總 務 處 採 購 組~ 採購事項的辦理 ~

採購事務辦理 ~ 相關業務單位說明 -1

1. 需求單位 : 即為請購單位( 使用單位 )2. 總 務 處 ~ 2.1 總務處秘書：授理密碼設定申請與密碼忘記時重設 2.2 事務組 : 辦理各類事務性耗材等採購 2.3 營繕組 : 工程或修繕採購 2.4 採購組 : 一般財務設備採購與招標案件之公告與採購

2.5 保管組 : 採購設備財產編號入校產之管理單位 。

需列產設備採購完成併驗收完成後至總務處財產管理系統編寫財產增加單後再送經辦採購組辦理後報帳核銷 ( 自行處理者單位主管核章後逕送會計室辦理報帳核銷 ) 2000 元 -9999 元：列管物品 10000 元以上：財產

採購事務辦理 ~ 相關業務單位說明 -2

3. 會計室 : 採購預算核定與採購完成時報帳核銷 3.1 於請購修單填具完成單位主管核章後應送會計 室歲計組核定採購預算，請購修單預算核定完 成後再轉總務處分案 3.2 於採購完成後 [ 請購 ( 修 ) 單 ] 併相關採購表單與採 購詢價單等資料最後需送至會計室辦理報帳核 銷採購才算完成。

採購事務辦理 ~ 相關業務單位說明 -3

1. 第一步先請購 : 1-1 填具 [ 請購 ( 修 ) 單 ]~ 由需求 / 使用單位填寫。 申請人依帳號密碼至總務處網頁進入 「總務資訊系統」填單申請 ( 詳參採購申請簡要版 ) 。 1-2 應明示採購需求並需檢附採購品名、 規格、數 量或 規範之相關資料以利符實採購。

2. 第二步核定請購預算 : 送會計室 2-1[ 請購 ( 修 ) 單 ] 經申請單位二級及一級主管核章完成 後應送會計室審核採購預算並經確認後轉總務 處分案辦理採購。

採購作業程序

1 、 1 萬元 ( 含 ) 以下 ~ 經主管同意預算核定後需求 ( 申請 ) 單位可自行採 購 2 、 1 萬元以上以上 ~ 應由總務處辦理，若需自行處理者除單位內一級 主管同意之外，須經總務長或校長 ( 或其授權代理 人 ) 同意使得自行採購相關辦法可參閱總務務網站 之「輔仁大學自行採購處理辦法」3 、 1 佰萬元以上 ~ 應由總務處依各類採購招標案件規定辦理

採購辦理說明 -1( 權限 )

4 、採購經費與程序 1-1 校內經費 ~ 應依本校採購辦法辦理。 1-2 校外補助款 ~ 指政府補助款如教育部獎助款、

國科會研究經費或其他專案補助 ◎ 採購金額 1 佰萬 ( 不含 ) 以下：依照本校採購 辦法及流程辦理或依其專案規定。 ◎ 採購金額 1 佰萬 ( 含 ) 以上：依照政府採購辦 法辦理。 ◎ 採購金額達 1 百萬但政府補助款金額未達 2 分之一者仍依本校採購辦法辦理或依其專 案規定。

採購辦理說明 -2( 法規依據 )

5 、比議 / 詢價： 5-1 未達 2 萬元 ( 不含 ) 以上之採購案，採購經辦應 取得一家廠商以上報價單並擇優議價 5-2 達 2 萬元以上，未達 1 佰萬元 ( 不含 ) 之採購，採 購經辦應取得三家以上之報價單並擇優比議 價 5-3 採購品項如屬獨家經營製造、或原有後續擴充 零件更換者得不受三家限制，但應提出獨家 證明或指定廠牌者需求單位應述明理由經簽准 通過方可辦理

採購辦理說明 -3( 詢 / 比價 )

6、採購申請與核銷之時程 ~每學年度最後申請期限~ 6-1. 校內經費：年度6月15日前完成請購案請購程序並送達採購辦理單位， 核銷截止依會計室結帳期程辦理。

6-2. 教育部獎補助款：年度4月30日前完成請購申請並核銷截止日為6月30 日

6-3. 國科會助款及其他補助：同校內經費6月15日以前或依各研案核銷規定 辦理。原則上需來得及核銷並依會計室結帳 期程辦理

6-4.1 佰萬以上之設備採購，年度4月30日以前完成請購程序，且備妥招標 需求資料送交總務處辦理招標，驗收履約時間需能符合會計核銷作業 時間。

採購辦理說明 -4( 授理期限 )

※ 注意 ~ 採購期程應考量交貨時間 ( 如國外進口或訂製品交貨時間可能較久採購雖然完 成但確來不及核銷此時採購單位也無法授理 )

採購辦理說明 -4( 授理期限 )

7 、驗收程序執行 : 7-1 採購金額 1 佰萬元 ( 不含 ) 以下： 需求 ( 請購 ) 單位逕行驗收於黏貼憑證驗收欄核 章後填寫財產增加單辦理核銷 7-2 採購金額 1 佰萬元 ( 含 ) 以上： 總務處辦理，會同會計室等相關人員辦理驗 收並提供相關驗收表格 7-3 驗收時間：應於採購完成後儘速確認，總務 處辦理案依總務處排定時間。 驗收完成後應立即辦理核銷

採購辦理說明 -5( 驗收 )

~ 系統介紹 ~感謝聆聽