Достъп до системата

След като изберете бутон ClockFront от работната площ, се отваря прозорец Достъп до системата. От списъка маркирайте базата в която, ще работите. В полето Потребителско име, въвереде краткото си потребителски име на латиница, а в полето Парола паролата за достъп. Изберете бутон Потвърди или натиснете Enter. Всеки потребител се регистрира в базата данни с комбинация от име и парола.

Ако сте въвели грешно потребителското си име или парола системата ви връща следното съобщение.

При коректно попълнени данни ще се отвори основният екран, който е разделен систематично както следва: В долната част на екрана е изписано името на базата в която работите и името на потребителя. Ако желаете да смените потребителя или базата данни, използвайте бутон Достъп(Ctrl+Shift+F4). След като приключите работа можете да излезете от програмата като изберете бутон Изход.

Настройки в хотелската програма ClockFront.

Настройка -> Типове стаи

В този прозорец се настройват типовете стаи. Различните типовете се определят в зависимост от цените, броя основни легла и категорията на хотела. Ако имате двойни стаи с изглед към морето и двойни стаи с изглед към парка, които продавате на една цена и искате да следите заедно, трябва да запишете един тип – двойна (DBL). Ако имате различни цени за двойните паркови и двойните морски и искате отделно да следите заетостта, тогава трябва да създадете два типа – двойна парк (DBP) и двойна море (DBM).В текущия екрана се показва списък със създадените типове стаи.С бутони Избери или Откажи можете да затворите текущия прозорец.Нов – В име1 запишете сигнатура на типа стая. Примерно двойна стая може да бъде DBL. В име2 можете да запишете описание или отново DBL, а в легла въведете броя на основните легла за този тип стая. Потвърдете със Запиши.Редакция – можете да редактирате даниите за стаята.Изтриване – можете да изтриете само тип на стая, който не е използван.

Настройка -> Стаи

В този екран виждате списък от всички стаи в хотела. Можете да търсите дадена стая по име, тип, етаж и сектор. Филтрите действат в комбинация един с друг. Преди да потърсите даден номер стая, натиснете бутон Всички и след това попълнете филтрите. Сисъка със стаи можете да подредите по ваше желание като щракате еднократно в заглавието на колонката по която искате да се подредят.С бутони Избери или Откажи можете да затворите текущия прозорец.Нова – с този бутон можете да създадете нова стая. Запишете в име номера на стаята. От списъка изберете типа на стаята, етаж – запишете етажа, при необходимост попълнете и към кой сектор е стаята. Когато изберете типа на стаята автоматично се попълва броя на основните легла в полето легла. Попълнете броя на допълнителните легла в полето доп.легла. С бутона Запиши потвърдете. В програмата не се допуска дублиране на имена на стаи.Редакция – от тук можете да редактирате броя на допълнителните легла, етажа, сектора и т.н.Изтриване – можете да изтриете само стая, която не е използвана.

Настройки -> Типове настаняване

Възможните типовете настаняване са SGL – сам в стая, TWN – легло в стая и ADD – допълнително легло. Те са въведени в базта данни и не е необходимо да ги променяте, изтривате или добавяте нови. Типовете настаняване са необходими за съставянето на основните услуги.

Настройки -> Храни

В базата данни има заложени храни(пансиони): B - без храна, BB - закуска HB – закуска и вечеря FB – закуска, обяд и вечеря. Ако вашият хотел работи с гости на олинклузиив, трябва да добавите нова храна (пансион) –ALL.Нова – в име запишете сигнатурата за този пансион. Отбележете какви изхранвания включва.

Редакция – редактирайте само храна, която не сте използвали.

Изтриване – можете да изтриете храна само, която не сте използвали.

Настройки -> Телефонни линии

Настройването на телефонни линии е необходимо само ако имате телефонна централа включена към хотелската програма и искате автоматично да се прехвърлят телефонните разговори към хотелските сметки на гостите. В този екран можете да търсите настроена телефонна линия по номер на линия и име на стая. Можете да подреждате списъка като щракнете в заглавието на колоната.

С бутони Затвори или Откажи можете да затворите текущия прозорец.Нова – в полето стая запишете номера на стаята (ако телефона е на рецепция, запишете РЕЦЕПЦИЯ), в полето тел.линия попълнете номера на линията, който ви дават от телефонната централа. Ако маркирате таксува се, разговорите от тази линия ще се остойностяват по високите цени, ако оставите немаркирано полето разговорите от тази линия ще се таксуват по себестойност. Телефонна линия която е маркирана, като архивна, може да се вижда само от потребители които имат дадено правото - Телефонни разговори - достъп до разговори от архивни линии.

Редакция – можете да промените настройката на вече въведена телефонна линия.Изтриване – можете да изтриете настроена телефонна линия.

Настройки -> Услуги.

Отваря се екран Търсене на услуги. Филтри за търсене са Тип:, Име:, Център:, Група:, Използва се: Тип: - можете да изберете една от опциите Всички, Основни, Допълнителни, Депозитни. Опцията, която е избрана е маркирана с точка. В списъка с услугите ще останат само избраните.

Всички - в списъка остават всички услуги.Основни - това са услугите за нощувки, които автоматично се начисляват при настаняване на

гостите. Основните услуги са автоматично сформирани като комбинация от тип храна, тип

стая, тип настаняване.

Допълнителни - тук е списъка с всички допълнителни услуги, които се предлагат в хотела.Депозитни - услуги, които се начисляват при внасяне на депозит.

Име: - в полето можете да запишете букви с които започва името на услугата,Център: - по подразбиране е Всички. Можете да изберете от списъка конкретен център за услуги. В списъка ще останат само услугите от центъра.Група: - по подразбиране е Всички. Можете да изберете от списъка конкретна група за услуги. В списъка ще останат само услугите от групата.В екрана Търсене на услуга можете да подреждате списъка по име, група цена, валута, тип и т.н в зависимост от желаниата ви. Достатъчно е само да щракнете с мишката върхи заглавието на колоната. Подредбата може да стане както по възходящ така и в низходящ ред.

С бутон Затвори или Откажи затваряте прозореца търсене на услуги.Нова – Използва се за добавяне на нова допълнителна услуга. При избора на този бутон се отваря прозорец Услуга. Тук е необходимо да попълните данните за новата услуга. Име1 - въведете името на услугатаИме2 - ако ще използвате справките на ангрийски език, тук трябва да въведете името на услугата на английски.

Група - от списъка изберете групата услуги към която искате да се добави услугата.

Данъчна група - по подразбиране е ДДС 20%. Ако услугата попада в друга данъчна група, променете я, като от списъка изберете подходчщата.Неавтоматична цена - Услуга с автоматична цена имате когато предварително сте въвели цената и при начисляване указвате само количеството, а с неавтоматична когато при начисляване указвате сума.Цена 1 - запишете цената на услугата и изберете от списъка валута. Ако услугата е с неавтоматична цена непопълвайте нищо.Сч.група - попълнете номера на счетоводната сметка към която ще се отнася услугата. Попълвасе само ако има експорт от ClockFront към счетоводна програма.Не се използва - ако маркирате в квадратчето, няма да можете да начислявате тази услуга. Използва се когато сте предлагали дадена услуга, а след това искате да я махнете от списъка.

Бутоните Валути, Типове храна и Групи услуги се използват за по-бърз достъп до функциите. Валути - виж. Настройка -> ВалутиТипове храна -виж Настройка -> Типове храниГрупи услуги - виж Настройки ->Услуги ->Групи услуги.С бутон Запиши добавете услугата. Ако се отказвате да въвеждате нова услуга натиснете Откажи.

Нова депозитна - използва се за добавяне на нова депозитна услуга. Начинът на добавяне е като гореописания.Редакция - от тук можете да редактирате име или група или друга характеристика на услугата.Изтриване! - можете да изтриете само услуга, за която нямате начисления или издадени документи. Ако се опитате да изтриете услуга, която е използвана излиза предупредително съобщение, че неможете.Добави към всички тарифи - с този бутон можете да добавите услуги към всички съставени тарифи.Групи услуги - В екрана Групи услуги можете да добавите нова група, да редактирате съществуваща или да изтриете група, която не се използва. Можете също да създадете нов център за услуги.Центрове с услуги - В този екран можете да добавяте, редактирате или изтривате центрове за услуги.

Центровете за услугу, групите услуги и услугите имат дървовидна структура. Към един център за услуги можете да добавите различни групи услуги, а към всяка група неограничен брой услуги.Списъка с услуги можете да подредите по ваше желание като щракате еднократно в заглавието на колонката по която искате да се подредят.

Настройки -> Валути и курсове

В този екран може да добавите нова валута и да променяте курса на съществуващите

Бутоните Избери или Откажи затварят екрана.Нова – при избиране на този бурон се отваря екран Валути и курсове. В този прозорец трябва да попълните името, курса на валутата. Ако желаете може да промените предлаганите стойностите по подразбиране. Не е задължително да попълвате данните за Банка, ако неиздавате инвойси. С бутон Запиши потвърждавате, а с Откажи отменяте операцията.Редакция – използвате за да промените курса или да допишете данните за банката.Изриване – можете да изтриете само валута, която не е използвана.

Настройки -> КонтрагентиТук се съхранява списък с данни на клиенти, на които сте издавали фактури. Можете да добавяте нови контрагенти, да редактирате данни или да търсите в списъка.Търсенето по име може да бъде по първо или второ, в завиеимост от това дали сте маркирали или не в полето Първо. Може да търсите и по БУЛСТАТ или Дан.номер, както и да намерите информация за архивен контрагент, като маркирате полето Архивен.Бутони Избери или Откажи използвайте за да затворите текущия прозорец.

Нов – попълнете данните на клиента в полетата. С Запиши потвърдете въвеждането на новия клиент. С Откажи можете да се откажете от операцията.

Редакция – можете да коригирате данните или да архивирате информацията за контрагента.

Изтриване – можете да изтриете само контрагент за който нямате издаден документ.

Настройка -> Фирмени данни

Фирмените данни попълвате еднократно при настройване на базата данни, преди да започнете да издавате документи. При промяна на фирмените данни, новите стават валидни след записване. За вече издадените документи, данните не се променят.Затвори – с този бутон можете да разпечатате текущия екран.Нови – попълнете данните на вашата фирма и натиснете запиши за да потвърдите промяната.

Настройка -> Типове плащания/депозити

В базата са заложени четири типа на плащане – касово, кредитна карта, отложено и служебно. Ако е необходимо за вашата организация на работа нов тип на плащане от тук можете да го добавите. Също така можете да архивирате тип плащане, като укажите, че не се използва. В екрана търсене на типове плащане виждате или използваните или архивираните в зависимост от това дали сте маркирали Използва се или не.С бутони Избери или Затвори излизате от текущия прозорец.Нов – Повълнете името на типа плащане. Второ име и описание не са задължителни полета. Кредитна карта или касово се маркират само при тези два типа плащане. Отбележете, че типа плащане се използва. Потвърдете със ЗапишиРедакция – Можете да редактирате данните за типа плащане.Изтриване – Програмата позволява да се изтрие само тип плащане, който не е използван.

Настройка -> Типове документи

Документите в ClockFront се делят на две групи – платежни и закриващи. Платежните документи отразяват начина на плащане – касово, банков превод. кредитна карта и др. Закриващи документи са данъчна фактура, опростена фактура, сметка и т.н. Една данъчна фактура може да има два или повече платежни документа. Когато влезете в екран търсене на документи в списъка виждате само закриващите документи, защото по подразбиране е маркирана опция Закриващи. Ако искате да видите списъка на платежните документи маркирайте Платежни. Можете да разгледате поотделно Закриващи и Архивни или Платежни и Архивни. Документите могат да бъдат оцветени в червено, жълто или синьо. В долната част на прозореца има легенда със значението на цветовете.

Закриващи документи.Нов – започнете от въвеждане на Име на документа – например ДАНЪЧНА ФАКТУРА. В Име на документа в разпечатките напишете отново ДАНЪЧНА ФАКТУРА, в Име на отчета – DOKUMENT. В полетата за кредитен документ попълнете ДАНЪЧНО КРЕДИТНО ИЗВЕСТИЕ, ДАНЪЧНО КРЕДИТНО ИЗВЕСТИЕ и за име на отчета отново DOCUMENT. За дебитен документ – ДАНЪЧНО ДЕБИТНО ИЗВЕСТИЕ, ДАНЪЧНО ДЕБИТНО ИЗВЕСТИЕ, DOCUMENT. Брой копия за печат – по подразбиране е 2 – не променяйте. Трябва да обърнете внимание на Номератор. Данъчната фактура, данъчното кредитно и данъчното дебитно известие трябва да бъдат с един номератор, който не се използва за други документи. За да създадете нов номератор, щракнете първо в квадратчето до номератор. Изберете Нов и попълнете името на номератора – примерно ДФ. Консултирайте се със счетоводството за водещи символи, разрядност и започва от. За примера запишете 0, 10, 0. Тогава първата данъчна фактура ще е с номер 0000000001. Запишете номератора с Запиши , изберете го от списъка и натиснете бутон Изход. Преминете към следващото поле и посочете тип плащане – в конкретния случай КАСОВО. За валута по подразбиране и валута на документа изберете BGL. Определете дали документа е фискален има ли такси и ДДС статуса му и попълнете в полетата. За данъчната фактура изберете: фискален –да, такси – общи, ДДС статус – данъчен. За да можете да използвате документа нетрябва да е маркиран като архивен. Запишете документа със Запиши.

Редакция – Можете да редактирате данните на вече създаден документ.Изтриване – Можете да изтриете само документ, който не сте използвали. Неизползваните документи са бели на цвят.Такси – От тук можете да въведете такси към документа, ако има такива.Дан.групи за услугите – Можете да промените данъчните групи на услугите.

Платежни документи

Нов – Въведете името на платежния документ. Примерно БАНКОВ ПРЕВОД В EUR. В име на документа в разпечатката отново пишете БАНКОВ ПРЕВОД В EUR. За име на разпечатката попълнете PAY_DOC. Попълнете името на кредитния документ – СТОРНО БАНКОВ ПРЕВОД В EUR, като второ име отново попълнете СТОРНО БАНКОВ ПРЕВОД В EUR, в полето име на разпечатката - PAY_DOC. Оставете брой копия за печат 2, за тип на плащане изберете БАНКОВ ПРЕВОД, валутата по подразбиране и валутата на документа в този случай е EUR . Документите за банков превод нетрябва да се фискализират, така че изберете фискален – не. За да можете да използвате документа, той нетрябва да е архивен. Запишете документа.Редакция – Можете да редактирате вече създаден документ. Да направите един документ архивен, също така да смените статуса от архивен на валиден. Изтриване – Межете да изтриете платежен докумен за който нямате издадени екземпляри.Такси – служи за добавяне на такси към маркирания документ.

Настройки -> Обекти за консумация

Тази настройка е необходима ако във вашия обект имате автоматично прехвърляне на сметки от ресторанта към хотелската програма.С бутони Избери или Затвори излизате от текущия прозорец.Нов - от тук можете да добавяте нов обект за консумация. Преди това трябва да сте записали кода и името на обекта от ресторантската програма ClockRest. В код запишете кода на обекта от ClockRest, в име името, а в полето услуга изберете от списъка услуга, която ще се начислява. Излезте от екрана с бутон Запиши за да потвърдите.Редакция –служи за редактиране на вече въведен обект.Изтриване – можете да изтриете обект, който не се използва.

Настройки -> Групи права

Тази настройка ви дава възможност да формирате групи права за потребителите работещи с хотелската програма – ClockFront. Един потребител може да притежава повече от една от групите права, както и много потребители могат да имат едни и същи права. Екрана е разделен на три колони. В първате са имената на групите права. Когато маркирате една от групите , във втората колона се показва списък от правата за групата, а в третата - невключените права към групата. Ако не добавите към групата право ‘Справки – пълен достъп до справките’ във втората колона можете да изберете страницата Справки и да дадете права само до определени справки.Нова – напишете името на групата и описание. Натиснете бутон Запиши за потвърждение. Маркирайте новосъздадената група и от списъка с невключените права, маркирайте един по един редовете и с помоща на бутона << ги добавете към включените права за групата. С бутона >> можете да отнемете право.

Редакция – можете да редактирате името на групата или описанието. За да промените правата в групата, не е необходимо да влизате в редакция. Достатъчно е само да маркирате групата и да използвате бутоните >> и << .

Изтриване - можете да изтриете група права, която неизползвате.

Настройки -> Потребители

За да може един потребител да работи с програмата ClockFront той трябва да има име и парола с които да се регистрира в системата.. Тук можете да добавите нов потребител в системата и да му дадете група права.Нов – Име в системата трябва да бъде задължително на латиница с големи букви. Парола и потвърждение трябва да са еднакви. Паролата неможе да е по дълга от 8 символа.Препоръчително е паролата да е цифрова. В полетата име презиме и фамилия попълнете имената на потребителя на кирилица. Натиснете бутон Запиши за да потвърдите. За да може новия потребител да работи с програмата трябва да го маркирате в списъка и да му зададете група права. В третата колона виждате всички групи, а във втората групите за потребителя.Редакция – можете да редактирате името или паролата на вече въведен потребител. За да отнемете група право или да добавите ново е достатъчно да маркирате и използвате бутоните << и >>.Изтриване – можете да изтриете потребител който неработи вече с ClockFront.

Номенклатурите КПП, Националности, и Други номенклатури са само информационни. Можете да разглеждате списъците с данни.

Настройки -> ТО/Агенти

ТО/Агенти са туроператорите с които хотела има договорни отношения. В екрана виждате списък с ТО/Агентите. Можете да въведете и допълнително данни за туроператора като контингенти и после да изкарвате справки за заетостта.Нов – Въведете името на турагента в полето име. Не е задължително да избирате група. Ако си групирате туроператорите после можете да изкарате справка за заетостта по група агенти.Редакция – можете да редактирате името или групата на туроператора или да архивирате туроператор, с който вече неработите.Изтриване!!! – можете да изтривате само ТО/Агент, който не сте използвали.

Ако за всеки туроператор имате договорен контингент, вие можете да го заложите в ClockFront.

Настройка -> ТарифиИзберете от падащото меню Настройка -> Тарифи. Отваря се екран Търсене на тарифа със списък на всички създадени тарифи. Тарифите могат да се разделят на базисни и допълнителни в зависимост от това дали са за основни или за допълнителни услуги. Тарифите също така могат да се разделят на версия 3.0 и версия 3.5. Подолу ще разгледате създаване на тарифи версия 3.5. Тарифа можете да търсите по Име , Група, Архивни. Разгледайте бутоните в дясната част на екрана.С бутони Избери или Откажи можете да затворите текущия прозорец.

Нова – след като изберете бутон Нова се отваря екран Нова тарифа. Тук изберете За основни услуги версия 3.5 и натиснете бутон Състави. Отваря се екран Тарифи. Попълнете име на тарифата, изберете към коя група тарифи се отнася и попълнете валута на тарифата. От този екран можете да направите нова група тарифи като използвате бутона Групи тарифи. Бутона Валути ви дава възможност за бърз достъп до Настройка -> Валути. С бутон Запиши се връщате в екран Търсене на тарифа, където фигурира и тарифата която въведохте. Маркирайте я от списъка и изберете бутон Редакция(F3).Копие – маркирайте от списъка тарифата, която искате да копирате и изберете бутона. В списъка се появява нова тарифа с име Copy of…(името на тарифата). Ако правите копие на тарифа ITS, копието ще се казва Copy of ITS.Общи данни – от тук можете да редактирате името на тарифата, групата към която се отнася и валутата на тарифата. Маркирайте от списъка тарифата, която желаете да промените и изберете бутон Общи данни. След като направите промените затворете прозореца с бутон Запиши.Редакция(F3) – след като запишите нова тарифа, трябва да я маркирате и изберете бутон Редакция(F3), за да въведете ценовите условията на тарифата. След като маркирате и изберете бутон Редакция(F3) се отваря екран Редакция тарифа.СЕЗОНИ. Една тарифа може да има много сезони, като всеки сезон може да съдържа множество периоди. За да добавите нов сезон трябва да изберете бутон Ins или да щракнете десен бутон на мишката

и от менюто да изберете Нов сезон. Когато сте в заглавието на колоните – име, период и щракнете десен бутон на мишката се отваря друго меню от което можете да добавяте нов период – Добави период или да премахвате вече въведен – Премахни период. Недопускайте дублиране на периоди. Ако един период свършва на 10.05.2003, то следващия трябва да започва от 11.05.2003. След като дефинирате сезоните в полетата за Базови цени, Храни и Допълнителни гости се появяват нови колони с имената на сезоните.БАЗОВИ ЦЕНИ.Задължително първо анализирайте ценовите условия и след това преминете към въвеждането им в хотелската програмата. За да създадете цена за самостоятелна стая, добавете ред в Базови цени със съответния тип стая и отбележете, че стаята е за максимално 1 гост. За да направите това условие изпълнете следните стъпки:1.Добавете нов ред като изберете бутон Ins или щракнете с десен бутон на мишката върху празния ред и от падащото меню изберете Нов ред.2.Автоматично ви излиза число в полето номер по ред. 3. В полето тип стая изберете типа стая. Например DBL. Като щракнете три пъти в полето от колоната тип стая се отваря падащо меню със списък на типовете стаи. Изберете типа стая и преминете в следващото поле.4. Изберете какъв пансион има включен в цената. Например BB.5. В полето максимално гости попълнете 1.6. В полето Цената е за изберете гост. ( В този случай няма значение дали ще изберете гост или стая, защото цената е една и съща)7. В графата със сезон (Рекламен, Междинен и Главен), попълнете съответната цена.Ако цената за самостоятелна стая е като цената на легло в двойна стая или като цената на цялата двойна стая, тогава тази настройка може да се пропусне.Създаването на цена за двойна стая е аналогично на създаването на самостоятелна стая описано по-горе. Разликата е, че за максимално гости пишете 2. Тук има значение какво ще въведете в Цената е за стая или гост. Ако въведете стая, трябва да запишите цената за стаята, а ако въведете легло, трябва да въведете цената на легло в стаята.Често срещан е случай в който е дадена цена за апартамент, без значение колко гости на основни легла са настанени в него. Тогава използвайте Цената е за стая, в полето максимално гости въведете броя на основните легла в апартамента и въведете цените в сезоните.ХРАНИ – В тази част можете да добавите цени за храни –Закуска, Обяд и Вечеря и за пансиони – BB, HB, FB, ALL. Цената може да бъде еднаква за всички сезони или различна.ДОПЪЛНИТЕЛНИ ГОСТИ – тук се настройват цените за възрастен на допълнително легло и за дете на редовно или допълнително легло.1. Добавете нов ред като изберете бутон Ins или щракнете с десен бутон на мишката върху празния ред и изберете Нов ред.2. В полето За позиция изберете позицията от Базови цени към която се отнася дефиницията за допълнителният гост. В този случай трябва да е 2.3. В полето Минимално пълноплащащи попълнете колко най-малко пълноплащащи гости трябва да има в стаята. В случая попълнете 2, защото за да има възрастен на допълнително легло трябва да има поне още двама възрастни на редовни легла.4. В полето максимално доп. гости попълнете броя на допълнителните легла в двойната стаята. В случая 1.5. В полето Възраст попълнете 12-99, за да се отнесе съответното условие за възрастни над 12г. Условието се изпълнява при включена долна и горна граница на годините. В случая включително 12 и 99 години.6. В полето за цена според сезона попълнете ‘–20%’. Това означава отстъпка от 20% за да се постигне цена от 80% от редовно легло. Има възможност да зададете твърда цена за възрастен на допълнително легло, а не отстъпка.7. Ако някое от полетата не присъства във таблицата е необходимо да го дабавите. Виж Добавяне на параметър.ПАКЕТИ – пакетите се използват за начисляване автоматично към нощувката на допълнителни услуги. Примерно застраховки и курортни такси.ОТСТЪПКИ – отстъпките се използват за въвеждане на специално условие за цената.

Добавяне/премахване на параметър

За да добавите или премахните параметър, трябва да позиционирате мишката върху заглавието на която и да е колона от БАЗОВИ ЦЕНИ, ХРАНИ, ДОПЪЛНИТЕЛНИ ГОСТИ, ПАКЕТИ и ОТСТЪПКИ и да щракнете с десен бутон. От менюто изберете Добави параметър или Премахни параметър. По същия начин, когато сте позиционирани на СЕЗОНИ добавяте нов сезон.Добавяне на редЗа да добавите ред в СЕЗОНИ, БАЗОВИ ЦЕНИ, ХРАНИ, ДОПЪЛНИТЕЛНИ ГОСТИ, ПАКЕТИ или ОТСТЪПКИ трябва да позиционирате мишката в клетка под заглавния ред и да щракнете с десния бутон. Отваря се меню от което съдържа Нов ред Ins, Премахни ред Ctrl+Del, Други/Копиране на текущия ред и Други/Изчисти клетка. Изберете Нов ред Ins и той ще се появи в списъка. Използвайте и другите функции от менюто, ако са ви необходими.

Изтриване!!! – можете да изтриете само тарифа, която несте използвали. Използвана тарифа можете само да архивирате. За да изтриете дадена тарифа, маркирайте я от списъка и изберете бутон Изтриване!!!. Потвърдете изтриването с бутон ОК.

Настаняване

За настаняване на гости можете да използвате един от вариантите, които предлага системата.

Бързо настаняване(F2)Като изберете бутона се отваря екран Бързо настаняване. Използва се за настаняване на индивидуални (неорганизирани) гости, без предварително направена резервация.В полетата От дата:, Престой:, До дата: -попълнете периода на престой. По подразбиране в полето От дата: системата предлага финансовата дата в ClockFront. Ако попълните престоя системата ще изчисли датата на заминаване и обратно, ако попълните датата на заминаване изчисляването на престоя ще стане автоматично. В полето Стая: - можете да въведете номера на стаята в която ще настаните госта или да я изберете от списъка, който се появява при натискане на бутон С(F5). В списъка виждате само свободните стаи за периода, в който ще бъде настанен госта.

За улеснение можете да използвате филтрите за търсене – Име:,Етаж: и Тип:. В екрана остават само стаите, които сте селектирали в зависимост от използваните филтри. В горната част на текущия екран има чекбокс Частично заети. Ако изберете тази опция в списъка със свободни стаи, ще останат и стаите, в които има заети легла, но има и свободни. Във всеки ред от списъка виждате номер на стая, тип, свободни основни легла в стаята, свободни допълнителни легла, свободни дни преди пристигане на гостите, свободни дни след края на престоя на госта, етаж и допълнителни параметри за стаята, ако има такива.След като намерите подходящата стая от списъка, маркирайте я и натиснете бутон Избери.

В полето Име*: - попълнете трите имена на госта. Националност: изберете с помощта на падащото меню. В списъка с държави напишете буквата с която започва търсената държава. След това със стрелка надолу изберете държавата от която е госта и натиснете ENTER. Полето Код карта: се попълва само ако се използват магнитни карти за гостите. Полетата в долната част на екрана касаят валутата на основната и допълнителна сметка –Основна сметка, См.за доп. усл. - типа хранене, който ще ползва клиента- Пансион, както и тарифата, по която ще се начисляват услуги на госта – Осн.тарифа, Тар.за доп. усл. За индивидуалните гости системата предлага да се настанят без агент, Агент:- БЕЗ АГЕНТ. Стойностите на тези полета можете да променяте като щракнете с мишката върху стрелката в десния ъгъл на полето и изберете нужния ред. Ако полето Отделна сметка за доп. усл. е маркирано, на госта автоматично се откриват две сметки – за основни услуги и за допълнителни услуги. Основната сметка включва пакета нощувки. В допълнителната сметка се начисляват всички останали услуги, които клиента ползва. Изберете бутон Допълнителнни данни (F4). В екрана който се отваря можете да попълните паспортните данни на лицето, пол, адрес, автомобил, ваучер,КПП, дата на влизане в страната.

Настани – изберете бутона за да настаните госта. Появява се екран Настанени гости.

В този екран можете да издадете сметка на госта, да начислите допълнителни услуги или да настаните следващ гост. За настаняване на следващ гост, изберете бутон Следващ гост(Enter) и попълнете данните по гореописаната процедура. Автоматично в екрана ще се появят данните за престоя и стаята на предходния гост, както и тарифата по която се начисляват неговите услуги.За да издадете документ, изберете бутон Манипулатор на сметки(F6). За повече информация виж по – долу Манипулатор на сметки - стр13. При избиране на бутон Начисления(F8) се отваря екран, в който можете да начислите допълнителни услуги на клиента. За повече информация виж по – долу Начисления -> Гост. От бутон Адресна карта(F10), можете да разпечатате адресна карта на госта. С бутон Затвори(Esc) затваряте текущия прозорец.

Откажи – с този бутон можете да излезите от екран Бързо настаняване без да настаните гост.

Свържи с история (F8) – този бутон можете да използвате при настаняване на гости, които често посещават хотела. За целта попълнете в някое от полетата данните на госта – име или ЕГН или паспорт № и преминете в друго поле. Ако използвате името на госта за търсене в горната дясна часта на екрана ще се покаже списък с имената на всички настанявани клиенти с това име.Изберете госта, който съответства на името на клиента и натиснете бутона. На екрана се появява прозорец:Потвърдете с бутон ОК и данните на клиента ще се попълнят автоматично.

Настаняване по резервация (F3)Използва се както за настаняване на организирани и неорганизирани гости с предварително направена резервация, така и за планиране на резервациите.При избиране на бутон По резервация(F3) се отваря прозорец:Системата предлага финансовата дата в ClockFront. Потвърдете или променете датата в прозореца и изберете бутон Състави. Отваря се следният екран:За улеснение използвайте филтрите в горната част на екрана. Можете да филтрирате резервациите по номер, тип стая, номер стая, титуляр, гост, националност и др. Цвета на реда от резервацията зависи от нейният статус. Всички резервации, по които няма пристигнали гости са в бяло. Ако реда във списъка е оцветен в жълто, означава, че броя на гостите указан в резервацията е по-голям от броя на настанените гости. Тези резервации в ClockFront се наричат незавършени. За да видите резервациите за деня, по които гостите са пристигнали маркирайте квадратчето в полето Пристигнали – всички редове ще бъдат сини. Анулираните резервации за датата можете да видите като маркирате полето Анулирани. Те са оцветени в розово. Оцветените в зелено редове са за резервации, в които е указано, че трябва да има специално зареждане. В такъв случай в полето Забележка детайл ще се появи текст, указващ какво трябва да включва зареждането.Ако в резервазията е направена забележка тя ще се появи в полето, според това за какво се отнася – за резервацията или само за някой от редовете. Ако е за цялата резервация ще се появи в Забележка резервация, ако е за реда – в Забележка детайл .За да използвате които и да е от бутоните в дясната част на екрана трябва да маркирате ред или редове от резервации и да изберете бутон.С помошта на бутоните можете да извършвате следните операции:Разпредели стаи(F4) – с помощта на този бутон можете да разпределите конкретен номер стая или да използвате един от двата метода – максимално използване или равномерно натоварване, за автоматично определяне на номер. Можете да разпределите няколко стаи едновременно. За да постигнете това, маркирайте избраните от вас редове и след това натиснете бутон Разпредели стаи(F4).Смени стая(F5) – с помощта на този бутон можете да смените вече разпределена стая или да промените някои детайли по реда от резервацията. След като маркирате ред от резервация и изберете бутон Смени стая (F5) се отваря прозорец Детайли по резервация. Сменете номера на стаята като използвате бутон C(F5). В екрана Стаи, виждате само стаите от типа, указан в резервацията, които са свободни в периода на резервацията. Можете да промените детайлите по резервацията в съответните полета.Бързо настаняване(F6) – от тук можете да настаните гости по предварително направена резервация. Изберете бутона и попълнете нужните полета по описания начин в Бързо настаняване –виж. по-горе стр 8. Обърнете внимание, че полетата се попълват автоматично с данни записани в резервацията. Изберете

бутон Настани. Отваря се екран, показващ състоянието по резервацията. Можете да настаните следващ гост или да откажете, ако той още не e пристигнал. Ако резервацията е за двама гости, а настаните един, реда ще се оцвети в жълто. По късно отново можете да изберете реда и да настаните втория гост по тази резервация.Групово настаняване(F8)– тази функция можете да използвате, ако много подробно сте попълнили информацията за гостите и условията на настаняване в резервацията. Маркирайте редовете и натиснете бутона. След като приключи автоматичното настаняване, трябва да отидете в Търсене - > Гости и да ги регистрирате – виж. Търсене - > Гости.Премахни номерата(F9) – използвайте бутона за да премахнете номера на разпределена стая от един или няколко реда едновременно, за да можете да преразпределите стаите. Маркирайте избраните редове и изберете бутона.Списък(F10) – с този бутон можете да разпечатате справка за планираните резервации, според Вашата селекция и според интересуващата ви информация – по-подробна или обобщена.

Настаняване по договор(Ctrl+F3)Използва се за настаняване на организирани гости, за които няма предварително създадена резервация. Изберете бутон По договор(Ctrl+F3) за да отворите екрана.Тук виждате списък на въведените договори. Можете да търсите по полетата Код, Име, Стая и да подреждате данните по заглавните колони.С бутони Затвори или Откажи можете да излезете от текущия екран.Бързо настаняване(F4) - в списъка от предварително въведени договори маркирайте този, по който трябва да настаните госта и изберете бутона. По описания по-горе начин за Бързо настаняване извършете настаняването. Обърнете внимание, че в екрана за бързо настаняване, се пренася информация за сметката, тарифата и агента на госта, заложена в договора.Настаняване в групова сметка(F5) - ако настанявате група с обща сметка по този договор, изберете бутона. Настаняването се извършва по същия начин.

НачисленияТази функция се използва за начисляване на допълнителни услуги. За всички гости регистрирани в ClockFront начисляването на допълнителни услуги се прави от Начисления -> Гости. Начисления -> Сметки се използва за организирани мероприятия или за гости които не са настанени и хотела, но ползват допълнителни хотелски услуги.

Гости( F8)При избор на бутон Гости F8 се отваря екран Търсене на гост:В списъка виждате само гостите в хотела. Неможете да начислите допълнителна услуга на гост, който е изпратен. Използвайте филтрите за търсене Стая, Код на госта, Име, Код карта, Ваучер, Първо име, за да намерите госта, маркирайте го и натиснете бутон Избери. Отваря се екран Начисляване на услуги. Тук виждате данните на госта – името и периодът му на престой. Горната част на екрана ви дава информация за направените начисления до момента, а в долната част на екрана можете да видите начислените и неплатени допълнителни услуги до момента, ако има такиваДобави(Ins) - за да добавите услуга натиснете бутон Добави(Ins) С помощта на филтрите за търсене намерете услугата, маркирайте я и натиснете бутон Избери. Отваря се екран Начисление.Ако услугата е с автоматична цена (виж настройка услуги), ще бъдат достъпни само полетата Количество и За дата. В Количество попълнете броя на услугите. В полето За дата автоматично излиза системната дата в ClockFront, променете я само при необходимост.Ако услугата е с неавтоматична цена, тогава попълнете полето Цена, променете валутата ако не е BGL и датата ако неискате да е системната.Изберете бутон Затвори за да добавите начислението в списъка.За да начислите други услуги трябва да повторите операцията с бутон Добави(Ins)Изтрий(Del) – Използвайте бутона за да изтриете погрешно начислена услуга. Маркирайте услугата в горната част на екрана и натиснете бутон Изтрий(Del). По този начин можете да изтриете услуга само преди да затворите екрана Начисляване на услуги.Остави незакрити – с този бутон можете да оставите неплатени, но начислени по сметката на госта услугите, които виждате в списъка в горната част на екрана - Начислени до момента. Използвайте този

бутон и в слачай че влезете в екрана Начисляване на услуги, не добавите услуга и искате да затворите екрана.Документ(F5) – използвайте бутона в случайте в които гостите си плащат в момента на ползване на услугата. Ако нямате начислени услуги и изберете бутон Документ(F5) ще затворите екрана. Ако имате начислени услуги в списъка начислени до момента, не е необходимо да ги маркирате, направо изберете бутон Документ(F5). Документът ще бъде за всички начисления.

Отваря се екран Документ, в който можете да попълните данните на клиента.Ако издавате документа на физическо лице не е необходимо да ги променяте. Системата автоматично ви предлага ОБЩ КОНТРАГЕНТ.Когато издавате документа на юридическо лице задължително трябва да попълнете всички данни на клиента необходими за атрибутите на данъчната или опростена фактурата. Това става като маркирате в полето о юридическо лице или изберете бутон К..(F5) .Отваря се екран Търсене на КОНТРАГЕНТ. Използвайте филтрите за търсене и проверете дали в списъка има данните на клиента, който търсите. Ако ги няма изберете бутон Нов и ги въведете – виж. Настройки -> Контрагенти. След това маркирайте и натиснете бутон Избери. Данните за контрагента автоматично се пренасят в полетата на документа. В полето Тип(F3) изберете типа закриващ докумен, които желаете. За да продължите издаването на документа изберете бутон Състави. Отваря се екран Плащане.Тук трябва да укажете типа плащане и типа документ към плащането. Примерно изберете касово плащане с приходен касов ордер в лева. Като натиснете бутон Плати се появява документ за плащане в горната част на екрана. При повторно натискане на Плати, се затваря екран Плащане и се връщате в екран Документ където виждате как ще изглежда документа, който ще издадете. До този момент можете да се откажете от документа и начисленията да останат неплатени. За да издадете документа натиснете бутон Състави. В екрана Форма на печат маркирайте една от формите на печат и изберете бутон ПечатВиждате документа на екран. За да го разпечатате на принтера изберете бутон Wndows(Ctrl+W) или DOS(Ctrl+D). Затворете екрана с бутон ОК.

Сметка(F9)Тази функция използвайте когато начислявате допълнителни услуги на клиенти, които не са настанени в хотела, но ползват хотелски услуги - начисленията се извършват по сметка “Външни клиенти”. Също така когато искате да начислите услуги по сметки на мероприятия. Начисляването става по описания начин в т.Начисления -> Гости. Когато начислявате услуги по сметка ВЪНШНИ КЛИЕНТИ – неоставяйте незакрити начисления. Задължително издавайте документ. В екрана Документи попълвнете полето Получател, защото система няма информация за гости, който не са настанени в хотела.

Депозити

В ClockFront можете да начислявате депозитни услуги и да издавате документи за тях.

Гост(Ctrl+F8)Когато изберете бутон Гости(Ctrl+F8) се отваря екран Търсене на гост.В списъка виждате само гостите в хотела. Неможете да начислите депозитна услуга и да издадете документ за нея на гост, който е изпратен. Използвайте филтрите за търсене Стая, Код на госта, Име, Код карта, Ваучер, Първо име, за да намерите госта, маркирайте го и натиснете бутон Избери. Отваря се екран Изберете сметка.Маркирайте сметката по която ще начислявате депозит и изберете бутон Избери. Отваря се екран ДепозитДобави(Ins) - натиснете бутона. От списъка с депозитни услуги маркирайте тази, която ще начислявате и изберете бутон Избери. Отваря се екран Депозит в който трябва да попълните полето стойност и валута със сумата на депозита и да изберете бутон Затвори. Следващата стъпка е да издадете документ за начислената сума. Виж издаване на документи стр. 11.Документ(Enter) – след като сте начислили депозитната услуга натиснете бутона и укажете какъв тип документ желаете да издадете. Виж издаване на документи стр. 11.Откажи(Esc) – използвайте бутона за да затворите текущия прозорец.

Изтрий(Del) - маркирайте начисления депозит и изберете бутона. От тук можете да изтривате само депозит за който още не сте пуснали документ.

Сметка(Ctrl+F9)Тази функция използвайте, когато начислявате депозити и издавате документи за тях на гости, който предстои да се настанят в хотела. Също така за мероприятия или депозити по туроператорски договори. Метода на издаване на документ за депозит по сметка е единтичен с този на гост. Виж издаване на депозит за гост.

Търсене

Гости (Shift+F8)Когато изберете бутон Гости (Shift+F8) се отваря екран Търсене на гости.Червеният маркер в горната част на екрана означава, че в някое от полетата е зададен филтър за търсене. За да видите в списъка всички гости изберете бутона Всички. Препоръчително е преди да започнете да търсите гост да избирате бутон Всички Можете да разгледате списък от гостите в хотела или списък от гостите напуснали вече хотела , като маркирате съответно в полето В хотела или Заминал. Можете да филтрирате списъка с помощта на полетата и чекбоксовете в лявата част на екрана. Ако е необходимо използвайте повече от един филтър. Може да селектирате гостите като попълните информацията която имате за тях в полетата Стая , Име1, Националност, ТО/Агент, Код карта (когато се използват магнитни карти ), Код гост, Основна сметка, Код на резервация (ако има такава), Тарифа, Група и т.н.. В полетата Стая, Име1, Име2, Код карта, Код гост и Код резервация, търсенето се изпършва по метода “Името започва с” – пример: Ако търсите Иван Георгиев и напишите буква И в списъка ще останат всички гости чиито имена започват с И. Друга особеност е използването на чекбокса Първо до полетата Име1 и Име2. Ако е маркиран чекбокса Първо,търсенето ще става по първто име на госта, ако не е маркирано по фамилия – пример: Ако търсите Иван Георгиев , в Име1 запишите И, и чекбокса е маркиран, госта ще се покаже, ако не е маркиран чекбокса в списъка ще се покажат всички гости,чиито фамилии започват с буква И (Георги Иванов).Използвайте Период за да разгледате само гостите заминаващи, настанени или в хотела за периода ограничен от полетата От и До дата. По филтър Регистрирани разгледайте гостите, на които сте попълнили адресните карти, на всички или тези, които още не сте регистрирали.В екрана Търсене на гости можете да подреждате списъка от гости, като използвате антетките на колоните. При еднократно щракване върху заглавието на колоната - Име списъка ще се подреди по азбучен ред от А до Я, при повторно щракване – от Я до А. Можете да подреждате по всяка една от колоните.С помощта на бутоните, можете да извършвате различни манипулации по гостите:С бутони Избери или Затвори излизате от текущия прозорец.Нов(Insert) – Този бутон ви осигурява бърз достъп до настаняване на гости – виж. Бързо настаняване стр. 8.Редакция (F3) – този бутон ви дава възможност да редактирате данните на настанен в хотелската програма гост. Първо трябва да го маркирате и след това да изберете бутона. Можете да коригирате попълнени вече данни или да допълните липсващите. Можете да регистрирате гост от този екран, ако сте пропуснали да го направите при настаняването му. След като попълните всички данни за госта изберете бутон Регистрация(F5). В този екран също можете да използвате функцията Свържи с историята, описана в раздел настаняване. – виж.Бързо настанявана стр. 8.Период - стая(F4) – Този бутон ви дава възможност да извършвате манипулации върху маркиран от списъка гост. Можете да промените периода на престой, като използвате полетата От:, Престой и До:.Съобразявайте се с правилото, че неможете да скъсите периода на престой до по-ранна дата от финансовата. От полето Стая можете да смените стаята в която е настанен госта, като новата стая е валидна от финансовата дата в момента на смяната. Можете също така да промените сметките , по които се извършват начисленията му, както и ваучер, ТО/Агент и т.н..

Ако искате да промените типа храна (пансион), тарифата, типа стая или типа настаняване, трябва да използвате бутоните в дясната част на екрана :

Смяна пансион F(6) – изберете една от опциите: - за целия престой,от днес до края на престоя или за периода от и сменете пансиона както желаете. Натиснете бутон Потвърди за да запишете промяната..Смяна тарифа (F4) – този бутон работи по аналогичен начин на Смяна пансион F(6). – изберете една от опциите: - за целия престой,от днес до края на престоя или за периода от и сменете тарифата за основни услуги както желаете. Натиснете бутон Потвърди за да запишете промяната..Смяна тип стая(F7) – ако преместите госта от един номер стая в друг, услугите ще се преизчислят като се вземе типа на новия номер стая. Примерно ако госта е бил настанен в двойна стая и се премести в апартамент, ще му се начисли услуга и цена за апартамент. Бутона можете да използвате, когато въпреки преместването, неискате да се промени услугата и цената – ако преместването става не по желание на госта и остава за сметка на хотела. Изберете една от опциите: - за целия престой,от днес до края на престоя или за периода от и сменете типа на стаята както желаете. Натиснете бутон Потвърди за да запишете промяната..Смяна тип настаняване(F8) - този бутон работи по аналогичен начин на Смяна тип стая(F7). Изберете една от опциите: - за целия престой,от днес до края на престоя или за периода от и сменете типа настаняване както желаете. Натиснете бутон Потвърди за да запишете промяната..Когато промените типа настаняване или типа стая в списъка виждате типа стая или типа настаняване в розово. Това е знак за ръчна редакция.След като сте извършили необходимите манипулации върху госта затворете прозореца с бутон Запиши за да се запазят направените промените.

Специални функции (F8) – маркирайте гост от списъка на екрана и изберете бутон Специални функции (F8) Можете автоматично да удължите или намалите престоя на госта, да начислите почивка или да преначислите услугите. Използвайте функцията прекратяване на престоя когато датата на заминаване на госта съвпада с финансовата дата. Изберете функцията, която ще изпълнявате и изберете бутон Изпълни. Потвърдете с ОК.Телефони (Shift+F6) - маркирайте избрания от вас гост и щракнете с мишката върху бутона Телефони (SHIFT+F6). В екрана ще се покажат телефонните разговорите, проведени от стаята на госта в периода на неговия престой и непрехвърлени по сметката на клиента, ако има такива. Прехвърлете разговорите или издайте документ (виж Търсене - Телефонни разговори).Манипулатор сметки (F6) – С този бутон можете да извършвате различни манипулации със сметките на гостите. Можете да разгледате начисленията да издадете документ, да променяте, редактирате и т.н. Можете да изпълнявате фу нкцията и за повече от един гост едновременно, като от списъка с гости маркирате гостите, чиито сметки ще разглеждате и изберете бутон Манипулатор сметки (F6). За да маркирате повече от един гост , изберете един, натиснете Ctrl и щракнете с мишката върху другите.

В горната дясна част на екрана виждате бутони Добави(Ins), Премахни(Ctrl+Del) и Обедини(F5). С Добави(Ins) и Премахни(Ctrl+Del) добавяте или премахвате от списъка маркираната сметка.

Обедини(F5) – при избиране на този бутон се отваря екран:В горната част Сметки за обединяване маркирайте сметките който желаете да обедините, а в списъка Сметка приемник, посочете сметката в която искате да обедините. Изберете бутон Обедини (F4).В системата се поддържа издаване на документ за начисления само по една сметка. Когато се налага издаване на документ за начисления по две или повече сметки се налага сметките да се обединят и след това да се издаде документ.Документи по сметките – при избор на този бутон се отвори екран за търсене на документи. В този прозорец виждате списък от документите издадени по сметките избрани в манипулатора. От тук можете да извършвате всякакви действия с документите – виж Търсене на документи.Забележка – ако е необходимо въведете тук забележка към сметката.Филтри(F4) – при избор на този бутон се отваря списък с допълнителни филтри за селектиране на начисленията по избраните сметки. Можете да изберете само начисленията от – до дата, както и начисленията на гости пристигнали от - до дата. Ако желаете да ограничите начисленията на група гости можете да използвате филтъра Гости списък . Използвайте и другите опции за търсене за да оставите в списъка само желаните начисления.

В списъка с начисления, за всяко виждате брой, цена на услугата, каква сума е платена, каква остава да се плати, за колко гости и колко стаи са начисленията. Ако желаете още по подробна информация натиснете бутон <-> (до филтри) и ще се появят по още три колони за всяко начисление.Групирането може да бъде по услуги, по групи услуги или детайлно. По подразбиране начисленията в списъка са групирани по групи услуги. В следващото поле можете да изберете дали в списъка да останат закритите (платени) начисления, откритите(неплатени), закрити и открити или анулираните начисления. По подразбиране манипулатора се отваря с опция Открити (неплатени).Издадени документи за начисленията – от списъка маркирайте начислението за което търсите издаден документ и натиснете бутона. Можете да маркирате повече от едно начисление.Обърнете внимание на страниците по долу: Начисления, Детайлно с корекции, Плащания и Депозити. В страницата, Детайлно с корекции можете да видите по-подробна информация за платените услуги. Плащания – излиза списък с всички издадени платежни документи. Депозити - излиза списък с всички издадени документи за депозити.

Бутони в Манипулатора на сметки.Затвори – с този бутон можете да затворите екрана Манипулатор на сметки баланс.Начисление(F6) - можете да изберете да начислявате на гост или по сметка. Начисляването се извършва по описания начин за начисляване на допълнителни услуги – виж. Начисления ->Гост и Начисления -> Сметки.Редакция(F3) – маркирайте начислението, което ще коригирате и изберете бутон Редакция(F3). Запишете причината поради която редактирате и изберете бутон ОК. Направете необходимата промяна и потвърдете с бутон Запиши. В екрана виждате отразена корекцията. Ако редактирате платено начисление(закрито) в манипулатора на сметки ще се образува корекционно начисление за стойността на разликата между платената сума и коригираната –открито, с отрицателен знак и жълто оцветено. За това начисление трябва да издадете сторно документ за връщане на пари.Анулиране(F9) - маркирайте начислението, което ще анулирате и изберете бутон Анулиране(F9). Потвърдете с ОК. Изберете от списъка причината поради която анулирате и изберете бутон Затвори. Ако анулирате платено начисление(закрито) в манипулатора на сметки ще се образува корекционно начисление –открито, с отрицателен знак и жълто оцветено. За това начисление трябва да издадете сторно документ за връщане на пари.Прехвърли(Shift+F4) – маркирайте начислената услуга, натиснете бутона, изберете от списъка сметката към която искате да прехвърлите начислението и изберете бутон Избери.Марк,всички(Ctrl+) – с този бутон можете да маркирате всички начисления в списъка.Размарк.(Ctrl-) - с този бутон можете да размаркирате всички маркирани начисления в списъка.Документ(F8) – Маркирайте услугите за които искате да издадете документ и изберете бутона. Виж издаване на документ стр. 11.Изваждане от документ – Този бутон можете да използвате само за закрити начисления. Маркирайте начислената услуга, която искате да извадите от документа и натиснете бутона. Отваря се екран Документ с предложение за сторно документ със сумата на начислените услуги. Виж издаване на документи стр. 11.Печат(F10) – с този бутон можете да изкарате справка за баланса на сметкатав различни форми на печат. Изберете бутона, маркирайте формата на печат от екрана и натиснете бутона Печат. Справката можете да разпечатате с WINDOWS(Ctrl+W) или Dos(Ctrl+D) бутони.

Списък (F10) - с помощта на бутона можете да разпечатате списъка с гости, селектирани в екрана детайлно или не в зависимост от желаната от вис информация.

История на гооста (F7) – маркирайте гост и изберете бутона. Отваря се екран, в който можете да проследите всички манипулации, извършени върху госта – настаняване, редакция, издадени документи. Можете да разпечатате информацията като изберете бутон Справка.Изтриване (Ctrl+Del) – Внимание!! С този бутон изтривате маркирания гост и всички негови начисления, ако за нито едно от начисленията няма издаден документ.

Сметки(Shift+F9)Когато изберете бутон Гости (Shift+F9) се отваря екран Търсене на сметки.

Червеният маркер в горната част на екрана означава, че в някое от полетата е зададен филтър за търсене. За да видите в списъка всички неархивни сметки изберете бутона Всички. Препоръчително е преди да започнете да търсите сметка да избирате бутон Всички. В този екран можете да прегледате съществуващи сметки, да ги редактирате или да създадете нова сметка. Използвайте филтрите за да извлечете информацията, която ви интересува. Можете да филтрирате списъка с помощта на полетата и чекбоксовете в лявата част на екрана. Ако е необходимо използвайте повече от един филтър. Попълните информацията която имате за сметките Код:, Бърз код:, Стая, Име1, Агент, Базисна тарифа, Допълнителна тарифа Тип на сметката и т.н.. Обърнете внимание на филтъра Архиви. Когато е маркирана опцията в списъка ще останат само архивните сметки, ако е размаркирана в списъка ще останат всички неархивни.За всеки гост при настаняване в хотелската програма се отварят сметка за основни и сметка за допълнителни услуги. Създаването на нова сметка се налага, когато правите мероприятия или туроператорски договори.Нова(Ins) – при избиране на този бутон се отваря следния екран:В полето име попълнете името на сметката. Ако въвеждате договор на Balkan Holidays, тук попълнете Balkan Holidays. В полето валута изберете от списъка валутата, в която да се начисляват услугите – за примера GBP. Валутата на сметката трябва да е същата като валутата на тарифата. Примерно, ако цените за нощувки на гостите изпратени от Balkan Holidays са в GBP, то тарифата и сметко-договора също трябва да са с валута GBP. За всички туроператорски сметки изберете Тип на сметката: ПО ДОГОВОР. В Контрагент изберете клиента, чиито данни искате да излязат на документа. Изберете от списъка тарифата за основни, тарифата за допълнителни услуги и Агента(туроператора). Полетата контрагент, основна тарифа, допълнителна тарифа и агент не са задължителни. Можете да направите сметката кредитна като маркирате чекбокса Кредитна сметка. Ако сметката е кредитна гостите ще могат да бъдат изпратени, дори и да не са закрити начисленията им. В зависимост от това кое поле е маркирано в сметката ще се начисляват основни или допълнителни услуги. Когато са избрани и двете опции За основни услуги и За допълнителни услуги по сметката ще могат да се начисляват и двата типа услуги. Ако е маркирано полето Договор заготовка всички гости, настанени по тази сметка-договор придобиват своя лична сметка, която е копие на текущата. За примера с Balkan Holidays маркирайте кредитна и за основни услуги, а за допълнителни услуги и договор заготовка оставете размаркирани. В полето Ниво на достъп попълнете 0 или 1 в зависимост от това дали искате всеки потребител да има достъп до тази сметка-договор (0) или искате да ограничите правата правата на определена група потребители (1). Ако в полето запишите 1 потребителите нямащи правото на достъп Сметки – достъп до ниво 1, няма да могат да манипулират сматката(договора). Ще могат да настаняват гости по тази сметка(договор), но няма да виждат сумите на начислените услуги. . Използвайте маската когато искате да селектирате сметките по някакъв признак. В рестрикциите за плащане можете да укажете определен тип плащане за дадената сметка. Блокирайте сметката, ако не желаете да се начисляват услуги по тази сметка. Маркирайте полето Директен трансфер от POS, ако искате автоматично да прехвърляте сметки от ресторанта към хотелската програма.Редакция(F3) – маркирайте от списъка сметката която ще редактирате и натиснете бутона. Променете зададените вече параметри с новите. Запишете промените с бутон Запиши.Архивиране - маркирайте от списъка сметката която желаете да архивирате или деархивирате и изберете бутона. Можете да архивирате само сметки по кото нямате открити начисления.Връщане на депозити – Тази функция можете да използвате когато имате депозити по сметката и се налага да премахнете някой от тях. Маркирайте сметката и изберете бутона. Отваря се екран Връщане на депозити. Маркирайте депозита, който ще връщате и натиснете бутон Върни избран депозит или изберете Върни всички депозити. Излиза екран Документи от който трябва да издадете документ за връщане на депозит. Виж издаване на документи стр. 11.Начисли услуги – маркирайте от списъка сметка и изберете бутона. Начислете услуга по избраната сметка по описания начин в Начисления -> Сметки.Детайли(F7) - маркирайте от списъка сметка и изберете бутона. Тук можете да видите подробна информация за начисленията по избраната сметка и плащанията за тях.Ново копие(F8) – маркирайте сметката, която искате да копирате и изберете бутона. Излиза ви съобщение с името и кода на новата сметка. Потвърдете с ОК. Новата сметка, ще носи всички характеристики на оригиналната.Манипулатор на сметки(F6) – маркирайте една или повече сметки и изберете бутона. Отваря се екран Манипулатор на сметки – баланс. Тук можете да разгледате начислените услуги по сметките, да ги

редактирате, анулирате, издадете документ за тях и т.н. Всички функции са описани в Манипулатор на сметки – виж стр. 13. Списък(F10) – с помощта на бутона можете да разпечатате списъка със сметки, селектирани в екрана Търсене на сметки. Използвайте филтрите за търсене за да изберете само необходимите сметки за списъка.

Резервации(Shift+F3)Като изберете бутона се отваря екран Търсене на резервавии.Натиснете бутон Всички. В екрана виждате неанулираните резервации и тези, по които не са пристигнали гостите. За да видите и резервациите по които сте вече настанили гости трябва да размаркирате полето Само непристигнали. Можете да търсите резервация по код, име, турагент и т.н. или комбинация от няколко филтъра. В Период по подразбиране е избрана опция Без значение. Ако маркирaте В хотела, Пристигат и Заминават стават активени полетата за период, където трябва да попълните периода в който ще бъдат гостите в хотела, ще пристигат или ще заминават в този период. Опциите за статус на резервациите можете да използвате също в комбинация една с друга. В екрана ще останат само селектираните от вас резервации. Когато в горната част на екрана маркирате дадена резервация в долната част на екрана виждате детайлите по нея.

Бутони Затвори и Откажи ви връщат в основният екран.Нова(Insert)- с помощта на този бутон можете да създадете нова резервация. Когато изберете бутона се отваря екран Нова резервация.От екрана маркирайте типа резервация, който ще правите и изберете Запиши. Най-често използваните типове са ИНДИВИДУАЛНА – за неорганизирани гости и ДОГОВОР – за гости изпратени от туроператор с който хотела има сключен договор. Когато маркирате ДОГОВОР трябва да изберете от списъка сметката на туроператора. Когато потвърдите с бутон Запиши се отваря екран, в който трябва да попълните детайлите по резервацията.В полето От попълнете датата на пристигане на госта. Попълнете полето Период или До за да укажете престоя. Попълнете броя на стаите в полето стаи и от падащото меню изберете типа на стаите. Можете да проверите статуса на стаите към датата на пристигане на гостите като избетете бутон Опресни (F5). В екрана ще се покажат броя на свободните стаи от избрания тип. Ако сте убедени, че можете да приемете резервацията продължете да въвеждате данните за нея. В полетата Възрасни и Деца попълнете броя на гостите в една стая. Изберете националността и типа храна за гостите. Автоматично в полето Дата на изтичане се попълва следващата дата, след датата на пристигане. Можете да я промените ако желаете. Когато в полетата, касаещи пристигането и заминаването маркирате Ранно за пристигане и Късно за заминаване стаята ще бъде резервиране един ден преди пристигането или съответно ден след заминаването на госта. Останалите полета Полет номер, Пристигане и т.н. имат информационен характер. Потвърдете с бутон Запиши. Отваря се екран Резервации.

Тук можете да определите статуса на резервацията – Потвърдена, Непотвърдена и Чакаща. Броя на потвърдените резервации неможе да е по-голям от броя на стаите в хотела. Чакащите резервации не се отразяват в перспективната заетост. Препоръчително е използването само на статус потвърдена и непотвърдена. Можете да определите ценовите условия на настаняване, като изберете тарифа за настаняване .Най-често това се налага при индивидуални резервации. Когато изберете ПО ДОГОВОР автоматично се маркира полето Чрез сметка. Сметката от своя страна носи в себе си турагента и тарифата. В една резервация можете да имате повече от един ред и съответно детайли към всеки ред. Наличието на повече от един ред е необходимо ако по една резервация има гости с различен тип храна или различен период или различен тип стая. В екрана виждате редовете по резервацията и детайлите - руминг листа.

Когато полето Свържи с rooming list е маркирано виждате редовете на руминг листа към посочения ред от резервацията. Ако стаите са разпределени и са попълнени данните на госта можете да търсъте по номер на стая или име на гост. По оцветяването на реда можете да се ориентирате за неговия статус.

С помощта на функционалните бутони можете да извършвате следните операции:Запиши – с този бутон ще запишете резервацията и ще затворите екрана.

Специални функции(F8) – можете да копирате или да отделите ред от резервацията. Маркирайте реда, който желаете да манипулирате и изберете функцията. Добави ред (Insert) – към една резервация можете да създадете няколко реда с различни типове стаи, с различни дати на пристигане или с различни пансиони.Редакция на ред (F9) – маркирйте реда, който ще редактирате и изберете бутона. Ако имате създаден руминг лист можете да редактирате датите на пристигане и заминаване, престоя, броя и типа на стаите. За да промените броя на гостите, както и типа на хранене и националността трябва да използвате бутона Редакция на ред от rooming list.Анулирай ред – от списъка в горната част на екрана маркирайте реда, който желаете да анулирате и изберете бутона. Отваря се екран Причини за анулиране. От списъка изберете причината, поради която анулирате реда и натиснете бутон Затвори. Създай rooming list(F5) - маркирайте ред от резервацията и изберете бутона. Отваря се екран Параметри за разпределение. В този прозорец потвърдете начина на разпределяне - по типове или по номера. Ако сте избрали полето По номера маркирайте един от трите начина на разпределение : от номер – можете да укажете от кой номер да започне разпределянето; максимално използване; или равномврно натоварване. Излезте от екрана с бутон Запиши.Сложи номера(F6) - изберете ред от резервацията и изберете бутона. Маркирайте начина на разпределение на стаите и изберете бутон Затвори.Анулирай rooming list - изберете реда от руминг листа , който желаете да анулирате и щракнете с мишката върху бутона. Потвърдете с Ok или ENTER.Редакция на ред от rooming list(F7) – маркирайте реда и щракнете с мишката върху бутона. В екрана, който се отваря можете да промените номера на стаята, броя на гостите, името на госта и т.н. или да допълните пропусната информация.Анулирай ред от rooming list – маркирайте реда от руминг листа и бутона. Потвърдете с Ok. С анулирането на реда броят на стаите в детайлите на резервацията ще намалее. Маркирайте Свържи гостите с разпределението за да видите настанените вече гости по тази резервация в списъка Настанени гости.Обърнете внимание и на другите две страници Общи данни и Програма.

Общи данни

В екрана можете да проследите направените промени по резервацията, като изберете бутон Детайли по промените и да разпечатате потвърждение на клиента. Попълнете данните и изберете бутон Потвърждение за да отпечатате бланката. Ако желаете да резервирате стая за VIP-гости маркирайте полето. Датата на изтичане на резервацията ще се промени автоматично. Стаята ще се пази до датата, попълнена в полето До заминаване на клиента. Останалите данни в екрана имат информационен характер.

Програма

Можете да пишете свободен текст в полето и да разпечатате след това.

Редакция(F3) – маркирайте резервация от списъка и натиснете бутона. Отваря се екран Резервация - както при създаване на нова резервация. Променете полетата които желаете. Затворете екрана с бутон Запиши.

Изтриване(Ctrl+Del) – маркирайте резервацията от списъка, която искате да изтриете и изберете бутона. На екрана се появява предупредително съобщение, че резервацията ще се анулира. Потвърдете с ОК, изберете от списъка с причини, тази поради която анулирате резервацията и натиснете бутон Затвори. Когато анулирате от тук резервация, се анулират всички редове и детайли към нея, също така се променя и заетостта. Не можете да изтриете резервация ако имате вече настанени гости по нея.

Специални функции(F8) – маркирайте резервацията от списъка и изберете бутон Специални функции(F8). Отваря се списък с автоматични функции. Маркирайте функцията която искате да изпълните и потвърдете с бутон Изпълни за потвърждение.

Позволен Overbook(F8) – тази функция ви позволява да си настроите хотелската системата така, че да създавате резервации над ограничението на хотела. Изберете бутон Позволен Overbook(F8). Отваря се екран Позволен overbook в който можете да създадете ограничения над капацитета на хотела. Попълнете датите от, до и изберете бутон Опресни. Маркирайте свободните квадратчета под типа стая, за който желаете да създадете оувърбук и изберете бутон Позволи. В отвореният прозорец попълнете брой стаи и потвърдете с Ok. С бутон 0 можете да изтриете броя на стаите от дадено поле. За целта маркитайте квадратчето и изберете бутон 0.Списък(F10) - разпечатва справка със селектираните в екрана резервации.

Телефонни разговори (SHIFT+F6)

При избиране на бутона се отваря екран Търсене на телефонни разговори.Тук можете да проверите проведените телефонни разговори. По подразбиране в екрана се виждат разговорите проведени през календарната дата и непрехвърлени по сметки на гости. Използвайте филтрите за да извлечете необходимата ви информация. В полето От номер попълнете линията от която са проведени разговорите или я изберете от списъка. В полето Стая попълнете номера на стаята от която са проведени разговорите или я изберете от списъка. Попълнете телефонния номер в Избран номер, на който търсите разговорите.Маркирайте полето Архивни ако желаете да видите проведените телефонни разговори от архивни линии. По подразбиране в екрана се виждат таксуващите се разговори. За да видите тези които не се таксуват размаркирайте Таксува се. Ако маркирате Прехвърлени ще видите проведените телефонни разговори, които вече са отнесени по съответните сметки на гостите. За да видите проведените разговори за по-дълъг период сменете датите От и До. За по–прецизна информация можете да използвате няколко филтъра едновременно.

След като сте селектирали в екрана нужната ви информация можете да извършите следните операции:Документ – маркирайте редовете от списъка за които искате да издадете документ и изберете бутона. Вижте Издаване на Документи стр. 11. Неможете да издадете документ за архивни начисления.Прехвърли – маркирайте разговорите, които желаете да прехвърлите и натиснете бутона. Отваря се екран Начисления и плащания. В зависимост от това, на кого ще прехвърляте начисленията изберете Гост(F5) или Сметка(F7). От списъка, който се отваря изберете госта или сметката и потвърдете с бутон Избери (ENTER). Начислението се прехвърля по съответната сметка. Справки – изберете бутона Справки. Отваря се екран Форма на печат където трябва да изберете справката, която желаете да разпечатате – по сметка или от стая. Изберете бутон Печат, задайте периода, за който искате да разпечатате справката и номера на стаята или името на сметката. Ако желаете да разпечатате справката на принтер изберете типа на печат.Списък - използвайте филтрите за да оставите в списъка само телефоните, които желаете да разпечатате и изберете бутона Списък. Можете да разпечатате справка със селектираните от вас в екрана телефонни разговори.

Документи(Shift+F5)При избиране на бутон Документи(Shift+F5) се отваря екран Търсене на документи.При избиране на бутона се отваря списък с издадените документ за финансовата дата с която работите. Изберете бутон Всички за да останат в списъка всички документи с текущата финансова дата, без други ограничения. Ако искате да разгледате документите издадени с друга дата маркирайте полето Период и попълнете От и До дата. В списъка ще останат само документите издадени в този период. Използвайте филтрите в лявата страна на екрана за да селектирате документите, които ви интересуват. Когато попълните данни в полетата Сметка, Гост, Контрагент, Тип документ, Тип.плат. документ или Тип плащане можете от списъка да изберете тези документи, които ви интересуват. В полетата Стая, Документ No или Потребител директно трябва да запишите данните които знаете. Когато маркирате документ от списъка и натиснете бутон Коригир.докум. или Плащане, в списъка в долната част на екрана ще се появи корекционния документ или съответно документите отразяващи плащанията. С бутоните в екрана можете да изпълнявате следните операции.Затвори и Откажи ви връщат в основният екран.

Обедини смяна(F3) – този бутон ви дава възможност да издадете данъчна фактура на базата на една или няколко издадени сметки. Маркирайте от списъка документа или документите, които ще обединявате и изберете бутона. Попълнете причината поради която редактирате и потвърдете с ОК. Изберете новия тип документ и натиснете бутон Състави. Разпечатайте новия документ. Важно условие за да обедините два или повече документи е те да бъдат издадени по един акаунт(сметка) и новия закриващ документ да бъде със същата валута.Специални функции – Внимание!!! Тази опция ви дава възможност да изтривате документи и да регинерирате номерата им. Преди да изпълните тази функция трябва да знаете, че нямате никаква информация за вече изтритите документи. Ако желаете да изтриете документи, маркирайте ги, изберете бутон Специални функции и функцията Изтриване на документите, след което потвърдете с ОК. Анулиране(F5) – с този бутон можете да направите един документ невалиден – анулиран, ако датата на издаване на документа е финансовата дата в системата. Маркирайте документа, който ще анулирате и натиснете бутон Анулиране(F5). Потвърдете с бутон ОК операцията, попълнете причината поради която анулирате и отново потвърдете с ОК.Сторниране(F7) – при сторниране на документ, в програмата се издава разходен документ за същата сума като прихода С този бутон можете да сторнирате издаден документ и от минал период. Примерно имате издадена Данъчна фактура платена в брой, като я сторнирате програмата ще издаде данъчно кредитно известие с разходен касов ордер за същата сума. Маркирайте документа, който ще сторнирате и изберете бутон Сторниране(F7). Потвърдете с ОК операцията, запишете причина поради която сторнирате и отново изберете бутон ОК. Системата предлага сторно документ към закриващия. Издайте документа по описания начин за създаване на документи – виж Издаване на документи стр. 11.Списък(F10) - използвайте филтрите за да оставите в списъка само документите, които желаете да разпечатате и изберете бутона Списък(F10). Можете да разпечатате справка със селектираните от вас в екрана документи. Детайли(F8) – от този бутон можете да разгледате детайлите на вече издаден документ и да го разпечатате. Маркирайте документа, който ви интересува и натиснете бутон Детайли(F8). Разгледайте детайлната информация за документа. Ако желаете да разпечатате копие на документа натиснете бутон Печат(F9), изберете формата на печат и отново изберете Печат. Ако само искате да разгледате детайлите на документа без да го разпечатвате излезте от екран Документ с бутон Затвори(Enter).Печат(F9) - ако желаете да разпечатате копие на документа натиснете бутон Печат(F9), изберете формата на печат и отново изберете Печат. Разпечатайте с бутоните WINDOWS(Ctrl +W) или DOS(Ctrl+D).

ИзпращанеВсеки гост, който е регистриран в хотелската програмата и напуска хотела трябва да бъде изпратен от хотела. Статуса на госта в списъка с гости от В хотела става Изпратени – виж Търсене на гости. Изпращането на гости може да стане по три начина от Гост(F4) от Стая(F5) или Група(F7).

Гости(F4) Изпращане от бутон Гости(F4) се препоръчва когато само единя гост от стая в която има повече от един гост си заминава. След като натиснете бутон Гости(F4) се отваря екран Изпращане на стаи, гости и групи/ Издаване на документи.Изберете от екрана бутон Добави гост(Ins). Отваря се екран Търсене на гости. С помоща на филтрите за търсене намерете госта, който желаете да изпратите и изберете бутон Избери(Enter). Отново се връщате в екран Изпращане на стаи, гости и групи/ Издаване на документи. В прозореца Гости се показва името на госта и неговия период на престой. Ако датата на заминаване на госта е различна от днешна дата, името на госта и периодът му на престой са оцветени в розово. В противен случай данните за госта са оцветени в бяло. Десният прозорец Сметки ви дава информация за състоянието на сметките на госта. Ако госта няма неплатени начисления (той не дължи суми) редът в полето е зелен, ако има такива е оцветен в розово и виждате по кои сметки госта има незакрити начисления. Когато госта е настанен по туроператорска сметка и ако имате права на достъп до тази сметка в екрана ще видите дължимата от туроператора сума. В случай, че клиента е внесъл авансово по-голяма от дължимата сума сметката е оцветена в синъо. Не можете да изпратите гост, ако той дължи суми или има надвнесени такива. За да закриете сметките и изпратие гостите използвайте някой от следните бутони:

Добави гост(Ins) – с този бутон можете да допълвате списъка за изпращане на гости като добавяте гости един по един.Премехни гост – с този бутон можете да премахнете гост, който неискате да бъде в списъка. Маркирайте го и изберете бутон Премахни гост.

Функции свързани с гостите:Изпрати гост(F5) – използвайте тази функция когато нямате открити(неплатени) начисления по сметките на госта. Ако датата на заминаване на госта е по-ранна или съвпада с днешна дата, маркирайте госта от списъка и изберете бутон Изпрати гост(F5). Ако датата на заминаване на госта е по-късна от днешна дата и госта има повече начисления от ползваните имате три възможности:Запазване на престоя и стаята – при избор на тази опция няма да се промени престоя на госта, начислените нощувки, стаята ще остане заета до края на престоя на госта. Тази функция можете да използвате за ранните изпращания. Тя се задейства само ако датата на заминаване на госта е с един ден по късна от системната дата.Скъсяване на престоя му(до системната дата) – при избор на тази опция ще се скъси престоя на госта, ще се намали броя на нощувките(равни на престоя) и стаята ще бъде заета само до системната дата. Ако сте издали документ за десет нощувки, а госта иска да напусне след осмата и иска да му върнете сумата за две нощувки използвайте тази опция. Автоматично ще се сторнират две нощувки. Издайте сторниращ документ за тях и изпратете госта.Освобождаване само на заеманата стая. – при избора на тази опция, няма да се скъси периода на престой на госта до системната дата, начислените нощувки ще са равни на периода на престой, но стаята ще бъде свободна след датата на изпращане на госта. Ако госта си е платил десет нощувки, но на осмата нощувка напуска хотела, без да иска да му връщате стойността на двете нощувки, използвайте тази опция. След изпращане на госта стаята ще стане свободна.

Изберете една от опциите и натиснете бутон Потвърди.Изпрати всички(Shift+F5) - използвайте тази функция когато нямате открити(неплатени) начисления по сметките на гостите. Ако датата на заминаване на гостите е по-ранна или съвпада с днешна дата изберете бутон Изпрати Всички(Shift+F5). Така ще изпратите всички гости от списъка Гости.Специални функции(F8) – този бутон е описан в Търсене -> Гости. Преди да изпратите госта, можете да приложите някой от специалните функции от списъка.История на госта(Shift+F2) - този бутон е описан в Търсене -> Гости. Преди да изпратите госта можете да разгледате всички манипулации свързани с него.Тел.разг.(Shift+F6) – маркирайте госта от списъка и изберете бутона. В екрана с телефонни разговори остава списък само на разговорите проведени в периода на престой и стаята на госта. Виж Търсене ->Гости.

Функции свързани със сметките на гостите.Закриване на избраната сметка(F3) – маркирайте една сметка от списъка Сметки и изберете бутона. Издайте документ за начисленията по маркираната сметка. Виж Издаване на документи стр. 11.

Обединяване на сметки(F7) – този бутон ви дава възможност да обедините начисленията по няколко сметки в една. Маркирайте сметките, който искате да обедините и изберете бутон Обединяване на сметки(F7). Изберете бутон Избери всички, след това Обедини(F4) и излезте от екрана с бутон Затвори.Манипулатор сметки(F6) – маркирайте сметките, които искате да манипулирате и изберете бутона. Виж Манипулатор на сметки стр. 13.Обедини в избраната+Документ(F9) – маркирайте една от сметките в списъка и изберете бутона. Автоматично се обединяват всички сметки в списъка и се предлага издаване на документ. Издайте документ за начислените услуги. Виж издаване на документ стр. 11.

Стаи(F5)Най-удобно е да изпращате гости от Стаи(F5) когато имате повече от един гост в стаята. Изберете бутон Стаи(F5) от работната площ.За да добавите стая, изберете бутон Добави стая(Ins). От списъка със стаи изберете необходимата като използвате филтрите за търсене и потвърдете с бутон Избери. В прозореца Избрани стаи ще се появи избраната стая, в прозореца Гости – имената на гостите в тази стая, а в прозореца Сметки – всички незакрити сметки на гостите. Ако маркирате полето само за избрания гост, ще виждате сметките само за госта, който сте маркирали. Можете да изберете произволен брой стаи с произволен брой гости. Процедурата по изпращане е идентична с описаната по-горе. Виж Изпращане -> Гости

Група(F7)Тази функция можете да използвате ако предварително сте направили Група по която сте настанили гости. Използвайте бутона за да изпратите гостите от тази група.

Монитор (F11/F12)

С помощта на бутона можете да отворите няколко прозореца в които можете да разгледате заетостта на хотела за определена дата или период от време.В екрана виждате подредени стаите в квадратчета по номера. В зависимост от статуса на стаите квадратчетата са оцветени в различни цветове (виж легендата най-долу в монитора). Всяко квадратче има номер на стая и число в долния десен ъгъл. Ако стаята е заета, числото показва колко дни още ще бъде заета. Ако стаята е свободна и има число, тогава то показва след колко дена стаята ще бъде заета и при резервирана стая се показват броя на дните които остават до края на резервацията. Когато стаята е заета и има зелена стрелка в горния десен ъгъл, означава, че гостите ще напуснат хотела на тази дата. В зависимост от настройките на базата данни може да виждате в екрана синьо квадратче със стрелка. Това означава, че стаята се освобождава и е разпределена по резервация за същата дата. Ако желаете да видите гостите настанени в дадена стая щракнете два пъти с мишката върху квадратчето и ще се отвори прозорец с имената и престоя на гостите. По подразбиране датата на монитора е календарната дата. За да разгледате монитора за друга дата е необходимо в полето Към дата да изберете желаната от вас (с помощта на ‘-‘ и ‘+’ за близки дати или като използвате календара). Когато стаите в монитора са много можете да ги селектирате по избран от вас признак Тип, Етаж, Сектор, Статус или Чистота. От настройки можете да включите функцията за Домакинство. Когато тази функция е пусната след изпращане на гости настанени в хотела, стаята им става свободна непочистена и неможете да настанявате гости в нея докато не я ‘почистите’. За да направите някоя стая непочистена или почистена щракнете с мишката върху квадратчето и изберете един от бутоните За почистване или Почистена съответно.

Дневен лист

Дневният лист ви дава списък на гостите в хотела към системната дата и информация за незакритите им сметки. Гостите с изтекло настаняване излизат в списъка с оцветени в сиво редове. Ако желаете

можете да филтрирате данните по даден признак – Стая, ТО/Агент или Група. Можете да разпечатате справката като използвате бутон Печат.

Визуален план

Тук по поръчка от вашия обект, ClockBS може да изработи скица на вашия хотел. Може да се направи

страница за всеки етаж на която стаите да бъдат подредени както на скицата на хотела.

Обобщено по типове

Дава ви възможност да проследите заетостта на хотела в графичен вид. Попълнете периода, който ви интересува в полетата От дата и До дата и маркирайте полетата за които искате да получите информация – Всички, Резервирани, Настанени, Блокирани, Всичко заети Свободни. Можете да селектирате по Тип стая или Агент. За да сте сигурни във вярността на информацията изберете бутона Опресни. Можете да разпечатате графиката ако желаете като използвате бутона Печат.

Заетост на стаите

В екрана можете да проследите графично заетоста на стаите за един месец след датата, която сте задали в полето От дата. С бутоните << и >> датата се премества седмица назад и седмица напред съответно, а с < ден назад, с > ден напред. За удобство можете да използвате филтрите – Стая, Тип, Етаж и Сектор. Ако броя на стаите не се събира на един екран, използвайте бутоните Предна страница и Следваща страница за да разгледате данните.

Сегменти

Екрана ви дава графична информация за гостите в хотела по националност и по туроператори, както и типа на заетост на стаите. Можете да разгледате графиките за избрана от вас дата като попълните полето За дата. Ако маркирате полето Въртене графиките ще започнат да се движат.

Телефонни разговори

В този прозорец можете да проследите неплатените телефонни разговори. Оцветяването на екрана е аналогично на Статус на стаите. Червеният цвят на квадратчето ви показва, че от стаята има проведен и неплатен разговор. В горната част виждате дължимата сума, а в долната част – броя на проведените разговори. За да можете да издадете документ за проведените телефонни разговори отидете Търсене -> Гост - Манипулатор сметки или Търсене ->Телефонни разговори.

Перспективна заетостВ този прозорец можете да проследите заетостта на хотела за избран от вас период. За целта в полетата От и До изберете датите за периода. Можете да изберете само определен тип стая като изберете типа от падащото меню в полето Тип стая. Използвайте полетата По типове,Стаи и гости, Междинни тотали за да видите по-подробна информация за заетостта. Когато маркирате По типове по хоризонтала на таблицата освен общоия брой за всяка дата, ще се появят колони за всеки тип стая. Ако маркирате Стаи и гости и натиснете бутон Опресни най-долу в таблицата ще се появят нови колони с информация за пристигащите и заминаващи гости и стаи. Когато полето Междинни тотали е маркирано след всеки тип резервация - потвърдена, непотвърдена, чакаща - справката ще ви дава данни за стаите за продажба без да отчита следващите редове Използвайте полето Агент, за да изберете от списък туроператор на който желаете да разгледате изпълнението на контингента. Ако желаете да проверите и заетостта на стаите спрямо сроковете за потвърждение на резервациите маркирайте полето Отчитане на release датите.

Когато полето с типа на резервацията - потвърдена, непотвърдена, чакаща - не е маркирано резервациите не се отчитат и броят на стаите за продажба е равен на свободните стаи плюс немаркираните типове резервации. Справката дава максимално и минимално заетите стаи за периода, както и средният брой на заетите стаи. Ако желаете да запишите справката изберете бутон EXCEL. За да я разпечатате изберете бутон Печат.

Заетост по типове стаиВ този прозорец виждате информация за заетостта по типове стаи. Въведете в полетата От дата и До дата периода за който искате да разгледате заетостта. Отбележете в полето Данни за: какви данни ви интересуват и в полето Отчитане на release датите дали да се отчитат. След това задължително изберете бутон Опресни за да видите актуални данни на база на въведените параметри в полетата.

Справки(Ctrl+Shift+F1)Като изберете бутон Справки(Ctrl+Shift+F1) се отваря прозорец СправкиВсички справки са подредени в групи. В лявата част на екрана е списъка със групите справки. Имате и група Всички. Като маркирате група справки, в дясната част на екрана остават само справките към тази група. Като маркирате дадена справка, в полето Описание се появява повече информация за справката, като номер и допълнителни данни. В полето Принтер е зададен принтера по подразбиране. Ако желаете го сменете.За да пуснете дадена справка, маркирайте я от списъка и изберете бутон Печат(Enter). Излиза екран със списък на параметри, които трябва да въведете. Когато попълните входните параметри изберете бутон ДА. С бутоните Windows(Ctrl+W) или DOS(Ctrl+D) разпечатайте справката и затворете екрана с бутон ОК.

Хотел/Приключване

Дневно приключванеВ ClockFront трябва задължително да правите дневно приключване всеки ден. Препоръчваме ви това да става всяка сутрин при смяна на нощната с дневна смяна. Идеята на дневното приключване е да се смени финансовата дата в системата. За да направите дневно приключване изберете от падащото меню Хотел/ Приключване/ На финансов ден. Излиза ви съобщвние:Изберете бутон OK за да продължите. Излиза списък от справки, които трябва да разпечатате, след което се появява прозорецНа екрана ви се показва финансовата дата с която сте работили и предложение за нова. Изберете бутон Потвърди за да завършите дневното приключите. Ако в този екран излезете с бутон Откажи, няма да имате приключване и няма да се смени финансовата дата. За да видите с каква финансова дата работите, изберете бутон Бързо настаняване и погледнете полето От дата. Това е финансовата дата в системата. Излезте от екрана Бързо настаняване с бутон Откажи.

Приключване на смянаНе е задължително. Приключването на смяна, занулява отчета на потребителя без да променя финансовата дата. Можете да го използвате за изкарване на отчети от дневната смяна. Дневната смяна може да се отчита и без приключване, като си разпечатва необходимите справки от Справки(Ctrl+Shift+F1). За да направите приключване на смяна изберете от падащото меню Хотел/ Приключване/ На смяна. Излиза ви съобщвние:Изберете бутон OK за да продължите. Излиза списък от справки, които трябва да разпечатате, след което се появява прозорецИзберете бутон Потвърди за да приключите смяната и да започне работа новата смяна.

Приключване на ФППриключване на фискален принтер се прави веднага след дневно приключване.

За да направите приключване на фискален принтер изберете от падащото меню Хотел/ Приключване/ Приключване на ФП. Потвърдете с Yes.

Междинен отчет на ФПМеждинен отчет на фискалния принтер можете да разпечатвате неограничен брой пъти по всяко време.За да направите приключване на фискален принтер изберете от падащото меню Хотел/ Приключване/ Междинен отчет на ФП. Потвърдете с Yes.

Отчет на ФП за периодТази функция ви дава възможност да разпечатвате както месечни отчети за фискалния принтер, така и отчети за произволно зададен от вас период.За да направите приключване на фискален принтер изберете от падащото меню Хотел/ Приключване/ Отчет на ФП за период. Попълнете периода за който искате отчета и потвърдете с бутон Yes.

Достъп(Ctrl+Shift+F4)Изберете бутона, когато приключите работа, за да може да се регистрира друг потребител в програмата, като запише своето потребителско име и парола.

ИзходС този бутон затваряте програмата.

Статус на документаРевизия

Описание на промяната Начин на промяна

Номера на променени страници

Версия на продукта

Дата и чс

1 Създаване на документа

Нови страници

Всички 3.5.01 12/02/2003 18:45

2 Добавяне на части "описание на депозити", "резервации", "натаняване"

Нови страници

10-15 3.5.01 13/02/2003 11:34

3 Редакция - корекция на процедури в "изпращане на гости" във връзка с нов пач

Редакция на съществуащи страници

12, 13-14 3.5.02 15/02/2003 12:00

4 Добавени нови страници - част "резерваци"

Нови страници

16-26 3.5.02 16/02/2003 13:00

5 Добавяне на нови страници - тарифи

Нови страници

55-57 3.5.1.7 05/02/2003

6 Тарифи и депозити. 06/02/2003

Забележки1.Издаване на документ – да бъде отделно.2.Манипулатор сметки – да бъде отделно.3.Особеностите при изпращане на гост по-рано от датата му на заминаване.4.Меню Система.5.Меню Хотел - Домакинство.