겨울친구 사용자 업무 메뉴얼

2007 년 11 월

1 단계 ( 시스템 도입 ~ 1 주일 ) : 기존 렌탈장부와 병행 사용합니다 . ( 반납 /정산목적사용 )

1. 기존 렌탈장부에 기록을 하고 손님이 없는 한가한 시간에 렌탈내역을 시스템에 등록합니다 .

2. 반납할 때에만 시스템으로 직접 반납을 합니다 . ( 시스템에 적응되지 않은 상태라 하더라도 영수증 프린터만 있다면 반납 효율은 매우 뛰어 납니다 .)

3. 저녁에 정산볼때 마스터페이지의 일일매출 및 일일보고서를 통하여 정산을 이용합니다 .

※ 위와 같이 기존장부와 병행하는 이유는 시스템 버튼 위치 및 등록기능들을 숙지하기 위해서 입니다 . 만약에 주말과 같은 바쁜시간에 익숙하지 않은 시스템으로만 반납대여를 처리한다면 시스템이 너무 불편하고 바쁜데 방해가 된다고 느끼기 때문에 , 초기 도입 1 주일 간은 반납 및 정산 목적용으로만 사용하시는것이 직원불만도 덜하고 시스템적응에 반발이 없습니다 .

초기 초기 11 주일은 반납주일은 반납 //정산 목적으로만 사용하세요정산 목적으로만 사용하세요

필독 ! 겨울친구 사용을 위한 업무 전환단계

시스템도입으로 렌탈샵업무단계를 한번에 바꾼다는 것은 매우 어려운 일입니다 . 사장님의 시스템 도입 의지와 실무직원들의 시스템 적응이 일치하지 않기 때문에다음과 같이 3 단계에 걸쳐 시스템 사용에 적응하시기를 권장합니다 .

약 1 개월 정도 시스템을 사용하시면 저희 개발회사 개발자보다 더 익숙하게 사용하실 수 있으며 , 목적외 사용까지 가능합니다 . 목적외 사용 또는 시스템을 보다 다양하게 사용하는 예제는 다음과 같습니다 .1) 모바일 반납시스템운용 : 차량시거잭 노트북을 연결한후 와이브로 또는 무선인터넷을 연결하여 반납창구운영2) 이용고객을 대상으로 스키장 리프트할인정보를 SMS 발송 / 잔여마일리지 알림 SMS 발송3) 제휴렌탈샵 운용 ( 상호계약을 통한 고객공유 ) : 서로 다른 스키장에서 렌탈샵간 계약을 통하여 회원카드 / 마일리지를 공유하여 단독매장을 운영하더라도 체인점과 같은 효과를 얻으실 수 있습니다 . ( 추가개발 )4) 업체제휴 마케팅에 활용 : 공무원복지시스템 예약번호 연동 및 헝그리보더 예약번호와 연동하여 사용

기존에 있는 시스템기능을 가지고 원래 목적외에 다양하게 사용하시는 단계입니다기존에 있는 시스템기능을 가지고 원래 목적외에 다양하게 사용하시는 단계입니다 ..

2 단계 ( 도입 1 주일이후부더 약 15 일간 ) : 업무수정단계 ( 업무멘트 및 고객대응 상황 설정 )

1. 겨울친구는 처음에 고객전화번호를 입력받습니다 이에 따라 고객대응순서가 “ 1) 장비 어떻게 빌리시겠어요 2) 여기에 빌리는 내역서 적어주세요” 에서 다음과 같이 변경됩니다 .변경예제 1 “1) 전화번호가 어떻게 되세요 ? 2) 시간은 어떻게 이용하시겠어요 ? 3) 장비는 뭐뭐 빌리시겠어요”

변경예제 2 “1) 여기에 휴대폰번호와 성합적어주세요” 2) 시간은 어떻게 이용하시겠어요 ? 3) 장비는 뭐뭐… . 변경예제 3 “1) 여기에 전화번호와 성함적어주세요” 2) 시간과 장비는 어떻게 이용하시겠어요”

위의 변경사례는 각각의 매장에 따라 대응하는 방법이 각자 달라지며 , 대표적인 유형 3 가지를 나열한 것입니다 .위의 사례외에 이전페이지의 1 단계 상태로 계속 사용하시는 매장도 있으며 , 반납전용 창구 및 판매 전용창구를

별도로 운영하여 사용하시는 매장도 있으니 고객대응 방법은 각매장에 알맞도록 수정해 나가시기 바랍니다 .

대부분은 변경예제 1 ~ 변경예제 3 의 방법으로 시스템을 사용하고 있습니다 .

시스템 사용 적응후 시스템 입력순서 및 내용에 따라 고객대응을 변경합니다시스템 사용 적응후 시스템 입력순서 및 내용에 따라 고객대응을 변경합니다 ..

3 단계 ( 시스템도입 1 개월후 ) : 시스템 발전 사용 단계 ( 업무 진화 단계 )

1. ID1. ID 인증 및 카드인증인증 및 카드인증 (( 관리자 관리자 로그인로그인 )) 좌측화면은 겨울친구를 구동하였을 때 나오는 화면입니다 .

매너저나 직원 /사장님께서는 겨울친구 초기에 보급되어지면ID 인증에서 아이디 : admin / 비밀번호 : 1111 또는 1234 입력 후로그인을 해주십시오 .( 차후 카드가 발급되어지게되면 해당 바코드를 사원등록 세부설정에서 입력하시게되면 카드인증으로 로그인이 가능합니다 .)아이디와 비밀번호 / 카드바코드 등록설정을 완료하셨다면 ,이 화면에서 자신의 아이디와 비밀번호를 입력하셔서 로그인하시거나 바코드 스캐너를 이용하여 카드를 체크하시면 겨울친구초기화면으로 넘어갑니다 .

ID 인증이나 카드인증을 통해 나오는 메인화면입니다 . 초기에 겨울친구를 받게 되시면 좌측화면처럼 마스터를 클릭하셔서사원관리 -> 사원등록 -> 상세정보로 들어가주십시오 .하단 그림처럼 정보를 입력하시면 됩니다 .

( 겨울친구 구동시 초기화면 )

( 로그인 후 초기화면 )

( 관리자 및 직급별 권한 설정 화면 )

2. 2. 고객등록 고객등록 / / 거래이용 방법거래이용 방법

고객이 오시거나 등록을 하시려면 초기화면에서 렌탈접수 /결제 부분에서신규고객은 핸드폰 번호를 입력하시고 기존 고객이시면 회원카드를 받아바코드 스캐너로 입력을 하시면 됩니다 .

신규고객이시고 현장이나 온라인 /전화로 예약을 하시는 분이시라면왼쪽 두번째 그림과 같이 나오게 됩니다 .초기화면에서 핸드폰 번호를 입력하였기 때문에 전화번호는 다시입력하실 필요는 없습니다 . 그림과 같이 성명을 입력하시고회원카드의 바코드를 스캔하시면 회원카드가 발급되고 고객등록이 되면서다음의 그림과 같이 거래화면으로 넘어가게 됩니다 .

화면을 보시게 되면 거래가 이루어지거나 예약을 하게 되는 부분입니다 .예약을 하신 분이라면 위의 부분의 렌탈샵마다의 상품을 선택하시고( 보드 /스키 /의류 /강습 /기타상품 /리프트권 등 ) 예약자이시면 보류를현장에 오신분이시라면 포인트설정과 에누리를 설정하여 영수증을출력하셔서 고객분들에게 드리고 확인하시면됩니다 . 선행과제로는 결제가 완료가 되면 영수증을 출력하여 주십시오 .해당 영수증을 고객에게 드리거나 대여담당 직원에게 주시게 되면친절하게 목록별 안내를 해주시면됩니다 . 차후 고객관리를 위한 정보로영수증 출력물의 신발 /키 부분 정보를 입력을 해두시면 이후 거래시에편하게 이용하실 수 있습니다 .다음 장의 화면을 통해 세부적으로 설명드리겠습니다 .

( 거래 시 POS 화면 )

2. 2. 고객등록 고객등록 / / 거래이용 방법거래이용 방법

해당 부분은 렌탈샵의 상품내역들입니다 .이부분은 마스터의 상품등록 /요금설정을 통해서POS 에 나타나는 부분이며 상품 선택의 개수는상품아이콘 클릭 혹은직접입력 /+- 체크를 하시면 됩니다 .상세내역은 가운데 화면처럼 표시됩니다 .

상품별 요금설정과 수량을 통해서 자동으로 합산이 되어집니다 .

환불고객이나 후불고객은 해당 금액을 직접 입력하시면됩니다 . 한번 입력 시 정확하게 기입을 하시기 바랍니다 . 수정을 클릭하시면처리가 완료됩니다 .포인트는 마스터 -> 요금설정 ->포인트설정으로 가시면 자세하게 설명되어 있습니다 . 위 화면의 포인트를 클릭하시면 마스터 포인트 요금설정의 적립포인트를 설정하시면 단위 별로 올라가며 소모됩니다 .

- 만원 /-천원의 표시는 에누리 가격을 만원단위 천원단위로 클릭하셔서 설정하시는 부분입니다 . 이 역시 마스터 -> 요금설정 ->에누리설정으로 가시면 에누리 사용여부와 최대 에누리금액을 지정하셔서 사용하시면 됩니다 .결제가 이루어지면 해당 결제종류 부분을 금액을 기입하여 완료를 하시면 됩니다 . 보류는 예약중 상태로 넘어가게 됩니다 .처리가 완료되어지면 영수증을 출력하여 고객분이나 대여관련 직원에게 인계하시면 됩니다 .

대여예정일 /시간 설정반납예정일 /시간 설정인원 /특이사항 체크특이사항 기입가능

( 고객 방문이력 확인 )

날짜는 거래날짜를 변경할 시에 이용하는 것이며 삭제는 렌탈삭제로 사유를 입력하게 되어있습니다 . 삭제기록이 남기때문에 신중하게 결정하십시오 .

3. 3. 고객리스트고객리스트 //고객관리고객관리

•대여예정 시간별 검색•반납예정 시간별 검색 기능

각종 번호 ( 휴대폰 /발사이즈 /키 등등 ) 의 검색 기능 및 이름 /내용 검색 기능

보드 /스키 /의류 렌탈 현황을 쉽게 볼 수 있는 기능 고객처리 상태를 확인할 수 있는 부분예약중은 아직 결제가 안이루어지고 보류로 결정되었을 경우현금결제 -대여중 상태는 현금으로 결제가 완료되었고 이용중인 고객카드결제 -대여중 상태는 카드로 결제가 되었고 현재 이용중인 고객현금+ 카드결제 대여중 상태는 일부는 현금 , 일부는 카드로 결제하고 이용중인 고객일부반납은 대여중인 장비 중 일부는 남아 있는 상태반납완료는 모든 결제와 이용이 완료되어진 고객예약취소는 고객분이나 해당 업소의 사정에 의해 취소되어진 경우분실 /파손은 장비에 이상유무를 체크하기 위한 기능

카테고리별 검색 기능상태별 검색 및 정렬 기능검색취소 기능을 통한 이전화면 보기검색은 상태 /정렬 순 검색기능

4. 4. 회원리스트 및 고객정보 등록회원리스트 및 고객정보 등록 //확인확인

회원명 /연락처 /회원카드변경 /키 및 발사이즈입력 혹은 삭제할 회원이 있으시면 수정하시면 됩니다 .

방문 이력은 과거에 얼마만큼 이용을 하셨는 지파악을 하는 곳입니다 . 간혹 , 고객분들중에자주 오니 좀 더 할인을 요구하시는 분이 있으십니다 . 이럴경우에는 방문이력을 통해 확인하시면됩니다 .

오늘 가입회원 수 / 총회원수 /카드발급회원수를파악하는 곳입니다 .검색을 통해 회원명 /전화번호 /코드번호 등세부내용까지 검색을 하셔서 원하시는 정보를빠르게 찾고자 하실때 이용하시면 됩니다 .

고객분들의 포인트가 얼마만큼 있는지 볼 수 있으며 일정 포인트 이상 사용하신분들에게 영업관리를 위해 필요한 부분입니다 .포인트가 많으신분들에게 정보를 드릴 때필요한 정보부분입니다 .

5. 5. 카드발급카드발급

초기화면에서 카드발급을 눌러주세요

발급화면에서 회원명과 연락처키 /발사이즈를 입력하세요키 /발사이즈는 선택사항입니다 .

바코드스캐너를 통해 신규카드를 스캔하시면 카드발급 완료됩니다 .

6. 6. 장비반납장비반납

장비반납을 전용으로 쓰실 수 있는 기능입니다 .장비반납하러 오시는 고객은장비반납을 쿨러주세요 .

회원카드 스캔하시거나화면처럼 휴대폰 번호 4자리를입력하시면 됩니다 .

해당 품목을 체크하셔서 반납확인을 하시면 완료됩니다 .

7. 7. 기타사항기타사항 (1)(1)

수입등록수입등록 (( 렌탈외렌탈외 )) 지출등록지출등록 (( 렌탈렌탈외외 ))

반납전용 화면반납전용 화면

터치스크린용으로 만들어 놓은 반납전용포스입니다 . 터치스크린용이 아니신분은 마우스로 클릭하셔서 사용하셔도 됩니다 .

7. 7. 기타사항기타사항 (2)(2)

판매전용 판매전용 POSPOS

판매전용으로 사용할 때 화면입니다 .등록되어진 상품 ( 마스터 -> 요금설정 -> 판매 POS 정보입력 ->신규상품등록 ) 을 통해 바코드 및 재고현황을 입력하시면 됩니다 .바코드 경우는 임의로 발급 ( 형식을 맞춰야하니 자체제작은 힘듭니다 .) 하시거나 해당바코드가 있는 제품을 등록하시면 됩니다 .재고가 만약 0개면 상품이 나타나지 않으니 이점 주의해주세요 ,

마스터 -> 기타 /로그아웃 -> 공지사항을 가셔서직원분들이나 공지가 필요한 경우에 알림판역할을 하게 됩니다 .

공지사항공지사항

겨울친구 관리자 업무 메뉴얼

2007 년 11 월

회원관리

1. 1. 회원관리회원관리

고객회원관리 메뉴로 고객 세부내용 ( 이름 /아이디 /연락처 /키 /발사이즈 /주소 /

단골

및 단체손님 설정 /세부설정 ) 을 검색기능을 통해 강력한 고객관리 기능

선택적 SMS/ 메일 발송 기능

회원가입설정을 통해 고객정보관리 수준을 정함

회원삭제리스트를 통해 불필요하게 삭제된 이유나 직원 등의 횡령을 방지

렌탈삭제리스트를 통해 고객성향분석 파악 가능하며 사내 횡령 방지

2. 2. 요금 및 상품설정요금 및 상품설정

요금 및 상품설정

고객사분의 렌탈샵 상품가격을 종류별로 입력 /삭제 /표시제한 /가격설정 /상품설정 가능

상품별 세부 일자별 요금설정 기능 ( 이벤트나 개장일 , 연휴등 요금변동이 필요한 경우 )

가입 /적립포인트 설정 및 사용가능 포인트 설정기능

고객 할인서비스 설정 기능 ( 에누리 사용결정기능 /최대에누리 금액지정기능 )

판매 POS 상품 정보 입력 ( 등록 /삭제 ) 을 통한 가격 /재고상황 파악 ( 초기화면의

판매전용 )

상품종류가 많은 경우 판매전용 POS 를 사용

세부일자별 상품금액은 필요성의 미미하여 기능이 제거 될 예정입니다 .

세부일자별 상품금액 설정화면

기본요금설정

2. 2. 요금 및 상품설정요금 및 상품설정

요금 및 상품설정

포인트 설정 에누리설정

상품 등록 /삭제

상품 세부설정

3. 3. 사원관리 및 권한설정사원관리 및 권한설정

사원관리

사원의 업무에 따른 권한을 설정

사원등록 /정보설정 및 변경 기능

매장근무자 /중간관리자 /Master 별 권한 설정 내용과 변경기능

영업관리

4. 4. 영업관리영업관리

대량 SMS 발송 이메일 발송

단골손님관리 단체손님관리 쿠폰발송

사원의 업무에 따른 권한을 설정

사원등록 /정보설정 및 변경 기능

매장근무자 /중간관리자 /Master 별 권한 설정 내용과 변경기능

4. 4. 장부관리장부관리

장부관리

수입등록 (렌탈외 )

지출등록 (렌탈외 )

미수급 /미지급금관리

관련 거래처관리

렌탈외 수입 및 지출 비용 관리를 통한 효율적인 금전관리

미수금 /미지급금을 통한 융통성있는 금전관리

관련거래처 ( 매입 /지출등 ) 등록을 통한 정보제공

보고서

5. 5. 보고서보고서

일별보고서

일일매출표 일일매입표

일일 렌탈 /렌탈이외부분의 매출보고 및 인쇄기능 지원

일자별 매출 /입표 리스트 확인 및 인쇄지원

일자별 수입 /지출 /기타비용에 따른 정산보고서 확인 및 인쇄기능

보고서

5. 5. 보고서보고서

월별매출 /입표 월별 판매내역

일일 /월별 판매내역

월단위 일자별 매출 /입 관련

지출관리의 효율성

일일 /월별 판매내역 확인을 통한

마케팅활용 근거자료로 활용

판매정보를 통한 정보의 제공용이

겨울친구 관련

6. 6. 겨울친구 관련겨울친구 관련

회원카드 구매 신청

고객사 A/S 신청 SMS 자동구매

신속한 A/S신청 접수를 통한 원활한 고객 커뮤니케이션 형성 및

안정성있는 시스템 유지 /보수

SMS 자동구매를 통한 일괄적인 업무처리

회원카드 구매의 자동화를 인한 편리함 제공

( 단 , 회원카드는 15 일 이전에 디자인 및 카드종류를 선택하셔야함 )

기타

7. 7. 기타기타

업체 환경설정

POS 공지사항 입력

POS 정보입력을 통한 직원간의 원활한 의사소통 역할

업체 환경설정을 통한 변경 /이전의 관리설정

영수증 프린터 출력물에 인쇄되어지는 정보입니다 . 겨울친구를 받으시면

새로 바꿔주십시오 .

문의처

- Tel : 02-2026-3336

- H.P : 011-9828-0712

- 담당자 : 영업팀 엄영길

- 관련사이트 : http://www.winterfr.com

- demo 사이트 : http://000.winterfr.com / ID : admin, Pass : 1111