MIKAEL HAUTALA REAALIAIKAISEN LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN HYÖDYNTÄMINEN YRITYKSISSÄ

Kandidaatintyö

i

TIIVISTELMÄ

TAMPEREEN TEKNILLINEN YLIOPISTO Tietojohtamisen koulutusohjelma HAUTALA, MIKAEL: Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan hyödyntämi-nen yrityksissä Kandidaatintyö, 22 sivua Marraskuu 2014 Pääaine: Tiedonhallinta Tarkastaja: Jonna Käpylä Avainsanat: reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinta, business intelligence, hyödyt, RTBI, real-time business intelligence, kirjallisuustutkimus

Liiketoimintatiedon hallinnasta on viimeisen kahden vuosikymmenen aikana tullut kes-keinen työkalu yritysten päätöksenteon tukemisessa ja sitä hyödyntävätkin Suomessa kaikki suuryritykset. Tästä johtuen kilpailuetua ei enää välttämättä tuo pelkkä historia-tiedon analysointi ja hyödyntäminen, vaan lisäksi tarvitaan reaaliaikaista liiketoiminta-tiedon hyödyntämistä.

Työn päätutkimuskysymyksenä on, millaisia hyötyjä yritykset voivat saada reaaliaikai-sesta liiketoimintatiedon hallinnasta. Reaaliaikaiselle liiketoimintatiedolla tarkoitetaan tiedon hankkimista, ymmärtämistä, analysoimista ja jalostamista lähes olemattomalla viiveellä esimerkiksi kun sitä tarvitaan työtä ohjaavaksi tiedoksi, jotta liiketoiminnan suorituskykyä voidaan parantaa.

Työ suoritettiin kirjallisuustutkimuksena, ja aineistoa etsittiin tieteellisistä kirjastoista kuten Scopuksesta, ScienceDirectistä, Google Scholarista, TTY:n Kirjastosta ja Nelli-Portaalista. Aineiston hakua ei rajattu liikaa sillä reaaliaikaisesta liiketoimintatiedon hallinnasta ei ole vielä ehtinyt kertymään runsaasti tieteellistä aineistoa.

Työssä havaittiin, että reaaliaikaisella liiketoimintatiedon hallinnalla voidaan saavuttaa suuria hyötyjä etenkin epävakailla toimialoilla. Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hal-linnan työkalu antaa työntekijälle vertauskuvallisesti ohjauspyörän, polkimet ja vivut joilla prosesseja voi ohjata reaaliaikaisesti. Samalla ohjausten vaikutuksia voi seurata reaaliaikaisesti kojelaudasta. Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta todennäköisesti lyhentää päätöksentekoon käytettyä aikaa ja antaa relevanttia tietoa päätöksenteon tuek-si. Tämä johtaa tehokkaampaan päätöksentekoprosessiin ja madaltaa kustannuksia. Li-säksi henkilöt joilla on enemmän informaatiota saatavissa, tekevät nopeampia päätöksiä. Päätöksen arvo on myös suurempi mitä nopeammin se tehdään.

ii

ALKUSANAT

Liiketoimintatiedon hallinta on kiinnostanut minua jo tovin ja oma tavoitteeni työlle oli tietämyksen lisääminen aihepiiristä. Halusin luoda itselleni käsityksen liiketoimintatie-don historiasta ja sen kehittymisestä kohti reaaliaikaisuutta. Samalla toivoin, että löydän tarpeeksi pienen ongelman jonka ympärille voisin alkaa luomaan itselleni työpaikkaa liiketoimintatiedon hallinnan ja teollisen internetin parissa. Työn avulla ymmärrykseni aiheesta on lisääntynyt ja se toimii hyvänä pohjana oman liiketoiminnan kehittämiseen.

Haluan kiittää Jonna Käpylää erinomaisesta työn ohjauksesta, palautteen annosta sekä esittelystä Aki Jääskeläiseen. Aki Jääskeläistä tahdon kiittää aihealueen rajauksen avus-tamisessa sekä lähteiden löytämisessä. Lisäksi haluan kiittää Mika Ahoa, joka auttoi ymmärtämään liiketoimintatiedon hallintaa yrityskonsultin näkökulmasta sekä antoi virikkeitä oman mielenkiinnon löytämisessä. Suurin kiitos kuitenkin rakkaalle vaimol-leni Maija Hautalalle työn tukemisessa.

Tampereella, 10.12.2014

Mikael Hautala

iii

SISÄLLYSLUETTELO

1.   JOHDANTO .............................................................................................................. 1  1.1   Tutkimuksen tausta ......................................................................................... 1  1.2   Tutkimusongelma ja tutkimuskysymykset ..................................................... 1  

2.   LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA ................................................................. 3  2.1   Historia ........................................................................................................... 3  2.2   Liiketoimintatiedon hallinta käsitteenä .......................................................... 3  2.3   Hyödyt ............................................................................................................ 4  

3.   TUTKIMUSMENETELMÄ JA TUTKIMUSAINEISTO ........................................ 6  4.   REAALIAIKAINEN LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA .............................. 7  

4.1   Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta käsitteenä ................................... 7  4.2   Reaaliaikaisuus ............................................................................................... 7  4.3   Tietovarastot ................................................................................................... 8  4.4   Implementoinnin edellytykset ........................................................................ 9  4.5   Latenssi ......................................................................................................... 10  

5.   REAALIAIKAISEN LIIKETOIMINTATIEDON HYÖDYNTÄMINEN ............. 13  5.1   Päätöksenteko ............................................................................................... 13  5.2   Itseohjautuvuus ............................................................................................. 14  5.3   Tiedon visualisointi ...................................................................................... 15  5.4   Mahdolliset ongelmat ................................................................................... 15  5.5   CASE: Continental Airlines ......................................................................... 16  

6.   PÄÄTELMÄT ......................................................................................................... 19  LÄHTEET ...................................................................................................................... 21  

iv

TERMIT JA LYHENTEET

Liiketoimintatiedon hallinta Tiedon hankkimista, ymmärtämistä, analysoimista ja ja-lostamista työtä ohjaavaksi tiedoksi, jotta liiketoiminnan suorituskykyä voidaan parantaa (Azvine et al. 2005, s. 215).

Reaaliaikainen Tiedon hankkimista, ymmärtämistä, analysoimista ja ja- liiketoimintatiedon hallinta lostamista lähes olemattomalla viiveellä esimerkiksi kun

sitä tarvitaan työtä ohjaavaksi tiedoksi, jotta liiketoimin-nan suorituskykyä voidaan parantaa (Azvine et al. 2005, s. 215; Watson et al. 2006, s. 7).

Dashboard Työpöytä, jossa näytetään liiketoimintatiedon hallinnan

avulla keskeisiä mittareita, jotka esitetään yhdessä digitaa-lisessa näkymässä. Dashboardista on mahdollista hahmot-taa toiminnan kokonaistilanne yhdellä silmäyksellä. (Gröger et al. 2013)

Latenssi Vastausta vaativan liiketoiminnallisen tapahtuman ja pää-

töksen välillä oleva aika tai viive (Hackathorn 2004, s. 1). RTBI Real-Time Business Intelligence. Reaaliaikaisen liiketoi-

mintatiedon hallinta. BI Business Intelligence. Liiketoimintatiedon hallinta.

1

1. JOHDANTO

1.1 Tutkimuksen tausta

Tietointensiivisessä yhteiskunnassa aineettomat tuotannontekijät vaikuttavat yrityksen menestykseen. Liiketoimintatiedon hallinnasta, jolla tarkoitetaan tiedon hankkimista, ymmärtämistä, analysointia ja jalostamista liiketoiminnan parantamiseksi, on viimeisen kahden vuosikymmenen aikana tullut keskeinen työkalu yritysten päätöksenteon tuke-miseen. Nykyään on hankala löytää yritystä, joka ei hyödynnä liiketoimintatiedon hal-linnan työkaluja, jotka hakevat, analysoivat ja raportoivat tietoa. (Chaudhuri et al. 2011)

Tiedosta ja sen hyödyntämisen osaamisesta on muodostunut yrityksille kilpailutekijä. Suomalaisilta suuryrityksiltä kysyttiin useana vuonna peräkkäin, onko heillä tietoisesti järjestettyjä toimintoja, jotka keräävät ja analysoivat yrityksen sisäistä ja ulkoista liike-toimintatietoa. Vuonna 2002 yrityksistä 80 prosenttia vastasi kyllä. Vuonna 2009 saman kyselyn tulos nousi 100 prosenttiin ja on pysynyt samana vuoteen 2013 asti. (Tyrväinen 2013, s. 33)

Kilpailuetua ei siis enää tuo välttämättä pelkkä historiatiedon analysointi ja hyödyntä-minen, vaan on mentävä kohti reaaliaikaisen liiketoimintatiedon, englanniksi real-time business intelligence (RTBI), hyödyntämistä. Laitteistoarkkitehtuurin korkeat vaati-mukset ovat hidastaneet RTBI-työkalujen yleistymistä. (Grabova et al. 2010). Tämä on toisaalta estänyt yrityksiä siirtymästä reaaliaikaisuuteen, mutta on samalla antanut kil-pailuedun ongelman ratkaisseille ja käyttöönottaneille yrityksille.

Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan hyödyntämistä yritysten toimintaympäris-tössä on mielekästä tutkia, sillä sitä ei ole vielä tutkittu kovin laajasti. Monet tutkimuk-set kertovat reaaliaikaisesta liiketoimintatiedon hallinnasta jotakin, mutta harva keskit-tyy sen vaikutuksiin. Liiketoimintatiedon hallintaa, mikä keskittyy menneeseen ja tule-vaan on tutkittu hyvin paljon, mutta reaaliaikaista liiketoimintatiedon hallintaa ei. Tästä johtuen aiheesta löytyy hyvin niukasti tutkimusta suomen kielellä. Tämä työ kokoaa eri lähteiden tutkimustietoa reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hyödyntämisestä yrityksissä suomeksi.

1.2 Tutkimusongelma ja tutkimuskysymykset

Työn päätutkimuskysymyksenä on, millaisia hyötyjä yritykset voivat saada reaaliaikai-sesta liiketoimintatiedon hallinnasta. Tutkimusongelmaan pyritään löytämään vastaus neljän alatutkimuskysymyksen avulla:

2

1. Miten reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta määritellään? 2. Miten reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan eroaa liiketoimintatiedon hal-

linnasta? 3. Mitä mahdollisia ongelmia reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hyödyntämisessä

on? 4. Miten yritykset ovat hyödyntäneet reaaliaikaista liiketoimintatiedon hallintaa?

Liiketoimintatieto voi olla sisäistä tai ulkoista tietoa. Sisäisellä tiedolla tarkoitetaan yri-tyksen itse keräämää tietoa omasta toiminnastaan, kuten esimerkiksi varastossa olevien tuotteiden määrä tai tänään myytyjen tuotteiden määrä. Sisäinen tieto onkin pääsääntöi-sesti kvantitatiivista eli numeerista tietoa. Ulkoisella tiedolla tarkoitetaan yrityksen kil-pailijoista ja markkinoista saatavan tiedon hyödyntämistä ja hallintaa. Se käsitetään usein strukturoimattomana asiakirjapohjaisena laadullisena aineistona, joka voidaan saada uutistoimistoista, ulkopuolisista tietopankeista tai muista julkisista tietolähteistä. (Hovi et al. 2009, s. 78–79) Tutkimus on rajattu käsittelemään vain yrityksen sisäistä tietoa. Tämä valinta on tehty sen vuoksi, että ulkoista tietoa ei usein saada jatkuvasti reaaliaikaisena vaan epäsäännöllisesti esimerkiksi uutisten myötä. Sisäistä tietoa voi-daan taas tallentaa jatkuvasti, jolloin reaaliaikainen tarkkailu on mahdollista.

Työssä keskitytään tutkimaan, miten reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallintaa on hyödynnetty yrityksissä. Tutkimalla aihetta, voidaan huomata potentiaalisia liiketoimin-tamahdollisuuksia. Tutkimuksen yksi tavoitteista on luoda lukijalle yleiskäsitys liike-toimintatiedon hallinnasta, sen kehittymisestä reaaliaikaisuuteen ja lopulta sen hyödyis-tä yrityksissä.

Tutkimuksen toisessa luvussa esitellään liiketoimintatiedon hallinnan historiaa, sen määritelmää ja hyötyjä. Kolmannessa luvussa määritellään työn tutkimusmenetelmiä sekä tutkimusaineistoa. Neljännessä luvussa esitellään reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallintaa ja viidennessä käydään läpi tapoja miten yritykset ovat hyödyntäneet reaaliai-kaista liiketoimintatiedon hallintaa.

3

2. LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA

2.1 Historia

Liiketoimintatietoa alettiin ensimmäistä kertaa hyödyntämään 1960- ja 1970-luvuilla (Greene 1966; Watson et al. 2006). Ensimmäiset päätöstukijärjestelmät ilmestyivät markkinoille 1970-luvulla, mutta ne olivat vain yhden tai muutaman asian päätöstukijär-jestelmiä. Liiketoimintatiedon hallinnan varsinainen yleistyminen ja toinen sukupolvi alkoi 1980-luvulla, kun keskipisteenä olivat teollisen rakenteen ja kilpailijoiden analy-sointi (Pirttimäki 2007b). Teleoperaattorit, jälleenmyyjät ja finanssialan toimijat raken-sivat 1980-luvun lopulla tietovarastoja tallentaakseen huomattavia määriä myynti- ja asiakasdataa (Watson et al. 2006, s. 8).

Vuonna 2000 alkoi liikehdintä kohti kolmannen sukupolven reaaliaikaista liiketoiminta-tiedon hallintaa. Aikaisemmin tietoa oli hyödynnetty jo tapahtuneiden asioiden ymmär-tämiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen. Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan avulla tiedettiin, mitä juuri kyseisellä hetkellä tapahtuu. Tämä oli merkittävä parannus nopeaan päätöksentekoon ja yrityksen kriittisiin prosesseihin. (Watson et al. 2006, s. 8)

Vaikka liiketoimintatiedon hallinnan työkalut tuovat yritykselle tukea päätöksentekoon, niiden käyttöönottoa ovat hidastaneet tietojärjestelmien hinta, vaatimukset laitteistoark-kitehtuurille, monimutkainen käyttö, turhat toiminnallisuudet sekä huono sopeutuminen nopeasti muuttuviin toimintaympäristöihin (Grabova et al. 2010). Jälkimmäisin onkin muodostunut yrityksille haasteeksi, sillä tarve tuoreemmalle datalle on ollut aina ole-massa (Watson et al. 2007, s. 98). Perinteisesti liiketoimintatiedon hallinta on ollut his-toriadatan analysointia ja johtopäätösten tekoa sen sisällöstä.

2.2 Liiketoimintatiedon hallinta käsitteenä

Liiketoimintatiedon hallinnan lähin englannin kielen termi on business intelligence. Business intelligence -termistä puhui ensimmäisen kerran Gartner 1990-luvun alkupuo-lella. Suomenkieliseksi vastineeksi on vakiintunut liiketoimintatiedon hallinta, jota en-simmäisenä käytti Virpi Pirttimäki diplomityössään vuonna 2002. (Aho 2011)

Aiheesta käytetään myös sitä sivuavia termejä, kuten competitive intelligence, competi-tor intelligence, customer intelligence, market intelligence, strategic intelligence, pro-duct intelligence ja environmental intelligence. Useimmiten nämä termit viittaavat ul-koiseen liiketoimintatietoon ja ovat liiketoimintatiedon hallinnan alakategorioita. (Pirttimäki 2007b)

4

Yhdysvalloissa business intelligence -termillä on tietojärjestelmäkeskeinen merkitys, jolla tarkoitetaan lähinnä tietovarastointia ja raportointia. Käytetympi termi Yhdysval-loissa on competitive intelligence, joka juontaa juurensa 1970-luvun sotatiedusteluihin. Tämän jälkeen se on juurtunut painottamaan ulkoiseen toimintaympäristöön liittyvää tietoa. (Aho 2011) Tämä on osaltaan sekoittanut termistöä Euroopan ja Yhdysvaltojen välillä sekä hankaloittanut termien vakiintumista.

Liiketoimintatiedon hallinta konseptina on vähintäänkin dualistinen. Se viittaa infor-maatioon ja tietämykseen, jotka kuvaavat liiketoimintaympäristöä, yritystä itseään ja sen tilaa suhteessa markkinoihin, asiakkaisiin, kilpailijoihin ja taloudellisiin kysymyk-siin. Toisaalta se on prosessi, joka tuottaa näkemyksiä, ehdotuksia ja suosituksia johdol-le ja päätöksentekijöille. (Pirttimäki 2007a) Liiketoimintatiedon hallinta toimii siis si-säisen ja ulkoisen tiedon tietovarastona, josta voidaan prosesseilla tuottaa tukea päätök-sentekijöille.

Liiketoimintatiedon hallinnalle ei ole olemassa yhtä yhteisesti hyväksyttyä selitystä, ja edellä mainitut sitä sivuavat termit vaikeuttavat yhtenäisen käsityksen muodostumista. Tässä työssä termillä liiketoimintatiedon hallinta tarkoitetaan tiedon hankkimista, ym-märtämistä, analysoimista ja jalostamista työtä ohjaavaksi tiedoksi, jonka kautta liike-toiminnan suorituskykyä voidaan parantaa (Azvine et al. 2005, s. 215).

2.3 Hyödyt

Strateginen tieto on voimakas motivaattori ja mahdollistaja. Kokonaisuuksien tietämi-nen ja ymmärtäminen motivoi ihmistä työskentelemään. Kun vertaillaan kahta työnku-vaa, tiilien asettelua vierekkäin ja niiden muuraamista tai katedraalin rakentamista, an-taa jälkimmäinen tekijälle käsityksen tavoitteesta, kontekstista, joka tekee työstä mie-lenkiintoisempaa. Lisäksi kun kerrotaan, kuinka muut osat rakennuksesta etenevät, kuinka monta tiiltä on jäljellä ja kuinka aikaisemmat muurarit tekivät työnsä, työntekijä voi tehdä parempia päätöksiä vaihtelevissa työolosuhteissa. (Ritacco et al. 2007, s. 3)

Johdon tasolla kannustimet perustuvat usein mitattaviin tavoitteisiin, kuten tuottavuu-teen tai tyytyväisten asiakkaiden määrään. Näiden perusteella on aikaisemmin saatettu antaa vuoden lopuksi bonukset ja palaute siitä, kuinka vuosi on mennyt. Johdon työnte-kijät saattavat olla tyytyväisiä tai pettyneitä, mutta heillä ei tämän perusteella ole tapoja arvioida, miten heidän työpanoksensa on vaikuttanut yrityksen menestymiseen. Tavoite-johtaminen toimii vain, jos johto pystyy seuraamaan tavoitteiden edistymistä. Liiketoi-mintatiedon hallinnan avulla johto voi nähdä, millainen vaikutus päätöksillä on yrityk-sen toimintaan. (Ritacco et al. 2007, s. 3)

Vuonna 1999 KPMG (2000) suoritti kyselyn, johon otti osaa 432 yritystä ympäri maa-ilman. Haastateltujen yritysten liikevaihto oli yli 200 miljoonaa puntaa. Tutkimuksessa

5

huomattiin monia hyötyjä, joita liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen implementointi on tuonut. Alla on listattuna paremmuusjärjestyksessä yritysten kokemat hyödyt:

1. parempi päätöksenteko 2. nopeampi reagointi liiketoimintaan 3. parempi asiakkaan käsittely 4. parantuneet työntekijätaidot 5. parempi tuottavuus 6. uudet toimintamallit 7. vähentyneet kustannukset 8. uudet liiketoimintamahdollisuudet 9. parhaiden käytäntöjen jakaminen 10. kasvaneet tuotot 11. kasvanut markkinaosuus.

Tutkimuksessa huomattiin, että suurimmat hyödyt liiketoimintatiedon hallinnan työka-lun implementoinnista olivat olleet parantunut päätöksenteko sekä nopeampi reagointi liiketoimintaan. Tämä on mielenkiintoista, sillä tutkimusvuonna reaaliaikaisia liiketoi-mintatiedon hallinnan työkaluja ei vielä ollut, vaan ne tekivät tuloaan vasta seuraavana vuonna (Watson et al. 2006, s. 8). Tästä huolimatta yritykset kokivat liiketoimintatiedon parantaneen päätöksentekoa ja nopeuttaneen reagointia liiketoimintaan.

6

3. TUTKIMUSMENETELMÄ JA TUTKIMUSAI-NEISTO

Työ suoritettiin kirjallisuustutkimuksena, ja aineistoa etsittiin tieteellisistä kirjastoista kuten Scopuksesta, ScienceDirectistä, Google Scholarista, TTY:n Kirjastosta ja Nelli-Portaalista. Aineisto voi olla kirja, artikkeli, väitöskirja, diplomityö tai muu tieteellisesti hyväksytty lähde. Aineistoa haettiin seuraavassa taulukossa esitellyillä hakulausekkeil-la. Lähteitä täydennettiin muokkaamalla hakulausekkeita puuttuvan aihealueen mukaan. Hakulausekkeet on lueteltu taulukossa 1.

Taulukko 1. Kirjallisuuden haussa käytetyt hakulausekkeet

(”Business Intelligence” OR ”BI”) AND( ”real-time” OR ”real time”) AND (”enterpri-se” OR ”company” OR ”firm”)

”RTBI”

"business intelligence" AND ("real-time" OR "real time")

”liiketoimintatiedon hallinta” AND (”reaaliaik*” OR ”ajantas*”)

”business intelligence” AND ”benefi*”

Aineistoa haettiin tutkimusongelman ja tutkimuskysymysten perusteella. Haut kohdis-tettiin teosten otsikoihin, tiivistelmiin ja avainsanoihin. Reaaliaikainen liiketoimintatie-don hallinta on suhteellisen tuore käsite, joten aineistoa teeman ympäriltä ei ole ehtinyt kertyä ylenpalttisesti. Tämän vuoksi aiheen ympäriltä löytyvää aineistoa ei ollut tarpeen rajata liikaa. Esimerkiksi hakusanalla ”RTBI” löytyi Scopus-tietokannasta vain 12 osu-maa ja näistä kahdessa käsitellään tässä työssä tarkoitettua reaaliaikaista liiketoiminta-tiedon hallintaa. Aineisto käytiin läpi otsikko- ja tiivistelmätasolla, joiden perusteella otettiin talteen aineisto, jonka katsottiin liittyvän tutkimuskysymyksiin. Hyvien aineisto-jen lähdeluetteloita hyödynnettiin myös uusien tutkimusten löytämisessä.

Lähdekirjallisuuden hallinnointi tapahtui Mendeley-ohjelmalla, jonka avulla aineisto, viittaukset ja lähdeluettelo pysyivät paremmin hallittavissa. Ohjelmalla aineisto oli kä-tevästi jaoteltavissa eri aihealueiden mukaan, mikä helpotti aineiston hallintaa

7

4. REAALIAIKAINEN LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA

4.1 Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta käsitteenä

Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan määrittely on haastavaa, sillä liiketoiminta-tiedon hallinnalle ei ole yhteisesti hyväksyttyä määritelmää ja toisaalta reaaliaikaisuus voi tarkoittaa eri konteksteissa eri asiaa. Tässä työssä reaaliaikaisella liiketoimintatiedon hallinnalla tarkoitetaan tiedon hankkimista, ymmärtämistä, analysoimista ja jalostamista millisekuntien viiveellä tai sillä hetkellä, kun sitä tarvitaan työtä ohjaavaksi tiedoksi liiketoiminnan suorituskyvyn parantamista varten (Azvine et al. 2005, s. 215; Watson et al. 2006, s. 7). Liiketoimintaympäristöt ovat jatkuvassa muutoksessa ja jopa epävakaas-sa tilassa (Azvine et al. 2005, s. 214). Tästä syystä yritykset tarvitsevat reaaliaikaista tietoa organisaation toiminnasta. Watson (2006, s. 7) määrittelee lisäksi, että reaaliaikai-sen liiketoimintatiedon hallinnan tarkoitus on kasvattaa tuloja ja vähentää menoja.

Ennen reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen tuloa dataa hyödynnettiin pääasiassa jo tapahtuneiden asioiden ymmärtämiseen sekä ennustamaan, mitä tulevai-suudessa tulisi tapahtumaan (Watson et al. 2006, s. 7). Datan analysointi, markkinoiden ennustaminen ja suorituskyvyn parantaminen ovat aina olleet osana liiketoimintatiedon hallintaa, mutta ennen reaaliaikaista liiketoimintatiedon hallintaa nämä toimet oli usein tehty kuukausittaisina tai vuosittaisina raportteina markkinointi- ja talousosastojen ta-holta (Azvine et al. 2005, s. 214). Tietoa sen hetkisestä tilanteesta ei aiemmin ollut.

Ideaalitapauksessa reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta tarkoittaa saumatonta siir-tymistä datan keruusta analysointiin ja edelleen yrityksen toimintaan (Azvine et al. 2005, s. 216). Näin ollen, kun jotain merkittävää tapahtuu, reagoidaan siihen välittömäs-ti. Tämä voi tapahtua siten, että reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalu an-taa käyttäjälle ilmoituksen siitä, mitä on tapahtunut, ja lisäksi ehdotelmat toimenpiteistä. Vastaavasti triviaaleissa tilanteissa koko prosessi voidaan automatisoida, jolloin tapah-tuma ja siihen reagoiva toimenpide tapahtuvat välittömästi. Avain tähän kaikkeen on latenssi, jolla tarkoitetaan kahden tapahtuman välistä viivettä. Latenssia käsitellään tar-kemmin luvussa 4.5.

4.2 Reaaliaikaisuus

Reaaliaikaisuus voi tarkoittaa Azvinen (2005, s. 215) mukaan seuraavia asioita:

1. Vaatimus saavuttaa latenssiton prosessi.

8

2. Prosessilla on pääsy informaatioon aina kun sitä tarvitaan. 3. Prosessi tuottaa informaatiota aina kun sitä pyydetään. 4. Kyky johtaa toimenpiteitä, jotka liittyvät keskeisiin suorituskykymittareihin,

ja tapahtuvat tällä hetkellä.

Ensimmäisellä määritelmällä voidaan tietoteknisessä kontekstissa tarkoittaa sekunnin murto-osan latenssia. Tällöin käyttäjälle muodostuu tunne latenssittomasta prosessista. Toinen määritelmä keskittyy saatavuuteen. Informaation on oltava aina saatavilla, kun sitä tarvitaan. Kolmas määritelmä huomioi tietokantaan tehtävät kyselyt ja vastausten saamisen, kun niitä pyydetään. Neljäs määritelmä keskittyy itseohjautuvuuteen, ja tar-koittaa kykyä reagoida reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalun tuottamaan tietoon ja johtaa toimenpiteitä, jotka liittyvät keskeisiin suorituskykymittareihin.

On myös uskallettava pohtia sitä, onko reaaliaikaiselle datalle liiketoiminnallista tarvet-ta. Datan ei tarvitse olla sen tuoreempaa kuin liiketoiminnalliset tarpeet vaativat (Watson et al. 2006, s. 7). Watson et al. (2006, s. 10) määrittelevät, että esimerkiksi Continental Airlines -yrityksessä taktisen päätöksenteon tueksi tarvittiin kyselyiden vas-tausajaksi sekunnin murto-osa. Toisaalta tietovaraston lentotietojen viive-ikkunaksi ase-tettiin 14 minuuttia, sillä mikäli lento lähti tai saapui yli 14 minuuttia aikataulusta jäljes-sä, sen katsottiin olevan myöhässä. Näin aikaraja valikoitui liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Reaaliaikaisuuden määrittely voi siis vaihdella yritysten latenssivaatimusten mukaan. (Watson et al. 2006, s. 16)

4.3 Tietovarastot

Tietovarastolla (engl. data warehouse) tarkoitetaan tietokantaa, jonne tallennetaan ope-ratiivisten järjestelmien tuottamaa tietoa, jota liiketoimintatiedon hallinnan työkalut voivat hyödyntää (Hovi et al. 2009, s. 23). Perinteiset tietovarastot on optimoitu strate-gisia kyselyitä varten, joissa yhdistetään ja liitetään useita tietokannan tauluja. Reaaliai-kaisen liiketoimintatiedon hallinnan tarpeet ovat kuitenkin erilaiset ja reaaliaikaisten päätöstukijärjestelmien yleistyessä tietovarastojen tuki on laajentunut taktiselle tasolle. (Watson et al. 2006) Teknologian kehityksen ansiosta tuki laajenee todennäköisesti myös operatiiviselle tasolle. Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalut su-mentavatkin päätöstukijärjestelmien ja operationaalisten järjestelmien rajaa (Watson et al. 2006, s. 17).

Käyttäjä haluaa usein reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkaluilla nähdä sen hetkisen tilanteen esimerkiksi kojelaudan tyyppisestä mittaristosta eli dashboardista. Dashboard on työpöytä, jossa näytetään liiketoimintatiedon hallinnan avulla keskeisiä mittareita, jotka esitetään yhdessä digitaalisessa näkymässä. Dashboardista on mahdol-lista hahmottaa toiminnan kokonaistilanne yhdellä silmäyksellä (Gröger et al. 2013). Tällöin kyselyt voivat olla hyvin yksinkertaisia, mutta niitä saatetaan tehdä usein. Haas-teena onkin ylläpitää kyselyiden hyvä suorituskyky, kun yhdistetään strategiset, taktiset

9

ja operationaaliset kyselyt samaan tietovarastoon (Watson et al. 2006, s. 14). Käyttäjä haluaa usein operationaalisiin ja taktisiin kyselyihin välittömän vastauksen, jolloin näi-den suorituskyvyn on oltava etusijalla. Vastaavasti strategiset kyselyt eivät usein ole kiireellisiä, jolloin vastausten mahdollisimman pieni viive ei ole tärkeintä. Näin eri tyyppisille kyselyille voidaan antaa erilaisia prioriteettitasoja. Operationaalisille kyse-lyille annetaan korkea prioriteetti ja strategisille pieni.

4.4 Implementoinnin edellytykset

Reaaliaikainen data, analysointi ja niiden perusteella toimiminen eivät ole aivan vielä arkipäivää (Azvine et al. 2005, s. 214). Reaaliaikaisten liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen implementointia ovat hidastaneet organisationaaliset ja teknologiset haasteet. Näiden vuoksi reaaliaikaisten liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen yleistyminen on ollut hidasta. (Azvine et al. 2005, s. 216; Watson et al. 2006, s. 7)

Organisaation puolella reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalun implemen-toinnin taustalla tulee olla seuraavia asioita.

1. johdon tuki 2. taloudellinen tuki implementoinnin alussa ja jatkossa 3. olemassa olevat johtamisprosessit 4. liiketoimintatiedon hallinnan ja tietovarastoinnin henkilöstö riittävällä osaa-

mistasolla 5. muutoksia liiketoimintaprosesseissa 6. henkilöstön hyväksyntä reaaliaikaisen datan hyödyntämiselle (Watson et al.

2006, s. 7).

Tekniseltä puolelta ennen reaaliaikaisten liiketoimintatiedon hallinnan työkalun imple-mentointia tulee olla seuraavia asioita.

7. uutta laitteistoa 8. uusi ohjelmisto hankittuna ja implementoituna 9. valmiina olevat prosessit ja menettelytavat, jotka tukevat ja hallitsevat reaa-

liaikaisia tietovirtoja lähdejärjestelmistä 10. data tulee muokata ja tallentaa nopeasti tietovarastoon 11. data tulee analysoida ja tuoda saataville operationaalisille järjestelmille ja

henkilöstölle (Watson et al. 2006, s. 7).

Uuden reaaliaikaisen tietovaraston luonti ja käyttöönotto on työlästä, joten liiketoimin-tatiedon hallinnan työkalut nojaavat usein jo olemassa oleviin tietovarastoihin. Nämä ovat harvoin reaaliaikaisia, joten vanhat tietovarastot hidastavat osaltaan reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan yleistymistä. (Azvine et al. 2005, s. 214) Jotta reaaliaikai-sen liiketoimintatiedon hallinnan työkalut voivat toimia, ne tarvitsevat jatkuvan reaali-

10

aikaisen datan saannin tietovarastoon operatiiviselta tasolta tai vastaavasti pääsyn opera-tiivisiin tietovarastoihin rajapinnan kautta (Azvine et al. 2005, s. 218).

Käyttäjiä tulee auttaa ymmärtämään reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työka-lujen potentiaali. Työntekijät eivät välttämättä aluksi ymmärrä, miksi he edes tarvitsisi-vat reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalua, joka auttaisi heitä päivittäisis-sä työtehtävissä. Henkilöstö saattaa ymmärtää uuden työkalun hyödyt vasta, kun he nä-kevät sen toiminnassa ja heille esitellään, mitä sen avulla voi tehdä (Watson et al. 2006, s. 16) Muutosvastarinnan lievittämiseksi voidaan työkalu ottaa ensin käyttöön hyvin pienellä osalla työntekijöistä, jotka toimivat siten edelläkävijöinä. Kun ensikäyttäjät ovat hieman tottuneet työkaluihin, voidaan koko muu henkilöstö siirtää hieman hel-pommin uuden työkalun pariin. Näin ensikäyttäjät voivat opastaa muuta henkilöstöä implementoinnin alkuvaiheessa, kun ongelmia ilmenee.

Informaation kulkua operatiivisen, taktisen ja strategisen tasojen välillä estetään, mikäli näiden välissä joudutaan tekemään toimenpiteitä käsin. Haasteena on automatisoida teknologian avulla tiedon kulku eri tasojen välillä. Reaaliaikaisella liiketoimintatiedon hallinnalla on suuri rooli strategisten päämäärien operatiivisiksi toimenpiteiksi yhtenäis-tämisessä ja vastaavasti operatiivisten toimenpiteiden vaikutuksista viestimisessä reaa-liajassa. Näin strategisella tasolla nähdään, miten operatiiviset päätökset vaikuttavat. (Azvine et al. 2005, s. 216) Jotta prosessien automatisointi olisi mahdollista, itse itseään korjaavat prosessit ovat tärkeässä asemassa (Azvine et al. 2005, s. 219).

4.5 Latenssi

Latenssilla tarkoitetaan viivettä tai ajan määrää, joka kuluu vastausta tarvitsevan liike-toiminnallisen tapahtuman ja siihen liittyvän päätöksen välillä. Esimerkiksi, kun asiakas pyytää lisätietoa yrityksen tarjoomasta, minkä jälkeen yritys vastaa kysymykseen se-kunneissa, minuuteissa, tunneissa, päivissä, viikoissa tai pahimmillaan kuukausissa. (Hackathorn 2004, s. 1)

Latenssi muodostuu kolmesta vaiheesta, jotka on esitetty graafisesti kuvassa 1. Ensin yrityksessä tapahtuu jokin tapahtuma, jonka tieto tallennetaan. Tämä voi esimerkiksi olla sensorin mittaama lämpötilan äkillinen muutos. Aikaa, joka tähän kuluu, kutsutaan datan latenssiksi eli viiveeksi, joka on tapahtuman ja datan tallennuksen välillä. Kun data on tallennettu, alkaa sen analysointi. Tässä tapauksessa tietokone saattaa päätellä, että lämpötilan äkillinen nousu on poikkeuksellisen suuri ja että tämä informaatio tulisi toimittaa käyttäjälle. Viivettä datan tallennuksen ja informaation toimituksen välillä kutsutaan analyysin latenssiksi. Informaation toimituksen jälkeen on käyttäjän tulee päättää toimenpiteet, mitä hän tekee saadun informaation perusteella. Tässä tapauksessa hän saattaisi huomata ilmoituksen tulleen serverihuoneesta ja päättää lisätä ilmastoinnin tehoa sekä selvittää lämpenemisen syyn. (Hackathorn 2004, s. 3)

11

Useimmissa tilanteissa päätöksen arvo heikkenee mitä suurempi aika on tapahtuman ja päätöksen välillä. Joissain poikkeuksellisissa tilanteissa tilanne voi olla toisenlainen, jolloin arvo kasvaa ajan kuluessa. Esimerkiksi viljelijä ei kerää viljaa takaisin kylvöä seuraavana päivänä. Kylvetty vilja tarvitsee aikaa kasvaakseen. Kuitenkin hyvin monis-sa tilanteissa mitä pienempi viive tapahtuman ja päätöksen välillä on, sitä suurempi arvo päätöksellä on. (Hackathorn 2004)

Kuva 1. Latenssin eri osat (mukaillen Hackathorn 2004, s. 2).

Datan ja analyysin latenssin lyhentäminen on usein helpompaa kuin päätöksentekola-tenssin. Teknologian avulla tapahtuma voidaan tallentaa ja analysoida millisekunneissa, mutta kun ihminen tekee informaation perusteella päätöksen, saattaa sen tekemisessä kestää huomattavasti enemmän aikaa. Mikäli viimeinen vaihe informaation toimitukses-ta päätökseen saadaan myös automatisoitua, saavutetaan huomattavasti nopeampi koko-naisviive ja samalla suurempi arvo päätöksille olettaen automatisoitujen päätösten ole-van hyviä. (Hackathorn 2004) Siispä prosessien tulisi olla niin automatisoituja kuin mahdollista. Tämä tarkoittaa sitä, että ihmisen ei tarvitsisi olla prosessin kanssa tekemi-sissä, ellei prosessi havaitse jotain poikkeuksellista, joka tarvitsee tarkastelua. (Watson et al. 2006, s. 16)

Latenssin lyhentäminen vaatii teknisiä ratkaisuja, vahvan liiketoiminnallisen tarpeen ja prosessimuutoksen. Näiden implementointi voi viedä aikaa ja ne voivat vaatia kehityk-sellistä lähestymistä siihen, kuinka organisaatio siirtyy kohti reaaliaikaista dataa. Yksi tärkeä tekijä, joka yritysten tulee huomata, on vaatimustaso latenssille, mitä käsiteltiin luvussa 4.2. (Watson et al. 2006, s. 16)

Latenssi ei ole välttämättä aina kriittinen tekijä yrityksen prosesseissa. Joskus saatetaan sokeasti pyrkiä tekemään asiat nopeammin, vaikka sillä ei olisi mitään liiketoiminnallis-

12

ta hyötyä. Tämän vuoksi yrityksessä tulisi ennen viiveen eri osa-alueiden lyhentämistä kartoittaa, mitkä prosessit, poikkeamat ja tilanteet ovat liiketoiminnan kannalta kriittisiä ja vaativat nopeita päätöksiä. (Hackathorn 2004) Tällainen voisi esimerkiksi olla aiem-min mainittu serverihuoneen lämpötilan äkillinen muutos, jonka viive voi aiheuttaa lait-teiden ylikuumenemisen ja mahdollisesti kriittisen tiedon häviämisen.

Kun kriittiset alueet on kartoitettu, yrityksen on hyvä pohtia, kuinka paljon viiveen ly-hentämiseen kannattaa investoida. Toisin sanoen, kuinka paljon viivettä voidaan pienen-tää ilman, että siitä aiheutuvat kustannukset ylittävät viiveen lyhentämisestä saadun hyödyn. (Hackathorn 2004)

13

5. REAALIAIKAISEN LIIKETOIMINTATIEDON HYÖDYNTÄMINEN

5.1 Päätöksenteko

Tavallisen liiketoimintatiedon hallinnan lisäksi, voidaan yrityksessä ottaa käyttöön reaa-liaikainen liiketoimintatiedon hallinnan työkalu, joka voi antaa yritykselle informaatiota ja tietämystä, mikä on tuoretta ja tärkeää. Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta on viimeisinä vuosina saanut huomioita, mutta huomio on kiinnittynyt eri toimintamallien tunnistamiseen. (Karlsen et al. 2012, s. 10) Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan tarkoitus on kasvattaa tuloja ja vähentää menoja (Watson et al. 2006, s. 7). Tämä voi-daan saavuttaa esimerkiksi tehostamalla päätöksentekoa.

Vuonna 2013 tehdyssä tutkimuksessa haastateltiin 53 suurta suomalaista yritystä seit-semältä eri toimialalta. Tutkimuksessa kysyttiin muun muassa keinoja, joita liiketoimin-tatiedon hallinnassa hyödynnetään tunnistettaessa käyttäjien kriittisiä tietotarpeita. Kuu-den tavan joukosta kolmanneksi tärkeimmäksi nousi intuitio. Tärkein keino oli yleinen vuorovaikutus ja keskustelu käyttäjien kanssa ja toinen käyttäjien haastattelu. Vähem-män käytetyiksi jäivät tiedon käytön seuraaminen, kyselylomakkeet sekä palautesivustot (Tyrväinen 2013, s. 44) Tämä voi kertoa siitä, että Suomessa ei ole vielä onnistuttu ot-tamaan käyttöön liiketoimintatiedon hallinnan työkaluja siten, että ne palvelisivat laa-jemmin koko organisaation päätöksentekoa. Mikäli informaatiota ei ole saatavilla, on luonnollista, että henkilö turvautuu omaan tuntumaan päätöksenteossa (Karlsen et al. 2012, s. 58). Päätöksiä ei tulisi tehdä käyttäen intuitiota, vaan perustaa se tietoon.

Tiedolla johtamisella on monia positiivisia vaikutuksia yrityksen päätöksenteossa. Re-aaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinta todennäköisesti lyhentää päätöksentekoon käy-tettyä aikaa ja antaa relevanttia tietoa päätöksenteon tueksi. Tämä johtaa tehokkaam-paan päätöksentekoprosessiin ja madaltaa kustannuksia. Samalla päätökset tehdään ri-vakammin. (Karlsen et al. 2012, s. 65) Kun henkilöstölle annetaan oikeanlaista infor-maatiota oikeaan aikaan, ei heidän tarvitse enää käyttää aikaa informaation hakemiseen. Sen sijaan he voivat keskittyä varsinaiseen työtehtäväänsä ja hyödyntää saamaansa in-formaatiota. Tämä vapauttaa myös aikaa johdolta, sillä heidän osallisuutensa päätösten teossa oletettavasti vähenee. (Karlsen et al. 2012, s. 61) Myös Eisenhardtin (1989) mu-kaan henkilöt, joilla on enemmän informaatiota saatavissa, tekevät nopeampia päätök-siä. Kuten 4.5 luvussa mainittiin, päätöksen arvo on suurempi mitä nopeammin se teh-dään.

14

Päätöksenteon tulisi olla mahdollisimman automatisoitua. Automatisoinnilla saavute-taan hyötyjä, kuten: päätöksenteon johdonmukaisuus, reaaliaikainen valmius, operatii-visten päätösten vaikutusten näkyminen sekä jatkuva valmius kyselyille (Panian 2007, s. 32). Kaikkia prosesseja ei aina voida automatisoida, jolloin päätöksentekoon tarvitaan ihmistä. Mikäli dataa kerätään, analysoidaan, tuloksiin reagoidaan reaaliajassa ja liike-toimintaprosessien parametreja voidaan muuttaa välittömästi, organisaatio saavuttaa edun kilpailijoihinsa verrattuna, joilla ei ole vastaavaa prosessia (Azvine et al. 2005, s. 214). Päätöksenteko nopeutuu, kun aikaa ei tarvitse käyttää tiedon hakemiseen ja analy-soimiseen, vaan muutoksia ja päätöksiä voidaan tehdä suoraan analysoidun tiedon pe-rusteella.

Eräs esimerkki reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalun hyödyistä päätök-senteossa on Karlsenin et al. (2012) tekemässä tutkimuksessa. Kohdeyritykseltä kului neljä työpäivää tuottaa vastaus johdon kyselyyn. Reaaliaikaisen liiketoiminnan hallin-nan työkalun implementoinnin myötä saman kyselyn vastaus saatiin vain muutamassa tunnissa. Reaaliaikaista dataa voidaan myös hyödyntää ennustusten ja skenaarioiden teossa, jolloin niiden osumatarkkuus paranee (Azvine et al. 2005, s. 219).

5.2 Itseohjautuvuus

Azvinen et al. (2006, s. 223) mukaan reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan varsi-nainen läpimurto tapahtuu silloin, kun henkilöstö voi itse käyttää työkalua ja prosessit automatisoidaan mahdollisimman pitkälle. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöstö voi käyt-tää ja hakea dataa ilman, että heidän tarvitsee tietää sen lähdettä. Lisäksi he voivat muo-dostaa erilaisia näkymiä hyödyntäen mielivaltaista määrää yrityksen liiketoimintatietoa. Työkalu osaa myös huomioida loppukäyttäjän toimintaympäristön ja ottaa sen huomi-oon vastauksia antaessa. (Azvine et al. 2005, s. 224)

Jotta reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalu voisi johtaa henkilöstön itse-ohjautuvuuteen, tulisi työkalun olla niin helppokäyttöinen, että henkilöstö osaa käyttää sitä itsenäisesti. Mikäli näin ei ole, täytyy välissä olla analyytikko, joka lisää viivettä ja vähentää työkalun käyttöastetta (Karlsen et al. 2012, s. 13). Kun loppukäyttäjä pystyy hyödyntämään työkalua itsenäisesti, antaa se hänelle mahdollisuuden tarkkailla oman työskentelyn vaikutuksia yrityksen suorituskykyyn. Tämä voi johtaa suorituskyvyn pa-ranemiseen etenkin operatiivisella tasolla, jossa päätöksen ja sen vaikutusten väli on lyhyt. Tällöin reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalun avulla on mahdollis-ta saada välitöntä palautetta päätösten vaikutuksista. Tämä voi vaatia organisaatiokult-tuurin, joka tukee jatkuvaa oppimista ja hyväksyy ajoittaisen kokeilujen epäonnistumi-sen.

Organisaatioiden tulisi muuttaa ajattelutapaansa siten, että päätökset tehtäisiin ylhäältä alaspäin. Tämä malli tulisi vaihtaa prosessikeskeiseksi ja mahdollistaa henkilöstön pää-sy liiketoimintatiedon hallinnan työkaluihin. (Golfarelli et al. 2004) Näin päätöksenteko

15

saadaan lähemmäksi tapahtumia ja päätösten nopeus ja laatu voivat parantua. Azvine et al. (2005, s. 221) visioi, että yrityksen jokaisella tasolla olisi reaaliaikaisen liiketoimin-tatiedon hallinnan työkalun avulla mahdollisuus hienosäätää prosessin suorituskykyä reaaliaikaisten mittareiden avulla. Azvine et al. (2005, s. 217) jatkavatkin, että reaaliai-kaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalu antaa työntekijälle vertauskuvallisesti ohja-uspyörän, polkimet ja vivut, joilla prosesseja voi ohjata reaaliaikaisesti. Samalla ohjaus-ten vaikutuksia voi seurata kojelaudasta.

5.3 Tiedon visualisointi

Tiedon visualisoinnilla tarkoitetaan datan, informaation ja tietämyksen esitystä graafi-sesti, jonka avulla voidaan saada tietoa, vetää johtopäätöksiä, kehittää ymmärrystä tai kertoa kokemuksista (Lengler et al. 2007). Visualisoinnin avulla suuresta datamäärästä voidaan ymmärtää asioita ilman monimutkaisia analyysejä (Jääskeläinen 2014). Hyvin suunnitellut visualisoinnit voivat jopa korvata analyysilaskelmat ja tarjota yksinkertaisia havaintoja ja tulkintoja, jotka parantavat ymmärrystä, muistia ja päätöksentekoa (Heer et al. 2010).

Tiedon visualisointi on tehokas tapa saada tietoa jalkautettua henkilöstölle. Mikäli hen-kilöstöllä on käytössään reaaliaikainen dashboard, he voivat seurata omaa suorituskyky-ään ja koko prosessin tilaa. Henkilöstö voi tiedon perusteella muuttaa prosessin para-metreja reaaliajassa ja nähdä niiden vaikutukset välittömästi. Tämän ansiosta he voivat reagoida nopeasti muutoksiin ja huomata sekä ratkaista ongelmat välittömästi. Työnte-kijät voivat toimia jopa proaktiivisesti ennustusten perusteella ja viestiä toisillensa. (Azvine et al. 2005, s. 205; Gröger et al. 2013, s. 205)

Vaikka tiedon visualisoinnilla on valtava potentiaali kehittää ymmärrystä, hyvin harvaa visualisointikeinoa käytetään johtamisen tukena (Lengler et al. 2007). Kuvilla ja grafii-koilla saadaan nopeasti ja ymmärrettävästi välitettyä valtava määrä informaatiota. Yri-tykset voisivat hyödyntää tätä potentiaalia ja investoida tiedon visualisointiin. Tämä voisi olla edullisempaa kuin analyysialgoritmien luominen ja tehokkaampi tapa välittää tietoa organisaatiossa.

5.4 Mahdolliset ongelmat

Yleisesti BI-työkalujen operoimiseen tarvitaan data-analyytikko, sillä työkalut ovat usein monimutkaisia käyttää. RTBI-työkaluissa data-analyytikosta tulisi päästä eroon, sillä se aiheuttaa informaation siirtymiselle ylimääräisen viiveen päättävälle taholle. (Azvine et al. 2005, s. 217) Työkaluista, tai edes sen osista, tulisi tehdä niin helppokäyt-töisiä, että erillistä data-analyytikkoa ei tarvita tiedon analysointiin ja tulkintaan (Karlsen et al. 2012, s. 13). Tarvitsemme edelleen data-analyytikkoja strategisella tasol-la tekemään tilastollisia analyysejä, tiedonlouhintaa ja luomaan raportteja, joita liike-toiminnan työntekijät voivat käyttää päätöksenteon tukena (Azvine et al. 2005, s. 214).

16

Automatisointi on hyvin keskeistä reaaliaikaisessa liiketoimintatiedon hallinnassa, ku-ten työssä on aiemmin käsitelty, mutta toisaalta liiallinen automatisointi saattaa aiheut-taa omistamisen tunteen häviämisen. Työntekijän tehdessä työtehtävän käsin, hänelle muodostuu todennäköisesti tunneside kyseiseen työtehtävään ja hän saattaa kokea jopa ylpeyttä siitä miten hyvin hän osaa tehtävän hoitaa. Mikäli tehtävä automatisoidaan, saattaa tunne työtehtävää kohtaan muuttua välinpitämättömämpään suuntaan, sillä tieto-kone pitää siitä huolen. Tämä asenne taas saattaa johtaa lisäongelmiin tulevaisuudessa.

Väärän tyyppinen tai huonolaatuinen data voi tuottaa enemmän haittaa kuin hyötyä (Azvine et al. 2005, s. 214). Esimerkkinä tästä voisi olla tilanne, jossa kolme työntekijää eivät työajanseurannan mukaan ole käyneet työpaikalla kolmeen viikkoon. Työnjohto alkaa suunnitella toimenpiteitä tapahtuneella ja vasta myöhemmin selviää, että henkilöi-tä ei ole olemassa. He olivatkin testihenkilöitä, joita ei muistettu poistaa testivaiheen päättyessä.

5.5 CASE: Continental Airlines

Continental Airlines perustettiin Yhdysvalloissa vuonna 1934. Vaikka lentoyhtiöiden toimiala on hyvin epävakaa ja vaihtelee, on Continental kasvanut ja selvinnyt vaikeiden aikojen läpi. Vuonna 2006 Continental oli maailman seitsemänneksi suurin lentoyhtiö ja kuljetti noin 50 miljoonaa matkustajaa vuodessa. (Watson et al. 2006)

Contintentalin ongelmat alkoivat 1990-luvun alussa, kun heidät listattiin huonoimmaksi lentoyhtiöksi Yhdysvaltojen kymmenestä suurimmasta lentoyhtiöstä. Mittareina käytet-tiin lentojen ajantasaisuutta, matkatavaroiden käsittelyä, asiakkaiden valituksia sekä liian monen varauksen vastaanottoa. Continental oli tästä johtuen taloudellisissa vaike-uksissa. Ongelmien voittamiseksi he keksivät kaksi ratkaisua. Ensimmäinen ratkaisun esittelivät silloinen toimitusjohtaja Gordon Bethune ja konsultti Greg Brenneman. He muodostivat suunnitelman nimeltä Go Forward Plan, jonka tarkoitus oli saada Con-tinental taas raiteilleen. (Watson et al. 2006)

Go Forward Plan muodostui neljästä osasta, jotka tuli toteuttaa samanaikaisesti. En-simmäinen osa Fly to Win tarkoitti sitä, että Continentalin täytyi löytää asiakkaiden tarpeet ja ymmärtää niitä paremmin. Toisen osan nimi oli Fund the Future, jonka tarkoi-tus oli muuttaa yrityksen kassavirtaa ja kustannusmalleja, jotta yritys voi jatkaa toimin-taa. Kolmannen osan nimi Make Reliability tarkoitti, että yrityksen tulee keskittyä tiet-tyihin mittareihin, kuten ajoissa olevien asiakkaiden ja matkatavaroiden määrään. Vii-meinen ja neljäs osa oli nimeltään Working Together, jonka tarkoitus oli luoda organi-saatiokulttuuri, jossa ihmiset haluavat työskennellä. Go Forward Plan toimi erittäin hy-vin ja Continental siirtyi kahdessa vuodessa huonoimmasta lentoyhtiöstä parhaaksi, kun mittareina käytettiin asiakastyytyväisyyttä, hävinneiden matkatavaroiden ilmoituksia ja ajoissa olevia lentoja. (Watson et al. 2006)

17

Toisen ratkaisun nimi oli First to Favorite, joka oli teknologia-keskeisempi kuin en-simmäinen ratkaisu. First to Favorite keskittyi operationaaliseen menestykseen ja tär-keiden asiakkaiden asiakastyytyväisyyteen. Continental halusi olla enemmän kuin vain paras lentoyhtiö. He halusivat olla asiakkaiden mielestä halutuin lentoyhtiö. (Watson et al. 2006)

Continentalin operatiiviset tietojärjestelmät oli ulkoistettu ja tästä syystä he eivät kyen-neet tekemään yksittäisiä kyselyitä tietojärjestelmään, vaan saivat pelkästään rajoitetun määrän raportteja tiettyinä aikoina. (Watson et al. 2006) Tämä on usein tilanne käytettä-essä perinteisiä liiketoimintatiedon hallinnan työkaluja (Azvine et al. 2005). Vuonna 1998 Continental päätti rakentaa oman tietovaraston, johon jokaisella työntekijällä olisi mahdollista päästä käsiksi. Tietovarastosta tulisi saamaan nopeasti relevanttia informaa-tiota asiakkaista ja liiketoiminnasta. Silloinen tietohallintopäällikkö Janet Wejman ym-märsi, että tietovarastoa ei tulisi hankkia ulkopuolelta vaan se oli Continentalin liike-toimintastrategian keskiössä. (Watson et al. 2006)

Kun Continental alkoi toteuttaa First to Favorite strategiaa, he ymmärsivät kuinka tär-keä rooli tietovarastolla on, mikäli halutaan reaaliaikaista informaatiota. Viisas tietova-rastotiimi osasi ennakoida, että tietovaraston vaatimukset tulevat todennäköisesi kove-nemaan ja he olivat rakentaneet sen joustavaksi ja skaalautuvaksi. (Watson et al. 2006) Joustavuus voikin olla yksi mittari tietojärjestelmää arvioitaessa, sillä se saattaa määri-tellä järjestelmän hyödyn ja laadun pitkällä aikavälillä.

Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan sovelluksia olivat tulojen hallinta, kirjanpi-to, asiakkuudenhallinta, henkilöstön toiminta ja palkan maksu, turvallisuus sekä lento-jen toiminta. Tässä työssä tarkastelemme lentojen toimintaa, jonka tarkoitus oli saada asiakkaat tehokkaasti, turvallisesti, ajoissa matkatavaroiden kanssa päämäärään. Hyvä esimerkki sovelluksesta on lentojen hallinnan dashboard, jota Continental käytti helpot-taakseen henkilöstön työtehtäviä. (Watson et al. 2006)

Lentojen hallinnan dashboard oli työkalu, jonka avulla henkilökunta näki visuaalisesti missä mahdolliset ongelmat sijaitsevat (Watson et al. 2006). Tämä on tärkeää sen vuok-si, koska strateginen tietämys on voimakas motivaattori ja mahdollistaja. Mikäli henki-lökunta ymmärtää organisaation toimintaa laajemmin, se voi tehdä parempia päätöksiä vaihtelevassa työympäristössä. (Ritacco et al. 2007) Dashboardin tarjoamalla tietämyk-sellä henkilökunta pystyi tekemään parempia päätöksiä johtaessaan lentoja, saavuttaen näin paremman kannattavuuden yhtiölle sekä paremman asiakastyytyväisyyden. Dash-boardista saatu toinen hyöty oli tärkeiden asiakkaiden palvelun parantuminen. Henkilö-kunta pystyi dashboardilta näkemään mikäli tärkeä asiakas oli vaarassa myöhästyä jat-kolennolta. Välttääkseen myöhästymisen asiakkaalle ja hänen matkatavaroilleen, voitiin järjestää erikoiskuljetus lentokoneesta toiseen. (Watson et al. 2006)

18

Continental Airlines investoi reaaliaikaiseen liiketoimintatiedon hallinnan työkaluun 30 miljoonaa dollaria, mikä tuotti yritykselle yli 500 miljoonan dollarin tulot. Sijoitetun pääoman tuotto kohosi siis yli tuhannen prosentin. (Watson et al. 2006) Suurimman hyödyn reaaliaikaisesta liiketoimintatiedon hallinnan työkalusta saa epävakailla toimi-aloilla, sillä tällöin osataan reagoida muuttuviin tilanteisiin reaaliaikaisesti. Ei siis ole täysi yllätys, että Continental hyötyi hurjasti työkalun käyttöönotosta. (Azvine et al. 2005) Toisaalta Watson et al. (2006) kirjoittama artikkeli ei erittele kuinka 500 miljoo-nan dollarin tuotto on laskettu. Usein on hyvin vaikeaa eristää ja määritellä tietojärjes-telmän tuomat hyödyt yritykselle (Cronk et al. 2006). Taloudellisten vaikutusten mit-taaminen tietojärjestelmien hyödyistä on kuitenkin suuri parannus verrattuna tilantee-seen, jossa sitä ei mitata lainkaan (Symons 2006). Tietojärjestelmäprojektin kulut ovat usein helposti osoitettavissa, mutta hyötyjä on vaikea mitata. Kuitenkin on selvää, että Continentalin tapauksessa reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan työkalun imple-mentointi paransi yrityksen suorituskykyä huomattavasti.

19

6. PÄÄTELMÄT

Tutkimuksen tuloksena voidaan sanoa, että reaaliaikaisesta liiketoimintatiedon hallin-nasta voi olla suuri hyöty yritykselle, jonka toimiala on epävakaa. Suomessa suurimmat yritykset kertovat hyödyntävänsä liiketoimintatiedon hallintaa, mutta toisaalta usein tukeutuvat päätöksenteossa omaan intuitioon (Tyrväinen 2013, s. 44). Tämä voi kertoa siitä, että Suomessa ei ole vielä onnistuttu ottamaan käyttöön liiketoimintatiedon hallin-nan työkaluja siten, että ne palvelisivat laajemmin koko organisaation päätöksentekoa. Mikäli informaatiota ei ole saatavilla, on luonnollista, että henkilö turvautuu omaan intuitioon päätöksenteossa (Karlsen et al. 2012, s. 58). RTBI-työkalulla intuitio on mah-dollista korvata tiedolla.

Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinnalla tarkoitetaan tiedon hankkimista, ymmär-tämistä, analysoimista ja jalostamista lähes olemattomalla viiveellä esimerkiksi kun sitä tarvitaan työtä ohjaavaksi tiedoksi, jotta liiketoiminnan suorituskykyä voidaan parantaa (Azvine et al. 2005, s. 215; Watson et al. 2006, s. 7). Se lyhentää todennäköisesti pää-töksentekoon käytettyä aikaa ja antaa relevanttia tietoa päätöksenteon tueksi. Tämä joh-taa tehokkaampaan päätöksentekoprosessiin sekä madaltaa kustannuksia. (Karlsen et al. 2012, s. 65) Samalla se vie päätöksentekoa organisaatiohierarkiassa matalammalle ta-solle vapauttaen näin johdon aikaa triviaaleista päätöksenteoista. Mikäli yritys pystyy levittämään liiketoimintatiedon hallinnan työkalut koko organisaatiolla, parantaa se ko-ko henkilöstön päätöksenteon laatua. Eisenhardtin (1989) mukaan henkilöt, joilla on enemmän informaatiota saatavissa, tekevät nopeampia päätöksiä ja usein päätöksen arvo on suurempi, mitä nopeammin se tehdään. Kuitenkin RTBI-työkalun tuomien hyötyjen arvo voi olla haastavaa mitata.

Reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan hyödyntämiseen voi liittyä myös mahdolli-sia ongelmia. Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinnan hyödyntäminen saattaa vaatia monimutkaisen työkalun vuoksi data-analyytikon jalostamaan datasta informaatiota päätöksenteon tueksi. Tämä usein hidastaa reaaliaikaisen liiketoimintatiedon hyödyntä-mistä (Azvine et al. 2005, s. 217). Liiallinen automatisointi saattaa aiheuttaa työnteki-jöiden omistamisen tunteen häviämisen ja aiheuttaa välinpitämättömyyttä. Lisäksi vää-rän tyyppinen tai huonolaatuinen data voi tuottaa enemmän haittaa kuin hyötyä (Azvine et al. 2005, s. 214).

Reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinnan työkalu voi johtaa henkilöstön itseohjautu-vuuteen. Jos loppukäyttäjä pystyy hyödyntämään työkalua itsenäisesti, antaa se hänelle mahdollisuuden tarkkailla oman työskentelynsä vaikutuksia yrityksen suorituskykyyn. Tämä voi johtaa suorituskyvyn paranemiseen etenkin operatiivisella tasolla, jossa pää-

20

töksen ja sen vaikutusten väli on lyhyt. Henkilöstö voi jatkuvasti kokeilla eri toiminta-malleja ja parantaa omaa suorituskykyään reaaliaikaisen palautteen avulla.

Visualisoinnilla suuresta datamäärästä voidaan ymmärtää asioita ilman monimutkaisia analyysejä (Jääskeläinen 2014). Hyvin suunnitellut visualisoinnit voivat jopa korvata analyysilaskelmat ja tarjota yksinkertaisia havaintoja ja tulkintoja, jotka parantavat ymmärrystä, muistia ja päätöksentekoa (Heer et al. 2010). Visualisointi on tehokas ja nopea tapa saada tietoa jalkautettua henkilöstölle.

Työssä onnistuttiin määrittelemään liiketoimintatiedon hallinnan kehittyminen reaaliai-kaisuuteen sekä löytämään alueita joissa yrityksen ovat hyödyntäneet reaaliaikaista lii-ketoimintatiedon hallintaa. Erityisesti työn tuloksissa onnistuttiin keräämään tietoa reaa-liaikaisen liiketoimintatiedon hallinnan avulla mahdollisesti tapahtuvasta itseohjautu-vuudesta. Tämä on merkityksellistä, koska aihe jää usein aineistosta huomaamatta, sillä sitä käsitellään usein jonkun muun teeman sivutuotteena.

Työssä olisi voitu paneutua enemmän liiketoimintatiedon hallinnan määrittelyyn. Ter-min määrittelystä ei ole alalla yksimielisyyttä, mutta asiaa ei katsottu työn kannalta kes-keiseksi vaan keskityttiin työn tuloksiin. Työn tuloksia rajoittaa aineiston vähyys. Ai-neiston hankkiminen aiheesta oli haastavaa, mutta sitä olisi voinut kerätä vielä laajem-min. Laajemmalla aineistolla tutkimuskysymyksiin olisi voinut vastata perusteellisem-min sekä useammalla näkökulmalla.

Työlle sopiva jatkotutkimus olisi viedä reaaliaikainen liiketoimintatiedon hallinta pi-demmälle kohti asioiden internetiä sekä teollista internetiä. Jatkotutkimus voisi tutkia, kuinka teollista internetiä hyödynnetään suomalaisissa suuryrityksissä. Teollisuuden sensoridata, tallentaminen tietokantoihin ja tiedon hyödyntäminen eri alueilla, kuten huollon ennakoinnissa tai uusien liiketoimintamallien keksimisessä, olisivat kiinnosta-via tutkimusaiheita.

21

LÄHTEET

Aho, M. 2011. Konstruktio suorituskyvyn johtamisen kypsyyden arviointiin 23423432. Väitöskirja. Tampereen teknillinen yliopisto. Saatavissa: http://dspace.cc.tut.fi/dpub/handle/123456789/20728

Azvine, B., Cui, Z., & Nauck, D.D. 2005. Towards real-time business intelligence. BT Technology Journal 23, 3, s. 214–225. Saatavissa: http://link.springer.com/10.1007/s10550-005-0043-0

Azvine, B., Cui, Z., Nauck, D.D., & Majeed, B. 2006. Real Time Business Intelligence for the Adaptive Enterprise. In CEC-EEE ’06 Proceedings of the The 8th IEEE International Conference on E-Commerce Technology and The 3rd IEEE International Conference on Enterprise Computing, E-Commerce, and E-Services, 29, IEEE Computer Society Saatavissa: http://ieeexplore.ieee.org/lpdocs/epic03/wrapper.htm?arnumber=1640284

Chaudhuri, S., Dayal, U., & Narasayya, V. 2011. An overview of business intelligence technology. Communications of the ACM 54, 8, s. 88. Saatavissa: http://portal.acm.org/citation.cfm?doid=1978542.1978562

Cronk, M.C., & Fitzgerald, E.P. 2006. Understanding “ IS business value ”: derivation of dimensions. Logistics Information Management 12, 1/2, s. 50–59.

Eisenhardt, K. 1989. Making Fast Strategic Decisions in High-Velocity Environments. The Academy of Management Journal 32, 3, s. 543–576.

Golfarelli, M., Rizzi, S., & Castenaso, V. 2004. Beyond Data Warehousing: What’s Next in Business Intelligence?. In Proceedings of the 7th ACM international workshop on Data warehousing and OLAP, 1–6, Washington, DC, USA: ACM

Grabova, O., & Darmont, J. 2010. Business Intelligence for Small and Middle-Sized Entreprises. SIGMOD Record 39, 2, s. 39–50. Saatavissa: http://dl.acm.org/citation.cfm?id=1893180

Greene, R.M. 1966. Business intelligence and espionage, Dow Jones-Irwin. Saatavissa: http://www.amazon.com/Business-intelligence-espionage-Richard-Greene/dp/B0006BOMRU

Gröger, C., Hillmann, M., Hahn, F., Mitschang, B., & Westkämper, E. 2013. The operational process dashboard for manufacturing. Procedia CIRP 7, s. 205–210. Saatavissa: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S2212827113002424

Hackathorn, R. 2004. The BI Watch  : Real-Time to Real-Value. DM Review 14, 1, s. 4–7.

Heer, J., Bostock, M., & Ogievetsky, V. 2010. A Tour through the Visualization Zoo. Communications of the Acm 53, 6, s. 59–57.

22

Hovi, A., Hervonen, H., & Koistinen, H. 2009. Tietovarastot ja Business Intelligence, Jyväskylä: WSOY.

Jääskeläinen, A. 2014. Analysis of visualization techniques supporting performance measurement process. In Analysis of visualization techniques supporting performance measurement process, 1–13, PMA 2014 Conference, Aarhus, Denmark

Karlsen, I.A., & Eidene, M.N. 2012. Real Time Business Intelligence and Decision-Making. University of Agder.

KPMG. 2000. Knowledge Management Research Report 2000, London.

Lengler, R., & Eppler, M.J. 2007. Towards A Periodic Table of Visualization Methods for Management. In Proceedings of the IASTED International Conference on Graphics and Visualization in Engineering, 83–88, Clrearwater, Florida, USA: ACTA Press Saatavissa: http://www.visual-literacy.org/periodic_table/periodic_table.pdf

Panian, Z. 2007. Just-in-Time Business Intelligence and Real-Time Decisioning. Journal of Applied Mathematics 1, s. 28–35. Saatavissa: http://www.universitypress.org.uk/journals/ami/ami-5.pdf

Pirttimäki, V. 2007a. Conceptual analysis of business intelligence. South African Journal of Information 9, 2,. Saatavissa: http://reference.sabinet.co.za/sa_epublication_article/info_v9_n2_a1

Pirttimäki, V. 2007b. Business Intelligence as a Managerial Tool in Large Finnish Companies. Dissertation. Tampere University of Technology. Saatavissa: http://dspace.cc.tut.fi/dpub/handle/123456789/134

Ritacco, M., & Carver, A. 2007. The Business Value of Business Intelligence. s. 19.

Symons, C. 2006. Measuring The Business Value Of IT. Forrester Research Inc s. 17.

Tyrväinen, T. 2013. Business intelligence trends in finland in 2013. Master’s thesis. Tampere University of Technology.

Watson, H.J., & Wixom, B.H. 2007. The Current State of Business Intelligence. Computer 40, 9, s. 96–99. Saatavissa: http://ieeexplore.ieee.org/lpdocs/epic03/wrapper.htm?arnumber=4302625

Watson, H.J., Wixom, B.H., Hoffer, J.A., Anderson-Lehman, R., & Reynolds, A.M. 2006. Real-time business intelligence: Best practices at Continental Airlines. Information Systems Management 23, 1, s. 7–18. Saatavissa: http://www.tandfonline.com/doi/pdf/10.1201/1078.10580530/45769.23.1.20061201/91768.2