эфес рус оцо_23.04.2015

1

6-я Ежегодная Конференция

Общие Центры Обслуживания

Москва23-24 апреля 2015 г

Марриотт Грандъ-Отель

Построение объединенного центра поддержки бизнеспроцессов.

Пространство электронного документооборота: ключевыеэлементы эффективного сервиса

План доклада

• Представление компании• Предпосылки для появление ОЦО в Эфес

РУС• Выбранный подход для реализации ОЦО:

– Управленческая модель, операционная модель, сервисно-ориентированная модель

• Технологические решения

2

Представление компании EFES Rus – пивоваренная компания, входящая в четверку крупнейших игроков на российском рынке, подразделение международного холдинга Anadolu EFES.В марте 2012 года крупнейшие мировые пивоваренные компании SABMiller и Anadolu EFES объявили о создании альянса, результатом которого стала объединенная группа Efes Rus

3

Портфель брендов EFES Rus

EFES PILSENERMILLERBAVARIAСТАРЫЙ МЕЛЬНИКБЕЛЫЙ МЕДВЕДЬVELKOPOPOVICKY KOZELAMBERWEISSGOLD MINE BEERGREEN BEERЗОЛОТАЯ БОЧКАREDD’SGROLSCHЖИГУЛЕВСКОЕESSAZWEI MEISTER ВЕНСКОЕСОКОЛPERONIРЕГИОНАЛЬНЫЕ МАРКИ

4

Предпосылки для появления ОЦО

• Снижение рынка потребления пива с 115,5mHl в 2007 г. до 79,3mHl в 2014 г. (31%)– C 2012 г. снижение рынка на 17%

• Необходимость в исключении дублирующих функций и элементов организации

• Необходимость в повышении качества операционной работы через повышение управляемости

• Необходимость в сокращении затрат и количества персонала

5

Система

Организационные решения

• Создана новая организационная единица – Дирекция Сопровождения Бизнес Процессов– Включает ОЦО– ИТ: технологии и бизнес-процессы

• ОЦО включает в себя не только сервисные функции, - например отдел по работе с клиентами.

• Выбран процессный подход в организации ОЦО– Order-to-Cash, Procure-to-Deploy,

Record-to-Report, Hire-to-Retire, Business Solutions Technology

6

PROCESS

PEOPLE

TECH

Функции, передаваемые в ОЦО

7

ИТ Кадры Финансы Блок процессов Order-to-Cash

Блок процессов Procure-to-Deploy

• 1я и 2я линии поддержки• Поддержка систем продаж• Мастер-данные• Включая МД торговых точек• Включая МД процессов Planning & Procurement

• Админ.функции(в т.ч. Travel)• Документооборот• Платежные ведомости• Поддержка процесса Performance mgmt.• Поддержка процесса Talent mgmt.• Help-desk для сотрудников• Отчетность• Рутина по найму

• Учет• Админ. функции• Работа со скидками• Документооборот• Казначейство• Контроль инвестиций• Отчетность

• Customer Service• Адм-ние контрактов• Адм-ние цен• Учет торгового оборудования• Адм-ние целеполагания и расчета бонусов• Работа с претензиями• Отчетность• Инвойсирование

• Адм-ние договоров на закупки• Оприходования товаров и услуг• Поддержка планирования поставок• Поддержка операционного планирования логистики• Поддержка транспортных операций• Документооборот• Отчетность

8

Организационная модель

9

Сервисно-ориентированная модель

10

Операционная модель

11

Запрос услуги

Пространство электронного документооборота

12

EDI обмен - обмен электронными документами с ключевыми клиентами и использование функционала цифровой подписи

ЕЦФО – единый финансовый центр компании

HR SSC – единый кадровый центр компании

ECM: управление договорами

Электронное согласование документов

Технологические решения

Подход EFES Rus к управлению корпоративным контентом в среде SAP ERP

• OpenText – единственный вендор, рекомендуемыми компанией SAP

• Минимальные затраты на интеграцию технологий ECM в ERP Efes

• Единая архитектура ИТ решениий

• Снижение общей стоимости владения системой

• Снижение удельной стоимости лицензий за счет корпоративных скидок на САП лицензии

• Минимизация административных и консалтинговых расходов за счет поддержания единой политики в области управления корпоративным контентом

• Снижение себестоимости процессов сопровождения и поддержки системы

• Большой выбор готовых бизнес-приложений

• Использование мирового опыта и лучших практик в развитии систем электронного документооборота

Поддержка единой стратегии в области управления ERP и ECM Преимущества

13


14






Архитектура решения

ЗАО Пивоварня «Москва-Эфес»

TerraLink xDE SAP ERP Архив

Обмен данными

Обмен событиями

Операторы ЭДО

Клиент

Пользователи SAP GUI

15

http://images.yandex.ru/yandsearch?source=psearch&text=%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%BC%20%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B9%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82&img_url=http://www.groteck.ru/attachments/news/69723/Snimok_ekrana_2011-07-29_v_17.14.39.png&pos=9&uinfo=sw-1349-sh-641-fw-0-fh-448-pd-1&rpt=simage&lr=213

Объем Проекта

Ожидаемый эффект внедрения:

Фаза 1• Установка и настройка продукта TerraLink xDE for SAP• Реализация отправки счетов-фактур в формате,

утвержденном ФНС• Интеграция с архивным хранилищем

Фаза 2• Обработка остальных типов документов• Реализация функционала обработки входящих

документов

Системы операторов ЭДО:

«Сфера» компании ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

«Диадок» компании ЗАО «ПФ «СКБ КОНТУР»

«Такском-Файлер» компании ООО «Такском»

Документ XML PDF Описание

Счет-фактура Входящий/Исходящий

Счет на оплату Входящий

Задание Входящий

Уведомление о штрафных санкциях Входящий

Информационное письмо о проведенном взаимозачете

Входящий

Акт взаимозачета Входящий

Акт выполненных работ Входящий

Акт расчета премий Входящий 16


17






Предпосылки проекта внедрения межкорпоративного электронного ЮЗД

• Почти за 20 лет успешной работы ЗАО «Пивоварня Москва-Эфес» на российском рынке объемы информации, поступающей от контрагентов, стремительно росли, и, как следствие, существенно увеличивались расходы компании на ее обработку.

Потери и упущенные выгоды:• Утеря документов • Временные издержки • Неудовлетворительное качество

обслуживания и рост кредиторской задолженности

• Отсутствие централизованного контроля• Длительные аудиторские проверки и

штрафные санкции• Неэффективное расходование времени

высококвалифицированных кадров

• Снизить расходы компании на обработку финансовой первичной документации

Способы достижения выгод:• Преcечь возможность утери документации• Сократить время оплаты счетов• Повысить качество обслуживания

клиентов• Повысить эффективность работы

финансовых подразделений, в том числе за счет возможностей контроля

• Снизить штрафные санкции и ускорить процессы проведения аудиторских проверок

• Повысить эффективность использования рабочего времени ключевых квалифицированных сотрудников.

Бумага как побочный эффект успеха

Потери и упущенные выгоды

Цель проекта

Планируемые стратегии достижения цели

18

ЕЦФО основа эффективного управления финансовыми документами Компании

Услуги ЕЦФО

• Учет расчетов с дебиторами• Учет расчетов с кредиторами• Формирование себестоимости• Распределение затрат, закрытие затратных

счетов• Учет ОС• Учет ТМЗ• Учет банковских операций, кредитов и

займов• Учет кассовых операций (сотрудники Mail

Room)• Учет расчетов с подотчетными лицами• Налоговый учет, расчет и начисление

налогов• Главная книга, закрытие периода и

формирование отчетности• Сканирование и архивирование

документов (сотрудники Mail Room)

• Обзор предоставляемых услуг • Оценка степени удовлетворенности• Изменение процесса обслуживания

SLA соглашение

• Список услуг и матрица распределения ответственности

• Показатели -- Для каждой услуги определяется показатель, формула расчета и целевое значение.

• Управление обслуживанием – Описание ключевых контактов в Центре и обслуживаемом подразделении с указанием ответственности

• Клиентская поддержка – описание функций по поддержке сотрудников бизнес-подразделений, участвующих в процессе

• Долгосрочные цели – определение специфических долгосрочных целей по дальнейшему повышению эффективности деятельности.

Уровень оказания услуг

19

Документационное обеспечение работы ЕЦФО (SAP Document Access by OpenText)

Действующее решение по работе с первичными документами в бумажном виде• Количественные результаты. Сокращение количества сотрудников, вовлеченных в процесс

обработки первичной финансовой документации на ~10%, при сохранении и даже возрастании объемов обработки документов: около 80.000 комплектов в месяц.

• Сокращение времени обработки. После внедрения решения время исполнения процесса оплаты счетов, обработки других документов сократилось в 1,5 -2 раза. Документ доступен для просмотра из интерфейса SAP ERP.

• Наглядность состояния документа. Весь процесс прохождения документа от момента его поступления и ввода в систему до передачи на обработку ответственному сотруднику становится абсолютно прозрачным.

• Простые процедуры отчетности. Не надо тратить время на ручную подборку, сканирование, оформление и передачу документов по запросу контролирующих служб

• Единая система регистрации, ввода и обработки первичных документов, что позволит упростить и усилить контроль, сократит время и затраты на подготовку новых и переподготовку существующих сотрудников

• Повышение удовлетворенности работой. Сокращение переработок в ходе проведения аудитов и проверок

20


21






Функциональный объем

22

• создание оперативного архива документов в электронном представлении и обеспечение эффективного и удобного поиска в архиве необходимой информации

• автоматизация процедуры контроля исполнительской дисциплины;

• сокращение сроков исполнения и согласования документов;

• снижение расходов на управление интенсивными потоками документации;

• запуск функционала портала самообслуживания сотрудников с возможностью запроса HR сервисов

Ввод документов:• Сканирование, электронная почта, файлХранение и доступ:• Хранение документов разных типов и

единая точка одновременного доступа• Настройка сроков хранения документов• Поиск документов сотрудников по

различным атрибутам, в том числе по персональным данным сотрудника

• Безопасное удаление документов – согласование удаления (поток операций, два согласующих)

Интеграция с SAP HCM (Human Capital Management)• Связь документа с конкретной записью

инфотипа сотрудника• Связь документа с сотрудником• Единый вход сотрудников HR в SAP и EFM

Управление архивом персональных документов сотрудников Компании

Основные цели и задачи проекта


23






Проект ECM

Основные цели и задачи проекта Требования

24

• Внедрить процесс электронного согласования договоров

• Минимизировать время согласования в 2-3 раза

• Минимизировать участие всех функций в процессе

• Создать и поддерживать базу контрактов и доверенностей

• Снизить количество «нестандартных контрактов»

• Проактивные предупреждения по почте участникам процесса (инициаторам, утверждающим)

• Дружественный интерфейс• Тесная интеграция с САП в том числе

(оргструктура, справочники, объекты контракты, мастер-данные)

• Возможность определять путь согласования в зависимости от вида контракта и стоимости

• Возможность хранить все изменения, комментарии, утверждения, даты утверждения)

• Возможность трансформировать финальные документы в PDF формат и проставлять «водяные знаки» на каждом документе.

Система электронного согласования (NCAS)

Штаб квартира Региональные отделения

NCASКонтракты Доверенности

Хранение и быстрый доступ к актуальным данным и истории

Единое рабочее пространство для пользователей

Сопровождение бизнес процессов подготовки и согласования

SAPКонтроль за сроками согласования и действия документов

Целостность информации и хода бизнес-процессов

Связь между согласованными документами и процессом их выполнения

Единый Центр Обслуживания

Приказы Акты

О компании-интеграторе

26

TerraLink Canada-Russia-Kazakhstan-USA

www.terralink.ruТел.: (495) 721-1721

Факс: (495) 721-1722 [email protected]

http://www.terralink.ru/

mailto:[email protected]

Арсенал инструментов автоматизации ОЦО

27

ECM-платформы SAP xECM (SAP ADA, SAP EFM, SAP DAM. SAP VIM, SAP WEM)

OpenText (OpenText ECM Suite, OpenText eDOCS DM) Microsoft SharePoint

Ввод и распознавание документов ABBYY KOFAX EMC Captiva

Обмен с контрагентами TerraLink xDE (Диадок, Такском, Тензор, Калуга Астрал, Корус

Консалтинг, Edisoft, CISlink, eXite) Microsoft BizTalk

Интеграционные решения SAP ERP 1C Oracle eBS MS Axapta/Navision

Крупные проекты в области автоматизации ОЦО

Внедрение электронного архива для оптимизации ФОТ бухгалтерии в ОЦО.

Создание электронного архива финансовых документов. Автоматическое распознавание накладных и создание инфозаписей в ERP

Создание электронного архива финансовых документов для централизации бухгалтерского обслуживания.

Внедрение электронного архива для процессов обработки финансовой документации, ЮЗЭДО, договорной работы.

Оптимизация процесса сканирования в центре финансового обслуживания, поддержка решения.

Внедрение электронного архива для управления финансовыми документами, организация ЮЗЭДО, архив абонентской документации.

Вопросы

?

Tel T: +7 (495) 637 93 10, ext. 1722

[email protected]

ВЛАДИМИР ДЕМКИНGovernance & ITSC manager

29

ВАСИЛИЙ ВЛАСЮКBusiness Solution Director

Documents

эфес рус оцо_23.04.2015