  Prikazuje razmerje med dvema spremenljivkama �  Ponazarja individualne vrednosti (ne celotne oblike) �  Ni nujno, da se merska lestvica začne z ničlo �  Točke so lahko povezane s črto in označene z vrednostmi

�  Raztreseni grafikon: ¡  Prikaz korelacij ¡  Trendna črta

3.2 2.5

12.7

19.0

8.9

11.4 9.5 10.1

4.4 5.1

1.3 1.9 1.3

4.4

1.3 0.0 .6 .6 .6 .0 .0 .6 .6

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

<= 18

18,01 -‐ 1

9 19,01 -‐ 2

0 20,01 -‐ 2

1 21,01 -‐ 2

2 22,01 -‐ 2

3 23,01 -‐ 2

4 24,01 -‐ 2

5 25,01 -‐ 2

6 26,01 -‐ 2

7 27,01 -‐ 2

8 28,01 -‐ 2

9 29,01 -‐ 3

0 30,01 -‐ 3

1 31,01 -‐ 3

2 32,01 -‐ 3

3 33,01 -‐ 3

4 34,01 -‐ 3

5 35,01 -‐ 3

6 36,01 -‐ 3

7 37,01 -‐ 3

8 38,01 -‐ 3

9 40,01 +

Odstotki

ITM

Črtni grafi


42

�  Prikaz sprememb in trendov v (daljšem) časovnem obdobju �  Priporočljivo največ 4 črte �  Črte različnih barv ali slogov �  Oznake so lahko prikazane na črtah à ni legende �  Izhodišče številske merske lestvice je (praviloma) ničla

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

februar marec april maj junij julij avgust september

Ogledane strani Obiski Unikatni ogledi

Škatlasti grafikon


43

�  Prikazuje nihanja �  Ang. box plot �  „Borzni grafikon“ �  Kvartilni grafikon (ang.

box-and-whisker) �  V Excelu je pomemben

vrstni red podatkov na listu

Min Max Povp. Stan. odklon Iskrenost 2,38 5 3,94 0,53 Namernost 1,8 4,6 3,33 0,49 Strah pred izolacijo 1 4 2,41 0,57

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

Iskrenost Namernost Strah pred izolacijo

povp-‐stan.o max min povp+stan.o Iskrenost 3,42 5,00 2,38 4,47

Namernost 2,83 4,60 1,80 3,82 Strah pred izolacijo 1,84 4,00 1,00 2,98

Izbira primernega grafa


44

Tip odnosa Grafi Nominalna primerjava

-palični (horizontalno ali vertikalno) -točke (če kvantitativna lestvica ne vsebuje ničle)

Časovni niz -črtni (za ponazoritev oblike podatkov v celoti) -palični (primerjava med posameznimi vrednostmi) -točke povezane s črto (poleg celotne oblike podatkov poudarimo posamezne vrednosti)

Rangiranje -palični (horizontalno ali vertikalno) -točke (če kvantitativna lestvica ne vsebuje ničle)

Delež od celote -palični (horizontalno ali vertikalno) -tortni (je res primeren?) -palični v skladih (ang. stacked bar) kadar želimo prikazati tako deleže kot celoto

Frekvenčna razporeditev

-palični (za prikaz individualnih vrednosti) = histogram -črtni (ponazoritev celotne oblike podatkov) = frekvenčni poligon

Korelacija -točke in trendna črta (raztreseni grafikon)

Izgled grafa


45

�  Brez motečih „dodatkov“, ki ne doprinesejo k predstavitvi podatkov: ¡  mrežne črte – če te niso bistvene, sicer so bolj svetle ¡  ozadje grafa ¡  3D izgled ¡  okraski ipd.

�  „Mehke“ barve grafa: naravne in ne-nasičene (izogibamo se zelo temnih, svetlih in fluorescetnih barvnih spektrov)

�  Pozicija legende �  Pomembne so črte osi (x in y os) z ustrezno lestvico in

oznakami (vendar v nekaterih primerih ni nujno, da so prikazane)


�  Barva �  Vrstni red �  Decimalke na osi �  Mrežne črte

Ti podatki so izmišljeni

0%#

10%#

20%#

30%#

40%#

50%#

60%#

Net# Šumi# Amerika#

49.5%&

30.0%&

20.5%&

Net& Šumi& Amerika&


�  Barva �  3D �  Vrstni red �  Mrežne črte �  Lestvica na osi

(min in max vrednost)

�  Oznaka osi �  Položaj legende

Dober graf …


48

�  … pritegne bralčevo pozornost �  … predstavi podatke preprosto, jasno in natančno �  … ne zavaja (npr. z osjo y) �  … prikazuje podatke na strnjen način (npr. en palični graf

namesto več tortnih) �  … olajša podatkovno primerjavo ter izpostavi trende in

razlike �  … ponazori sporočilo, tematiko ali zgodbo v spremnem

besedilu

Effectively Communicating Numbers


49

Prijatelji in žurke

Hobiji

Faks

Primeri vizualizacije različnih informacij „SmartArt“


50

Vodja Mirzet

Delavec Žan

2. vodja Alma

Delavec Jusuf

Delavec Janez

Delavec Amir


Postava, humor, ramena,

iskrenost, spontanost, tista njegova

fora …

?? Čist preveč je

hud!!


51



52

Oblak

Padavine

Površinske vode Izparevanje

Kondenzacija



53

Znam Excel!

Osnove programa

Računanje in funkcije

Grafi in tabele



54

Primeri vizualizacije različnih informacij „Risanje z oblikami“

Tabela


55

�  Včasih graf ni najboljša izbira za prikaz podatkov �  Tekst ali tabela lahko v določenih primerih bistveno

bolje pojasnita informacije �  O smislu grafa razmisli v naslednjih primerih:

¡  podatki so preveč razpršeni, ¡  podatki imajo premalo vrednosti, ¡  podatki imajo preveč vrednosti, ¡  podatki imajo premalo variance.

Vstavljanje grafov


56

Izberi podatke

Označi podatke

Izberi primeren tip grafa

Izberi želeno obliko

Oblikuj graf

… naredite grafe za podatke, ki smo jih izračunali pri prejšnjih vajah (odstotki, frekvence in povprečja).

Grafično predstavite podatke

V enem grafu prikažite naslednje funkcije


Frekvence Zelo varno 12.702 Varno 25.029 Ogroženo 9.858 Zelo ogroženo 2.599

�  Linearna: f(x)=2*x+1 �  Kvadratna: f(x)= x2 �  Eksponentna: f(x)= 2x �  Korenska: f(x)= √3&𝑥 

Ø Na intervalu [-2, 2] (x os)

Ø Korak po 0,2 (-2; -1,8; -1,6 …)

57

Vaje 3

Kako varno se počutite, ko ponoči hodite sami po svoji soseski? (Vir: ESS)

Ø  Izberite najprimernejšo obliko grafa Ø  Graf uredite in ga opremite s

potrebnimi informacijami Ø  Prikazani naj bodo odstotki

Kako varno se počutite, ko ponoči hodite sami po svoji soseski? 4 funkcije


58

Možni rešitvi

-‐3

-‐2

-‐1

0

1

2

3

4

5

-‐2 -‐1 0 1 2

linearna

kvadratna

eksponentna

korenska

25.3%

49.9%

19.6%

5.2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Zelo varno Varno Ogroženo Zelo ogroženo

Znajdi se ;)

Ø  Izračunajte deleže iz podatkov na listu „List3“

Ø  Raziščite različne možnosti in efekte. Naredi tako, da bo rezultat enak temu na sliki desno – upoštevajte tudi oblikovanje in kič. :)

59


Googlaj!


60

Viri in literatura


61

�  Making data meaningful: http://www.unece.org/fileadmin/DAM/stats/documents/writing/MDM_Part2_English.pdf

�  Effectively Communicating Numbers: http://www.rit.edu/cla/cpsi/SRResources/Effectively%20Communicating%20Numbers.pdf

�  Oblak besed: http://www.wordle.net/

�  Wiki: http://sl.wikipedia.org/wiki/Vizualizacija_podatkov

�  Office-va podpora: http://office.microsoft.com/sl-si/support/

�  Statistični urad RS: www.stat.si

�  Viri podatkov in grafov: ¡  osebni arhiv lastnih raziskav ¡  ESS 2010 (vaje 3)

m a s a . c r n k o v i c @ g m a i l . c o m


Hvala za pozornost in sodelovanje J

Data & Analytics

Excel kot bi ga moral poznati vsak