مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

ترمجة

إقبال الشهيل

نورة النغموش

كتابة

التقارير

اإلدارية

اإلداري صياغة التقرير

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

. ختيل هذا السيناريو ، أنت مدير مشغول ، رفيع املرتبة ، وتشرف على عدة مدراء حديثي العهد بالعمل

سنة ، كل عضو من الفريق اإلداري جيب أن يعطي تقريرا عن تقدم قسمه أو قسمها ، يف كل ربع

.اليف اإلنتاجية وتوصيات الربع القادم من السنة التكيصف هذا التقرير العوائد ،

قسم من املدراء ، يضع ولكن األكثر إحباطا كونها خمتلفة كليًا يستغرق أيامًا كل التقارير قراءة

، بينما يستخدم األخرون الربع القادم ، ويضم البعض ملخصا صحيحة يف البداية بيانات وإحصائيات

هذا يعين أنك جيب أن تقضي وقتا إضافيا . توصيات الربع القادم عن تنفيذيا أو قسما مع التفاصيل

.للتصيد من خالل كل تقرير إلجياد املعلومات اليت حتتاجها حقا

كيف ميكنك إختصار الوقت الذي تقضية للبحث يف كل التقارير عن املعلومات املهمة ؟

ها وتصديقها وفهمها ؟وكيف ميكنك التأكد من أن التقارير اليت سلمتها متت قراءت

.نفس الصياغة متاما حيتاجونه يف نصف الوقت إذا اتبع الكل من احملتمل أن يرغب القراء يف إجياد ما

. وهذا سبب تسمية معيار البنية ، اليت غالبا ما يسمى تصميم التقرير اإلداري ، واليت طورت عرب السنني

. حدة ومن ثم سوف نوجز ماهية الصيغةتناولنا أهمية استخدام صيغة مويف هذه الفقرة

ملاذا تعترب الصياغة مهمة ؟

واحد من أكثر األسباب أهمية يف إتباع صياغة موحدة للتقرير اإلداري أن األشخاص الذين يقرؤون

.الكثري من الوقت تقريرك ليس لديهم

م صياغة موحدة يسمح آخره وعليه فإن استخدامبعنى أنهم لن يتمكنوا من قراءة التقرير أوله إىل

.اليت هم يف حاجة هلا بسرعة وسهولة ويتخطوا ماال حيتاجون إليه املعلومات للقراء إجياد

إن إتباع صياغة موحدة يساعد يف تنظيم املعلومات املناسبة ، فمحتوى التقرير قد يكون مربكا خصوصا

علومات بشكل منطقي متكن القراء من الكثري من البيانات ، هذه البنية تضمن ترتيب املإذا كان لديك

.ة تضمن عدم إغفال أي معلومات هامسهولة كما أنها إتباعها وقراءتها بشكل أكثر

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

اغة موحدة للتقارير اإلداريةيص

:هذه العناصر األساسية للصياغة املوحدة

1- : (قسم العنوان ) صفحة العنوان أو

بهذه وجيدة لتضم السبب من قراءة التقرير هي فكرة اريخ ووالت يتضمن عنوان التقرير ، اسم الكاتب

.تعمل ربطا يف عقل القارئ الوصول إىل املعلومة بشكل مباشر أنت الطريقة

2- :امللخص التنفيذي

يفضل أن يكون امللخص من صفحة واحدة ز وتتضمن التلخيص ، املشكلة والتوصيات ن وتفصل خطوات

. لكثري من الناس تعد هذه الصفحة ، الوحيدة اليت لديهم وقت لقراءتها بالنسبة .توصي به أي قسم

استخدام القوائم املرقمة إللقاء الضوء على . أن تكتب كتقرير منفصل وبناء عليه فهي فكرة جيدة

.النقاط املهمة

:املنهجية -3

ثال ، هل تناق على سبيل امل. تخدمها يف حبثك لتصل إىل نتائجك النهائية اليت تساألساليب يصف

( .االستشارة ) اللقاءات ، تبحث عن تقدم الشركة ، أو تستخدم مصادر خارجية مثل

.وتشرح ملاذا استخدمت املصادر . إن أساسيات البحث يتضمن تفاصيل تقدم حبثك

:املقدمة -4

.للتقرير اسي خترب القراء ملاذا عليهم قراءة التقرير وتعطي رؤية ملخصة عما ستغطيه احملتوى األس

:احملتوى الرئيسي -5

. أهمية أوال األكثر وتذكر أن تضع املعلومات –تقدم تقريرك وتبني وضعك –هذا هو قلب التقرير

:اخلامتة -6

على يسهل ويتضمن حتليل البحث ، وأهم جزء يف البحث ، لذا البد أن تكون واضحة ومتسلسلة حبيث

.القارئ فهمها

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

:وصيات الت-7

ضع قائمة باألفعال اليت تعتقد أن القراء أو الشركة جيب أن تأخذ بها حلل املشكلة اليت تواجهها ،

هذا القسم هو األكثر قراءة ، هلذا البد أن تكون . استخدام الدوائر أو النقاط املرقمة هلذه القائمة

.ا الذي جيب أن حيدث بعد ذلك لقد أنهيت حبثك ، لذا عليك أن خترب الناس م. رأيك واضحا يف

.خطوة ... إذا اقرتحت تغيريات هامه ثم حتدث إسرتاتيجية لتنجز التغيريات األكرب على مبدأ خطوة

: الفهرس -8

القليل من الناس يقرؤون الفهرس بدقة ولكن هذه . تضم كل مصادرك ومعلومات البحث بالتفصيل

.بد من ضمنها هي اليت تدعم أدلتك ، لذا الاملعلومات

:هذه بعض االقرتاحات اإلضافية لكتابة التقارير الفعالة واملنظمة

:افهم أهدافك -1

.قبل أن تبدأ حبثك أو تقريرك ، تأكد أنك تستوعب بوضوح ملاذا تكتب التقرير وإىل أي فئة سيوجه

:استخدم أسلوبا لطيفا -2

كن حمرتفا ولكن ضع . ى حنو غري رمسي وسهل القراءة إذا كان ممكنا ، أحتفظ بأسلوب كتابة عل

إذا كتبت بطريقة حديثك ، فإنهم غالبا يستغرقون وقتا أسهل لفهم ما . دائما يف ذهنك قراءك

.حتاول أن ختربهم به

:حافظ عليه موجزا -3

.أسع إىل أن حتافظ على مجلك قصرية وواضحة . تذكر أن الناس إىل حد ما ليس لديهم الكثري من الوقت

:استخدام البيانات ، احلقائق واملصادر -4

.راء الناس للثقة باألرقام أكثر من اآلمييل . استخدام اإلحصائيات وأستشهد متى استطعت

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

:نظم موضوعك باستخدام عناوين واضحة -5

وعك بالعناوين والعناوين الفرعية ، هذا جيعل القراءة أسهل ويسمح للقراء إجياد املعلومات جزئ موض

.مالئمة هلم األكثر

:ابدأ باملعلومات األكثر أهمية -6

أن أكثر الناس ليس لديهم يف كل قسم من تقريرك ، ضع املعلومات األكثر أهمية أوال ومرة أخرى تذكر

.أخربهم ما الذي هم حباجة ملعرفته بسرعة . من الوقت الكثري

:حافظ على املعلومات السابقة -7

ما أن تنتهي من حبثك األولي ، رمبا يكون لديك الكثري من املعلومات اليت ال حتتاجها يف احلقيقة وهذا

أحذر من اختيار ما . ج للذهاب إليه يف تقريرك أنك البد أن تراجع كل البيانات لتحدد ما الذي حتتا يعين

أحتفظ بسجالت لكل جزء من املعلومات اليت ضممتها . ال ختتار ما تفضله أو يدعم هدفك يعجبك فقط

.فقط يف حالة أن سألت أن تدافع عن نتائج حبثك (واليت مل تضمها )

:استخدام مسودتني على األقل -8

.تتضمن مجيع املعلومات الالزمة والغري الزمة :املسودة األوىل

.تستطيع أن تنتقي املعلومات وتعيد ترتيبها بالشكل املناسب :يف املسودة الثانية

:اط األساسية النق

لذي اجتعل من السهل لألشخاص قراءة التقرير وحتديد ما : صياغة التقرير اإلداري املوحدة التالية

أما . حيتاجونه بسرعة ، إنهم يعرفون األقسام اليت ستجيب عن أسئلتهم وسريون بوضوح توصياتك

.بالنسبة لألشخاص الذين على عجلة من أمرهم فإن ذلك ضرورة أساسية

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

قائمة املالحظة

استخدام هذه القائمة ملراجعة تقريرك

Title page صفحة العنوان

:ل تتضمن ه

العنوان ؟

اسم معد التقرير ؟

تفاصيل عن الوحدة ؟

Acknowledgements شكر وتقدير

هل اعرتفت بكل اجلهات الداعمة ؟

Contents احملتوى

هل مت تعداد مجيع األقسام الرئيسية بالتسلسل ؟

هل يتضمن قائمة بالرسوم التوضيحية ؟

خالصة

هل توضح ؟

ساسية ؟املهام األ

الطرق واألساليب املتبعة ؟

النتائج اليت مت التوصل إليها ؟

التوصيات اليت قدمت ؟

Introduction املقدمة

:هل تتضمن

املعطيات ؟

حدود التقرير ؟

اإلطار املنهجي ؟

؟خلفية موجزة عن املوضوع

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

املنهجية

:هل يتضمن هذا

نوع التقرير ؟

الطريقة اليت مت من خالهلا مجع املعلومات ؟

Reports and findings نتائج التقرير

هل الرسوم التوضيحية واضحة وبسيطة ؟

هل مت وضع عالمات تصنيف واضحة ؟

؟هل ترتبط بشكل مباشر بالنص

Discussion املناقشة

هل مت تعريف القضايا الرئيسية ؟

هل اقرتحت تفسريات للنتائج اليت توصلت إليها ؟

هل حددت أي مشاكل واجهتك ؟

هل قدمت عرض متوازن ؟

Conclusions and recommendations تاجات والتوصيات االستن

هل ربطت كل األفكار األساسية ؟

هل جتنبت أي معلومات جديدة ؟

هل كل التوصيات واضحة ودقيقة ؟

مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة © املال/ ف

References املراجع

هل مت فهرسة مجيع املراجع أجبديا ؟

هل ضمنت كل املعلومات األساسية ؟

هل املراجع املستخدمة دقيقة ؟

Appendices املالحق ؟

هل مت تضمينها املعلومات ذات العالقة فقط ؟

ئ حباجة لقراءة هذه املالحق ؟هل القار

Writing style أسلوب الكتابة

هل استخدمت لغة واضحة وسهلة ؟

هل اجلمل قصرية وخالية من اللغة الدارجة ؟

هل صياغة الفقرات تتسم بالرتكيز ؟

للمعلوم واملبين للمجهول ؟هل استخدمت املبين

Layout الشكل أو املخطط

هل مت تنصيف كل قسم بوضوح ؟

هل التصنيف متسق وثابت يف التقرير ؟

Presentation العرض

التغذية الراجعة ؟/ هل تركت هوام كافية للتغليف

هل العناوين واضحة ؟

؟هل مت التدقيق اإلمالئي للتقرير