هـ 1435 وضع الخطة التنفيذية

معهد معلمات القرآن الكريم ــ شرق الرياض

بيانات عامة

المنطقة – المدينة معهد معلمات القرآن الكريم ــــ شرق الرياض

مديرة المعهد الرياض

المشرفة على الممارسة عهود بنت محمد الدغيثر

المسمى الوظيفي المديرة

البريد اإللكتروني للمعهد eins1435@gmail.com

فريق العمل منسوبات المعهد

البيانات المختصرة للممارسة

البيان المطلوب الممارسة هـ1435وضع الخطة التنفيذية

الهدف العام عمل مؤسسي متقن يحقق رضا العاملين والمستفيدين وذلك بوضع

خطة واضحة موصلة للرؤية واألهداف-بإذن الله- بمؤشرات قياس محددة المسؤوليات والتكاليف

معيار الممارسة

القيادة والحوكمة - إدارة الجودة والتحسين .

الفئة المستهدفة

منسوبات المعهد وخريجاته.

تاريخ البداية بداية السنة الهجرية هـ1435 تاريخ االنتهاء مستمر

عدد مرات إقامة الممارسة

مستمرة

د ه من خالل تحدـي ام ـب رسـم صـورة واضـحة المعـالم لمـا سـيتم القـي

ــدها ــا و تحدي ــذها و توزيعه ــراد تنفي ــة الم ــة الرئيس ــطة الفرعي األنش

ة ذ النشـاطات و االسـتراتيجيات التنفيذـي للمسـؤوليات المتعلقـة بتنفـي

ــل المعهــد بشــكل مباشــر على أشــخاص ــام بهــا من قب المــراد القي

k ليتم في النهاية تحقيق أهداف المعهد ورؤيته. محددين سلفا

فكرة الممارسة :

األهداف التفصيلية للممارسة :تحدد و توضح لنا كيف سيتم تنفيذ االستراتيجيات و تحقيق األهداف اإلستراتيجية.

لتحديد من هو المسؤول عن تحقيق كل من هذه األهداف اإلستراتيجية المراد

تحقيقها.

توضح الغايات الواجب إنجازها و التي بمجموعها توصل إلى الهدف العام للمعهد.

تساعد في إدارة الوقت بتحديد الزمن الالزم ألداء كل نشاط.

تسهل عمليات المتابعة و التقييم و التقويم للخطط من خالل وضع المعايير و

اآلليات الالزمة لذلك و التي يحكمها مؤشرات و أدوات قياس محددة للنجاح أو

.k الفشل في الخطط المرسومة مسبقا

الكشف المبكر عن المخاطر و العوائق التي تعيق عملية التنفيذ و تحقق األهداف

أثناء المتابعة و التقييم.

توضح أهم األمور و المحاذير التي يجب إتباعها عند وضع الخطة و على رأسها الدقة

و الوضوح و عدم المبالغة و إبراز المخاطر و المعيقات المحتملة و التركيز على

األمور الهامة.

توضح و تشرح المراحل األساسية لوضع خطة العمل و التميز ما بين كل مرحلة و

أخرى حسب احتياجها و تحديد الفترة الزمنية الالزمة لكل مرحلة.

آلية تنفيذ الممارسة :

نذكر مراحل تطورالخطة في المعهد : نود

هـ كانت تصل 1430هـ حتى نهاية 1424/ 2/7. منذ افتتاح المعهد في 1

الخطة التشغيلية من اإلدارة العليا ) إدارة المعاهد ( ) لمدة سنة

فقط (

. تم وضع خطة تنفيذية للمعهد تمت وفق منهجيه محدودة بطاقة 2

األداء المتوازن وفق الخطوات التالية :

أ. تم شرح بطاقة األداء المتوازن من قبل مدير إدارة التطوير

والتخطيط في اجتماع يضم مديرات المعاهد والتدريب برفقة نماذج

جاهزة ليطمئن على وصول المعلومة بطريقة صحيحة وأتيحت فرصة

للنقاش .

ع الموظفـات بإسـتكتابهن ق إشـراك جمـي ب. تم تفعيلهـا عن طرـيباإلجابة على أسئلة أربعة هي :

. 2. مــا هي طموحاتــك لتحقيــق رضــاك ورضــى المســتفيدات . ك ة انجـاز أعماـل ق سـرعة ودـق ك لتحقـي اهي طموحاـت اهي 3ـم . ـم

. ـماهي طموحاـتك لتنيـمة 4طموحاـتك لتـطويرك وتـشجيع إـبداعاتك الموارد المالية .

ادرات محقـقة فـكانت اإلجاـبة هي المـشاريع اـلتي ـخرجت منـها المـباألهدافة مستمدة من الخطة االستراتيجية إلدارة المعاهد .

هـ ـ 1431. إعـــداد الخطـــة االســـتراتيجية األولى لألعـــوام )3هـ ( لمــدة ثالث ســنوات بعــد التحــاق المــديرة 1433هـ ـ 1432

ببرنامج دبلوم المديرات المقام بنفس المعهد .

* حيث كان إعداد الخطة أحدى مفردات مقرر المهارات اإلدارية :

حيث شارك فيه جميع الموظفات SWATأ. تم تطبيق تحليل k المحبات من ] األكاديميات ، الداعمات [ وأيضا

ب. بعد كتابة الخطة االستراتيجية تم عرضها على الموظفات والمجلس االستشاري بعد إجراء التعديالت تم اعتمادها من إدارة

المعاهد ومن ثم تقديمها إلى استاذ المقرر د. محمد الحربي .ج. تم تسليم الخطة االستراتيجية مع التنفيذية لكل موظفة .

د. تم تطبيق الخطة مع المتابعة في تنفيذها .يتم تطبيق الخطة عن طريق استخراج خطة تنفيذية سنوية حيث

أنها تفكك إلى مشاريع كبيرة والمشاريع إلى البرامج والبرامج إلى المبادرات .

 

وكلفت مشرفة تقنية المعلومات بمتابعة تنفيذ الخطة عن طريق

وضع خطة تنفيذية لعملية المتابعة يتم معالجة العوائق ووضع خطط

بديلة .

. تقيم من خالل النتائج التي تم تحصيلها .1

. يتم التطوير على الخطة التنفيذية للعام العادم من خالل معرفة 2

العوائد في نهاية العام .

ـ 1435 ـ 1434. تمت كتابة الخطة االستراتيجية لألعوام ) 4

هــ ( بنفس الطريقة السابقة ولكنها نابعة من الموظفات 1436

حيث تم االجتماع بهن وشرح كيفية كتابة الخطة اإلستراتيجية

وطلب من كل موظفة وضع خطة استراتيجية لعملها لثالث سنوات

مع مساندة المديرة لكل موظفة وبالتعديل واإلضافة حتى خرجت

بصورتها النهائية ومن ثم جمعت في خطة رئيسية واحدة للمعهد ،

هـ استفدنا في كتابتها من 1435وكذلك عند كتابة خطة التنفيذية

هـ ، و استكتاب الموظفات 1434متابعة الخطة التنفيذية

لطموحاتهم حول كل منظور من الخطة التنفيذية واالستفادة من

االشتراك في مسابقة السبيعي للتميز واستفدنا كثيرا من

معاييرها حتى أنه نفذ أكثر مما كتب في الخطة التنفيذية

هـ ، وهذا واضح بالرجوع لتقارير المعهد .1434

. تتضمن أهداف المعهد مستويات األداء المطلوب الوصول 5

إليها مع تحديد الفترة الزمنية الالزمة لذلك ) ويتضح في الخطة

التنفيذية لكل سنة (

 

هـ1435مراحل كتابة الخطة التنفيذية هـ بملف متابعة خاص واستالم 1434. متابعة الخطة التنفيذية 1

تقاريره من موظفة مختصة بذلك .

. جلسة المديرة مع الموظفة المتخصصة بمتابعة الخطة 2

هـ لمعرفة سير الخطة ومتابعة تسليم التقارير .1434التنفيذية

. االطالع على معايير التميز في جائزة السبيعي واالستفادة منها 3

هـ.1435في كتابة الخطة التنفيذية

هـ هو وجود 1435. ومن أكبر الوسائل التي سهلت بتوفيق الله وضع الخطة التنفيذية 4

هـ ـ ومن هنا يبرز أهمية الخطة 1435الخطة اإلستراتيجية حيث تنزل منها خطة

اإلستراتيجية في أنها تجعل العمل عمل مؤسسي ـ .

. استفدنا كثيرا من معايير التميز في وضع مؤشرات القياس وكذلك وسيلة التقويم .5

هـ لجميع الموظفات ليتم أداء العمليات بالشكل المطلوب 1435. أرسلت الخطة 6

لتتحقق األهداف وذلك بتحديد مؤشرات لكل مبادرة كما حددت فيها المكلفة والمتابعة

ووقت االنجاز ,وسيلة المتابعة ,وسيلة التقويم ,كذلك وقت تسليم تقرير االنجاز.

الصعوبات التي واجهت المعهد في تطبيق الممارسة ومقترحات لتخطيها

الصعوبات مقترحات لتخطيها

ابقتين د في مـس ول المعـه دـخيز "الـسبيعي والموـسى" للتـم

1434في الفصـل الدراسـي هـ فــــــــــــتزاحمت 1435ـ

األعمال في هذه الفترة .

ــيز في ــابقات التم ــرح مس أن تطبدايـــة العـــام الدراســـي ويكـــون تـسليمها في نهاـية الـعام الدراـسي د ال المعـه ع أعـم تزاحم ـم تى ال ـت ـح

الضرورية.

مؤشرات قياس نجاح ) الممارسة( التي تم تحقيقها ونتائجها

العمل بمبادرات الخطة التنفيذية والوصول لمؤشرات القياس . 1المكتوبة يدل على تحقق األهداف.

. التقيد بالموازنة المالية .2. سهولة استخراج الموازنة المالية من الخطة التنفيذية .3. الخطة التنفيذية تسهل بإذن الله تحقيق معايير التميز كالتحسين 4

المستمر ـ خدمة المجتمع ـ الحوكمة,...الخ..سهولة متابعة العمليات في المعهد, وهل حققت األهداف أم ال.5. وضوح العمل والعمليات للموظفات حيث حدد أمام المبادرة من 6

المنفذة للعملية ومن المتابعة والتكلفة ... .. بعد دخول المسابقات أنجز خالل أشهر ماكان محدد في الخطة أن 7

سنوات )كاإلحتفاظ بالملفات اإللكترونية في مكان 3ينجز خالل موحد(.

.استمرار سير العمليات في المعهد ـ ولله الحمد ـ بدون توقف وال 8يعتمد العمل على األشخاص .

. التقارير واالستبانات لكل مبادرة من أكبر مؤشرات قياس نجاح 9الممارسة .

الوسائل التحفيزية لنجاح تطبيق الممارسة. وضوح رؤية المعهد ورسالته وأهدافه.1. وجود خطة إستراتيجية للمعهد تتطور في كل مرحلة .2.إشراك مديرة المعهد سابقا أ.جواهر العمر موظفاتها في وضع 3

الخطة اإلستراتيجية ,وشرحها لطريقة وضع الخطة ومتابعتها لهم .ه(.1435)هذا مما ساعد ـ بعون الله ـ على وضع الخطة التنفيذية

. رؤية ثمار الخطة التنفيذية للمعهد.4. اعتقاد أن الخطة التنفيذية هي وسيلة بإذن الله موصلة لألهداف 5

وأسهل طريقة لتوثيق اإلنجازات...الخطة التنفيذية تجعل هناك حوكمة وتحقق الشفافية .6.اعتقاد أن الخطة التنفيذية ستحقق رسالة المعهد في تعليم 7

القرآن الكريم من خالل عمل مؤسسي متقن يحقق رضا العاملين والمستفيدين .

. الخطة التنفيذية تحقق –بإذن الله – الوصول ألفضل الممارسات 8المطلوبة في معايير التميز واإلستمرار عليها ولعلها تساهم في

التي رشح المعهد لتطبيق 9001الحصول على شهادة األيزو معاييرها من قبل الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم.

نتائج وثمرات الممارسة

. الخطة وضحت كيف يتم تنفيذ االستراتيجيات وتحقيق األهداف 1اإلستراتيجية .

. ساعدت على تحقق بعض أفضل الممارسات في معيار القيادة 2والحوكمة.

. لوصول للهدف العام للمعهد.3. تسهيل عمليات المتابعة والتقييم والتقويم للخطط والبرامج.4. الكشف المبكر عن العوائق التي تعيق عملية التنفيذ وتحقيق 5

األهداف أثناء المتابعة والتقييم .. التطوير المستمر .6. سهولة التوثيق واالحتفاظ بنتائج االستبيانات حيث هو مطلب 7

في وسيلة التقويم في ملف الخطة.. نشرها لمن يطلبها من المستفيد الداخلي والخارجي.8

. بقاء العمل مؤسسي ال يتأثر بذهاب األشخاص.8.

. الوصول بأوضح وأسهل طريقة ـ بعون الله ـ لمعايير التميز.9

ه لجامعة اإلمام عن طريق 1435. وصول الخطة التنفيذية 10

طالبتي ماجستير طلبتاها لتطبيق دراسة عليها لعله يعطي صورة

جيدة للمؤسسات الخيرية وأنها تسعى ألن يكون العمل

فيهامؤسسي.

ه 1435. استخراج الموازنة المالية من الخطة التنفيذية 11

بسهولة.

. وضوح الموازنة المالية فيها يحقق الثقة والشفافية.12

. كسب رضا المستفيدين والعاملين ألنها توضع بعد أخذ 13

اقتراحاتهم واستكتابهم للوصول لألهداف.

توصيات للمعاهد التي تريد تطبيق الممارسة.1.k k وآخرا االستعانة بالله أوالاستشعار النفع المتعدي لآلخرين .2. باستمرار.swatالعمل بتحليل 3.وضع الخطة اإلستراتيجية وضرورة وجودها في المعهد.4.ا 5. ة الـسابقة لـه ة الخـطة التنفيذـي د متابـع ة بـع ل الخـطة التنفيذـي تنزـي

وتطويرها باستمرار.أـخذ مقترـحات الموظـفات والمنـسوبات والمجتـمع بـما يـساهم في 6.

تطوير الخطة التنفيذية .االستفادة من معايير التميز في كتابة الخطة التنفيذية .7.ــد 8. ــة , وتحدي ــة الخطــة التنفيذي ــة خاصــة لمتابع تخصــيص موظف

طريقة متابعتها في الخطة نفسها.د السـتالم 9. ة , ومجـل ة الخطـة التنفيذـي ف خـاص بمتابـع تصـميم مـل

نتائج اإلستبانات والتقارير.

المرفقات :

الخطة االستراتيجية

k على راجين من المولى تبارك وتعالى أن يعيننا جميعا

اإلخالص في القول والعمل ويتقبل منا ..

وبالله التوفيق ،،