Embed Size (px)
Citation preview
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ
Σημειώσεις για το μάθημα: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ι
Εισηγητής: Δρ. Δ. Δρανίδης
ΤΜΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ
ΣΤΕΦ
ΤΕΙ ΘΕΣ/ΝΙΚΗΣ
Οι σημειώσεις αυτές γράφτηκαν αρχικά από τον Δρ. Ε. Κεχρή και στη συνέχεια προστέθηκε υλικό από τον Δρ. Δ. Δρανίδη (εισηγητή του μαθήματος)
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1 Εισαγωγή ....................................................................................................................................... 1
2 Στοιχεία Θεωρίας Συστημάτων ................................................................................................... 2
2.1 Βασικές έννοιες ...................................................................................................................... 2
2.2 Τύποι συστημάτων.................................................................................................................. 4
2.3 Κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων ....................................................................................... 4
3 Η Έννοια της Οργάνωσης ............................................................................................................ 6
3.1 Επίπεδα διοίκησης .................................................................................................................. 7
3.2 Τί είναι πρόβλημα ................................................................................................................... 7
3.3 Πρότυπα.................................................................................................................................. 8
3.4 Στάδια στή λήψη αποφάσεων ................................................................................................. 9
3.5 Τύποι αποφάσεων ................................................................................................................. 10
4 Οργανισμοί - Διάφορες Προσεγγίσεις........................................................................................ 15
4.1 Η μηχανιστική προσέγγιση ................................................................................................... 15
4.2 Ιστορική αναδρομή ............................................................................................................... 17
4.3 Κλασσική θεωρία διοίκησης................................................................................................. 18
4.4 Επιστημονική Διοίκηση ........................................................................................................ 20
4.5 Πλεονεκτήματα και αδυναμίες της μηχανιστικής προσέγγισης............................................ 21
4.6 Η οργανική προσέγγιση ........................................................................................................ 22
4.7 Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της οργανικής προσέγγισης ......................................... 24
4.8 Πληροφορική και τμηματοποίηση ........................................................................................ 25
4.9 Τάση αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών διαδικασιών ......................................................... 27
4.10 Αναδιοργάνωση επιχειρηματικών διαδικασιών ................................................................... 28
5 Πληροφοριακά Συστήματα Επιχειρήσεων................................................................................ 32
5.1 Η σημασία των δεδομένων και της πληροφορίας ................................................................. 33
5.2 Πόροι Π.Σ. ............................................................................................................................ 35
6 Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων ........................................................................................ 37
6.1 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με το υποσύστημα που υποστηρίζουν ................................................. 37
6.2 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν .................. 38
6.3 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με το είδος της υποστήριξης που παρέχουν......................................... 39
6.4 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους ................................................................... 40
6.5 Ιστορική εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων ............................................................ 40
7 Λογισμικό για την Ανάπτυξη Πληροφοριακών Συστημάτων ................................................. 42
7.1 Γλώσσες Προγραμματισμού ................................................................................................. 42
7.2 Γεννήτριες............................................................................................................................. 44
7.3 Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων ........................................................................... 46
8 Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών .................................................................................... 48
8.1 Επεξεργασία δέσμης και επεξεργασία πραγματικού χρόνου ................................................ 49
8.2 Χαρακτηριστικά των Συστημάτων Υποστήριξης Συναλλαγών ............................................ 50
8.3 Παραδείγματα συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών ...................................................... 50
8.4 Ανάπτυξη συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών ............................................................. 52
8.4.1 Αρχιτεκτονική Επεξεργασίας Συναλλαγών .................................................................... 55
8.4.2 Ροή συναλλαγής.............................................................................................................. 57
9 Συστήματα Αυτοματοποίησης Γραφείου .................................................................................. 59
9.1 Εισαγωγή .............................................................................................................................. 59
9.2 Τύποι Συστημάτων Αυτοματοποίησης Γραφείου ................................................................. 60
9.3 Συστήματα Ηλεκτρονικών Εκδόσεων και Επεξεργασίας ..................................................... 61
9.4 Συστήματα Ηλεκτρονικών Συναντήσεων ............................................................................. 62
10 Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων....................................................................................... 64
10.1 Στάδια χρήσης ενός ΣΥΑ...................................................................................................... 67
10.2 Αρχιτεκτονική συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων......................................................... 67
10.2.1 Υποσύστημα διαχείρισης δεδομένων.............................................................................. 68
10.3 Υποσύστημα διαχείρισης προτύπων ..................................................................................... 70
10.4 Υποσύστημα διαχείρισης διαλόγων...................................................................................... 71
10.5 Έξυπνα ΣΥΑ......................................................................................................................... 71
10.6 Ανάπτυξη συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων ................................................................ 72
10.7 Ταξινόμηση Σ.Υ.Α................................................................................................................ 73
10.8 Εργαλεία Σ.Υ.Α. ................................................................................................................... 73
10.9 Τρόποι επικοινωνίας ............................................................................................................. 74
10.10 Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων ............................................................................. 75
10.11 Ηλεκτρονικά φύλλα επεξεργασίας........................................................................................ 75
10.12 Προγράμματα ποσοτικών προτύπων .................................................................................... 76
10.13 Συστήματα διαχείρισης προτύπων ........................................................................................ 76
10.14 Ολοκληρωμένα συστήματα για προσωπικούς Η/Υ .............................................................. 77
10.15 Ομαδικά συστήματα υποστήριξης αποφάσεων .................................................................... 77
10.15.1 Χαρακτηριστικά των Ο.Σ.Υ.Α........................................................................................ 77
11 Τεχνητή Νοημοσύνη και Έμπειρα Συστήματα......................................................................... 81
11.1 Ορισμοί τεχνητής νοημοσύνης ............................................................................................. 81
11.2 Προβλήματα τεχνητής νοημοσύνης...................................................................................... 83
11.3 Κριτήρια επιτυχίας τεχνητής νοημοσύνης ............................................................................ 85
11.4 Χαρακτηριστικά τεχνικών ΤΝ .............................................................................................. 86
11.5 Ο τομέας της τεχνητής νοημοσύνης ..................................................................................... 87
11.6 Έμπειρα συστήματα.............................................................................................................. 88
11.6.1 Λειτουργικά στοιχεία ...................................................................................................... 88
11.6.2 Δομικά στοιχεία .............................................................................................................. 89
11.7 Πώς σκέφτονται οι άνθρωποι ............................................................................................... 91
11.8 Πώς "σκέφτονται" οι υπολογιστές ........................................................................................ 92
11.9 Αρχιτεκτονική έμπειρου συστήματος ................................................................................... 92
11.10 Ταξινόμηση έμπειρων συστημάτων...................................................................................... 94
11.11 Μηχανική Γνώσης ................................................................................................................ 95
11.12 Εργαλεία ανάπτυξης έμπειρων συστημάτων ........................................................................ 95
11.13 Πλεονεκτήματα 'Εμπειρων Συστημάτων .............................................................................. 96
11.14 Μειονεκτήματα 'Εμπειρων Συστημάτων .............................................................................. 97
12 Στρατηγικός Προγραμματισμός Τεχνολογίας Πληροφοριών.................................................. 99
12.1 Επιχειρησιακό σχέδιο ......................................................................................................... 100
12.2 Στάδια σχεδίου τεχνολογίας πληροφορικής........................................................................ 101
12.3 Σχεδιασμός Στρατηγικής της Πληροφορίας ....................................................................... 101
12.4 Ανάλυση των Επιχειρηματιών Τομέων .............................................................................. 103
12.5 Προγραμματισμός των Έργων ............................................................................................ 103
12.6 Κατανομή των Διαθέσιμων Πόρων .................................................................................... 104
12.7 Αντιλήψεις σχετικά με την τεχνολογία των πληροφοριών ................................................. 105
13 Μηχανική Λογισμικού .............................................................................................................. 106
13.1 Κρίση λογισμικού ............................................................................................................... 106
13.2 Κύκλος ζωής ανάπτυξης λογισμικού .................................................................................. 108
13.3 Προσδιορισμός του προβλήματος ή της ευκαιρίας............................................................. 108
13.4 Αρχική διερεύνηση ............................................................................................................. 109
13.5 Μελέτη σκοπιμότητας ........................................................................................................ 110
13.6 Διαχείριση έργου ................................................................................................................ 110
13.6.1 Διαγράμματα Gantt ....................................................................................................... 112
13.6.2 Διαγράμματα PERT ...................................................................................................... 112
13.7 Προσδιορισμός Απαιτήσεων .............................................................................................. 115
13.7.1 Χρήση πρωτότυπων για τον προσδιορισμό απαιτήσεων .............................................. 116
13.8 Ανάλυση του Υπάρχοντος Συστήματος.............................................................................. 117
13.9 Δομημένη Ανάλυση ............................................................................................................ 117
13.9.1 Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ) .......................................................................... 118
13.9.2 Πίνακες και Δένδρα αποφάσεων .................................................................................. 121
13.9.3 Διαγράμματα Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΔΟΣ)............................................................. 122
13.9.4 Ανάπτυξη ΔΟΣ ............................................................................................................. 124
13.9.5 Λεξικό δεδομένων (ΛΔ) ............................................................................................... 126
13.10 Δομημένος σχεδιασμός ....................................................................................................... 126
13.11 Ανάπτυξη και τεκμηρίωση λογισμικού............................................................................... 130
13.12 Έλεγχος του συστήματος .................................................................................................... 130
13.13 Πρότυπα διεργασιών κύκλου ανάπτυξης λογισμικού ......................................................... 131
13.13.1 Πρότυπο καταρράκτη ................................................................................................... 131
13.13.2 Πρότυπο ταχείας ανάπτυξης ......................................................................................... 132
13.13.3 Πρότυπο σταδιακής ανάπτυξης .................................................................................... 132
Πρότυπο σπιράλ .......................................................................................................................... 133
14 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α....................................................................................................................... 136
15 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β....................................................................................................................... 137
16 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ ....................................................................................................................... 139
17 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ ....................................................................................................................... 142
18 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε....................................................................................................................... 144
19 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ζ....................................................................................................................... 146
20 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Η ...................................................................................................................... 150
21 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θ ...................................................................................................................... 151
1
1 Εισαγωγή
Παραδοσιακά, οι συντελεστές παραγωγής περιελάμβαναν το κεφάλαιο, το ανθρώπινο
δυναμικό, την γη. Πρόσφατα, στους συντελεστές παραγωγής έχει προστεθεί και η
πληροφορία. Xωρίς έγκαιρη και έγκυρη πληροφορία πολλές επιχειρήσεις δεν θα
μπορούσαν να λειτουργήσουν.
Τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα που βασίζονται στον ηλεκτρονικό
υπολογιστή (Η/Υ) συλλέγουν, αποθηκεύουν, αναλύουν και διαχέουν δεδομένα και
πληροφορίες. Με τον τρόπο αυτό υποστηρίζουν τις λειτουργίες μίας επιχείρησης και
παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται στην διοίκησή της για
αποτελεσματικότερες αποφάσεις. Τα πληροφοριακά συστήματα εκτός από τους
υπολογιστές περιλαμβάνουν τους ανθρώπους που συλλέγουν και χρησιμοποιούν τις
πληροφορίες, τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή, την
οργάνωση και την χρήση των πληροφοριών, τα μέσα στα οποία καταχωρούνται οι
πληροφορίες, κλπ.
Η εισαγωγή των πληροφοριακών συστημάτων σε μία επιχείρηση έχει πολλαπλές
επιδράσεις στην επιχείρηση, στους εργαζομένους και στην κοινωνία. Είναι λοιπόν
σαφές ότι η μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων απαιτεί μία δι-επιστημονική
προσέγγιση. Οι επιστημονικοί τομείς που παίζουν σημαντικό ρόλο στην μελέτη των
πληροφοριακών συστημάτων είναι η πληροφορική, η κοινωνιολογία, η θεωρία
οργάνωσης και συμπεριφοράς, οι πολιτικές επιστήμες, η ψυχολογία, η επιχειρησιακή
έρευνα και η γλωσσολογία.
2
2 Στοιχεία Θεωρίας
Συστημάτων
Στη δεκαετία του 40 ερευνητές από όλους τους επιστημονικούς τομείς (τη βιολογία,
τα μαθηματικά, την φιλοσοφία) άρχισαν να αναγνωρίζουν ότι κάθε αντικείμενο
(οντότητα) μπορεί να θεωρηθεί ως μέρος ενός μεγαλύτερου όλου. Το γεγονός αυτό
δεν μειώνει την σημασία της ατομικότητας μίας οντότητας, αλλά μετατοπίζει το
ενδιαφέρον από το μέρος στο όλο. Η προσέγγιση αυτή θεμελίωσε ένα νέο τρόπο
σκέψης που ονομάστηκε θεωρία συστημάτων. Ο τρόπος αυτός σκέψης έχει άμεση
επίδραση στην αντίληψη που έχουμε για τον κόσμο. Νέοι κλάδοι των επιστημών
αναπτύχθηκαν βασισμένοι στη θεωρία συστημάτων: οι Επιχειρησιακές 'Έρευνες, η
Διοίκηση Επιχειρήσεων και η Ανάλυση Συστημάτων είναι ορισμένοι από αυτούς. Το
κεφάλαιο αυτό αναπτύσσει ορισμένες έννοιες της θεωρίας των συστημάτων.
2.1 Βασικές έννοιες
Σύστημα (system) είναι ένα σύνολο από οντότητες (λ.χ. άνθρωποι, μηχανές,
διαδικασίες κλπ) που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός στόχου. Ο στόχος αυτός
είναι ο λόγος ύπαρξης του συστήματος. Κάθε σύστημα έχει εισόδους, εξόδους και
επεξεργασίες και περιβάλλεται από ένα περιβάλλον από το οποίο διαχωρίζεται από
ένα όριο. Συνήθως υπάρχει κάποιος ο οποίος είναι υπεύθυνος για την λήψη
αποφάσεων σχετικών με το σύστημα.
3
Είσοδος, ή εισροές (input) είναι τα στοιχεία εκείνα τα οποία εισέρχονται στο
σύστημα. Επεξεργασίες (process) είναι τα απαραίτητα στοιχεία για τον
μετασχηματισμό των εισόδων σε εξόδους. Έξοδος, ή εκροές (output) είναι τα
προϊόντα που παράγει το σύστημα. Τα στοιχεία ενός συστήματος διαχωρίζονται από
το Περιβάλλον (environment) που αποτελείται από οντότητες που δεν ανήκουν στο
σύστημα (δηλ. δεν είναι είσοδοι, έξοδοι ή επεξεργασίες του) αλλά παίζουν σημαντικό
ρόλο στην απόδοση του συστήματος. Σύμφωνα με τον Churchman ένας τρόπος
προσδιορισμού των οντοτήτων του περιβάλλοντος είναι απαντώντας για κάθε
οντότητα στα παρακάτω ερωτήματα:
• Είναι η οντότητα σημαντική για την επίτευξη των στόχων του συστήματος;
• Είναι δυνατόν ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων να διαχειριστεί την οντότητα
αυτή;
Αν και μόνον αν η απάντηση στην πρώτη ερώτηση είναι ΝΑΙ και η απάντηση στην
δεύτερη ερώτηση είναι ΟΧΙ, η οντότητα αυτή ανήκει στο περιβάλλον. Το περιβάλλον
περιλαμβάνει κοινωνικά, τεχνολογικά, νομικά, φυσικά, οικονομικά και άλλα στοιχεία.
Η ανάδραση ή επαναπληροφόρηση (feedback) είναι πληροφορία που αφορά την
απόδοση του συστήματος. Η συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση της
ανάδρασης για να προσδιοριστεί εάν το σύστημα βαίνει προς ολοκλήρωση των
στόχων του αποτελεί μέρος του ελέγχου (control). Όταν διαπιστώνεται ότι το
σύστημα δεν ικανοποιεί επαρκώς τους στόχους πρέπει να βρεθεί τρόπος ώστε να
επηρεαστεί η συμπεριφορά του συστήματος. Αυτό επιτυγχάνεται με την τροποποίηση
των εισόδων ή/και των διαδικασιών του συστήματος.
Είσοδοι
Επεξεργασίες
Εξοδοι
Έλεγχος ανάδραση (επαναπληροφόρηση)
Εικόνα 2.1. Τα στοιχεία που απαρτίζουν ένα σύστημα
4
Όταν ένα σύστημα είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος λέγεται υποσύστημα
ενώ το μεγαλύτερο σύστημα μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι το περιβάλλον του.
2.2 Τύποι συστημάτων
Ανοικτό (open system) λέγεται το σύστημα το οποίο αλληλεπιδρά με το περιβάλλον
του δεχόμενο εισόδους από αυτό και αποδίδοντας σε αυτό τις παραγόμενες εξόδους,
ενώ κλειστό (closed system) λέγεται το σύστημα το οποίο δεν έχει καμία
αλληλεπίδραση με το περιβάλλον του. Στον πραγματικό κόσμο βέβαια δεν υπάρχει
κλειστό σύστημα. Η έννοια του κλειστού συστήματος είναι μία επινόηση για την
διευκόλυνση της μελέτης των συστημάτων.
Τα συστήματα τα οποία έχουν την δυνατότητα να αλλάζουν ώστε να επιβιώσουν
ονομάζονται προσαρμόσιμα. Για παράδειγμα το ανθρώπινο σώμα αυτόματα ρυθμίζει
πολλές από τις λειτουργίες του (θερμοκρασία, καρδιακός παλμός, αναπνοή).
2.3 Κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων
Τα συστήματα αξιολογούνται βάσει δύο κριτηρίων: της παραγωγικότητας και της
αποτελεσματικότητας. Η παραγωγικότητα ή αποδοτικότητα (efficiency) είναι οι
είσοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη των στόχων (εξόδων).
Αποτελεσματικότητα (effectiveness) από την άλλη μεριά, είναι ο βαθμός επίτευξης
των σωστών στόχων. Ο Drucker ξεχωρίζει τις δύο αυτές έννοιες ως εξής:
• Αποδοτικότητα = Κάνω σωστά αυτό που κάνω
• Αποτελεσματικότητα = Αυτό που κάνω είναι σωστό
Η Γενική Θεωρία Συστημάτων είναι ένα επιστημονικό πεδίο που ασχολείται με την
ανάλυση, τον σχεδιασμό και την βελτίωση των συστημάτων και συνδυάζει πολλούς
άλλους τομείς επιστημών σε μία καθολική μελέτη των συστημάτων.
Θα πρέπει να τονιστεί ότι κάθε σύστημα είναι ένα εννοιολογικό πλαίσιο που ορίζεται
από έναν άνθρωπο (παρατηρητή) - δεν υπάρχει από μόνο του. Ο παρατηρητής θεωρεί
κάτι ως σύστημα για κάποιο λόγο και ο λόγος αυτός καθορίζει τον ορισμο του
5
συστήματος. Επιπλέον, δύο παρατηρητές που μελετούν μία κατάσταση για τον ίδιο
λόγο, μπορεί να ορίσουν το ίδιο σύστημα διαφορετικά. Αυτό γίνεται γιατί κάθε
άτομο επηρεάζεται από τις γνώσεις του, την κοσμοθεωρία του, τις προτιμήσεις του
κλπ. Αλλά, θα πρέπει να τονιστεί ότι εφόσον κάθε ορισμός είναι λογικά συνεπής
(δηλ. δεν περιέχει εσωτερικές αντιφάσεις) δεν υπάρχει "σωστός" και "λάθος" ορισμός
ενός συστήματος.
6
3 Η Έννοια της Οργάνωσης
Οργάνωση είναι ένα σύνολο συντονισμένων δραστηριοτήτων από ένα σύνολο
ανθρώπων που χρησιμοποιούν συγκεκριμένους πόρους για την επίτευξη ενός στόχου.
Ο ορισμός αυτός έχει διάφορες πλευρές:
• Οι δραστηριότητες του συνόλου των ανθρώπων είναι συντονισμένες, και άρα ο
προς επίτευξη στόχος είναι κοινός.
• Κάθε οργάνωση έχει τους δικούς του στόχους (π.χ. αύξηση κερδών, παροχή
καλών συνθηκών εργασίας, υπεύθυνη στάση στα κοινωνικά θέματα).
Οι οργανώσεις απαρτίζονται από μικρότερες μονάδες (διευθύνσεις, τμήματα, κλπ)
που είναι εξειδικευμένες σε συγκεκριμένες λειτουργίες. Τυπικές λειτουργίες μίας
οργάνωσης είναι η παραγωγή, η προώθηση πωλήσεων κλπ. Παρόλο το γεγονός ότι η
οργάνωση αποτελείται από μικρότερες μονάδες, είναι σημαντικό ότι αποτελεί μία
αυτοτελή αυθύπαρκτη οντότητα. Επιπλέον κάθε μία από τις μικρότερες μονάδες που
απαρτίζουν την οργάνωση έχει τα χαρακτηριστικά του συστήματος. Αν θεωρήσουμε
το τμήμα παραγωγής, για παράδειγμα, διαπιστώνουμε ότι:
• Ο στόχος τους συστήματος αυτού είναι η παραγωγή αγαθών για ικανοποίηση
της ζήτησης.
• Για την επίτευξη του στόχου αυτού, το σύστημα αλληλεπιδρά με το περιβάλλον
λ.χ. για την εξεύρεση πρώτων υλών, εργατών, και τεχνογνωσίας.
7
• Το σύστημα παραγωγής παράγει τελικά προϊόντα, ελαττωματικά προϊόντα, κλπ.
Υπάρχει συνεχής παρακολούθηση του συστήματος ώστε να διαπιστωθεί ότι
επιτυγχάνονται οι στόχοι της παραγωγής (ποσότητα, ποιότητα, κόστος, κλπ).
3.1 Επίπεδα διοίκησης
Το σύνολο των ανθρώπων που ανήκουν σε μία οργάνωση είναι οργανωμένο σε
επίπεδα διοίκησης. Μπορεί να θεωρηθεί ότι σε μία επιχείρηση υπάρχουν τρία
επίπεδα διοίκησης κάθε ένα από τα οποία λαμβάνει αποφάσεις συγκεκριμένου τύπου:
• το λειτουργικό (operational) επίπεδο αποτελείται από το προσωπικό που είναι
υπεύθυνο για τις βραχυπρόθεσμες αποφάσεις
• το τακτικό (tactical) επίπεδο αποτελείται από το προσωπικό που είναι υπεύθυνο
για μεσοπρόθεσμες αποφάσεις
• το στρατηγικό (strategic) επίπεδο αποτελείται από το προσωπικό που είναι
υπεύθυνο για τις μακροπρόθεσμες αποφάσεις.
3.2 Τί είναι πρόβλημα
Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από την διοίκηση μίας επιχείρησης επιχειρούν να
δώσουν λύσεις σε προβλήματα που εντοπίζει η επιχείρησης.
Στρατηγικό
Τακτικό
Λειτουργικό
Εικόνα 3.1. Τα επίπεδα διοίκησης μίας οργάνωσης
8
Σύμφωνα με την θεωρία της διοίκησης των επιχειρήσεων, ένα πρόβλημα υπάρχει
όταν συντρέχουν οι παρακάτω συνθήκες:
• ένα άτομο ή μία ομάδα ατόμων θεωρεί την παρούσα κατάσταση μη
ικανοποιητική
• υπάρχουν δύο ή περισσότεροι εναλλακτικοί τρόποι δράσεις
• υπάρχει κάποια αμφιβολία για το ποια δράση θα επιφέρει τα καλύτερα
αποτελέσματα
• υπάρχει ένα περιβάλλον το οποίο είναι σχετικό με το πρόβλημα
Για πολλά χρόνια, η λήψη αποφάσεων θεωρείτο τέχνη - ένα ταλέντο που το
αποκτούσε κανείς με την εμπειρία (μάθηση μέσα από λάθη). Η διοίκηση θεωρείτο
τέχνη γιατί η λήψη αποφάσεων βασιζόταν στο προσωπικό ύφος του κάθε διοικητικού,
στην κρίση του, την διαίσθησή του, την εμπειρία του, κλπ. Αυτή η νοοτροπία αλλάζει
εν μέρει εξαιτίας του πολύπλοκου περιβάλλοντος μέσα στο οποίο δρουν οι
επιχειρήσεις. Η λήψη αποφάσεων σήμερα είναι δυσκολότερη για δύο κυρίως λόγους:
1. υπάρχουν περισσότερες εναλλακτικές - γεγονός που δυσκολεύει την επιλογή
μίας από αυτές και
2. το κόστος ενδεχόμενης λανθασμένης απόφασης είναι πολύ μεγάλο -γι' αυτό και
η μέθοδος της μάθησης μέσα από τα λάθη κρίνεται ασύμφορη.
Για τον λόγο αυτό αναπτύχθηκαν ποσοτικές τεχνικές και άλλα εργαλεία που βοηθούν
στην διαδικασία λήψης αποφάσεων.
3.3 Πρότυπα
Ο ρόλος που παίζουν τα πρότυπα (models) στις μεθόδους αυτές είναι κυρίαρχος.
Πρότυπα είναι απλοποιημένες παραστάσεις της πραγματικότητας Τα πρότυπα
κατατάσσονται σε τέσσερις κατηγορίες:
• τα πρότυπα υπό κλίμακα (μακέτες) - είναι φυσικά αντίγραφα του πραγματικού
συστήματος σε μικρές διαστάσεις
9
• τα αναλογικά πρότυπα - δεν μοιάζουν με το πραγματικό σύστημα στην μορφή
αλλά στην λειτουργία. Συνήθως είναι γραφικά ή διαγραμματικά (π.χ.
οργανόγραμμα, χάρτες, κλπ)
• τα ποσοτικά (μαθηματικά) πρότυπα - είναι αφαιρετικά μοντέλα που
χρησιμοποιούν συνήθως τα μαθηματικά για την περιγραφή των βασικών
στοιχείων του συστήματος και τις σχέσεις που υπάρχουν ανάμεσα στα στοιχεία
3.4 Στάδια στη λήψη αποφάσεων
Σύμφωνα με τον Simon, η διαδικασία λήψης αποφάσεων μπορεί να χωριστεί σε
στάδια:
• νοημοσύνη (intelligence) - προσδιορίζεται η ύπαρξη του προβλήματος και
συλλέγονται δεδομένα σχετικά με το πρόβλημα
• σχεδιασμός (design) - αναπτύσσονται εναλλακτικοί τρόποι δράσης
• επιλογή (choice) - επιλέγεται ένας από τους τρόπους δράσης που
προσδιορίστηκαν προηγουμένως
• εφαρμογή (implementation) - υλοποίηση της δράσης που επιλέχθηκε
Τα παραπάνω στάδια χρησιμοποιούνται και στα δυο παραδείγματα του επόμενου
πίνακα. Η πρώτη στήλη του πίνακα αναφέρεται σε μια απόφαση ιατρού και η άλλη
σε μια απόφαση επιχείρησης.
ΤΥΠΟΣ Ιατρικό Πρόβλημα Επιχειρησιακό πρόβλημα
Παράδειγμα Άρρωστος ασθενής Νέο προϊόν
Νοημοσύνη Σε ποιο σημείο του σώματος υπάρχει πόνος;
Υπάρχει πυρετός;
Υπάρχει κάποιο πρόβλημα στο αίμα;
Πόσο καιρό είναι άρρωστος ο ασθενής;
Τι προσφέρει το νέο προϊόν;
Πόσο στοιχίζει;
Ποιο είναι το αγοραστικό κοινό;
Ποιος είναι ο ανταγωνισμός;
10
Σχεδιασμός Σκωληκοειδίτιδα;
Ηπατίτιδα;
Καρκίνος;
Πώληση πατέντας;
Κατασκευή από τρίτους;
Κατασκευή από εμάς;
Επιλογή Επιπλέον εξετάσεις επιβεβαιώνουν σκωληκοειδίτιδα.
Η ανάλυση του μέγιστου κέρδους οδηγεί στην κατασκευή από τρίτους.
Εφαρμογή Εισαγωγή στο χειρουργείο. Επιλογή τρίτου κατασκευαστή και διαπραγμάτευση.
3.5 Τύποι αποφάσεων
Παράλληλα, ο Simon παραδέχεται ότι οι αποφάσεις καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα που
ορίζεται από δύο τύπους αποφάσεων: τις προγραμματιζόμενες και τις μη
προγραμματιζόμενες. Οι προγραμματιζόμενες αποφάσεις (programmed decisions)
είναι τετριμμένες και επαναλαμβανόμενες. Για τις προγραμματιζόμενες αποφάσεις
μπορεί να χρησιμοποιηθεί μία διαδικασία για την λήψη απόφασης ενώ ο χρόνος που
απαιτείται για το στάδιο του σχεδιασμού είναι μικρός. Οι μη προγραμματιζόμενες
αποφάσεις (nonprogrammed decisions) είναι ασυνήθιστες και μή
επαναλαμβανόμενες συχνά - πιθανά να μη χρειάστηκε ποτέ στο παρελθόν να παρθεί
μία τέτοια . Οι αποφάσεις αυτές λαμβάνονται με βάση την διαίσθηση, την κρίση και
εμπειρικούς κανόνες του υπεύθυνου. Πιο πρόσφατα, αναπτύχθηκαν ειδικά
προγράμματα ανάλυσης δεδομένων και προγράμματα υλοποίησης ευρεστικών
αλγορίθμων και μπορεί να υιοθετηθούν για να υποστηρίξουν την λήψη μίας μή
προγραμματιζόμενης απόφασης
Πολύ λίγες αποφάσεις ανήκουν στα δύο αυτά άκρα - δηλαδή είναι είτε
προγραμματιζόμενες είτε μη προγραμματιζόμενες. Οι περισσότερες αποφάσεις που
λαμβάνονται είναι κάπου στο ενδιάμεσο.
Οι Gorry και Morton ανέπτυξαν περαιτέρω το πλαίσιο που έθεσε ο Simon: πρότειναν
τις έννοιες της δομημένης και μη δομημένης απόφασης ως εξής:
Στις δομημένες αποφάσεις (structured decisions) οι φάσεις της νοημοσύνης,
σχεδιασμού και επιλογής είναι πλήρως δομημένες. Ο αντικειμενικός σκοπός μίας
11
δομημένης απόφασης είναι σαφής και συνήθως περιλαμβάνει την ελαχιστοποίηση του
κόστους ή την μεγιστοποίηση του κέρδους. Στις μη δομημένες αποφάσεις
(unstructured decisions) όλες οι φάσεις είναι μη δομημένες ενώ στις ημι-δομημένες
αποφάσεις (semi-structured decisions) μία ή δύο φάσεις είναι μη δομημένες.
Προβλήματα τα οποία επιδέχονται ως λύση δομημένες και ημι-δομημένες αποφάσεις
άρχισαν να υποστηρίζονται από υπολογιστικά συστήματα από την δεκαετία του 50.
Τα προβλήματα αυτά κατηγοριοποιήθηκαν σε ομάδες, μελετήθηκαν και για κάθε
ομάδα αναπτύχθηκαν λύσεις και εργαλεία. Η προσέγγιση αυτή θεωρεί ότι η λήψη
αποφάσεων μπορεί να ακολουθήσει την επιστημονική μέθοδο που χαρακτηρίζεται
από τα εξής στάδια:
• ορισμό του προβλήματος
• κατηγοριοποίηση του προβλήματος σε μία ομάδα
• ανάπτυξη προτύπου για την περιγραφή του προβλήματος
• εύρεση και αξιολόγηση πιθανών λύσεων
• επιλογή μίας λύσης
Χαρακτηριστικές ομάδες προβλημάτων που έχουν μελετηθεί δίνονται στον παρακάτω
πίνακα.
Πρόβλημα Εργαλείο κατανομή πόρων μαθηματικός προγραμματισμός διαχείριση έργου PERT, CPM έλεγχος αποθεμάτων μοντέλα διαχείρισης αποθεμάτων διαχείριση ουρών θεωρία ουρών, προσομοίωση μεταφορά και διανομή αγαθών μοντέλα μεταφοράς
Ο Anthony πρότεινε τρεις γενικές κατηγορίες των δραστηριοτήτων των διοικητικών:
• στρατηγικός σχεδιασμός - οι μακροπρόθεσμοι στόχοι και οι πολιτικές για την
κατανομή των πόρων
• τακτικός έλεγχος - η απόκτηση και αποτελεσματική χρήση των μέσων για την
επίτευξη των στόχων
• λειτουργικός έλεγχος - η αποτελεσματική εκτέλεση των επιμέρους
δραστηριοτήτων
12
Οι λειτουργικές αποφάσεις (operational decisions) αφορούν τις καθημερινές
λειτουργίες του οργανισμού - δηλ. βασικές λειτουργίες που πρέπει οπωσδήποτε να
επιτελέσει η οργάνωση για να εξακολουθήσει να υπάρχει (λήψη και εξυπηρέτηση
παραγγελιών, έλεγχος αποθεμάτων, τιμολόγηση πελατών, σχεδιασμός παραγωγής,
κλπ). Παραδείγματα τέτοιων αποφάσεων είναι: "πόση ποσότητα αυτής της α' ύλης να
παραγγείλουμε;", "δικαιούται αυτός ο πελάτης έκπτωση 2%;" Οι ερωτήσεις αυτές
επαναλαμβάνονται συχνά, και έτσι, οι μεταβλητές που επηρεάζουν το πρόβλημα
καθώς και οι τιμές τους μπορούν να προσδιορισθούν. Για παράδειγμα οι υπάλληλοι
που είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο αποθεμάτων προσδιορίζουν το ύψος των
αποθεμάτων κάτω από το οποίο θα παραγγείλουν μία συγκεκριμένη ποσότητα.
Οι τακτικές αποφάσεις (tactical decision) αφορούν την κατανομή και τον έλεγχο των
πόρων του οργανισμού για την επίτευξη αντικειμενικών σκοπών. Οι αποφάσεις αυτές
συνήθως λαμβάνονται από τους διοικητικούς μεσαίας κλίμακας που είναι υπεύθυνοι
για την υλοποίηση των μέσων που θα επιτρέψουν την επίτευξη των στόχων που
τίθενται από τους διοικητικούς του υψηλότερου επιπέδου. Για παράδειγμα "ποια θα
πρέπει να είναι τα πιστοληπτικά όρια για κάθε κατηγορία πελατών;", "κάτω από ποιες
προϋποθέσεις δικαιούται ένας πελάτης έκπτωση;" Οι αποφάσεις αυτές δεν
λαμβάνονται τόσο συχνά όσο οι λειτουργικές αποφάσεις. Ορισμένες φορές δεν είναι
γνωστές όλες οι μεταβλητές ή οι τιμές των μεταβλητών που εμπλέκονται στο
πρόβλημα ή ακόμη οι τιμές τους δεν είναι γνωστές. Για παράδειγμα, η επιλογή του
καλύτερου προμηθευτή πρώτων υλών μπορεί να είναι πολύπλοκη: ένας προμηθευτής
μπορεί να προσφέρει πολύ χαμηλές τιμές, αλλά να είναι άγνωστη η ποιότητα των
υλών που προμηθεύει, η εξυπηρέτηση των πελατών και η αξιοπιστία του.
Οι στρατηγικές αποφάσεις (strategic decisions) είναι αυτές που θέτουν τους
μακροπρόθεσμους στόχους της επιχείρησης. Οι αποφάσεις αυτές καθορίζουν την
βάση πάνω στην οποία θα κινηθεί η επιχείρηση και προσδιορίζουν το πλαίσιο που θα
ακολουθήσουν οι λειτουργικές και τακτικές αποφάσεις. Για παράδειγμα "τι
στρατηγική θα ακολουθήσουμε έναντι των ανταγωνιστών; στρατηγική χαμηλού
κόστους ή διαφοροποίησης;", "θα ανταγωνιστούμε σε ολόκληρη την αγορά ή σε ένα
μικρό εξειδικευμένο μέρος της;" Τέτοιου είδους αποφάσεις είναι στρατηγικού
χαρακτήρα. Οι αποφάσεις αυτές συνήθως είναι πολύπλοκες, μη δομημένες και μη
επαναλαμβανόμενες. Δεν μπορούν να προσδιοριστούν όλες οι μεταβλητές του
13
προβλήματος και οι τιμές τους μπορεί να μην ποσοτικοποιούνται. Πολλές
πληροφορίες που είναι χρήσιμες αφορούν εξω-επιχειρησιακούς παράγοντες π.χ. τους
ανταγωνιστές, προμηθευτές, πελάτες. Η αβεβαιότητα τέτοιων αποφάσεων είναι
μεγάλη, αφού τα δεδομένα είναι ασαφή, δεν είναι γνωστές οι σχέσεις αιτίου-αιτιατού,
κλπ.
Όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα κάθε τύπος απόφασης έχει διαφορετικά
χαρακτηριστικά.
Χαρακτηριστικά Λειτουργ. Τακτική Στρατηγ μπορεί να δοθούν αριθμητικές τιμές στις μεταβλητές που επηρεάζουν την απόφαση;
ΝΑΙ
ΣΤΙΣ ΠΙΟ ΠΟΛΛΕΣ
ΟΧΙ
τα δεδομένα που χρειάζονται για την απόφαση είναι για εσωτερικά θέματα;
ΝΑΙ
ΣΥΝΗΘΩΣ
ΟΧΙ
μπορούν τα περισσότερα δεδομένα να βρεθούν από εσωτερικές πηγές;
ΝΑΙ
ΣΥΝΗΘΩΣ
ΟΧΙ
τα δεδομένα που χρειάζονται είναι για γεγονότα που έχουν συμβεί στο παρελθόν;
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΟΧΙ
Η προσέγγιση του Simon μπορεί να συνδυαστεί με αυτή του Anthony σε ένα ενιαίο
πλαίσιο όπως φαίνεται από τα διάφορα παραδείγματα που δίνονται στον παρακάτω
πίνακα:
λειτουργικός έλεγχος τακτικός έλεγχος στρατηγικός σχεδιασμός
Δομημένες
αποφάσεις
♦ απαιτήσεις από
τρίτους
♦ λήψη παραγγελίας
♦ ανάλυση
προϋπολογισμού
♦ επενδύσεις
♦ προσδιορισμός θέσης
αποθήκης
Ημι-δομημένες
αποφάσεις
♦ σχεδιασμός
παραγωγής
♦ έλεγχος αποθεμάτων
♦ προετοιμασία
προϋπολογισμού
♦ σχεδιασμός έργου
♦ κατασκευή νέου
εργοστασίου
♦ σχεδιασμός νέου
προϊόντος
Μη-δομημένες
αποφάσεις ♦ επιλογή του
εξώφυλλου ενός
περιοδικού
♦ αγορά λογισμικού
♦ έγκριση δανείου
♦ πρόσληψη μανατζερ
♦ αγορά υλικού
♦ σχεδιασμός Ε&Τ
♦ ανάπτυξη νέας
τεχνολογίας
14
Το επόμενο σχήμα πυραμίδας συγκεντρώνει πολλές έννοιες αυτής της ενότητας.
Φαίνονται η ροή της πληροφορίας και η ροή των αποφάσεων: η πληροφορία
συλλέγεται κυρίως σε λειτουργικό επίπεδο και μεταδίδεται προς την κορυφή της
πυραμίδας. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε κάποιο επίπεδο της πυραμίδας
αφορούν κατώτερα επίπεδα. Στα αριστερά της πυραμίδας φαίνονται τα
χαρακτηριστικά των πληροφοριών που χρησιμοποιούνται για τη λήψη αποφάσεων
στα διάφορα επίπεδα και στα δεξιά της πυραμίδας η δομή των αντίστοιχων
αποφάσεων.
Εικόνα 3.2. Τα επίπεδα διοίκησης μίας οργάνωσης σε συνδυασμό με τη ροή πληροφοριών και αποφάσεων.
Στρατηγικό Διευθυντικά Στελέχη
Τακτικό Προϊστάμενοι τμημάτων
Λειτουργικό Υπάλληλοι
Χαρακτηριστικά Πληροφοριών Μη προγραμματισμένες Συγκεντρωτικές Σποραδικές Μελλοντικές Εξωτερικές Προγραμματισμένες Λεπτομερείς Συχνές Ιστορικές Εσωτερικές
Δομή αποφάσεων Μη δομημένες αποφάσεις Ημι-δομημένες αποφάσεις Δομημένες αποφάσεις
15
4 Οργανισμοί -
Διάφορες Προσεγγίσεις
Οι οργανώσεις είναι πολύπλοκα δυναμικά συστήματα που μπορούν να μελετηθούν με
διάφορες προσεγγίσεις. Με την πάροδο του χρόνου αναπτύχθηκαν ποικίλες θεωρίες
για την ερμηνεία των φαινομένων των οργανισμών. Οι θεωρίες αυτές είναι γνωστές
ως η μηχανιστική η οργανική, η κοινωνιολογική και η πολιτική προσέγγιση. Στις
σημειώσεις αυτές περιγράφονται οι δύο πρώτες προσεγγίσεις.
4.1 Η μηχανιστική προσέγγιση
Η χρήση των μηχανών έχει μεταβάλει δραστικά την παραγωγική διαδικασία.
Παράλληλα, όμως, έχει σημαδέψει και την σκέψη του ανθρώπινου είδους. Για
παράδειγμα, φυσικοί επιστήμονες αναπτύσσουν μηχανιστικές ερμηνείες του κόσμου,
ψυχολόγοι και φιλόσοφοι προτείνουν μηχανιστικές θεωρίες για την ερμηνεία την
ανθρώπινης συμπεριφοράς και αντίληψης. Όλο και περισσότερο οι αρχές που
ισχύουν σε μηχανές μεταφέρονται στις ανθρώπινες δραστηριότητες. Αυτό γίνεται
εξίσου σαφές στους σύγχρονους οργανισμούς. Οι εργαζόμενοι φθάνουν στο τόπο
εργασίας τους στην συγκεκριμένη ώρα, διεκπεραιώνουν προ-αποφασισμένες
(συνήθως μηχανικές) δραστηριότητες, ξεκουράζονται σε προκαθορισμένη ώρα και
συνεχίζουν να εργάζονται μέχρι το τέλος της βάρδιας τους, οπότε και αντικαθίστανται
από άλλους εργαζόμενους που εκτελούν ακριβώς τις ίδιες δραστηριότητες.
16
Τέτοιου είδους οργανισμοί έχουν σχεδιαστεί και λειτουργούν σαν μηχανές με
εργαζόμενους που πρέπει να λειτουργήσουν σαν μέρη της μηχανής, ακόμη και σε
δραστηριότητες που έχουν σχέση με άλλους ανθρώπους. Για παράδειγμα, πολλά
εστιατόρια ταχείας εξυπηρέτησης (fast-food) λειτουργούν σύμφωνα με τα παραπάνω
πρότυπα και εκπαιδεύουν συχνά τους εργαζόμενους στον τρόπο με τον οποίο θα
εξυπηρετήσουν τους πελάτες, χρησιμοποιώντας ειδικούς καταλόγους για την
αξιολόγησή τους (ένας τέτοιος κατάλογος που χρησιμοποιείται από γνωστή
πολυεθνική αλυσίδα εστιατορίων φαίνεται στο παρακάτω σχήμα.). Ακόμα και οι
απλούστερες κινήσεις (όπως το χαμόγελο, ο χαιρετισμός, κ.λ.π.) είναι σχεδιασμένα
από την επιχείρηση και γίνεται πρόβα από τους υπαλλήλους για τα επιθυμητά
αποτελέσματα.
Οι οργανισμοί που είναι σχεδιασμένοι και λειτουργούν με τα πρότυπα των μηχανών
ονομάζονται γραφειοκρατικοί.
Χαιρετισμός του πελάτη Ναι Όχι Ο υπάλληλος χαμογελάει Ο χαιρετισμός είναι εγκάρδιος Ο υπάλληλος βλέπει τον πελάτη στα μάτια Λήψη παραγγελίας Ναι Όχι Ο υπάλληλος γνωρίζει άπταιστα το μενού Ο πελάτης δίνει την παραγγελία μόνο μία φορά Ο υπάλληλος απομνημονεύει τις παραγγελίες κάτω από 4 είδη Ετοιμασία της παραγγελίας Ναι Όχι Η παραγγελία προετοιμάζεται με την σωστή σειρά Τα ποτά σερβίρονται με την σωστή σειρά Η ποσότητα του ποτού είναι η σωστή Τοποθετείτε καπάκι στα ποτά Παράδοση της παραγγελίας Ναι Όχι Η παραγγελία πακετάρεται σωστά Η σακούλα διπλώνεται δύο φορές Χρησιμοποιούνται πλαστικός δίσκος Πληρωμή Ναι Όχι Το ποσό πληρωμής δηλώνεται καθαρά ώστε να το ακούσει ο πελάτης Το ποσό που δίνει ο πελάτης δηλώνεται καθαρά Τα ρέστα δηλώνονται καθαρά Τα ρέστα μετριούνται όταν δίνονται στον πελάτη Τα μεγάλα χαρτονομίσματα, μένουν στην ειδική θήκη της ταμιακής μηχανής, μέχρι να δοθούν τα ρέστα στον πελάτη
Αποχαιρετισμός Ναι Όχι Ο υπάλληλος ευχαριστεί τον πελάτη Οι ευχαριστίες είναι ειλικρινείς Ο υπάλληλος βλέπει τον πελάτη στα μάτια
17
4.2 Ιστορική αναδρομή
Οι βασικές αρχές της μηχανιστικής προσέγγισης εισήχθηκαν αρχικά στον στρατό από
τον Φρειδερίκο το Μέγα της Πρωσίας ο οποίος όταν ενθρονίστηκε το 1740 παρέλαβε
έναν στρατό που θύμιζε όχλο. Οι αλλαγές που εισήγαγε βασίστηκαν στην ρωμαϊκή
λεγεώνα και σε τροποποιήσεις των υπαρχόντων ευρωπαϊκών όπλων. Συγχρόνως
πολλές άλλες αλλαγές που εισήγαγε είχαν ως στόχο την μετατροπή του στρατού σε
ένα αξιόπιστο και αποτελεσματικό όπλο. Ανάμεσα στις αλλαγές αυτές ήταν η
αυξημένη εξειδίκευση του προσωπικού, η υιοθέτηση τυποποιημένου εξοπλισμού, η
συστηματική εκπαίδευση, αλλά και η δημιουργία μίας ορολογίας και μίας ενιαίας
στολής.
Πολλές από αυτές τις ιδέες υιοθετήθηκαν σταδιακά αργότερα, κατά την διάρκεια του
19ου αι., από τα εργοστάσια παραγωγής, καθώς υπήρχε η ανάγκη να δημιουργηθούν
νέες οργανωτικές δομές κατάλληλες για τις μηχανές. Ετσι, κατά τη διάρκεια του
19ου αι., δημιουργούνται οι βασικές θεωρίες για την αποτελεσματικότερη διοίκηση
των δραστηριοτήτων ενός εργοστασίου: ο Adam Smith προτείνει τον διαχωρισμό του
εργατικού δυναμικού, ο Charles Babbage προτείνει την επιστημονική προσέγγιση
στην οργάνωση και διοίκηση επιχειρήσεων και δίνει έμφαση στον προγραμματισμό
των δραστηριοτήτων.
Σημαντική είναι η συμβολή του γερμανού κοινωνιολόγου Max Weber ο οποίος
πρώτος παρατήρησε τα κοινά σημεία ανάμεσα στην μηχανοποίηση της βιομηχανίας
και τις γραφειοκρατικές δομές ενός οργανισμού. Στα γραπτά του βρίσκεται ο πρώτος
ορισμός της γραφειοκρατίας ως η μορφή της επιχείρησης που επιδιώκει την
ακρίβεια, την ταχύτητα, την σαφήνεια, την κανονικότητα, την αξιοπιστία και την
αποτελεσματικότητα που επιτυγχάνεται μέσω σταθερών και προσδιορισμένων
δραστηριοτήτων, ιεραρχικής εποπτείας και λεπτομερείς κανόνες. Τα γραπτά του
Weber δημιούργησαν σκεπτικισμό στους υποστηρικτές της γραφειοκρατικής δομής
των επιχειρήσεων λόγω των κοινωνικών και πολιτικών επιπτώσεων που προέβλεπαν.
Σε αντίθεση με τον Weber, ένας αριθμός από ερευνητές ήταν ένθερμοι υποστηρικτές
της γραφειοκρατίας και ήταν οι θεμελιωτές της "κλασσικής θεωρίας της διοίκησης"
18
(classical management theory) και της "επιστημονικής διοίκησης" (scientific
management).
4.3 Κλασσική θεωρία διοίκησης
Η βασική ιδέα της θεωρίας αυτής είναι ότι η διοίκηση είναι μία διαδικασία
προγραμματισμού, οργάνωσης, διεύθυνσης, συντονισμού και ελέγχου. Ορισμένες
από τις αρχές της θεωρίας αυτής είναι:
1. κάθε εργαζόμενος έχει έναν μόνο προϊστάμενο
2. η αλυσίδα που δημιουργείται από το σύνολο των προϊσταμένων-υφισταμένων
πρέπει να χρησιμοποιείται ως κανάλι επικοινωνίας και λήψης αποφάσεων
3. ο αριθμός των υφισταμένων ενός προϊσταμένου δεν πρέπει να είναι τέτοιος
ώστε να δημιουργεί προβλήματα στην επικοινωνία τους
4. οι εργαζόμενοι μπορούν να παρέχουν σημαντικές συμβουλές χωρίς να
παραβιάζεται η ιεραρχία
5. η πρωτοβουλία πρέπει να υποστηρίζεται σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού
6. η διοίκηση πρέπει να δημιουργήσει τον κατάλληλο βαθμό εξειδίκευσης για την
επίτευξη των στόχων του οργανισμού
7. πρέπει να βρεθεί ο κατάλληλος συνδυασμός εξουσίας και υπευθυνότητας.
Η υλοποίηση των αρχών αυτών δημιουργεί τη δομή του οργανισμού όπως αυτή
αποτυπώνεται σε ένα οργανόγραμμα: ένα σύνολο επακριβώς ορισμένων εργασιών,
οργανωμένων με έναν ιεραρχικό τρόπο (βλέπε επόμενο σχήμα).
19
ΥπεύθυνοςΛογιστηρίου
ΥπεύθυνοςΚοστολόγησης
ΥπεύθυνοςΟικονομικήςΑνάλυσης
Ελεγκτής
ΥπεύθυνοςΔημοσίωνΣχέσεων
ΥπεύθυνοςΔιοικητικώνΥπηρεσιών
ΥπεύθυνοςΠροσωπικού
ΥπεύθυνοςΕγκαταστάσεων
ΔιευθυντήςΔιοικητικώνΥποθέσεων
ΑντιπρόεδροςΟικονομικών καιΔιοίκησης
ΥπεύθυνοςΠρογραμματισμούΠαραγωγής
ΥπεύθυνοςΕπίβλεψηςΕργοστασίου
ΥπεύθυνοςΕλέγχουΠαραγωγής
ΔιευθυντήςΠαραγωγής
ΥπεύθυνοςΑποθήκης
ΥπεύθυνοςΜεταφορών
ΥπεύθυνοςΑγορών
ΔιευθυντήςΑγορών
ΥπεύθυνοςΠρώτωνΥλών
ΥπεύθυνοςΤελικώνΠροϊόντων
ΥπεύθυνοςΑποστολών
ΔιευθυντήςΑποθεμάτων
ΑντιπρόεδροςΠαραγωγής
ΥπεύθυνοςΕμπορίου
ΥπεύθυνοςΑντιπροσώπων
ΔιευθυντήςΠωλήσεων
ΑντιπρόεδροςΠωλήσεων
ΥπεύθυνοςΣχεδιασμού
ΥπεύθυνοςΠαραγωγής
ΔιευθυντήςΑνάπτυξηςΠροϊόντων
ΥπεύθυνοςΑνάλυσηςΑγοράς
ΥπεύθυνοςΤεχνολογικήςΕρευνας
ΥπεύθυνοςΠροβλέψεων
ΔιευθυντήςΕρευναςΑγοράς
ΑντιπρόεδροςΕρευνας καιΤεχνολογίας
Πρόεδρος
ΔιοικητικόΣυμβούλιο
20
4.4 Επιστημονική Διοίκηση
Ο Frederick Taylor είναι ο ιδρυτής της θεωρίας που είναι σήμερα γνωστή με τον όρο
"επιστημονική διοίκηση" και βασίζεται σε πέντε απλές αρχές:
1. μετατόπιση της ευθύνης για την οργάνωση της εργασίας από τον εργάτη στον
μάνατζερ (όπως συνήθιζε να λέει ο Taylor στους εργάτες: "εσείς δεν χρειάζεται
να σκέπτεστε, υπάρχουν άλλοι που πληρώνονται γι' αυτό).
2. χρήση επιστημονικών μεθόδων για τον προσδιορισμό των πιο
αποτελεσματικών τρόπων για την εκτέλεση μίας εργασίας
3. επιλογή του πλέον κατάλληλου προσώπου για την εκτέλεση της κάθε εργασίας
4. εκπαίδευση του εργάτη ώστε να εκτελεί την εργασία αποτελεσματικά
5. παρακολούθηση της απόδοσης του εργάτη ώστε να επιβεβαιωθεί η
καταλληλότητα των διεργασιών καθώς και ότι τα αναμενόμενα αποτελέσματα
επιτυγχάνονται
Για την υλοποίηση των αρχών αυτών ο Taylor πρότεινε την λεπτομερή
παρακολούθηση των εργασιών, την ανάλυση και την τυποποίησή τους. Εφαρμογή
αυτής της μεθόδου είναι ο κατάλογος της πολυεθνικής αλυσίδας fast-food που
παρουσιάστηκε προηγουμένως. Η ίδια μέθοδος σχεδιασμού της εργασίας
συναντάται στις γραμμές συναρμολόγησης των εργοστασίων, όπου οι αρχές του
Taylor έχουν ενσωματωθεί στην ίδια την τεχνολογία, καθιστώντας τους ανθρώπους
υπηρέτες των μηχανών που ελέγχουν πλήρως την οργάνωση και τον ρυθμό της
εργασίας.
Η εφαρμογή των ιδεών της επιστημονικής διοίκησης έχει επιφέρει πολλαπλασιασμό
της παραγωγικότητας και αντικατάσταση των τεχνιτών από ανειδίκευτους εργάτες.
Έτσι, τις περισσότερες φορές, η αύξηση της παραγωγικότητας επήλθε με μεγάλο
κοινωνικό κόστος. Όταν η General Motors αποφάσισε να αυξήσει την
παραγωγικότητα του εργοστασίου της στο Lordstown, η παραγωγικότητα της
γραμμής συναρμολόγησης αυξήθηκε από 60 σε 100 αυτοκίνητα την ώρα. Με αυτό
τον ρυθμό κάθε εργάτης είχε 36 δευτερόλεπτα για την εκτέλεση τουλάχιστον οκτώ
21
διαφορετικών δραστηριοτήτων όπως μετάβαση σε μία θέση, τοποθέτηση
ταπετσαρίας, συναρμολόγηση της ζώνης ασφαλείας, κλπ.
4.5 Πλεονεκτήματα και αδυναμίες της μηχανιστικής προσέγγισης
Οι αρχές της μηχανιστικής θεώρησης ενός οργανισμού εφαρμόζονται με επιτυχία
μόνο σε συνθήκες που και οι μηχανές εργάζονται ικανοποιητικά, δηλ. όταν:
1. υπάρχει μία σαφώς καθορισμένη ενέργεια να εκτελεστεί
2. το περιβάλλον είναι σταθερό
3. πρέπει να παραχθεί ακριβώς το ίδιο προϊόν πολλές φορές
4. η ακρίβεια είναι πρωταρχικής σημασίας
5. ο ανθρώπινος παράγοντας συμπεριφέρεται όπως έχει προγραμματισθεί
Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν μεγάλη επιτυχία υλοποιώντας το μηχανιστικό μοντέλο,
επειδή οι παραπάνω όροι εκπληρώνονται. Για παράδειγμα πολλές πολυεθνικές
αλυσίδες fast-food έχουν αποκτήσει εξαιρετική φήμη και δραστηριοποιούνται πολύ
επιτυχημένα στον τομέα τους. Οι επιχειρήσεις αυτές έχουν τυποποιήσει τις
διεργασίες τους ώστε να είναι δυνατή η ομοιόμορφη παραγωγή σ' όλο τον κόσμο.
Οι επιχειρήσεις αυτές έχουν ένα δυναμικό και καινοτομικό στοιχεί, ωστόσο αυτό
περιορίζεται στο ανώτατο επίπεδο διοίκησης που είναι υπεύθυνο για τον σχεδιασμό
των εργασιών.
Η χρήση των μεθόδων της μηχανιστικής προσέγγισης που περιλαμβάνουν τον
λεπτομερή προσδιορισμό των εργασιών που πρέπει να εκτελεσθούν, την συγγραφή
εγχειριδίων που προσδιορίζουν τα πρότυπα και την απόδοση με μεγάλη λεπτομέρεια,
την ανάπτυξη σχεδίων προσλήψεων και κατάρτισης συχνά αποτελούν τα συστατικά
της επιτυχίας μίας επιχείρησης: χειρουργικές ομάδες, τμήματα συντήρησης
αεροσκαφών, εταιρίες μεταφορών δεμάτων (couriers) και άλλοι οργανισμοί όπου η
ακρίβεια, η ασφάλεια και η σαφής ευθύνη είναι σημαντικοί, έχουν δομηθεί
αποτελεσματικά πάνω στις αρχές της μηχανιστικής προσέγγισης.
Παράλληλα, η μηχανιστική θεώρηση έχει και αρκετά μειονεκτήματα:
22
• οι οργανισμοί έχουν δυσκολία στην προσαρμογή τους σε μεταβαλλόμενες
συνθήκες
• μπορεί να συμβάλοει στην δημιουργία αδικαιολόγητης γραφειοκρατίας
• μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις στους εργαζόμενους - ειδικά σε αυτούς
που είναι στα χαμηλότερα επίπεδα της ιεραρχίας.
Η δυσκολία προσαρμογής σε μεταβαλλόμενες συνθήκες εμφανίζεται για παράδειγμα,
όταν προκύπτουν νέα προβλήματα, τα οποία συνήθως είτε αγνοούνται γιατί δεν
υπάρχουν προκατασκευασμένες λύσεις, είτε αντιμετωπίζονται με βάση τις
υπάρχουσες διαδικασίες αποσπασματικά και όχι στην ολότητά τους. Οι υπάρχουσες
διαδικασίες είναι συχνά αδύνατο να λύσουν αποτελεσματικά το πρόβλημα και έτσι
συγκαλούνται πολλές συσκέψεις για το σκοπό αυτό που συχνά διαταράσσουν την
ομαλή λειτουργία τους οργανισμού.
Η μηχανιστική αντίληψη πολλές φορές δημιουργεί στους εργαζόμενους αίσθημα
αδιαφορίας αφού ο σαφής διαχωρισμός των εργασιών έχει ως αποτέλεσμα ο κάθε
εργαζόμενος να γνωρίζει επακριβώς τι πρέπει να κάνει και τι όχι, με συνέπεια να
υιοθετούνται αντιλήψεις που εκφράζονται με φράσεις όπως "αυτό δεν είναι δικιά μου
δουλειά", "κάνω ότι μου πουν" ή "δεν το διορθώνω αυτό, είναι δουλειά των
επιθεωρητών".
Η μηχανιστική προσέγγιση περιορίζει την ανάπτυξη των ικανοτήτων των
εργαζομένων που πολλές φορές σπαταλούν πολλές ώρες κάνοντας εργασίες που δεν
τους ικανοποιούν. Από την άλλη μεριά, οι οργανισμοί δεν επωφελούνται όλων των
δυνατοτήτων των εργαζόμενων.
4.6 Η οργανική προσέγγιση
Η οργανική προσέγγιση θεωρεί τις οργανώσεις ως ζώντες οργανισμούς και
(προφανώς) έχει τις ρίζες της στην βιολογία. Η βασική ιδέα της οργανικής
προσέγγισης είναι ότι οι εργαζόμενοι είναι άνθρωποι με σύνθετες ανάγκες που
πρέπει να ικανοποιούνται ώστε να είναι ικανοποιημένοι για να αποδίδουν στην
εργασία τους. Οι θεωρίες της παρακίνησης που θεμελιώθηκαν από τον Abraham
Maslow προτείνουν ότι ο άνθρωπος υποκινείται από μία ιεραρχία αναγκών που
23
περιλαμβάνουν φυσιολογικές, κοινωνικές και ψυχολογικές ανάγκες (βλέπε
παρακάτω σχήμα). Οι επιπτώσεις της θεωρίας αυτής είναι σημαντικές γιατί δείχνουν
ότι η παρακίνηση μόνο με το μισθό ή την ασφαλή εργασία (μηχανιστική αντίληψη)
περιορίζεται μόνο στην ικανοποίηση των κατώτερων επίπεδων της ιεραρχίας των
αναγκών του ανθρώπου. Ετσι, ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στον σχεδιασμό εργασιών
με περισσότερο νόημα, αυτονομία και υπευθυνότητα ώστε οι εργαζόμενοι να
νοιώθουν περισσότερο χρήσιμοι και σημαντικοί. Ο εμπλουτισμός της εργασίας
συνδυάσθηκε με περισσότερο δημοκρατικές ηγεσίες της διοίκησης που
αντιμετωπίζουν το ανθρώπινο δυναμικό ως ανεκτίμητο πόρο που μπορεί να
συνδράμει με αποφασιστικό τρόπο στις δραστηριότητες της οργάνωσης.
Κατά την διάρκεια των δεκαετιών '60 και '70 δόθηκε μεγάλη έμφαση στον σχεδιασμό
των εργασιών ώστε να αυξηθεί η παραγωγικότητα μέσω της ικανοποίησης που
προσφέρει η εργασία. Συγχρόνως η "κοινωνικο-τεχνική" προσέγγιση (Trist,
Bamforth) προτείνει την αλληλεξάρτηση δύο στοιχείων: τεχνικών και κοινωνικών
στενά συνδεδεμένων αφού η φύση του ενός έχει άμεσες επιπτώσεις στο άλλου.
Σύμφωνα με την θεωρία αυτή οι οργανώσεις είναι ανοικτά συστήματα που
χρειάζονται προσεκτική διοίκηση ώστε να ικανοποιήσουν τις υπάρχουσες εσωτερικές
ανάγκες και να προσαρμοστούν στο περιβάλλον. Η προσέγγιση αυτή (σε αντίθεση
• μισθοί και ημερομίσθια • ασφαλείς και ευχάριστες συνθήκες εργασίας
• προγράμματα συνταξιοδότησης • έμφαση στην εξέλιξη της σταδιοδρομίας ενδο-επιχειρησιακά
• εργασία που επιτρέπει συναλλαγές με συναδέλφους • γυμναστήρια, εντευκτήρια στο χώρο εργασίας • κοινωνικές εκδηλώσεις
• αυτονομία, υπευθυνότητα, προσωπικός έλεγχος εργασίας
• αναγνώριση καλής απόδοσης (π.χ. προαγωγές, βραβεία)
• ενθάρρυνση πλήρους αφοσίωσης • η εργασία αποκτά σημαντική διάσταση
Ανάγκες Αυτό- ολοκλήρωσης
Ανάγκες Αναγνώρισης
Κοινωνικές Ανάγκες
Ανάγκες
Ασφάλειας Φυσιολογικές Ανάγκες
24
με την κλασσική θεωρία της διοίκησης που θεωρεί τις οργανώσεις ως κλειστά
συστήματα), δίνει έμφαση στο περιβάλλον - υιοθετεί δηλαδή την έννοια της
οργάνωσης ως ενός ανοικτού συστήματος.
Βασική αποδοχή της οργανικής προσέγγισης είναι ότι όπως υπάρχουν διάφορα είδη
ζώντων οργανισμών έτσι υπάρχουν και διάφοροι τύποι οργανώσεων που εξαρτώνται
από το περιβάλλον. Όταν για παράδειγμα, το περιβάλλον είναι σταθερό, τότε η
υιοθέτηση μίας μηχανιστικής αντίληψης μπορεί να αποβεί επιτυχής για την
οργάνωση. Σε περιπτώσεις, όμως που το περιβάλλον παρουσιάζει αλλαγές που σε
μεγάλο βαθμό δεν είναι προβλέψιμες η ανάγκη για καινοτομίες είναι αυξημένη και
επομένως η οργάνωση χρειάζεται να λειτουργεί πιο ευέλικτα, επιτρέποντας για
παράδειγμα την δημιουργία ομάδων εργασίας που αποτελούνται από άτομα με
διάφορες ειδικότητες, και ορίζοντας τους στόχους της ομάδος ανάλογα με τις
ανάγκες της οργάνωσης.
4.7 Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της οργανικής προσέγγισης
Ένα βασικό πλεονέκτημα της προσέγγισης αυτής είναι ότι επιτρέπει την κατανόηση
των σχέσεων ανάμεσα σε μία οργάνωση και του περιβάλλοντός της, που δεν μπορεί
να ερμηνευτεί από την μηχανιστική θεωρία.
Παράλληλα, η θεώρηση αυτή προτείνει ότι η διοίκηση μίας οργάνωσης μπορεί να
βελτιωθεί με την συστηματική προσοχή στις ανάγκες που πρέπει να ικανοποιήσει η
οργάνωση για να επιβιώσει. Ο προσδιορισμός αυτός προσδίδει στην διοίκηση
μεγαλύτερη ευελιξία.
Άλλο πλεονέκτημα της προσέγγισης είναι ότι με την αποδοχή ότι υπάρχουν διάφορα
είδη οργανώσεων γίνεται φανερό ότι υπάρχουν αρκετοί εναλλακτικοί τρόποι
σχεδιασμού της οργάνωσης.
Από την άλλη μεριά η οργανική προσέγγιση αδυνατεί να εξηγήσει το γεγονός ότι
πολύ σπάνια τα μέρη που απαρτίζουν μία οργάνωση βρίσκονται σε αρμονική
συνεργασία ζώντας πολλές φορές ανεξάρτητες ζωές. Επιπλέον, η προσέγγιση αυτή
αγνοεί (ή θεωρεί απαράδεκτες) "πολιτικές" δραστηριότητες.
25
4.8 Πληροφορική και τμηματοποίηση
Η ιεραρχική δομή μίας οργάνωσης, όπως αυτή αναπαρίσταται σε ένα οργανόγραμμα,
χαρακτηρίζεται από την κάθετη διαίρεση της εργασίας (με την δημιουργία
τμημάτων) και από την οριζόντια διαίρεση της εργασίας (με την δημιουργία
διοικητικών επιπέδων).
Η οριζόντια διαίρεση μίας οργάνωσης μπορεί να θεωρηθεί ότι διαιρεί την διοίκηση
σε τρία επίπεδα:
• τα ανώτερα στελέχη που αποτελούν το στρατηγικό επίπεδο της οργάνωσης
(στο οργανόγραμμα 1 το στρατηγικό επίπεδο, περιλαμβάνει το διοικητικό
συμβούλιο, τον πρόεδρο και τους τέσσερις αντιπροέδρους)
• τα μεσαία στελέχη που αποτελούν το τακτικό επίπεδο (στο οργανόγραμμα 1, το
τακτικό επίπεδο περιλαμβάνει τον ελεγκτή και τους αντιπροέδρους)
• τα κατώτερα στελέχη που αποτελούν το λειτουργικό επίπεδο (στο
οργανόγραμμα 1, το λειτουργικό περιλαμβάνει τις υπόλοιπες θέσεις)
Οι κυριότερες αρμοδιότητες του κάθε επιπέδου φαίνονται στον παρακάτω πίνακα:
Διοικητικό Επίπεδο Αρμοδιότητα στρατηγικό
• προσδιορίζει τους στόχους της οργάνωσης και καταστρώνει το στρατηγικό σχέδιο για την επίτευξη των στόχων.
• διανέμει τους απαιτούμενους πόρους στις διάφορες κάθετες διαιρέσεις (τμήματα)
τακτικό
• αναπτύσσει, διευθύνει και ελέγχει τους στόχους του τμήματος ώστε να είναι σε αρμονία με τους στόχους της οργάνωσης
• συντονίζει τις κάθετες διαιρέσεις της εργασίας λειτουργικό
• επιβλέπει την καθημερινή παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών, ώστε να είναι συνεπής με τους στόχους που τέθηκαν από το τακτικό επίπεδο
Η κάθετη διαίρεση της εργασίας (τμηματοποίηση) προσδιορίζει τις διάφορες
δραστηριότητες που απαιτούνται για την λειτουργία της οργάνωσης (παραγωγή,
πωλήσεις, έρευνα και τεχνολογία, κλπ). Ένα πρόβλημα που δημιουργείται από την
κάθετη διαίρεση είναι ότι υπάρχουν δραστηριότητες που διαπερνούν τα όρια
26
αρκετών τμημάτων. Αυτό συμβαίνει γιατί υπάρχουν διαδικασίες της επιχείρησης
που διαπερνούν τα όρια αρκετών τμημάτων.
Επιπλέον, η κάθετη διαίρεση της εργασίας δημιουργεί δυσκολίες όταν μία οργάνωση
προσπαθεί να υιοθετήσει την τεχνολογία της πληροφορικής. Παραδοσιακά, τα
πληροφοριακά συστήματα που δημιουργούσαν οι οργανώσεις ήταν περιοριζόταν στα
όρια ενός τμήματος. Για παράδειγμα ένα πληροφοριακό σύστημα για την κατάρτιση
και διαχείριση του προϋπολογισμού θεωρείτο ότι ήταν πρωταρχικά για το τμήμα
οικονομικών (παρόλο που όλα τα τμήματα καταρτίζουν και διαχειρίζονται τον δικό
τους προϋπολογισμό). Ένας από τους λόγους που τα ηλεκτρονικά φύλα
επεξεργασίας (spreadsheets) έγιναν τόσο δημοφιλή είναι η ευκολία με την οποία
επιτρέπουν σε διοικητικούς να λαμβάνουν τις αναφορές που χρειάζονται για την
διαχείριση του προϋπολογισμού του τμήματός τους.
Η επικέντρωση στις κάθετες διαιρέσεις της εργασίας για την ανάπτυξη Π.Σ. έχει σαν
αποτέλεσμα την ανάπτυξη αποσπασματικών Π.Σ. που με την σειρά τους δίνει την
εντύπωση ότι ο οργανισμός δρα με τρόπο ασυντόνιστο.
Η προσέγγιση αυτή δημιουργεί αρκετά προβλήματα, ορισμένα από τα οποία είναι:
• επανάληψη δεδομένων (πολυ-καταχώρηση ταυτόσημων δεδομένων) - τα
δεδομένα φυλάσσονται παραπάνω από μία φορές, γιατί συνήθως τα διάφορα
τμήματα χρειάζονται παραπλήσια δεδομένα
• δυσκολία στην ολοκλήρωση των δεδομένων - αν και υπάρχουν απαιτούμενα
δεδομένα δεν είναι εύκολη η αναζήτησή τους γιατί απαιτείται η ανάπτυξη νέων
προγραμμάτων.
Η ολοκλήρωση των δεδομένων με την παραδοσιακή προσέγγιση που βασίζεται στα
αρχεία δεδομένων ήταν χρονοβόρα διαδικασία που απαιτούσε την ανάπτυξη
προγραμμάτων. Με την ύπαρξη των ΣΔΒΔ η διαδικασία αυτή έχει απλουστευθεί.
Ωστόσο, θα πρέπει να τονιστεί ότι ένα ΣΔΒΔ δεν δημιουργεί ολοκληρωμένα
συστήματα, αλλά είναι απλώς το εργαλείο που θα βοηθήσει στην ανάπτυξή τους.
Για την δημιουργία ολοκληρωμένων συστημάτων απαιτείται προσεκτικός
προγραμματισμός των διαφόρων συστημάτων που αναπτύσσονται.
27
Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει τί μπορεί να συμβεί όταν τα πληροφοριακά
συστήματα αναπτύσσονται για ένα μόνο τμήμα της επιχείρησης.
Παράδειγμα
Μία ασφαλιστική εταιρία σταμάτησε την ασφάλεια ενός νεαρού όταν
πληροφορήθηκε ότι η τροχαία του έδωσε την τρίτη κλήση για υπερβολική ταχύτητα.
Η απόφαση φαινόταν λογική, μέχρι που η ασφαλιστική εταιρία κατάλαβε ότι ο
νεαρός ήταν γιος του ιδιοκτήτη μίας εταιρίας που ήταν από τους μεγαλύτερους
πελάτες της. Ο πατέρας βρήκε την απόφαση της ασφαλιστικής εταιρίας
αδικαιολόγητη και ακύρωσε τα συμβόλαια που είχε με αυτήν για κάλυψη της
εταιρίας του. Το πρόβλημα δημιουργήθηκε γιατί η ασφαλιστική εταιρία χειριζόταν
τις ασφάλειες πελατών ξεχωριστά από τις ασφάλειες επιχειρήσεων με αποτέλεσμα να
μην έχει πλήρη αντίληψη της σχέσης ενός πελάτη με την εταιρία. Τα πληροφοριακά
συστήματα που υποστήριζαν την ασφαλιστική εταιρία δημιουργήθηκαν σύμφωνα με
τον παραδοσιακό τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης που έκανε την διάκριση σε
ασφάλειες πελατών και ασφάλειες επιχειρήσεων.
Όπως φαίνεται από το παράδειγμα της ασφαλιστικής εταιρίας είναι ότι το βασικό
πρόβλημα δημιουργείται επειδή όταν εισάγεται η νέα τεχνολογία, ο τρόπος λειτουργίας
της επιχείρησης παραμένει ο ίδιος. Η ανάγκη αλλαγών στον τρόπο λειτουργίας της
επιχείρησης που είναι εφικτή με την υποστήριξη της τεχνολογίας για την καλύτερη
επίτευξη των στόχων της οργάνωσης γίνεται φανερή αρκετά μετά την εισαγωγή της
νέας τεχνολογίας.
4.9 Τάση αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών διαδικασιών
Τα τελευταία χρόνια υπάρχει η τάση της αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών
διαδικασιών (business process reengineering) ώστε να απομακρυνθεί η οργάνωση
από την ιεραρχική δομή σε μορφές με λιγότερα επίπεδα διοίκησης και περισσότερο
οργανικές. Παράλληλα, η τεχνολογία που υιοθετείται είναι τα δίκτυα υπολογιστών
και η αρχιτεκτονική client/server (πιθανώς ακολουθούμενη με την αλλαγή του
τρόπου διοίκησης).
28
Οι παραδοσιακές ιεραρχικές δομές με πολλά επίπεδα ιεραρχίας έχουν γίνει
υπερβολικά γραφειοκρατικές και δεν μπορούν να ανταποκριθούν έγκαιρα σε
δυναμικά προβλήματα που πρέπει να λυθούν άμεσα. Από την άλλη μεριά,
οργανώσεις με οργανική δομή έχουν την δυνατότητα να αυτό-οργανώνονται πιο
ευέλικτα και προσαρμόζονται στις συνθήκες γρήγορα εν μέρει λόγω των λιγότερων
επιπέδων διοίκησης.
Ένα σημαντικό ζήτημα που προκύπτει από την μείωση των επιπέδων της διοίκησης
είναι η περιορισμένη δυνατότητα επιβράβευσης των εργαζομένων μέσω της
αναρρίχησής τους στην ιεραρχία. Το ζήτημα αυτό φαίνεται να είναι ένα από αυτά
που δημιουργούν δυσκολίες στην μετάβαση προς τις οργανικές οργανώσεις.
Σημαντικό ρόλο για να ξεπεραστούν οι δυσκολίες αυτές παίζει η αλλαγή νοοτροπίας.
4.10 Αναδιοργάνωση επιχειρηματικών διαδικασιών
Η μετάβαση από την ιεραρχική-μηχανιστική δομή σε δικτυωτή-οργανική απαιτεί
σημαντικές αλλαγές, στην κουλτούρα της οργάνωσης, στις συνήθειες, στις
δεξιότητες - ιδίως στις διοικητικές. Με τον όρο αναδιοργάνωση εννοούμε την
θεμελιώδη μελέτη και τον εξ'αρχής σχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών
ώστε να επιτευχθούν μεγάλες βελτιώσεις στην απόδοση της επιχείρησης σε σχέση με
το κόστος, την ποιότητα την εξυπηρέτηση, την ταχύτητα κλπ.
Επιχειρηματική διαδικασία είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων το οποίο παράγει
κάποιο αποτέλεσμα που είναι χρήσιμο για τον πελάτη. Για παράδειγμα, για μία
τράπεζα η υποβολή της αίτησης του πελάτη για δάνειο, η επεξεργασία της αίτησης
και η αποδοχή ή απόρριψή της είναι μία διαδικασία. Τα κυριότερα χαρακτηριστικά
του αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων είναι:
• η συγχώνευση πολλών επί μέρους εργασιών σε μία
• η δυνατότητα των εργαζομένων να λαμβάνουν αποφάσεις
• τα βήματα μίας επιχειρηματικής δραστηριότητας εκτελούνται με την φυσική
τους σειρά και αρκετές εργασίες γίνονται παράλληλα
• η εργασία διεκπεραιώνεται εκεί που έχει νόημα
29
• οι έλεγχοι και άλλες εργασίες που δεν προσθέτουν αξία στην εργασία
ελαχιστοποιούνται
• δημιουργείται ένα μόνο σημείο επαφής με τον πελάτη
Σχηματικά, το πρόβλημα αυτό σε μία τράπεζα, για παράδειγμα, τα προβλήματα της
πολύ-καταχώρισης και της μη ολοκλήρωσης των διαφόρων συστημάτων μπορεί να
αναπαρασταθεί όπως στην εικόνα 4.1. Στην εικόνα 4.2 φαίνεται η ίδια τράπεζα μετά
την αναδιοργάνωσή της.
Η τεχνολογία της πληροφορικής είναι ένας σημαντικός παράγοντας για την
εφαρμογή της αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Σύμφωνα με
ορισμένους ερευνητές, τα υψηλά ποσοστά αποτυχίας που παρατηρείται σε έργα
Πελάτης
Λογαριασμοί Λογαριασμοί Δάνεια Δάνεια Ταμιευτηρίου Όψεως Καταναλωτικά Οικιστικά Δεδομένα Δεδομένα Δεδομένα Δεδομένα Πελάτη Πελάτη Πελάτη Πελάτη
Εικόνα 4.1 Η τράπεζα πριν την αναδιοργάνωση των επιχειρηματικών διεργασιών
30
αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών διαδικασιών, οφείλονται σε ένα βαθμό στην μη
σωστή διασύνδεση τους με την τεχνολογία της πληροφορικής. Έτσι, οι ερευνητές
πιστεύουν ότι για να είναι αποτελεσματική η χρήση της πληροφορικής, χρειάζεται
πρώτα να αναγνωριστεί μία τεχνολογική λύση και κατόπιν να βρεθούν τα
προβλήματα που μπορεί αυτή να λύση. Αυτό συμβαίνει γιατί η τεχνολογία της
πληροφορικής καταργεί παλαιούς κανόνες οι οποίοι περιορίζουν τον τρόπου που
διεξάγεται μία εργασία (βλέπε παράρτημα Α).
Ορισμένες σημαντικές δράσεις για την επιτυχία της αναδιοργάνωσης είναι οι
παρακάτω:
• εξάλειψη επιπέδων διοίκησης
• δημιουργία δια-λειτουργικής, δια-τμηματικής χρήσης της πληροφορίας.
Έμπειρο Σύστημα
Ειδικός σε Ειδικός σε Ειδικός σε Λογαριασμούς Λογαριασμού Καταναλωτικά Ταμιευτηρίου Όψεως Δάνεια
Εικόνα 4.2 Η τράπεζα μετά την αναδιοργάνωση
31
• επιβράβευση χωρίς προαγωγή
• προσοχή στα αποτελέσματα, όχι στις διεργασίες
32
5 Πληροφοριακά
Συστήματα Επιχειρήσεων
Δεδομένα (data) είναι γεγονότα ή παρατηρήσεις που μπορούν να καταγραφούν. Τα
δεδομένα στην πραγματικότητα είναι τιμές (μετρήσεις) κάποιων χαρακτηριστικών
που ανήκουν σε οντότητες. Για παράδειγμα, αν θεωρήσουμε την οντότητα
«πελάτης» μπορούμε να θεωρήσουμε ως χαρακτηριστικά του το όνομά του, την
διεύθυνσή του, το τηλέφωνό του, κλπ. Για κάθε πελάτη τα χαρακτηριστικά αυτά
έχουν συγκεκριμένες τιμές.
Τα δεδομένα για να είναι χρήσιμα πρέπει να έχουν τα παρακάτω χαρακτηριστικά τα
οποία καθορίζουν την ποιότητά τους:
• ακριβή - δηλ. να μην περιέχουν σφάλματα (η μέθοδος συλλογής και εισαγωγής
των δεδομένων θα πρέπει να ελέγχει στο μέτρο του δυνατού την ακρίβεια των
δεδομένων που συλλέγονται και εισάγονται).
• πλήρη - δηλ. πρέπει να υπάρχουν όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για την
λύση ενός προβλήματος ή για την λήψη μίας απόφασης πρέπει να υπάρχουν
• σχετικά - δηλ. τα υπάρχοντα δεδομένα να έχουν σχέση με το πρόβλημα ή την
απόφαση που θα ληφθεί.
• έγκαιρα - δηλ. να είναι διαθέσιμα όταν τα χρειάζεται η οργάνωση.
33
Πληροφορία (information) είναι δεδομένα τα οποία έχουν επεξεργαστεί σε μία
μορφή που είναι χρήσιμη για τους τελικούς χρήστες. Η επεξεργασία αυτή των
αρχικών δεδομένων προσθέτει αξία σε αυτά.
5.1 Η σημασία των δεδομένων και της πληροφορίας
Οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις συλλέγουν δεδομένα, τα αναλύουν για να
δημιουργούν πληροφορίες, διαχέουν τις κατάλληλες πληροφορίες στους
κατάλληλους ανθρώπους και λαμβάνουν αποφάσεις βασιζόμενοι στην ερμηνεία της
πληροφορίας αυτής.
Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) (information system) είναι ένα σύνολο οντοτήτων το
οποίο συλλέγει, αποθηκεύει, αναλύει δεδομένα και διαχέει πληροφορίες. Όπως κάθε
σύστημα, το ΠΣ περιέχει εισόδους (δεδομένα, πληροφορίες, εντολές) επεξεργασίες
(διαδικασίες, άνθρωποι, εξοπλισμός) και εξόδους (αναφορές, γραφήματα,
υπολογισμοί). Ορισμένες από τις οντότητες που απαρτίζουν ένα Π.Σ. είναι
κατασκευές (τεχνουργήματα) όπως το μολύβι και το χαρτί που μπορεί να
χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή των δεδομένων. Ωστόσο, όλα τα Π.Σ.
χρειάζονται ανθρώπους που θα σχεδιάσουν, θα κατασκευάσουν και θα
χρησιμοποιήσουν τα τεχνουργήματα.
Ένα Π.Σ. μπορεί να είναι είτε χειρωνακτικό είτε βασισμένο σε ηλεκτρονικό
υπολογιστή. Ένα Π.Σ. που βασίζεται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή χρησιμοποιεί
την τεχνολογία του υπολογιστή για να εκπληρώσει έναν ή περισσότερους από τους
στόχους του.
Επιπλέον, ένα Π.Σ. μπορεί να είναι τυπικό ή άτυπο. Τα τυπικά συστήματα
λειτουργούν βάσει διαδικασιών, με προαποφασισμένες εισόδους και εξόδους. Τα
άτυπα Π.Σ. από την άλλη μεριά δεν ακολουθούν προσχεδιασμένες διαδικασίες
συλλογής, αποθήκευσης και διάδοσης των πληροφοριών. Οι εργαζόμενοι
σχηματίζουν τέτοια άτυπα Π.Σ. όταν χρειάζονται πληροφορίες που δεν παρέχονται
από τα υπάρχοντα τυπικά Π.Σ. Άτυπα Π.Σ. είναι λόγου χάρη το «κουτσομπολιό»
στον χώρο του γραφείου, ή η ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ φίλων με το
ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στο μάθημα αυτό θα επικεντρωθούμε σε τυπικά Π.Σ. που
34
βασίζονται σε ηλεκτρονικό υπολογιστή. Παρακάτω αναλύονται οι δραστηριότητες
ενός Π.Σ.
συλλογή δεδομένων
Τα δεδομένα συλλέγονται από διάφορες πηγές:
• από εσωτερικές πηγές (internal sources) - π.χ. δεδομένα σχετικά με τις
παραγγελίες που είναι έτοιμες προς αποστολή.
• από εξωτερικές πηγές (external sources) - π.χ. δεδομένα σχετικά με τις
παραγγελίες των πελατών
• από το περιβάλλον - π.χ. δεδομένα που συλλέγονται από εταιρίες
δημοσκοπήσεων
Τα δεδομένα καταγράφονται σε κάποιο μέσο (συνήθως χαρτί) ή εισάγονται
κατευθείαν στο σύστημα. Τα δεδομένα ελέγχονται για να εξασφαλισθεί ότι
καταγράφηκαν σωστά.
αποθήκευση δεδομένων
Με την αποθήκευση τα δεδομένα φυλάσσονται με έναν οργανωμένο τρόπο για
μελλοντική χρήση.
επεξεργασία δεδομένων
Η επεξεργασία των δεδομένων περιλαμβάνει υπολογισμούς, συγκρίσεις,
ταξινομήσεις και κατηγοριοποιήσεις. Για παράδειγμα, τα δεδομένα που αφορούν μία
αγορά ενός πελάτη μπορεί να:
• (προστεθούν στο σύνολο των αγορών του πελάτη
• συγκριθούν με το ποσό που καθιστά τον πελάτη δικαιούχο της έκπτωσης
• ταξινομηθούν σύμφωνα με τους κωδικούς των προϊόντων που αγόρασε ο
πελάτης
• ταξινομηθούν σε κατηγορίες προϊόντων (πχ τρόφιμα, απορρυπαντικά).
35
διάδοση πληροφοριών
Ο στόχος ενός Π.Σ. είναι η διάδοση πληροφοριών. Η πληροφορία μπορεί να
διαδοθεί σε διάφορες μορφές (μηνύματα, φόρμες, αναφορές, λίστες, γραφήματα,
κλπ)
5.2 Πόροι Π.Σ.
Οι βασικοί πόροι ενός Π.Σ. είναι: ανθρώπινοι πόροι (τελικοί χρήστες, ειδικοί της
πληροφορικής), υλικοί πόροι (το σύνολο συσκευών το οποίο χρησιμοποιείται για την
εισαγωγή την επεξεργασία και την αποθήκευση των δεδομένων), πόροι λογισμικού
(προγράμματα και διαδικασίες) και πόροι δεδομένων (βάσεις δεδομένων, βάσεις
μοντέλων και βάσεις γνώσεων).
ανθρώπινοι πόροι
Όλα τα Π.Σ. περιλαμβάνουν ανθρώπους και για τον λόγο αυτό τα Π.Σ. είναι
κοινωνικά συστήματα. Οι άνθρωποι που συμμετέχουν σε ένα Π.Σ. είναι είτε τελικοί
χρήστες είτε ειδικοί της πληροφορικής.
• Οι τελικοί χρήστες είναι αυτοί οι οποίοι χρησιμοποιούν άμεσα ή έμμεσα (την
πληροφορία που αυτό παράγει) ένα Π.Σ.. Οι τελικοί χρήστες μπορεί να είναι
μηχανικοί, υπάλληλοι, λογιστές, διοικητικοί, κλπ.
• Οι ειδικοί της πληροφορικής αναπτύσσουν και χειρίζονται τα Π.Σ. Στους
ειδικούς πληροφορικής εντάσσονται οι αναλυτές συστημάτων, οι
προγραμματιστές, χειριστές ηλεκτρονικών υπολογιστών, κλπ.
υλικοί πόροι
Στους υλικούς πόρους ανήκουν:
• το υλικό (hardware) δηλ. τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών τα
οποία αποτελούνται από κεντρική μονάδα επεξεργασίας, τα περιφερειακά
(πληκτρολόγιο, οθόνη, εκτυπωτής, κλπ) και τα δίκτυα τηλεπικοινωνιών
• τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση δεδομένων (χαρτί,
μαγνητικές ταινίες, σκληροί δίσκοι, κλπ).
36
πόροι λογισμικού
Ο όρος αυτός είναι πολύ γενικός και περιλαμβάνει:
• το λογισμικό συστήματος το οποίο ελέγχει και υποστηρίζει τις λειτουργίες του
ηλεκτρονικού υπολογιστή λ.χ τα λειτουργικά συστήματα
• το λογισμικό εφαρμογών το οποίο παρέχει στον τελικό χρήστη την δυνατότητα
επεξεργασίας ενός συγκεκριμένου προβλήματος (λχ προγράμματα ανάλυσης
πωλήσεων, προγράμματα μισθοδοσίας, επεξεργαστές κειμένου).
• τις διαδικασίες δηλαδή οδηγίες προς τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν το
Π.Σ. λ.χ. οδηγίες συμπλήρωσης μίας φόρμας, ή οδηγίες χρήσης ενός
προγράμματος.
πόροι δεδομένων
Τα δεδομένα αποτελούν σημαντικό πόρο για έναν οργανισμό. Για τον λόγο αυτό η
διαχείριση των δεδομένων πρέπει να γίνεται με τρόπο που να επωφελούνται όλοι οι
τελικοί χρήστες. Τα δεδομένα μπορούν να πάρουν διάφορε μορφές (κείμενο, εικόνα,
ήχος) και οργανώνονται σε:
• Βάσεις δεδομένων που αποθηκεύουν και διαχειρίζονται οργανωμένα δεδομένα,
• Βάσεις προτύπων που αποθηκεύουν μαθηματικά και λογικά πρότυπα τα οποία
περιέχουν σχέσεις, υπολογισμούς και αναλυτικές τεχνικές και τέλος
• Βάσεις γνώσεων που αποθηκεύουν γεγονότα και κανόνες για διάφορα
προβλήματα.
37
6 Τύποι Πληροφοριακών
Συστημάτων
Για να διευκολυνθεί η μελέτη των Π.Σ. έχουν προταθεί διάφοροι τρόποι
κατηγοριοποίησής τους. Οι κυριότεροι είναι ανάλογα με:
• το υποσύστημα το οποίο υποστηρίζουν
• την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν
• το είδος της υποστήριξης που παρέχουν
• ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους
6.1 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με το υποσύστημα που υποστηρίζουν
Οι οργανισμοί αποτελούνται από μικρότερες οντότητες (υποσυστήματα) όπως για
παράδειγμα από διευθύνσεις, τμήματα ή ομάδες. Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν
τμήμα προσωπικού, τμήμα παραγωγής, λογιστικό τμήμα κλπ. Κάθε ένα από τα
τμήματα αυτά αναφέρει σε μία προϊστάμενη αρχή. Η πλειονότητα των οργανισμών
σήμερα είναι δομημένη σύμφωνα με το τρόπο αυτό (που είναι γνωστός ως ιεραρχική
δομή).
Ένας τρόπος οργάνωσης των Π.Σ. είναι να δομηθούν σύμφωνα με την ιεραρχική
δομή του οργανισμού. Έτσι, μπορεί να δημιουργηθούν Π.Σ. για διευθύνσεις,
τμήματα, ομάδες ή ακόμη και για συγκεκριμένους εργαζόμενους. Τα συστήματα
38
αυτά μπορεί να είναι είτε αυτόνομα ή συνδεδεμένα μεταξύ τους. Πληροφοριακά
συστήματα σύμφωνα με την ιεραρχική δομή είναι:
• Π.Σ. για τα τμήματα της επιχείρησης - συχνά, μία επιχείρηση χρησιμοποιεί
αρκετές εφαρμογές (προγράμματα) σε μία λειτουργική περιοχή. Οι εφαρμογές
αυτές μπορεί να έχουν κάποια κοινά σημεία, μπορεί όμως και όχι. Το σύνολο
των εφαρμογών που χρησιμοποιείται από το τμήμα προσωπικού, αναφέρεται
ως πληροφοριακό σύστημα προσωπικού (παρόλο που αποτελείται από
επιμέρους προγράμματα). Για παράδειγμα το τμήμα προσωπικού, μπορεί να
χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα για την παρακολούθηση των αιτήσεων
πρόσληψης και άλλο πρόγραμμα για την παρακολούθηση των απουσιών του
προσωπικού.
• Π.Σ. για όλη την επιχείρηση - τα Π.Σ. για τα τμήματα της επιχείρησης συνήθως
έχουν σχέση με κάποια δραστηριότητα. Μπορούμε να μιλήσουμε για ένα
σύνολο εφαρμογών που υποστηρίζει αρκετές (ή όλες) τις δραστηριότητες της
επιχείρησης. Ένα τέτοιο Π.Σ. υποστηρίζει όλη την επιχείρηση.
• διεπιχειρησιακά Π.Σ. - είναι σύνθετα Π.Σ. που περιλαμβάνουν αρκετούς
οργανισμούς. Για παράδειγμα, το παγκόσμιο σύστημα κράτησης θέσεων σε
πτήσεις αποτελείται από τα συστήματα που ανήκουν σε διαφορετικές
αεροπορικές εταιρίες.
6.2 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν
Τα κυριότερα Π.Σ. είναι το λογιστικό, το οικονομικό, το Π.Σ. παραγωγής, το Π.Σ.
προώθησης πωλήσεων και το Π.Σ. προσωπικού. Σε κάθε μία από τις παραπάνω
δραστηριότητες υπάρχουν ενέργειες ρουτίνας που είναι σημαντικοί για την
λειτουργία του οργανισμού.
39
6.3 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με το είδος της υποστήριξης που παρέχουν
Σύμφωνα με αυτόν τον τρόπο κατηγοριοποίησης, δεν εξετάζεται η επιχειρηματική
δραστηριότητα που υποστηρίζεται αλλά το είδος της υποστήριξης που παρέχεται από
το Π.Σ. Τα συστήματα σύμφωνα με αυτό το τρόπο κατηγοριοποίησης χωρίζονται σε
δύο μεγάλες κατηγορίες (βλέπε παρακάτω σχήμα):
• Π.Σ. που υποστηρίζουν τις λειτουργίες της επιχείρησης:
− συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (transaction processing system)
− συστήματα αυτοματοποίησης γραφείου (office automation system)
• Π.Σ. που υποστηρίζουν την διοίκηση:
− αναφορών (information reporting systems)
− συστήματα λήψης αποφάσεων (decision support systems)
− έμπειρα συστήματα (expert systems)
ΣυστήματαΕπεξεργασίαςΣυναλλαγών
ΣυστήματαΑυτοματισμούΓραφείου
ΥποστήριξηΕπιχειρηματικώνΛειτουργιών
ΣυστήματαΑναφορών
ΣυστήματαΥποστήριξηςΑποφάσεων
ΈμπειραΣυστήματα
ΥποστήριξηΔιοίκησης
ΠληροφοριακάΣυστήματα
Εικόνα 6.1 Τύποι Π.Σ. Ανάλογα με το Είδος της Υποστήριξης που Παρέχουν
40
6.4 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους
Οι κύριες κατηγορίες είναι Π.Σ. που βασίζονται σε:
• κύριους υπολογιστές (mainframe) - η επεξεργασία γίνεται από έναν υπολογιστή
στον οποίο είναι συνδεδεμένα τερματικά χωρίς υπολογιστική δυνατότητα
(dump terminals). Η αρχιτεκτονική αυτή ήταν η επικρατούσα μέχρι τα τέλη
της δεκαετίας του 80.
• προσωπικούς υπολογιστές - όπου οι προσωπικοί υπολογιστές μπορεί να είναι (ή
όχι) συνδεδεμένοι μεταξύ τους. Η αρχιτεκτονική αυτή είναι η συνηθέστερη για
μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις.
• κατανεμημένα συστήματα - η επεξεργασία κατανέμεται ανάμεσα σε δύο ή
περισσότερους υπολογιστές οποιουδήποτε τύπου που μπορεί να βρίσκονται σε
διαφορετικά γεωγραφικά σημεία.
6.5 Ιστορική εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων
Οι πρώτες εφαρμογές των υπολογιστών στις επιχειρήσεις (μισθοδοσία, τιμολόγηση)
απαιτούσαν επαναλαμβανόμενους υπολογισμούς σε μεγάλο αριθμό δεδομένων και
εμφανίστηκαν την δεκαετία του 50. Παράλληλα με την εξέλιξη του υλικού που είχε
σαν αποτέλεσμα την δημιουργία φθηνότερων, καλύτερων και φιλικότερων
υπολογιστών, οι επιχειρήσεις διαπίστωσαν τις ωφέλειες που προκύπτουν από τη
χρήση της τεχνολογίας και την δυναμική που μπορεί να προσδώσει.
Στην δεκαετία του 60 άρχισαν να αναπτύσσονται συστήματα που είχαν την
δυνατότητα να διαχειριστούν δεδομένα σχετικά με την λήψη αποφάσεων
(πληροφοριακό σύστημα διοίκησης). Τα συστήματα αυτά χαρακτηρίζονται κυρίως
από την δυνατότητα να παρέχουν περιοδικές αναφορές. Στην αρχή, τα συστήματα
αυτά είχαν κυρίως ιστορικό χαρακτήρα (έδιναν δηλ. έμφαση κυρίως στο τι έχει
συμβεί), ενώ αργότερα, χρησιμοποιήθηκαν για την πρόβλεψη τάσεων και την
υποστήριξη αποφάσεων ρουτίνας.
Στις αρχές της δεκαετίας του 70 τα υπολογιστικά συστήματα χρησιμοποίησαν το
τηλεπικοινωνιακό δίκτυο (π.χ. συστήματα κράτησης θέσεων σε πτήσεις). Η χρήση
41
αυτή των επικοινωνιών επεκτάθηκε αργότερα και συνετέλεσε μαζί με την διάδοση
των συστημάτων επεξεργασίας κειμένου στην εμφάνιση των συστημάτων
αυτοματισμού γραφείου. Την ίδια εποχή εμφανίσθηκε η έννοια του συστήματος
στήριξης αποφάσεων με βασικό στόχο την υποστήριξη πολύπλοκων ημι-δομημένων
αποφάσεων. Ωστόσο, το κόστος ανάπτυξης των συστημάτων αυτών εξακολουθούσε
να είναι υψηλό.
Η κατάσταση άλλαξε με την εμφάνιση των μικροϋπολογιστών, στις αρχές της
δεκαετίας του 80. Το φθηνό κόστος των συστημάτων αυτών καθώς και η ευκολία
χρήσης και προγραμματισμού τους, επέτρεψαν σε πολλούς χρήστες να
δημιουργήσουν τα δικά τους συστήματα.
Στα μέσα της δεκαετίας του 80 δημιουργήθηκε ένας νέος τομέας: η τεχνητή
νοημοσύνη. Νέα έξυπνα συστήματα αναπτύχθηκαν, με περισσότερο δημοφιλή τα
έμπειρα συστήματα. Τα συμβουλευτικά αυτά συστήματα είναι τελείως διαφορετικά
από τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (που δίνουν έμφαση στα δεδομένα)
και από τα συστήματα διοίκησης και υποστήριξης αποφάσεων (με έμφαση στην
επεξεργασία πληροφοριών). Στα τέλη της δεκαετίας του 80 δημιουργήθηκαν τα
συστήματα υποστήριξης ομάδων για την υποστήριξη των εργαζομένων σε ομάδες.
Οι διάφοροι τύποι Π.Σ. περιγράφονται στα επόμενα κεφάλαια.
42
7 Λογισμικό για την
Ανάπτυξη
Πληροφοριακών
Συστημάτων
Η ανάπτυξη του λογισμικού ενός Π.Σ. γίνεται με την βοήθεια εργαλείων που
υποστηρίζουν την ανάπτυξη και τον έλεγχο του κώδικα. Ένα πλήθος εργαλείων που
καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα μεθοδολογικών προσεγγίσεων είναι διαθέσιμο στον
προγραμματιστή. Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι κυριότερες κατηγορίες του
λογισμικού.
7.1 Γλώσσες Προγραμματισμού
Οι γλώσσες προγραμματισμού είναι τεχνητές γλώσσες με αυστηρά καθορισμένο
συντακτικό που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη λογισμικού. Με βάση το εύρος
των προβλημάτων τα οποία μπορούν να αντιμετωπίσουν, οι γλώσσες
προγραμματισμού χαρακτηρίζονται ως γενικές ή εξειδικευμένες, ενώ με βάση την
ιστορική τους εξέλιξη ταξινομούνται σε "γενιές".
• γλώσσες 1ης γενεάς ή γλώσσες μηχανής (machine languages)- βασίζονται στον
δυαδικό κώδικα, είναι άμεσα κατανοητές από τον ηλεκτρονικό υπολογιστή και
43
εξαρτώνται από την συγκεκριμένη μηχανή (machine-dependent) δηλ.
προγράμματα που γράφονται σε έναν υπολογιστή δεν είναι κατανοητά από
άλλον.
• γλώσσες 2ης γενεάς ή συμβολικές γλώσσες (assembly languages) -
αναπτύχθηκαν την δεκαετία του '50, απαιτούν μεταφραστές για την μετατροπή
τους σε γλώσσα μηχανής, είναι ευκολότερη η εκμάθηση και απομνημόνευσή
τους
• γλώσσες 3ης γενεάς ή διαδικαστικές ή υψηλού επιπέδου γλώσσες (procedural
languages) - αναπτύχθηκαν από τα τέλη της δεκαετίας του '50, χρησιμοποιούν
εκτενώς σύμβολα, υιοθετούν την έννοια της υπορουτίνας, χρησιμοποιούνται
για την ανάπτυξη συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων παρά το γεγονός ότι
δεν περιέχουν ευκολίες για την ανάπτυξη αυτών. Για μεγάλα συστήματα
υποστήριξης αποφάσεων έχουν χρησιμοποιηθεί κυρίως η APL (ιδιαίτερα
κατάλληλη για μαθηματικά προβλήματα όπως αντιστροφή πινάκων), η PL/1
και η Pascal (χρήσιμη για διαχείριση δεδομένων)
Οι τρεις αυτές κατηγορίες γλωσσών βασίζονται στην εργασία του μαθηματικού von
Neumann και ο οποίος πρότεινε (πέραν των άλλων) την έννοια του μετρητή
προγράμματος που καθορίζει την επόμενη προς εκτέλεση εντολή ενός
προγράμματος. Αυτό σημαίνει ότι για την ορθή ανάπτυξη προγραμμάτων στις
γλώσσες αυτές, ο προγραμματιστής είναι υποχρεωμένος να μιμηθεί νοητά την σειρά
εκτέλεσης των εντολών ενός προγράμματος.
• γλώσσες 4ης γενεάς ή μη διαδικαστικές γλώσσες (non-procedural languages) - η
βασική ιδέα μίας μη διαδικαστικής γλώσσας είναι να μεταφερθεί η ευθύνη της
ροής του προγράμματος από τον προγραμματιστή στο λογισμικό. Με τις μη-
διαδικαστικές γλώσσες ο προγραμματιστής προσδιορίζει τι θέλει να υπολογίσει
ο υπολογιστής και όχι τον τρόπο (το πώς) που θα γίνει αυτό. Έτσι, στις
γλώσσες αυτές δεν απαιτείται από τον προγραμματιστή να διευκρινίσει
χαμηλού επιπέδου λεπτομέρειες όπως για παράδειγμα ο τρόπος με τον οποίο θα
ταξινομηθούν τα αποτελέσματα ή ο ακριβής τρόπος αναπαράστασης των
δεδομένων. Οι γλώσσες αυτές χρησιμοποιούνται κυρίως για την ανάπτυξη των
συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων.
44
Οι γλώσσες 4ης γενιάς αυξάνουν θεαματικά την παραγωγικότητα του
προγραμματιστή (τουλάχιστο 5:1, σε ορισμένες ακραίες περιπτώσεις παρατηρήθηκε
αύξηση έως 300:1) και επιπλέον μπορούν να χρησιμοποιηθούν και από τους τελικούς
χρήστες. Οι γλώσσες 4ης γενιάς σχεδιάστηκαν έχοντας υπόψη το κόστος ανάπτυξης
λογισμικού. Έτσι, οι γλώσσες 4ης γενιάς μπορούν να χρησιμοποιούνται από χρήστες
με περιορισμένες γνώσεις προγραμματισμού εύκολα μετά από σύντομη εκπαίδευσης.
Επιπλέον, οι γλώσσες αυτές, ελαχιστοποιούν το κόστος αποσφαλμάτωσης και
συντήρησης των προγραμμάτων.
• γλώσσες 5ης γενιάς - είναι συμβολικές γλώσσες που παρέχουν
αποτελεσματικούς τρόπους αναπαράστασης αντικειμένων και μεθόδων που
χρησιμοποιούνται στην τεχνητή νοημοσύνη.
Οι εξειδικευμένες γλώσσες επιτρέπουν στον προγραμματιστή να περιγράψει τα
χαρακτηριστικά ενός προβλήματος το οποίο πρέπει να λυθεί. Έχουν αναπτυχθεί
πολλές εξειδικευμένες γλώσσες για διάφορες οικογένειες προβλημάτων. Για
παράδειγμα η γλώσσα GPSS μπορεί να υιοθετηθεί για την δημιουργία προτύπων
προσομοίωσης και θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την ανάπτυξη ενός μεγάλου
συστήματος υποστήριξης αποφάσεων.
Για την διευκόλυνση του στόχου τους, στις εξειδικευμένες γλώσσες
προγραμματισμού εμπεριέχονται έννοιες και λειτουργίες που δεν είναι διαθέσιμες
στις γενικές γλώσσες προγραμματισμού. Η γλώσσα GPPS, για παράδειγμα, είναι σε
θέση να υποστηρίξει την προσομοίωση διακριτών συστημάτων. Η γλώσσα GPSS (α)
υποστηρίζει την έννοια του "χρόνου" και (β) έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται
την "χρονική αλληλουχία" διαφόρων γεγονότων. Ένα παράδειγμα προγράμματος σε
γλώσσα GPSS δίνεται στο Παράρτημα Β.
7.2 Γεννήτριες
Η ανάπτυξη λογισμικού με την βοήθεια των γλωσσών προγραμματισμού έχει μεγάλο
κόστος και απαιτεί την απασχόληση εξειδικευμένων προγραμματιστών για μεγάλα
χρονικά διαστήματα. Για να διευκολυνθεί η διαδικασία ανάπτυξης λογισμικού
δημιουργήθηκαν εργαλεία με στόχο την αυτοματοποίηση της ανάπτυξης ορισμένων
τμημάτων του κώδικα. Τα εργαλεία αυτά αποσκοπούν στην αύξηση της
45
παραγωγικότητας των προγραμματιστών αλλά και στην μετακίνηση ορισμένων
σημείων της κωδικοποίησης από τους προγραμματιστές προς τους αναλυτές, τους
σχεδιαστές, και προς τους τελικούς χρήστες των Π.Σ. Τα περισσότερα από τα
εργαλεία αυτά είναι γνωστά ως γεννήτριες γιατί δέχονται την περιγραφή ενός
τμήματος του Π.Σ. και αναπτύσσουν τον κώδικα του προγράμματος που αντιστοιχεί
στο τμήμα αυτό αυτόματα. Οι περισσότερο διαδεδομένες γεννήτριες εξειδικεύονται
στην αυτοματοποίηση του κώδικα που σχετίζεται με την επικοινωνία ανθρώπου-
υπολογιστή. Έτσι έχουν αναπτυχθεί γεννήτριες αναφορών και γεννήτριες οθονών
που έχουν ως στόχο την αυτοματοποίηση των αναφορών που παράγει ένα Π.Σ. και
τις οθόνες (φόρμες) που χρησιμοποιούνται από το Π.Σ. Ορισμένες φορές οι
επιμέρους γεννήτριες υπάρχουν στην μορφή ενός ολοκληρωμένου πακέτου που είναι
γνωστό ως γεννήτρια εφαρμογών.
γεννήτριες αναφορών
Η ανάπτυξη κώδικα για την προετοιμασία αναφορών παρόλο που ακολουθεί
συγκεκριμένους κανόνες εμπεριέχει αρκετές λεπτομέρειες (υπολογισμός μερικών
αθροισμάτων, αλλαγή σελίδων, σελιδοποίηση, ολικά αθροίσματα) που επιμηκύνουν
τον χρόνο ανάπτυξης. Χρησιμοποιώντας μία γεννήτρια αναφορών (report generator)
ένας προγραμματιστής μπορεί να ορίσει τη μορφή της αναφοράς προσδιορίζοντας τα
περιεχόμενα της αναφοράς. Οι γεννήτριες αναφορών έχουν πρόσβαση σε αρχεία ή
σε βάσεις δεδομένων από τις οποίες εξάγουν δεδομένα τα οποία μορφοποιούν σε
αναφορές. Ο κώδικας για την υλοποίηση των αντίστοιχων υπορουτινών
δημιουργείται αυτόματα από την γεννήτρια.
γεννήτριες οθονών
Η ανάπτυξη του κώδικα για την υλοποίηση της επικοινωνίας ανάμεσα στο χρήστη
και τον υπολογιστή είναι μία διαδικασία που έχει αρκετά κοινά χαρακτηριστικά με
την ανάπτυξη των αναφορών. Οι γεννήτριες αναφορών (screen generator) είναι
προγράμματα τα οποία επιτρέπουν την εύκολη και γρήγορη ανάπτυξη του interface
ενός Π.Σ., προσδιορίζοντας τα περιεχόμενα της κάθε οθόνης, χωρίς την ανάγκη
προγραμματισμού.
46
Μία άλλη κατηγορία γεννητριών είναι οι γεννήτριες προγραμμάτων οι οποίες
δέχονται ως είσοδο την περιγραφή ενός συστήματος σε μορφή πουν είναι εύκολο να
δοθεί από τον χρήστη και παράγουν αυτόματα τον κώδικα που αντιστοιχεί στο
σύστημα. Μία οικογένεια τέτοιων γεννητριών προγραμμάτων χρησιμοποιείται για
την προσομοίωση διακριτών συστημάτων. Οι γεννήτριες αυτές προγραμμάτων
αναγνωρίζουν συστήματα τα οποία είναι δυνατόν να περιγραφούν διαγραμματικά (με
τα διαγράμματα κύκλου ενεργειών) και παράγουν αυτόματα τον κώδικα που
αντιστοιχεί στο διάγραμμα που δόθηκε από τον χρήστη. Ένα σύστημα το οποίο
επιτρέπει στον χρήστη να αναπτύξει το διάγραμμα κύκλου ενεργειών το οποίο
περιγράφει ένα διακριτό σύστημα και κατόπιν παράγει αυτόματα τον κώδικα στην
γλώσσα προγραμματισμού C δίνεται στο Παράρτημα Γ.
γλώσσες αναζητήσεων
Οι γλώσσες αναζητήσεων επιτρέπουν την εύκολη επικοινωνία του χρήστη με τον
υπολογιστή κυρίως για την αναζήτηση δεδομένων που φυλάσσονται σε βάσεις
δεδομένων. Βάση δεδομένων είναι μία συλλογή από σχετιζόμενα δεδομένα.
7.3 Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων
Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (ΣΔΒΔ, Database Management System)
είναι ένα σύνολο προγραμμάτων που είναι υπεύθυνο για την δημιουργία και
συντήρηση βάσεων δεδομένων. Το σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων ενός
Π.Σ. προσφέρει δυνατότητες για την αποθήκευση, την ανάκτηση (αναζήτηση) και
τον έλεγχο των δεδομένων που χρειάζονται για την λήψη αποφάσεων.
Τα ΣΔΒΔ ανάλογα με τον τρόπο που οργανώνουν τα δεδομένα στη βάση δεδομένων
κατηγοριοποιούνται σε ιεραρχικά (hierarchical), δικτυωτά (network), σχεσιακά
(relational) και αντικειμενοστραφή (object-oriented). Τα περισσότερο δημοφιλή
ΣΔΒΔ είναι αυτά που διαχειρίζονται σχεσιακές βάσεις δεδομένων. Τα σχεσιακά
ΣΔΒΔ επιβάλλουν την οργάνωση των δεδομένων σε πίνακες (tables) - δηλ. σε
γραμμές και στήλες. Κάθε πίνακας έχει ένα όνομα, ενώ κάθε στήλη έχει ένα όνομα
και έναν τύπο δεδομένων. Ένα παράδειγμα σχεσιακής βάσης δεδομένων δίνεται στο
Παράρτημα Δ.
47
Λεξικό Δεδομένων είναι ένας κατάλογος όλων των δεδομένων που περιέχονται
στην βάση δεδομένων. Εκτός από τον ορισμό των δεδομένων μπορεί να περιέχει την
περιγραφή και την πηγή τους.
48
8 Συστήματα Επεξεργασίας
Συναλλαγών
Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών ήταν οι πρώτες εφαρμογές της
πληροφορικής στις επιχειρήσεις στις αρχές του ‘50. Συναλλαγή είναι ένα
θεμελιώδες επιχειρηματικό γεγονός, όπως για παράδειγμα η πώληση προϊόντων σε
πελάτες. Τα συστήματα υποστήριξης συναλλαγών καταγράφουν και
επεξεργάζονται δεδομένα που δημιουργούνται από τις συναλλαγές της επιχείρησης.
Συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών, για παράδειγμα, είναι αυτά που
επεξεργάζονται τις πωλήσεις, τις αγορές και τις μεταβολές των αποθεμάτων μίας
επιχείρησης. Τα συστήματα αυτά είναι θεμελιώδους σημασίας για την επιχείρηση
και οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν θα μπορούσαν να λειτουργήσουν αν τα
συστήματα αυτά παρουσίαζαν βλάβη: οι παραγγελίες δεν θα μπορούσαν να
αποσταλούν στους πελάτες, οι εργαζόμενοι δεν μπορούσαν να πληρωθούν, κλπ. Η
αχρηστία συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών για λίγες ώρες μπορεί να επιφέρει
σημαντικές απώλειες σε μία επιχείρηση.
Τα συστήματα αυτά δημιουργούν διάφορα παράγωγα (συνήθως σε μορφή εγγράφων)
για εσωτερική ή εξωτερική χρήση. Για παράδειγμα παράγουν αποδείξεις πληρωμών
για τις πωλήσεις, επιταγές για την μισθοδοσία των εργαζομένων, εντολές αγορών,
κλπ. Συγχρόνως, αποτελούν την βάση πάνω στην οποία βασίζονται τα περισσότερα
από τα υπόλοιπα Π.Σ.
49
8.1 Επεξεργασία δέσμης και επεξεργασία πραγματικού χρόνου
Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών μπορεί να επεξεργάζονται τις συναλλαγές
με δύο τρόπους: σε πραγματικό χρόνο και σε επεξεργασία δέσμης. Στην
επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο (real time ή online), τα δεδομένα της
συναλλαγής επεξεργάζονται από το σύστημα άμεσα, με την εμφάνιση της
συναλλαγής, ενώ κατά την επεξεργασία δέσμης (batch processing), τα δεδομένα που
παράγονται από τις συναλλαγές συναθροίζονται για ένα χρονικό διάστημα και
επεξεργάζονται περιοδικά. Το χρονικό αυτό διάστημα που μεσολαβεί ανάμεσα στην
δημιουργία των δεδομένων και στην επεξεργασία τους δεν είναι σταθερό για όλες τις
εφαρμογές, αλλά εξαρτάται από την φύση της εφαρμογής. Για παράδειγμα τα
τιμολόγια για τους πελάτες βάσει των οποίων αυτοί θα πληρώσουν πρέπει να
τυπώνονται κάθε ημέρα, ενώ οι επιταγές με τις οποίες πληρώνονται οι εργαζόμενοι
της επιχείρησης μπορεί να ετοιμάζονται κάθε 15 ημέρες.
Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών με επεξεργασία δέσμης. ήταν ο μόνος
τρόπος χρήσης των υπολογιστών όταν αυτοί άρχισαν να χρησιμοποιούνται στις αρχές
του 50, για δύο κυρίως λόγους:
1. άλλοι τρόποι επεξεργασίας είχαν ιδιαίτερα υψηλό κόστος
2. η επεξεργασία δέσμης ήταν κατάλληλη για την αναδιοργάνωση των
επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της εποχής (μισθοδοσία, λογαριασμοί, κλπ).
Οι επιχειρηματικές αυτές δραστηριότητες, απαιτούσαν σημαντικό υπολογιστικό έργο
εκ μέρους του προσωπικού καθώς επίσης και χρονοβόρες ενημερώσεις μεγάλου
αριθμού εγγραφών. Με την μηχανοργάνωση των δραστηριοτήτων αυτών ήταν
δυνατή η μείωση του προσωπικού που χρειαζόταν. Επομένως τα κέρδη από την
εισαγωγή των συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών ήταν άμεσα και σαφή και
υπερκάλυπταν τα έξοδα για την απόκτηση και συντήρηση του αντίστοιχου υλικού
και λογισμικού. Επεξεργασία δέσμης χρησιμοποιούν και σήμερα ορισμένα
συστήματα.
Στα συστήματα πραγματικού χρόνου η ενημέρωση του συστήματος γίνεται χωρίς να
μεσολαβεί χρόνος ανάμεσα στην δημιουργία των δεδομένων από επιχειρησιακές
συναλλαγές και στην επεξεργασία τους. Αυτό σημαίνει ότι σε αυτά τα συστήματα τα
50
δεδομένα που είναι αποθηκευμένα περιγράφουν με ακρίβεια την παρούσα
κατάσταση του συστήματος και για το λόγο αυτό τα συστήματα πραγματικού χρόνου
χρησιμοποιούνται όποτε απαιτείται τα δεδομένα να είναι έγκαιρα σε επίπεδο λεπτού
ή ακόμη και δευτερολέπτου.
8.2 Χαρακτηριστικά των Συστημάτων Υποστήριξης Συναλλαγών
• Ο όγκος δεδομένων που εισάγεται, επεξεργάζεται και εξάγεται είναι μεγάλος
• Τα δεδομένα επεξεργάζονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. κάθε ημέρα, ή
κάθε εβδομάδα, κλπ)
• Απαιτείται μεγάλη αποθηκευτική δυνατότητα, υψηλή ταχύτητα επεξεργασίας
και αξιοπιστία του συστήματος
• Ο προσανατολισμός του συστήματος είναι ιστορικός (δηλ. το σύστημα
συλλέγει και διαχειρίζεται παρελθόντα στοιχεία)
• Η είσοδος και έξοδος βασίζεται σε δομημένες φόρμες
• Υπάρχει μεγάλος βαθμός λεπτομέρειας
• Απαιτείται υποστήριξη αναζητήσεων interactively
8.3 Παραδείγματα συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών
α) Επεξεργασίας Παραγγελιών (Ordering System) - στόχοι του συστήματος αυτού
είναι (1) η εμπρόθεσμη ικανοποίηση των παραγγελιών που έχουν θέσει οι πελάτες
(2) η επάρκεια έτοιμων προϊόντων (3) η παρακολούθηση της πιστοληπτικής
δυνατότητας των πελατών.
Αφού η παραγγελία εισαχθεί στο σύστημα, εκτυπώνεται η επιβεβαίωση της
παραγγελίας για τον πελάτη και το δελτίο παραγγελίας που αποστέλλεται στην
αποθήκη για να ετοιμαστούν τα προϊόντα. Όσα προϊόντα δεν υπάρχουν στην
51
αποθήκη, παραγγέλλονται από τους προμηθευτές (τα προϊόντα αυτά αποστέλλονται
αργότερα στον πελάτη).
β) Παρακολούθησης Αποθεμάτων (Inventory) - τα αποθέματα που διατηρούνται από
τις επιχειρήσεις αποτελούν σημαντικές επενδύσεις: το 20% με 25% των
περιουσιακών στοιχείων μία εταιρίας συνήθως είναι δεσμευμένα σε αποθεματικά
(ενώ το ποσοστό αυτό μπορεί να φθάσει το 40% για εμπορικές εταιρίες). Μία
κατασκευαστική εταιρία συνήθως έχει διαφόρων ειδών αποθέματα: πρώτες ύλες, ημι-
επεξεργασμένα προϊόντα, τελικά προϊόντα, ανταλλακτικά, κλπ. Αυτό σημαίνει ότι
μπορεί να χρειάζονται διάφορα συστήματα για την παρακολούθηση των
αποθεμάτων. Τα συστήματα αυτά παρακολουθούν τις εισροές και εκροές των
πρώτων υλών προς/από τις αποθήκες. Σε μεγάλες εταιρίες μπορεί κάθε ένα από τα
υπάρχοντα συστήματα παρακολούθησης αποθεμάτων να καταγράφει τις ροές
εκατοντάδων αγαθών.
γ) Χρηματικές Εισροές (Accounts Receivable) - Η διαχείριση των χρηματοροοών
γίνεται με παρακολούθηση των εισροών που προέρχονται από χρεώσεις των αγαθών
που αγοράζουν οι πελάτες. Όταν ένας πελάτης αγοράζει ένα προϊόν, ο λογαριασμός
του πελάτη ενημερώνεται για να αντικατοπτρίζει την χρέωση και ο λογαριασμός
στέλνεται στον πελάτη. Με την παραλαβή της πληρωμής, το χρεωστικό ποσό του
πελάτη μειώνεται κατά το αντίστοιχο ποσό. Το σύστημα που παρακολουθεί τις
χρηματοροές υποστηρίζει την επιχείρηση με διάφορους τρόπους: π.χ. προσδιορισμός
των λογαριασμών που έχουν καθυστερήσει να εξοφληθούν με αναφορές που
δείχνουν τους πελάτες που καθυστέρησαν να εξοφλήσουν 30, 60 ή 90 ημέρες.
δ) Χρηματικές Εκροές (Accounts Payable) - Το σύστημα αυτό παρακολουθεί τα
χρηματικά ποσά που χρωστάει η επιχείρηση σε άλλες επιχειρήσεις ή συνεργάτες.
Όταν ένας εργαζόμενος στην επιχείρηση παραγγέλνει προϊόντα, ένα αντίγραφο της
παραγγελίας στέλνεται στο σύστημα. Όταν τα προϊόντα παραληφθούν, ελέγχονται
για να διαπιστωθεί η ορθότητα του είδους και της ποσότητας, και εισάγεται η
συναλλαγή στο σύστημα. Όταν παραληφθεί το τιμολόγιο πληρωμής, ελέγχεται το
ποσό και αν είναι το αναμενόμενο ετοιμάζεται επιταγή προς τον προμηθευτή.
ε) Μισθοδοσία - Τα βασικά παράγωγα ενός συστήματος που παρακολουθεί την
μισθοδοσία είναι οι επιταγές προς τους εργαζόμενους και μία αναφορά που
52
περιγράφει τις συναλλαγές της μισθοδοσίας. Συμπληρωματικά μπορεί να
προετοιμάζονται έντυπα για την εφορία στο τέλος τους (οικονομικού) έτους.
στ) Γενικό Λογιστικό Βιβλίο (Καθολικό) (general ledger) - Κάθε χρηματική
συναλλαγή της επιχείρησης πρέπει να καταχωρείται κατάλληλα. Πληρωμές προς
τους προμηθευτές και τους εργαζόμενους και πληρωμές από πελάτες είναι
παραδείγματα τέτοιων συναλλαγών. Οι συναλλαγές αυτές καταχωρούνται στο
σύστημα αυτό το οποίο βοηθάει στην δημιουργία του ισολογισμού της επιχείρησης.
ζ) Aνθρώπινοι Πόροι (Human Resources) - Στο σύστημα αυτό αποθηκεύονται
δεδομένα για το προσωπικό για λόγους νομικούς, και διοίκησης (πχ για
παρακολούθηση επιμορφωτικών σεμιναρίων). Συνήθως οι πληροφορίες που
αποθηκεύονται περιέχουν το τμήμα στο οποίο ανήκει τώρα ο εργαζόμενος, τα
προηγούμενα τμήματα στα οποία εργάσθηκε, η θέση του, ο μισθός του, τα πτυχία του
κλπ.
8.4 Ανάπτυξη συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών
Η σωστή διαχείριση συναλλαγών είναι από τις πιο σημαντικές απαιτήσεις στην
ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων στον επιχειρηματικό τομέα. Η πλειοψηφία
των εφαρμογών εντοπίζεται στους τομείς των οικονομικών συναλλαγών, τραπεζικών
συναλλαγών και ηλεκτρονικού εμπορίου. Δεδομένης της πολυπλοκότητας των
σημερινών απαιτήσεων, οι εφαρμογές επεξεργασίας συναλλαγών αποτελούν τις πιο
πολύπλοκες εφαρμογές σε λειτουργικό επίπεδο. Επιπλέον αποτελούν και τις
εφαρμογές που βρίσκονται σε συνεχή αλλαγή, αφού οι επιχειρησιακές ανάγκες και
απαιτήσεις αλλάζουν συνεχώς και τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών πρέπει
να συμμορφώνονται με αυτές. Η συχνή λοιπόν συντήρηση τέτοιων εφαρμογών
καθιστά απαραίτητο το σωστό σχεδιασμό των εφαρμογών αυτών και παράλληλα τη
χρήση εργαλείων που απλοποιούν την υλοποίηση και τη συντήρησή τους.
Οι εφαρμογές επεξεργασίας συναλλαγών απαιτούν συχνά την ταυτόχρονη πρόσβαση
πολλών χρηστών σε κατανεμημένα δεδομένα που μοιράζονται από διάφορα τμήματα
της εφαρμογής. Είναι λοιπόν αναγκαία η διατήρηση της συνέπειας των δεδομένων,
53
όπως καθορίζεται αυτή από τους κανόνες της επιχείρησης στις ακόλουθες
περιπτώσεις:
• ταυτόχρονη πρόσβαση σε μια πηγή δεδομένων και
• πρόσβαση σε κατανεμημένες πηγές δεδομένων από ένα στοιχείο του
προγράμματος.
Σε τέτοιες περιπτώσεις είναι χρήσιμο να θεωρήσουμε ένα σύνολο λειτουργιών που
επιχειρούν πρόσβαση σε κατανεμημένα δεδομένα ως μια μονάδα εργασίας. Σε μια
μονάδα εργασίες όλες οι λειτουργίες που συμμετέχουν πρέπει είτε να ολοκληρωθούν
όλες επιτυχώς ή να μην εκτελεστούν καθόλου (καμία από αυτές). Το πρόβλημα
γίνεται πιο πολύπλοκο όταν
• μια μονάδα εργασίας αποτελείται από λειτουργίες που είναι κατανεμημένες σε
διάφορα στοιχεία της εφαρμογής ή
• οι λειτουργίες που συμμετέχουν σε μια μονάδα εκτελούνται σειριακά ή
παράλληλα και απαιτείται κατάλληλος συγχρονισμός τους.
Σε κάθε περίπτωση η εφαρμογή πρέπει να εγγυηθεί για την συνολική επιτυχία ή
αποτυχία μιας μονάδας εργασίας. Στην περίπτωση αποτυχίας όλοι οι πόροι
δεδομένων πρέπει να επαναφερθούν στην κατάσταση που ήταν πριν από την
εκκίνηση της συναλλαγής.
Η έννοια της συναλλαγής και του διαχειριστή συναλλαγών απλοποιούν την
κατασκευή τέτοιων συστημάτων και εγγυούνται τη διατήρηση της συνέπειας των
δεδομένων.
Μια συναλλαγή είναι μια μονάδα εργασίας με τις ακόλουθες ιδιότητες:
• Ατομικότητα: Μια συναλλαγή πρέπει να μπορεί να ολοκληρωθεί ή να
ακυρωθεί συνολικά. Στην περίπτωση αποτυχίας οποιασδήποτε λειτουργίας, οι
αλλαγές που ενδεχομένως έγιναν στα δεδομένα από άλλες λειτουργίες της
μονάδας πρέπει να αναιρεθούν και τα δεδομένα να επιστρέψουν στην
προηγούμενή τους κατάσταση.
• Συνέπεια: Μια συναλλαγή πρέπει να διατηρεί όλες τις αμετάβλητες ιδιότητες
των δεδομένων (συνέπεια δεδομένων). Μετά την ολοκλήρωση της επιτυχούς
54
συναλλαγής τα δεδομένα πρέπει να είναι συνεπή με τους κανόνες. Κάθε
συναλλαγή πρέπει να φέρνει το σύστημα από μια συνεπή κατάσταση με μια
άλλη συνεπή κατάσταση.
• Απομόνωση: Κάθε συναλλαγή πρέπει να εμφανίζεται σαν να εκτελείται
ανεξάρτητα από τις άλλες συναλλαγές, που μπορεί να εκτελούνται ταυτόχρονα
στο ίδιο περιβάλλον. Με άλλα λόγια το αποτέλεσμα της σειριακής εκτέλεσης
πολλών συναλλαγών πρέπει να είναι το ίδιο με το αποτέλεσμα της ταυτόχρονης
εκτέλεσής τους. Αυτή η ιδιότητα απαιτεί:
− Αν κατά τη διάρκεια εκτέλεσης μιας συναλλαγής, τα δεδομένα βρεθούν σε
μια ενδιάμεση, ασυνεπή κατάσταση, τα δεδομένα αυτά δεν πρέπει να είναι
ορατά σε άλλες συναλλαγές.
− Δυο ταυτόχρονες συναλλαγές δεν πρέπει να λειτουργούν στα ίδια ακριβώς
δεδομένα.
• Διάρκεια: Τα αποτελέσματα μιας συναλλαγής αφού ολοκληρωθεί πρέπει να
είναι μόνιμα.
Οι παραπάνω ιδιότητες ονομάζονται ACID (από τα αρχικά των αγγλικών όρων:
Atomicity, Consistency, Isolation, Durability). Οι ιδιότητες αυτές εγγυούνται ότι μια
συναλλαγή δεν είναι ποτέ μισοτελειωμένη, τα δεδομένα δεν είναι ποτέ ασυνεπή, οι
ταυτόχρονες συναλλαγές είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους και τα αποτελέσματα των
συναλλαγών είναι μόνιμα.
Παράδειγμα
Έστω μια εφαρμογή επεξεργασίας συναλλαγών η οποία επιτρέπει τη λήψη μιας νέας
παραγγελίας και την επεξεργασία της. Η εφαρμογή αποτελείται (εκτός των άλλων
στοιχείων που δεν μας ενδιαφέρουν στο παράδειγμα αυτό) από δυο λειτουργίες που
υλοποιούν τη λήψη και την επεξεργασία παραγγελιών αντίστοιχα. Οι δυο αυτές
λειτουργίες αποτελούν μια μονάδα εργασίας ή μια συναλλαγή. Οι δυο λειτουργίες
έχουν πρόσβαση σε τέσσερις βάσεις δεδομένων: κατάλογος προϊόντων, παραγγελίες
πελατών, αποθήκη προϊόντων και αποστολές προϊόντων. Οι μεταβολές που
εκτελούνται στις βάσεις δεδομένων είναι οι ακόλουθες:
55
• Δημιουργία νέας παραγγελίας
• Μεταβολή της αποθήκης προϊόντων (αφαίρεση ποσοτήτων)
• Δημιουργία νέας αποστολής προϊόντων
• Μεταβολή κατάστασης παραγγελίας
Το περιεχόμενο μιας συναλλαγής ορίζεται ως το σύνολο των εργασιών που πρέπει να
εκτελεστούν στις βάσεις δεδομένων. Στη συγκεκριμένη περίπτωση οι δυο
λειτουργίες μοιράζονται το ίδιο περιεχόμενο. Το περιεχόμενο συναλλαγής πρέπει να
είναι καθολικό και να μεταβιβάζεται από τη μία λειτουργία στην άλλη με την
μεταφορά ελέγχου. Η εφαρμογή πρέπει να παρακολουθεί την κατάσταση της
συναλλαγής και να εγγυάται όλες τις ιδιότητες συναλλαγών που περιγράφηκαν
παραπάνω. Για την εγγύηση της ατομικότητας η εφαρμογή πρέπει να επιτρέπει την
αναίρεση των αλλαγών που έγιναν στις βάσεις δεδομένων αν η συναλλαγή δεν
ολοκληρωθεί. Συνεπώς οι βάσεις δεδομένων πρέπει να καταγράφουν τις αλλαγές
καθώς αυτές εκτελούνται και να κλειδώνουν τα δεδομένα κατά την εκτέλεση της
συναλλαγής. Η εφαρμογή πρέπει να ειδοποιήσει τις βάσεις για την αρχή και το τέλος
μιας συναλλαγής.
8.4.1 Αρχιτεκτονική Επεξεργασίας Συναλλαγών
Για να γίνει πιο εύκολη η ανάπτυξη τέτοιων εφαρμογών και να εγγυηθούν τις
ιδιότητες των συναλλαγών έχουν προταθεί διάφορες αρχιτεκτονικές επεξεργασίας
συναλλαγών όπως αυτή της εικόνας 8.2.
Κατάλογος
Παραγγελίες
Αποθήκη
Αποστολές
Λήψη Παραγγελίας
Εκτέλεση Παραγγελίας
Εικόνα 8.1. Συναλλαγή ως μονάδα εργασίας αποτελούμενη από δυο λειτουργίες με πρόσβαση σε τέσσερις βάσεις δεδομένων.
56
Η αρχιτεκτονική αυτή εισάγει ένα διαχειριστή συναλλαγών και ένα διαχειριστή
πόρων για κάθε βάση δεδομένων. Αυτά τα στοιχεία αναλαμβάνουν να εγγυηθούν τις
ιδιότητες των συναλλαγών. Έτσι αφαιρείται σημαντικό μέρος της δυσκολίας
ανάπτυξης από την εφαρμογή.
Παρακάτω περιγράφονται τα τμήματα αυτής της αρχιτεκτονικής:
Στοιχεία εφαρμογής
Τα στοιχεία εφαρμογής αναπτύσσονται από τον προγραμματιστή της εφαρμογής και
είναι υπεύθυνα για τη
• αίτηση δημιουργίας των συναλλαγών (έναρξη και λήξη συναλλαγής)
• μεταφορά του περιεχομένου συναλλαγής από λειτουργία σε λειτουργία
• αίτηση ολοκλήρωσης ή αναίρεσης συναλλαγής
Η πρόσβαση στις βάσεις δεδομένων είναι έμμεση και επιτυγχάνεται μέσω των
διαχειριστών πόρων. Χρησιμοποιούν τον διαχειριστή συναλλαγών για τη δημιουργία
του περιεχομένου συναλλαγής. Επικεντρώνονται στη λογική του προγράμματος και
Εικόνα 8.2. Αρχιτεκτονική Επεξεργασίας Συναλλαγών
Κατάλογος
Παραγγελίες
Αποθήκη
Αποστολές
Λήψη Παραγγελίας
Εκτέλεση Παραγγελίας
έναρξη συναλλαγής
λήξη συναλλαγής
57
δεν ασχολούνται με την εγγύηση των ιδιοτήτων των συναλλαγών. Αυτά όμως
αποφασίζουν αν η συναλλαγή θα ολοκληρωθεί ή θα αναιρεθεί.
Διαχειριστές Πόρων
Οι διαχειριστές πόρων διαχειρίζονται τις βάσεις δεδομένων. Παρέχουν τους πόρους
(δεδομένα) στον διαχειριστή συναλλαγών. Συμμετέχουν στη διαδικασία
ολοκλήρωσης ή αποκατάστασης.
Ο διαχειριστής συναλλαγών είναι υπεύθυνος για τη συνέπεια των δεδομένων.
Επικοινωνεί με τα στοιχεία της εφαρμογής για τις εργασίες μεταβολής των
δεδομένων και με το διαχειριστή συναλλαγών για το συγχρονισμό της μόνιμης
αλλαγής ή της αναίρεσης όλων των αλλαγών και της αποκατάστασης των δεδομένων
στην προηγούμενη κατάσταση.
Διαχειριστής συναλλαγών
Ο διαχειριστής συναλλαγών είναι ο πυρήνας ενός συστήματος επεξεργασίας
συναλλαγών. Οι κύριες υπευθυνότητές του είναι η δημιουργία συναλλαγών όταν
αυτό ζητηθεί από τα στοιχεία της εφαρμογής, η δέσμευση και αποδέσμευση των
πόρων και η διαδικασία ολοκλήρωσης ή αναίρεσης της συναλλαγής.
Ο διαχειριστής συναλλαγών έχει το γενικό έλεγχο της συναλλαγής. Ελέγχει τη
συνεργασία μεταξύ στοιχείων της εφαρμογής και διαχειριστών πόρων. Διατηρεί το
περιεχόμενο συναλλαγής. Ξεκινά τη διαδικασία της ολοκλήρωσης της συναλλαγής
σε συνεργασία με τους διαχειριστές πόρων.
8.4.2 Ροή συναλλαγής
Μια συναλλαγή ξεκινά όταν ένα στοιχείο της εφαρμογής αιτείται την έναρξη της
συναλλαγής στον διαχειριστή συναλλαγών. Ο διαχειριστής συναλλαγών δημιουργεί
μια συναλλαγή και τη συσχετίζει με το στοιχείο που την ξεκίνησε. Επίσης
δημιουργεί ένα περιεχόμενο συναλλαγής το οποίο το μοιράζονται όλες οι λειτουργίες
της μονάδας εργασίας. Κατά τη διάρκεια της συναλλαγής οι λειτουργίες εκτελούν
διάφορες εργασίας στους πόρους του συστήματος μέσω των διαχειριστών πόρων.
Όταν η τελευταία λειτουργία ζητήσει την ολοκλήρωση της συναλλαγής ο
58
διαχειριστής συναλλαγών προετοιμάζει όλους τους διαχειριστές πόρων για την
ολοκλήρωση. Αν όλοι οι διαχειριστές πόρων είναι έτοιμοι για την ολοκλήρωση
(δέχονται όλες τις μεταβολές, χωρίς αυτές να δημιουργούν ασυνέπεια στα δεδομένα)
τότε ο διαχειριστής συναλλαγών συγχρονίζει την ταυτόχρονη ολοκλήρωση των
μεταβολών σε όλες τις βάσεις δεδομένων. Σε αντίθετη περίπτωση ζητά από τους
διαχειριστές πόρων την αποκατάσταση των δεδομένων.
Στο τέλος της συναλλαγής ο διαχειριστής συναλλαγών ενημερώνει την εφαρμογή για
την επιτυχημένη ή όχι ολοκλήρωση της συναλλαγής.
59
9 Συστήματα
Αυτοματοποίησης
Γραφείου
9.1 Εισαγωγή
Τα τελευταία χρόνια το γραφείο μίας επιχείρησης σήμερα έχει αλλάξει ριζικά: τα
κύρια μέσα επικοινωνίας που ήταν οι μηχανικές (ή ηλεκτρικές) γραφομηχανές και το
ταχυδρομείο έχουν αντικατασταθεί από ηλεκτρονικά μέσα όπως ο Η/Υ και το
ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με αποτέλεσμα την εμφάνιση των λεγόμενων εικονικών
εταιριών. Εικονικές εταιρίες (virtual corporation) απαρτίζονται από εργαζόμενους
οι οποίοι δεν είναι υποχρεωμένοι να βρίσκονται σε έναν κοινό εργασιακό χώρο για
να εργασθούν. Οι εργαζόμενοι των εικονικών εταιριών εργάζονται από οποιοδήποτε
σημείο, οποιαδήποτε ώρα. Έτσι, οι επιχειρήσεις δεν επενδύουν σε γραφεία, έπιπλα,
και λοιπές ανέσεις. Οι αλλαγές αυτές οφείλονται σε μεγάλο βαθμό στα συστήματα
αυτοματοποίησης γραφείου.
Τα συστήματα αυτοματοποίησης γραφείου (ΣΑΓ) έχουν ως στόχο να διευκολύνουν
τις επικοινωνίες ανάμεσα σε άτομα ή ομάδες ατόμων. Με τον όρο επικοινωνία
(communication) εννοούμε την διαδικασία αποστολής και λήψης συμβόλων και
μηνυμάτων. Με την επικοινωνία είναι δυνατή η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ
60
των ανθρώπων. Όπως φαίνεται στο σχήμα 9.1 η επικοινωνία προϋποθέτει την
ύπαρξη του πομπού (sender), του δέκτη (receiver) και του καναλιού επικοινωνίας.
Ορισμένα επιθυμητά χαρακτηριστικά ενός συστήματος επικοινωνίας είναι:
• τα μηνύματα να μεταδίδονται το δυνατό συντομότερα
• τα μηνύματα να είναι κατανοητά από τον δέκτη
• το κόστος επικοινωνίας να είναι σε αποδεκτό
• η επικοινωνία πρέπει να είναι δύο κατευθύνσεων
Με την βοήθεια της τεχνολογίας της πληροφορικής είναι δυνατή η δημιουργία
συστημάτων επικοινωνίας που έχουν τα επιθυμητά χαρακτηριστικά.
9.2 Τύποι Συστημάτων Αυτοματοποίησης Γραφείου
Τα ΣΑΓ χωρίζονται σε δύο κατηγορίες: συστήματα ηλεκτρονικών εκδόσεων και
επεξεργασίας και συστήματα ηλεκτρονικών συναντήσεων (βλέπε παρακάτω σχήμα
9.2).
Θόρυβος
Πομπός Κωδικοποίηση σημάτων
Δέκτης Αποκωδικοποίηση
σημάτων
ροή μηνυμάτων
επαναπληροφόρηση
Εικόνα 9.1 Το Βασικό Πρότυπο της Επικοινωνίας
61
9.3 Συστήματα Ηλεκτρονικών Εκδόσεων και Επεξεργασίας
Τα συστήματα ηλεκτρονικών εκδόσεων και επεξεργασίας (electronic publishing and
process systems) περιλαμβάνουν επεξεργαστές κειμένου, συστήματα διαχείρισης
εγγράφων και συστήματα επικοινωνιών.
Συστήματα διαχείρισης εγγράφων
Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι προγράμματα τα οποία παρέχουν
πρόσβαση σε δεδομένα (έγγραφα) σε διάφορες μορφές (κείμενο, γραφικά, εικόνες).
Τα έγγραφα μπορούν να εμφανισθούν σε διάφορες μορφές, να τροποποιηθούν και να
διατεθούν σε άλλους χρήστες. Με τον τρόπο αυτό βελτιώνεται ο έλεγχος, ο
συντονισμός και η διαχείριση του μεγάλου όγκου των εγγράφων που διακινούνται σε
μία επιχείρηση και τα οποία χρησιμεύουν στην διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Συστήματα επικοινωνιών
Τα συστήματα επικοινωνιών περιλαμβάνουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail),
την τηλεομοιοτυπία (fax) και το φωνητικό ταχυδρομείο (voice mail).
Εικόνα 9.2 Τύποι Συστημάτων Αυτοματοποίησης Γραφείου
Επεξεργασία ΚειμένουDesktop Publishing
Διαχείρισης ΕγγράφωνΣυστήματα Επικοινωνιών
ΣυστήματαΗλεκτρονικώνΕκδόσεων
καιΕπεξεργασίας
Ακουστικές ΣυσκέψειςΤηλεσυσκέψεις
ΣυστήματαΗλεκτρονικώνΣυναντήσεων
ΣυστήματαΑυτοματοποίησης
Γραφείου
62
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιτρέπει την ανταλλαγή μηνυμάτων ανάμεσα σε
άτομα που χρησιμοποιούν Η/Υ συνδεδεμένους σε δίκτυο. Ο παρακάτω πίνακας
περιγράφει συνοπτικά τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου.
Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο
Πλεονεκτήματα
Μειονεκτήματα
1. γρήγορη ανταλλαγή μηνυμάτων 1. αδυναμία επικοινωνίας πρόσωπο με
πρόσωπο
2. επικοινωνία χωρίς χρήση 7χαρτιού 2. πολλά συστήματα δεν είναι φιλικά
3. δυνατότητα επικοινωνίας μόνο με την
χρήση τηλεφωνικών γραμμών
3. χρήση πληκτρολογίου
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προσφέρει την δυνατότητα σε μία επιχείρηση να
ανταποκριθεί άμεσα στις ανάγκες των πελατών της μειώνοντας παράλληλα το
κόστος λειτουργίας της.
Με την χρήση του fax είναι δυνατή η μετάδοση κειμένων και γραφικών σε άτομα και
επιχειρήσεις που έχουν πρόσβαση σε τηλεφωνικό δίκτυο. Η χρήση του fax είναι
ευρύτατη: υπολογίζεται ότι σήμερα χρησιμοποιούνται 25 εκατ. συσκευές.
9.4 Συστήματα Ηλεκτρονικών Συναντήσεων
Τα συστήματα ηλεκτρονικών συναντήσεων επιτρέπουν μία ομάδα ατόμων που
βρίσκονται σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες να ανταλλάσσουν ιδέες με
χρήση οπτικο-ακουστικών μέσων. Με τον τρόπο αυτό τα άτομα που λαμβάνουν
αποφάσεις δεν χρειάζεται να ταξιδέψουν για να έχουν μία πρόσωπο με πρόσωπο
επικοινωνία. Έτσι, το κύριο πλεονέκτημα των συστημάτων αυτών είναι η μείωση
των λειτουργικών εξόδων της επιχείρησης και η αύξηση της παραγωγικότητας. Τα
συστήματα ηλεκτρονικών συναντήσεων περιλαμβάνουν τις ακουστικές συσκέψεις
και τις τηλεσυνδιασκέψεις.
63
Ακουστικές συσκέψεις
Οι τηλεφωνικές επικοινωνίες είναι συνομιλίες ενός ατόμου με ένα άλλο. Το γεγονός
αυτό μπορεί να είναι περιοριστικό όταν στην συνομιλία χρειάζεται να λάβουν μέρος
περισσότερα των δύο άτομα. Οι ακουστικές συσκέψεις προσφέρουν την δυνατότητα
συνομιλίας ανάμεσα στα μέλη μίας ομάδας που βρίσκεται σε διαφορετικές
γεωγραφικές περιοχές.
Τηλεσυνδιασκέψεις
Τα συστήματα τηλεσυνδιασκέψεων περιλαμβάνουν τηλεοράσεις, Η/Υ και δίκτυα που
συνδέουν συνομιλητές σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές. Σε περιπτώσεις που
οι συνομιλίες είναι εμπιστευτικού χαρακτήρα είναι δυνατή η κωδικοποίηση της
συνομιλίας πριν από την μετάδοσή της και η αποκωδικοποίηση στο σημείο λήψης.
Υπάρχουν τρεις βασικοί τρόποι τηλεσυνδιάσκεψεις:
• μονόδρομη διάδοση εικόνας, μονόδρομη ήχου - κατά την οποία τα σήματα
μεταδίδονται προς μία μόνο κατεύθυνση. Τα συστήματα αυτού του τύπου είναι
κατάλληλα όταν απαιτείται μόνο διάδοση της πληροφορίας χωρίς ανταπόκριση
από τους παραλήπτες - π.χ. όταν ένας διοικητικός θέλει να συστήσει έναν νέο
υπάλληλο στους εργαζόμενους.
• μονόδρομη διάδοση εικόνας, αμφίδρομη ήχου - κατά την οποία τα άτομα που
είναι σε διαφορετικές περιοχές μπορούν να ακούσουν το ένα το άλλο αλλά
μόνο ένα άτομο είναι ορατό - π.χ. η μετάδοση ενός μαθήματος, όπου ο
καθηγητής μπορεί να ακούσει τους φοιτητές και αντίστροφα, αλλά μόνο οι
φοιτητές μπορούν να δουν τον καθηγητή.
• αμφίδρομη διάδοση εικόνας και ήχου - κατά την οποία όλα τα άτομα μπορούν
να δουν και να ακούσουν όλα τα άλλα άτομα.
64
10 Συστήματα Υποστήριξης
Αποφάσεων
Οι έννοιες που είναι σχετικές με τα συστήματα στήριξης αποφάσεων αναπτύχθηκαν
στην αρχή της δεκαετίας του 70 από τον Morton, ο οποίος πρότεινε τον όρο
"σύστημα διοικητικών αποφάσεων" για ένα διαλογικό σύστημα το οποίο βοηθάει
τους διοικητικούς να χρησιμοποιούν δεδομένα και πρότυπα για να λύσουν μη
δομημένα προβλήματα. Σήμερα δεν υπάρχει συμφωνία στον ορισμό του συστήματος
στήριξης αποφάσεων. Ο ορισμός που υιοθετείται στις σημειώσεις αυτές είναι:
Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων: Ένα Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (ΣΥΑ) είναι ένα ευέλικτο, διαλογικό Π.Σ.
που βασίζεται σε Η/Υ και χρησιμοποιεί πρότυπα (μοντέλα) και δεδομένα για να
υποστηρίξει έναν υπεύθυνο να λάβει αποφάσεις.
Ιδεατά ένα τέτοιο σύστημα θα έπρεπε να έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά:
• υποστήριξη για την λήψη αποφάσεων ειδικά για ημιδομημένα ή μη-δομημένα
προβλήματα
• παροχή υπηρεσιών σε διάφορα διοικητικά επίπεδα
• υποστήριξη σε αλληλοεπηρεαζόμενες ή διαδοχικές αποφάσεις
• υποστήριξη σε όλες τις φάσεις της διαδικασίας λήψης της απόφασης
• φιλικότητα προς τον χρήση, δυνατότητες γραφικών παραστάσεων και διάλογος
με τον χρήστη σε κάποια γλώσσα που μοιάζει την φυσική γλώσσα
65
• χρήση προτύπων που επιτρέπουν στον χρήστη να πειραματιστεί με διάφορες
στρατηγικές
• δυνατότητες ανάλυσης "τι θα γίνει αν..."
Ο τομέας των συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων άρχισε να αναπτύσσεται από τα
πρώτα χρόνια της εμφάνισης ηλεκτρονικών υπολογιστών. Παρόλα αυτά οι
περιορισμοί των πρώτων υπολογιστών δεν επέτρεπαν τη δημιουργία σχετικών
εφαρμογών. Από την περίοδο του 1970 και μετά με την παραγωγή των πρώτων
minicomputers για επιχειρησιακή χρήση άρχισε η διάδοση και η χρήση τέτοιων
συστημάτων. Οι minicomputers είναι οι πρόγονοι των σημερινών προσωπικών
υπολογιστών (PCs). Πριν από αυτήν την περίοδο οι περιορισμοί της μικρής και
ακριβής μνήμης, των οθονών χαμηλής ανάλυσης και η πολυπλοκότητα του
προγραμματισμού ήταν απαγορευτικοί παράγοντες για την ανάπτυξη διαλογικών
συστημάτων. Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων περιοριζόταν σε δύσχρηστα
προγράμματα επεξεργασίας δέσμης εργασιών το οποία εκτελούνταν σε mainframe
υπολογιστές. Η αυξανόμενη ισχύς των υπολογιστών και οι βελτιωμένες υπηρεσίες
που προσέφεραν τα νέα λειτουργικά συστήματα και η παράλληλη πτώση των τιμών
τους έκαναν δυνατή τη χρήση τους σε καθήκοντα εκτός από επεξεργασία
συναλλαγών. Οι υπολογιστές διαδόθηκαν ταχύτατα μέσα στις εταιρίες και έγιναν
εργαλεία όλου του προσωπικού και όχι μόνο των προγραμματιστών.
Οι κύριες διαφορές μεταξύ υπολογιστικών συστημάτων πριν και μετά το 1970 (περίπου)
ΠΡΙΝ ΤΟ 1970 ΜΕΤΑ ΤΟ 1970
Υπολογιστές ακριβοί. Συνεχής πτώση των τιμών.
Ακριβή και περιορισμένη μνήμη RAM. Αύξηση της υπολογιστικής δύναμης.
Αύξηση της ταχύτητας των επεξεργαστών.
Παράλληλη πτώση του κόστους της μνήμης.
Μόνιμη αποθήκευση δεδομένων σε Μαγνητικές Ταινίες (Tape drives). Σειριακή προσπέλαση: αργή αποθήκευση και ανάκληση δεδομένων η οποία περιορίζει το σχεδιασμό και χρήση βάσεων δεδομένων.
Χρήση μαγνητικών "σκληρών" δίσκων (hard disk drives) επιτρέπει την άμεση και γρήγορη προσπέλαση δεδομένων και ανοίγει το δρόμο για την ευρεία διάδοση των συστημάτων βάσεων δεδομένων (DBMS)
Κεντρικός υπολογιστής (mainframe) Τοπικά δίκτυα υπολογιστών (LAN) και
66
συνδεδεμένος με "χαζά" τερματικά. Μη ευέλικτη αρχιτεκτονική, δύσκολη στη χρήση και διαχείριση.
"έξυπνα" τερματικά.
Προετοιμασία του εδάφους για τους προσωπικούς υπολογιστές (PC).
Χρήση περιορισμένη σε εμπορικές εφαρμογές και εφαρμογές υποστήριξης συναλλαγών.
Διάδοση των υπολογιστών (ένας Η/Υ σε κάθε γραφείο).
Πρόσβαση στον υπολογιστή είναι περιορισμένη στο τεχνικό (εκπαιδευμένο) προσωπικό.
Ανάπτυξη εύχρηστων διαλογικών (interactive) λειτουργικών συστημάτων (UNIX, αρκετά αργότερα DOS) που επιτρέπουν την χρήση των συστημάτων κι από μη έμπειρους χρήστες.
Αργότερα (1980) εμφάνιση γραφικών περιβάλλοντων εργασίας GUI (MacOS, Windows)
Διευθυντικά στελέχη δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν και συνεπώς να εκτιμήσουν το δυναμικό ρόλο των υπολογιστών στην επιχείρηση.
Εμφάνιση προγραμμάτων επεξεργασίας λογιστικών φύλλων (spreadsheets) όπως το Visicalc, Supercalc, και Lotus 123 (αργότερα το ευρέως διαδεδομένο Excel).
Χρήση για σχεδιασμό και λήψη αποφάσεων και για κατανομή πόρων.
Προγραμματισμός επίπονος. Το περιβάλλον χρήστη δεν είναι φιλικό προς το χρήστη: διάτρητες κάρτες, τηλετυπικά τερματικά κ.ο.κ. Τα πρώτα πληκτρολόγια και τα πρώτα τερματικά χαρακτήρων διευκολύνουν τη χρήση και την ανάπτυξη πιο πολύπλοκων εφαρμογών.
Μαζί με την εμφάνιση διαλογικών λειτουργικών συστημάτων εμφανίζονται και πολλά εργαλεία που υποστηρίζουν την ανάπτυξη μεγάλων εφαρμογών. Παράλληλα εμφανίζονται και οι γλώσσες προγραμματισμού υψηλού επιπέδου και οι αρχές του δομημένου προγραμματισμού.
Με την εμφάνιση των GUIs αναπτύσσονται ολοκληρωμένα περιβάλλοντα ανάπτυξης λογισμικού τα οποία ενσωματώνουν όλα τα απαραίτητα εργαλεία και επιταχύνουν την ανάπτυξη εφαρμογών.
Επεξεργασία δέσμης αρχείων (batch processing).
On-Line επεξεργασία.
Εξομοίωση είναι δύσκολη και πολύ ακριβή. Περιορίζεται σε απλά μοντέλα. Η έλλειψη γραφικών οθονών και εκτυπωτών περιορίζει σημαντικά τη δυνατότητα χρήσης των πληροφοριών.
Γοργή ανάπτυξη εργαλείων εξομοίωσης για προσωπικούς υπολογιστές Γραφικά υψηλής ανάλυσης και ποιότητας επιτρέπουν την εύκολη ανάπτυξη σεναρίων και ερωτήσεων "what if".
67
10.1 Στάδια χρήσης ενός ΣΥΑ
1. Αναγνώριση του προβλήματος. Ανάλυση του προβλήματος και διαπίστωση ότι
δεν μπορεί να λυθεί με απλό τρόπο.
2. Επιλογή του κατάλληλου ΣΥΑ
3. Δόμηση του προβλήματος ώστε να ικανοποιεί τους περιορισμούς του
επιλεγμένου ΣΥΑ
4. Αναγνώριση των απαιτήσεων δεδομένων για το πρόβλημα
5. Μοντελοποίηση του προβλήματος στο ΣΥΑ
6. Επιλογή και οργάνωση των κριτηρίων που θα χρησιμοποιηθούν για τη λήψη
των αποφάσεων.
7. Αναγνώριση, συλλογή, μορφοποίηση και εισαγωγή των δεδομένων
8. Λειτουργία του ΣΥΑ για τη συλλογή των λύσεων μέχρι να έχουν εξεταστεί
αρκετές λύσεις και να υπάρχει η πεποίθηση ότι το μοντέλο είναι σωστό.
9. Παρουσίαση και επανεξέταση των αποτελεσμάτων του μοντέλου. Τα
αποτελέσματα είναι η βάση για τη λήψη αποφάσεων και ενεργειών.
10.2 Αρχιτεκτονική συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων
Ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνει τρία υποσυστήματα:
• το υποσύστημα διαχείρισης δεδομένων - το οποίο περιλαμβάνει τις βάσεις
δεδομένων οι οποίες περιέχουν τα δεδομένα που χρειάζονται για τη λήψη μίας
απόφασης
68
• το υποσύστημα διαχείρισης προτύπων - το οποίο περιέχει στατιστικά,
οικονομικά και άλλα ποσοτικά πρότυπα
• το υποσύστημα επικοινωνίας (ή διαλόγων) - μέσω του οποίου ο χρήστης
επικοινωνεί με το σύστημα υποστήριξης αποφάσεων
10.2.1 Υποσύστημα διαχείρισης δεδομένων
Όπως φαίνεται από το σχήμα, το υποσύστημα αυτό περιέχει τη βάση δεδομένων, το
σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, το υποσύστημα αναζητήσεων και το λεξικό
δεδομένων.
• Βάση Δεδομένων - περιέχει όλα τα δεδομένα που χρειάζονται για την λήψη
αποφάσεων. Δεδομένα που προέρχονται από διάφορες πηγές είναι απαραίτητα
για τις περισσότερες αποφάσεις και συμπεριλαμβάνονται στη βάση δεδομένων
του συστήματος υποστήριξης αποφάσεων. Τα δεδομένα αυτά πολλές φορές
Υποσύστημα Διαχείρισης Διαλόγων
Υποσύστημα Διαχείρισης Προτύπων Λεξικό
Δεδομένων
Σύστημα Αναζητήσεων
Βάση Δεδομένων
Σύστημα Διαχείρισης Β.Δ
Εξαγωγή Δεδομένων
Εσωτερικές Πηγές
Δεδομένων
Εξωτερικές Πηγές
Δεδομένων
Προσωπικά Δεδομένα
Εικόνα 10.1 Η δομή του υποσυστήματος διαχείρισης δεδομένων
69
προέρχονται από εσωτερικές πηγές δεδομένων π.χ. από τις βάσεις δεδομένων
των συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών. Για παράδειγμα, για να ληφθούν
αποφάσεις σχετικές με την προμήθεια πρώτων υλών μπορεί να απαιτούνται
δεδομένα για το ύψος των αποθεμάτων, τον σχεδιασμό παραγωγής, τους
χρόνους παραδόσεως κλπ. Δεδομένα που περιγράφουν εξωτερικά γεγονότα,
όπως για παράδειγμα οι τάσεις της αγοράς, οι δραστηριότητες των
ανταγωνιστών και οι νομοθετικές ρυθμίσεις είναι πολλές φορές σημαντικά.
Πολλές φορές δεδομένα αυτού του είδους μπορεί να συλλεχθούν από βάσεις
δεδομένων διαθέσιμες στο κοινό. Σημαντικές πληροφορίες μπορεί επίσης να
προκύψουν από συνεντεύξεις προμηθευτών και πελατών των ανταγωνιστών,
από την ανάλυση των ανταγωνιστικών προϊόντων, κλπ. Τα περισσότερα
συστήματα υποστήριξης αποφάσεων εμπεριέχουν την δική τους βάση
δεδομένων, ενώ άλλα χρησιμοποιούν ξεχωριστές βάσεις δεδομένων. Τα
πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ύπαρξης ενσωματωμένης βάσης
δεδομένων σε ένα ΣΥΑ φαίνονται στον παρακάτω πίνακα:
ΒΔ ενσωματωμένη στο ΣΥΑ πλεονεκτήματα
μειονεκτήματα
1. καλύτερος έλεγχος των δεδομένων 1. ακριβότερη λύση 2. καλύτερη συνεργασία ανάμεσα στα υποσυστήματα
3. ταχύτερες τροποποιήσεις των δεδομένων
2. δυνατή η τροποίηση της Β.Δ. από το χρήστη με αποτέλεσμα την πιθανή ασυνέπεια των δεδομένων
4. "βέλτιστο" μοντέλο δεδομένων για την βάση δεδομένων
• Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων - είναι το λογισμικό που είναι
υπεύθυνο για την δημιουργία και συντήρηση βάσεων δεδομένων. Το σύστημα
διαχείρισης βάσεων δεδομένων ενός συστήματος υποστήριξης αποφάσεων
προσφέρει δυνατότητες για την αποθήκευση, την ανάκτηση (αναζήτηση) και
τον έλεγχο των δεδομένων που χρειάζονται για την λήψη αποφάσεων.
• Λεξικό Δεδομένων - είναι ένας κατάλογος όλων των δεδομένων που
περιέχονται στην βάση δεδομένων. Περιέχει τον ορισμό των δεδομένων καθώς
επίσης και την περιγραφή και την πηγή τους.
• Υποσύστημα Αναζητήσεων - παρέχει πρόσβαση στα δεδομένα μέσω της
εκτέλεσης των αναζητήσεων που υποβάλλονται από τον χρήστη. Οι
70
αναζητήσεις εκφράζονται σε κάποια γλώσσα αναζήτησης. Το υποσύστημα
αναζητήσεων προσδιορίζει τον τρόπο εκτέλεσης των αναζητήσεων αφού
συμβουλευτεί το λεξικό δεδομένων και παρέχει τα αποτελέσματα των
αναζητήσεων στον χρήστη.
10.3 Υποσύστημα διαχείρισης προτύπων Η δυνατότητα που έχουν τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων να αποθηκεύουν,
να τροποποιούν και να εκτελούν ποσοτικά πρότυπα τα διαφοροποιεί από τα άλλα
πληροφοριακά συστήματα. Το υποσύστημα διαχείρισης προτύπων αποτελείται από
τη βάση προτύπων, το σύστημα διαχείρισης βάσης προτύπων, τον κατάλογο
προτύπων και το υποσύστημα εκτέλεσης προτύπων.
• Βάση Προτύπων - περιέχει όλα τα ποσοτικά πρότυπα τα οποία είναι διαθέσιμα
για την μοντελοποίηση του προβλήματος. Τέτοια μοντέλα μπορεί να είναι
στατιστικά (παλινδρόμηση, δειγματοληψία, ανάλυση χρονοσειρών, έλεγχος
υποθέσεων, κλπ), οικονομικά, επιχειρησιακών ερευνών (γραμμικός
προγραμματισμός, δένδρα αποφάσεων, ανάλυση μαρκοβιανών, PERT, CPM,
δυναμικός προγραμματισμός).
• Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Προτύπων - είναι το λογισμικό για την
δημιουργία νέων προτύπων και την τροποποίηση υπαρχόντων.
Βάση Προτύπων
Διαχείριση Βάσης
Προτύπων
Κατάλογος Προτύπων
Εκτέλεση Προτύπων
Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων
Υποσύστημα Διαχείρισης Διαλόγων
Εικόνα 10.2 Η δομή του υποσυστήματος διαχείρισης προτύπων
71
• Κατάλογος Προτύπων - περιέχει πληροφορίες για τα πρότυπα που υπάρχουν
στην βάση προτύπων. Ο κατάλογος προτύπων περιέχει τη περιγραφή των
μοντέλων και την κύρια λειτουργία τους.
• Υποσύστημα Εκτέλεσης Προτύπων - λογισμικό υπεύθυνο για την εκτέλεση
προτύπων και άλλων εντολών.
βασικές λειτουργίες του υποσυστήματος διαχείρισης βάσεων προτύπων
• εύκολη και γρήγορη δημιουργία προτύπων
• χρήση προτύπων από χρήστες για την απάντηση ερωτήσεων ("τι θα γίνει
αν...")
• δυνατότητα αποθήκευσης και διαχείρισης πολλών διαφορετικών ειδών
προτύπων
• δυνατότητα εμφάνισης του καταλόγου προτύπων
• παρακολούθηση προτύπων και χρήσεών τους
10.4 Υποσύστημα διαχείρισης διαλόγων Ο χρήστης επικοινωνεί με το σύστημα υποστήριξης αποφάσεων με την βοήθεια του
υποσυστήματος διαχείρισης διαλόγων. Σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς, το
σύστημα αυτό είναι το σημαντικότερο υποσύστημα γιατί η χρήση ενός συστήματος
υποστήριξης αποφάσεων σε μεγάλο βαθμό εξαρτάται από την ευελιξία που
παρέχεται από το σύστημα επικοινωνίας.
10.5 Έξυπνα ΣΥΑ
Ορισμένα συστήματα στήριξης αποφάσεων ενσωματώνουν και σύστημα διαχείρισης
γνώσης το οποίο περιέχει την εμπειρία που απαιτείται για την επίλυση ορισμένων μη
δομημένων ή ημι-δομημένων προβλημάτων. Τα συστήματα αναφέρονται ως έξυπνα
συστήματα υποστήριξης αποφάσεων. Συνήθως το σύστημα διαχείρισης γνώσης
αποτελείται από ένα ή περισσότερα έμπειρα συστήματα.
72
10.6 Ανάπτυξη συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων
Δύο κυρίως τρόποι ανάπτυξης συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων: η
παραδοσιακή μέθοδος (κύκλος ζωής) και η μέθοδος των προτοτύπων (prototyping).
Ο παραδοσιακός τρόπος βασίζεται στην σιωπηρή αποδοχή ότι οι απαιτήσεις ενός
συστήματος είναι εκ των προτέρων γνωστές. Μία έκφραση της αποδοχής αυτής
είναι η τάση που παρατηρείται τελευταία και αφορά τον προσδιορισμό των
απαιτήσεων με περισσότερο αυστηρές μεθόδους (π.χ. με χρήση μαθηματικών).
Παραδοσιακά, ο προσδιορισμός των απαιτήσεων ήταν ένας συνδυασμός λογικής
ανάλυσης των διαδικασιών και παρατήρησης της συμπεριφοράς του χρήστη. 'Ετσι,
για την ανάπτυξη ενός συστήματος λήψης παραγγελιών οι απαιτήσεις
προσδιορίζονται με εξέταση των διαδικασιών που ακολουθούνται για την λήψη της
παραγγελίας καθώς επίσης και με συζητήσεις με τους εμπλεκόμενους στην
επιχειρηματική αυτή δραστηριότητα.
Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων, ωστόσο, διαφέρουν από τα υπόλοιπα Π.Σ.
διότι από την φύση τους σκοπεύουν στην υποστήριξη των διοικητικών κατά τη
διαδικασίας λήψης αποφάσεων σε μη δομημένα ή ημι-δομημένα προβλήματα. Εξ'
αντικειμένου λοιπόν, είναι πολύ δύσκολο να προσδιοριστούν εκ των προτέρων
πλήρως οι ανάγκες των χρηστών. Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητο να λάβουμε
υπόψη τη διαδικασία μάθησης που θα προκύψει στη διάρκεια ανάπτυξης ενός
συστήματος υποστήριξης αποφάσεων. Αναμένεται, δηλαδή, ως επιμέρους
αποτέλεσμα του σχεδιασμού και της υλοποίησης του συστήματος, οι χρήστες να
κατανοήσουν περισσότερο για το πρόβλημα για το οποίο αναπτύσσεται στο σύστημα
υποστήριξης αποφάσεων. Αποτέλεσμα αυτής της γνώσης που θα προέλθει από τον
σχεδιασμό του συστήματος θα είναι ο προσδιορισμός νέων απαιτήσεων που δεν
είχαν προβλεφθεί προηγουμένως.
Η μέθοδος των προτοτύπων (prototyping) προτείνει την ανάπτυξη ενός συστήματος
υποστήριξης αποφάσεων με μικρά βήματα και άμεση πληροφόρηση από τον χρήστη
ώστε να διαπιστωθεί η σωστή πρόοδος. Η μέθοδος των προτοτύπων θεωρείται
περισσότερο αποδοτική για την ανάπτυξη συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων
γιατί εξασφαλίζει σύντομο χρόνο ανάπτυξης, έγκαιρη ενημέρωση του αναλυτή και
καλύτερη αντίληψη του συστήματος από τον χρήστη. Σύμφωνα με μέθοδο των
προτοτύπων συνδυάζονται οι φάσεις της ανάλυσης, του σχεδιασμού και της
73
υλοποίησης σε ένα βήμα το οποίο επαναλαμβάνεται πολλές φορές, μέχρι να
επιτευχθεί το τελικό προτότυπο που ικανοποιεί τον χρήστη.
10.7 Ταξινόμηση Σ.Υ.Α.
Ένα πλαίσιο κατανόησης των συστημάτων υποστήριξης είναι η κατηγοριοποίησή
τους σε τρία επίπεδα τεχνολογίας:
• εξειδικευμένα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων - τα οποία
χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη μίας συγκεκριμένης απόφασης.
• γεννήτριες συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων - μία γεννήτρια είναι ένα
πακέτο το οποίο επιτρέπει την σύντομη και εύκολη ανάπτυξη λογισμικού. Μία
γεννήτρια συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων παρέχει ευκολίες για την
ανάπτυξη των προτύπων, την δημιουργία αναφορών και γραφικών, κλπ.
• εργαλεία συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων - πρόκειται για εργαλεία που
διευκολύνουν την ανάπτυξη είτε εξειδικευμένων είτε γεννητριών συστημάτων
υποστήριξης αποφάσεων. Στην ταξινόμηση των ΣΥΑ αποτελούν το
χαμηλότερο επίπεδο
10.8 Εργαλεία Σ.Υ.Α.
Ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνει την βάση δεδομένων, τη βάση
προτύπων και το υποσύστημα διαλόγων. Είναι λογικό να χρησιμοποιήσει κανείς
αντίστοιχα εργαλεία για την ανάπτυξη καθενός από τα τρία αυτά υποσυστήματα. Θα
πρέπει ωστόσο τα τρία αυτά υποσυστήματα να συνεργάζονται στενά. Ο παρακάτω
πίνακας δείχνει το λογισμικό που υπάρχει για την ανάπτυξη κάθε υποσυστήματος
καθώς και για την συνεργασία τους.
Υποσύστημα Λογισμικό
Όλα τα υποσυστήματα Γλώσσες προγραμματισμού
Υποσύστημα διαλόγων Τρόποι επικοινωνίας
Βάση δεδομένων Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων
Γλώσσες τέταρτης γενεάς
74
Βάση προτύπων Ηλεκτρονικά φύλλα επεξεργασίας (spreadsheets)
Προγράμματα ποσοτικών προτύπων (στατιστικά
πακέτα κ.α)
Σύστημα διαχείρισης προτύπων
Συνεργασία όλων των μερών Ολοκληρωμένα συστήματα για προσωπικούς Η/Υ
10.9 Τρόποι επικοινωνίας
Το υποσύστημα διαλόγων επιτρέπει την επικοινωνία ανάμεσα στον χρήστη και στο
σύστημα υποστήριξης αποφάσεων. Πολλοί ερευνητές πιστεύουν ότι η επιτυχία ενός
Π.Σ. οφείλεται στο φιλικό τρόπο επικοινωνίας αφού οι περισσότεροι χρήστες των
συστημάτων έχουν περιορισμένη εμπειρία με τους υπολογιστές. Θα πρέπει να
τονιστεί εδώ ότι πολύ συχνά, οι χρήστες αυτοί πιστεύουν ότι θα μπορέσουν να
χρησιμοποιήσουν τις δυνατότητες των Π.Σ. άμεσα και απογοητεύονται όταν
διαπιστώνουν ότι απαιτείται εκπαίδευση. Ο τρόπος επικοινωνίας μπορεί να γίνει με
έναν από τους παρακάτω τρόπους:
• μενού επιλογών - ο χρήστης επιλέγει με μία συσκευή εισόδου (ποντίκι,
πληκτρολόγιο) μία επιλογή από ένα σύνολο επιλογών.
• γλώσσα εντολών - ο χρήστης εισάγει εντολές που συνήθως αποτελούνται από
ρήματα και ουσιαστικά (π.χ. plot sales)
• ερωτοαπαντήσεις - ο υπολογιστής θέτει ερωτήσεις και ο χρήστης απαντάει σε
αυτές.
• φόρμες - ο χρήστης εισάγει δεδομένα σε προσχεδιασμένες φόρμες.
• φυσική γλώσσα - η φυσική γλώσσα χρησιμοποιείται για επικοινωνία ανάμεσα
στους ανθρώπους. Με την υπάρχουσα τεχνολογία οι εντολές σε φυσική
γλώσσα δίνονται στον υπολογιστή μέσω του πληκτρολογίου, ενώ οι
απαντήσεις του υπολογιστή στην οθόνη.
• γραφικά - τα γραφικά επιτρέπουν στον χρήστη να κατανοήσουν το νόημα των
δεδομένων καθώς επίσης και τις σχέσεις ανάμεσα στα δεδομένα. Υπάρχουν
διάφοροι τύποι γραφικών (όπου το κείμενο παίζει σημαντικό ρόλο στην
επεξήγησή τους): γραφήματα χρονοσειρών που εμφανίζουν την τιμή μίας ή
75
περισσοτέρων μεταβλητών στη διάρκεια του χρόνου, ραβδογράμματα και
πίτες, χάρτες δύο ή τριών διαστάσεων, διαγράμματα ακολουθιών όπως τα
διαγράμματα ροής, διαγράμματα ιεραρχίας, κλπ)
10.10 Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων
Η δημιουργία του συστήματος υποστήριξης αποφάσεων μπορεί να απαιτεί την
ανάπτυξη βάσης δεδομένων για το σύστημα. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται ο
σχεδιασμός της βάσης δεδομένων, η προετοιμασία των δεδομένων και αργότερα
χρήση ενός συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων για την εποπτεία της βάσης
δεδομένων. Ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων συμπληρώνει τις
δυνατότητες που παρέχει το λειτουργικό σύστημα σε σχέση με την διαχείριση
δεδομένων. Υπάρχουν πολλά ΣΔΒΔ με περισσότερο δημοφιλή αυτά τα οποία
υποστηρίζουν το σχεσιακό μοντέλο δεδομένων. Η γλώσσα SQL (Structured Query
Language) είναι η γλώσσα που υποστηρίζεται από όλα τα σχεσιακά ΣΔΒΔ.
10.11 Ηλεκτρονικά φύλλα επεξεργασίας
Τα ηλεκτρονικά φύλλα επεξεργασίας (spreadsheets) είναι ένας πολύ δημοφιλή
εργαλείο ανάπτυξης προτύπων. Η δημοτικότητά τους οφείλεται στην ευκολία
χρήσης τους: ο χρήστης ενός ηλεκτρονικού φύλλου επεξεργασίας εισάγει αριθμητικά
δεδομένα, κείμενο ή μαθηματικούς τύπους στα κελιά που σχηματίζονται. Μία από
τις δυνατότητες των ηλεκτρονικών φύλλων επεξεργασίας είναι η απάντηση σε
ερωτήματα "τι θα γίνει αν..." (Η δυνατότητα αυτή των ηλεκτρονικών φύλλων
επεξεργασίας προκύπτει από το γεγονός ότι αλλαγές στις τιμές μεταβλητών
ενεργοποιούν τον αυτόματο υπολογισμό των κελιών που περιέχουν μαθηματικούς
τύπους) και για τον λόγο αυτό θεωρούνται ως περιορισμένες γεννήτριες συστημάτων
υποστήριξης αποφάσεων. Το Παράρτημα Ε περιγράφει την χρήση ενός
ηλεκτρονικού φύλλου επεξεργασίας για τον υπολογισμό της βέλτιστης ποσότητας
παραγγελίας. Το Παράρτημα Ζ δίνει τον ορισμό ενός προτύπου στο σύστημα IFPS.
Η χρήση των ηλεκτρονικών φύλλων επεξεργασίας διευκολύνεται και από την ύπαρξη
προσχεδιασμένων προτύπων που παρέχονται έτοιμα, καθώς επίσης και από την
76
δυνατότητα δημιουργίας μακροεντολών από τον χρήστη. Οι μακροεντολές είναι ένα
σύνολο από εντολές του ηλεκτρονικού φύλλου επεξεργασίας που αντιστοιχίζονται σε
ένα πλήκτρο. Για την εκτέλεση των εντολών είναι απαραίτητη η πληκτρολόγηση του
αντίστοιχου πλήκτρου.
10.12 Προγράμματα ποσοτικών προτύπων
Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων υποστηρίζουν ποσοτικά πρότυπα π.χ.
στατιστικά, οικονομικής ανάλυσης, επιχειρησιακών ερευνών, κ.ά. Τα πρότυπα αυτά
μπορούν να εκτελεσθούν εύκολα από γεννήτριες συστημάτων υποστήριξης
αποφάσεων. Εναλλακτικά, οι γεννήτριες συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων
παρέχουν την δυνατότητα διασύνδεσης με πακέτα τα οποία διαχειρίζονται ποσοτικά
πρότυπα. Τα πακέτα αυτά μπορεί να είναι
• Στατιστικά Πακέτα - πολλές γεννήτριες συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων
εμπεριέχουν στατιστικές συναρτήσεις (π.χ. υπολογισμός μέσου, διασποράς,
παλινδρόμηση, κλπ). Φυσικά τα ανεξάρτητα στατιστικά πακέτα προσφέρουν
περισσότερες ευκολίες
• Πακέτα Επιχειρησιακών Ερευνών - τα πακέτα αυτά υποστηρίζουν μοντέλα
διαχείρισης έργου (project management), προσομοίωσης, θεωρίας αποφάσεων,
μαθηματικού προγραμματισμού, ελέγχου αποθεμάτων, κλπ.
10.13 Συστήματα διαχείρισης προτύπων
Ιδεατά, ένα σύστημα διαχείρισης προτύπων πρέπει να παρέχει δυνατότητες ανάλογες
προς αυτές που παρέχονται από τα συστήματα διαχείρισης δεδομένων. Προς το
παρόν όμως δεν υπάρχουν πλήρη συστήματα διαχείρισης προτύπων. Ορισμένες
περιορισμένες δυνατότητες παρέχονται από τα ηλεκτρονικά φύλλα επεξεργασίας
καθώς και από τις γεννήτριες συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων. Αυτό οφείλεται
σε μεγάλο βαθμό στο γεγονός ότι ορισμένες δυνατότητες όπως για παράδειγμα η
επιλογή του προτύπου που θα χρησιμοποιηθεί απαιτούν μεγάλη εμπειρία και
ικανότητα συλλογισμού.
77
10.14 Ολοκληρωμένα συστήματα για προσωπικούς Η/Υ
Τα ολοκληρωμένα συστήματα που έχουν αναπτυχθεί για προσωπικούς υπολογιστές
περιέχουν αρκετές εφαρμογές σε ένα πρόγραμμα. Πρόκειται για μία εναλλακτική
λύση αντί της χρήσης πολλών διαφορετικών εξειδικευμένων πακέτων. Τα
ολοκληρωμένα συστήματα περιέχουν ηλεκτρονικά φύλλα επεξεργασίας, διαχείριση
δεδομένων, επεξεργασία κειμένου, δυνατότητες επικοινωνίας, γραφικά, διαχείριση
έργου, κλπ σε ένα ομοιογενές περιβάλλον. Ωστόσο, τα ολοκληρωμένα συστήματα
δεν παρέχουν τις δυνατότητες εξειδικευμένων μεμονωμένων πακέτων. Για
παράδειγμα, έχουν πολύ καλούς επεξεργαστές κειμένου, αλλά τα συστήματα
διαχείρισης βάσεων δεδομένων που ενσωματώνουν δεν είναι αρκετά ισχυρά.
10.15 Ομαδικά συστήματα υποστήριξης αποφάσεων
Αρκετοί ερευνητές έχουν τονίσει το γεγονός ότι η μοναχική διαδικασία λήψης
αποφάσεων που υποστηρίζεται από τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων είναι μία
διαδικασία που ακολουθείται μόνο για σχετικά ασήμαντες αποφάσεις. Σύμφωνα με
τους ερευνητές αυτούς η διαδικασία λήψης των σημαντικών αποφάσεων τις
περισσότερες φορές είναι μία ομαδική διαδικασία. Οι συσκέψεις στις οποίες
συμμετέχουν οι διοικητικοί παίζουν καθοριστικό ρόλο στην διαμόρφωση μίας κοινής
αντίληψης ώστε οι λαμβανόμενες αποφάσεις να έχουν γενικότερη αποδοχή.
Η ηλεκτρονική υποστήριξη που παρέχεται στην ομάδα λήψης αποφάσεων άρχισε να
ερευνάται στα μέσα της δεκαετίας του '80 και σήμερα είναι γνωστή ως ομαδικό
σύστημα υποστήριξης αποφάσεων (Ο.Σ.Υ.Α). Το Ο.Σ.Υ.Α. είναι ένα διαλογικό
σύστημα που βασίζεται σε Η/Υ που υποστηρίζει μία ομάδα ατόμων να λύση μη
δομημένα προβλήματα.
10.15.1 Χαρακτηριστικά των Ο.Σ.Υ.Α.
• Ένα Ο.Σ.Υ.Α. πρέπει να βελτιώνει είτε την διαδικασία λήψης αποφάσεων είτε
τα αποτελέσματα της διαδικασίας (ή και τα δύο)
• Ένα Ο.Σ.Υ.Α. μαθαίνεται εύκολα από χρήστες με διαφορετικά επίπεδα γνώσης
Η/Υ
78
• Το Ο.Σ.Υ.Α. σχεδιάζεται έτσι ώστε να διευκολύνει την παραγωγή ιδεών, την
εξομάλυνση των συγκρούσεων και την ελευθερία έκφρασης
• Το Ο.Σ.Υ.Α. σχεδιάζεται έτσι ώστε να αποτρέπει την ανάπτυξη αρνητικών
συμπεριφορών όπως τις μη εποικοδομητικές συγκρούσεις, τις παρανοήσεις,
κλπ
• Ένα Ο.Σ.Υ.Α. είναι ένα Π.Σ. που έχει σχεδιαστεί. Δεν είναι μία συρραφή ήδη
υπαρχόντων στοιχείων.
Ο στόχος των Ο.Σ.Υ.Α. είναι να βελτιώσουν την παραγωγικότητα της διαδικασίας
λήψης απόφασης. Αυτό επιτυγχάνεται με την παροχή υποστήριξης για την
διευκόλυνση της ανταλλαγής ιδεών. Όπως φαίνεται στον επόμενο πίνακα ένα
Ο.Σ.Υ.Α. μπορεί να βελτιώσει την διαδικασία λήψης απόφασης, μειώνοντας
παράλληλα αρνητικά σημεία όπως ο φόβος κάποιων συμμετεχόντων να λάβουν
μέρος στην συζήτηση, η αδυναμία απομνημόνευσης, η ελλιπής ανάλυση, κλπ.
Βελτιώσεις της διαδικασίας λήψης αποφάσεων από τα Ο.Σ.Υ.Α.
• Υποστήριξη παράλληλης επεξεργασίας της πληροφορίας
• Δυνατότητα υποστήριξης μεγάλων ομάδων
• Δυνατότητα χρήσης δομημένων και μη δομημένων μεθόδων
• Παροχή εύκολης πρόσβασης σε εξωτερικές πληροφορίες
• Βοήθεια στους συμμετέχοντες ώστε να σχηματίσουν την πλήρη εικόνα της
κατάστασης
• Υποστήριξη άμεσης, ανώνυμης ψηφοφορίας
• Αυτόματη εγγραφή όλων των πληροφοριών που περνούν από το σύστημα για
μελλοντική ανάλυση.
Όπως κάθε άλλο Π.Σ. ένα Ο.Σ.Υ.Α. αποτελείται από ανθρώπους υλικό, λογισμικό,
και διαδικασίες.
άνθρωποι
Εκτός από τα μέλη της ομάδας που είναι υπεύθυνα για την λήψη της απόφασης, στην
διαδικασία ενός Ο.Σ.Υ.Α. παίρνει μέρος και ένας "μεσολαβητής" (facilitator), ο
οποίος είναι υπεύθυνος για την ομαλή διεξαγωγή της όλης διαδικασίας. Ο
μεσολαβητής συναντιέται με τα διάφορα μέλη της ομάδας πριν την συνάντηση για να
79
καθοριστεί ο στόχος της, και η μορφή της. Η επιτυχία μίας ομαδικής διαδικασίας
λήψης απόφασης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις ικανότητες του μεσολαβητή.
υλικό
Υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι διατάξεων:
• δωμάτιο αποφάσεων (decision room) είναι ένας χώρος που έχει σχεδιαστεί και
χρησιμοποιείται μόνο για ηλεκτρονικές συναντήσεις. Συνήθως στο δωμάτιο
αποφάσεων υπάρχει ένας αριθμός από Η/Υ συνδεδεμένους σε δίκτυο για να
διευκολύνεται η επικοινωνία ανάμεσα στους συμμετέχοντες. Η εργασία που
γίνεται στους διάφορους Η/Υ είναι δυνατό να προβάλλεται σε γιγαντοοθόνες.
• τοπικό δίκτυο αποφάσεων (local decision network) είναι ένα σύνολο από
προσωπικούς Η/Υ συνδεδεμένους σε δίκτυο που είναι εφοδιασμένοι με υλικό
και λογισμικό για ψηφοφορίες. Η διάταξη αυτή επιτρέπει τα μέλη της ομάδος
να επικοινωνούν ακόμη και αν δεν βρίσκονται στον ίδιο χώρο. Η επικοινωνία
μπορεί να είναι ανάμεσα σε μέλη της ομάδος ή ανάμεσα σε μέλος και στον
υπολογιστή (π.χ. τον file server).
• τηλεσυνδιασκέψεις (teleconferencing) - στην περίπτωση αυτή δύο ή
περισσότερα δωμάτια αποφάσεων συνδέονται ταυτόχρονα οπτικο-ακουστικά.
Στην ουσία πρόκειται για επέκταση του δωματίου αποφάσεων σε δύο ή
περισσότερους γεωγραφικούς χώρους.
λογισμικό
Ένα Ο.Σ.Υ.Α. περιέχει ένα σύνολο προγραμμάτων, ορισμένα από τα οποία μπορούν
να χρησιμοποιηθούν μόνο στο δωμάτιο αποφάσεων. Προγράμματα που μπορεί να
υπάρχουν σε ένα Ο.Σ.Υ.Α. είναι:
• electronic brainstorming - τα προγράμματα αυτά επιτρέπουν στους
συμμετέχοντες να έχουν πρόσβαση σε ιδέες και γνώμες που έχουν προταθεί
από άλλα μέλη. Όλα τα σχόλια συλλέγονται και αναλύονται μετά το τέλος της
σύσκεψης.
80
• stakeholder identification and analysis - τα προγράμματα αυτά
χρησιμοποιούνται για να καταγράψουν τους ενδιαφερόμενους (stakeholders)
που είναι ευνοϊκά διακείμενοι σε ένα προτεινόμενο σχέδιο δράσης, τις
υποθέσεις και τις προσδοκίες τους.
• λογισμικό ψηφοφορίας - το σύστημα αυτό επιτρέπει την ανώνυμη ψηφοφορία
με διάφορες μορφές π.χ. πολλαπλές ερωτήσεις, ταξινόμηση, κλπ.
• μορφοποίηση πολιτικής (policy formulation) - αρχικά ο μεσολαβητής εισάγει
την αρχική περιγραφή της πολιτικής που είναι προσβάσιμη από τα μέλη για
τροποποίηση (editing). Τα μέλη τροποποιούν την πολιτική και η διαδικασία
αυτή επαναλαμβάνεται μέχρις ότου επιτευχθεί μία συμφωνία.
81
11 Τεχνητή Νοημοσύνη και
Έμπειρα Συστήματα
Υπάρχουν πολλοί ορισμοί που έχουν προταθεί για τον όρο τεχνητή νοημοσύνη (ΤΝ).
Κάθε ένας από τους ορισμούς δίνει έμφαση σε κάποια χαρακτηριστικά του τομέα
αυτού της επιστήμης των υπολογιστών. Παρακάτω αναφέρονται μερικοί ορισμοί.
11.1 Ορισμοί τεχνητής νοημοσύνης
Τεχνητή νοημοσύνη είναι η μελέτη των τεχνικών και διεργασιών που επιτρέπουν σε
μία μηχανή να επιδείξει συμπεριφορά η οποία όταν επιδεικνύεται από ανθρώπους
χαρακτηρίζεται έξυπνη.
Σύμφωνα με τον Rich, "η τεχνητή νοημοσύνη είναι η μελέτη του τρόπου που θα
επιτρέψει στους υπολογιστές να κάνουν πράγματα, στα οποία προς το παρόν, ο
άνθρωπος είναι καλύτερος".
Τεχνητή νοημοσύνη είναι ο κλάδος της επιστήμης των υπολογιστών που ασχολείται
με συμβολικές, δηλωτικές μεθόδους για την λύση προβλημάτων.
Η τεχνητή νοημοσύνη περιλαμβάνει την μελέτη της διαδικασίας της ανθρώπινης
νοημοσύνης και την αναπαραγωγή αυτών των διαδικασιών ή των αποτελεσμάτων
τους από την μηχανή. Σύμφωνα με τους Winston και Prendergast οι κύριοι στόχοι
της τεχνητής νοημοσύνης είναι:
82
1. να καταστήσει τους υπολογιστές εξυπνότερους
2. να κατανοήσει τι είναι νοημοσύνη και
3. να καταστήσει τις μηχανές χρησιμότερες.
Ορισμένα χαρακτηριστικά της νοημοσύνης είναι:
• μάθηση ή κατανόηση από εμπειρία
• διεξαγωγή συμπερασμάτων από ασαφή μηνύματα
• άμεση και επιτυχής αντίδραση σε νέες καταστάσεις
• χρήση της λογικής για την λύση προβλημάτων
• αντιμετώπιση σύνθετων καταστάσεων
• απόκτηση και χρήση γνώσης
• κατανόηση της σχετικής σημασίας διαφόρων στοιχείων μίας κατάστασης
Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό της τεχνητής νοημοσύνης είναι η συμβολική
επεξεργασία. Οι υπολογιστές αρχικά σχεδιάστηκαν ειδικά για την επεξεργασία
μεγάλου όγκου αριθμών. Οι άνθρωποι ωστόσο, συνηθίζουν να σκέφτονται
συμβολικά και όχι με νούμερα. Η ανθρώπινη νοημοσύνη εν μέρει φαίνεται ότι
οφείλεται στην δυνατότητα του νου να μεταχειρίζεται σύμβολα - όχι αριθμούς.
Τα συστήματα παραγωγής (production system) δημιουργήθηκαν για να περιγράψουν
τον τρόπο με τον οποίο ο άνθρωπος επεξεργάζεται την συμβολική πληροφορία. Τα
συστήματα αποτελούνται από δύο μέρη:
• τους κανόνες παραγωγής (production rule) ή if-then κανόνες και την
• μνήμη εργασίας
Ένας ψυχολόγος θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα παραγωγής ως εξής:
τα γεγονότα που συμβαίνουν γύρω μας, δημιουργούν ερεθίσματα.
Αντιλαμβανόμαστε τα ερεθίσματα με τις αισθήσεις μας και τα καταχωρούμε
προσωρινά. Ορισμένα ερεθίσματα μεταφέρονται στην μνήμη εργασίας και
ενεργοποιούν κάποιους if-then κανόνες.
83
11.2 Προβλήματα τεχνητής νοημοσύνης
Για να προσεγγίσουμε την έννοια της ΤΝ είναι προτιμότερο να εξετάσουμε τα
προβλήματα με τα οποία ασχολήθηκε και ασχολείται η ΤΝ.
Τα πρώτα προβλήματα που προσπάθησε να λύσει η ΤΝ εντάσσονται στην κατηγορία
των τυπικών καθηκόντων. Χαρακτηριστικά προβλήματα αυτής της κατηγορίας
είναι τα παιγνίδια και η απόδειξη θεωρημάτων. Ο Samuel έγραψε το 1960 ένα
πρόγραμμα που παίζει ντάμα, το οποίο μπορούσε να βελτιώσει την ικανότητα του
μέσω της εμπειρίας. Το πρόγραμμα Logic Theorist (1963) ήταν μια από τις πρώτες
προσπάθειες να αποδειχθούν μαθηματικά θεωρήματα με τη βοήθεια υπολογιστή. Το
πρόγραμμα του Gelernter είχε σαν πεδίο του την γεωμετρία. Τα παιγνίδια και η
απόδειξη θεωρημάτων θεωρούνται δραστηριότητες που επιδεικνύουν νοημοσύνη.
Παρόλα αυτά στις αρχές της ιστορίας της ΤΝ θεωρήθηκε ότι οι υπολογιστές θα
μπορούσαν να λύσουν σχετικά εύκολα τέτοια προβλήματα, αφού το μόνο που
χρειαζόταν ήταν να αναζητηθεί ολόκληρος ο χώρος των δυνατών λύσεων ενός
προβλήματος και να επιλεχθεί η καλύτερη λύση. Βασίστηκαν δηλαδή στην τεχνική
της αναζήτησης λύσεων. Αυτή η διαδικασία δεν απαιτεί νοημοσύνη και
προγραμματίζεται σχετικά εύκολα. Η θεώρηση όμως του προβλήματος αυτού σαν
εύκολο αποδείχθηκε λάθος, γιατί στα περισσότερα προβλήματα του είδους, ο χώρος
των λύσεων είναι εκρηκτικά μεγάλος. Τόσο μεγάλος ώστε κανένας υπολογιστής όσο
γρήγορος και να είναι και όσο μεγάλη μνήμη και να έχει δεν μπορεί να τον
εξαντλήσει σε αποδεκτό χρόνο (ούτε του φτάνει η διαθέσιμη μνήμη).
Για παράδειγμα, στο σκάκι, αν θεωρήσουμε ότι ο μέσος όρος των πιθανών επόμενων
κινήσεων είναι 35 και ο μέσος όρος των συνολικών κινήσεων μιας παρτίδας είναι 50,
τότε ο συνολικός χώρος καταστάσεων (πιθανές θέσεις πιονιών στην σκακιέρα)
περιλαμβάνει 3550 = 1,5 x1077 καταστάσεις, αριθμός εκρηκτικά μεγάλος. Το
συμπέρασμα είναι ότι η απλή αναζήτηση του χώρου των λύσεων δεν είναι
αποτελεσματική για τη λύση προβλημάτων.
Ένα άλλο σκέλος της ΤΝ ασχολήθηκε με προβλήματα κοινής λογικής
(commonsense reasoning), όπως οι συνέπειες απλών ενεργειών και η εξαγωγή
συμπερασμάτων, π.χ. όταν αφήσεις κάτι, θα πέσει στο πάτωμα και θα σπάσει. Το
πρόγραμμα General Problem Solver (GPS 1963) βασιζόταν στην τεχνική της
84
σταδιακής προσέγγισης. Με την τεχνική αναζήτησης λύσεων ξεκινάμε από την
αρχική κατάσταση και εξαντλούμε το δέντρο των πιθανών επόμενων κινήσεων μέχρι
να φτάσουμε σε μια τελική κατάσταση η οποία είναι λύση ή είναι κατάσταση χωρίς
επόμενες κινήσεις (αδιέξοδο). Με την τεχνική της σταδιακής προσέγγισης ξεκινάμε
με δεδομένες την αρχική και την επιθυμητή τελική κατάσταση (λύση) και τις
προσεγγίζουμε βρίσκοντας μια ενδιάμεση κατάσταση. Στη συνέχεια εφαρμόζουμε
την ίδια τεχνική χρησιμοποιώντας σαν δεδομένα α) την αρχική και την ενδιάμεση
κατάσταση και β) την ενδιάμεση και την τελική κατάσταση. Το πρόβλημα λύνεται
όταν φτάσουμε σε μια ανάλυση όπου όλες οι ενδιάμεσες καταστάσεις μπορούν να
ενωθούν με απλές πιθανές κινήσεις. Η τεχνική αυτή εφαρμόστηκε σε προβλήματα
κοινής λογικής καθώς και στη συμβολική επεξεργασία λογικών εκφράσεων. Τα
προβλήματα όμως που λύθηκαν ήταν απλά.
Καθώς η ΤΝ αναπτύχθηκε και αναπτύχθηκαν παράλληλα τεχνικές διαχείρισης
μεγάλων όγκων δεδομένων έγιναν προσπάθειες να εκτελεστούν πολύπλοκα
καθήκοντα όπως η αντίληψη, η όραση, ο λόγος, η κατανόηση φυσικής γλώσσας και
λύση προβλημάτων σε ειδικούς τομείς όπως η ιατρική διάγνωση και η χημική
ανάλυση.
Η αντίληψη του γύρου κόσμου είναι εξαιρετικά σημαντική για την επιβίωση του
ανθρώπου. Τα ζώα ενώ έχουν πολύ μικρότερο βαθμό νοημοσύνης από τον άνθρωπο,
είναι περισσότερο ικανά σε καθήκοντα αντίληψης (π.χ. όραση) από οποιαδήποτε
σημερινή μηχανή. Η ικανότητα επικοινωνίας μέσω της ομιλίας είναι ίσως η πιο
σημαντική διαφορά μεταξύ ζώων και ανθρώπων. Το πρόβλημα της κατανόησης
φυσικής ομιλίας είναι εξαιρετικά δύσκολο. Το πρόβλημα απλοποιείται αν
περιοριστούμε στο γραπτό λόγο. Μ' αυτόν τον τομέα της ΤΝ ασχολείται η
κατανόηση φυσικής γλώσσας. Για την κατανόηση του λόγου απαιτούνται γνώσεις
γραμματικής και συντακτικού της γλώσσας, αλλά όχι μόνο. Απαιτείται επίσης
κατανόηση της σημασίας του περιεχομένου των προτάσεων και γνώση γύρω από το
γνωστικό αντικείμενο.
Εκτός από τα παραπάνω καθημερινά κοινά προβλήματα οι άνθρωποι και η ΤΝ
ασχολούνται και με πιο εξειδικευμένα προβλήματα που απαιτούν εξειδικευμένη
γνώση, όπως η ιατρική διάγνωση, η οικονομική ανάλυση, η μηχανική κ.α.
85
Για έναν άνθρωπο συνήθως η σειρά εκμάθησης λύσης των παραπάνω προβλημάτων
είναι η ακόλουθη: αρχικά αναπτύσσονται οι ικανότητες αντίληψης και παράλληλα η
καθημερινή κοινή λογική. Αργότερα κι όχι πάντα αναπτύσσονται οι ικανότητες
εξειδικευμένων προβλημάτων. Μια πρώτη θεώρηση της ΤΝ ήταν ότι το ίδιο θα
μπορούσε να ισχύει και για τις μηχανές. Η θεώρηση αυτή αποδείχθηκε λανθασμένη.
Παρόλο που τα εξειδικευμένα προβλήματα θεωρούνται πιο δύσκολα και φαίνεται ότι
απαιτούν πολλές και εξειδικευμένες γνώσεις, σε τελική ανάλυση απαιτούν λιγότερη
γνώση από τα καθημερινά καθήκοντα, και είναι πιο εύκολη η αναπαράσταση και η
αποθήκευση εξειδικευμένης γνώσης. Παραδείγματα τέτοιων συστημάτων είναι τα
έμπειρα συστήματα που σήμερα βρίσκουν πάρα πολλές εφαρμογές στην πράξη.
11.3 Κριτήρια επιτυχίας τεχνητής νοημοσύνης
Ένα από τα πρώτα ερωτήματα που απασχόλησε τους ειδικούς ΤΝ είναι το ακόλουθο:
πότε μπορούμε να πούμε ότι η ΤΝ έχει πετύχει το σκοπό της, δηλαδή να κατασκευάσει
μηχανές που αναπτύσσουν και επιδεικνύουν νοημοσύνη;
Ο Alan Turing (μαθηματικός που θεωρείται από τους πατέρες την επιστήμης
υπολογιστών) έδωσε μια απλή απάντηση στο ερώτημα αυτό: όταν δεν μπορούμε να
ξεχωρίσουμε τη μηχανή από έναν άνθρωπο. Ο Turing όρισε επίσης και μια δοκιμή το
τεστ του Turing το οποίο έχει ως εξής: Ένας άνθρωπος Α κάθεται μπροστά σε ένα
τερματικό υπολογιστή. Σε έναν άλλο οπτικά απομονωμένο χώρο κάθεται ο Β
μπροστά σε ένα τερματικό. Τα δυο τερματικά επικοινωνούν μεταξύ τους. Ο Β
μπορεί να είναι ένας άλλος άνθρωπος ή μια μηχανή. Ο Α κάνει ερωτήσεις στον Β
μέσω του τερματικού για ένα χρονικό διάστημα. Ο Β απαντά σε όλες τις ερωτήσεις
του Α. Στο τέλος του τεστ ο Α πρέπει να αποφανθεί αν στις ερωτήσεις του
απαντούσε ένας άνθρωπος ή μια μηχανή. Αν ο Α δεν μπορεί να ξεχωρίσει τη μηχανή
από τον άνθρωπο, τότε θεωρείται ότι η μηχανή πέρασε με επιτυχία το τεστ, έχει
δηλαδή νοημοσύνη.
Το τεστ του Turing είναι εξαιρετικά δύσκολο. Ο Α μπορεί να κάνει οποιεσδήποτε
ερωτήσεις, ακόμα και ερωτήσεις παγίδες. Μπορεί να εξετάσει γνώσεις σε θέματα
αθλητικά, πολιτικά, οικονομικά ή να κάνει ασυνάρτητες ερωτήσεις. Σε κάθε
περίπτωση εξετάζεται η ικανότητα κατανόησης των ερωτήσεων και ικανότητα
86
επικοινωνίας του Β κι όχι οι γνώσεις του. Ο Β πρέπει να αποδείξει ότι είναι
άνθρωπος κι όχι παντογνώστης. Αν για παράδειγμα ο Α ρωτούσε ποιο είναι το
γινόμενο δυο πολύ μεγάλων αριθμών, η μηχανή θα μπορούσε να απαντήσει σε
κλάσματα του δευτερολέπτου αλλά αυτό θα την πρόδιδε. Μια πιο έξυπνη ενέργεια
θα ήταν ίσως να απαντήσει ότι δεν μπορεί να λύσει το πρόβλημα ή να δώσει μια
λανθασμένη απάντηση μετά από ένα λεπτό.
Δεν έχει κατασκευαστεί ακόμα μηχανή που μπορεί να περάσει το τεστ του Turing.
Ούτε μπορούμε να προβλέψουμε αν θα μπορέσει κάποτε μια μηχανή να περάσει το
τεστ αυτό. Θεωρητικά βέβαια θα μπορούσε κανείς να αποθηκεύσει όλες τις πιθανές
διαδοχές ερωτήσεων του Α και τις ανάλογες δυνατές απαντήσεις και το πρόγραμμα
να αναζητά κάθε φορά μέσα στο σύνολο των πιθανών απαντήσεων. Μια τέτοια
υλοποίηση είναι πρακτικά αδύνατη αλλά τίθεται και το ακόλουθο ερώτημα: θα ήταν
πραγματικά έξυπνη αυτή η υποθετική μηχανή; Οι απόψεις διχάζονται. Υπάρχουν
αυτοί που υποστηρίζουν ότι δεν έχει σημασία το πώς καταλήγει μια μηχανή να
δείχνει έξυπνη αλλά το τελικό αποτέλεσμα. Και υπάρχουν και οι αντίθετοι που
θεωρούν ότι η σχεδίαση της μηχανής είναι σημαντική κι όχι μόνο η λειτουργία της.
Οι τελευταίοι υποστηρίζουν ότι τεχνικές ΤΝ μπορούν να χαρακτηριστούν μόνο οι
τεχνικές που έχουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά.
11.4 Χαρακτηριστικά τεχνικών ΤΝ
Μια τεχνική επίλυσης ενός προβλήματος μπορεί να θεωρηθεί τεχνική ΤΝ όταν έχει
τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
• Γενική: μια τεχνική πρέπει να επιτρέπει τη γενίκευση της ήδη υπαρχούσης
γνώσης για την επίλυση μεγαλύτερων προβλημάτων του ίδιου είδους.
• Κατανοητή: μια τεχνική πρέπει να είναι κατανοητή, να μπορούμε δηλαδή να
δικαιολογήσουμε τα αποτελέσματα.
• Ευμετάβλητη: μια τεχνική πρέπει να είναι δυναμική, να επιτρέπει την εύκολη
εισαγωγή γνώσης.
87
• Αποτελεσματική: μια τεχνική πρέπει να περιορίζει τον αριθμό καταστάσεων
ενός προβλήματος που πρέπει να αναζητηθούν, να μας οδηγεί λοιπόν σαν μια
πυξίδα προς τις λύσεις του προβλήματος.
11.5 Ο τομέας της τεχνητής νοημοσύνης
Η ανάπτυξη μηχανών που επιδεικνύουν νοημοσύνη περιλαμβάνει πολλές
διαφορετικές επιστήμες και τεχνολογίες όπως την ψυχολογία, γλωσσολογία,
φιλοσοφία, πληροφορική, οπτική και υδραυλική, ενώ πιο πρόσφατα περιλήφθηκαν
και τομείς όπως η οργάνωση και διοίκηση (λήψη αποφάσεων), στατιστική και
μαθηματικά. Ενας προσιτός τρόπος κατηγοριοποίησης του πεδίου της τεχνητής
νοημοσύνης βασίζεται στην εξέταση των εφαρμογών που αναπτύσσονται. Οι
βασικότερες εφαρμογές είναι τα έμπειρα συστήματα, τα συστήματα επεξεργασίας
φυσικής γλώσσας, τα συστήματα κατανόησης ομιλίας και η ρομποτική.
• έμπειρα συστήματα - είναι προγράμματα τα οποία επιχειρούν να
συμπεριφερθούν όπως ένας ειδικός. Τα προγράμματα αυτά παρέχουν
συμβουλές μιμούμενα ή υποκαθιστώντας την διαδικασία συλλογισμού και τις
γνώσεις ενός ειδικού σε κάποιο περιορισμένο γνωστικό αντικείμενο Οι ειδικοί
χαρακτηρίζονται από το ότι μπορούν να λύσουν προβλήματα του αντικειμένου
τους γρήγορα με αρκετή ακρίβεια, είναι σε θέση να εξηγήσουν τι έκαναν για
την λύση του προβλήματος, γνωρίζουν πότε δεν μπορούν να λύσουν το
πρόβλημα και επικοινωνούν με άλλους ειδικούς. Επιπλέον, μαθαίνουν από την
εμπειρία τους, χρησιμοποιούν πρακτικούς κανόνες, μαθηματικά πρότυπα και
προσομοιώσεις.
• συστήματα επεξεργασίας φυσικής γλώσσας - η τεχνολογία αυτή επιτρέπει στους
χρήστες να επικοινωνούν με τον υπολογιστή στην μητρική τους γλώσσα. Τα
υπάρχοντα συστήματα αναγνωρίζουν γραπτές φράσεις από περιορισμένες
θεματικές ενότητες. Τα συστήματα αυτά χωρίζονται σε δύο κατηγορίες: (α) τα
συστήματα κατανόησης φυσικής γλώσσας και (β) τα συστήματα παραγωγής
φυσικής γλώσσας
• συστήματα κατανόησης ομιλίας - ένας από τους παράγοντες που εμποδίζουν την
πιο ευρεία χρήση των υπολογιστικών συστημάτων είναι η απουσία φυσικού
88
διαλόγου ανάμεσα στον άνθρωπο και στον υπολογιστή. Τα συστήματα αυτά
επιτρέπουν την αναγνώριση και κατανόηση της ομιλούμενης γλώσσας.
• ρομποτική - είναι η περιοχή της τεχνητής νοημοσύνης που ασχολείται με τις
προγραμματιζόμενες ηλεκτρομηχανικές συσκευές που εκτελούν χειρωνακτικές
εργασίες. Η τεχνητή νοημοσύνη μελετάει μόνο τα "έξυπνα" ρομπότ τα οποία
είναι εφοδιασμένα με αισθητήρια όργανα για την συλλογή πληροφοριών και τα
οποία μπορούν να προσαρμόσουν την συμπεριφορά τους ανάλογα με την
πληροφορία που προσλαμβάνουν. Τα ρομπότ τα οποία εκτελούν
προγραμματισμένες ενέργειες (όπως για παράδειγμα το πλυντήριο) δεν είναι
αντικείμενα μελέτης της τεχνητής νοημοσύνης.
11.6 Έμπειρα συστήματα
Υπάρχουν πολλοί ορισμοί έμπειρων συστημάτων. Άλλοι βασίζονται στη λειτουργία
τους, άλλοι στη δομή τους και άλλοι συνδυάζουν στοιχεία και των δυο. Στα
παρακάτω θα παρουσιάσουμε σύντομα τα λειτουργικά και δομικά χαρακτηριστικά
ενός έμπειρου συστήματος.
11.6.1 Λειτουργικά στοιχεία
Τα παρακάτω χαρακτηριστικά περιγράφουν τι (πρέπει να) κάνει ένα έμπειρο
σύστημα (και όχι πώς επιτυγχάνεται).
Χώρος προβλημάτων
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• συμπεριφέρεται σαν ένας έμπειρος (άνθρωπος) με χρήσιμο τρόπο.
• λύνει προβλήματα αποδοτικά και αποτελεσματικά σε έναν περιορισμένο χώρο
προβλημάτων.
• λύνει προβλήματα τα οποία έχουν μια συμβολική αναπαράσταση.
• εφαρμόζει γνώση εμπείρου για τη λύση δύσκολων προβλημάτων του
πραγματικού κόσμου (real world problems).
89
• λύνει προβλήματα τα οποία είναι αρκετά δύσκολα και απαιτούν μεγάλη
εξειδίκευση για τη λύση τους.
• αντιμετωπίζουν προβλήματα τα οποία απαιτούν εξειδικευμένους ανθρώπους
για τη λύση τους.
Απαιτήσεις αποδοτικότητας
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• είναι ικανό να λειτουργήσει σε επίπεδο ενός έμπειρου.
• μιμείται τις συμβουλευτικές ικανότητες εμπείρων.
Εξήγηση συλλογιστικής
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• είναι ικανό να δικαιολογήσει τον τρόπο συλλογιστικής του έτσι ώστε να
καταλάβει ο χρήστης το αποτέλεσμα.
11.6.2 Δομικά στοιχεία
• Τα παρακάτω χαρακτηριστικά περιγράφουν πώς επιτυγχάνει τους σκοπούς του
ένα έμπειρο σύστημα.
Τεχνικές Τεχνητής Νοημοσύνης
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• χρησιμοποιεί προγραμματιστικές τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης και ειδικότερα
αυτές της επίλυσης προβλημάτων.
Γνώση
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• ενσωματώνει σε ένα πρόγραμμα τη γνώση ενός έμπειρου.
• αποθηκεύει γνώση σε μορφή γεγονότων και ευριστικών. Τα γεγονότα
αντιπροσωπεύουν πληροφορίες οι οποίες είναι κοινά γνωστές, διαθέσιμες και
αποδεκτές από έμπειρους στο γνωστικό πεδίο.
90
• επεξεργάζεται γνώση για την επίλυση προβλημάτων.
Διαχωρισμός γνώσης και ελέγχου
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• διαχωρίζει τη γνώση από το υπόλοιπο σύστημα το οποίο την επεξεργάζεται.
Χρήση συλλογιστικών διαδικασιών - αβεβαιότητα
Ένα έμπειρο σύστημα ...
• είναι ένα "έξυπνο" υπολογιστικό πρόγραμμα το οποίο χρησιμοποιεί γνώση και
διαδικασίες εξαγωγής συμπερασμάτων.
• βασίζεται σε κανόνες.
• διαχωρίζει τη γνώση από το υπόλοιπο σύστημα το οποίο την επεξεργάζεται.
• μπορεί να χειριστεί αποτελεσματικά την αβεβαιότητα των πληροφοριών.
Ένα έμπειρο σύστημα (expert system) διαθέτει κωδικοποιημένη γνώση από ένα
σχετικά περιορισμένο γνωστικό αντικείμενο. Το σύστημα χρησιμοποιεί την γνώση
αυτή για τη λύση προβλημάτων τα οποία συνήθως απαιτούν για την λύση τους την
εμπειρία ενός εμπειρογνώμονα (ειδικού). Ένας εμπειρογνώμονας είναι σε θέση να
μετατρέψει ένα πρόβλημα που του παρουσιάζεται σε μία μορφή που να επιτρέπει
την γρήγορη και αποτελεσματική λύση. Ο εμπειρογνώμονας πρέπει να είναι σε θέση
να εξηγεί τα αποτελέσματα, να μαθαίνει για το αντικείμενό του και να αναμορφώνει
την γνώση που έχει όποτε αυτό απαιτείται.
Σύγκριση συμβατικών συστημάτων και έμπειρων συστημάτων
Συμβατικά Συστήματα Εμπειρα Συστήματα
επεξεργασία και γνώση συνδυάζονται σε
ένα σειριακό πρόγραμμα
η βάση γνώσης είναι χωριστή από τον
μηχανισμό επεξεργασίας
τα προγράμματα δεν κάνουν λάθη το πρόγραμμα μπορεί να κάνει λάθος
συνήθως δεν εξηγούν γιατί τα δεδομένα
εισόδου χρειάζονται ή πώς συνάγονται τα
συμπεράσματα
η επεξήγηση είναι μέρος των
περισσοτέρων έμπειρων συστημάτων
η τροποποίηση της γνώσης είναι η τροποποίηση των κανόνων είναι
91
κοπιώδης εύκολη
η εκτέλεση είναι βήμα-προς-βήμα η εκτέλεση βασίζεται σε ευρεστικούς
κανόνες και την λογική
χρειάζονται ολοκληρωμένη πληροφορία διαχειρίζονται ελλιπή ή ασαφή
πληροφορία
αποτελεσματική διαχείριση μεγάλων
βάσεων δεδομένων
αποτελεσματική διαχείριση μεγάλων
βάσεων γνώσεων
αναπαράσταση και χρήση δεδομένων αναπαράσταση και χρήση γνώσης
11.7 Πώς σκέφτονται οι άνθρωποι
• Δημιουργούν κατηγορίες
− η γάτα είναι θηλαστικό άρα θηλάζει να μωρά της
• Χρησιμοποιούν κανόνες
− αν Α τότε Β
• Συνδυάζουν κανόνες
− αν Α τότε Β
− αν Β τότε Γ
− άρα αν Α τότε Γ
• Χρησιμοποιούν κανόνες του αντίχειρα (σοφία) για τη λύση προβλημάτων στα
οποία δεν μπορούν να σκεφτούν μια λύση
• Χρησιμοποιούν προηγούμενη εμπειρία (περιπτώσεις) σε παρόμοια
προβλήματα.
− Αναγνωρίζουν παρόμοια προβλήματα συγκρίνοντας χαρακτηριστικά του
τρέχοντος προβλήματος με χαρακτηριστικά προβλημάτων του
παρελθόντος.
• Χρησιμοποιούν προσδοκίες
• Χρησιμοποιούν πρότυπα συμπεριφοράς.
92
11.8 Πώς "σκέφτονται" οι υπολογιστές
Τα συλλογιστικά μοντέλα των έμπειρων συστημάτων είναι εμπνευσμένα από τον
ανθρώπινο τρόπο συλλογιστικής.
Μερικές από τις τεχνικές που χρησιμοποιούν τα έμπειρα συστήματα είναι οι
ακόλουθες:
• Πλαίσια (Frames)
− Ένα πλαίσιο αποτελείται από πεδία (ιδιότητες) με τιμές, π.χ. η γάτα έχει
τέσσερα πόδια, τρώει κόκαλλα ψαριών. Τα πλαίσια οργανώνονται σε
"είναι ένα" ("isa") ιεραρχίες, π.χ. ο Tom είναι μια γάτα, η γάτα είναι ένα
θηλαστικό, το θηλαστικό είναι ένα ζώο.
• Κανόνες
− αν Α τότε Β
• Περιπτώσεις
• Αναγνώριση προτύπων
11.9 Αρχιτεκτονική έμπειρου συστήματος
Ένα έμπειρο σύστημα περιλαμβάνει την βάση γνώσης, τον επαγωγικό μηχανισμό,
τον χώρο εργασίας, το σύστημα επικοινωνίας με τον χρήστη, το σύστημα
επεξηγήσεων και το σύστημα βελτίωσης της γνώσης.
Βάση Γνώσης
Η βάσης γνώσης (knowledge base) περιλαμβάνει τις πληροφορίες που απαιτούνται
για την κατανόηση, μορφοποίηση και επίλυση του προβλήματος. Περιέχει δύο
βασικά στοιχεία: (1) τα γεγονότα (όπως για παράδειγμα τα αντικείμενα του
προβλήματος και τις σχέσεις ανάμεσα σε αυτά, περιορισμούς, την κατάσταση του
προβλήματος) και την σχετική θεωρία και (2) τους κανόνες που χρησιμοποιούνται
για την λύση του προβλήματος.
93
Επαγωγικός Μηχανισμός
Ο επαγωγικός μηχανισμός (inference engine) είναι λογισμικό που παρέχει την τη
μεθοδολογία για την διεξαγωγή συμπερασμάτων. Το υποσύστημα αυτό αποφασίζει
πώς θα χρησιμοποιηθεί η γνώση.
Χώρος Εργασίας
Ο χώρος εργασίας (workspace) είναι μία περιοχή της μνήμης του υπολογιστή που
χρησιμοποιείται για την περιγραφή του τρέχοντος προβλήματος καθώς επίσης και για
την προσωρινή καταχώριση ενδιάμεσων αποτελεσμάτων. Στο χώρο εργασίας
καταγράφονται τα σχέδια που περιγράφουν πώς θα αντιμετωπισθεί το πρόβλημα, η
ατζέντα που περιέχει τις μελλοντικές ενέργειες προς εκτέλεση και τις υποθέσεις και
εναλλακτικούς τρόπους δράσης που έχει δημιουργήσει το σύστημα μέχρι τη στιγμή
αυτή. Για παράδειγμα, σε ένα έμπειρο σύστημα για την διάγνωση και επιδιόρθωση
βλαβών αυτοκινήτων, η βάση γνώσης περιέχει τους κανόνες που σχετίζονται με τις
βλάβες του αυτοκινήτου. Όταν το αυτοκίνητο παρουσιάσει βλάβη, ο χρήστης
εισάγει τα συμπτώματα της βλάβης στον υπολογιστή, τα οποία καταχωρούνται στον
χώρο εργασίας. Το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει κάποιες υποθέσεις και να
ζητήσει από το χρήστη επιπλέον πληροφορίες, οι οποίες και αυτές καταχωρούνται
Σύστημα επικοινωνίας
Βάση Γνώσης Γεγονότα: οτιδήποτε είναι γνωστόγια το πρόβλημα Κανόνες: λογικές συνεπαγωγές
Επαγωγικός Μηχανισμός • μετάφραση • προγραμματισμός • επιβολή συνέπειας
Σύστημα Επεξηγήσεων
Χώρος Εργασίας
Σύστημα
Βελτίωσης Γνώσης
Εικόνα 11.1 Αρχιτεκτονική Έμπειρου Συστήματος
94
στον χώρο εργασίας.
Σύστημα Επικοινωνίας (user interface)
Το σύστημα αυτό χρησιμοποιείται για την επικοινωνία ανάμεσα στον χρήστη και
στον υπολογιστή. Το σύστημα βασίζεται σε μία γλώσσα για την φιλική επικοινωνία
με τον χρήστη. Η γλώσσα αυτή θα μπορούσε να είναι μία φυσική γλώσσα και σε
ορισμένες περιπτώσεις υποστηριζόμενη από μενού επιλογών και γραφικά.
Σύστημα Επεξηγήσεων
Το σύστημα επεξηγήσεων (explanation system) είναι υπεύθυνο για την παροχή
απαντήσεων στις παρακάτω ερωτήσεις:
• γιατί το έμπειρο σύστημα έθεσε μία ερώτηση προς τον χρήστη;
• πως το έμπειρο σύστημα συνήγαγε ένα συμπέρασμα;
• γιατί μία εναλλακτική λύση απορρίφθηκε;
• ποιο είναι το σχέδιο για την εύρεση της λύσης; (για παράδειγμα τι μένει να
αποδειχθεί για να προσδιοριστεί η διάγνωση;)
Σύστημα Βελτίωσης της Γνώσης
Οι εμπειρογνώμονες είναι σε θέση να εξετάσουν την απόδοσή τους, να μάθουν και
να βελτιώσουν το τρόπο αντιμετώπισης των προβλημάτων. Κατά αντιστοιχία, το
έμπειρο σύστημα μπορεί να διαθέτει τον μηχανισμό που είναι υπεύθυνος για την
ανάλυση των λόγων επιτυχίας ή αποτυχίας του συστήματος. Με τον τρόπο αυτό θα
μπορούσαν να προκύψουν βελτιώσεις της βάσης γνώσης. Το σύστημα αυτό προς το
παρόν δεν είναι διαθέσιμο στα υπάρχονται εμπορικά έμπειρα συστήματα.
11.10 Ταξινόμηση έμπειρων συστημάτων
Η ταξινόμηση των έμπειρων συστημάτων είναι ανάλογη με την ταξινόμηση των
Σ.Υ.Α. Έτσι, διακρίνουμε τρία επίπεδα τεχνολογίας:
95
• εξειδικευμένα έμπειρα συστήματα - χρησιμοποιούνται για την παροχή
συμβουλών μίας συγκεκριμένης θεματικής περιοχής.
• κελύφη - ένα κέλυφος είναι ένα πακέτο το οποίο επιτρέπει την σύντομη και
εύκολη ανάπτυξη έμπειρων συστημάτων. Ένα κέλυφος παρέχει τα
περισσότερα υποσυστήματα ενός έμπειρου συστήματος, εκτός από την βάση
γνώσης.
• εργαλεία έμπειρων συστημάτων - αποτελούν το χαμηλότερο επίπεδο.
Πρόκειται για εργαλεία που διευκολύνουν την ανάπτυξη είτε εξειδικευμένων
είτε κελυφών έμπειρων συστημάτων.
11.11 Μηχανική Γνώσης
Μηχανική γνώσης ονομάζεται ο τομέας της ανάπτυξης έμπειρων συστημάτων ο
οποίος ασχολείται με την εύρεση, συλλογή, αναπαράσταση και αποθήκευση της
γνώσης στη βάση γνώσης. Η διαδικασία ανάπτυξης της βάσης γνώσης αποτελείται
από δύο βασικές φάσεις.
Απόκτηση της γνώσης
Η γνώση αποκτάται από ανθρώπους (έμπειρους), βιβλία, εγχειρίδια.
Αναπαράσταση της γνώσης
Η κωδικοποίηση της γνώσης με μια (ή συνδυασμό) από τις μεθόδους που
παρουσιάστηκαν σε προηγούμενη παράγραφο.
11.12 Εργαλεία ανάπτυξης έμπειρων συστημάτων
Διάφορες γλώσσες προγραμματισμού έχουν αναπτυχθεί επηρεασμένες από τον τρόπο
σκέψης της τεχνητής νοημοσύνης. Οι γλώσσες αυτές (που αναφέρονται ως γλώσσες
5ης γενιάς) έχουν χρησιμοποιηθεί για την ανάπτυξη έμπειρων συστημάτων, χωρίς
αυτό να σημαίνει ότι οι συμβατικές γλώσσες προγραμματισμού δεν μπορούν να
χρησιμοποιηθούν για τον ίδιο λόγο. Παρακάτω περιγράφονται συνοπτικά τα βασικά
96
εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη ενός έμπειρου
συστήματος.
συμβατικές γλώσσες προγραμματισμού
Αρκετά έμπειρα συστήματα έχουν αναπτυχθεί σε συμβατικές γλώσσες
προγραμματισμού όπως η C, η FORTRAN, κλπ. Τα πλεονεκτήματα της μεθόδου
αυτής είναι: (α) ταχύτερη εκτέλεση των προγραμμάτων στον Η/Υ και (β) ευκολότερη
διασύνδεση με υπάρχον λογισμικό (βάσεις δεδομένων, Σ.Υ.Α., κλπ), αν αυτό είναι
απαραίτητο. Από την άλλη μεριά, ωστόσο, η προσέγγιση αυτή χαρακτηρίζεται από
τα παρακάτω μειονεκτήματα: (α) το περιορισμένο αριθμό τύπων δεδομένων που
υποστηρίζονται και (β) δεν παρέχεται η δυνατότητα του garbage collector (δηλ. η
απελευθέρωση της μνήμης από δεδομένα που δεν χρειάζονται).
γλώσσες 5ης γενιάς
Οι γλώσσες 5ης γενιάς παρέχουν έναν αποτελεσματικό τρόπο επεξεργασίας
συμβόλων. Τα χαρακτηριστικότερα παραδείγματα αυτής της κατηγορίας γλωσσών
είναι η LISP και η PROLOG.
11.13 Πλεονεκτήματα 'Εμπειρων Συστημάτων
Μονιμότητα γνώσης:
Τα έμπειρα συστήματα δεν ξεχνούν, σε αντίθεση με τους ανθρώπους.
Αναπαραγωγή:
Η δημιουργία πολλαπλών αντιγράφων ενός έμπειρου συστήματος είναι μια εύκολη
και φθηνή διαδικασία. Αντίθετα η εκπαίδευση ανθρώπινου προσωπικού για την
ανάλογη εξειδίκευση είναι μια χρονοβόρα και ακριβή διαδικασία.
Αποδοτικότητα-Κόστος
Τα έμπειρα συστήματα μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να μειώσουν
το κόστος προσωπικού. Τα έμπειρα συστήματα έχουν ένα υψηλό κόστος παραγωγής
97
άλλα ένα χαμηλό κόστος λειτουργίας. Εξάλλου το συνολικό κόστος παραγωγής και
συντήρησης μπορεί να μοιραστεί σε πολλούς χρήστες.
Συνέπεια
Τα έμπειρα συστήματα συμπεριφέρονται με παρόμοιο τρόπο σε παρόμοια
προβλήματα. Οι άνθρωποι επηρεάζονται από πολλούς παράγοντες οι οποίοι
μειώνουν την αντικειμενικότητά τους.
Τεκμηρίωση γνώσης
Ένα έμπειρο σύστημα παρέχει μια μόνιμη τεκμηρίωση της γνώσης και των κανόνων
του γνωστικού πεδίου. Σε πολλές περιπτώσεις άλλωστε χρησιμοποιούνται τα
έμπειρα συστήματα για την εκπαίδευση ανθρώπων.
Πληρότητα
Ένα έμπειρο σύστημα μπορεί σε μικρό χρόνο να εξετάσει πολλές πιθανές λύσεις και
να λάβει υπόψη του όλα τα δεδομένα εισόδου.
Έγκαιρη πληροφορία
Η έγκαιρη πληροφορία μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή λαθών.
Εύρος γνώσης
Σε ένα έμπειρο σύστημα συνδυάζεται η γνώση και εμπειρία πολλών έμπειρων
ανθρώπων. Η γνώση που αποθηκεύεται έχει μεγαλύτερο εύρος από τη γνώση ενός
μεμονωμένου έμπειρου.
11.14 Μειονεκτήματα 'Εμπειρων Συστημάτων
Έλλειψη κοινής λογικής
Οι έμπειροι συνδυάζουν πολλές φορές μαζί με την γνώση και την εμπειρία τους,
σοφία ή κοινή λογική για την αποδοχή ή απόρριψη λύσεων. Τα έμπειρα συστήματα
98
μπορούν μεν να δικαιολογήσουν τις λύσεις που προτείνουν αλλά δεν μπορούν να τις
αξιολογήσουν.
Έλλειψη Δημιουργικότητας
Οι άνθρωποι μπορούν να αντιδρούν δημιουργικά (αν και μερικές φορές λανθασμένα)
σε αναπάντεχες και ασυνήθιστες καταστάσεις.
Έλλειψη Εκμάθησης
Οι άνθρωποι μπορούν να προσαρμόζονται σε περιβάλλοντα που αλλάζουν συνεχώς
μέσω της επικοινωνίας με το περιβάλλον και της εκμάθησης. (Τα νευρωνικά δίκτυα
προσφέρονται για αυτόν το σκοπό, έχουν όμως το μειονέκτημα ότι δεν μπορούν να
δικαιολογήσουν τα αποτελέσματά τους.)
Έλλειψη Αισθήσεων
Η δυνατότητα αίσθησης του περιβάλλοντος και η πολλαπλή ανάκτηση πληροφοριών
μέσω των αισθητήριων οργάνων επιτρέπει στους ανθρώπους μια συνεχή ανανέωση
της γνώσης. Τα έμπειρα συστήματα περιορίζονται στην εισαγωγή της γνώσης μέσω
της συμβολικής της αναπαράστασης.
Περιορισμένο γνωστικό αντικείμενο
Τα έμπειρα συστήματα δεν είναι καλά στο να αντιμετωπίζουν ασαφείς ή νέες
καταστάσεις, ούτε στο να παρέχουν απαντήσεις σε προβλήματα εκτός του γνωστικού
τους πεδίο.
99
12 Στρατηγικός
Προγραμματισμός
Τεχνολογίας
Πληροφοριών
Κάθε οργάνωση αντιμετωπίζει πολλά προβλήματα αλλά και ευκαιρίες. Δεδομένων
των περιορισμένων πόρων που είναι διαθέσιμοι σε κάθε επιχείρηση, αλλά και της
διοικητικής αδυναμίας να αφομοιωθούν πολλές αλλαγές συγχρόνως, ένα από τα
ζητήματα που πρέπει να λύσει η διοίκηση μίας επιχείρησης είναι να αποφασίσει σε
μία δεδομένη χρονική στιγμή ποια από τα έργα πληροφορικής θα πρέπει να
εγκριθούν προς υλοποίηση. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται στρατηγικός
προγραμματισμός. Ο στρατηγικός προγραμματισμός είναι άμεσα συνδεμένος με το
επιχειρηματικό σχέδιο της επιχείρησης το οποίο περιλαμβάνει το όραμα, την
αποστολή τους στόχους, τους αντικειμενικούς σκοπούς και την στρατηγική της
επιχείρησης:
Όραμα (vision) - η άποψη της υψηλής βαθμίδας διοίκησης για το μέλλον της
επιχείρησης.
Αποστολή (mission) - ο λόγος ύπαρξης της επιχείρησης
100
Στόχοι (goals) - γενικές δηλώσεις για τα αποτελέσματα που επιδιώκει να πετύχει η
οργάνωση
Αντικειμενικοί σκοποί (objectives)- συγκεκριμένα και μετρήσιμα αποτελέσματα
που επιδιώκει να επιτύχει ο οργανισμός
Στρατηγική (strategy) - δηλώσεις για τον τρόπο επίτευξης του οράματος και των
αντικειμενικών στόχων. Η στρατηγική περιορίζεται από τους διαθέσιμους πόρους
και τις αντιλήψεις της ηγεσίας.
12.1 Επιχειρησιακό σχέδιο
Το επιχειρησιακό σχέδιο (organizational plan) το οποίο περιλαμβάνει όλα τα
παραπάνω είναι η πρωταρχική είσοδος για την διαδικασία σχεδιασμού της
τεχνολογίας πληροφορικής. Στο σχέδιο για την τεχνολογία πληροφοριών που
προκύπτει από την διαδικασία αυτή περιέχονται:
• οι επιχειρηματικές συναλλαγές που πρέπει να βελτιωθούν
• τα δεδομένα και οι εφαρμογές που απαιτούνται για την υποστήριξη των
συναλλαγών αυτών,
• τα έργα που πρέπει να εκτελεστούν καθώς και
• οι πόροι και ο χρόνος για την εκτέλεση αυτών περιέχονται
Επιχειρηματική διαδικασία (business process) είναι μία δραστηριότητα ή μία
ομάδα δραστηριοτήτων που επαναλαμβάνεται, όπως για παράδειγμα η εκτέλεση μίας
παραγγελίας. Οι διαδικασίες εκείνες που απαιτούνται για την επίτευξη του οράματος
και της αποστολής της επιχείρησης πρέπει να προσδιοριστούν και να ταξινομηθούν
κατά σειρά προτεραιότητας. Σε ορισμένες περιπτώσεις επιχειρηματικές συναλλαγές
πρέπει να επανασχεδιαστούν για να ικανοποιήσουν καλύτερα τις ανάγκες της
επιχείρησης. Συχνά για την ανάλυση των επιχειρηματικών συναλλαγών
χρησιμοποιούνται διαγράμματα ροής δεδομένων (βλέπε κεφάλαιο 12).
Για την υποστήριξη των επιχειρηματικών συναλλαγών απαιτούνται δεδομένα. Τα
δεδομένα αυτά μπορεί να περιγραφούν με την βοήθεια υψηλού επιπέδου λογικών
101
μοντέλων (π.χ. διαγράμματα οντοτήτων συσχετίσεων ή λογικών δομών δεδομένων)
που βασίζονται στις έννοιες της οντότητας και της σχέσεις ανάμεσα στις οντότητες.
Επιχειρηματική εφαρμογή (business application) είναι μία εφαρμογή της Τ.Π. που
υποστηρίζει την επιχείρηση. Συνήθως πρόκειται για ένα Π.Σ. όπως για παράδειγμα
ένα σύστημα σχεδιασμού παραγωγής.
Έργο (project) είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων που σχεδιάζεται για την επίτευξη
ενός αντικειμενικού σκοπού. Πολλές φορές ένα έργο έχει ως σκοπό την ανάπτυξη
μίας βάσης δεδομένων ή ενός Π.Σ. Κάθε έργο απαιτεί για την εκπόνησή του χρόνο
και πόρους (ανθρώπινο δυναμικό, λογισμικό, υλικό, κεφάλαιο, κλπ)
12.2 Στάδια σχεδίου τεχνολογίας πληροφορικής
Μία μέθοδος για την ανάπτυξη ενός σχεδίου Τ.Π. (Σ.Τ.Π.) βασίζεται σε τέσσερα
στάδια :
• σχεδιασμός στρατηγικής της πληροφορίας (information strategy planning)
• ανάλυση των επιχειρηματικών τομέων (business area analysis)
• προγραμματισμός των έργων (project planning)
• κατανομή των διαθέσιμων πόρων (resources allocation)
12.3 Σχεδιασμός Στρατηγικής της Πληροφορίας
Στο πρώτο αυτό στάδιο, ευθυγραμμίζεται το σχέδιο τεχνολογίας της πληροφορικής
(Σ.Τ.Π.) με το επιχειρηματικό σχέδιο. Έτσι, ένα Σ.Τ.Π. περιλαμβάνει α) τον
προσδιορισμό των στρατηγικών ευκαιριών, των στόχων, των κρίσιμων παραγόντων
επιτυχίας και των αναγκών σε πληροφορία για τα διάφορα τμήματα του οργανισμού
και β) την δημιουργία ενός συνολικού μοντέλου δεδομένων και ενός μοντέλου
διαδικασιών για την επιχείρηση. Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει τις παρακάτω
δράσεις:
• Καθορισμός επιτροπής παρακολούθησης - πολλοί οργανισμοί συγκροτούν μία
επιτροπή παρακολούθησης για την εποπτεία των έργων πληροφορικής της
102
επιχείρησης. Η επιτροπή αυτή εξετάζει τις προτάσεις για νέα συστήματα,
προσδιορίζει και αξιολογεί τους τομείς επιχειρηματικής δράσης από τους
οποίους πιθανά να προκύψουν οφέλη, εγκρίνει μακροπρόθεσμια σχέδια,
προϋπολογισμούς και αιτήσεις προσλήψεων.
• Έναρξη μελέτης - οι εμπλεκόμενοι ορίζουν το εύρος, την χρονική διάρκεια και
τα αναμενόμενα αποτελέσματα της μελέτης σχεδιασμού.
• Προσδιορισμός τάσεων - μελετούνται οι τάσεις τόσο της τεχνολογίας όσο και
του συγκεκριμένου τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση και
επιχειρείται η πρόβλεψη των επιπτώσεων που θα έχουν οι τάσεις αυτές στην
επιχείρηση.
• Προσδιορισμός των αναγκών της επιχείρησης - καταγράφονται οι τρέχουσες
εφαρμογές και η υποστήριξη που παρέχουν στην επιχείρηση και
προσδιορίζονται οι τομείς στους οποίους θα αναπτυχθούν μελλοντικά
εφαρμογές πληροφορικής
• Ταξινόμηση των επιχειρηματικών διαδικασιών για περαιτέρω ανάλυση - το βήμα
αυτό βασίζεται στην παραδοχή ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες που είναι
σημαντικές για τους πελάτες, είναι επίσης σημαντικές για την επιχείρηση.
Προσδιορίζονται (και εκτιμούνται ποσοτικά) τα παρακάτω:
− η σημασία της κάθε διαδικασίας για τον πελάτη
− ο βαθμός απογοήτευσης του πελάτη
Ένα παράδειγμα της τεχνικής αυτής δίνεται στον παρακάτω πίνακα:
Επιχειρηματική
Δραστηριότητα
Σημασία
δραστηριότητας (*)
Απογοήτευση
πελάτη (**)
Ανάγκη
Βελτίωσης
Παραγγελιοληψία 10 7 70
Αποστολή Προϊόντος 10 6 60
Ελεγχος Αποθεμάτων 6 8 48
Σχεδιασμός Προϊόντος 8 5 40 * Σημασία δραστηριότητας: 1 = ασήμαντη, 10 = πολύ σημαντική
** Απογοήτευση πελάτη: 1 = μικρή απογοήτευση, 10 = μεγάλη απογοήτευση πελάτη
103
Η ανάγκη βελτίωσης προκύπτει από την σημασίας της δραστηριότητας
πολλαπλασιασμένη επί την απογοήτευση του πελάτη. Οι δραστηριότητες
αξιολογούνται με τον τρόπο αυτό με υψηλή βαθμολογία που πρέπει να μελετηθούν
περαιτέρω.
• Προσδιορισμός επιχειρηματικών τομέων για περαιτέρω ανάλυση - αντί για την
μελέτη μεμονωμένων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων είναι καλύτερη η
μελέτη ομάδων συσχετιζόμενων δραστηριοτήτων. Συσχετιζόμενες θεωρούνται
οι διαδικασίες στις οποίες αλλαγή σε μία έχει επίπτωση στις άλλες (συνήθως
συσχετιζόμενες είναι οι διαδικασίες των οποίων η έξοδος της μίας είναι
είσοδος της άλλης). Οι διαδικασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν με την
βοήθεια ενός πίνακα διαδικασιών/οντοτήτων ο οποίος δείχνει και τον τρόπο
που συνδέονται τα δεδομένα με τις διαδικασίες.
12.4 Ανάλυση των Επιχειρηματιών Τομέων
Ο στόχος του σταδίου αυτού είναι ο προσδιορισμός των δεδομένων και των
διαδικασιών που θα επιτρέψουν την επιχείρηση να επιτύχει το όραμα και την
αποστολή που έχει θέσει. Στο στάδιο αυτό δεν γίνεται λεπτομερής σχεδιασμός των
συστημάτων αλλά τίθεται το κατάλληλο πλαίσιο ώστε τα συστήματα που θα
αναπτυχθούν ξεχωριστά το ένα από το άλλο θα είναι δυνατό να συνεργαστούν
μεταξύ τους χωρίς προβλήματα. Η ανάλυση των επιχειρηματικών τομέων πρέπει να
είναι ανεξάρτητη της υπάρχουσας τεχνολογίας. Δημοφιλείς μεθοδολογίες που
χρησιμοποιούνται για την μελέτη των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι τα μοντέλα
οντοτήτων-συσχετίσεων, τα διαγράμματα ροής δεδομένων και οι πίνακες
διαδικασιών-οντοτήτων.
12.5 Προγραμματισμός των Έργων
Κατά την διάρκεια της φάσης αυτής τίθενται οι περιορισμοί του έργου δηλαδή το
εύρος του έργου, ο βαθμός δυσκολίας του, το εκτιμώμενο κόστος, η επιθυμητή
ημερομηνία ολοκλήρωσης κλπ. Τονίζεται ότι οι παραπάνω περιορισμοί είναι
μεταβλητοί και εξαρτώνται από τον αριθμό και την δεξιότητα των ανθρώπων που θα
104
εργασθούν στο έργο. Επίσης προσδιορίζεται ο κύκλος ζωής ανάπτυξης λογισμικού
(βλέπε κεφάλαιο 12) που θα ακολουθηθεί για το έργο.
12.6 Κατανομή των Διαθέσιμων Πόρων
Στο σημείο αυτό έχει προσδιοριστεί ένα σύνολο έργων πληροφορικής (το σύνολο
αυτό ορισμένες φορές ονομάζεται χαρτοφυλάκιο εφαρμογών). Συνήθως οι
διαθέσιμοι πόροι είναι λιγότεροι από αυτούς που απαιτούνται για την ταυτόχρονη
διεξαγωγή όλων των έργων του χαρτοφυλακίου. Ο στόχος στο στάδιο αυτό είναι η
ορθολογική κατανομή των πόρων για την διεκπεραίωση των έργων στους
δεδομένους περιορισμούς χρόνου και πόρων. Έτσι, έργα τα οποία είναι οι
αποδοτικότερες επενδύσεις για την επιχείρηση επιλέγονται για υλοποίηση.
Οι στόχοι κάθε πιθανού έργου πρέπει να ικανοποιούν τις ανάγκες της επιχείρησης
και να είναι συνεπείς με την στρατηγική της επιχείρησης. Συγχρόνως θα πρέπει να
μετρηθεί ο βαθμός κινδύνου ή αβεβαιότητας για κάθε έργο που πρέπει να απαντήσεις
σε ερωτήσεις του τύπου "πόσο κατανοητές είναι οι απαιτήσεις τους συστήματος;",
"σε ποιο βαθμό το έργο απαιτεί πρωτοποριακή εργασία σε τεχνολογίες άγνωστες
στην επιχείρηση;", "υπάρχει κίνδυνος σημαντικών αρνητικών επιπτώσεων σε
περίπτωση αποτυχίας του έργου;". Τέλος πρέπει να προσδιοριστεί ποιος είναι ο
κύριος λόγος υλοποίησης του έργου - δηλαδή σε ποια από τις παρακάτω κατηγορίες
ανήκει το έργο:
• έργα που επιφέρουν σημαντική μείωση κόστους που μπορεί να υπολογιστεί
(π.χ. μείωση λειτουργικών εξόδων, αύξηση πωλήσεων)
• έργα που επιφέρουν μείωση κόστους που δεν μπορεί να υπολογιστεί (π.χ. η
βοήθεια για καλύτερη λήψη αποφάσεων)
• έργα που απαιτούνται από την νομοθεσία
• έργα που απαιτούνται για την απόκτηση τεχνογνωσίας σε έναν τομέα που είναι
καινούργιος για την επιχείρηση (π.χ. αξιολόγηση φορητών υπολογιστών από
τους πωλητές).
Συχνά τα δύο τελευταία στάδια (προγραμματισμός των έργων και κατανομή των
διαθέσιμων πόρων) εκτελούνται επαναληπτικά (π.χ. αν κατά τη κατανομή πόρων
105
γίνει φανερό ότι δεν είναι δυνατή η εκπόνηση ενός έργου όπως αυτό έχει σχεδιαστεί
είναι δυνατός ο επαναπρογραμματισμός του έτσι ώστε αυτό να κοστίσει λιγότερο, ή
να ολοκληρωθεί σε λιγότερο χρόνο ή να ανατεθεί σε προσωπικό με διαφορετικά
προσόντα).
12.7 Αντιλήψεις σχετικά με την τεχνολογία των πληροφοριών
Η αξία που αποδίδεται στην τεχνολογία πληροφοριών (Τ.Π.) διαφέρει από
επιχείρηση σε επιχείρηση. Οι επιχειρήσεις που θεωρούν ότι η Τ.Π. παρέχει τις
δυνατότητες για απόκτηση στρατηγικού πλεονεκτήματος, αναζητούν τρόπους να
ενσωματώσουν την Τ.Π. στα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχουν στους
πελάτες τους. Από την άλλη μεριά, οι επιχειρήσεις που θεωρούν ότι η Τ.Π. είναι ένα
εργαλείο για την αύξηση της κερδοφορίας, αναζητούν τρόπους χρήσης της Τ.Π. που
θα τις βοηθήσουν να επιτύχουν τους στόχους τους, χωρίς αναγκαστικά να αλλάζουν
δραστικά τα προϊόντα και οι υπηρεσίες που παρέχουν. Τέλος υπάρχουν επιχειρήσεις
που θεωρούν ότι η Τ.Π. παρέχει κάποια διευκόλυνση σε ορισμένους τομείς της
επιχείρησης, αλλά δεν είναι στρατηγικής σημασίας.
Οι αντιλήψεις αυτές διαμορφώνονται στα άτομα ανάλογα με τις γνώσεις τους και τις
εμπειρίες τους. Το σημαντικό είναι ότι η άποψη που έχει η υψηλή βαθμίδα
διοικητικών επηρεάζει την διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού.
106
13 Μηχανική Λογισμικού
Σε αυτό το κεφάλαιο περιγράφεται συνοπτικά η επιστήμη της μηχανικής λογισμικού
και παρουσιάζονται διάφορες τεχνικές και μεθοδολογίες ανάπτυξης λογισμικού για
Π.Σ.
13.1 Κρίση λογισμικού
Το λογισμικό παρόλο που γνωρίζει μεγάλη ανάπτυξη και εξελίσσεται συνεχώς
παρέχοντας ευκολίες τόσο στο χρήστη όσο και στον προγραμματιστή συστημάτων,
αντιμετωπίζει τα παρακάτω σοβαρά προβλήματα που ονομάζονται και συμπτώματα
της κρίσης λογισμικού:
• Μεγάλο κόστος ανάπτυξης και συντήρησης. Σε σχέση με το υλικό
(hardware) το λογισμικό ακριβαίνει με ραγδαίους ρυθμούς. Ο λόγος κόστους
λογισμικού προς υλικού έχει αυξηθεί από το 10-20% τη δεκαετία του 60 στο
80-90% στη τελευταία δεκαετία. Ενδιαφέρον είναι ότι 50-90% του κόστους
λογισμικού αφορά τη συντήρησή του.
• Αναποτελεσματικότητα. Τα συστήματα σπάνια ικανοποιούν τις ανάγκες του
πελάτη. Σ' αυτό το σημείο πρέπει να τονιστεί ότι το πρόβλημα αυτό οξύνεται
συνεχώς από το γεγονός ότι στις μέρες μας οι απαιτήσεις του πελάτη
μεταβάλλονται με ραγδαίους ρυθμούς. Συχνά τα συστήματα δεν τηρούν και
σχετικές προδιαγραφές. Επίσης τα συστήματα σπάνια παραδίδονται στις
προκαθορισμένες προθεσμίες.
107
• Χαμηλή Αποδοτικότητα. Το υλικό βελτιώνεται συνεχώς με ραγδαίους
ρυθμούς. Οι επεξεργαστές γίνονται πιο γρήγοροι, η μνήμη αυξάνεται, τα
περιφερειακά βελτιώνονται. Το λογισμικό παρόλη την τεχνολογική βελτίωσή
του δεν ανταποκρίνεται με τους ίδιους ρυθμούς. Το λογισμικό εκμεταλλεύεται
την ανάπτυξη υλικού για την αποφυγή προβλημάτων του παρελθόντος (μικρή
μνήμη κ.τ.λ.) το ίδιο όμως δε φαίνεται να εκμεταλλεύεται πλήρως τους
υπάρχοντες πόρους των σύγχρονων συστημάτων. Προσεγγιστικά οι ρυθμοί
αύξησης της απόδοσης είναι 30% ετησίως για το υλικό, ενώ μόνο 5% για το
λογισμικό.
• Αναξιοπιστία. Το φαινόμενο της αποτυχίας των Π.Σ. είναι πολύ συχνό και το
παράδοξο είναι ότι θεωρείται αναμενόμενο και μερικές φορές αυτονόητο από
τους χρήστες και τους προγραμματιστές. Συγκριτικά με το υλικό το οποίο
φθείρεται συνεχώς από την έναρξη χρήσης του, το λογισμικό, ως ένα
πνευματικό κατασκεύασμα, δε φθείρεται. Άρα έχει μια σταθερή αξιοπιστία
από την πρώτη ημέρα χρήσης του ως την εγκατάλειψή του. Όλες λοιπόν οι
βλάβες (τα λάθη) υπάρχουν από την αρχή μέσα στο λογισμικό, απλώς
εμφανίζονται υπό τις κατάλληλες συνθήκες (π.χ. πρόβλημα 2000). Η
διόρθωση λαθών είναι επίπονη και ακριβή διαδικασία και συνήθως έχει σαν
αποτέλεσμα τη συνολική μείωση της αξιοπιστίας αντί της αύξησής της. Η
αλλαγή του προγράμματος με σκοπό τη διόρθωση ενός λάθους μπορεί να
προκαλέσει την εισαγωγή νέων λαθών στο πρόγραμμα.
Τα συμπτώματα της κρίσης λογισμικού δεν είναι πρόσφατα. Άρχισαν να
εμφανίζονται από την αρχή της ιστορίας των ηλεκτρονικών υπολογιστών αλλά
έγιναν πιο έντονα τη δεκαετία του 70 όταν τα Π.Σ. άρχισαν να γίνονται πιο μεγάλα
και πολύπλοκα, αφού το υλικό επέτρεπε την εκτέλεση τέτοιων προγραμμάτων και οι
απαιτήσεις του πελάτη αυξανόταν. Τότε λοιπόν άρχισε να αναπτύσσεται ο κλάδος
της μηχανικής λογισμικού, με σκοπό την καταπολέμηση των παραπάνω
συμπτωμάτων.
Η μηχανική λογισμικού αφορά τις τεχνικές, διαδικασίες, μεθοδολογίες και εργαλεία
που χρησιμοποιούνται σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του λογισμικού.
108
13.2 Κύκλος ζωής ανάπτυξης λογισμικού
Η ακολουθία των φάσεων που ακολουθείται για την ανάπτυξη ενός λογισμικού
συστήματος ονομάζεται κύκλος ζωής ανάπτυξης λογισμικού (systems development
life cycle). Θα πρέπει να τονιστεί ότι δεν υπάρχει γενικότερη συμφωνία ως προς τον
αριθμό των φάσεων που απαρτίζουν τον κύκλο ζωής ανάπτυξης λογισμικού. Σε
γενικές όμως γραμμές ο κύκλος ζωής ανάπτυξης λογισμικού περιέχει:
• τον προσδιορισμό του προβλήματος ή της ευκαιρίας
• τον προσδιορισμό των απαιτήσεων των χρηστών
• την ανάλυση του υπάρχοντος συστήματος
• τον σχεδιασμό του προτεινόμενου συστήματος
• την ανάπτυξη και τεκμηρίωση του λογισμικού
• τον έλεγχο (testing) του συστήματος
13.3 Προσδιορισμός του προβλήματος ή της ευκαιρίας
Συνήθως τα προτεινόμενα Π.Σ. έχουν ως στόχο (α) να επιλύσουν ένα πρόβλημα (λ.χ.
η μείωση του αριθμού των λαθών μέσω της αυτοματοποίησης της εισαγωγής των
δεδομένων), (β) να δημιουργήσουν μία ευκαιρία (λ.χ. η εξυπηρέτηση ενός νέου
τμήματος της αγοράς, μέσω προσφορών για πελάτες που ταξιδεύουν συχνά), ή (γ) να
ανταποκριθούν σε μία εντολή (λ.χ. η υιοθέτηση συγκεκριμένων προδιαγραφών
ταμιακών μηχανών).
Οι συνηθέστεροι λόγοι για τους οποίους μία επιχείρηση αναπτύσσει ένα Π.Σ. έχουν
σχέση με τις παρακάτω παραμέτρους:
• την ικανότητα της επιχείρησης να επεξεργάζεται συναλλαγές γρήγορα και
αποτελεσματικά. Τα Π.Σ. προσφέρουν ταχύτητα επεξεργασίας μεγάλου όγκου
δεδομένων και σύντομη αναζήτηση της πληροφορίας
• τον έλεγχο των ακολουθούμενων διαδικασιών καθώς επίσης και καλύτερη
ασφάλεια των δεδομένων
109
• την βελτίωση της επικοινωνίας ανάμεσα στους εργαζόμενους καθώς επίσης και
ανάμεσα στους εργαζόμενους και τους πελάτες της επιχείρησης
• τον έλεγχο, την παρακολούθηση, και την μείωση του λειτουργικού κόστους της
επιχείρησης
• την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος μέσω της συγκράτησης των
πελατών, του αποκλεισμού των ανταγωνιστών, την εξασφάλιση
πλεονεκτημάτων από τους προμηθευτές, και την δημιουργία νέων προϊόντων.
Ένα νέο Π.Σ. πολλές φορές ξεκινάει από μία πρόταση που υποβάλλεται. Η πρόταση
για την ανάπτυξη ενός νέου Π.Σ. διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση αλλά, σε
γενικές γραμμές θα πρέπει να προσδιορίζει σε ποιο τομέα χρειάζεται η υποστήριξη
της τεχνολογίας και σχετικές λεπτομέρειες. Ένα παράδειγμα μίας πρότασης για την
ανάπτυξη ενός Π.Σ. δίνεται στο Παράρτημα Η. Αφού υποβληθεί μία πρόταση για
την υλοποίηση ενός νέου έργου, ακολουθεί η αρχική διερεύνηση.
13.4 Αρχική διερεύνηση
Ο στόχος της αρχικής διερεύνησης είναι να αξιολογήσει το προτεινόμενο έργο. Για
το σκοπό αυτό:
• διευκρινίζονται οι στόχοι του προτεινόμενου έργου
• προσδιορίζονται τα έξοδα και οι ωφέλειες των εναλλακτικών προσεγγίσεων
• προσδιορίζεται η τεχνική και λειτουργική σκοπιμότητα του έργου
• παραδίδεται η μελέτη σκοπιμότητας προς την διοίκηση, προτείνοντας την
αποδοχή ή απόρριψη του έργου.
Η διευκρίνιση των στόχων θα πρέπει να καταδείξει ότι οι στόχοι του έργου δεν
βρίσκονται σε αντίθεση με τους γενικούς στόχους της επιχείρησης. Όπως έχει
σημειωθεί παραπάνω, θεμιτοί στόχοι ενός έργου πληροφορικής θα μπορούσε να είναι
η μείωση του κόστους, η επιτάχυνση των διαδικασιών, κλπ. Υπάρχουν επίσης
αθέμιτοι στόχοι ενός έργου για να δειχθεί λόγου χάρη η υπεροχή ενός τμήματος - οι
λόγοι αυτοί δεν είναι αποδεκτοί για την υιοθέτηση ενός έργου πληροφορικής.
110
13.5 Μελέτη σκοπιμότητας
Η μελέτη σκοπιμότητας (feasibility study) δεν είναι μία πλήρης μελέτη του
συστήματος, αλλά περιορίζεται στην συλλογή πληροφοριών που θα επιτρέψουν την
διοίκηση να αξιολογήσει τις ωφέλειες του έργου και να κρίνει την σκοπιμότητά του.
Ο στόχος της μελέτης σκοπιμότητας είναι να προσδιορίσει εάν το έργο είναι
οικονομικά, τεχνικά και λειτουργικά εφικτό να υλοποιηθεί. Κατά την τεχνική
σκοπιμότητα προσδιορίζεται εάν η υπάρχουσα τεχνολογία μπορεί να ανταποκριθεί
στις απαιτήσεις του έργου. Η οικονομική σκοπιμότητα προσδιορίζει εάν το
προτεινόμενο έργο είναι μία καλή επένδυση για την επιχείρηση. Κατά την
οικονομική σκοπιμότητα μελετούνται τα έξοδα για την ανάπτυξη του προτεινόμενου
έργου (έξοδα για την πλήρη μελέτη του συστήματος, έξοδα ανάπτυξης λογισμικού,
έξοδα αγοράς υλικού, κλπ) καθώς επίσης και οι ωφέλειες που αναμένεται να
προκύψουν με την ανάπτυξη του έργου. Η λειτουργική σκοπιμότητα μελετάει την
αποδοχή του προτεινόμενου Π.Σ. από τους χρήστες του Π.Σ. Τα έργα που
ικανοποιούν τα κριτήρια αυτά επιλέγονται για λεπτομερή μελέτη.
13.6 Διαχείριση έργου
Η ανάλυση και ο σχεδιασμός ενός Π.Σ. περιέχει πολλές διαφορετικές ενέργειες. Για
την επιτυχή έκβαση του έργου είναι απαραίτητος ο προγραμματισμός και ο έλεγχός
του - συλλογικά ο προγραμματισμός και η έλεγχος έργου αναφέρονται ως διαχείριση
έργου. Ο προγραμματισμός του έργου περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των
επιμέρους δράσεων, την διάρκειά τους, την ανάθεση των δράσεων σε ανθρώπους
καθώς επίσης και τον συντονισμό όλων των δράσεων ώστε το έργο να ολοκληρωθεί
στο προβλεπόμενο χρονικό ορίζοντα. Ο έλεγχος από την άλλη μεριά περιλαμβάνει
την συστηματική παρακολούθηση της εξέλιξης του έργου, τη σύγκρισή της με την
προβλεπόμενη εξέλιξη και την λήψη απαραίτητων αποφάσεων για την ολοκλήρωση
του έργου στον προβλεπόμενο χρόνο.
Παράδειγμα
Ένας αναλυτής συστημάτων έχει προσδιορίσει ότι τα στάδια ανάλυσης και
σχεδιασμού ενός έργου περιλαμβάνουν τις παρακάτω ενέργειες:
111
Στάδιο Ενέργειες
Ανάλυση
Συλλογή Δεδομένων
Ανάλυση Ροών Δεδομένων
Προετοιμασία Πρότασης
Σχεδιασμός
Σχεδιασμός Εισαγωγής Δεδομένων
Σχεδιασμός Εισόδου
Σχεδιασμός Εξόδου
Οργάνωση Δεδομένων
Επιπλέον, η κάθε ενέργεια της ανάλυσης έχει περιγραφεί με μεγαλύτερη
λεπτομέρεια, και έχει εκτιμηθεί η διάρκειά της σε εβδομάδες, όπως φαίνεται
παρακάτω:
Ενέργεια Λεπτομερείς Δραστηριότητες Εβδ
Συλλογή Δεδομένων
Διεξαγωγή Συνεντεύξεων
Οργάνωση Ερωτηματολογίων
Μελέτη Αναφορών
Εισαγωγή Πρωτότυπου
Παρατήρηση Αντιδράσεων
3
4
4
5
3
Ανάλυση Ροών Δεδομένων Ανάλυση Ροών Δεδομένων 8
Προετοιμασία Πρότασης
Ανάλυση Κόστους/Ωφέλειας
Συγγραφή Πρότασης
Προετοιμασία Σημειώσεων, Διαφανειών
3
2
2
Αφού έχει γίνει η ανάλυση του έργου σε ενέργειες για τον προγραμματισμό του
έργου μπορεί να χρησιμοποιηθούν τα διαγράμματα Gantt ή τα διαγράμματα PERT
(Program Evaluation and Review Technique).
112
13.6.1 Διαγράμματα Gantt
Τα διαγράμματα Gantt είναι γραφήματα στα οποία στον οριζόντιο άξονα εμφανίζεται
ο χρόνος, ενώ ο κάθετος άξονας περιέχει τις δραστηριότητες του έργου. Για κάθε
δραστηριότητα φαίνεται η διάρκειά της.
Ας υποθέσουμε ότι η ενέργεια Γ δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν την ολοκλήρωση της
ενέργειας Α. Η σχέση αυτή, όμως δεν φαίνεται στο διάγραμμα Gantt, (δεν μπορούμε
να πούμε αν η Γ αρχίζει την 2η εβδομάδα λόγω σχεδιασμού δικού μας ή εξαιτίας της
ανάγκης ολοκλήρωσης της ενέργειας Α).
13.6.2 Διαγράμματα PERT
Τα διαγράμματα PERT είναι σε θέση να καταδείξουν τέτοιου είδους σχέσεις
ανάμεσα στις ενέργειες ενός έργου. Για την δημιουργία ενός διαγράμματος PERT
είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν για την έναρξη κάθε ενέργειας, οι ενέργειες που
πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί. Συνήθως καταστρώνεται ένας πίνακας όπου για κάθε
ενέργεια φαίνονται οι προαπαιτούμενές της:
Ενέργεια Προαπαιτούμενη Ενέργεια
Α - Β - Γ Α Δ Β Ε Γ, Δ
Η έναρξη των ενεργειών Α και Β δεν προϋποθέτει την ολοκλήρωση καμίας άλλης
ενέργειας - άρα η έναρξή τους μπορεί να γίνει με την έναρξη όλου του έργου. Η
ενέργεια Γ προϋποθέτει την ολοκλήρωση της ενέργειας Α και άρα μπορεί να
ξεκινήσει μόνο μετά την ολοκλήρωση της Α. Αντίστοιχα η ενέργεια Ε προϋποθέτει
την ολοκλήρωση και της Γ και της Δ - άρα για την έναρξη της Ε πρέπει να
ολοκληρωθούν και οι δύο ενέργειες (Γ και Δ). Για να αναπαρασταθεί η παραπάνω
πληροφορία σε ένα διάγραμμα PERT, χρησιμοποιούνται δύο σύμβολα:
Είναι βολικό κάθε διάγραμμα PERT να έχει ένα (μόνο) γεγονός που συμβολίζει την
αρχική κατάσταση (η χρονική στιγμή κατά την οποία καμία ενέργεια δεν έχει
ολοκληρωθεί) και ένα (μόνο) που συμβολίζει την τελική κατάσταση (η χρονική
στιγμή κατά την οποία όλες οι ενέργειες έχουν ολοκληρωθεί).
113
Η πληροφορία του παραπάνω πίνακα δείχνεται στο παρακάτω διάγραμμα PERT:
Πολλές φορές για να αναπαρασταθεί γραφικά η αλληλεξάρτηση των ενεργειών είναι
απαραίτητη η εισαγωγή εικονικών δραστηριοτήτων που έχουν διάρκεια μηδέν.
Κατόπιν αριθμούμε τα γεγονότα αρχίζοντας από το αρχικό γεγονός και υπολογίζουμε
δύο χρόνους: : τον νωρίτερο χρόνος γεγονότος (ΝΧΓ) και τον αργότερο χρόνος
γεγονότος (ΑΧΓ). Οι υπολογισμοί αυτοί, που περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω,
δείχνονται επάνω στα γεγονότα ως εξής:
υπολογισμός ΝΧΓ
Οι ΝΧΓ για τα γεγονότα ενός διαγράμματος υπολογίζονται από δεξιά προς τα
αριστερά σύμφωνα με την παρακάτω λογική:
Η ενέργεια Ε, με διάρκεια 5 χρονικές μονάδες
Ε, 5
Γεγονός - συμβολίζει την ολοκλήρωση όλων των ενεργειών που προηγήθηκαν
j
ΝΧΓ ΑΧΓ
Β, 2
Γ, 5
Δ, 3
Ε, 6 Α, 4
114
• Ο ΝΧΓ για το αρχικό γεγονός (γεγονός 1) είναι μηδέν (0)
• Ο ΝΧΓ για το γεγονός 2 είναι:
0 (ΝΧΓ του γεγονότος 1) + 2 (διάρκεια της Β) = 2
• Ο ΝΧΓ για το γεγονός 3 είναι:
0 (ΝΧΓ του γεγονότος 1) + 4 (διάρκεια της Α) = 4
• Ο ΝΧΓ για το γεγονός 4 προσδιορίζεται ως εξής:
2 (ΝΧΓ του γεγονότος 2) + 3 (διάρκεια της Δ) = 5
4 (ΝΧΓ του γεγονότος 3) + 5 (διάρκεια της Γ) = 9
• Στο γεγονός 4 βρισκόμαστε όταν και η Γ και η Δ έχουν ολοκληρωθεί. Αυτό
συμβαίνει στην χρονική στιγμή max (5, 9) = 9.
• Ο ΝΧΓ για το γεγονός 5 είναι:
9 (ΝΧΓ του γεγονός 4) + 6 (διάρκεια της Ε) = 15
υπολογισμός ΑΧΓ
Οι υπολογισμοί των ΑΧΓ γίνονται από τα δεξιά προς τα αριστερά και σύμφωνα με
την παρακάτω λογική:
• Ο ΑΧΓ του τελικού γεγονότος (στο παράδειγμα γεγονός 5) είναι ίσος με το
ΝΧΓ του τελικού γεγονότος
• Ο ΑΧΓ του γεγονότος 4 είναι:
15 (ΑΧΓ του γεγονότος 5) - 6 (διάρκεια Ε) = 9
• Ο ΑΧΓ του γεγονότος 3 είναι:
9 (ΑΧΓ του γεγονότος 4) - 3 (διάρκεια Δ) = 6
Β, 2
Γ, 5
Δ, 3
Ε, 6 Α, 4
2
3
4 5 1
0 0
4 4
2 6
9 9 15 15
115
• Ο ΑΧΓ του γεγονότος 2 είναι:
9 (ΑΧΓ του γεγονότος 4) - 5 (διάρκεια Γ) = 4
• Ο ΑΧΓ του γεγονότος 1 υπολογίζεται ως εξής:
4 (ΑΧΓ του γεγονότος 3)- 4(διάρκεια Α) = 0
6 (ΑΧΓ του γεγονότος 2) - 2(διάρκεια Β) = 4
• Το αργότερο που πρέπει να ολοκληρωθεί το γεγονός 1 είναι: min (0, 4) = 0. (Ο
ΑΧΓ για το αρχικό γεγονός πρέπει να είναι πάντα 0)
εύρεση της κριτικής διαδρομής
Η μέθοδος ολοκληρώνεται με την εύρεση της κρίσιμης διαδρομής. Στο παράδειγμα,
υπάρχουν δύο διαδρομές. Η μία (χρησιμοποιώντας τα γεγονότα του διαγράμματος)
είναι η 1 - 3 - 4 -5, ενώ η άλλη η 1 - 2- 4- 5. Υπολογίζουμε το συνολικό χρόνο για τις
δύο διαδρομές:
Για την διαδρομή 1-3-4-5 ο συνολικός χρόνος είναι 15 χρονικές μονάδες, ενώ για
την διαδρομή 1-2-4-5 ο χρόνος είναι 11 χρονικές μονάδες. Η διαδρομή 1-3-4-5 είναι
η κρίσιμη γιατί αυτή καθορίζει την περάτωση του έργου και δηλώνεται στο
διάγραμμα με έντονα τόξα. Ο τρόπος αυτός εύρεσης της κρίσιμης διαδρομής είναι
αρκετά πολύπλοκος για μεγάλα διαγράμματα. Στις περιπτώσεις αυτές ακολουθούμε
τον παρακάτω ορισμό:
Μία ενέργεια λέγεται κρίσιμη όταν ο ΑΧΓ του αρχικού γεγονότος είναι ίσος με τον
ΝΧΓ. Κάθε διαδρομή που αποτελείται από κρίσιμες ενέργειες λέγεται κρίσιμη
διαδρομή. Οι ενέργειες της κρίσιμης διαδρομής είναι σημαντικές, γιατί αν
καθυστερήσει η έναρξή τους (ή η ολοκλήρωσή τους), θα καθυστερήσει η
ολοκλήρωση όλου του έργου.
13.7 Προσδιορισμός Απαιτήσεων
Ο προσδιορισμός των απαιτήσεων περιλαμβάνει την μελέτη του υπάρχοντος
συστήματος ώστε να προσδιοριστεί ο τρόπος εργασίας που ακολουθείται τώρα.
Απαίτηση είναι ένα χαρακτηριστικό που πρέπει να συμπεριληφθεί στο σύστημα. Το
χαρακτηριστικό αυτό μπορεί να αναφέρεται στον τρόπο συλλογής των στοιχείων,
116
παραγωγής της πληροφορίας ή υποστήριξης της διοίκησης. Ο προσδιορισμός των
απαιτήσεων είναι η μελέτη του υπάρχοντος συστήματος και η συλλογή
πληροφοριών για να βρεθούν οι απαιτήσεις αυτές.
Για την συλλογή των πληροφοριών αυτών χρησιμοποιούνται συνεντεύξεις,
ερωτηματολόγια, παρατήρηση των χρηστών κατά την διάρκεια της εργασίας τους και
πρωτότυπα. Η μελέτη του υπάρχοντος συστήματος για τον προσδιορισμό των
απαιτήσεων, βασίζεται σε ερωτήσεις από τις παρακάτω θεματικές ενότητες:
• ποιες είναι οι βασικές διαδικασίες που ακολουθούνται;
• τι δεδομένα χρειάζονται και τι δεδομένα παράγονται από τις διαδικασίες;
• τι χρονικά όρια τίθενται και ποιος είναι ο όγκος δουλειάς;
Λεπτομερέστερες ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν για κάθε θέμα δίνονται στο
Παράρτημα Θ.
13.7.1 Χρήση πρωτότυπων για τον προσδιορισμό απαιτήσεων
Πρωτότυπο είναι ένα μοντέλο του τελικού Π.Σ. το οποίο δεν περιέχει την πλήρη
λειτουργικότητα αυτού. Τα χαρακτηριστικά που περιλαμβάνονται στο πρωτότυπο
είναι τόσα ώστε να επιτρέψουν στους χρήστες να το χρησιμοποιήσουν και να το
σχολιάσουν. Ο σχολιασμός των χρηστών προσδιορίζει τα θετικά και τα αρνητικά
σημεία του πρωτοτύπου καθώς επίσης και τις ελλείψεις του. Στα πλεονεκτήματα
της μεθόδου των πρωτοτύπων περιλαμβάνεται το γεγονός ότι, σε αντίθεση με τις
γραπτές προδιαγραφές, το πρωτότυπο είναι μία εφαρμογή που μπορεί να εκτελεστεί
από τον χρήστη.
Η μέθοδος των πρωτοτύπων είναι μία επαναληπτική διαδικασία που περιλαμβάνει
την ανάπτυξη μίας σειράς πρωτοτύπων τα οποία χρησιμοποιούνται και
αξιολογούνται από τον χρήστη. Τα πρωτότυπα μπορούν να κατασκευασθούν με
χρήση εργαλείων που επιτρέπουν την γρήγορη ανάπτυξη διαφόρων τμημάτων του
πρωτοτύπου (γλώσσες 4ης γενεάς, μη-διαδικαστικές γλώσσες, γεννήτριες αναφορών,
γεννήτριες οθονών, γεννήτριες εφαρμογών, συστήματα λεξικών δεδομένων).
Τα πρωτότυπα που θα αναπτυχθούν μπορεί να υλοποιούν:
117
• το σύστημα επικοινωνίας ανάμεσα στον χρήστη και στον υπολογιστή (π.χ. το
πρωτότυπο περιέχει μόνο τις οθόνες του Π.Σ.)
• τις συναρτήσεις εισόδου, αναζήτησης, επεξεργασίας και εξόδου (π.χ.
παραλείποντας χρονοβόρες διαδικασίες ελέγχου της εισόδου, κλπ)
• τις σημαντικότερες συναρτήσεις - δηλαδή αυτές που αποτελούν τον κορμό του
Π.Σ.
13.8 Ανάλυση του Υπάρχοντος Συστήματος
Οι διαδικασίες ενός (χειρωνακτικού ή βασισμένου σε Η/Υ) Π.Σ. μπορεί να είναι
πολλές και πολύπλοκες Διάφορες μέθοδοι ανάλυσης έχουν προταθεί για την
κατανόηση μεγάλων ή πολύπλοκων συστημάτων. Η βασική ιδέα πίσω από όλες τις
μεθόδους αναλύσεων είναι ο διαχωρισμός του Π.Σ. σε μικρότερα μέρη-
υποσυστήματα, ώστε να μελετηθεί η φύση των μερών, η λειτουργία τους και οι
σχέσεις που υπάρχουν ανάμεσα στα μέρη αυτά.
Σκοπός της ανάλυσης είναι η πλήρης κατανόηση του προβλήματος που πρέπει να
λυθεί. Μόνο όταν το πρόβλημα διευκρινιστεί και καθοριστεί ακριβώς μπορούμε να
εγγυηθούμε την αποτελεσματικότητα του συστήματος. Αν οι απαιτήσεις του
συστήματος δεν είναι κατανοητές τότε πιθανότατα η ανάπτυξη λογισμικού θα δώσει
λύση σε ένα άλλο πρόβλημα, όχι αυτό του πελάτη.
Οι δημοφιλέστερες μέθοδοι για την ανάλυση (και σχεδιασμό) των Π.Σ. είναι η
δομημένη ανάλυση (structured analysis) και η αντικειμενοστραφής ανάλυση (object-
oriented analysis).
13.9 Δομημένη Ανάλυση
Για την ανάλυση του συστήματος σύμφωνα με την δομημένη ανάλυση χρειάζεται να
απαντηθούν οι παρακάτω ερωτήσεις:
• ποιες διαδικασίες απαρτίζουν το σύστημα;
• τι δεδομένα χρησιμοποιούνται σε κάθε διαδικασία;
118
• τι δεδομένα αποθηκεύονται;
• τι δεδομένα εισέρχονται στο σύστημα και ποια παράγονται από αυτό;
Ακολουθώντας την ροή των δεδομένων μέσω των διαδικασιών μπορεί να
προσδιοριστεί εάν οι στόχοι του συστήματος επιτυγχάνονται. Τα εργαλεία που
χρησιμοποιούνται στην δομημένη ανάλυση είναι:
• διαγράμματα ροής δεδομένων (data flow diagrams) -
• διαγράμματα οντοτήτων συσχετίσεων (entity relationship diagrams)
• λεξικό δεδομένων (data dictionary)
13.9.1 Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ)
Τα ΔΡΔ βοηθούν στην κατανόηση της λογικής του συστήματος, μέσω της γραφικής
απεικόνισης των διαδικασιών και της ροής των πληροφοριών σε ένα Π.Σ. Τα ΔΡΔ
αναπαριστούν ένα Π.Σ. ως ένα σύνολο εξωτερικών οντοτήτων (externals), ροών
δεδομένων (data flows), διαδικασιών (processes) και χώρων αποθήκευσης
δεδομένων (data stores). Όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα, διάφορες
μεθοδολογίες υιοθετούν διαφορετικά σύμβολα για κάθε ένα από τα παραπάνω
συστατικά ενός ΔΡΔ.
119
Σε κάθε στοιχείο του ΔΡΔ δίνεται ένα όνομα το οποίο παρέχει πληροφορία για τη
λειτουργικότητά του, ενώ στις διαδικασίες εκτός από το όνομά τους δίνεται και ένας
αριθμός. 21
Τα ΔΡΔ μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέσο επικοινωνίας ανάμεσα στους
αναλυτές και τους χρήστες. Οι χρήστες μπορούν να προτείνουν τροποποιήσεις ώστε
το ΔΡΔ να αποδίδει τον τρόπο που διεκπεραιώνεται η δραστηριότητα.
Κατά την διάρκεια της ανάλυσης αναπτύσσεται ένα σύνολο από ΔΡΔ που είναι
δομημένα σε επίπεδα. Κάθε επίπεδο περιγράφει με μεγαλύτερη λεπτομέρεια τις
διαδικασίες του προηγούμενου επιπέδου. Έτσι δημιουργείται μία αλληλουχία ΔΡΔ
από το περισσότερο γενικό (context diagram) προς το περισσότερο λεπτομερές.
Κανόνες για τον σχεδιασμό ΔΡΔ.
Ο σχεδιασμός ενός ΔΡΔ γίνεται σύμφωνα με τους παρακάτω κανόνες:
1. Μία διαδικασία δεν επιτρέπεται να έχει μόνον εξόδους.
2. Μία διαδικασία δεν επιτρέπεται να έχει μόνον εισόδους.
3. Δεν επιτρέπεται ροή δεδομένων από μία αποθήκη δεδομένων σε μία άλλη
αποθήκη δεδομένων. Η μετακίνηση αυτή των δεδομένων πρέπει να γίνει από
μία διαδικασία.
4. Δεν επιτρέπεται ροή δεδομένων από μία εξωτερική οντότητα σε μία άλλη
εξωτερική οντότητα. Η μετακίνηση αυτή των δεδομένων πρέπει να γίνει από
μία διαδικασία.
5. Δεν επιτρέπεται ροή δεδομένων από μία εξωτερική οντότητα σε μία αποθήκη
δεδομένων. Η μετακίνηση αυτή των δεδομένων πρέπει να γίνει από μία
διαδικασία.
Παράδειγμα ΔΡΔ
Μία εταιρία τηλεμάρκετιγκ δέχεται παραγγελίες από πελάτες που τηλεφωνούν,
στέλνουν φαξ ή γράμμα. Οι διαδικασίες που ακολουθούνται περιγράφονται
παρακάτω:
120
1. Προσθήκη νέου πελάτη στο αρχείο πελατών: Σε κάθε νέο πελάτη δίνεται ένας
(μοναδικός) κωδικός πελάτη. Ο κωδικός αυτός χρησιμοποιείται αργότερα όταν
ο πελάτης κάνει μία παραγγελία.
2. Καταχώρηση παραγγελίας: Όταν ένας πελάτης κάνει μία παραγγελία ελέγχεται
αν υπάρχει ο πελάτης έχει καταχωρηθεί. Αν ο πελάτης δεν έχει καταχωρηθεί,
καταχωρείται. Όταν εισάγεται μία παραγγελία ενημερώνονται τα αρχεία
πελατών και προϊόντων.
3. Προετοιμασία παραγγελίας: Οι παραγγελίες των πελατών στέλνονται στην
αποθήκη όπου προετοιμάζονται. Αν κάποιος πελάτης παραγγείλει από ένα
προϊόν ποσότητα μεγαλύτερη από αυτή που είναι διαθέσιμη στην αποθήκη,
ετοιμάζεται μία παραγγελία προς το τμήμα ελέγχου αποθεμάτων, το οποίο
παραγγέλνει τα προϊόντα που λείπουν από τις προμηθεύτριες εταιρίες (οι
οποίες τα παραδίδουν στην αποθήκη)
4. Αποστολή παραγγελίας: Κάθε παραγγελία που ετοιμάζεται συνοδεύεται από το
δελτίο αποστολής. Επίσης ετοιμάζονται οι ετικέτες με το όνομα και την
ΠΕΛΑΤΗΣ
ΛΟΓΗΣΤΗΡΙΟ
ΤΜΗΜΑΕΛΕΓΧΟΥ
ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
ΠΕΛΑΤΗΣ
ΑΠΟΘΗΚΗ
ΣύστημαΔιαχείρισηςΠαραγγελιών
0Παραγγελία
Δεδομένα Νέου Πελάτη
Προϊόντα που λείπουν
Έτοιμη παραγγελία
Δελτίο αποστολής
ΤιμολόγιοΑναφορά
Κατάλογος προϊόντων που παραγγέλθηκαν
Παραγγελθένα προϊόντα
Εικόνα 13.1 Διάγραμμα ροής δεδομένων
121
διεύθυνση του πελάτη και η παραγγελία ταχυδρομείται.
5. Τιμολόγηση: Για κάθε πελάτη ετοιμάζεται ένα τιμολόγιο.
6. Αναφορά λογιστηρίου: Ετοιμάζεται μία αναφορά προς το λογιστήριο με τα
ποσά που θα εισπραχθούν.
Ένα ΔΡΔ (context diagram) σύμφωνα με τον συμβολισμό Gane & Sarson για το
σύστημα αυτό φαίνεται στο σχήμα 13.1.
13.9.2 Πίνακες και Δένδρα αποφάσεων
Ορισμένες φορές οι διαδικασίες ενός ΔΡΔ χρειάζεται να περιγραφούν με μεγαλύτερη
λεπτομέρεια και ακρίβεια. Για το λόγο αυτό χρησιμοποιούνται τεχνικές όπως οι
πίνακες αποφάσεων και τα δένδρα αποφάσεων. Στο παρακάτω παράδειγμα
περιγράφεται με τις δύο αυτές μεθόδους οι ενέργειες που πρέπει κάνουν οι ταμίες
ενός πολυκαταστήματος όταν οι πελάτες δεν πληρώνουν τοις μετρητοίς. Στο
παρακάτω πίνακα αποφάσεων Υ σημαίνει ότι ικανοποιείται η συνθήκη, Ν σημαίνει
ότι δεν ικανοποιείται η συνθήκη και με Χ σημειώνεται η ενέργεια που πρέπει να
ακολουθηθεί.
Κάτω από 50$ Υ Υ Ν Ν Πληρωμή με επιταγή Υ Ν Υ Ν Πληρωμή με πιστωτική κάρτα Ν Υ Ν Υ Τηλεφώνησε στο τμήμα πωλήσεων Χ Έλεγξε την πιστωτική κάρτα Χ Χ Κάλεσε τον προϊστάμενο Χ Τηλεφώνησε την τράπεζα για εξακρίβωση στοιχείων Χ
Στο παρακάτω δένδρο αποφάσεων, με κύκλο σημειώνονται τα γεγονότα που πρέπει
να ελέγξει ο ταμίας (π.χ. αν το ποσό πληρωμής είναι μεγαλύτερο ή μικρότερο από
50$) και με τετράγωνο η τελική του απόφαση
Κάτω από 50$ Επιταγή
Πιστωτική κάρτα
Επιταγή
Πιστωτική κάρτα
Τηλεφ. Στο τμήμα πωλήσεων
Έλεγξε την πιστωτική κάρτα
Κάλεσε τον προϊστάμενο
Τηλεφώνησε την τράπεζα για εξακρίβωση στοιχειίων
Πάνω από 50$
122
13.9.3 Διαγράμματα Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΔΟΣ)
Τα ΔΟΣ προσφέρουν ένα σύνολο εννοιών που είναι εύκολα κατανοητά από τον
άνθρωπο για την περιγραφή των δεδομένων που συλλέγονται, αποθηκεύονται και
επεξεργάζονται από ένα Π.Σ. Έχουν προταθεί διάφορα ΔΟΣ. Εδώ παρουσιάζεται το
μοντέλο που προτάθηκε από τον Chen (1976). Οι βασικές έννοιες αυτού του ΔΟΣ
είναι οι παρακάτω:
• οντότητα (entity) είναι κάθε φυσικό ή νοητό αντικείμενο του πραγματικού
κόσμου που έχει αυθύπαρκτη υπόσταση
• οι οντότητες περιγράφονται από χαρακτηριστικά (attributes). Υπάρχουν
τέσσερα είδη χαρακτηριστικών τα οποία περιγράφονται παρακάτω.
• οι οντότητες συσχετίζονται μεταξύ τους. Η συσχέτιση μεταξύ δύο οντοτήτων
μπορεί να δείχνει συνεργασία, αλληλεπίδραση ή άλλου είδους σχέση. Μία
σχέση μπορεί να είναι ολικής συμμετοχής (όταν ΟΛΕΣ οι οντότητες
συμμετέχουν σε αυτή τη συσχέτιση) ή μερικής συμμετοχής (όταν ΜΕΡΙΚΕΣ
οντότητες συμμετέχουν). Επίσης μία συσχέτιση μπορεί να είναι
− ένα προς ένα (1:1) - όταν υπάρχει ένα προς ένα αντιστοιχία ανάμεσα στις
οντότητες. Για παράδειγμα η σχέση ΔΙΟΙΚΕΙ ανάμεσα στην οντότητα
ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ και την οντότητα ``ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ είναι 1:1
γιατί:
ένας εργαζόμενος διοικεί ΕΝΑ τμήμα επιχείρησης και
ένα τμήμα επιχείρησης διοικείται από ΕΝΑΝ εργαζόμενο.
− Ένα προς πολλά (1:Ν) - για παράδειγμα η σχέση ΑΝΗΚΕΙ ανάμεσα στην
οντότητα ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ και στην οντότητα ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ
είναι 1:Ν γιατί:
ένας εργαζόμενος ανήκει ΣΕ ΕΝΑ τμήμα επιχείρησης και
σε ένα τμήμα επιχείρησης ανήκουν ΠΟΛΛΟΙ εργαζόμενοι
− Πολλά προς πολλά (Ν:Μ) - για παράδειγμα η σχέση ΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ανάμεσα
στην οντότητα ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ και στην ΟΝΤΟΤΗΤΑ ΕΡΓΟ γιατί:
ένας εργαζόμενος εργάζεται συγχρόνως σε πολλά έργα και
σε ένα έργο εργάζονται πολλοί εργαζόμενοι.
123
Οντότητα - αντικείμενο ή γεγονός. Πχ. ΦΟΙΤΗΤΗΣ, ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ, ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ Χαρακτηριστικό - τα δεδομένα μίας οντότητας. Πχ αριθμός μητρώου φοιτητή, όνομα φοιτητή, διεύθυνση φοιτητή, τηλ. φοιτητή, άλλα πτυχία φοιτητή, ημερομ. γέννησης, ηλικία Πρωτεύον Χαρακτηριστικό - δεν υπάρχουν δύο οντότητες που έχουν την ίδια τιμή στο χαρακτηριστικό αυτό. Πχ. αριθμός μητρώου φοιτητή. Χαρακτηριστικό Πολλαπλών Τιμών - ένα χαρακτηριστικό που μπορεί να έχει περισσότερες από μία τιμές. Πχ. άλλα πτυχία φοιτητή Συναγόμενο Χαρακτηριστικό - υπολογίζεται με βάση άλλα χαρακτηριστικά. Πχ. η ηλικία φοιτητή υπολογίζεται με βάση την ημερομ. γέννησης και την σημερινή ημερομηνία. Σύνθετο Χαρακτηριστικό - αποτελείται από άλλα απλούστερα χαρακτηριστικά. Πχ. η διεύθυνση αποτελείται από την οδό, τον αριθμό και την πόλη. Συσχέτιση - αλληλεπίδραση ή σχέση ανάμεσα σε οντότητες. Ολική συμμετοχή: ΟΛΕΣ οι οντότητες συμμετέχουν στη συσχέτιση. Μερική Συμμετοχή: ΜΕΡΙΚΕΣ οντότητες συμμετέχουν στη συσχέτιση.
124
ΔΑΝΕΙΣΜΟΣ ΒΙΒΛΙΩΝ
Ονομα: Κωνσταντίνου Γεώργιος Κωδικός: 123-365 Διεύθυνση: 132 Εγνατία Πόλη: Θεσσαλονίκη Κωδικός Βιβλίου
Τίτλος Βιβλίου Συγγραφέας Θέμα Ημερομηνία δανεισμού
Ημερομηνία Επιστροφής
70762
Knowledge Based Information Systems
D.Partrid, K.M. Hussain
A.I, I.S
12/4/95
19/4/95
403
A Course on Simulation
S. M. Ross
Sim
12/4/95
19/4/95
7023
Graphics programming in C
B. Ezzel
Prog. Graph
13/4/95
20/4/95
21663
Decision Support & Expert Systems
E. Turban
DSS A.I.
14/4/95
21/4/95
5779
Turbo Pascal
J. DiElsi
Prog.
15/5/95
22/5/95
Σύνολο βιβλίων σε δανεισμό: 5
13.9.4 Ανάπτυξη ΔΟΣ
Χρήσιμες πληροφορίες που βοηθούν στην ανάπτυξη ενός ΔΟΣ βρίσκονται σε
διάφορα έγγραφα που χρησιμοποιούν οι τελικοί χρήστες. Για παράδειγμα το
παραπάνω σχήμα εμφανίζει τα βιβλία που έχει δανειστεί ένας φοιτητής από την
βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου. Μπορεί εύκολα κανείς να διαπιστώσει ότι η λίστα
αυτή χωρίζεται σε τέσσερις ενότητες:
• το επάνω τμήμα της λίστας αυτής αναφέρεται σε πληροφορίες που αφορούν
τον φοιτητή (όνομα, διεύθυνση, κλπ)
• το μέσο αριστερό τμήμα δίνει πληροφορίες σχετικά με βιβλία που υπάρχουν
στην βιβλιοθήκη (κωδικός βιβλίου, τίτλος, κλπ)
• το μέσο δεξιό τμήμα δίνει πληροφορίες σχετικά με τον δανεισμό (ημερομηνία
δανεισμού και επιστροφής)
125
• το κάτω τμήμα δίνει συγκεντρωτικές πληροφορίες (το σύνολο των βιβλίων που
δανείσθηκε ο φοιτητής) και το οποίο μπορεί εύκολα να υπολογισθεί (σαν
άθροισμα των βιβλίων που εμφανίζονται στην λίστα.
Ένα ΔΟΣ που αντιστοιχεί στην εκτύπωση της βιβλιοθήκης φαίνεται παρακάτω.
Παρατηρήσεις
1. Κάθε οντότητα πρέπει απαραίτητα να έχει ένα πρωτεύον χαρακτηριστικό.
2. Το χαρακτηριστικό "Διεύθυνση" είναι σύνθετο χαρακτηριστικό (αποτελούμενο
από τα απλούστερα "Οδός" και "Αριθμός").
3. Τα χαρακτηριστικά "Συγγραφέας" και "Θέμα" είναι πολλαπλών τιμών γιατί ενα
βιβλίο μπορεί να έχει παραπάνω από έναν συγγραφέα και να εντάσσεται σε
περισσότερα από ένα θέματα.
4. Το χαρακτηριστικό "Αριθμός Βιβλίων" (που δείχνει πόσα βιβλία έχει δανεισθεί ο
φοιτητής) είναι συναγόμενο – δηλ. μπορεί να υπολογισθεί από άλλα
χαρακτηριστικά.
5. Οι συσχετίσεις μπορεί να έχουν χαρακτηριστικά. Αυτό συμβαίνει όταν τα
χαρακτηριστικά αφορούν την αλληλεπίδραση ανάμεσα στις οντότητες. Στο
παράδειγμα, η ημερομηνία δανεισμού (η ημερομηνία επιστροφής) αναφέρεται
στην μέρα που ένας φοιτητής δανείστηκε (πρέπει να επιστρέψει) ένα βιβλίο.
ΦΟΙΤΗΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΔανίζεται
Ονομα Κωδικός
Διεύθυνση Πόλη
Οδός Αριθμός
Κωδικός Τίτλος
Συγγραφέας
Θέμα
Ημερ.Δανεισμού
Ημερ.Επιστροφής
Αρ.Βιβλίων
Ν Μ
126
13.9.5 Λεξικό δεδομένων (ΛΔ)
Το ΛΔ περιέχει δεδομένα που περιγράφουν τα ΔΡΔ και τα ΔΟΣ. Συγκεκριμένα, το
ΛΔ περιέχει τις περιγραφές όλων των στοιχείων που εμφανίζονται στα ΔΡΔ και στα
ΔΟΣ. Το ΛΔ χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση, την αποφυγή πολλαπλών
ορισμών, τον έλεγχο των διαγραμμάτων για ακρίβεια και πληρότητα. Για την
ανάπτυξη ενός ΛΔ μπορούν να χρησιμοποιηθούν ειδικά εργαλεία ή CASE tools. Θα
πρέπει να τονιστεί ότι δεν υπάρχει γενικότερη συμφωνία σχετικά με τα δεδομένα που
χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν τα στοιχεία των διαγραμμάτων. Παρακάτω
δίνονται παραδείγματα εγγραφών στο ΛΔ για την περιγραφή ροών δεδομένων,
διαδικασιών
ΟΝΟΜΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ:
ΑΠΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ : ΠΡΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ : ΔΟΜΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ :
13.10 Δομημένος σχεδιασμός
Ο σχεδιασμός περιγράφει τα στοιχεία που απαρτίζουν το Π.Σ. και την μορφή του.
Τα στοιχεία που απαρτίζουν το σύστημα και χρειάζεται να σχεδιαστούν είναι τα
παρακάτω:
• ροές δεδομένων - οι κινήσεις των δεδομένων στο σύστημα
• αποθήκες δεδομένων - μόνιμα ή προσωρινά φυλασσόμενα δεδομένα
− διαδικασίες - οι δραστηριότητες εισαγωγής, διαχείρισης και διάδοσης των
δεδομένων και πληροφοριών.
− μέθοδοι - κανονισμοί για την χρήση του Π.Σ. για να επιτευχθούν οι στόχοι
• ρόλοι - οι υπευθυνότητες των ανθρώπων που εμπλέκονται στο νέο σύστημα.
127
− έλεγχοι - για να προσδιοριστεί εάν οι διαδικασίες γίνονται όπως
σχεδιάστηκαν. Οι έλεγχοι πρέπει να εξασφαλίζουν ότι:
◊ μόνον οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση στο σύστημα
◊ οι συναλλαγές είναι αποδεκτές
◊ τα δεδομένα είναι ακριβή (στο βαθμό που αυτό μπορεί να ελεγχθεί)
◊ υπάρχουν όλα τα απαραίτητα δεδομένα
Ο σχεδιασμός της μορφής του συστήματος από την άλλη μεριά περιλαμβάνει τον
σχεδιασμό
• των εισόδων και εξόδων του συστήματος (φόρμες για την είσοδο των
δεδομένων στο σύστημα, αναφορές που παράγει το σύστημα)
• του interface και των διαλόγων (δηλ. σχεδιάζεται ο τρόπος επικοινωνίας του
χρήστη με το σύστημα)
• των βάσεων δεδομένων
Σχεδιασμός εξόδου
Έξοδος είναι η πληροφορία που παράγεται από το Π.Σ. Για πολλούς τελικούς
χρήστες, η έξοδος είναι ο λόγος ύπαρξης του συστήματος. Για τον λόγο αυτό ο
σχεδιασμός της εξόδου είναι σημαντικός. Ο σχεδιασμός της εξόδου:
• προσδιορίζει την πληροφορία που θα παρουσιάζει το Π.Σ. και το μέσο της
παρουσίασης (π.χ. εκτύπωση σε χαρτί, εμφάνιση σε οθόνη).
• καθορίζει την μορφή της παρουσίασης (π.χ. την μορφή της αναφοράς)
• προβλέπει τον τρόπο μετάδοσης της πληροφορίας στους παραλήπτες
Σχεδιασμός αναφορών
Οι αναφορές είναι έντυπα της επιχείρησης που περιέχουν δεδομένα. Η μορφή και το
περιεχόμενο των αναφορών συνήθως προαποφασίζεται στη διάρκεια της διαδικασίας
σχεδιασμού. Οι αναφορές χρησιμοποιούνται μόνο για την εμφάνιση δεδομένων που
έχουν αποθηκευτεί από το ΠΣ. Για παράδειγμα οι εβδομαδιαίες πωλήσεις μίας
επιχείρησης μπορεί να εμφανίζονται σε μία αναφορά. Συνήθως τα δεδομένα μίας
128
αναφοράς είναι οργανωμένα σε γραμμές και στήλες. Οι αναφορές σχεδιάζονται
σύμφωνα με τους παρακάτω κανόνες:
• Κάθε αναφορά πρέπει να έχει έναν τίτλο που να περιγράφει με ακρίβεια το
περιεχόμενο της αναφοράς και να είναι σύντομος
• Κάθε σελίδα της αναφοράς πρέπει να περιέχει την ημερομηνία εκτύπωσης, τον
αριθμό της σελίδας και τον συνολικό αριθμό σελίδων της αναφοράς
• Κάθε στήλη της αναφοράς πρέπει να έχει ακριβή και συνοπτικό τίτλο
• Στην αναφορά δεν πρέπει να επαναλαμβάνεται η πληροφορία που δεν είναι
σημαντική
• Στην αναφορά πρέπει να παρέχονται τα μερικά και ολικά αθροίσματα (στα
αριθμητικά δεδομένα) και να χωρίζονται αυτά από τα άλλα δεδομένα με κενές
γραμμές
Σχεδιασμός εισόδου
Ο σχεδιασμός της εισόδου περιλαμβάνει:
• τον προσδιορισμό των δεδομένων που θα εισάγονται στο Π.Σ. καθώς επίσης
και το μέσο το οποίο θα χρησιμοποιείται. Παραδοσιακά, για την είσοδο
χρησιμοποιούταν προσχεδιασμένα έντυπα (φόρμες, βλ. παρακάτω)
• τον καθορισμό του διαλόγου για επικοινωνία με τον χρήστη
• τον προσδιορισμό των δεδομένων που πρέπει να ελεγχθούν ώστε να βρεθούν
πιθανά σφάλματα και τις μεθόδους που θα χρησιμοποιηθούν για τον εύρεση
των σφαλμάτων
Σχεδιασμός των εντύπων εισόδου (φόρμες)
Οι φόρμες είναι προσχεδιασμένα έγγραφα της επιχείρησης στα οποία καταγράφονται
συγκεκριμένα δεδομένα. Για παράδειγμα, τα έντυπα παραγγελιών, οι αιτήσεις για
μία θέση εργασίας, είναι φόρμες. Συνήθως οι φόρμες έχουν τα δεδομένα τους
οργανωμένα σε ομάδες για να διευκολύνεται η συμπλήρωσή τους. Ένα παράδειγμα
φόρμας φαίνεται παρακάτω.
129
ΜΕ-ΚΑ Εταιρία Μεταλλικών Κατασκευών ΑΙΤΗΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Προσωπικά Στοιχεία
Ονοματεπώνυμο: Ημερομηνία γέννησης: Αρ. ταυτότητας Διεύθυνση κατοικίας: Πόλη: Τηλέφωνο οικίας Τηλέφωνο εργασίας:
Θέση για την κάνετε την αίτηση
Τίτλος θέσης: Προσδοκώμενος μισθός: Ημερομηνία έναρξης εργασίας:
Μόρφωση
Λύκειο: Ημερομηνία αποφοίτησης: Τεχνική Σχολή: Ειδικότητα:
Συστατικές Επιστολές
Οι φόρμες παραδοσιακά ήταν έντυπα έγγραφα, ωστόσο με την υπάρχουσα
τεχνολογία είναι δυνατό να αναπαράγουμε στην οθόνη του υπολογιστή την μορφή
οποιασδήποτε φόρμας. Στην περίπτωση αυτή η φόρμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί
είτε για την είσοδο δεδομένων στο Π.Σ. είτε για την εμφάνιση δεδομένων που είναι
καταχωρημένα.
Σχεδιασμός αρχείων
Ο σχεδιασμός των αρχείων περιλαμβάνει αποφάσεις σχετικά με την φύση και το
περιεχόμενο των αρχείων. Έτσι, πρέπει να αποφασιστεί ποια θα είναι τα δεδομένα
που θα απαρτίζουν τις εγγραφές ενός αρχείου, το μήκος κάθε εγγραφής και η μορφή
του αρχείου (σειριακό, indexed).
130
13.11 Ανάπτυξη και τεκμηρίωση λογισμικού
Η ανάπτυξη του συστήματος είναι από τις πιο χρονοβόρες φάσεις του κύκλου ζωής
ανάπτυξης συστήματος. Ο σχεδιασμός που έγινε κατά την διάρκεια της
προηγούμενης φάσης μετατρέπεται τώρα σε κώδικα, τεκμηριώνεται, και εισάγεται
στην επιχείρηση. Όλη αυτή η διαδικασία περιέχει ζητήματα που δεν μπορούν να
αντιμετωπιστούν μηχανικά, όπως λόγου χάρη, η αλλαγή των συνηθειών των χρηστών
που πιθανά να πρέπει να αλλάξουν με την εισαγωγή του νέου Π.Σ.
13.12 Έλεγχος του συστήματος
Ο έλεγχος του συστήματος έχει ως στόχο να εξακριβώσει ότι η λειτουργία του
συστήματος ικανοποιεί τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των τελικών χρηστών. Το
στάδιο αυτό είναι από τα δυσκολότερα γιατί απαιτεί δημιουργικότητα, υπομονή και
κατανόηση του συστήματος σε βάθος. Ο σωστοί έλεγχοι είναι αυτοί που επινοούν
τρόπους που εντοπίζουν σφάλματα στο σύστημα, γιατί έτσι το σφάλμα δεν θα
παρουσιαστεί αργότερα, κατά την λειτουργία του συστήματος.
Ένα από τα προβλήματα με τον έλεγχο είναι ότι υπάρχει δυσκολία στην κατανομή
των απαραίτητων πόρων, γιατί δεν είναι δυνατή η εκτίμηση των σφαλμάτων που
περιέχει το σύστημα. Επιπλέον, οι πιέσεις που ασκούνται για την προώθηση του
συστήματος στους τελικούς χρήστες, μπορεί να συμπιέσουν το χρόνο ελέγχου.
Υπάρχουν τρία είδη ελέγχου:
• έλεγχος μονάδας (unit testing) - το σύστημα θεωρείται ως ένα σύνολο
προγραμμάτων (μονάδων) και κάθε πρόγραμμα ελέγχεται ξεχωριστά.
• έλεγχος συστήματος (system testing) - σύστημα ελέγχεται στην ολότητά του,
ώστε να προσδιοριστεί ότι τα διάφορα προγράμματα συνεργάζονται μεταξύ
τους αρμονικά.
• έλεγχος αποδοχής (acceptance testing) - τελικοί χρήστες ελέγχουν το σύστημα
131
13.13 Πρότυπα διεργασιών κύκλου ανάπτυξης λογισμικού
Ένα πρότυπο διεργασιών ορίζει βασικά τη σειρά με την οποία θα εκτελεστούν οι
διάφορες φάσεις ανάπτυξης λογισμικού. Συνήθως καθορίζει και τις προϋποθέσεις
έναρξης και λήξης κάθε φάσης. Τα πιο διαδεδομένα πρότυπα διεργασιών είναι τα
ακόλουθα:
• Πρότυπο καταρράκτη
• Πρότυπο ταχείας ανάπτυξης
• Πρότυπο σταδιακής ανάπτυξης
• Πρότυπο σπιράλ
13.13.1 Πρότυπο καταρράκτη
Το πρότυπο αυτό είναι το πιο απλό και το πιο διαδεδομένο. Απαιτεί την σειριακή
εκτέλεση των φάσεων ανάπτυξης. Συγκεκριμένα απαιτεί κάθε φάση να ολοκληρωθεί
πλήρως πριν ξεκινήσει η επόμενη.
Τα μειονεκτήματα αυτού του προτύπου είναι:
• Απαιτεί πλήρη γνώση και κατανόηση των απαιτήσεων του πελάτη. Αφού
αυτές καθοριστούν θεωρούνται παγωμένες και δεν αλλάζουν. Κατά συνέπεια
δεν μπορεί να αντιδράσει αποτελεσματικά σε αλλαγές των απαιτήσεων του
πελάτη και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικότητα όταν οι
απαιτήσεις του πελάτη δεν είναι ξεκάθαρες.
• Ο πελάτης δεν έρχεται σε επαφή με το λογισμικό πριν την ημερομηνία
παράδοσής του. Σ' αυτό το στάδιο οποιεσδήποτε αλλαγές είναι πολύ
δαπανηρές και μειώνουν την αξιοπιστία του λογισμικού.
Για την αποφυγή των παραπάνω προβλημάτων έχει προταθεί η εφαρμογή της
τεχνικής της ανάπτυξης ενός πρωτοτύπου πριν την έναρξη του καταρράκτη. Το
πρωτότυπο υπηρετεί το σκοπό της συλλογής και του ξεκαθαρίσματος των
απαιτήσεων. Στη συνέχεια το πρωτότυπο πρέπει να εγκαταλειφθεί και να αρχίσει η
διαδικασία ανάπτυξης από την αρχή του καταρράκτη. Ένας κίνδυνος αυτής της
τακτικής είναι ο πειρασμός της διατήρησης του πρωτοτύπου και της περαιτέρω
132
ανάπτυξης του. Αυτή δεν είναι συνήθως μια καλή ιδέα αφού το πρωτότυπο
φτιάχνεται γρήγορα, μη ποιοτικά, χωρίς την απαραίτητη προσοχή στις τεχνικές
προδιαγραφές και ήδη περιέχει πολλά λάθη.
13.13.2 Πρότυπο ταχείας ανάπτυξης
Οι τεχνολογικές εξελίξεις και οι ραγδαίες εξελίξεις στον επιχειρηματικό τομέα
απαιτούν την γρήγορη ανάπτυξη εφαρμογών. Πολλές φορές μια εφαρμογή την
κατάλληλη στιγμή μπορεί να γίνει ένα σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Το πρότυπο ταχείας ανάπτυξης βασίζεται στην τμηματοποίηση της εφαρμογής που
θα αναπτυχθεί και στην ανάθεση κάθε τμήματος σε διαφορετική ομάδα
προγραμματιστών. Τα τμήματα της εφαρμογής αναπτύσσονται παράλληλα και
ολοκληρώνονται σε λιγότερο από τρεις μήνες. Κάθε ξεχωριστό τμήμα αναπτύσσεται
συνήθως με το πρότυπο καταρράκτη. Στο τέλος τα τμήματα συνδυάζονται κάτω από
ένα κοινό περιβάλλον χρήσης.
Προϋποθέσεις για την επιτυχία του προτύπου αυτού είναι:
• η δυνατότητα διαχωρισμού της εφαρμογής σε ξεχωριστά τμήματα με εντελώς
ανεξάρτητες λειτουργίες
• η ύπαρξη αρκετού προσωπικού, αφού απαιτούνται τρεις με τέσσερις
προγραμματιστές σε κάθε ομάδα
• ο σαφής καθορισμός των απαιτήσεων από την αρχή για τη σωστή
τμηματοποίηση και τη γρήγορη ανάπτυξη
• η ύπαρξη έτοιμων προγραμματιστικών στοιχείων που επιταχύνουν την
ανάπτυξη
13.13.3 Πρότυπο σταδιακής ανάπτυξης
Το πρότυπο σταδιακής ανάπτυξης έχει σαν σκοπό του τη γρήγορη παράδοση ενός
λειτουργικού αλλά όχι ολοκληρωμένου προγράμματος στον πελάτη, έτσι ώστε ο
πελάτης να μπορεί να εκφράσει γρήγορα τις απόψεις του. Το πρόγραμμα που
παραδίδεται δεν είναι ένα πρωτότυπο του συστήματος, αλλά ο πυρήνας της
εφαρμογής, προσφέρει δηλαδή τις εντελώς απαραίτητες λειτουργίες. Κατά την
ανάπτυξη του πυρήνα ακολουθείται συνήθως το πρότυπο καταρράκτη. Μετά το
133
τέλος όμως του σχεδιασμού του πυρήνα και πριν από την έναρξη της κωδικοποίησης
(εγγραφής κώδικα), παράλληλα αρχίζει ένας άλλος κύκλος ανάπτυξης που προσθέτει
περισσότερη λειτουργικότητα στην εφαρμογή. Ο αριθμός των απαιτούμενων
κύκλων ανάπτυξης εξαρτάται από την πολυπλοκότητα και την πληθώρα των
απαιτήσεων. Όπως φαίνεται και στο σχήμα απαραίτητη προϋπόθεση για την έναρξη
της κωδικοποίησης σε έναν κύκλο είναι η λήξη της κωδικοποίησης του
προηγούμενου κύκλου.
13.13.4 Πρότυπο σπιράλ
Το πρότυπο σπιράλ συνδυάζει πολλές από τις προηγούμενες τεχνικές που
αναφέρθηκαν. Βασίζεται αρκετά στην χρήση πρωτοτύπων και στη σταδιακή
ανάπτυξη. Το λογισμικό θεωρείται ως ένα προϊόν αυξανόμενου μεγέθους και
κόστους στο οποίο διατίθενται συνεχώς νέοι πόροι. Το μέγεθος του σπιράλ
αντιπροσωπεύει το μέγεθος του λογισμικού και η απόσταση μεταξύ των
περιτυλίξεων αντιπροσωπεύει τους απαιτούμενους πόρους.
Απαιτήσεις
Απαιτήσεις
Απαιτήσεις
Σχεδιασμός
Σχεδιασμός
Σχεδιασμός
Κωδικοποίηση
Κωδικοποίηση
Κωδικοποίηση
Πρότυπο σταδιακής ανάπτυξης
134
Το πρότυπο σπιράλ παρόλη την πληρότητά της γραφικής του αναπαράστασης δε
χρησιμοποιείται πολύ στην πράξη λόγω της πολυπλοκότητάς του. Οι περισσότερες
εταιρίες ανάπτυξης (όπως και οι πελάτες τους) προτιμούν και εμπιστεύονται την
χρήση ενός πιο κατανοητού προτύπου όπως το πρότυπο καταρράκτη.
Πρότυπο σπιράλ.
Ανάλυση
απαιτήσεων
Δοκιμή συστήματος
Δοκιμήμονάδων
Κωδικοποίηση
Λεπτομερής Σχεδιασμός
Αρχικός Σχεδιασμός
135
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ
136
14 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α
ΚΑΝΟΝΕΣ ΠΟΥ ΚΑΤΑΡΓΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ
Παλαιός Κανόνας Τεχνολογία Νέος Κανόνας
χρειάζονται γραφεία για
να συλλέγουν,
αποθηκεύουν και να
επεξεργάζονται την
πληροφορία
φορητοί Η/Υ, ασύρματη
επικοινωνία,
ηλεκτρονικό
ταχυδρομείο
οι εργαζόμενοι μπορούν να
διαχειρίζονται την
πληροφορία από
οποιοδήποτε σημείο
Η καλύτερη επαφή με τον
Πελάτη είναι η
προσωπική
interactive videodisk,
teleconferencing, ηλ.
Ταχυδρομείο
η καλύτερη επαφή είναι
αυτή που είναι
περισσότερο
αποτελεσματική
τα προϊόντα πρέπει να
εντοπίζονται
χειρωνακτικά
τεχνολογία εντοπισμού τα προϊόντα εντοπίζονται
αυτόματα
οι άνθρωποι πρέπει να
συναθροίζονται σε ένα
κοινό τόπο για να
εργασθούν
συστήματα υποστήριξης
ομαδικής εργασίας,
τηλεπικοινωνίες, ηλ.
Ταχυδρομείο
οι άνθρωποι μπορούν να
συνεργάζονται ακόμη και
αν βρίσκονται σε
διαφορετικά σημεία
τα σχέδια αναθεωρούνται
περιοδικά
υπολογιστικά συστήματα
μεγάλων επιδόσεων
τα σχέδια αναθεωρούνται
στιγμιαία όποτε χρειάζεται
προϊόντα κατασκευασμένα
σύμφωνα με τις
προδιαγραφές του πελάτη
είναι ακριβά
CAD-CAM, CASE tools,
συστήματα JIT
προϊόντα κατασκευασμένα
σύμφωνα με τις
προδιαγραφές του πελάτη
είναι φθηνά και
κατασκευάζονται γρήγορα
μεταφορά της εργασίας σε
χώρες με φθηνό εργατικό
κόστος
ρομπότ, object-oriented
προγραμματισμός,
έμπειρα συστήματα,
η εργασία μπορεί να γίνει
σε χώρες με υψηλό
εργατικό κόστος
137
15 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β
GPSS: ΜΙΑ ΓΛΩΣΣΑ ΠΡΟΣΟΜΟΙΩΣΗΣ ΔΙΑΚΡΙΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ
Η GPSS (General Purpose Simulation System) είναι μία γλώσσα προγραμματισμού
για την ανάπτυξη προγραμμάτων προσομοίωσης διακριτών συστημάτων.
Αναπτύχθηκε από τον J. Gordon για την ΙΒΜ, το 1961.
Περιγραφή του συστήματος
Για την κατασκευή ενός προϊόντος απαιτούνται δύο φάσεις. Στην πρώτη φάση, ένας
εργάτης συναρμολογεί τα κομμάτια που αποτελούν το προϊόν. Ο χρόνος της
συναρμολόγησης (σε λεπτά) ακολουθεί την ομοιόμορφη κατανομή U(25, 35). Στην
δεύτερη φάση ο ίδιος εργάτης τοποθετεί το προϊόν σε έναν φούρνο. Το προϊόν
θερμαίνεται στον φούρνο για 6 λεπτά. Αφού ολοκληρωθεί το δεύτερο στάδιο, το
προϊόν είναι έτοιμο και ο εργάτης αρχίζει την συναρμολόγηση ενός νέου κομματιού.
Στο εργοστάσιο απασχολούνται τέσσερις εργάτες ενώ υπάρχει ένας μόνο φούρνος
στο σύστημα, ο οποίος μπορεί να θερμάνει ένα μόνο προϊόν. Η σειρά θέρμανσης
των κομματιών που περιμένουν είναι FIFO.
Πρόγραμμα GPSS
SIMULATE η πρώτη εντολή κάθε προγράμματος
GENERATE 0,,,4 δημιούργησε 4 εργάτες τον χρόνο 0 REPEAT ADVANCE 30,5 διάρκεια συναρμολόγησης SEIZE OVEN δέσμευσε τον ΦΟΥΡΝΟ ADVANCE 6 διάρκεια θέρμανσης στο ΦΟΥΡΝΟ RELEASE OVEN αποδέσμευσε τον ΦΟΥΡΝΟ TRANSFER ,REPEAT go start next cycle * * ΕΝΤΟΛΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ *
GENERATE 2400 άφιξη εντολής τέλους του προγράμματος TERMINATE 1 μείωση του δείκτη TC κατά 1 START 1 θέσε τον δείκτη TC = 1; END τέλος του μοντέλου προσομοίωσης
138
Σχόλια
• Κάθε εντολή (π.χ. GENERATE, ADVANCE) δέχεται έναν αριθμό
παραμέτρων.
• Οι εντολές μπορεί να έχουν labels όταν χρειάζεται άλλες εντολές να
αναφερθούν σε αυτές. Για παράδειγμα η εντολή ADVANCE 30, 5 που έχει το
label "REPEAT". Στην εντολή αυτή μεταβαίνει η εκτέλεση του προγράμματος
με την εντολή TRANSFER.
• Μετά το τέλος της εντολής και στην ίδια γραμμή ακολουθούν (προαιρετικά) τα
σχόλια του προγράμματος. Μία γραμμή που αρχίζει με * θεωρείται επίσης
σχόλιο.
139
16 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ
ΓΕΝΝΗΤΡΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΠΡΟΣΟΜΟΙΩΣΗΣ
Στο παρακάτω σχήμα φαίνεται το περιβάλλον εργασίας μίας γεννήτριας
προγραμμάτων. Στην αρχική φάση ο χρήστης αναπτύσσει με την βοήθεια των
εργαλείων το Διάγραμμα Κύκλου Ενεργειών.
Στη συνέχεια, η γεννήτρια δημιουργεί τον κώδικα στην γλώσσα προγραμματισμού C
που αντιστοιχεί στο διάγραμμα αυτό:
/**** File created from ACD 'D:\ACD\WIDGET.ACD' ****/ #include <stdio.h> #include "simsys.h" void end_Assemb(ename ); void end_Heat_Worker(ename ); void end_Heat_Oven(ename );
140
/**** Global Variables ****/ ename Worker; ename Oven; queue W_Idle; queue Wait; queue Empty; void Assemb(){
ename Worker; while(qsize(W_Idle) > 0){ Worker = hehead(W_Idle);
printf("\nRoutine Assemb starts"); cause(end_Assemb,Worker,constant(10)); } } void end_Assemb(ename Worker){ addtoback(Wait,Worker);
printf("\nEnd of routine 'Assemb' for entity 'Worker'"); } void Heat(){ ename t1, t2; while( (qsize(Wait) > 0) && (qsize(Empty) > 0)){ t1 = behead(Wait);
printf("\nRoutine 'Heat' starts"); cause(end_Heat_Worker, t1,constant(6)); t2 = behead(Empty); cause(end_Heat_Oven, t2,constant(6)); } } void end_Heat_Worker(ename t1){ addtoback(W_Idle, t1); printf("\nEnd of routine 'Heat' for entity 'Worker'"); } void end_Heat_Oven(ename t2){ addtoback(Empty, t2); printf("\nEnd of routine 'Heat' for entity 'Oven'"); } void initialize(){
ename temp; register int i; W_Idle = makeq(1); Wait = makeq(1); Empty = makeq(1); temp = makent(4); for(i=0;i<4;i++)
addtoback(W_Idle,temp++); temp = makent(1); for(i=0;i<1;i++)
addtoback(Empty,temp++); activate(Assemb);
141
activate(Heat); cause(Assemb,temp,constant(10));
} void main(){ initialize(); execute(2000); }
Η γεννήτρια που φαίνεται στο παράρτημα αυτό αναπτύχθηκε από τον Χ. Φωτιάδη ως
μέρος της πτυχιακής του εργασίας: Fotiadis Charalambos, “Activity Cycles
Diagrams”, BSc thesis, 1994. Ο κώδικας που δημιουργείται βασίζεται στην
βιβλιοθήκη που αναπτύχθηκε από τον J.G. Crookes: "How to write simulations in
C", in Computer Modelling for Discrete Simulation, ed. M. Pidd, Wiley, 1989.
142
17 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ
ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ ΜΙΑΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ
Μια εμπορική εταιρία φυλάσσει δεδομένα σχετικά με τους πελάτες της, τα προϊόντα
που διαθέτει και τις παραγγελίες των πελατών της.
Τα δεδομένα που φυλάσσονται για κάθε πελάτη είναι:
• ο κωδικός πελάτη-η εταιρία δίνει έναν κωδικό αριθμό που χαρακτηρίζει
μοναδιαία κάθε πελάτη
• το επίθετό του
• το όνομά του
• το τηλέφωνό του
Τα δεδομένα που φυλάσσονται για κάθε προϊόν που πωλείται είναι
• ο κωδικός του προϊόντος-η εταιρία δίνει έναν κωδικό αριθμό που είναι
μοναδικός για κάθε προϊόν
• η περιγραφή του προϊόντος
• η τιμή πώλησης
Τα δεδομένα που φυλάσσονται για κάθε παραγγελία είναι:
• ο κωδικός παραγγελίας-η εταιρία δίνει έναν κωδικό αριθμό που είναι
μοναδικός για κάθε παραγγελία
• ο κωδικός του πελάτη που έκανε την παραγγελία
• ο κωδικός του προϊόντος που παραγγέλθηκε
• η ημερομηνία που παραγγέλθηκε το προϊόν
• η παραγγελθείσα ποσότητα
Μία σχεσιακή βάση δεδομένων για την αποθήκευση των δεδομένων αυτών είναι η
παρακάτω:
143
CUSTOMER cust_id cust_fname cust_lname cust_phone 100 101 102 103
Alexiadis Bosh Cantor Douphing
Alexis Basilis Chris John
234567 0524-123455 567987 0461-123234
ITEM item_id descr price TV-100 TV-101 TV-102 RD-100 FR-125 WS-350
Colour TV 14 inch Colour TV 17 inch Colour TV 24 inch Radio AM/FM Refrigderator Washing Machine
1000 1200 1300 350 2500 3000
ORDER order_id cust_id item_id date qty 1000 1001 1002 1003 1004 1005
101 103 101 103 102 101
TV-100 TV-100 RD-100 WS-350 WS-350 FR-125
12/12/95 13/12/95 13/12/95 14/12/95 14/12/95 14/12/95
2 3 1 4 6 5
Με χρήση της γλώσσας SQL είναι εύκολη η αναζήτηση δεδομένων από την
παραπάνω βάση δεδομένων. Για παράδειγμα η αναζήτηση:
"Να βρεθεί το συνολικό ποσό που έχει πληρώσει κάθε πελάτης" εκφράζεται ως: SELECT cust_id, Sum(qty*price) A FROM ITEMS, ORDERS WHERE ORDERS.item_id = ITEMS.item_id GROUP cust_id;
Η εκτέλεση αυτής της αναζήτησης θα είναι ο πίνακας:
cust id ToalDue 101 15850 102 18000 103 15000
144
18 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε
ΒΕΛΤΙΣΤΗ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΣΤΟ EXCEL
Περιγραφή του προβλήματος
Πολλές εταιρίες προσφέρουν τα προϊόντα τους με έκπτωση όταν οι αγορές γίνονται
σε μεγάλες ποσότητες. Οι αγοραστές κερδίζουν από την έκπτωση που τους γίνεται,
αλλά υποχρεώνονται να διατηρούν κεφάλαια δεσμευμένα σε αποθέματα. Κάτω από
κάποιες υποθέσεις υπάρχουν τύποι που προσδιορίζουν την βέλτιστη ποσότητα που
πρέπει να παραγγελθεί.
Παράδειγμα
Τα δεδομένα του παραδείγματος είναι τα παρακάτω:
Π = Ετήσια ποσότητα που απαιτείται: 1000 κομμάτια
ΤΜ = Τιμή μονάδος: 50
ΚΠ = Κόστος παραγγελίας: 25 για κάθε παραγγελία που τίθεται
ΚΑ = Κόστος αποθήκευσης: 17.5 ετησίως για κάθε κομμάτι
Έκπτωση: 48 όταν αγοράζονται τουλάχιστο 500 κομμάτια.
Το πρόβλημα είναι αν θα πρέπει να γίνει δεκτή η προσφορά.
Λύση
Ο τύπος που δίνει την βέλτιστη ποσότητα αγοράς (Economic Order Quantity - EOQ)
είναι:
EOQ =2 × ×
×
Π Κ Π
Τ Μ Κ Α
Πρότυπο
Το πρότυπο που μπορεί να αναπτυχθεί στο Excel είναι το παρακάτω.
145
Κανονική Τιμή Τιμή Έκπτωσης
ΕΙΣΟΔΟΙ Π = Ετήσια ποσότητα που απαιτείται 1000 1000 ΤΜ = Τιμή μονάδος 50 48 ΚΠ = Κόστος παραγγελίας 25 25 ΚΑ = Κόστος αποθήκευσης 0,35 0,35 Ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας 0 500
ΕΞΟΔΟΙ EOQ 53,45 54,55 Ποσότητα παραγγελίας 53,00 500 Αριθμός παραγγελιών 18,87 2 Μέσος όρος αποθεμάτων 26,5 250 Ετήσιο Κόστος: Ετήσιο Κόστος Παραγγελιών 471,70 50 Ετήσιο Κόστος Διατήρησης Αποθέματος 463,75 4200 Ετήσιο Κόστος Αγορών 50000 48000 Σύνολο 50935,45 52250,00
Οι τύποι που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη του μοντέλου είναι οι εξής:
Κανονική Τιμή Τιμή Έκπτωσης ΕΙΣΟΔΟΙ Π = Ετήσια ποσότητα που απαιτείται 1000 1000 ΤΜ = Τιμή μονάδος 50 48 ΚΠ = Κόστος παραγγελίας 25 25 ΚΑ = Κόστος αποθήκευσης 0,35 0,35 Ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας 0 500 ΕΞΟΔΟΙ EOQ =SQRT((2*B5*B7)/(B6*
B8)) =SQRT((2*D5*D7)/(D6*D8)
) Ποσότητα παραγγελίας =ROUND(B12;0) 500 Αριθμός παραγγελιών =B5/B13 2 Μέσος όρος αποθεμάτων =B13/2 =D13/2 Ετήσιο Κόστος: Ετήσιο Κόστος Παραγγελιών =B7*B14 =D7*D14 Ετήσιο Κόστος Διατήρησης Αποθέματος =B15*B6*B8 =D15*D6*D8 Ετήσιο Κόστος Αγορών =B6*B5 =D6*D5 Σύνολο =SUM(B17:B19) =SUM(D17:D19)
Ανάλυση του τύπου "τι θα γίνει αν.." μπορεί να διεξαχθεί αλλάζοντας την τιμή της
παραμέτρου που θέλουμε να δούμε πώς θα επηρεάσει την λύση του μοντέλου. Με
την μέθοδο αυτή μπορεί να μελετηθούν για παράδειγμα οι επιπτώσεις στο συνολικό
ετήσιο κόστος διαφόρων εκπτώσεων.
146
19 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ζ
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ANAΠΤΥΞΗΣ ΜΟΝΤΕΛΩΝ ΣΤΟ INTERACTIVE FINCANCIAL PLANNING SYSTEM (IFPS)
Το περιβάλλον IFPS αναπτύχθηκε στις αρχές της δεκαετίας του '70 για υπολογιστές
τύπου mainframe και αποτέλεσε τον πρόδρομο των ηλεκτρονικών λογιστικών
φύλλων που εμφανίσθηκαν την επόμενη δεκαετία.
* NEW PRODUCT MODEL COLUMNS 1-6 SALES = 100, PREVIOUS SALES * 1.25 EXPENSES = 75, 100, 125, 150, 175 NET INCOME = SALES - EXPENSES * * RATIO ANALYSIS * * PERCENT OF SALES EXPENSE RATIO = EXPENSES/SALES NET INCOME RATIO = NET INCOME/SALES END
OUTPUT OF THE MODEL
NEW PRODUCT MODEL OF 12/12/96 16:04 – 6 COLUMNS 5 VARIABLES 1 2 3 4 5 6 SALES 100 125 156.3 195.3 244.1 305.2 EXPENSES 75 100 125 150 175 175 NET INCOME 25 25 31.25 45.31 69.14 130.2
RATIO ANALYSIS PERCENT OF SALES EXPENSE RATIO .7500 .8000 .8000 .7680 .7168 .5734 NET INCOME RATIO .2500 .2000 .2000 .2320 .2830 .4266
147
ΑΝΑΛΥΣΗ "ΤΙ ΘΑ ΓΙΝΕΙ ΑΝ..."
WHAT IF SALES = 100, PREVIOUS SALES * 1.15 SOLVE ALL OUTPUT OF THE WHAT IF ANALYSIS ***** WHAT IF CASE 1 ***** 1 2 3 4 5 6 SALES 100 115 132.3 152.1 174.9 201.1 EXPENSES 75 100 125 150 175 175 NET INCOME 25 15 7.250 2.088 -0.0994 26.14
RATIO ANALYSIS PERCENT OF SALES EXPENSE RATIO .7500 .8696 .9452 .9863 1.1001 .8701 NET INCOME RATIO .2500 .1304 .0548 .0137 -0.0006 .1299 WHAT IF SALES = 100, PREVIOUS SALES *1.15 SOVLE SALES, NET INCOME 1 2 3 4 5 6 SALES 100 115 132.3 152.1 174.9 201.1 NET INCOME 25 15 7.250 2.088 -0.0994 26.14 WHAT IF CONTINUE EXPENSES = 70, PREVIOUS + 20 SOLVE ALL 1 2 3 4 5 6 SALES 100 115 132.3 152.1 174.9 201.1 EXPENSES 70 90 110 130 150 170 NET INCOME 30 25 22.25 22.09 24.90 31.14
RATIO ANALYSIS PERCENT OF SALES EXPENSE RATIO .7500 .7826 .8318 .8548 .8576 .8452 NET INCOME RATIO .3000 .2174 .1682 .1452 .1424 .1548
148
GOAL SEEKING
GOAL SEEKING SALES NET INCOME = 25, PREVIOUS NET INCOME * 2 OUTPUT 1 2 3 4 5 6 SALES 100 150 225 350 575 975 GOAL SEEKING SALES (6) NET INCOME (6) = 150 1 2 3 4 5 6 SALES 100 125 156.3 195.3 244.1 325
DATA FILES
Το παρακάτω πρόγραμμα δεν περιέχει δεδομένα και βρίσκεται στο αρχείο DUMMY
COLUMNS 1-6 SALES = 0 EXPENSES = 0 NET INCOME = SALES - EXPENSES EXPENSE RATIO = EXPENSES/SALES NET INCOME RATIO = NET INCOME / SALES END
Το αρχείο δεδομένων ονομάζεται DATA1 20=100,125,160,195,245,330 EXPENSES = 75,100,125,150,175,175 MODEL DUMMY USING DATA1
149
ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
COLUMNS 1, 4, 6 * CENTER NEW PRODUCT FORECAST * COLUMN TITLES SALES, EXPENSES UNDERLINE - /PROFIT/NET INCOME NET INCOME RATIO UNDERLINE = END OUTPUT
NEW PRODUCT FORECAST
1 4 6 SALES 100 195.3 305.2 EXPENSES 75 150 175 ----- ------ ----- 25 45.31 130.2 NET INCOME RATIO .2500 .2320 .4266 ===== ===== =====
150
20 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Η
ΠΡΟΤΑΣΗ ΓΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΝΕΟΥ Π.Σ.
ΠΡΟΤΑΣΗ
ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ Π.Σ. ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ Το υπάρχον χειρωνακτικό σύστημα παρακολούθησης των αποθεμάτων περιέχει λάθη, με αποτέλεσμα να παρουσιάζονται ελλείψεις κατά την παραγωγή των προϊόντων με συνέπεια την διακύμανση του κόστους παραγωγής των προϊόντων.
ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ Η εγγεγραμμένη στο σύστημα παρακολούθησης αποθεμάτων ποσότητα δεν αντιστοιχεί στην πραγματικά αποθηκευμένη ποσότητα. Άλλες φορές η εγγεγραμμένη ποσότητα είναι μικρότερη και άλλες φορές μεγαλύτερη από την πραγματική ποσότητα.
ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΟΥ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ Οι ελλείψεις σε πρώτες ύλες δημιουργούν μείζονα προβλήματα. Ορισμένες φορές είναι αναγκαίο να σταματήσει η παραγωγή μέχρις ότου καταφθάσουν οι ελλείπουσες πρώτες ύλες. Ο ελεγκτής διαμαρτύρεται όταν το κόστος εξαιτίας των υψηλών αποθεμάτων είναι υψηλό στο τέλος του μήνα.
ΤΙ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗ ΛΥΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ Η αυτόματη παρακολούθηση των εισαγωγών και εξαγωγών από την αποθήκη.
ΤΙ ΒΟΗΘΕΙΑ ΘΑ ΠΡΟΣΦΕΡΕΙ ΤΟ Π.Σ. Μείωση των λαθών, παροχή γρήγορης πληροφορίας
ΑΛΛΑ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΑ ΠΡΟΣΩΠΑ Ο ελεγκτής, ο υπεύθυνος αποθήκης
Υπογραφή Διευθυντής Παραγωγής
151
21 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θ
Πιθανές ερωτήσεις για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων
• ποιες είναι οι βασικές διαδικασίες
− για ποιο λόγο εκτελείται η διαδικασία αυτή;
− ποια είναι τα βήματα που ακολουθούνται κατά την εκτέλεση της
διαδικασίας;
− πού από ποιόν και κάθε πότε εκτελείται η διαδικασία;
− ποιος χρησιμοποιεί την πληροφορία που παράγεται από την διαδικασία;
− τι πυροδοτεί την εκτέλεση μίας διαδικασίας;
− πόσο χρόνο παίρνει η εκτέλεση της διαδικασίας;
− τι δεδομένα χρειάζονται
• τι δεδομένα εισάγονται στο σύστημα και από πού προέρχονται;
• σε τι μορφή συλλέγονται τα δεδομένα και σε τι μορφή αποθηκεύονται;
• ποιος χρησιμοποιεί την πληροφορία που παράγεται από το σύστημα;
• υπάρχουν δεδομένα που λείπουν; ποια;
• υπάρχουν πίνακες, γραφήματα ή άλλα δεδομένα που χρησιμοποιούνται;
• όγκος εργασίας
− ποιος είναι ο όγκος εργασίας;
− πόσο συχνά εκτελούνται οι διαδικασίες;
άλλες ερωτήσεις
• ποια είναι τα σημαντικά πρόσωπα του συστήματος;
• υπάρχουν εμπόδια που επηρεάζουν την απόδοση του συστήματος;
152
22 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I
Δεδομένα – Πληροφορίες
Δεδομένα είναι ακατέργαστα στοιχεία ή μετρήσεις. Τα δεδομένα από μόνα τους δεν
μπορούν να βοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων.
Τύποι δεδομένων: αριθμητικά δεδομένα, συμβολοσειρές, κείμενα, ήχος, εικόνα,
κινούμενη εικόνα (video).
Οι πληροφορίες προκύπτουν από την οργάνωση και επεξεργασία ενός συνόλου
δεδομένων και έχουν επιπλέον αξία. Οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται στη λήψη
αποφάσεων.
Κριτήρια αξιολόγησης της πληροφορίας
Ακριβής: σαφής, δεν επιτρέπει παρερμηνείες
Απλή: λιτή και εύκολη στη χρήση της
Πλήρης: δεν λείπουν επιμέρους στοιχεία
Έγκαιρη: είναι διαθέσιμη όταν την χρειαζόμαστε κι όχι αργότερα
Σχετική: είναι σχετική με το πρόβλημα στο οποίο θα λάβουμε αποφάσεις
Οικονομική: το κόστος παραγωγής της είναι μικρότερο από το όφελος χρήσης
της. Χρησιμοποιεί λίγες εισόδους.
Αξιόπιστη: προκύπτει από αξιόπιστες πηγές
Επαληθεύσιμη: μπορούμε να την διασταυρώσουμε με άλλες πληροφορίες που προκύπτουν από άλλες πηγές (δεδομένα) ή άλλες διεργασίες.
Ευέλικτη: έχει πολλές χρήσεις, χρησιμοποιείται από πολλούς χρήστες για
διαφορετικούς σκοπούς.
Προσβάσιμη: είναι προσιτή στους ανθρώπους ή τα συστήματα που θα τη χρησιμοποιήσουν
Ασφαλής: δεν επιτρέπεται η χρήση της από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες
153
Κατηγορίες συστημάτων
Ένα σύστημα μπορεί να ταξινομηθεί χρησιμοποιώντας διάφορα κριτήρια, όπως:
Απλό, πολύπλοκο: ένα απλό σύστημα αποτελείται από λίγα στοιχεία (λίγες εισόδους, διεργασίες και εξόδους) και οι μηχανισμοί του είναι απλοί.
Ανοικτό, κλειστό: ένα ανοικτό σύστημα επηρεάζεται από το περιβάλλον του. Ένα κλειστό σύστημα δεν έχει περιβάλλον.
Σταθερό, δυναμικό: ένα σταθερό σύστημα δεν μεταβάλλεται με το χρόνο. Ένα δυναμικό σύστημα μεταβάλλεται συνεχώς, αλλάζουν οι είσοδοι και οι διεργασίες και κατ’ επέκταση οι έξοδοί του.
Προσαρμόσιμο, μη προσαρμόσιμο: ένα προσαρμόσιμο σύστημα μπορεί να προσαρμόζεται εύκολα στις αλλαγές του περιβάλλοντος.
Μόνιμο, προσωρινό: ένα μόνιμο σύστημα έχει μεγάλη διάρκεια ζωής.
Ρόλοι στην επιχείρηση
Ειδικός Η/Υ: γνωρίζει και κατανοεί τη λειτουργία των υπολογιστών και του εξοπλισμού.
Ειδικός Πληροφοριακών Συστημάτων: γνωρίζει τη σωστή χρήση των δεδομένων και των πληροφοριών σε μια εταιρία έτσι ώστε να βοηθήσει τους ανθρώπους της εταιρίας στη λήψη σημαντικών αποφάσεων.
Περιγραφή συστημάτων
Για κάθε παράδειγμα: Είσοδοι, έξοδοι, διεργασίες, στόχοι.
