WorkflowOprogramowanie do Zarządzania 

Firmą 

Workflow

• Workflow (ang. work flow - przepływ pracy) – to proces przepływu elektronicznego, w którym wskazane dokumenty podlegają przesyłaniu od jednego uczestnika do drugiego. Każdy uczestnik obiegu ma możliwość ocenić ten dokument i podjąć dalsze działania: zatwierdzenie - powodujące przesłanie tego dokumentu do następnego uczestnika lub odrzucenie, co skutkuje przesłaniem dokumentu z powrotem do poprzedniego uczestnika tego procesu.

Zastosowania

Program nie dotyczy jedynie przepływu dokumentów, ale także zawiera pełen zestaw do zarządzania procesami biznesowymi. Najczęściej tego typu programy są dedykowane głównie do użytkowników działających w branży związanej z produkcją i/lub obsługą klienta. Jest to związane z szeregiem procesów biznesowych powstających w tego typu jednostkach. Wymaga to dobrej koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań, składających się na poszczególne procesy. 

Przepływ pracy jest pojęciem szerszym niż przepływ dokumentów. Elementem przepływu pracy może być: naprawa urządzenia, zatwierdzenie dokumentów, udzielenie pomocy technicznej. Elementem przepływu dokumentów jest jedynie przepływ zgłoszenia serwisowego (w przypadku naprawy urządzenia), przepływ prośby i dokumentacji udzielenia pomocy technicznej (w przypadku udzielenie pomocy technicznej). Systemy z grupy DMS mogą automatyzować pracę poprzez mechanizmy przepływu dokumentów.

Dlaczego warto wdrożyć workflow? 1.    Standaryzacja procesówWdrożenie workflow pozwala ustalić reguły i standardy pracy w ramach określonych procesów. Przejrzyste zasady pracy pozwalają kierownictwu precyzyjniej komunikować pracownikom rolę, jaką odgrywają w firmie i w poszczególnych zadaniach. W firmie wykorzystującej workflow łatwiej wdrożyć kulturę zarządzania pracą przez cele. Poza tym udaje się redukować sytuacje, w których pracownicy mają zbyt wiele lub zbyt mało pracy, zostaje zoptymalizowana płynności pracy przy zachowaniu przejrzystego przepływu informacji. W takim środowisku znacznie łatwiej wdrożyć nowego pracownika.2.    EfektywnośćUstalenie ról pracowników w procesach pozwala lepiej harmonogramować zadania. System porządkuje pracę, np. przydzielając na każdy dzień zadania do wykonania, co w praktyce daje bardzo pozytywny efekt indywidualnego dyscyplinowania. Co więcej, kontrola przepływu pracy pozwala kolejkować i alokować zadania w zależności od stopnia obłożenia pracą. Ma to szczególnie znaczenie w rozproszonych środowiskach pracy - ponieważ usprawnione jest zdalne zarządzanie pracą jednostek, jak również w organizacjach, w których zespół ma do wykonania wiele powtarzalnych, podobnych lub identycznych zadań - ponieważ praca jest efektywniej alokowana. Określenie czasu realizacji zadań pozwala ustalać harmonogramy, dzięki czemu pracownicy mogą lepiej planować dzienny czas pracy. Pracowników dodatkowo wspiera system powiadomień np. o pojawieniu się nowych zadań lub zbliżającym się terminie oddania pracy. Elektroniczny obieg informacji i dokumentów skraca ich przepływ do minimum, co również ma wpływ na poprawę efektywności.3.    BezpieczeństwoWykorzystanie narzędzi workflow zwiększa bezpieczeństwo organizacji wynikające z lepszej kontroli pracy oraz ochrony dokumentów. W pracy zespołowej nad jednym dokumentem kluczowe jest jego wersjonowanie. Dzięki workflow nie mnożą się kolejne wersje, nie ma też możliwości, by czyjś udział w powstawaniu dokumentu został bezpowrotnie utracony. To samo dotyczy udziału w procesach - system rejestruje każdą aktywność użytkownika, pracodawca zatem może w łatwy sposób zweryfikować i ocenić działania każdej z osób pracujących w workflow. Niewątpliwie jest to wydajne narzędzie do mobilizowania pracowników do rzetelnego wykonywania zadań. Workflow uwidacznia odpowiedzialność, rezultat i, w niektórych przypadkach, konsekwencje działań. Także w przypadku popełnienia błędu lub naruszenia danych, łatwo ustalić osobę, która za to odpowiada.

Dlaczego warto wdrożyć workflow? 4. Lepsze zarządzanie wiedząWorkflow może służyć jako baza wiedzy, która nie ginie z organizacji wraz z odejściem pracownika. Dostęp do wiedzy wspomaga przysposabianie do pracy nowych pracowników. Workflow pracuje na bazie danych, którą stanowi repozytorium dokumentów, plików, danych, użytkowników i wykonanych przez nich operacji. System nie tylko archiwizuje dane, ale także w zależności od potrzeb organizacji może wspierać zarządzanie nimi. Mechanizmy filtrowania i wyszukiwania plików, danych czy dokumentów pozwalają szybko wyszukać potrzebne informacje. Możliwość powiązania plików, danych i dokumentów z użytkownikami, sprawami, procesami, zdarzeniami czy kontrahentami, pozwala łatwo uzyskać dostęp do danych związanych np. z konkretnym kontrahentem czy produktem.

5. Elastyczna współpracaNarzędzia workflow charakteryzuje duża elastyczność w zakresie możliwości dostosowania do specyfiki pracy - sposobu, w jaki firma zorganizowała procesy biznesowe oraz obieg dokumentów. Na etapie wdrożenia w systemie poza logiką procesów ustalane są algorytmy wykorzystania powiadomień, alertów, automatycznego kolejkowania zadań czy raportowania. Siła workflow tkwi w tym, iż jest to rozwiązanie dedykowane. Choć często systemy bazują na platformie oferowanej przez dostawcę, ostatecznie wdrożony system jest z reguły niepowtarzalny - dopasowany wyłącznie do specyfiki konkretnej organizacji.

Według badań Konica Minolta, w średnich firmach dwie na trzy firmy korzystają z systemu obiegu dokumentów, ale mniej niż 10% w pełni wykorzystuje ich funkcjonalność. U ponad 60% średnich firm wciąż dominującą formą dokumentu jest forma papierowa. Inne badania wskazują, że pracownik biurowy poświęca blisko 20% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów. Liczby te pokazują potencjał i możliwości redukcji kosztów operacyjnych.

Oprogramowanie do Zarządzania Firmą

Każdy proces decyzyjny może zostać zamodelowany w łatwy i zrozumiały sposób. Wbudowany system uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do ich zakresu pracy. Osoby koordynujące pracę działu, mają narzędzie pozwalające na równomierny podział zadań między pracowników, podjęcie istotnych decyzji, czy przekazanie sprawy do innego działu. Wykorzystanie nowoczesnych technologii gwarantuje skalowalność systemu i wsparcie techniczne przez wiele lat. System może wspomóc także wdrażanie systemów zarządzania jakością. Równocześnie system może służyć jako repozytorium tzw. zapisów jakościowych.

Comarch Workflow

Urzędy, których głównym celem działalności jest obsługa petentów, przetwarzają dziennie dużą liczbę dokumentów. Pojedyncze pismo może zaowocować uruchomieniem procesu decyzyjnego, wymagającego zaangażowania pracy wielu ludzi, często bardzo czasochłonnej. Przychodzą z pomocą programy workflow.Główne cele i założenia systemu:

Podstawową funkcją systemu elektronicznego obiegu dokumentów Comarch Workflow jest wsparcie organizacji w zarządzaniu dokumentami i przepływem pracy.

Comarch WorkflowSystem gwarantuje:

• zgodność z ustawodawstwem,• integracja z ePUAP (w tym, z aplikacją ESP umieszczoną na platformie ePUAP),• dostęp do informacji prezentowanych w wielu różnych kontekstach, elastyczne

zarządzanie prawami dostępu do dokumentów i spraw na poziomie departamentu, wydziału, stanowiska, użytkownika,

• integrację z narzędziem OCR, umożliwiającym optyczne rozpoznawanie tekstu,• intuicyjne edytory rejestrów i procesów,• kontrola terminowości wykonywania zadań,• moduł analityczny i raportujący, umożliwiający tworzenie dowolnych raportów z

wszelkich danych zgromadzonych w systemie,• wykorzystanie technologii usług sieciowych do szybkiej integracji z innymi

systemami dziedzinowymi, np. ERP, ESP,• wsparcie obsługi wniosków w trybie Kodeksu Postępowania Administracyjnego,• wsparcie systemów zarządzania jakością, w tym ISO,• nowoczesne technologicznie rozwiązanie współpracujące z różnymi bazami danych

i pod kontrolą różnych systemów operacyjnych,

Integracja z ePUAPPlatforma ePUAP zapewnia jednolity interfejs oraz schemat dla

elektronicznych dokumentów, dzięki temu instytucje publiczne oraz obywatele mogą przesyłać pomiędzy sobą dokumenty, które są wzajemnie zrozumiałe. Comarch Workflow zapewnia integrację z ePUAP w zakresie przyjmowania oraz wysyłania dokumentów. Dokument XML wpływający do urzędu tą drogą jest wizualizowany (przekształcany na przyjazną i powszechnie zrozumiałą formę), rejestrowany w rejestrze korespondencji przychodzącej oraz procedowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną, ze wsparciem mechanizmów Comarch Workflow. Odpowiedź do wnioskodawcy może być wysłana zarówno w trybie przedłożenia (jeżeli adresatem jest inna instytucja publiczna), bądź w trybie doręczenia (jeżeli adresatem jest osoba fizyczna). Wszystko odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów ePUAP, spełniających wymogi przepisów o doręczaniu dokumentów w postaci elektronicznej.Wykorzystanie ePUAP w komunikacji z wnioskodawcami jest nieporównywalnie korzystniejsze, w stosunku do innych form, ze względu na dostępność, łatwość obsługi oraz rosnącą popularność platformy ePUAP.

Edytor Workflow z widocznym diagramem procesu

Użytkownik, korzystając z Edytora Workflow Użytkownik, korzystając z Edytora Workflow może stworzyć graficzny model procesu, co może stworzyć graficzny model procesu, co znacznie ułatwi jego późniejszą analizę, znacznie ułatwi jego późniejszą analizę, pozwoli szybko wprowadzać modyfikacje pozwoli szybko wprowadzać modyfikacje oraz wychwycić i poprawić ewentualne oraz wychwycić i poprawić ewentualne niesprawności. niesprawności.

Kontekstowe wywołanie procesu z poziomu listy kontrahentów

Niezwykle przydatną funkcjonalnością Workflow jest Niezwykle przydatną funkcjonalnością Workflow jest możliwość definiowania procesów kontekstowych. możliwość definiowania procesów kontekstowych. Na etapie definiowania procesu przypisuje się mu Na etapie definiowania procesu przypisuje się mu typ obiektu w kontekście którego proces ma być typ obiektu w kontekście którego proces ma być uruchamiany. Może to być np. kontrahent czy też uruchamiany. Może to być np. kontrahent czy też towar. Dzięki tej opcji możliwe jest uruchamianie towar. Dzięki tej opcji możliwe jest uruchamianie procesu, np. dla kilku wybranych kontrahentów, procesu, np. dla kilku wybranych kontrahentów, bezpośrednio z poziomu otwartej listy. Znacznie bezpośrednio z poziomu otwartej listy. Znacznie ułatwia to codzienną pracę użytkowników ułatwia to codzienną pracę użytkowników

Korzyści

Z punktu widzenia menadżera:

• Wpisanie know-how firmy bezpośrednio w system i usprawnienie przebiegu dowolnych procesów przez zastosowanie narzędzi Workflow;

• Zawsze aktualne informacje na temat etapu pracy poszczególnych pracowników dzięki przypomnieniom i alertom wysyłanym przez System;

• Odciążenie pracowników dzięki automatyzacji rutynowych, powtarzających się czynności;

• Kontrolowanie sytuacji w firmie i podejmowanie decyzji może odbywać się z każdego miejsca za pomocą poczty e-mail, co automatycznie zostaje odzwierciedlone w systemie;

• Usprawnienie projektowania i modelowania procesów dzięki graficznemu interfejsowi Edytora Workflow;

• Automatyzacja pracy firmy redukuje liczbę pomyłek i opóźnień, co obniża koszty we wszystkich obszarach biznesowych.

Korzyści

Z punktu widzenia pracownika:• Pomoc w codziennej pracy, poprzez przypomnienia o

zaległych, bieżących i przyszłych zadaniach;• Ograniczenie czasochłonnego przeszukiwania obszernych list

dzięki włączeniu w procesy biznesowe tylko niezbędnych dokumentów, kontrahentów lub innych obiektów biznesowych;

• Płynna i łatwa komunikacja z innymi pracownikami w firmie dzięki precyzyjnie określonej ścieżce obiegu pracy;

• Łatwiejsze i bardziej precyzyjne definiowanie obowiązków i zadań dla wszystkich pracowników dzięki jasnej, zobrazowanej graficznie ścieżce procesu.

Dziękuję za uwagę

Adrian Kędzierski