ВАЖНЫЕ ПОМОЩНИКИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ

ИЛИ ОЧЕВИДНОЕ-ПРОЕКТНОЕ

ГК «Проектная ПРАКТИКА» 2014

1. Совещания и поручения: в любом проекте

2. Место совещаний в проекте

3. Типовые проблемы проектных команд

4. Как облегчить проектную жизнь

О чем будем говорить

2|33

До 50%

Отнимает времени

Полезность

До 20%

Договориться двоим просто (?)

Но проектные команды гораздо шире | Количество коммуникаций

экспоненциально растет

Хочется, чтобы полезность была не ниже объемов уделяемого времени

Совещания отнимают до 50 % времени у отдельных участников/проектных команд

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?

3|33

От какого опыта отталкиваемся

500 Успешно реализованных проектов

20 Лет на рынке управления проектами

25000 Специалистов прошли обучение в нашем учебном центре

КОНСАЛТИНГ ОБУЧЕНИЕ ВНЕДРЕНИЕ АУТСОРСИНГ

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

4|33

… …

О ЧЕМ НЕ БУДЕМ

ГОВОРИТЬ

Комплекс взаимосвязанных

мероприятий, направленный на

создание уникального продукта или услуги в условиях временных и

ресурсных ограничений

ГОСТ Р 54869― 2011

Управление проектами. Национальные требования

компетености специалистов

PMBoK

P2M | Agile| Scrum | etc.

Регламенты

ИТ инструмент

Люди 6|33

Строительные объемы

Автоматизация

R&D

Интеграции со

смежными системами

ОБЪЕКТЫ УП И ИХ ПАРАМЕТРЫ/ПОКАЗАТЕЛИ

Роли в УП: кураторы,

линейные менеджеры, РП, РГ,

ответственные исполнители,

исполнители

Роли в функц структуре:

дивизионы/БЕ, департаменты,

подразделения

RBS: компетенции, грейды,

ставки

Управление портфелями, проектами,

программами, продуктами

Календарное планирование

задач/ресурсов

Контроль сроков/бюджетов

проектов/активностей

Управление рисками, изменениями,

результатами

и др.

Проекты, программы, портфели

проектов, продукты, активности

Жизненные циклы

проектов/программ

Календарные планы, контрольные

точки, задачи, поручения

Ресурсы, ресурсные планы,

назначения

Риски, вопросы, запросы на

изменения

Чек-листы, отчеты о состоянии,

проектные совещания, документы

СУБЪЕКТЫ И ИХ ПАРАМЕТРЫ/ПОКАЗАТЕЛИ

ФУНКЦИИ / ПРОЦЕССЫ УП СПЕЦИФИКИ:

7|33

СОВЕЩАНИЯ И ПОРУЧЕНИЯ – ЭТО

НЕПРОСТО | ПРОСТО

МЕСТО СОВЕЩАНИЯ

В ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

10|33

Директивная веха

Координационная веха

В другой проект

Работа

План по вехам Директивно – координационный план

Веха

Рабочий план Детальный план работ по проекту

Веха

Совещания Оперативный контур управления проектом

Совещание • Поручения • Открытые вопросы • Решения об изменениях

Повестка

Участники

Протокол

Информационная система управления проектами - помощник проектных команд

11|33

Пример | PPM Plus

ПРОЕКТНЫЕ СОВЕЩАНИЯ ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ

СКУЧНО… Затянутость дискуссии Отсутствие решений Обсуждение не тех вопросов

СКУЧНО…

ЗАЧЕМ?… Отсутствие повестки Не те люди, не те вопросы

КТО ВСЕ ЭТИ ЛЮДИ?…

ТРАТИМ ВАШЕ ВРЕМЯ С 2004 ГОДА…

18|33

Совещания проводятся не регулярно

Совещания проводятся ВНЕЗАПНО

Не задана тема/повестка/информация заранее не доведена

Пережевываем то, что всем известно

Руководитель переносит совещание, начинает не вовремя, выходит за рамки совещания

Участники увлекаются, отвлекаются, выходят за рамки временного лимита

Инициатор говорит – участники скучают, сидят в почте, соцсетях, отвлекаются

Никаких решений

Решения не контролируются, не проверяются, не реализуются

зря потратили время

Не определен регламент совещания: повестка, время, место, начало-конец, участники

Кто все эти люди?

Кажется мы об этом говорили два совещания назад… 17|33

Что решили? Кто?

О чем?

Когда?

Где?

Зачем?

18|33 Технология – совокупность действий, которые при соблюдении входящих

параметров гарантируют качество результата

Протокол

1. Организация 2. Проведение 3. Контроль результатов

Повестка Отчет

Инициировать Организовать

Собрать

Провести Модерировать

Принять решение Зафиксировать

Согласовать Проконтролировать

19|33

ЖЦС ПОЗВОЛЯЕТ

Убедиться, что ничего не забыли, снизить человеческий фактор Решать ключевые задачи на каждом этапе Уведомить ТЕХ, ТОГДА, О ТОМ о чем хотим совещаться Фиксировать и контролировать договоренности

1. КТО 2. ЧТО

3. ГДЕ 4. КОГДА

Инициатор Администратор Участники

Место Оборудование (доска,

проектор, маркер, Интернет) Бронирование переговорной Пропуска

Вопросы повестки Материалы к совещанию Что участники должны

сделать до совещания

День и время

20|33

21|33

Информационная система управления проектами помогает не забыть ответить на эти вопросы

22|33

Пример | PPM Plus

23|33

24|33

Пример | PPM Plus

Формулировка: однозначно интерпретируемая и одинаково понимаемая сторонами, согласованная

Ответственный: персона(!), а не компания

Срок: не более 1 – 2 недели (рекомендация)

Формулировка

Ответственный (?)

Срок (?)

Когда есть неопределенность, но вопрос важно не забыть и вернуться к

нему в ближайшей краткосрочной перспективе 25|33

РАБОТА С ОТКРЫТЫМИ ВОПРОСАМИ

26|33

Пример | PPM Plus

% выполненных поручений

% не выполненных поручений

Срок исполнения

1 – 2 недели 4-6 недель 2 – 3 недели

27|33

Дата назначения поручения

Дата выполнения поручения

Контрольная точка 1

Контрольная точка 2

Срок исполнения поручения

50 % времени, отведенного на исполнения поручения

За 2 дня до исполнения поручения

28|33

44%

40%

13% 2% 1%

1154

1045

352

65 23 выполнено с опозданием

выполнено в срок

отмененно

просрочено

в процессе выполнения

384

33

435

245

55 2

234

565

67

56

54 69

52 43

23

154

23 57

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Компания А Компания Д Компания С Компания Е Компания В Компания К

оформление

в процессе выполнения

просрочено

отмененно

выполнено в срок

выполнено с опозданием

29|33

КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЯ

30|33

Пример | PPM Plus

АНАЛИТИКА ПО ПОРУЧЕНИЯМ

31|33

Пример | PPM Plus

РЕЗЮМЕ

Организация и проведение совещаний | контроль поручений | ЭТО ТЕХНОЛОГИЯ |

Контроль результатов

Проведение Организация

Кто Инициатор Участники Модератор Что Вопросы повестки Материалы к совещанию Что участники должны

сделать до совещания Где Место, пропуска,

оборудование Когда Дата, время

Провести Модерировать

Принять решение Зафиксировать

Согласовать

ПРОТОКОЛ

Хорошая практика – согласование протокола до 12 часов с момента проведения совещания

Открытых вопросов – до 10 % от поручений по проекту

ПОВЕСТКА

Ведение реестра поручений | аналитики

Поручения с «коротким сроком исполнения»

Упреждающий контроль o «на пол пути» o за 2 дня до даты

выполнения

СТАТУС ОТЧЕТ

Использование специализированных информационных систем

РЕЗЮМЕ

УМЕНЬШЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО ФАКТОРА АВТОМАТИЗАЦИЯ ШАБЛОНОВ

СНЯТИЕ РУТИННЫХ ПРОЦЕДУР

Формирование повестки

Уведомление участников

Формирование протокола

Поддержка процесса согласования протокола

Фиксация / ведение реестров поручений и открытых вопросов

Увязка решений совещаний с календарными планами

Сбор отчетности

КОНТРОЛЬ | МОНИТОРИНГ

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Аналитические отчеты по исполнению поручений

Публичность, открытость информации

Выгрузка статус отчетов в один клик в формат Word, Excel, Power Point

Регламентация

<<< ИТ СИСТЕМА >>>

Проектные команды