� "!!

A DELEGÁLÁS, MINT A"LEGSOKOLDALÚBB"VEZETŐI ESZKÖZ"

!!

!!!

www.HorvathMarta.hu"

!

Bevezetés"Kevés vezető vallja magáról, hogy nincsenek gondjai a delegálással kapcsolatban."

Ráadásul a vezetőnek is van vezetője, és saját élményként élheti meg, milyen érzés

delegált feladatot kapni, és azt elvégezni."

Ha képesek lennénk a saját tapasztalatainkat átfordítani, akkor talán sikeresebbek

lennénk a delegálás terén is, és nem mondanánk le róla arra hivatkozva, hogy

önállótlan, megbízhatatlan, pontatlan és körülményes a beosztottunk. Azzal a

kifogással élünk, hogy mire elmagyarázzuk, addigra meg is tudjuk csinálni mi

magunk is. Így kerülünk abba a csapdába, hogy vezetőként nem, vagy nem elég jól

delegálunk."

!!! !

�1

Mit értünk delegálás alatt?"Fontos megjegyezni, hogy a munkatárs számára kiadott olyan feladat, ami az ő

saját munkaköréhez, hatásköréhez tartozik, nem nevezhető delegálásnak. Ez

csupán feladatkiadás, amit a munkatársnak el kell végeznie – a munkakörének

megfelelően."

Akkor beszélünk delegálásról, amikor a vezető a saját felelősségi köréhez tartozó

feladatok egy részét, vagy egészét delegálja a beosztottjának. A végső felelősség

azonban a vezetőé marad, azt nem lehet átruházni. A delegált feladatot is a vezetőn

fogják számon kérni."

A delegálás a vezető számára sokoldalú és nagyszerű eszköz."

!

! !�2

Miért jó delegálni?"

Az időgazdálkodás eszköze"Addig, amíg a munkatársam a delegált feladatot végzi, olyan feladatra

fókuszálhatok, ami bonyolult, összetett, az én felkészültségemmel oldható csak

meg. Sokszor azzal is tudok időt megtakarítani, hogy az összetett feladat apróbb

részeit delegálom, amihez nem szükséges az összefüggések ismerete."

A szakmai fejlesztés eszköze"Mi magunknak is fejlődnünk kell, ha sikeresek szeretnénk lenni a szakmánkban, a

pozíciónkban. Célokat kell elérnünk a saját csapatunkkal, és ez annak a függvénye

is, hogy milyen kompetenciákkal bírnak a munkatársaink. Ha feladatot delegálunk,

akkor egy olyan „ingyenes” szakmai fejlesztést is végzünk, ami kineveli akár az

utódunkat is. Vezetőként sokszor erre marad a legkevesebb időnk."

A bizalom kifejezésének eszköze"Az a tudat, hogy a főnök megbízik bennem, értékeli a felkészültségemet, és ezért

bíz rám fontos feladatot, emeli a szakmai önbizalmunkat. Erre nagy szükségünk

van a munka világában is. Ha vezetőként több emberre is delegálok, mindezt

egyszerre több munkatársam felé közvetítem."

A motiválás eszköze"Tévesen azt hihetnénk, hogy a munkatársainkat csak pénzzel lehet motiválni. Pedig

mi magunk számára is a belső hajtóerőt sokkal inkább az jelenti, ha magasra teszik

elénk a lécet, vagy ha kikérik a véleményünket, ha biztosak lehetünk, hogy

pozitívan értékelik a munkánkat, ha megbíznak bennünk, ha önállóan

dolgozhatunk, ha az átlagnál összetettebb feladatot végezhetünk, ha biztonságban

érezhetjük magunkat."

Ha a főnök bennünket bíz meg a saját feladatkörébe tartozó dologgal, ha őt

„helyettesíthetjük”, az bennünket is motivál."! !�3

Az önállóság és a felelősségvállalás fejlesztésének eszköze"Sokszor hallani vezetőt így nyilatkozni a beosztottjairól: „Képtelenek önállóan

dönteni”, „mindenben megkérdeznek, állandóan berohangálnak hozzám”, „nem

mehetek el szabadságra sem”."

Ezek a mondatok biztosan jelzik, hogy nem a munkatársakban van a hiba!

Valószínű, hogy egy olyan főnök beszél, aki meg van arról győződve, hogy csak ő

tud mindent jól, azért ő a vezető, mert ő a legokosabb."

Egy vezetőnek nem kell a legokosabbnak lennie. Azért ő a vezető, mert ő képes a

munkatársaiban lévő tudást a közös célok érdekében mozgósítani. Ha jól vezet."

Kisgyerekként mi is lázadtunk, ha a szüleink még akkor is fogták a seprűnyelet a

biciklink mögött, amikor már rég egyedül is képesek voltunk megmaradni a két

keréken. Ha még mindig megfogták a kezünket egy zebrán áthaladva, pedig az

iskolába már egyedül mentünk, és óvodás korunk óta tudtuk, hogy merre kell

nézni, mielőtt lelépünk a járdán."

Vezetőként bátran elengedhetjük a seprűnyelet, ha már kipróbáltuk, hogy

felelősséggel és önállóan tud dolgozni a munkatársunk a saját hatáskörében."

Az értékelés eszköze"Az éves teljesítményértékelés időszaka a legtöbb vezető számára különös kihívást

jelent. Mintha nem lenne elegendő és alapos információja arról, ami alapján reális,

mozgósító, motiváló erejű visszacsatolást adhatna."

Ha jól delegálunk, akkor csupán a delegált feladatok révén a napi rutint

meghaladóan is értékelni tudjuk a felkészültségét, motiváltságát, kapacitását. A

delegált feladatok segítségével a fejlődés és a fejlesztés irányát is pontosabban

tudjuk meghatározni."

!

! !�4

Mi az, amit ne delegáljunk?"Nem szabad elfelejtenünk, hogy a vezetői pozíciónkban lévő feladataink a

munkatársainkénál összetettebbek."

Mások a prioritásaink, nagyobb rálátást

igényelnek a gazdaság-politikai összefüggésekre,

az üzletpolitika és stratégia szempontjából más

kapcsolati rendszert jelentenek. A felelőségi

körünk szélesebb, és következményekkel járó

döntéseket igényelnek."

A feladataink közül ne delegáljuk:"

A válsághelyzetet"Ha szűkösek az erőforrásaink, akkor biztos, hogy az eddigiektől eltérően kell

működnünk. Döntéseket kell hoznunk, sokszor olyanokat, amiknek negatív

következményei vannak. Át kell csoportosítanunk, megszorításokat kell

alkalmaznunk, esetleg embereket kell elküldenünk. Ezt a felelősséget nem szabad

átengednünk."

A túl bonyolult, összetett kompetenciát igénylő feladatot"Egyértelműnek tűnik, hogy azok a feladatok, ahol soktényezős összefüggések

ismeretére van szükség, nem delegálhatók. Ettől még elképzelhető, hogy szükség

esetén a részfeladatok közül kiadhatunk párat, de csak abban az esetben, ha

azokhoz elegendő a munkatárs meglévő kompetenciája (pl. adatgyűjtés)."

A bizalmi ügyeket"A bizalmas információk csak ránk tartoznak, aki megosztotta velünk, csak nekünk

szólt. Gondoljunk a pletyka terjedésére, amikor valami elejtett információ milyen

téves következtetést, és milyen variációkat eredményez. A csak vezetők számára

meghirdetett találkozón nem tud más képviselni bennünket."! !

�5

A teljesítményértékelést"sem szabad delegálni. A munkatárs a vezetőtől vár visszacsatolást, az ő minősítése

a meghatározó. A vezetőm foglalkozik velem, fontos a munkám, a személyem neki.

Nem örülnénk mi sem, ha a főnökünk csupán megüzenné, hogy mi a véleménye

rólunk. Sem a pozitív, sem a negatív értékelést nem szabad delegálnunk."

A munkaerő kiválasztást"Mi tudjuk eldönteni, hogy kit szeretnénk a csapatunkba. Pontosan milyen

kvalitású, személyiségű munkatársra van szükségünk. Azt is mérlegelnünk kell,

hogy a csapatmunka szempontjából milyen egyéb körülményt akarunk figyelembe

venni. A döntés joga legyen a mienk, a kiválasztás folyamatában a szűrést azonban

nyugodtan delegálhatjuk."

A nem szeretem munkákat"„A nem szeretem munkákat delegálom” – mondják sokan. A munkatárs meg ezt

mondja: „persze, a főnök rám sózza, mert ő utálja, én meg csináljam meg, amikor

én sem szeretem”."

Ezek sem nem motiválók, sem nem a bizalomról szólnak."

Akkor delegáljunk a nem szeretem munkánkból, ha az a másik számára olyan

feladatot jelent, amit szívesen csinál. Akkor motiváló!"

Csapda, hogy legtöbbször a szeretem munkánkat akkor sem delegáljuk, amikor azt

mások könnyebben, gyorsabban is meg tudnák csinálni. De ragaszkodunk hozzá,

mondván „legalább nekem is legyen olyan, amit szívesen csinálok”. Pedig időt

tudnánk vele spórolni!

! !�6

Hogyan delegáljunk? A helyes delegálás lépései"

1. A feladat meghatározása"Gondoljuk végig, hogy melyik az a feladat, amelyik alkalmas arra, hogy részben

vagy egészben delegálható. Ne felejtsük el, hogy a delegálás sokfunkciós vezetői

eszköz: időt akarok csupán nyerni, vagy más funkciót is szánok ezzel?"

2. Az eredmény, a célok meghatározása"Én tudom, hogy, hogy ezzel a feladattal mi a célom, milyen eredményhez fog

hozzájárulni, de azt a munkatársammal is közölnöm kell majd. Pl. így: „Ez az

eredmény-kimutatás a vezetői meetinghez kell majd, minél látványosabban

szeretném megjeleníteni a fejlődésünket.” Vagy: „Egy régi ügyfelünkről van szó, és

azt szeretném, ha érzékelné, hogy a nehézségek ellenére továbbra is a VIP

ügyfélnek kijáró bánásmódban részesül.”"

Sokszor azt feltételezzük, hogy ez nyilvánvaló mindenkinek, de csak az én

fejemben van így, tehát azt majd ki is kell mondanom."

3. A megfelelő személy kiválasztása"Megfelelő az a személy, akit alkalmasnak tartunk a delegált feladat elvégzésére.

Van hozzá megfelelő képessége és tapasztalata. Arra azonban nem szoktunk

gondolni, hogy terhelhető-e? Tipikus hiba sokszor, hogy ugyanarra a munkatársra

pakoljuk mindig a plusz terheket, tönkretéve a saját feladataihoz szükséges

energiát és időt. Pedig alkalmas lehet rá más is."

Azt is érdemes végiggondolnunk, hogy ezzel a delegálással mi a célunk? Időt

akarunk csak nyerni, vagy esetleg motiválni is akarunk? Az értékeléshez van

szükségem rá, esetleg az önállóságot szeretném fejleszteni vele? Vagy az utódom

kineveléséhez van rá szükség?"

! !�7

4. A feladat jellemzőinek megfogalmazása"Itt szoktuk a legtöbb hibát elkövetni."

A feladat egyik jellemzőjéről sohasem felejtkezünk el, ez"

• a határidő."

Vigyázat, reális határidőt szabjunk! „Tegnapra”, ez komolytalan. Fontos, hogy

teljesíthető, reális és konkrét legyen a határidő: Pl.: „Legkésőbb holnap 10-re”. Nem

szabad elfelejtenünk, hogy a munkatársunknak saját feladatai is vannak, beosztotta

a munkaidejét előre. A mi delegált feladatunk váratlan helyzet lesz számára,

aminek függvényében át kell majd szerveznie a saját időbeosztását, esetleg

túlóráznia kell."

• az eszközök, erőforrások elérése"

Mit hol talál a feladat elvégzéséhez, ha szükséges, kinek a segítségét veheti igénybe."

• minőségi szempontok"

Erről rendszeresen megfeledkezünk. A mi fejünkben ez egyértelmű, de a

munkatársunk nem tud róla. Ezért jó, ha ezeket is megfogalmazzuk, pl. így: „Ez az

eredmény-kimutatás maximum egy A/4-es oldalra férjen rá, és csupán ezeket az

összefüggéseket tartalmazza”. Vagy: „Akkor leszek elégedett, ha az ügyfél

elégedetten távozik.” “Azt szeretném ezzel a találkozóval elérni, hogy tudjon róla a

partner, hogy nehézségeink vannak a szállítás területén, de továbbra is kiemelt

partnerként kezeljük az igényeiket”."

• jogkör"

Meddig mehet el az önállóságban, a döntésekben. Nem is gondolnánk, milyen

félreértésekhez vezet, ha erről nem beszélünk. A mi fejünkben ez is egyértelmű, de

ő egy teljesen új helyzetben nem tudhatja, hogy meddig mehet el az önállóságban.

Talán már megéltük, amikor mi kaptuk meg: „Ki engedte meg, hogy….?” „Ki

! !�8

mondta, hogy ilyen legyen?” Pedig mi büszkék voltunk arra, hogy felelősséggel

döntöttünk így, vagy úgy a feladat közben."

• az együttműködésünk módja"

Ha arra panaszkodunk, hogy a delegált feladatnál állandóan zaklat a munkatárs a

kérdéseivel, akkor bizonyos, hogy ezt nem beszéltük meg. Milyen legyen az

együttműködésünk? Pl.:"

„Rád bízom az egészet, tegyél belátásod szerint.”"

„Csak akkor hívj, ha végképp elakadtál.”"

„Hívhatsz, de csak délután 5 után leszek elérhető.”"

„Ha ehhez a részhez érsz, küldd át az addigi eredményeket, hogy a biztonság

kedvéért én is láthassam.”"

5. A megértés ellenőrzése"Elhadarjuk gyorsan a feladatot, azt, ami a mi fejünkben nyilvánvalóan világos. A

tipikus hibák, ahogy ellenőrizni szoktuk a megértést: „Világos?” Hogy lenne az,

még össze sem állt a fejében."

„Van kérdésed?” Nem lesz, mert sokan azért nem kérdeznek, mert akkor a másik

azt hiszi, hogy nem értette meg. Most még biztosan nincs kérdése."

Az, hogy egyformán értsük, miben is állapodtunk meg, rendszeresen használjuk a

tárgyalásaink, megbeszéléseink végén – szerencsés esetben. Összefoglaljuk, hogy

ki, mit, mikorra, hogyan fog tenni. De hogyan lehet diplomatikusan visszakérdezni,

hogy az ne legyen sértő?"

„Szeretném, ha összefoglalnád, mit is kértem tőled. Lehet, hogy kifelejtettem

valamit.” Az ő visszajelzéséből pedig megértjük, hogy mit értett meg az

információkból az ő szűrőjén keresztül. Ráadásul saját magunkat is

kontrollálhatjuk, milyen szükséges információt kell még megosztanunk a feladat

elvégzéséhez."! !�9

6. A feladat követése"A hosszabb és összetettebb delegált feladatnál – ahol tudjuk, hogy hol vannak

kritikus pontok –, érdemes csak úgy, futólag rákérdezni: “hogy halad a dolog?”"

Nem lesni minden lépését, hiszen akkor sérül az önállósága, amit éppen fejleszteni

szeretnénk. Csak úgy, mint ahogy szülőként titokban belesünk a gyerekszobába,

hogy békésen alszik-e a gyermekünk."

7. Értékelés"Elhagyhatatlan. Az értékelés nem csak a munkatársunk számára fontos, de

számunkra is fontos, hogy a delegálással kapcsolatos szándékunkról visszacsatolást

nyerjünk."

A delegált feladat végeredménye kétféle lehet: vagy pozitív, vagy negatív."

Hogyan adhatunk úgy visszacsatolást, hogy az megerősítő, motiváló, fejlesztő

legyen?"

Bizonyára mindkettőt átéltük már olyankor, amikor mi kaptunk egy delegált

feladatot a vezetőnktől. Büszkék voltunk, ha jól sikerült, és elkeserítő volt megélni

azt az élményt, amikor valamit nem jól csináltunk. Ilyenkor érdemes feleleveníteni

az akkori lelkiállapotunkat, hogy vezetőként építő jellegű visszacsatolást

adhassunk."

Ha sikeres volt a feladat, mindenképpen köszönjük meg! Ne felejtsük, hogy a

munkatársunk helyettünk végzett el egy feladatot, és ráadásul jól. Ezt a pozitív

visszacsatolást, ha lehet, az egész csapat előtt is tegyük meg, így még nagyobb

értéke lehet. Tudatos vezetői, fejlesztő magatartás, ha azt is kiemeljük, hogy

konkrétan miért vagyunk elégedettek? Így épül be, így tudatosodik, hogy miért

sikerült jól az adott feladat."

A nehezebb feladat az a visszacsatolás, amikor nem sikerült jól a delegált feladat.

Ha a mi feladatkörünkbe tartozó munkáról volt szó, ha sikertelen volt, ez még

nagyobb teher a munkatárs számára is."! !�1 0

Hogyan történjen ekkor a visszacsatolás?"

Ez kettőnk ügye volt, ez csakis négyszemközt történhet. Az én feladatomat bíztam

rá, ami nem sikerült elég jól."

Egy konkrét kérdéssel a negatív visszacsatolás is építő jellegű lehet:"

„Mit csinálnál másképp?”"

Ezzel kifejezzük, hogy máskor is bízunk rá delegált feladatot, nem veszítette el a

bizalmunkat. Kifejezzük, hogy természetesnek vesszük, hogy hibát lehet elkövetni,

és a hibát ki is lehet javítani. Gondolkodásra serkentjük, hogy legközelebb másképp

csinálja. És nagy valószínűséggel így is fog történni."

Az értékelés itt nem ért véget, mert saját magunkat is értékelnünk kell:"

• Kellően végiggondoltam-e, hogy milyen feladatot delegáljak?"

• Megfogalmaztam-e, hogy ennek mi a célja?"

• A megfelelő embert választottam-e ki?"

• Elmondtam-e körültekintően a feladat jellemzőit? Mit felejtettem ki?"

• Gondoskodtam-e arról, hogy megbizonyosodjak, a munkatársam kellően

megértette a feladatot?"

• Építő jellegűen sikerült-e a visszacsatolás?"

• Nekem mit kell másképp csinálnom legközelebb?"

Így egyre sikeresebben delegálok én, egyre sikeresebb csapat vezetője leszek.

! !�11

Záró gondolatok"Több évtizede dolgozom az üzleti világban."

Kezdő szakemberként volt ilyen és olyan főnököm.

Dolgoztam kicsi, közepes és nagy cégnél, a gazdaság

minden ágában. A saját bőrömön élhettem át, milyen

kihívás beosztottként delegált feladatot teljesíteni.

Megéltem ezt sikerként is, ami szárnyakat adott és

azt is, amikor kevésbé sikerült az eredmény. Ezt

nagyon nehéz megélnem – még most is."

Szerencsém volt, mert több kiváló, és karizmatikus

vezetővel dolgozhattam együtt, akiktől nagyon

sokat tanultam. Akik motiváltak, akiktől elleshettem

a delegálás tudományát. Ezt a személyes tapasztalatot már csak alkalmaznom

kellett azokban a helyzetekben, amikor már én is delegálhattam."

Business coachként és trénerként nagyon sok vezetővel dolgozom együtt.

Tapasztalom, hogy sokuknak a delegálás komoly problémát jelent. Aztán a közös

munka eredményeként a pozitív visszacsatolást az adja, amikor a partnerem

beszámol azokról a sikerekről, amit a csapatával ért el a helyes delegálási

gyakorlata révén."

Mert tanulható, és fejleszthető a delegálás gyakorlata."

Ha nem sikerül egyedül, keress meg bátran!"

!http://www.horvathmarta.hu/kapcsolat/Mobil: +36 30 919 7906 E-mail: marta@horvathmarta.hu

! !�1 2

Felhasznált fotók"• http://www.flickr.com/photos/pennuja/5363518281/"

• http://www.flickr.com/photos/vlastimil_koutecky/12361255373/"

• http://www.flickr.com/photos/wwworks/2397012858/"

• http://www.flickr.com/photos/misteraitch/2971658475/

! !�1 3