Управління проектами

8 © Е.Г. Бойко

УДК 005.8:316.422

Е.Г. Бойко

Киевский национальный университет строительства и архитектуры, Киев

РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯПРОЕКТАМИ ДЛЯ ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений,ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративнаясистема управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании,методологическую базу и информационную систему управления проектами. В статье в качествеэффективного механизма управления проектами рассмотрена корпоративная системауправления проектами. Внедрение данной системы обеспечивает эффективную работупроектных организаций.

Ключевые слова: система управления проектами, корпоративная система управленияпроектами

Постановка проблемыРеализация проектов большинства современных

предприятий, тесно связанных как с основнымпроизводством, так и с совершенствованиемсистемы управления предприятия являетсянеотъемлемой и стратегически важной частью ихдеятельности.

Крупные масштабы инвестиций, наличиемногочисленных и существенных факторов рискапозволяют считать подавляющее большинствопромышленных проектов сложными с точки зренияпринятия и исполнения управленческих решений.Успех таких проектов, как известно, зависит нетолько от правильности стратегических решений,принятых на начальных стадиях, но и взначительной мере определяется обоснованностью иоперативностью управленческих решений напоследующих стадиях реализации проектов.Поэтому вопросы внедрения прогрессивныхподходов, методов и систем в практику управленияпроектами предприятия приобретают несомненнуюважность и актуальность.

Анализ последних исследований ипубликаций

Корпоративная система управления проектамииспользуется для повышения эффективностиреализации проектов. Проблемам внедрения КСУПпосвящены работы А.В. Полковникова,М.Ф. Дубовика, А.С. Козлова, С.А. Мишина,Ю.И. Попова, Орр Алана Д. Анализ последнихисследований и публикаций показывает, чтовнедрение КСУП осуществляется поэтапнымпереходом от «функционального» управления

деятельностью организации к «проектному».Данный процесс должен проводиться на базеосознания необходимости в улучшении иоптимизации деятельности организации.

Существующие риски противодействиясотрудников организационным изменениямнеобходимо минимизировать за счет активнойподдержки изменений высшим руководством.

Важными факторами внедрения КСУПявляются:

1) понимание того, что внедрение КСУП – этосложный организационный проект, требующийвыделения необходимых финансовых,материальных и временных ресурсов;

2) согласованность стандартов КСУП с общимибизнес-процессами в работе предприятия;

3) внедрение КСУП по этапам;4)обучение сотрудников компании

использованию методологии управления проектамии работе в КСУП.

Цель статьиЦелью статьи является разработка и

внедрение корпоративной системы управленияпроектами для проектно-ориентированногопредприятия, которая позволит решить проблемы,связанные с конфликтами целей, приоритетов,сроков, назначений, ресурсов и отчетности.

1. Разработка корпоративной системыуправления проектами

Практика показывает, что успешная реализацияпроектов в запланированные сроки в рамках

Управління розвитком складних систем (8) ISSN 2219-5300

9

установленного бюджета и в соответствии стехническими спецификациями и требованиями ккачеству возможна только в рамкахформализованной проектной среды,поддерживаемой ясной и четко определеннойметодикой управления проектами. В качестве такойсреды рассматривается корпоративная системауправления проектами (далее – КСУП), котораяпредставляет собой систему организационных,методических и информационных средств,поддерживающую процессы управления проектамив организации.

В проектной деятельности одним из ключевыхнаправлений является организация экономическогосопровождения проектов. При реализации данногонаправления возникают проблемы, представленныена рис. 1. Решение отраженных проблем и,соответственно, организацию эффективнойэкономической работы в рамках управленияпроектами должна обеспечить КСУП.

Рассматриваемая система укрупненно включаетв себя четыре основных компонента:

1) методологию управления проектами ;2) информационную систему управления

проектами (далее – ИСУП);3) обученный персонал (все участники

проектной деятельности);4) проектный офис.Для достижения успешного результата

необходимо наличие совокупности этихкомпонентов.

Рис. 1. Проблемы, возникающие при организацииэкономического сопровождения проектов

Методология управления проектамипредставляет собой систему методик, механизмов,регламентов, стандартизирующих деятельностьорганизации по реализации проектов (рис. 2). Она

должна создаваться внутри компании всоответствии со стандартами управления проектами.Разработкой методологии должна заниматьсякоманда внедрения с привлечением внешнихконсультантов и экспертов по управлениюпроектами. В дальнейшем эта рабочая группа станетосновой создаваемого проектного офиса, которыйбудет отвечать за разработку и развитие даннойметодологии внутри организации.

Рис. 2. Документы, входящие в состав методологииуправления проектами

ИСУП является инструментом,предназначенным для автоматизации проектнойдеятельности посредством использованияспециального программного обеспечения.Программное обеспечение, внедренное в качествеИСУП, позволяет повысить эффективностьпроектного управления на предприятии за счетподдержки процессов управления проектами напротяжение всего его жизненного цикла.

ИСУП призвана облегчить часть функцийуправления, дать необходимую информацию, но приэтом сама нуждается в обслуживании и поддержке(как правило, это «ложится на плечи» проектногоофиса). Поэтому осуществляется проведениеобучения как самой методологии управленияпроектами, технологии ее применения, так и работес инструментарием (программным продуктом).Обучение персонала можно разделить на триуровня, представленных на рис. 3.

Корневой документ Описание общих принциповпроектного управления Класификатор проектов Описание ролей участников проектнойдеятельности Общая карта процессов по управлениюпроектами

Регламентные документы Описание процессов управленияпроектами Описание положений, шаблонов,должностных инструкций

Управління проектами

10

Рис. 3. Уровни обучения персонала

Ни один бизнес-процесс в компании не будетработоспособным без поддерживающей егоструктуры. Отсутствие контроля за соблюдениемрегламентов и их развитием по мере увеличениятребований бизнеса к принципам проектногоуправления может сделать новые принципы работыбездействующими. Решением проблемы являетсясоздание проектного офиса.

Проектный офис – организационная структура,вся деятельность которой направлена наупорядочивание и развитие проектной деятельностикомпании. Типовой состав проектного офисапредставлен на рис. 4.

Рис. 4. Типовой состав проектного офиса

Данная структура должна обеспечиватьвыполнение следующих функций:

1) поддержка проектов (обеспечениеруководствами и положениями по управлениюпроектами);

2) разработка/развитие и осуществлениеадекватного и стандартизированного процессауправления проектами;

3) обучение (руководство по обучающимпрограммам или составление необходимыхтребований для привлекаемой консалтинговойкомпании);

4) «дом» для руководителей проектов(поддержка централизованного офиса, сотрудникикоторого выделяются для работы над проектами);

5) внутренний консалтинг и руководство;

6) поддержка ИСУП (выбор и поддержкапрограммных средств управления проектами),контроль и регулирование портфеля проектов(формирование штата руководителей программ ипортфелей проектов, разработка настольныхприложений, координация распределения ресурсов).

2. Внедрение КСУП

На сегодняшний день в широкодоступнойлитературе можно найти огромное количествопредлагаемых планов внедрения КСУП, в которыхсодержание этапов и их количество сильноварьируется. В данной статье предложен сжатый, нов то же время емкий план внедрения КСУП дляпроектно-ориентированного предприятия,включающий четыре основных этапа:

1. Внутренний аудит.2. Разработка модели управления проектами.3. Пилотная эксплуатация.4. Переход к промышленной эксплуатации.Данная последовательность корректируется в

зависимости от особенностей конкретнойорганизации. Задачи и состав работ этаповвнедрения КСУП представлены в таблице.

КСУП предполагает, что инициация,организация и исполнение любого проектаопирается на использование корпоративныхстандартов организационной структуры проекта,управленческих процедур, отчетности иинформационного обеспечения участников проекта.Действия участников проектов регламентируются всоответствии с их ролями и этапами проекта иподкрепляются принятыми в рамках единыхкорпоративных стандартов методиками,инструкциями, шаблонами нормативныхдокументов и инструментарием.

Следующие элементы системы управленияпроектами могут быть стандартизованы:

• Элементы организационной структурыреализации проектов;

• Роли, права и ответственность участниковпроектов;

• Процедуры планирования, организации иконтроля;

Процедуры подготовки и принятия решений;• Информационные формы и правила их

заполнения;• Информационные потоки;• Контракты, процедуры взаимодействия и

отчетности;• Методики и инструментальные средства;• Типовые решения и фрагменты проектов;• Нормативная база;• Процедуры подбора и подготовки

специалистов.

Управління розвитком складних систем (8) ISSN 2219-5300

11

ТаблицаЭтапы внедрения КСУП

Наименованиеэтапа внедрения

КСУП

Задачи Состав работ

ВНУТРЕННИЙАУДИТ

1. Обследование и аудит системыуправления и выполнения проектныхработ.2. Определение основныхтребований к будущей системе,формирование задания напроектирование (построение) ивнедрение системы.

1. Анализ структуры ресурсов,отражающей общую организационнуюструктуру.2. Анализ документации, описывающей ирегламентирующей менеджментпредприятия и его функционирование.3. Оценка соответствия реальногосостояния дел установленнымтребованиям регламентирующихдокументов.4. Анализ существующей системыдокументооборота.5. Анализ системы финансовогоменеджмента.6. Оценка эффективности существующейсистемы мотивации персонала изаинтересованности в конечномрезультате.7. Анализ эффективности использованияинформационных систем, имеющихся напредприятии.8. Оценка процессов управлениядеятельностью организации, определениеструктуры связей междуподразделениями.9. Оценка системы отслеживаниявыполнения задач во времени и учетазатрат трудовых ресурсов.

РАЗРАБОТКАМОДЕЛИ

УПРАВЛЕНИЯПРОЕКТАМИ

1. Корректирование действий поуправлению и организации работпредприятия.2. Формирование командыспециалистов для работы повнедрению КСУП (командавнедрения).3. Разработка методологииуправления проектами.4. Выбор и приобретение ИСУП.5. Обучение персонала методологиии инструментарию управленияпроектами.

1. Корректировка существующих иразработка новых стандартов и процедурпо управлению и организации работы.2. Подбор специалистов дляформирования команды внедрения.3. Разработка методической базы моделиуправления проектам:а) определение организационнойструктуры управления проектами;б) разработка «Руководства поуправлению проектами»;в) создание пакета организационной,методической и справочной документации(детальное «проектирование» выбраннойорганизационной структуры).4. Выбор и приобретение программногообеспечения.5. Проведение обучения сотрудников всоответствии с управленческимиуровнями.

Управління проектами

12

ПИЛОТНАЯЭКСПЛУАТАЦИЯ

1. Выбор пилотного проекта.2. Запуск, отработка и корректировкамодели управления проектами врамках реализации пилотногопроекта.3. Установка, тестирование и запускИСУП.4. Формирование проектного офиса.

1. Проведение инвентаризации проектов,ведущихся в настоящее время.Структурирование проектов по типам длядальнейшего объединения в портфели.2. Выбор пилотного проекта, на которомбудет запущена и отработанаоптимизированная модель управленияпроектами.3. Реализация пилотного проекта сиспользованием методик и инструментовКСУП.4. Внесение корректировок, отработкаметодов и принципов КСУП.5. Подготовка необходимойдокументации, принципов работы иформирование состава проектного офиса.6. Разработка организационной структурыпроектного офиса, штатного расписания,требований к персоналу.7. Подбор и формирование штатаспециалистов подразделения.8. Разработка, согласование иутверждение «Положения о проектномофисе».9. Отработка взаимодействия проектногоофиса с основными функциональнымиподразделениями организации.

ПЕРЕХОД КПРОМЫШЛЕННОЙЭКСПЛУАТАЦИИ

1. Применение КСУП в масштабевсей организации.2. Совершенствование КСУП.

1. Распространение опыта пилотныхпроектов на все проекты, реализуемые ворганизации.2. «Отладка» механизма работы КСУП, впервую очередь, работы проектногоофиса.

ВыводыТаким образом, изучение практики управления

инновационными проектами и практического опытафункционирования систем управления проектамикак в украинских, так и зарубежных организацияхпозволяет сделать вывод о том, что на современномэтапе развития КСУП представляет собой механизм,позволяющий обеспечить эффективное управлениеи координацию выполнения работ по проектам наоснове единой методологической и программно-технической базы. Сегодня у каждой проектнойорганизации есть возможность с помощью КСУПорганизовать дисциплину, которая позволит:

1) осуществить грамотное «сквозное»планирование всех проектов и быстрое согласованиеобъемов работ между подразделениями и внешнимиподрядчиками;

2) эффективно назначать задачи сотрудникам;3) контролировать правильность и

своевременность выполнения назначенных задач безсущественных затрат времени на отчетность.

Список литературы1. Полковников А.В., Дубровик М.Ф. Внедрениекорпоративной системы управленияпроектами: риски,факторы успеха, выбор стратегии // Управлениепроектами ипрограммами, 2006, № 01 (05). – C. 42-49.2. Сиразетдинов Р.М. Формирование инновационнойстратегии управления инвестиционнойдеятельностью(на примере анализа рынка недвижимости) // ИзвестияКазГАСУ, 2011, № 1 (15). – C. 199-205.3. Управление проектами (Project Management). PM Expert– обучение, управленческийконсалтинг и аутсорсинг всоответствии со стандартом PMI PMBOK. URL:http://www.pmexpert.ru (дата обращения: 25.05.2011).

Статья поступила в редколлегию 3.12.2011

Рецензент: д-р техн. наук, проф. Ю.М. Тесля, Киевскийнациональный университет строительства и архитектуры,Киев.