Внедрение типового комплекса электронного архива в рамках создания регионального сегмента

инфраструктуры «Электронного правительства»

Основные задачи проекта переход на новый уровень оказания государственных

услуг, за счет перевода архивным фондов в электронный вид в интересах службы «Одного окна»

минимизация сроков обработки обращений граждан в архивы при возрастающем количестве запросов, в том числе через службу «Одного окна» (более 500 000 в год)

повышение открытости исполнительной власти за счет предоставления cервисов доступа к документам различных видов, хранящихся в ведомствах и архивах города

увеличение доли автоматизированных процессов в деятельности ведомств, организаций и архивов города Москвы

унификация технологических процессов по переводу бумажных документов в электронный вид

обеспечение возможности сквозного поиска информации о документах из распределенных хранилищ информационных систем

интеграция с системами–поставщиками архивных документов в т.ч. Системами электронного документооборота, другими электронными архивами 2

Реализация проекта

ЕСЭА — распределенная система, состоящая из:

Подсистемы электронного архива Правительства Москвы

Типовых комплексов электронных архивов органов исполнительной власти города Москвы

Типовых комплексов электронных архивов структуры ГлавАрхива города Москвы

Единого хранилища индексной информации

3

Информационный обмен через СЭВ МЭМ — среду электронного взаимодействия метасистемы «Электронная Москва»

ЕДИНОЕ ИНДЕКСНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Запрос/выдача индексной информации

WEB–сервис (СЭВ МЭМ)

Запрос/выдача индексной

информации

Запрос/выдача электронного документа

Электронный архив Аппарата правительства

Москвы

Электронные архивы Административных округов

Электронные архивы Главного архивного

управления

Электронные архивы Департаментов

Электронные архивы Префектур

Структура ЕСЭА

ЕДИНОЕ ИНДЕКСНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Запрос/выдача индексной информации

WEB–сервис (СЭВ МЭМ)

Запрос/выдача индексной

информации

Запрос/выдача электронного документа

Электронный архив Аппарата

правительства Москвы

Электронные архивы Административных

округов

Электронные архивы Главного

архивного управления

Электронные архивы

Департаментов

Электронные архивы Префектур

4

Идеология применения электронного архива

Единое хранилище данных и документов в интересах всех используемых автоматизированных систем

Структурированный массив электронных копий документов с эффективным механизмом поиска

Развитый механизм доступа к разнородной информации руководства и сотрудников для анализа, в том числе и комплектования подборок документов

5

6

Функциональная структура типового архива организации

7

Функциональная структура типового архива организацииМодуль текущего ввода документации — служит для наполнения электронного архива цифровыми копиями документов. Оснащается высокопроизводительными сканерами ЭЛАР СКАМАКС и планетарными сканерами ЭЛАР ПланСкан

Модуль администрирования и управления доступом — служит для разграничения доступа к функциям и электронным документам в зависимости от определенного набора прав; регистрации всех операций пользователей, управлением резервным копированием и восстановлением и т.д.

Модуль хранения — обеспечивает надежное, долговременное и достоверное хранение информации. Строится на базе роботизированных оптических накопителей ЭЛАР НСМ DVD/BD, емкостью до 35 ТБ (до 700 оптических дисков каждый).

8

Модуль интеграции — предназначен для обеспечения взаимодействия с единым индексным хранилищем ЕСЭА и прикладными системами. Обеспечивает информационный обмен через СЭВ МЭМ, прием и обработку запроса на доступ к электронному образу документа, поиск электронного документа и отправку копии, синхронизацию словарей и классификаторов

Модуль поиска и просмотра документов предназначен для предоставления доступа к сервису по поиску документов и выдачи результатов поиска.

Модуль автоматизации архивного дела предназначен для использования в деятельности служащих, ответственных за оформление и передачу бумажных дел на архивное хранение, а также для автоматизированного формирования и оформления электронных дел.

Функциональная структура типового архива

9

Основные процессы, реализуемые СААД

Функции, реализуемые СААД

10

Технология использования типового архива

12

Состав информационного ресурса ЕСЭА (более 10 млн., более 70-ти разновидностей) Распоряжения Мэра и Префектов

Решения коллегий префектур Решения межведомственных комиссий по

использованию жилищного фонда Свидетельства на право собственности Карточки учета кадров (Т-2) Приказами по личному составу Распоряжения по земельным отношениям Документы гаражных комиссий Лицевые счета Договора аренды

Свидетельства о внесении в реестр Разрешения на строительство Разрешения на ввод объектов в

эксплуатацию Заключения о соответствии объектов

капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации

Постановления по делам об административных нарушениях

Контракты оперативного ведения Медицинские карты стационарных больных

13

Минимальное время предоставления документа пользователю, в том числе сотрудникам службы «Одного окна» (3-6 секунд)

Прозрачное взаимодействие между организациями города за счет создания единого информационного пространства эл. документов

Интерактивный оперативный многопользовательский поиск в многомиллионном массиве документов

Снижение трудозатрат на операции по учету документов и подготовке отчетной документации

Обеспечение сохранности бумажных оригиналов за счет работы с электронными копиями

Результаты внедрения

Объекты внедрения типовых решений

14

■ г. Москва: все префектуры, 4 департамента(комитета)

■ Архив ОАО «ГАЗПРОМ» (более 50 «дочек»)

■ Министерство Природных Ресурсов. Единая территориально-распределенной системы информационного взаимодействия МПР России с агентствами на базе системы электронного документооборота и электронного архива.

■ Росводоресурсы. Система электронного архивирования документов

■ Министерство финансов РФ. Система электронного архива министерства

15

Исходные данные до внедренияэлектронного архива Тюменской области Управление по делам архивов

и три государственных архива:

■ Государственный архив Тюменской области г. Тюмень

■ Государственный архив социально-политической истории Тюменской области г. Тюмень

■ Государственный архив Тюменской областив г. Тобольске

1 500 000 единиц хранения

НСА - 15 000 описей дел в бумажном виде

Более 7 000 фондов

Электронный архивТюменской области: реализация

Единая автоматизированная система на основе архивных фондов Тюменской области:

Создание типового комплекса автоматизации деятельности государственного архива:

■ Комплексное обследование объектов автоматизации

■ Разработана концепция ЭА ТО■ Техническое задание системы электронного

архива■ Технический проект системы электронного

архиваСоздание электронного НСА:

■ Сканирование архивных описей(крупноформатные нерасшиваемые книгис записями, сделанными от руки)

Создание электронного фонда пользования:

■ Сканирование архивных документов16

Система Электронного архива Тюменской области

17

18

АРМ пользователя АРМ сотрудника читального зала АРМ директора архива АРМ администратора

Автоматизированные рабочие места

ГАТО, ГАСПИТОи ГА в г. Тобольске

■ Автоматизированный учетединиц хранения архива

■ Автоматизированное ведениеличных дел сотрудников пользователей

■ Формирование основных и вспомогательныхучетных документов архива

■ Автоматизированный учет заказови движения единиц хранения

■ Работа с фондом пользованияна электронных носителях

■ В 3х государственных архивах Тюменской областипроводится опытная эксплуатация АИС «Архив»

■ Ведется создание ПО Управления по делам архивов

■ Создан Интернет-портал Архивной службы области

19

Центральный узел ЭА ТО

Интернет-портал Архивной службы области:

■ «Представительство» Архивной службыв сети Интернет

■ Новостная, справочная, контактная информация■ Путеводитель по фондам архивов■ Фонд пользования на электронных носителях■ Возможность подачи Интернет-обращения

в орган архивного дела

20

Управление по делам архивов

■ Автоматизация НСА госархивов области■ Автоматизация деятельности ЭПК

Управления■ Автоматизация ведения статистики

и отчетности Управления■ Автоматизированное ведение

Централизованного фондового каталога области

■ Взаимодействие с общефедеральными БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»

21

Результаты внедрения электронного архива Тюменской области

ИТОГ: создание ЭИР объемом 35 000 000 листов

Внедрение единой автоматизированной системы на основе территориально-распределенных архивных фондов региона позволило:

■ Эффективно исполнять нормативы на реализацию конституционных прав граждан и организаций на получение информации

■ Значительно сократить время на исполнение запросов пользователей

■ Предоставить свободный многопользовательский доступ граждан к культурно-историческому наследию региона

■ Повысить эффективность ведения учета и подготовки отчетной документации за счет автоматизации процессов

■ Обеспечить надежное долговременное хранение электронных копий документов архивов, исключающее их утрату, повреждение или модификацию

■ Сократить затраты на восстановление физических оригиналов НСАи документов архивных фондов, за счет ограничения к ним доступа

■ Создать модуль текущего ввода для актуализации ЭИР

22

127083, МоскваПетровско–Разумовская аллея, 12а

Тел.: +7 (495) 792–31–31, факс: +7 (495) 251–36–03

www.elar.ru E–mail: office@elar.ru

Спасибо за внимание!

23