١

ولز يـا دور دنيـا در هـشتاد .جي.تسلط بر زمان يكي از آرزوهاي ديرينه آدمي بوده است، ماشين زمان اثر اچ

روز اثر ژول ورن، حكايت از اين آرزو و ميل مفرط انسان براي تسلط بر اين عنصر مهم زندگي و آنچه نحـوه . موفق از نا موفق است، دارداستفاده از آن توسط افراد مختلف وجه تمايز

عمالً در زنـدگي خـود بـه جـاي فيزيـك نـسبيت از ددر محدوده كره زمين جايي كه به دليل راحتي كاربر و زمـان شي بگيريم يا الاقل تا كنون نتوانسته ايـم نمي توانيم از زمان پي ، فيزيك نيوتني استفاده مي كنيم

زماني را كه مي توانيم براي انجام كارهاي مفيد صرف .شودكش نمي آيد در زندگي ما وقت زيادي تلف مي .نموده و بازده زندگي خود را بيشتر كنيم

امـا ،برزمان يا مديريت زمان در نظر بعضي محال و غير عملـي جلـوه كنـد تسلط شايد انديشيدن به مفهوم همين تمايل هـر ، هستيم مشكالتي كه در حال حاضر با آنها دست به گريبان صادقانه بينديشيم كه عليرغم

همچنـين . يك از ما به انجام دادن كارها به روشي بهينه با مساله مديريت وقت و زمان ارتباط مستقيم دارد بعدي از ابعاد بهره وري زمان انجام كارها، استفاده صحيح از زمان و زندگي كردن با نگرش صرفه جويانه بـه

هميـشه بـراي انجـام يم كه اگر از وقت خود خوب استفاده كن شايد اين عبارت را شنيده باشيد . زمان است و اين ربطي به اين كه در كشور ما چقدر از وقت هـر يـك از مـا در . كارهاي خود وقت كافي خواهيم داشت

. ندارد،ترافيك يا پشت چراغ قرمز ها تلف مي شودابع خود به خصوص وقت و زمان چرا كه به هر حال در هر كجا كه باشيم مسئول استفاده صحيح از تمام من

.عمر خود هستيم براي در فرهنگ يوگا ميزان عمر را مرتبط با ميزان تپش قلب و تنفس موجود زنده مي دانند و متعقدند كه

و تـنفس ز تعداد معيني تپش قلب ارت است ا بهمه موجودات ثابت و مشخص بوده و برابر است و آن عمر ع بـار در 300ز موجودات مثل مرغ مگس خوار بـا ضـربان قلبـي در حـدود بعضي ا حاال. است هر موجود زنده

بار ضربان قلـب در همـان زمـان البتـه تحقيقـات 30 تا يك فيل با ،زمان كمتري زنده هستند دقيقه عمالً .پزشكي جديد نيز درستي و صحت اين نظريه را مورد تاييد قرار مي دهد

بهره وري هر يك از ما از عمر و وقتمـان ارتبـاط مـستقيمي بـا شايد ذكر اين نكته خالي از فايده نباشد كه و ايـن تـوجيهي اسـت بـراي بـاال بـودن ،هيجانات و تنشهاي عصبي دارد كه با آن دست به گريبان هستيم

زيادي براي ميزان سكته قلبي و مرگ و مير زودرس در ميان افرادي كه به دليل تخصص و مسئوليت ارزش . در رده هاي مديريتي از هر نوع علمي تا اقتصادي و بازرگاني انجام وظيفه مي كنند و عمدتاً،جامعه دارند

هر يك از مـا ،اگر مديريت را به مفهوم رهبري هدايت صحيح نيرو ها و مصرف به جاي منابع موجود بدانيم اول در درجـه ،بدون توجه به موقعيت زمان خواه كشاورز باشيم يا متخصص يا مدير يـك سـازمان تجـاري

.مدير وقت عمر و نيروي خود هستيم : تا كنون شكاياتي از اين قبيل داشته يا شنيده ايد كهحتماً

.بازهم ناچارم روز تعطيل خود را هم به كار اختصاص دهم • .براي آنكه يك كار معين را انجام دهد بايد چندين بار به او يادآوري كنم •

٢

كنم چرا از اول نمي گويد كه در چه موردي گزارش او از من خواست تا گزارشم را دوباره تنظيم • .مي خواهد

آيا در همين هفته گذشته تعابير و كلمات مشابهي را نشنيده ايد؟ چرا تمام اين گاليه ها شبيه بـه هـم بـه ند؟ و چــرا تــا ايــن حــد در ارائــه پاســخي صــحيح و كارگــشا فــرو مــي مــانيم ؟ بــه نظــر ســنظــر مــي ر

٣

اساساٌ به اين امر مربوط مي شود كه ما چگونه وقت و زمان خود را سازماندهي رسد كه تمام اين شكايات ميو ضعف سازماندهي عموميت دارد و دست آخر مي بينيم كـه ايـن كـار خيلـي سـاده ، و مديريت مي كنيم

. ميباشد آنهاشامل تعيين اهداف، تعيين اولويت ها، برنامه ريزي و از همه مهمتر انجام

يك منبع پايان پذيرزمان به عنوان

يا بـه عبـارت ديگـر وقـت ،در درجه اول بايد به خاطر بياوريم كه زمان يك منبع قابل توجه و حياتي است نيازهاي ما، نژاد، سطح اجتماعي، جنس و سن ما يا هر گونه وجه تمايز ديگرمـان هـر چـه باشـد . طالست

. و دستيابي به هر هدفي اسـت نده در رسيدن زمان يك عامل اساسي و مهم و محدود كن براي هر يك از ما سـاعت در هـر شـبانه روز 24در عين حـال بـيش از ! بخريد و يا اجاره دهيد ،نمي توانيد آن را كرايه كنيد

منحني افزايش زمان نسبت بـه روز ،هيم اقتصادي و هرگز نمي توانيم بر حسب مفا توانيد داشته باشيد نمي ما از زمان كامالٌ غير االستيك است بدون توجه به اينكه نياز شما تا چه حد ذخيره هر يك از . را رسم كنيد

. آن را طبق نياز روز افزونتان افزايش دهيـد ميتوانه نفوري و ضروري است نه مي توان آن را ذخيره كرد و .زمان تماماٌ و كامالٌ كااليي تجديد ناپذير است

يا هرجاي محفوظ ديگر ذخيره كرد يا به طرق مختلف مصرف گاو صندوق و بانك ،نمي توان آن را در فريزر بـه جـايي ناپـذير زمان جـا . با روند فرسايش خاك آهسته نمود آن را مشابه روش به كار رفته جهت مقابله

.است هيچ چيز ديگري جايگزين آن نمي شود تاريـك و در يك اتاق كامالً . ندهي نشده ايم از لحاظ بيولوژيك ما انسانها براي مديريت زمان به خوبي سازما

ــت ــان را از دس ــذر زم ــس گ ــه زودي ح ــويم ب ــي ش ــروم م ــود مح ــس خ ــنج ح ــه از پ ــسته ك در ب زمان را طوالني مي كنـد و هيجانهـا و ،مي دهيم بسيار جالب است كه احساس مالمت و كسالت يا بيكاري

. ضرب االجلها آن را كوتاه مي سازد

تغييرحالزمان و دنياي در

وظـايف اساسـي مـسئول تغيير مي يابد بنابراين در عين اين كار بايد بتوانيم به عنوان يك ر سريعاً زمينه كا وفـق داده و ، در حال تغيير اسـت وانيم خود را با دنيايي كه سريعاً بايد بت ،خود را در حال حاضر انجام دهيم

اي انجام تمام اين كارها بايد زمان و بر ،بايد مفاهيم جديدي را ياد گرفته و مفاهيم ديگري را فراموش كنيم .رآييمبتا بتوانيم از عهده دنياي جديد ،و وقت خود را خوب و دقيق سازماندهي و مديريت كنيم

مدير يك شعبه بانك به عنوان مثال، مسئول فروش انـواع خـدمات گونـاگون بـه مـشترياني بـسيار متنـوع ــوقي مــي باشــد ــسيار . حقيقــي و حق ــازاري ب ــت هــر روز در آن شــديدتر پيآن هــم در ب ــده كــه رقاب چي

چنـين وضـعيتي .مي شود و در عين حال بايد خود را با نوآوري هاي بسيار پيچيده تكنولوژي سازگار كنـد چنـين تغييـرات شـديدي رو بـا زمينه كاري هر يك از ما ،ص به اين شخص با اين شغل ندارد افقط اختص در عين حال در تحليل نهايي مسئله اين مسئوليت شخصي . يم شد يا در آينده با آن مواجه خواه ،به روست

تا از عهده چنين تغييراتي برآمده و ،هر يك از ماست كه خود را جهت استفاده صحيح از زمان متعهد كنيم .به موفقيتهاي مناسب دست يابيم

ك مـي كنـد كه به فهميدن چگـونگي اسـتفاده هـر يـك از مـا از زمـان كمـ موضوع چند اكنون به بررسي .مي پردازيم

و برنامه هااهداف

را براي زندگي خود تعيين كرده ايد؟آيا تا كنون به اين موضوع انديشيده ايد؟ بايد اهداف و برنامه هايي چه

براي يك بار هـم كـه شـده هـم ،ين نكرده ايد عاگر تاكنون اهدافتان را م . ددر اين مورد صريح برخورد كني و انگيزه تان در رسيدن بـه اهـداف ، چه مي خواهيد بله كشف مي كنيد كه دقيقاً . نيداكنون آنها را كشف ك

اهداف زندگي هر شـخص بـا برنامه و . و استفاده دقيقه به دقيقه شما از زمان معنا مي يابد ،تقويت مي شود با روشـي كـه پاسخ به سواالت زير كمك مي كند تا . ديدگاه ها مقاصد و اعتقادات وي ارتباط تنگاتنگ دارد

.طبق آن زمان و وقت خود را مورد استفاده قرار مي دهيد تمركز ياييددوست داريد سه سال آينده كجا باشيد؟ و آن موقع دوست داريد وضعيتتان با امروز چقدر متفاوت •

باشد؟ كه تا شش ماه بعد در اثر حادثه اي ناگهاني خواهيـد مـرد تـا آن موقـع ،اگر به يقين مي دانستيد •

:ونه زندگي مي كرديد؟ و اكنونچگ ده سال پيش كجا بوديد؟ • دوستان و معاشرين شما چه كساني بودند؟ • چـه پاسـخي تده سـال بعـد چـه وضـعي خواهيـد داشـ «:اگر كـسي آن موقـع از شـما پرسـيد •

»مي داديد؟ به نظر خودتان امروز را چگونه بايد بگذرانيد تا فردايي مناسب داشته باشيد؟ • سب را چگونه ارزيابي مي كنيد؟اآن فرداي من •

نيازمنـد بـه روزآوري اهـداف كـه مطمئنـاً ،كه هدف گذاري يك فعاليت هميشگي اسـت به خاطر بسپاريد ــه ها ــتو برنام ــر س ــنظم ه ــرور م ــذاري و م ــت گ ــت و اولوي ــه، ثب ــدت برنام ــاه م ــا كوت ــدت ي ــد م بلن

مـورد ) در صـورت نيـاز ( كرده و آنهـا را خود را مرور و برنامه هاي دست كم هر شش ماه اهداف . مي باشد متوجه شويد ديگـر اهـدافي را كـه ثبـت ،چرا كه با حركت در مسيري منظم ممكن است . اصالح قرار دهيد

.نموده بوديد آن ارزش اوليه را ندارد و نيازمند اصالح آن هستيداما در عين حـال هرگـز . يدنمايمي تا چه تناقضاتي را كشف ، زندگيتان نگاه كنيد كاري به فهرست اهداف

.ثبت اهداف و كوشش براي دست يافتن به آنها را فراموش نكرده و دست برنداريد : زير باشد موارد، فهرست اهداف بايد شامل به طور خالصه

هدف شغلي .1 هدف مالي .2 هدف سالمتي و تندرستي .3 هدف اجتماعي .4 هدف مذهبي .5

٤

هدف خانوادگي .6

.امل تر نماييدالبته خودتان مي توانيد فهرست را ك

حوزه هاي اساسي فعاليت

چگونگي حوزه هاي اساسي فعاليت خود را تعريف كنيد ؟ منظور از حوزه هاي اساسي موضوعاتي اسـت كـه بايـد بـدانيم در طـول روز ابتدا . در حين فعاليت شغلي با آنها برخورد كرده و بايد در آن زمينه ها كار كنيد

. اين موضـوع روشـن مـي شـود )1(جدول شماره هيد و چگونه؟ با استفاده از واقعاً چه كارهايي انجام مي د اي مشخص كردن حوزه ها را مي توانيد بر ، زمان در طول روز آگاهي داريد و گذر البته اگر واقعاً بر چگونگي

با پاسخ به پرسشهاي زير فراهم آوريد؟ هدف شركت يا سازمان چيست؟ • در چه زمينه اي فعاليت مي كنيد؟ • ؟بماند تا در عرصه فعاليت باقي دارد به چه چيزهايي نياز ،ركت يا سازمانش • چه چيزهايي نيازمنديم؟كوتاه مدت و بلند مدت به براي اجراي دو برنامه • به چه اهدافي دست مي يابيم؟هر برنامهدر پايان • روي چه قسمت هايي مستقيماً نظارت دارم؟ • اهداف قسمت من چيست؟ • چيست؟اهداف كاري خودم • ابيم؟مت دست يچه كارهايي را بايد با مشاركت همكاران انجام دهم تا به اهداف قس • چه كساني در اين اختيارات يا در نحوه اعمال آنها داراي نقش و اثر هستند؟ • از من چيست؟شركت انتظارات • خود را افزايش دهم؟چگونه مي توانم عملكرد •

:اطالعاتي مثل. صي هم مي تواند مؤثر باشندعالوه بر اين پرسش ها اطالعات قبلي و شخ اما متوجه باشيد كه اين شرح وظايف ممكن است قـديمي يـا ايـستا بـوده و ، شرح وظايف شغلي •

.به اولويت هاي حال حاضر به شما بگويدنتواند چيز زيادي راجع .نقاط قوت و ضعف شما را در رسيدن به اهداف نشان مي دهند كار، ارزشيابي و نتايج •با توجه بـه . تا نحوه استفاده از زمان خود را بهينه سازي كنيد ،به شما ياري خواهند داد كسانيكه •

.نحوه تفكر و شخصيت شما و بررسي هاي آنها در اين مورداهداف شركت يا سازمان با استفاده از مقاالت مجالت و نشريات داخلي و اعالميه هاي سـازمان بـر •

.مي آيد زمينـه اشخاصي كه شما، حاوي اطالعات عملي و مفيد در مورد شركتها و مجالت تخصصي حرفه •

.كاري مشابه دارند

٥

بــه چــه اهــدافي ،نقــشه هــاي زنــدگي و اهــداف شخــصي خودتــان، شــما در واقــع طــي زنــدگي • مي خواهيد برسيد؟

شغلي مي مديريت يا معاونت يك بانك را در نظر بگيريد حوزه هاي اساسي فعاليت چنين :به عنوان مثال :تواند چنين باشد

واگذاري انتظارات و اختيارات/ انگيزش/ آموزش و توسعه/ كارآيي/ روابط با كارمندان • كارهاي احتمالي/ كارهاي روتين/ تنظارت بر اعتبارا/ بودجه بندي / اجراي نقشه ها / افزايش سود • )خرد و كالن و نگهداري و توسعه(محاسبات / ارباب رجوع، مشتريان • افقهاي جديد/ مشتريان تازه/ ينه هاي كاري تجاري جديدزم • )رقبا، مشتريان بالقوه(ي لاطالعات بازار مح • در زمينه نگهداري و تعميرات، نگهداري ابنيه، ابزار، فنون تجارت، امنيت فرضيه هاي جديد • )ساير رؤسا و شعبات( ارتباطات / همگرايي و هم محوري درون سازمان •

به اطالعاتسر رسيدها و نياز

به غير از سيستم . شما به سيستم و روشي براي حفظ اطالعات مهم و نيز دسترسي سريع به آن نياز داريد بـه تركيبـي از دفتـر . هاي بايگاني مختلف كه براي حفظ اطالعات ايستا به خـوبي طبقـه بنـدي شـده انـد

اكثـر . حـي شـده نيازمنديـد سـازمان دهنـده كـه براسـاس اصـول مـديريت زمـان طرا / سررسيد/ يادداشتسررسيدها كه در ابتداي سال جديد خريداري مي شوند براي هر كاري به غير از ثبـت قـرار مالقـات نارسـا

.هستند از خود بپرسيد به چه اطالعاتي هميشه نيازمندم؟

:اين اطالعات را مي توانند قرار مالقات ها، مهلت هاي زماني • .دست يافتاهداف، كه بايد در آينده به آنها • .ايده ها و نقشه هاي جديد • .حوزه هاي اساسي فعاليت كه بايد در معرض ديد و در ذهن قرار بگيرند • تاريخ تولدها، امتحانات و كارهاي تفريحي • و جداول زماني نقشه كشورها • .كتابهايي كه بايد خوانده شوند و فيلم هايي كه بايد ديده شوند و مكانهايي كه بايد بازديد شوند • يمت ها، بودجه و مسايل تجاريق • د، نواگذار كرده اشما كارهايي كه مسئوليت آن را به مرور روزانه •

انتخاب يك سررسيد

:هنگام انتخاب سررسيد از خود سوال كنيد

٦

ي من مناسب است؟ اندازه ها از جداول بزرگ ديواري تا سررسيدهاي روميزي بـا اچه اندازه اي بر .1از استفاده همزمان از دو يا چند سررسيد با در عين حال . بي متغيرند تا سررسيدهاي جيA4قطع

طراحي سررسيد ها ممكن است حاوي يك روز يا هفت روز در صحنه باشند يـا .باشيدهم بر حذر

استفاده از سررسيدهاي كالسوري كه مخصوص مديران طراحي شده اند به شما . ك ماه در صحنهي . نيد كه براي شما كار كندكمك مي كند سيستمي را ايجاد ك

٧

سررسيد من حـاوي چـه اطالعـاتي بايـد باشـد؟ سررسـيدهاي سـنتي معمـوالً حـاوي اطالعـات .2سررسـيدهايي كـه براسـاس اصـول ! شايد هم نـه . استانداردي هستند كه ممكن است مفيد باشند

وانيـد از گنجي از اطالعات را به شما عرضه مي دارند و شما مـي ت . مديريت زمان طراحي شده اند در اين مرحلـه بايـد توقـف كـرده و سيـستم مـورد .آنها آنچه را كه به دردتان مي خورد برگزينيد

ظر گذرانده و قضاوت كنيد كه آيا كافي و جامع بوده است؟ناستفاده خود را از اولويت گذاري

بـسياري بهتـرين كـار براي . رسيدي فهرست فعاليت هاي روزانه خود را تهيه كنيدسرهريا با هر سيستم و

. خواه بالفاصله بعد از تمام شدن ساعت كار يا قبـل از رسـيدن فـردا .اين است كه تهيه فهرست روزانه باشد رسيدن به محل كـار يـا دو دقيقـه ديرتـر اگر بخواهيد مي توانيد فضاي ذهني مورد نياز را با ده دقيقه زود

.خارج شدن ايجاد كنيد. شتري حس مي كنيد مي توانيد فهرست را هفتگي يا حتي ماهانه تهيه كنيـد اگر بر مسير زندگي تسلط بي

آنچه ممكـن . نقش و سمت خود در محل كارتان تهيه كنيد اما به هر حال فهرست خود را هميشه براساس است كسالت آور يا تهديد كننده به نظر برسد اين است كه فهرست شما حاوي فعاليتهايي است كه بيش از

.اما عقب نشيني نكنيد در اين مرحله به اولويت گذاري نياز داريد. را مي طلبدزمان شما كارهـاي نـه چنـدان C درجه دوم B براي كارهاي با بيشترين اولويت A: سيستم زير مورد توجه قرار دهيد

اغلب كم اهميت است و آسان ولي C! پيچيده و مشكل است و نيز مهم ترين كار،معموالً سخت تر A. مهم نگاه Aبه . Zيا C شروع كنيد نه با Aبا : اما توجه كنيد .وقتي از فهرست خط مي خورد تاثير گذار است

ــد ــذاري كنيـــــ ــت گـــــ ــاره اولويـــــ ــد دوبـــــ ــت بخواهيـــــ ــن اســـــ ــد ممكـــــ كنيـــــ(A1,A2,…) از حاال شما بايد انجام اهداف و مربوط كـردن . بعد شروع كنيد تا به ارتباط بين كارها برسيد و

شـما روي روشـهاي نمايد اما نيمكره هاي راست و چـپ مغـز اين كار قدري آشفته مي . وع كنيد آنها را شر شـروع كنيـد و MSC موثر واقع نشد بـا روش ABCاگر روش . سريع و مؤثر انجام كارها كار خواهد كرد

)2طبق جدول شماره ( .نماييداولويت گذاري M :كارهايي كه بايد حتماً انجام شوند. S :ست انجام شونديي كه مي باكارهاي. C :انجام شوند) اگر وقت باشد(كارهايي كه مي توانند .

.توصيه مي شود از تغييرات و جابجايي مداوم اولويت ها پرهيز كنيد

موفق باشيد

٨