НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ … 07 2012.pdf · Проведення співбесід з працівниками органів державної

НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ

З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

Н А К А З

м. Київ« 27 » липня 2012 року № 155

Про організацію проведення функціонального обстеженняорганів державної влади в 2012 році

На виконання підпункту 2 пункту 1 розділу 1 додатка 2 до Державної програми щодо запобігання і протидії корупції на 2011 - 2015 роки, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 28 листопада 2011 р. № 1240, підпункту 16 пункту 4 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого Указом Президента України від 18 липня 2011 р. № 769/2011,

НАКАЗУЮ:

1. Створити робочу групу з організації та проведення функціонального обстеження органів державної влади (далі – Робоча група).

2. Затвердити склад Робочої групи, що додається. 3. Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського

Союзу (Канавець М.В.) забезпечити консультаційне та науково-методологічне супроводження функціонального обстеження органів державної влади в 2012 році.

4. Керівникам територіальних управлінь Головдержслужби України забезпечити проведення функціонального обстеження відповідно до Календарного плану, що додається.

5. Затвердити Методичні рекомендації щодо проведення функціонального обстеження органів державної влади у 2012 році, що додаються.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Нацдержслужби України згідно з розподілом обов’язків.

В.о. Голови Нацдержслужби України І. Попов

ЗАТВЕРДЖЕНОнаказом Нацдержслужби Українивід 27.07.2012 року № 155

Склад робочої групи з організації та проведення функціонального обстеження

органів державної влади в 2012 році

1.

ПОПОВІгор Володимирович

Перший заступник Голови Нацдержслужби України, керівник Робочої групи

2.

КАНАВЕЦЬМарина Володимирівна

Директор Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, заступник керівника Робочої групи

3.

РОЩИНІван Геннадійович

Завідувач сектором державних закупівель та роботи з підрядниками адміністративного відділу Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, секретар Робочої групи

4.

ЄГОРОВ Юрій Васильович

Начальник контрольного управління Нацдержслужби України

5.

ТРЕЩОВ Володимир Дмитрович

Заступник начальника Контрольного управління – начальник відділу контролю за дотримання законодавства про державну службу

6.

ЦИМБАЛ Лариса Володимирівна

Заступник начальника Управління адміністративно-господарського забезпечення – начальник планово-бюджетного відділу Нацдержслужби України

7.

АРТЕМЕНКО Володимир Макарович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Автономній республіці Крим

8.

ПОЧИНОК Сергій Дмитрович

В.о. заступника начальника територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Вінницькій області

9.

МАЛИНОВСЬКИЙ Валентин Ярославович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Волинській області

1 МОЛОШНА Начальник територіального управління

Олена Леонідівна Головного Управління з питань державної служби в Дніпропетровській області

11.

ЄГОРЧЕНКОВА Олена Юріївна

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Донецькій області

12.

ВОЙНАЛОВИЧ Анатолій Пантелеймонович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Житомирській області

13.

ПОПАДИНЕЦЬ Василь Юрійович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Закарпатській області

14.

ЖУРБА Ольга Василівна

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Запорізькій області

15.

ОНИЩУКСвітлана Василівна

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Івано-Франківській області

16.

ЯКУБЕНКО Олександр Степанович

Заступник начальника територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Київській області

17.

ПОДУШКО Олег Іванович

Заступник начальника територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Кіровоградській області

18.

СИДОРЕНКО Олег Петрович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Луганській області

19.

МИКИТИН Ігор Йосипович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Львівській області

20.

АПАНАСЕВИЧ Володимир Володимирович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Миколаївській області

21.

КОЗІК Анатолій Антонович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Одеській області

22.

ЧЕРЧАТИЙ Олександр Іванович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Полтавській області

23.

КОВАЛЬ Лариса Миколаївна

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Рівненській області

24.

ДЕМЧЕНКО Олена Миколаївна

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Сумській області

25.

ХОНДОГІЙ Ірина В’ячеславівна

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Тернопільській області

26.

ГАЙКО Лариса Олександрівна

Заступник начальника територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Харківській області

27.

ГУДИМ Ірина Вікторівна

В.о. начальника територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Херсонській області

28.

ГОЦЬКИЙ Григорій Іванович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Хмельницькій області

29.

ОЛІЙНИК Василь Васильович

Заступник начальника територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Черкаській області

30.

МУНТЯНУ Аркадій Павлович

Начальник територіального управління Головного Управління з питань державної служби в Чернівецькій області

3 ПРОТЧЕНКО Начальник територіального управління

Ірина БорисівнаГоловного Управління з питань державної служби в Чернігівській області


Календарний план заходів щодо проведення функціонального обстеження органів державної влади у 2012 році

№ з/п

Захід Дата Відповідальні

І. Організаційні заходи з підготовки до проведення функціонального обстеження1.

Затвердження складу робочої групи до 01.08.2012Робочі групи ОДА

Комісії РДА2.

Визначення об’єктів для проведення функціонального обстеження до 01.08.2012 Робочі групи ОДА


Затвердження плану-графіку проведення функціонального обстеження в органах державної влади, органах виконавчої влади Автономної Республіки Крим

до 01.08.2012Робочі групи ОДА

Комісії РДА

4.

Проведення робочих нарад в органах державної влади, визначених як об’єкти для проведення функціонального обстеження, щодо роз’яснення цілей та методики обстеження вирішення питань, які можуть виникнути в процесі проведення функціонального обстеження

до 03.08.2012

Територіальні управління Головдержслужби України

Робочі групи ОДАКомісії РДА

ІІ. Проведення функціонального обстеження

5.

Проведення функціонального обстеження в ОДА, РДА та органах виконавчої влади Автономної республіки Крим, що включає збір, аналіз та узагальнення інформації щодо функціональної діяльності державного органу



6.

Попереднє опрацювання переліків функцій, підготовка питань для співбесід з працівниками органів державної влади, органів виконавчої влади Автономної Республіки Крим



7.

Проведення співбесід з працівниками органів державної влади, органів виконавчої влади Автономної республіки Крим



Аналіз результатів функціонального обстеження в ОДА, РДА та органах виконавчої влади Автономної республіки Крим,



Направлення звітів по кожній РДА в ОДА, для узагальнення до 07.09.2012 Комісії РДА

10.

Узагальнення звітів по кожній в ОДА, РДА та органах виконавчої влади Автономної республіки Крим,, проведення засідання робочої групи ОДА з обговорення попередніх результатів обстеження.


Територіальні управління Головдержслужби України

11.

Направлення остаточних звітів по кожній області та Автономній Республіці Крим до Нацдержслужби України

до 14.09.2012 Робочі групи ОДА

ІІІ. Підведення підсумків функціонального обстеження12.

Аналіз отриманих звітів від ОДА та по кожній області та Автономної Республіки Крим.

до 24.09.2012Центр адаптації державної служби до стандартів ЄС

13.

Підведення підсумків та обговорення результатів функціонального обстеження25.09.2012 27.09.2012

Нацдержслужба УкраїниЦентр адаптації державної служби до стандартів ЄС

14.

Підготовка остаточного звіту та подання пропозицій Кабінету Міністрів України щодо внесення змін до законодавства за результатами функціонального обстеження.

до 01.10.2012 Нацдержслужба України

Директор Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу,заступник керівника Робочої групи з організації та проведення функціонально обстеження органів державної влади в 2012 році М. Канавець


МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇщодо проведення функціонального обстеження

органів державної влади

Пошук шляхів удосконалення державної служби, як інструменту реалізації державного управління, має здійснюватися на підставі всебічного та постійного аналізу діяльності органів державної влади та їх посадових осіб.

Проведення функціонального обстеження має на меті вирішити наступні завдання:

– спрямувати діяльність певного органу державної влади на досягнення наперед запланованого, науково обґрунтованого результату, який відповідає пріоритетам державної політики;

– здійснити аналіз конституційно й законодавчо закріплених функцій діяльності органів державної влади;

– провести класифікацію нормативно визначених функцій органів державної влади за типологічними групами;

– підготовити пропозиції щодо уточнення функцій органів державної влади за результатами функціонального обстеження.

Функціональне обстеження дає можливість:– оптимізувати систему органів виконавчої влади із впорядкуванням

завдань і функцій;– встановити відповідність формулювання функцій, визначених у

положеннях про органи державної влади нормам, закріпленим у законодавстві України;

– знизити рівень корупційних ризиків у системі органів державної влади шляхом усунення поєднання в одному органі функцій з надання адміністративних послуг і контрольно-наглядових (інспекційних) функцій;

– підвищити ефективність використання трудових та бюджетних ресурсів органів державної влади.

Для надання консультативно-методичної допомоги щодо організації роботи з проведення функціонального обстеження діяльності органів державної влади пропонується наведена нижче методика обстеження.

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Методичні рекомендації щодо проведення функціонального обстеження органів державної влади (далі – Методичні рекомендації), розроблені з урахуванням наступних нормативно-правових актів:

1. Програми економічних реформ на 2010-2014 роки «Заможне суспільство, конкурентоспроможна економіка, ефективна держава»;

2. Указу Президента України «Про Національний план дій на 2012 рік щодо впровадження Програми економічних реформ на 2010-2014 роки «Заможне суспільство, конкурентоспроможна економіка, ефективна держава» від 12.03.2012 № 187/2012;

3. Закону України «Про державну службу» від 17 листопада 2011 року № 4050-VI;

4. Постанови Кабінету Міністрів України від 28 листопада 2011 року № 1240 «Про затвердження державної програми щодо запобігання та протидії корупції на 2011 – 2015 роки»;

5. Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затверджене Указом Президента України від 18 липня 2011 року№ 769/2011 «Питання управління державною службою в Україні»;

6. Наказу Головдержслужби України від 30 березня 2010 року № 84 «Про затвердження Порядку проведення функціонального обстеження органів виконавчої влади».

1.1. Визначення термінів:Функція органу виконавчої влади – це регулярна діяльність установи,

визначена нормативно-правовими документами та направлена на досягнення конкретного результату.

Функціональне обстеження – це визначений у цих методичних рекомендаціях механізм збору, аналізу та узагальнення інформації щодо реалізації завдань і функцій органів державної влади1.

Аутсорсинг – передача окремих державних функцій органа державної влади на виконання організації будь-якої форми власності при збереженні державного контролю за реалізацією переданих функцій.

Аутсорсер – будь-яка організація (державна або недержавна), на виконання якій передається функція органу державної влади.

Керівник державної служби - посадова особа, яка займає вищу посаду державної служби в державному органі, органі влади Автономної Республіки Крим або їх апараті, до посадових обов'язків якої належать повноваження з питань державної служби в цьому органі або його апараті.

Під функціями з контролю і нагляду (інспекційними) розуміється діяльність державного органу, що здійснюється у формі перевірок, ревізій, інспектування та пов’язана з встановленням відповідності діяльності (поведінки) органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадовців, 1 Під органами державної влади в цих методичних рекомендаціях розуміються обласні та районні державні адміністрації, органи виконавчої влади Автономної Республіки Крим.

юридичних осіб і громадян вимогам закону, застосуванням санкцій, спрямованих на приведення об’єкта контролю (нагляду) в нормальний стан.

Основним змістом цієї діяльності є: документальні перевірки, фактичні перевірки діяльності, періодичне отримання інформації (звітів).

Під функціями з надання адміністративних послуг розуміється прийняття згідно із законом за зверненням фізичної або юридичної особи адміністративного акта, спрямованого на реалізацію та захист її прав і законних інтересів та/або на виконання нею визначених законом обов'язків.

Адміністративними послугами є:– видача, переоформлення ліцензій, видача дублікатів ліцензій на зайняття

певним видом господарської діяльності, а також анулювання ліцензій за зверненням фізичної або юридичної особи;

– видача, переоформлення дозволів та інших документів дозвільного характеру, видача дублікатів таких документів, а також анулювання дозволів за зверненням фізичної або юридичної особи;

– реєстрація фактів, суб'єктів, прав, об'єктів, легалізація актів (документів);– акредитація, атестація, сертифікація, нострифікація, верифікація,

проставлення апостилю;– інші види діяльності, у результаті провадження яких заінтересованим

фізичним та юридичним особам, а також об'єктам, що перебувають в їх власності, володінні чи користуванні, надається або підтверджується певний юридичний статус.

1.2. Типологія функціональних обстеженьРозрізняють два основні типи функціонального обстеження — вертикальне і

горизонтальне. Вертикальне функціональне обстеження — це інструмент, призначений

для аналізу та оцінювання організації окремих органів або сукупності органів в одній сфері державного управління. Під час такого обстеження співвідносяться визначені функції та задіяні ресурси.

Горизонтальне функціональне обстеження — це інструмент аналізу всієї системи органів виконавчої влади на предмет надлишковості та дублювання повноважень і відповідальності. Таке обстеження дає змогу виявити проблеми та виробити пропозиції щодо реформування та впорядкування структури центральних органів виконавчої влади, зокрема шляхом утворення, реорганізації чи ліквідації окремих органів, зміни їх підпорядкування, спрямування та координації.

1.3. Організаційний етап проведення функціонального обстеженняДля організації роботи, пов’язаної з проведенням функціонального

обстеження та відповідно до його мети пропонується створити робочі групи. У Національному агентстві України з питань державної служби (далі – Нацдержслужба України) – з метою надання консультативно-методичної допомоги, загальної координації та оперативного вирішення питань, що виникають у ході функціонального обстеження, в кожній обласній адміністрації – з метою обстеження діяльності ОДА, методологічного супроводження процесу функціонального обстеження, узагальнення його результатів.

З метою безпосереднього проведення обстеження, що включає збір, аналіз та узагальнення інформації щодо функціональної діяльності структурних підрозділів – у кожній районній адміністрації створюються комісії.

Слід враховувати, що чисельний склад робочих груп та комісій визначається відповідно до мети функціонального обстеження.

1.1. Робоча група Нацдержслужби України з організації та проведення функціонального обстеження органів державної влади

Керівником робочої групи є заступник Голови Нацдержслужби України згідно з розподілом обов’язків.

До складу робочої групи влади можуть входити:– представники центральних органів виконавчої влади (керівник робочої

групи);– керівники органів державної влади (з питань організаційної, кадрової,

фінансової та юридичної роботи);– керівники інших структурних підрозділів органів державної влади;– представники управлінь Головдержслужби України у відповідних

областях, м. Києва та м. Севастополя, АР Крим;– незалежні експерти, у тому числі, науковці, фахівці з державного

управління та з питань, що належать до сфери управління відповідних органів державної влади (за згодою).

Робоча група здійснює консультативне та науково-методологічне супроводження організації та проведення функціонального обстеження органів державної влади.

1.2. Робоча група при обласних державних адміністраціяхКерівником робочої групи є:– керівник державної служби – у разі наявності посади керівника апарату;– заступник керівника державного органу відповідно до розподілу

функціональних обов’язків – у разі відсутності посади керівника апарату.До складу робочої групи можуть входити:– співробітники територіальних управлінь Головдержслужби України;– представники територіальних органів центральних органів виконавчої

влади;– представники місцевих органів державної виконавчої влади (за згодою);– незалежні експерти, у тому числі, науковці, фахівці з державного

управління та з питань, що належать до сфери управління відповідних органів державної влади (за згодою).

Робоча група в межах області здійснює консультативне та науково-методологічне супроводження, організацію та проведення функціонального обстеження обласної державної адміністрації.

Питання, що підлягають вирішенню під час першого засідання робочої групи обласної державної адміністрації:

– шляхом голосування визначається секретар робочої групи;– визначається механізм взаємодії та розподіл обов’язків між членами

робочої групи;

– керівником робочої групи затверджується перелік об’єктів проведення функціонального обстеження у регіоні;

– складається та затверджується план-графік проведення функціонального обстеження;

– надаються роз’яснення щодо застосування Методичних рекомендацій (заповнення форм, передбачених Методичними рекомендаціями, формування звіту).

1.3. Комісія при районних державних адміністраціях (далі – комісія) Керівником комісії є:− керівник державної служби – у разі наявності посади керівника апарату;− заступник керівника державного органу відповідно до розподілу

функціональних обов’язків – у разі відсутності посади керівника апарату.Секретарем комісії є представник служби персоналу.До складу комісії входять працівники служби персоналу, юридичної служби,

керівники структурних підрозділів, у структурі (штатному розписі) якого передбачено посаду державної служби. Також до складу робочої групи можуть входити інші працівники державного органу, у тому числі з інших державних органів, а також експерти з числа фахівців у відповідній сфері.

Комісія здійснює функціональне обстеження діяльності структурних підрозділів по кожній районній адміністрації відповідно до цих Методичних рекомендацій.

Здійснення збору інформації, необхідної для організації та проведення функціонального обстеження, покладається в державних органах на відповідального працівника служби персоналу та керівника структурного підрозділу.

Слід зазначити, що проведення функціонального обстеження є системним процесом та повинно відбуватись постійно згідно зі складеним та затвердженим календарним планом.

Найбільш доцільно було б організувати щорічне функціональне обстеження. Періодом проведення пропонується обрати другий квартал відповідного року, до затвердження бюджету на наступний рік.

2. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕННЯ ФУНКЦІОНАЛЬНОГО ОБСТЕЖЕННЯ

Проведення функціонального обстеження доцільно організувати шляхом аналізу документальної бази та через інтерв'ю, що фіксують інформацію про діяльність органу через роботу з нормативними та іншими матеріалами, що визначають діяльність органу.

Структурно методика включає в себе наступні етапи, які визначають процес функціонального аналізу, а саме:

2.1. збір первинної документальної інформації та матеріалів, необхідних для проведення функціонального обстеження органів державної влади;

2.2. нормативний аналіз повноважень і функцій органів державної влади, які конституційно та законодавчо закріплені за ними;

2.3. організація і проведення опитування працівників органів державної влади;

2.4. пропозиції робочої групи щодо функцій органу державної влади;2.5. виявлення функцій, які можуть бути передані на виконання аутсорсеру.У результаті має бути отриманий список функцій, які повинні виконуватися

безпосередньо органом державної влади, а також функцій, які можуть бути перерозподілені між органами влади, передані громадським організаціям, на аутсорсинг або ліквідовані.

Проведення функціонального аналізу може і не бути обмежене виявленням надмірних, дублюючих функцій і уточненням існуючих функцій. Як правило, його проведення дає змогу отримувати полісемантичні результати, які виступають основою для цілого класу нових рішень у практиці публічного (державного або муніципального) управління. Таким чином, на основі горизонтальних і вертикальних функціональних аналізів може бути розгорнута робота з оптимізації, підвищення ефективності і результативності діяльності органу державної влади, перш за все в частині реалізації контрольно-наглядових функцій і надання державних послуг.

Етап 1. Збір первинної документальної інформації та матеріалів, необхідних для проведення функціонального обстеження органів державної влади

Метою цього етапу є збір первинної документальної інформації про повноваження і функції органу державної влади, закріплені Конституцією України, законодавчими актами та іншими нормативно-правовими актами, які безпосередньо регламентують його діяльність.

При організації функціонального обстеження обласної та районних державних адміністрацій аналізуються положення про підрозділи апарату та самостійні структурні підрозділи відповідної адміністрації.

Посадовими особами органів державної влади, визначених як об’єкти для проведення функціонального обстеження, збираються та подаються працівнику управління Головдержслужби України, відповідальному за організацію проведення функціонального обстеження, такі документи:

– перелік нормативно-правових актів, що визначають повноваження органу державної влади (із зазначенням реквізитів);

– закони України;– акти Президента України;– акти Кабінету Міністрів України;– організаційно-розпорядчі акти центральних органів виконавчої влади; – рішення обласних (районних, районних у містах) рад;– положення органу державної влади та регламент його роботи (за

наявності);– положення про структурні підрозділи органу державної влади,

затверджені розпорядженнями (наказами) відповідного керівника органу2;– структура органу державної влади та його структурних підрозділів.Інформація подається у паперовій формі - копіях, завірених печаткою органу

за підписом відповідального працівника державного органу та електронній формі – на магнітних носіях (паперовий варіант подається із супровідним листом керівника відповідного державного органу).

Ця інформація є базовою для заповнення форм 1-2, передбачених Методичними рекомендаціями проведення функціонального обстеження.

Етап 2. Нормативний аналіз повноважень і функцій органів державної влади, які конституційно та законодавчо закріплені за ними

На основі зібраної первинної документальної інформації та матеріалів, необхідних для проведення функціонального обстеження, робочою групою здійснюється нормативний аналіз повноважень і функцій органів державної влади з метою виявлення функцій, якими наділений орган державної влади. Результати аналізу заповнюються у форми, наведені у додатках 1 та 2 до Методичних рекомендацій.

Інформація щодо предмету функціонального обстеження описується формулюванням, що передбачено нормативно-правовими актами, які регламентують діяльність органу.

Під час вказування відомостей про предмет функціонального обстеження обов’язковим є зазначення нормативно-правового акта, дати його прийняття та номеру, а також реквізитів норми (статті, пункту, абзацу), яка вказує на відомості про предмет. Методика заповнення додатку 2 аналогічна додатку 1. До додатку 2 також вноситься інформація, що закріплена нормативно-правовими актами місцевого рівня та відомчими нормативно-правовими актами.

Етап 3. Організація і проведення опитування працівників органів державної влади

Організація функціонального обстеження органів державної влади передбачає отримання відповідей на ряд принципових питань відповідно до завдань передбачених функціональним обстеженням. Відповіді на поставлені питання дозволяють визначити основні напрямки вирішення завдань поставлених функціональним обстеженням органів державної влади. Кількість питань може бути різною. Ставитись вони повинні у ході опитування керівників та працівників 2 У випадку місцевої державної адміністрації аналізуються положення про підрозділи апарату та самостійних структурних підрозділів відповідної адміністрації.

структурних підрозділів органів державної влади (у кількості осіб, виходячи із доцільності). Наближений перелік питань наведений у додатку.

З метою забезпечення максимальної довіри респондентів, заохочення їх до відвертого, щирого спілкування та отримання на цій основі об’єктивної інформації, анкетування доцільно проводити анонімно, а саме: анкети заповнювати в електронному вигляді, збір анкет здійснювати за допомогою електронної пошти через осіб, які були не задіяні в опитуванні.

Етап 4. Пропозиції робочої групи щодо функцій органу державної владиПропозиції робочої групи на цьому етапі функціонального обстеження

повинні дати відповіді залежно від предмета та завдань функціонального обстеження.

Пропозиції робочих груп щодо можливих функціональних та структурних змін можуть бути оформлені на прикладі додатку 4 до Методичних рекомендацій.

Етап 5. Виявлення функцій, які можуть бути передані на виконання аутсорсеру

У будь-якому структурному підрозділі серед функцій, що виконує той або інший державний орган, передбачені функції, які можуть бути передані на виконання аутсорсеру.

Під час виявлення функцій, які можуть бути передані на виконання аутсорсеру, слід враховувати функціональний вміст службових обов'язків за посадою державної служби на основі посадової інструкції.

Данні, отримані у ході проведення функціонального аналізу діяльності за посадою державної служби, можуть бути враховані під час розробки профілів професійної компетентності.

Функції працівників структурних підрозділів органу державної влади, змістом яких є виконання обов’язків з прийому та реєстрації документів, обліково-довідкової роботи, пов'язаної з документообігом і документальним забезпеченням, бухгалтерією, а також обов'язки по забезпеченню діяльності приймальні керівника органу державної влади або керівника структурного підрозділу, можуть бути передані на обслуговування аутсорсеру.

Галузями державного сектору, в яких сьогодні можуть працювати аутсорсери є бухгалтерія, ІТ-послуги, маркетинг, логістика, створення продуктів для роботи зі статистичними даними, безпека підприємства тощо.

З метою реалізації даного етапу функціонального обстеження, необхідно заповнити додаток 5 до Методичних рекомендацій, в якому визначені критерії для виявлення функцій, які можуть бути передані на виконання аутсорсеру.

3. ФОРМУВАННЯ УЗАГАЛЬНЕНОГО ЗВІТУ ТА ПРОПОЗИЦІЙ

За результатами проведення функціонального обстеження:1. Комісія при районних державних адміністраціях аналізує отриману у ході

дослідження інформацію, готує звіт та передає його робочій групі при обласних державних адміністраціях для узагальнення інформації.

2. Робоча група при обласних державних адміністраціях аналізує результати функціонального обстеження обласної державної адміністрації, звіти районних адміністрацій та на підставі отриманих даних формує узагальнений звіт по області та передає його робочій групі Нацдержслужби України з організації та проведення функціонального обстеження органів державної влади.

3. Робоча група Нацдрежслужби України узагальнює отримані від робочих груп при обласних державних адміністраціях звіти, готує загальний звіт про проведення функціонального обстеження, вносить пропозиції Кабінету Міністрів України.

Звіт про результати проведення функціонального обстеження органу державної влади має включати такі обов’язкові розділи:

1. Вступ.2. Методологія та етапи (збір інформації, нормативний аналіз, фактичний

аналіз, формування звітності).3. Основні проблеми, виявлені за результатами функціонального обстеження.4. Пропозиції робочих груп органів державної влади.5. Додатки.

Директор Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу,заступник керівника Робочої групи з організації та проведення функціонально обстеження органів державної влади в 2012 році М. Канавець

Додаток 1до Методичних рекомендацій

Інструкція

Електронний варіант форми Ви можете отримати надіславши запит на адресу [email protected]

Додаток складається з таблиці, яка повинна містити вичерпний перелік адміністративних послуг, що мають надаватися Вашим органом державної влади згідно з чинними нормативно-правовими актами. Вам необхідно заповнити цей додаток відповідно до порядку, поданого нижче. Результатом Вашої роботи з цією таблицею має бути погоджений перелік адміністративних послуг.

Порядок заповнення Таблиці:1. Стовпчик № 1 – порядковий номер державної послуги – вже заповнений.2. Стовпчик № 2 (незаповнений) – назва адміністративної послуги з реєстру – містить

назву послуги, яка надається. Якщо Ви маєте зауваження до граматичних формулювань (відмінків, неправильного вживання синонімів тощо) або ж до вживання певних слів – необхідно закреслити неправильні формулювання і в тому ж рядку написати більш коректне формулювання функції. Корегуючи формулювання послуги, необхідно спиратися на те, яким чином вона записана у відповідному нормативно-правовому акті (стовпчик №3). Якщо певна платна державна послуга не включена до цього переліку – додайте її наприкінці списку.

3. Стовпчик № 3 (незаповнений) – реквізити норми нормативно-правового акту, якою визначається послуга. У разі доповнення переліку новими державними послугами необхідно обов’язково послатися на відповідну норму із зазначенням всіх її реквізитів (назва нормативно-правового акту, розділу, статті, пункту, підпункту, абзацу).

4. Стовпчик № 4 (незаповнений) – розмір плати за надання адміністративної послуги. У ньому вказується розмір плати, що стягується за надання даної послуги.

5. Стовпчик № 5 (незаповнений) – результат надання адміністративної послуги. Вказується, який саме документ чи інший «результат» надається отримувачу послуги: витяг, висновок, експертний висновок, ліцензія, довідка, сертифікат тощо.

6. Стовпчик № 6 (незаповнений) – реквізити норми нормативно-правового акту, яким визначається платність послуги. У випадку, якщо послуга є платною, у ньому необхідно вказати відповідну норму із зазначенням всіх її реквізитів (назва нормативно-правового акту, розділу, статті, пункту, підпункту, абзацу).

7. Стовпчик № 7 (незаповнений). У ньому необхідно вказати кількість послуг даного типу, наданих Вашим органом за 2011 рік.

8. Просимо Вас заповнити таблицю адміністративними послугами, які надаються Вашим органом державної влади При вказуванні адміністративних послуг обов’язковим є вказування нормативно-правового акту, дати його прийняття та номеру, а також реквізитів норми (статті, пункту, абзацу), яка вказує на необхідність виконання даної функції.

9. У випадку появи будь-яких питань чи уточнень, просимо Вас звертатися до контактної особи в Національному агентстві України з питань державної служби.

mailto:[email protected]

Перелік адміністративних послуг

___ (назва структурного підрозділу/ТО)

№Назва адміністративної

послуги з реєстру

Нормативно-правові акти, відповідно до яких

надається адміністративна послуга

Розмір плати за надання

адміністративної послуги

Результат надання адміністративної

послуги

НПА, що визначає платність послуги

Кількість послуг за 2011 рік

1. 2. 3. 4. 5.6. 7.


Інструкція

Електронний варіант форми Ви можете отримати надіславши запит на адресу [email protected]

Додаток складається з таблиці, яка повинна містити вичерпний перелік контрольно-наглядових (інспекційних) функцій, що здійснюються Вашим органом державної влади згідно з чинними нормативно-правовими актами. Вам необхідно заповнити цей додаток відповідно до порядку, поданого нижче. Результатом Вашої роботи з цією таблицею має бути погоджений перелік контрольно-наглядових (інспекційних) функцій, що здійснюються Вашим органом державної влади, структурними підрозділами, які перебувають у його складі.Порядок заповнення Таблиці:

10. Стовпчик № 1 – порядковий номер функції.11. Стовпчик № 2 (незаповнений) – найменування контрольно-наглядової

(інспекційної) функції, виходячи з аналізу відповідного нормативно-правового акту.

12. Стовпчик № 3 (незаповнений) – реквізити норми нормативно-правового акту, якою визначається функція із зазначенням всіх реквізитів (назва нормативно-правового акту, розділу, статті, пункту, підпункту, абзацу).

13. Стовпчик № 4 (незаповнений). Необхідно зазначити інші органи державної влади, їх структурні підрозділи, які беруть участь у виконанні функції.

14. Стовпчик № 5 (незаповнений). У випадку наявності співвиконавців необхідно чітко зазначити хто з них є головним виконавцем функції.

15. Стовпчик № 6 (незаповнений) – результат виконання функції. 16. Стовпчик № 7 (незаповнений). Необхідно зазначити кінцевого споживача

результатів виконання функції.17. Просимо Вас заповнити таблицю функціями, безпосереднім виконавцем яких

є Ваш орган державної влади. При вказуванні цих функцій обов’язковим є вказування нормативно-правового акту, дати його прийняття та номеру, а також реквізитів норми (статті, пункту, абзацу), яка вказує на необхідність виконання даної функції.

18. У випадку появи будь-яких питань чи уточнень, просимо Вас звертатися до контактної особи в Національному агентстві України з питань державної служби.

mailto:[email protected]

Перелік контрольно-наглядових (інспекційних) функцій

___ (назва структурного підрозділу)

№Найменування функції

Нормативно-правові акти, відповідно до яких

здійснюється функція

Співвиконавці функції

Повноваження співвиконавців

Результат виконання

функції

Споживач (клієнт)

виконання функції

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.


А Н К Е Т А

№ Запитання ВідповідьМожливі шляхи

вирішенняФункції з надання адміністративних послуг

1. Які функції з надання адміністративних послуг виконує структурний підрозділ?

2. Якими нормативними актами регулюється виконання цих функцій?

3.Чи усі послуги, передбачені законодавством, надаються Вашим підрозділом, чи надаються вони на належному рівні? Якщо ні – перелічить які саме не надаються, або надають на неналежному рівні, та причини такого стану?

4.З якими структурними підрозділами, територіальними та місцевими державними органами Ви співпрацюєте в процесі надання послуг та у якій частині?

5. Чи здійснюється функція за зверненням фізичних та юридичних осіб?

6. Яким є продукт виконання функції?

Контрольно-наглядові (інспекційні) функції7. Які контрольно-наглядові (інспекційні) функції виконує

структурний підрозділ?8. Якими нормативними актами регулюється виконання

цих функцій?

9.Чи забезпечує функція контроль і нагляд за дотриманням встановлених нормативно-правовими актами загальнообов’язкових правил і норм поведінки?

10.

Чи усі контрольні функції, передбачені законодавством, виконуються Вашим підрозділом, чи виконуються вони на належному рівні? Якщо ні – перелічить які саме та причини невиконання або неналежного виконання?

11.

З якими структурними підрозділами, територіальними та місцевими державними органами Ви співпрацюєте в процесі надання послуг та у якій частині?

12.

Чи виконуються такі саме або схожі контрольні функції (щодо того самого або іншого об’єкту контролю) іншими структурними підрозділами або територіальними органами?

13.

Яким є продукт виконання функції?

Загальні питання

14.

Чи існують, на Вашу думку, надлишкові функції які виконує ваш підрозділ, і від яких доцільно відмовитись? Якщо так – які саме?

15.

Чи існують функції які з вашої точки зору має виконувати ваш підрозділ, проте вони виконуються іншим підрозділом? Якщо так – які саме?

16.

Чи надаються такі саме або схожі послуги іншими структурними підрозділами або територіальними органами?

17.

Хто є споживачем продукту функції?


Пропозиції робочої групи щодо функції органу державної влади, в якому виявлено поєднання контрольно-наглядових (інспекційних) функцій та функцій з надання

адміністративних послуг_____________________________________________________

1. Функцію ліквідувати так ні1. Як таку, що реально не виконується так ні

2. Як нелегітимну так ні

3. Як дублюючу так ні

2. Передати функцію іншим органам1. Органам місцевого самоврядування так ні

2. Підпорядкованим органам так ні

3. Центральним органам виконавчої влади так ні

4. Недержавним організаціям так ні

5. Приватному сектору так ні

6. Інше

3. Скоротити масштаб виконання функції так ні______________________________________________________

4. Провести удосконалення механізму здійснення функції так ні______________________________________________________

5. Залишити функцію без змін так ні

6. Змінити формулювання функції так ні______________________________________________________

7. Інше

______________________________________________________


Критеріями визначення функцій працівників державних органів, які можуть бути передані на виконання організації будь-якої форми власності є:

1. Встановлення за відповідною посадою повноважень, безпосередньо не пов'язаних із реалізацією завдань та виконанням функцій державного органу або органу влади Автономної Республіки Крим.

2. Відсутність у працівника державного органу державно-владних повноважень.3. Встановлення за відповідною посадою виконання функцій з обслуговування,

пов'язаних із:– розробкою проектів організаційних рішень, пов’язаних з реалізацією завдань

підрозділу, пропозицій по вдосконаленню технологічних процесів;– забезпеченням керівника структурного підрозділу або його заступників

необхідною інформацією з поточних питань;– забезпеченням виконання службових завдань, дотриманням встановленої

технології робіт;– участю в інформаційному забезпеченні роботи погоджувальних, спеціальних та

інших комісій;– підготовці за дорученням керівника структурного підрозділу оглядових,

аналітичних та інших інформаційних матеріалів, довідок і т.п.;– веденням діловодства (отримання, реєстрація, облік проходження документів в

підрозділі і т.п.);– контролем за отриманням, реєстрацією, проходженням документів в підрозділі;– організацією роботи служби діловодства;– проведенням експертизи цінності документів;– формуванням і веденням автоматизованої інформаційно-довідкової бази даних;– підготовкою оглядових та інших інформаційних матеріалів з питань, віднесених

до відання підрозділу– підготовкою звітів, організаційно-розпорядчої, інформаційно-аналітичної,

технічної документації;– організаційно-технічним забезпеченням заходів, що проводяться підрозділом;– веденням web-сторінки структурного підрозділу;– технічним забезпеченням діяльності структурного підрозділу (машинописні,

копіювальні роботи, заповнення заявок на канцтовари, пропусків, ведення табеля і т.п.);

– систематичним інформуванням керівника державного органу, керівників структурних підрозділів та їх заступників про стан виконання документів і доручень;

– організацією роботи служби діловодства;– взаємодією з організаційними і господарськими підрозділами для забезпечення

чіткої роботи і т.д.; – виконанням чітко регламентованих технологічних процесів;– утриманням в належному стані адміністративних будівель державних органів,

органів влади Автономної Республіки Крим та їх апарату;– управлінням та обслуговуванням транспортних засобів, що перебувають у

розпорядженні державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим та їх апарату.

Виявлення функцій, які можуть бути передані на виконанняорганізації будь-якої форми власності

___ (назва структурного підрозділу)

№ з/п

Назва функціїНормативно-правовий акт, в якому закріплено функцію

Посада працівника якою передбачено здійснення функції

Прим.

Documents

НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ … 07 2012.pdf · Проведення співбесід з працівниками органів державної