1

MAGYAR KÉPZŐMŰVÉSZETI EGYETEM

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Hatályos: 2015. január 1. napjától

2

A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) számú kormányrendelet, valaminta közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletés 79/2006. (IV. 5.) kormányrendelet, továbbá a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet figyelembevételével a Magyar Képzőművészeti Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szenátusa az Egyetem működésével kapcsolatban keletkezett papíralapú és elektronikus dokumentumok nyilvántartásának és kezelésének rendjére az Egyetem Szaklevéltára (továbbiakban: Levéltár) mint illetékes közlevéltár egyetértésével az alábbi Iratkezelési Szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja:

I. fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A szabályzat hatálya

1. § (1) A szabályzat hatálya kiterjed: a) AzEgyetem összes szervezeti egységére, testületére; b) Az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre,

foglalkoztatottakra; c) az Egyetemen keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra. (2) E szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. (3) AzEgyetem érintett szervezeti egységei iratkezelésük során kötelesek figyelemmel lenni az államháztartásért felelős miniszter, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal vonatkozó rendelkezéseire.

Értelmező rendelkezések

2. § A szabályzat alkalmazásában: 1. Átmeneti (kézi) irattár: az Egyetemen az iktatóhelyekhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az

irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy irattárba adás előtti őrzése történik. 2. Átadás: irat, ügyirat, vagy irat együttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. 3. Csatolás: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű

összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben, az előadói íven és az iratokon egyaránt jelölni kell (az iratok összekapcsolását elektronikus iktatás esetén is értelemszerűen jelölni kell).

4. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

5. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.

6. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.

7. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik az iratbeérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat.

8. Iktatás: az irat iktatószámmal – az iraton és/vagy az előadói íven – történő nyilvántartásba vétele. 9. Iktatókönyv: AzEgyetem rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és

megőrzött) ügyviteli iratok (iratok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is.

10. Iktatórendszer (dokumentumkezelő rendszer): AzEgyetem által alkalmazott egységes elektronikus iratkezelő számítástechnikai program, mely a jogszabályban előírt tanúsítvánnyal rendelkezik.

3

11. Iktatószám: egyedi azonosító, amellyel az iratkezelő szerv látja el az iktatandó iratot. 12. Illetékes szervezeti egység: az a szervezeti egység, aki az irat érkeztetésére és iktatására jogosult.(Érkeztetési

és iktatási helyek) 13. Irat: a jelen szabályzat 3. § szerint meghatározott irat. 14. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő

válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

15. Iratkezelésért felelős vezető: annak a szervezeti egységnek a vezetője, amely szervezeti egységekérkeztetésre és iktatásra jogosultak. (Érkeztetési és iktatási helyek)

16. iratkezelési segédeszközök: iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.

17. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. 18. Irattári anyag: AzEgyetem működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és az irattárába helyezett iratok

összessége. 19. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául

szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, azEgyetem szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. AzEgyetem irattári terve jelen Szabályzat 1. számú mellékletét képezi.

20. Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. A tételszámokat a szabályzat 1. számú mellékletét képező irattári terv tartalmazza.

21. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

22. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások.

23. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

24. Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.

25. Kiadmányozó: a kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.

26. Közfeladatot ellátó szerv: állami feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.

27. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely azEgyetem irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.

28. Központi irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Az Egyetem irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is.

29. Küldemény: a postai úton vagy kézbesítő útján beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, valamint az elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.

30. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Ahol e szabályzat levéltárat említ, ott az Egyetem Szaklevéltárát kell érteni.

31. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, művészeti, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

32. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. 33. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy

hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.

4

34. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése.

35. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. 36. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható. 37. Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követően elvégezhető szakasza, amelynek célja az irat

iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. 38. Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének

előkészítése. 39. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (CD, DVD

stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. 40. Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő-, és utóiratok) végleges jellegű

összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 41. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése. 42. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek

ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

43. Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy, (ügyiratkezelő, ügyintéző, titkár/titkárnő): az iktatási helyek vezetője által iktatási feladatok elvégzésére kijelölt személy(ek).

44. Ügyintéző:az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. 45. Ügyviteli értékű irat:minden olyan irat, amely nem minősül maradandó értékű iratnak. 46. Ügyvitel segédeszköz:az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak

a feljegyzésére, az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, az iratok fizikai egységének biztosítására szolgál, pl. előadói ív.

47. Tárgyszó alapján történő nyilvántartás:a nyilvántartási munkának az iktatást követően elvégezhető szakasza, amelynek célja az irat tartalmi kereshetőségének biztosítása.

Az iratkezelés feladatai 3. § (1) Az iratkezelés feladata az iratok átvétele, vagy elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, nyilvántartása (iktatása), kiosztása, elintézése, az ügyintézés során keletkező iratok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, megsemmisítése, továbbá a levéltárnak történő átadása. (2) Iratnak minősül: a) minden olyan írott szöveg és számadatsor, térkép, tervrajz, terv, kép és hangfelvétel, gépi feldolgozással rögzített adat, mely azEgyetem működésével kapcsolatban bármely anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a nyilvános megjelentetés szándékával készült kéziratokat, közlönyöket, folyóiratokat, prospektusokat, b) a különböző hallgatói és egyéb nyilvántartások (pl.: törzskönyvek, szigorlati-, záróvizsga- és doktori szigorlati jegyzőkönyvek; egyéb jegyzőkönyvek, oklevél- és habilitációs nyilvántartások, munkaügyi nyilvántartások stb.), amelyeket azEgyetemilletékes szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni. Ezek számítógépes nyilvántartása esetén a lezárt nyilvántartásokat szakonkénti és évfolyamonkénti bontásban kötelesek egy példányban időtálló módon kinyomtatni és bekötött állapotban őrizni, majd az irattári tervben meghatározott időpontban az irattárnak átadni; c) azEgyetem vezető testületeinek üléseiről kötelezően készített hangfelvételek. (3) A nem postai úton érkező dokumentumok abban az esetben minősülnek iratnak, amennyiben iktatási helyhez tartozó központi e-mail címre, fax-számra érkeznek, illetőleg ilyen e-mail címről, fax-számról továbbítják a címzettnek. (4) Az ügykezelők felelősek az iratok nyomon követésének rögzítésért a szignálástól a címzetthez való továbbításig.

Az iratkezelés irányítása és ellenőrzése 4. § (1) Az Egyetemen a jogszabályi követelményeknek megfelelő iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért és felügyeletéért a kancellár felelős, aki: a) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár, és az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi,

technikai feltételek biztosítását a gazdasági vezetőre, b) az iratkezelési jogszabályban foglalt feladatok végrehajtásának felügyeletét a hivatalvezetőre ruházza át. (2) Az Egyetemi iratkezelés irányítása a hivatalvezető hatáskörébe tartozik.

5

(3) A szervezeti egységek vezetői: a) rendszeresen ellenőrzik az irányításuk alá tartozó ügyintézés és iratkezelés jelen szabályzatban foglaltaknak megfelelő végrehajtását; b) intézkedéseket kezdeményeznek az iratkezelési hiányosságok megszüntetése érdekében; c) az irattári anyag károsodását előidéző rendkívüli esemény alkalmával közreműködnek a hibaelhárítás és az anyagmentés megszervezésében.

II. fejezet

AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE 5. § (1) Az Egyetem iratkezelése vegyes szervezeti formában történik. Az iratok szétosztása és postázása a Rektori és Kancellári Hivatalban (a továbbiakban: Hivatal) történik. (2) Az iktatási helyek ügykezelői végzik az iratok érkeztetését, iktatását, a szignálásra jogosult vezetőnek az iratok szignálásra történő átadását, az elintézett iratok, levelek expediálásra való előkészítését, továbbá az iratok két évig történő – átmeneti – irattározását, valamint a két évnél régebbi iratok leadását a Központi Irattár részére. (3) Az iktatási helyek felsorolását a jelen szabályzat 2. melléklete tartalmazza. (4) A Központi Irattár végzi a két évnél régebbi iratok őrzését, a szükség szerinti iratrendezéseket, a kutatók kiszolgálását, iratkölcsönzéseket, hallgatói jogviszonyra vonatkozó igazolások elkészítéséhez szükséges közokiratok őrzését, valamint az iratok előkészítését levéltári átadásra. (5) Indokolt esetben az iktatási hely vezetője a (2) bekezdésében foglalt időtartamnál rövidebb vagy hosszabb időtartamot határozhat meg. (6) Az hallgatók tanulmányi ideje alatt a hallgatói jogviszonnyal összefüggő valamennyi iratot a hallgatói jogviszony megszűnéséig a tanulmányi osztály kezeli és őrzi.

Az iratok rendszerezése

6. § (1) Az Egyetem a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni, és az Egyetem minden szervezeti egységének egységes előadói ívet kell használni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. (2) Az ügyiratokat, valamint Az Egyetem irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. (3) A kapcsolatos irat számát az ügyiratokon is jelölni kell. Az ilyen csatolt iratok utólagos szerelésére az ügyintéző ad utasítást. (4) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben/adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

7. § (1) Az iratot az e célra rendszeresített iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). (2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. (3) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. (4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. (5) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

6

III. fejezet

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

8. § (1) Az iratkezelés folyamata a következő résztevékenységekből áll. A küldemények a) átvétele, b) postafelbontása és érkeztetése, c) iktatása, d) szignálása, e) kiadmányozása, f) expediálása, g) irattározása, h) selejtezése, i) levéltárba adása.

A küldemények átvétele

9. § (1) Az Egyetem részére érkező iratok és küldemények átvétele – a jelen szabályzat 2. számú mellékletében meghatározott iktatási helyek kivételével – központosítottan a Hivatal titkárságán történik. (2) A postai meghatalmazással rendelkező kézbesítő a postán kijelölt ablaknál felvehető, valamint a bérelt postafiókban található küldeményeket minden hivatalos munkanapon reggel 8 és 9 óra között köteles átvenni, s az átvételt aláírásával igazolni. Az átvétel során köteles vizsgálni a tértivevényen és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét. Az így átvett küldeményeket az Egyetem kézbesítőkönyvében történő rögzítését követően köteles címzés szerint az illetékes szervezeti egységek titkárságán leadni, az átvételt az átvevő által az aláírásával elismertetni. (3) A külső szervek kézbesítői útján érkező leveleket és küldeményeket közvetlenül az illetékes szervezeti egységek vezetői által erre kijelölt személy(ek) veszi(k) át. A küldemények átvételét az átvevőnek olvasható aláírással kell igazolni. A küldeményeket az átvételt követően az elektronikus iratkezelő rendszerben történő rögzítés céljából az illetékes szervezeti egységek titkársága részére át kell adni. (4) A hivatali időn kívül érkező küldeményt a portaszolgálat veszi át, aki az átvett küldeményt a hivatali idő kezdetekor a Hivatalba, vagy a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőnek a következő munkanapon a munkaidő kezdetekor a legrövidebb úton köteles leadni. (5) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. Ha az átvétel igazolását a benyújtott irat másolatán kérik, a benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyiratkezelőnek gondosan meg kell győződnie. (6) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez, ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni, és az irattári tervben maghatározott idő után selejtezni kell. (7) A küldeményeket iktatás céljából ahhoz a szervezeti egységhez - iktatási helyre - kell továbbítani, amely szervezeti egység illetékes a válasz megadására, vagy intézkedés megtételére. (8) A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét az elektronikus iratkezelő rendszer segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

A küldemény felbontása és érkeztetése

10.§ (1) Az Egyetemhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) szervezeti egység vezetője által írásban felhatalmazott ügykezelő bonthatja fel. 11. § (1) Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

7

(2) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. (3) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. (4) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. 12. § (1) Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. (2) Amennyiben aküldemény nem nyitható meg, úgy a küldőt - amennyiben elektronikus válaszcímét megadta - az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az Egyetem által használt formátumokról. (3) Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg, úgy a küldőt a (2) bekezdés szerint kell értesíteni az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről és az Egyetemen használt formátumokról. (4) A (2) bekezdés szerinti küldeményeket nem kell iktatni. 13. § (1) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. (2) A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni. (3) Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, a szervezeti egység vezetője rendelkezhet annak a küldeményre történő felragasztásáról és értéktelenítéséről. 14. § (1) Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. (2) Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. (3) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. 15. § (1) Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában az érkezést követő első munkanap kezdetén érkeztetni kell. A visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat érkeztetés és iktatás nélkül a küldeményhez kell csatolni. (2) Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez

rendelt érkeztető szám, továbbá e) az Egyetem által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy

nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. (3) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. (4) Az (1) bekezdéstől eltérően, azon beadványt, amelyet az Egyetem foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. (5) A (4) bekezdés alapján érkeztetett beadványt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban meghatározott formában nyújtották be, azzal, hogy a küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról.

8

16. § (1) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni kell, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. (2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláírókéntmegnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. (3) Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappallehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 17. § (1) A küldemény munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról a szervezeti egység vezetőjének írásban kell rendelkeznie, engedélyeznie. (2) A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről a személyes és közérdekű adatok védelméről, biztonságáról szóló szabályzat rendelkezik.

IV. fejezet

A KÜLDEMÉNYEK IKTATÁSA

18.§ (1) Az érkeztetés után az érkeztető (ügykezelő) az iratokat egy munkanapon belül köteles iktatni. A beérkezett és a hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő minden, papíralapú vagy elektronikus iratot iktatni kell az Egyetem által bevezetett, központilag alkalmazott iratkezelő rendszerrel. Az iktatás célja az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők megtartásának ellenőrzése, az ügyintézés folyamatának segítése és bizonyíthatósága, az iratforgalom dokumentálása. (2) A számítógépes iktatás során a programhoz mellékelt felhasználói kézikönyvben foglaltak szerint kell eljárni. (3) Nem kell iktatni, hanem egyszerűsített érkeztetéssel kell érkeztetni a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket és az alábbi iratokat: f) könyveket, tananyagokat; g) reklámanyagokat, tájékoztatókat; h) meghívókat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. (4) Az egyszerűsített érkeztetés során a beérkező dokumentumot dátumbélyegzővel kell ellátni. (5) Az iratok iktatása (alszámokra tagolódó) sorszámos iktatási rendszerben történik. Minden ügy kezdő iratának az érkezés sorrendjében iktatószámot kell adni. Az ügy következő fázisában keletkezett újabb ügyiratok az ügyben keletkezett első ügyirat sorszámát kapják, és eggyel kezdődő, folyamatosan növekvő alszámot is kapnak. (6) Az érdemi ügyintézés megkönnyítése érdekében az ugyanazon ügyben keletkezett korábbi iratokat az ügykezelőnek csatolnia kell. E célból a beérkezett irat iktatásakor – elsősorban a hivatkozási szám alapján – meg kell állapítani, hogy a tárgyi ügynek van-e előzménye, előirata. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit, ami a későbbiekben az ügy részét képezi. (7) Ha valamely ügy más szervezeti egység ügykörét is érinti, az ügyintéző köteles az iratot átirányítani az érdekelt szervezeti egységhez is (ún. átfutó iratok). Az átfutó iratokat az ügyben elsődlegesen intézkedő szervezeti egységnél szabad csak iktatni. (8) Az iktatási helyeket és az iktatóhelyek azonosítóját a jelen szabályzat 2. számú mellékelte tartalmazza. Az ügykezelők nevét és beosztását valamennyi iktatási hely vezetője köteles írásban a hivatalvezető tudomására hozni. 19. § (1) Az iratokat - hivatali okból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve - az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon iktatni kell. (2) Az Egyetem elektronikus levelezőrendszerén keresztül érkező azon iratokat kell aznapi dátummal beérkezettnek tekinteni, amelyek az adott munkanapon a munkaidő végéig a szervezeti egység elektronikus postafiókjába megérkeztek. 20. § (1) Az iratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az elektronikus iktatókönyvről naponta mentést és biztonsági mentést kell végezni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján (az utolsó irat iktatása után) hivatalosan le kell zárni.

9

(2) Az iktatókönyvben átvezetett módosításokat tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a módosítás idejének megjelölésével, naplózással kell dokumentálni.

(3) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. (4) Az iktatószámot úgy kell képezni, hogy az tartalmazza az iktatóhely azonosítóját (betűjelét), az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. (5) Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben keletkező további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkező iratra adott válasz a beérkező irat főszámához tartozó következő, soron következő alszámot kapja. (6) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következőalszámára kell iktatni. (7) Amennyiben egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új főszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügyben az előző évben keletkezett iratokat szerelni kell, ennek tényét pedig az iktatókönyvben fel kell tüntetni (elő-és utóirat). Az előirat számánál fel kell jegyezni, hogy azt milyen számú ügyirathoz szerelték. (8) Az elektronikus iratkezelő rendszer iktatóképernyőjének kitöltése során be kell jegyezni: a) az irat sorszámát (minden évben 1-el kezdődik, év végéig megszakítás nélkül folytatódik), b) az iktatóhely betűjelét, c) az irat iktatószámát, d) az iktatás dátumát, e) a beküldő nevét, f) az ügy témáját/tárgyát (Az ügyirat témáját/tárgyát - csak egyszer, mégpedig az első irat iktatásánál - úgy kell

megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, és annak alapján a visszakeresés elvégezhető legyen. Állami szervtől érkezett ügyirat tárgyaként általában a leiratban vagy átiratban feltüntetett tárgyat kell megadni.),

g) mellékletek számát, h) az ügyintéző nevét, i) kezelési feljegyzéseket, j) határidőt (az irat elintézésének időpontja), k) az irattárba helyezés dátumát, l) az irattári tételszámát.

(9) Az iktatott iratokat az iktatási hely ügykezelője szignálásra előkészíti, és a szignálással megbízott vezetőnek átadja.

V. fejezet

AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSE (SZIGNÁLÁS) 21. § (1) A szignálásért a szervezeti egység vezetője, vagy az általa megbízott személy a felelős. Az ügykezelő az érkezett és iktatott iratot köteles a szignálására jogosult szervezeti egység vezetőjének átadni. (2) Az irat szignálására jogosult a) kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket szükség esetén külön rávezet az előadóívre, vagy az iratra. (3) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására más szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. (4) Amennyiben intézkedés nem szükséges, az irat szignálására jogosult ezt az iraton feltünteti, azt aláírja, és visszaküldi az iratkezelőnek, aki az ügyiratot irattárba helyezi.

VI. fejezet

AZ ÜGYIRATOK KEZELÉSE ÉS INTÉZÉSE 22. § (1) A szervezeti egységek vezetői a nekik bemutatott küldeményeket szignálják és küldik tovább, valamely szervezeti egységnek (osztály, csoport), vagy az ügy elintézésével megbízott személynek (ügyintéző). A szignálással

10

egyidejűen kell utasítást adni az elintézés határidejére (pl. "ma", "Sürgős", "...hó...-ig" stb.) és sajátos módjára (pl. "tájékoztatásul, véleményezésre, megbeszélendő" stb.) vonatkozóan is. (2) Az ügyintézési határidő általában 15-30 nap. A „sürgős” jelzésű iratokat három napon belül, a „ma” jelzésűeket még aznap el kell intézni. Az iratok rendkívüli elintézési idejére vonatkozó utasításokat a rektor, a kancellár vagy az általuk megbízott személy és a szervezeti egységek vezetői adhatnak. Az ügyintézési határidőt az iktatás napjától kell számítani. A 30 nap alatt el nem intézett ügyekről az illetékes vezetőt az ügyintézőnek tájékoztatnia kell, aki az ügy elintézésére – amennyiben az nem zárható le – hosszabbítást adhat. (3) Elintézés előtt az ügyintézők vagy megbízott személyek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, tényállás tisztázása stb.) megteszik. A közbenső intézkedés telefon, fax, elektronikus levelezőrendszer vagy szóbeli tárgyalás útján is történhet. (4) Olyan esetekben, amikor az ügyirat intézése több ügyintézőre tartozik, az ügyintézők kötelesek egymással konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. (5) Közbenső intézkedések esetén az ügyiratok az ügyintézőnél maradnak.

Az ügyiratok kiadmányozása

23. § (1) Az ügyiratok aláírására, a kiadmányozásra jogosultak körét az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata határozza meg. 24. § (1) Az intézkedést tartalmazó iratra az aláírást megelőzően az ügykezelő vagy az ügyintéző (a válasz készítője) rávezeti az iktatószámot (főszám és a soron következő alszám). Az ügykezelő az iratot az aláírást követően az Egyetem körbélyegzőjével látja el, majd az irat iktatórendszerbe történő rögzítését követően gondoskodik az irat továbbításáról, illetve postai út esetén a továbbításhoz szükséges borítékok megcímzéséről.

A kiadmány hitelessége

25. § (1) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. (2) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett az Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett az Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. (3) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és az Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája ésaz Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata. (4) AzEgyetemen keletkezett iratokról az iratot őrző iktatóhely vezetőjehitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni.

Bélyegzők nyilvántartása

26. § (1) § Az Egyetemen használt valamennyi bélyegzőről - ideértve az érvényes aláírás-bélyegzőket (névbélyegzőt) is - továbbá a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. Az Egyetem által használt valamennyi bélyegző nyilvántartásáról, annak használatáról és kiadásának rendjéről a Kancellári Hivatal vezetője gondoskodik. (2) Aláírás-bélyegzővel az Egyetem rektora rendelkezik, aki egyedül és kizárólag jogosult annak használatára.

Expediálás, az iratok továbbítása

27. § (1) Az ügyiratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányokon az iktatószám és a címzés megfelelő-e, az előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtania minden kiadmányozói utasítást.

11

(2) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, hálózat). Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni. (3) A postai kézbesítésre kerülő ajánlott küldeményekről szóló információkat (iktatószám és címzett) feladásonként a postakönyvben kell rögzíteni. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az irathoz kell mellékelni. (4) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

28. § Az ügykezelő az irat átvétele után köteles - az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani, - az elektronikus iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni, - az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.

VII. fejezet

IRATTÁRBA HELYEZÉS, IRATTÁRI KEZELÉS 29. § (1) Azokat az ügyiratokat, amelyek elintézést nyertek, kiadmányaikat már továbbították, vagy amelyeknek érdemi ügyintézés nélküli irattárba helyezését rendelték el, az a 2. számú mellékletben megjelölt iktatóhelyek szervezeti átmeneti irattárában kell megőrizni az ügyintézés elősegítése érdekében az ügyintézés évének lezárásától számított kettő évig. (2) Az ügyiratokat a postázás, kézbesítés napján, de legkésőbb a következő munkanapon kell irattárba helyezni. (3) Az iratok irattárba helyezése előtt az iratokat felül kell vizsgálni abból a szempontból, hogy a kezelői utasításoknak eleget tettek-e, volt-e az ügyirat a megjelölt valamennyi szervezeti egységnél, az iratokhoz tartozó pótlapok, betétlapok, vagy egyéb mellékletek és csatoltnak jelzett elő-iratok visszaérkeztek-e, illetőleg nincs-e a csatolt ügyiratok mellett elintézetlen ügydarab. (4) Az irattárba helyezést az elektronikus iratkezelő rendszer megfelelő rovatában a hónap és nap feltüntetésével be kell jegyezni. Az ügyiratra vonatkozó nem iktatott előkészítő feljegyzéseket az ügyirathoz mellékelni kell, és vele együtt kell lerakni. (5) Az iratokat az irattárban évenként, éveken belül irattári tételenként, ezen belül az iktatószámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Minden egyes irattári tételt külön dossziéban kell tárolni. A dosszién fel kell tüntetni az iktatóegység nevét, az iktatás évét, az irattári tételszámot, valamint a dossziéban elhelyezett ügyiratok első és utolsó iktatószámát. 30. § (1) Az Egyetem valamely szervezeti egységének megszűnése esetén annak vezetője köteles gondoskodni az iratok további elhelyezéséről. (2) Ha az Egyetemen belül – átszervezési vagy egyéb okokból – szűnik meg egy szervezeti egység, a jogutód szervezeti egység köteles az irattári anyagát átvenni és az iratkezelésre (illetve irattározásra) vonatkozó előírások szerint kezelni. (3) Abban az esetben, ha a megszűnő szervezeti egység iratanyagát valamilyen kizáró okból (pl. ügykör megszűnése miatt) más jogutód szervezeti egységnek átadni nem lehet, az iratanyag az irattárba kerül. (4) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladatokhoz kapcsolódóan kell megosztani, amennyiben ez nem lehetséges azokat az irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait az irattárban kell elhelyezni. (5) A megszűnt szervezeti egység iratait elkülönítetten kell kezelni, anyagát az irattári tervnek megfelelően kell selejtezni, illetve levéltárba adni. (6) A megszűnő szervezeti egység az átvevő szervezeti egység(ek) részére hozzáférést biztosít az elektronikus iktatókönyvhöz. 31. § (1) Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy foglakoztatási jogviszonya megszűnik, a részére kiadott iratokkal el kell számoltatni. Az iratokat a szervezeti egység vezetőjének vagy az általa megbízott személynek a

12

jegyzőkönyvben rögzítettek szerint köteles átadni. A jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni, amelyből az első példányt az átadó, a második példányt az átvevő, a harmadik példányt pedig az ügykezelő kapja. (2) Az iratok átadása-átvétele az ügyiratkezelő bevonásával történik. A kiadott iratok meglétét, az esetleges hiányokat, az átadás megtörténtét az ügyiratkezelő köteles ellenőrizni, és a jegyzőkönyvben aláírásával igazolni. (3) Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást, illetve fegyelmi büntetést von maga után. (4) Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit - az irat eltűnésének észlelésétől számított 3 napon belül - az illetékes szervezeti egység vezetőjének ki kell vizsgál(tat)nia.

32. § (1) Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. (2) Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratokból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. (3) Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. 33. § A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítók stb.).

VIII. fejezet

A KÖZPONTI IRATTÁR 34. § (1) Az átmeneti irattárak két évnél régebbi keletű, teljes naptári évben keletkezett ügyiratait - kivéve az 5. § (6) bekezdésében meghatározott ügyiratait - az központi irattárban kell elhelyezni. Az átadásról három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. Az átadás-átvételi jegyzéket a szervezeti egység vezetője, az átadó iratkezelő és az átvevő irattáros írja alá. (2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) az átadó szervezeti egység nevét, b) az átadás időpontját, c) az irattári tételszámot, az iratok megnevezését, az iktatószámokat, d) az iratok keletkezési évét. (3) A hiányzó iratokról hiányjegyzéket kell készíteni, és azt az átadási jegyzékhez kell csatolni. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet később levéltárba kell adni, akkor a hiányjegyzék egy példányát az iktatókönyvben a levéltári átadásig meg kell őrizni. 35. § (1) Az irattár az iratokat szervezeti egységenként helyezi el. Az irattár a maradandó értékű – levéltár részére átadandó – iratanyagokat a többi iratoktól elkülönítetten tárolja.

Az iratok védelme, hozzáférés az iratokhoz 36. § Mind az átmeneti, mind a központi irattárnak biztonságosan zárható, száraz, tiszta, tűztől, kártevőktől és erőszakos behatolástól védett helyiségnek kell lennie, ahol az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. Az ügyiratokat, az iktató-, és mutató könyveket munkaidőben az iratkezelő ideiglenes távolléte alatt, valamint a munkaidő végeztével, biztonsági zárral felszerelt tározókban, szekrényekben kell elzártan tartani.

13

37. § (1) A már irattárban lévő iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Az átvételi elismervényen fel kell tüntetni az iratkölcsönző nevét, a kölcsönzött irat iktatószámát, a kiadás napját és az átvevő aláírását. Ügyiratot más szervezeti egység foglalkoztatottainak csak az iratkezelésért felelős vezető utasítására lehet kiadni. Az ügyben nem érintett személy részére felvilágosítás vagy másolat bármely ügyiratról csak az illetékes szervezeti egység vezetőjének engedélyével adható. (2) Az átvételi elismervényt két példányban kell kitölteni. Az átvételi elismervény egyik példányát a kiemelt irat helyére „őrjegyként” kell elhelyezni, a másik példány külön, ügyirat – kiadási dossziéban lefűzve tárolandó. Az irat visszaadásakor a kiemelt példányt vissza kell adni az aláírónak, a dossziéban lévőn pedig jelezni kell, hogy az irat visszaérkezett. (3) Az irat kölcsönzési ideje 30 nap. A 30 nap elteltével a kint lévő iratok visszaadására az irattár kezelője írásban szólítja fel a kölcsönvevőket. A 30 napnál hosszabb idejű iratkölcsönzést csak a hivatalvezető engedélyezheti. (4) Más intézmény részére iratot kikölcsönözni, az irattárban őrzött iratokról hiteles másolatot készíteni és azt más intézménynek megküldeni a hivatalvezető engedélyével lehet. 38. § (1) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. (2) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) „Saját kezű felbontásra!”, b) „Más szervnek nem adható át!”, c) „Nem másolható!”, d) „Kivonat nem készíthető!”, e) „Elolvasás után visszaküldendő!”, f) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. (3) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

IX. fejezet

AZ IRATOK SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

39. § (1) Az irattár anyagának azt a részét, amely nem maradandó értékű, és amely az ügyvitel érdekében nem szükséges, ki kell selejtezni. Az központi irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés céljából kiemelni. (2) A központi irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket (iratokat), amelyeknek sem maradandó, sem pedig ügyviteli értékük nincs, és az irattári terv szerint őrzési idejük lejárt. A megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Az iratok megőrzésének, illetve selejtezhetőségének időtartamát az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári terv tartalmazza. (3) A selejtezési munka során felmerülő kétely esetén az iratot létrehozó szervezeti egység vezetőjének véleményét kell kikérni. A szervezeti egység vezetője indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését is, ezt a körülményt a szervezeti egység vezetőjének aláírásával kell az iraton feltűnően jelezni. (4) A selejtezés gyakorlati megkezdése előtt a hivatalvezető köteles meggyőződni arról, hogy a selejtezésre kijelölt iratanyag teljes és lezárt tételekből áll-e, vagy sem. Amennyiben az iratanyagból iratok hiányoznak, mindaddig nem lehet a selejtezést megkezdeni, amíg a hiányzó iratok nem lettek pótolva. A hiány pótlását az ügyben illetékes szervezeti egység köteles ellátni. (5) A selejtezési előkészülettel egyidejűleg a hivatalvezetőnek Selejtezési Bizottságot (a továbbiakban: Bizottság) kell kijelölnie, melynek a hivatalvezető állandó tagja. A Bizottság többi tagját annak a szervezeti egységnek a személyi állományából kell kiválasztani, amelyiknek iratait selejtezik. (6) A Bizottság feladatai közé tartozik: a) a selejtezés megkezdése előtt a Levéltár értesítése, b) az irattári selejtezés folyamatos irányítása és ellenőrzése,

14

c) a selejtezési munka befejezése után a selejtezési jegyzőkönyv elkészítése és a Levéltár részére jóváhagyásra való megküldése.

(7) Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni három példányban. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét; b) annak a szervnek a nevét, amelynek iratanyag-selejtezéséről a jegyzőkönyv készült; c) a selejtezés alá vont iratanyag pontos leírását (tételszámokat és azok megnevezését), valamint évkörének

megjelölését; d) a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését; e) a kiselejtezett anyag összmennyiségét iratfolyóméterben; f) a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. (8) A selejtezési jegyzőkönyvet iktatni kell, és 2 példányban jóváhagyásra meg kell küldeni a Levéltárnak. A Levéltár – a szükséges ellenőrzés után – az Egyetemnek záradékolva visszaküldi a selejtezési jegyzőkönyv egy példányát, melyben közli, hogy a selejtezést (megsemmisítést) engedélyezi. (9) Ha a megsemmisítés nem helyben történik, hanem azt erre kijelölt külön vállalkozótól kell megrendelni, aki köteles gondoskodni az iratok jogszabályszerű megsemmisítéséről és erről szóló okiratszerű bizonyítékot átadja. (10) Ha a Levéltár a kiselejtezett iratok közül további megőrzésre kiemel iratokat, akkor azokat a nem selejtezhető iratokhoz vissza kell sorolni, és ott a levéltári átadásig őrizni kell. (11) Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az iratkezelés általános szabályai szerint történik, a sajátos technikai feltételeknek megfelelően (pl. törlés).

X. fejezet

IRATOK LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA 40. § (1) Az irattári tervben ki nem selejtezhetőként minősített, levéltári átadásra kijelölt és maradandó értékű iratokat, legalább 15 évi irattári őrzés után – ötévenként egy alkalommal –, az iratok segédleteivel együtt (iktató és mutatókönyvek), tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, tárolási eszközökkel (irattartó-doboz) ellátva, az Egyetem költségén kell a Levéltárba beszállítani. (2) Az átadás-átvételi jegyzéket 4 példányban kell elkészíteni, amelyből a levéltár a szükséges hitelesítés után két példányt visszaküld. Az átvétel időpontját az Egyetemhivatalvezetőjeés a levéltár illetékes vezetője egyetértésben állapítja meg. (3) A levéltárnak csak a teljes, lezárt évfolyamú tételeket szabad átadni, az iratok közül azonban az ügyvitelhez szükséges egyes darabok visszatarthatók. A visszatartott darabokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a Levéltárnak kell átadni.

16

a Magyar Képzőművészeti Egyetem irattári terve 1. sz. melléklet

IRATTÁRI TERV 2015.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

I. Vezetési ügyek

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év)

101 Szervezeti egységek létesítése, bővítése, átszervezése, megszüntetése ns 15

102 Vezetői megbízással, illetve annak visszavonásával kapcsolatos iratok (pályázat, kinevezés, vagyonnyilatkozat) hn

103 Egyetemi szintű bizottságok működésével kapcsolatos iratok (meghívók, emlékeztetők, jegyzőkönyvek) ns 15

104 A Szenátus működésével kapcsolatos iratok (meghívók, jegyzőkönyvek, határozatok) ns 15

105 A Gazdasági Tanács működésével kapcsolatos iratok (meghívók, jegyzőkönyvek, határozatok) ns 15

106 A testületek választásával kapcsolatos iratok ns 15 107 Egyetemi struktúra átalakítás (javaslatok, előterjesztések) ns 15

108 Az Egyetem működésére vonatkozó statisztikai összegzések, felmérések ns 15

109 Munkatervek (operatív terv, humánpolitikai terv, intézkedési terv stb.) ns 15

110 Intézményfejlesztési terv ns 15 111 Beszámolók, jelentések az elvégzett munkáról ns 15 112 Egyetemi ünnepségek 5

113 Felsőoktatási intézményekkel történő együttműködésre vonatkozó iratok (MRK, MERSZ, együttműködési szerződés, megállapodás) ns 15

114 Más (nem felsőoktatási) intézményekkel, szervezetekkel, hivatalokkal történő együttműködés ns 15

115 Címadományozások, kitüntetések (Állami díjjak, Tanári címek, Professor Emeritus, Díszoklevelek) hn

116 Egyetemi szabályzatok, ügyrendek és azok módosításai ns 15 117 Egyetemi utasítások, körlevelek (rektori, kancellár, hivatalvezető) ns 15 118 Egyetemi Alapító Okirat ns 15 119 Bírósági peres és nem peres eljárások hn 120 Intézményi pályázati tevékenységgel kapcsolatos iratok hn 121 Belső ellenőri működés (felkérés, jelentés) ns 122 Felvilágosítás kérés, tájékozódás 5 123 Doktori Iskola alapítás, működés ns 15 124 Sajtóban való megjelenés 2 125 Felsőbb vezetői feljegyzések 5

17

II. Az oktatók, kutatók, egyéb munkakörben alkalmazottak, szerződéses és egyéb ügyei Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év)

201 Álláspályázatok (oktatói, tanári és egyéb nem vezetői munkakörök pályázatai 5

202 Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos iratok (létesítés, kinevezés, módosítás, megszüntetés 50

203 Fizetések, bérek, besorolások megállapítása, átsorolások 50

204 Munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló foglalkoztatottakkal kapcsolatos iratok 50

205 Szerződések és mellékletei (oktatók, óraadók, egyéb feladatok ellátása stb.) 10

206 Felkérők és egyéb levelezés közalkalmazottak részére (vizsgáztatás, oktatás stb.) 5

207 Tanulmányi szerződés 5 208 Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése 5 209 Fizetés nélküli és egyéb szabadságok, távollétek engedélyezése 8 210 Jutalmazások 8 211 Kedvezmények (pl.: munkaidő) 8 212 Munkaügyi, közalkalmazotti egyeztetési ügyek 5 213 Fegyelmi ügyek (munkavállalói) 20 214 Közalkalmazotti tanács/szakszervezetekkel kapcsolatos iratok 5 215 Nyugdíjazás, nyugdíj ügyek 50 216 Letiltások, bírósági határozatok stb. 20

217 Munkáltatói igazolások, kereset kimutatások, EHO-s igazolások, járulékigazolások stb. 10

218 Önkéntes nyugdíj- és magánnyugdíj pénztári levelezések, adatszolgáltatások 10

219 Adatszolgáltatások, statisztikák (TB, Munkaügyi, bér, létszám, KSH, fenntartó stb.) ns 15

220 Munkaügyi státusz tábla (intézményi) ns 15 221 Közalkalmazotti minősítés 10 222 Hatósági ügyek pl. szabálysértés 15

III. Pénzügyi vonatkozású iratok Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 301 Intézményi költségvetés, beszámoló ns 15 302 Előirányzat változások hn 303 Hitel és kötelezettség nyilvántartások 15 304 Kötelezettségvállalás (szerződések) dologi kiadásokra 15 305 Kötelezettségvállalás (szerződések) személyi kiadásokra 15

306 Beruházási és fejlesztési tervek, beruházások, új létesítmények, szerződések hn

307 Felújítási, tatarozási és karbantartási ügyek, szerződések 10 308 Ingatlanügyek, vagyonnyilvántartás, szerződések hn 309 Lakásépítési alap és szerződések hn - 310 Leltári és raktári ügyek 10 311 Pályázatok (szerződések) és elszámolások 15 312 Szakképzési hozzájárulások (szerződések) és elszámolások 15 313 K+F (Kutatás és Fejlesztés) ügyek, iratok, kötelezettségvállalások 10

18

314 Főkönyvi számlák, kivonatok, könyvelési bizonylatok stb. 10 315 Reprezentációs keret és a vele kapcsolatos ügyek 10 316 Belső és külső ellenőrzések (revízió) ügyei 15

317 Intézményi bankszámlákkal kapcsolatos ügyintézés, dokumentumok 15

318 Felajánlás, adomány hn 319 Felvételi költségvetés 15 320 Cafetéria, egyéb juttatások 5

IV. Gazdasági ügyek

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év)

Levéltárazási idő (év)

401 Árajánlat, megrendelés, beszerzések, lemondások 10

402 Saját gépjármű használatának engedélyezése, bérletjegyek leadása 5

403 Egyetemi vendégházzal kapcsolatos iratok 10 404 Helyiségbérlettel kapcsolatos iratok 2 405 Évközi adatszolgáltatások, statisztikák, jelentések stb. 10 406 Költségtervezetek, kimutatások stb. 10 407 Élelmezés 10 408 Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok 10 409 Takarítás 10

V. Adminisztratív és egyéb ügyek Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év)

501 Neptun és FIR rendszer működésével kapcsolatos adminisztráció (belső és külső szerződések, teljesítések, SDA, Oktatási Hivatal) 10

502 Nyomtatványok, bizonyítványok (Pátria Nyomda) 10 503 Tanulmányi és egyéb adatszolgáltatás hn 504 Honlap (fejlesztés, karbantartás) 10 505 Katasztrófavédelem, tűzrendészet 15 506 Munkavédelem 15 507 Polgári védelemmel kapcsolatos ügyek 15 508 Egészségügy 10 509 Kapacitás 10 510 Informatikai ügyek 10

KÜLÖNÖS RÉSZ

VI. A tudományos munkával kapcsolatos iratok

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év)

Levéltárazási idő (év)

601 Tudományos munkatervek, beszámolók ns 15 602 Tudományos Tanács munkájával kapcsolatos iratok 10 603 Tudományos Kutatóközpont munkájával kapcsolatos iratok 10 604 Egyetemi szervezésű tudományos rendezvények (ülésszak, ns 15

19

konferencia, szimpózium stb.) 605 Hallgatói kutatások (OTDK) ns 15 606 Kutatócsoportokkal (MTA, MMA, OK stb.) kapcsolatos iratok ns 15 607 Egyetemi tudományos kiadványok 10 608 Költségvetésen kívüli kutatások ügyei 15

609 OTKA, TEMPUS, OK és egyéb tudományos pályázatok, projektek iratai ns 15

VII. Művészeti és tudományos fokozatok

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 701 Egyetemi művészeti díjjal, kitüntetésekkel kapcsolatos ügyek 50

VIII. Oktató-nevelő munka Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 801 Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció hn 802 Képesítési követelmények 10 803 Tantervek (tantervi háló) ns 15 804 Tantárgyi programok ns 15 805 Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése 5 806 Tanrendi ügyek (órarend, tanév beosztása) 5 807 Továbbképzéssel kapcsolatos ügyek hn 808 Oktatói munka hallgatói véleményezése 5 809 Szakmai gyakorlati félév megszervezése 10

IX. Könyvtári és levéltári ügyek

Tétel Tárgy

Megőrzési idő (év)

Levéltárazási idő (év)

901 A könyvtár működési szabályzata hn 902 Az intézmény levéltári (irattári) anyagával kapcsolatos iratok hn 903 Könyv- és folyóirat rendelések 5 904 Könyvtári állomány rendezése és megóvása 15 905 Kiadványok nemzetközi cseréje 5 906 Integrált könyvtári rendszerrel kapcsolatos iratok 15 907 Olvasó, kutató, ügyfélszolgálati ügyek 10 908 Könyvtárközi kapcsolatokra vonatkozó iratok hn 909 Iratrendezések, iratkezelés 15 910 Segédkönyvek, iktatókönyvek ns 15 911 Selejtezési jegyzőkönyvek hn

X. Az intézmény külföldi kapcsolatai

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év)

1001 Kulturális megállapodások és kapcsolatok külföldi felsőoktatási intézményekkel ns 15

1002

Oktatók és hallgatók cseréje, az oktatók és hallgatók külföldi felsőoktatási intézményekben folytatott oktató és kutató ill. tanulmányi tevékenysége (külföldi ösztöndíjak, Erasmus-program)

15

1003 Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak működése a főiskolán, külföldi állampolgárságú egyéb

15

20

foglalkoztatottak 1004 Kiküldetéssel kapcsolatos iratok 5 1005 Nemzetközi konferencián való részvétel 10 1006 Nemzetközi konferencia rendezése Magyarországon 15 1007 Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés 15 1008 Nemzetközi projektek ns 15 1009 Versenyrészvétel ns 15 1010 Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb útjai 5 1011 Külföldi vendégszereplések 5 1012 Külföldi hallgatók részképzése 2

XI. Egyetemi hallgatók

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 1101 Hallgatói felvételi jelentkezések, szakirány-megjelölés 1 1102 Hallgatók iratkozási lapja 5 1103 Hallgatók személyi iratgyűjtője 15 1104 Hallgatói törzskönyv hn 1105 Hallgatói törzskönyvi névmutató hn 1106 Tudományos diákköri munka összesítő jelentései, elvi ügyei 10

1107 Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos iratok, összesítések 10

1108 Átvétel, szakváltás, szakirányváltás 10

1109 Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés, párhuzamos képzés 10

1110 Évösszevonás 10 1111 Hallgatók évkihagyása 10 1112 Évismétlésre utasítás 10 1113 Hallgatók kizárása, eltiltása, elbocsátása, eltanácsolása 20

1114 HÖK-kel kapcsolatos iratok (küldöttgyűlés emlékeztető, kérések stb.) 2

1115 Vizsgahalasztások, ismétlések, vizsgalapok 5 1116 Szigorlati jegyzőkönyv 15 1117 Külföldi szakmai gyakorlatok 5 1118 Szakmai gyakorlatok 5 1119 Államvizsgára, záróvizsgára vonatkozó iratok 5 1120 Jegyzőkönyv diploma megvédéséről 5 1121 Államvizsga jegyzőkönyv 5 1122 Abszolutórium 5 1123 Oklevélügyek, oklevélmelléklet 5 1124 Hallgatói fegyelmi ügyek 10 1125 Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői 15

1126 Költségtérítés, más térítési díj (kreditdíj, szakfelszerelési díj) 10

1127 Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei 10 1128 Vendéghallgatók, látogatási igazolványok 15

1129 Hallgatói ösztöndíj-nyilvántartások (tanulmányi, szociális, Bursa, köztársasági stb.) 10

1130 Kreditátviteli ügyek, felmentések 5

21

1131 Kedvezményes tanulmányi rend 5 1132 Hallgatói jogviszony létrejötte és státusza (aktív, passzív) 5 1133 Hallgatói jogviszony igazolás 1

1134 Előkészítő jogviszonnyal kapcsolatos iratok (felvétel, eltanácsolás, fegyelmi ügy, engedélyek, határozatok) 6

1135 Diákigazolvány 5 1136 Hallgatói jogviszony megszűnése 50 1137 Hallgatói távollétek, kikérők 3 1138 Szakdolgozat leadás, halasztás 3 1139 Felvételi jogorvoslat 1 1140 Tanfolyami oktatás 1

1141 Felvételi vizsgákra vonatkozó iratok (pl. jegyzőkönyv, felkérők) 5

XII. Szakközépiskola és a kollégium ügyiratai

Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év)

1201 Szakközépiskolai/kollégiumi dokumentumok (törzskönyvek, törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók, működési engedély)

hn

1202 Szakközépiskolai/kollégiumi szabályzatok, 10

1203 A szakközépiskola/kollégium vezetéssel összefüggő ügyek 10

1204 Diákbizottsági ügyek 5 1205 Szakközépiskolai/kollégiumi felvételek 20 1206 Tanulói jogviszony keletkezése, megszűnése 20 1207 Tanulói fegyelmi ügy 5

1208 Önálló (fenntartó jóváhagyása nélküli) adatszolgáltatás, statisztika 5

1209 Tanulói és szülői kérelmek 8

1210 Szakközépiskola /Kollégium működésével kapcsolatos iratok 1 10

1211 Nevelőtestületi értekezlet 10 1212 Tanulói vizsgával kapcsolatos iratok 10

XIII. Kulturális ügyek Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 1301 Művészeti és Tudományos Tanács ügyei ns 15

1302 Az Egyetem kulturális, művészeti rendezvényeivel kapcsolatos iratok hn

1303 Plakátok, programfüzetek, tájékoztató füzetek 5 1304 Vizsgaszervezés 5 1305 Kiállító terem működése 5 1306 Szaksajtóban való megjelenés 2 1307 Szerzői jogi ügyek 5

ns = nem selejtezhető

1 Például naplók; szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése; szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások, gyakorlati képzés szervezése; tantárgyfelosztás; közösségi szolgálat teljesítéséről szóló dokumentum, a nevelési-oktatási kísérletek, újítások

22

hn = határidő nélkül őrzendő

aMagyar Képzőművészeti Egyetem érkeztetési és iktatási helyei, azok azonosítói

2. sz. melléklet

ELEKTRONIKUS ÉRKEZTETÉSI ÉS IKTATÁSI HELYEK ÉS AZOK AZONOSÍTÓI

Sorszám Érkeztetési és iktatási helyek

Érkeztetési és iktatási helyek azonosítói

Érkeztetési és iktatási hely címe

1. Rektori és Kancellári Hivatal

RKH

Budapest, Andrássy út 69-71. A székhelyen működő valamennyi szervezeti egység, kivéve a 2. sorszám alatti szervezeti egységet

2. Könyvtár, Levéltár és Művészeti Gyűjtemény

Budapest, Andrássy út 69-71.

3. Doktori Iskola

DI Budapest, Kmety u. 27.

4. Képző-és Iparművészeti Szakközépiskola és Kollégium

KSZI

Budapest, Török P. u. 1.

5. Tihanyi Művésztelep

TM Tihany, Major u. 63.

23

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatánakRektori/Kancellári kimenő levélminta 3. sz. melléklet

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám) Melléklet: db/csomag <<Címzett neve>> részére <<Címzett beosztása>> <<Intézmény neve>> <<Címzett címe (Helység)>> <<Címzett címe (Utca, Házszám)>> <<Címzett címe (Irányítószám)>> Tárgy:<<Téma>><<Időpont>><<Kért intézkedés>> Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>! <<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>> ...............................................................................................…… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

.………………………………………………………………………………………………………………. Budapest, << Dátum>> Üdvözlettel/Tisztelettel: <<Aláíró neve>>

24

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatánakszervezeti egységek kimenő levél mintája

4. számú melléklete <<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám) Melléklet: db/csomag <<Címzett neve>> részére <<Címzett beosztása>> <<Intézmény neve>> <<Címzett címe (Helység)>> <<Címzett címe (Utca, Házszám)>> <<Címzett címe (Irányítószám)>> Tárgy:<<Téma>><<Időpont>><<Kért intézkedés>> Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>! <<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>> ...............................................................................................…… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Budapest, << Dátum>> Üdvözlettel: <<Aláíró neve>> <<Aláíró beosztása>>

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatánakbelső feljegyzés mintája

5. számú melléklete

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

FELJEGYZÉS

Iktatószám: Ügyintéző (név, telefonszám):

<< Címzett neve és beosztása >> részére

Tárgy:<< Feljegyzés tárgya >> << Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan >> Javaslat: <<Esetleges javaslat leírása. Ezen pont alkalmazása opcionális, a feljegyzés tartalmától függ.>> Budapest, << Dátum>> <<Aláíró neve>>

26

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatának emlékeztető iratmintája 6. számú melléklete

Emlékeztető minta

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:

EMLÉKEZTETŐ Helyszín: << Emlékeztető tárgyának helyszíne>> Időpont: <<Emlékeztető tárgyának időpontja>> Jelen vannak: <<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: <<>> <<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: <<>> Tárgy: <<Téma>> Előzmények: <<Előzmények kifejtése>> Az egyeztetés során kialakult lehetséges megoldás: <<Lehetséges megoldások kifejtése>> Intézkedések: 1. feladat: <<1. feladat szövege>> Határidő: <<1. feladat határideje>> Felelős: <<1. feladatért felelős személy>> 2. feladat: <<2. feladat szövege>> Határidő: <<2. feladat határideje>> Felelős: <<2. feladatért felelős személy>> Készítette: <<Készítő neve>> <<Készítő szervezeti egységének neve>>

27

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatánakkimenő hivatalos elektronikus levél mintája 7. számú melléklete

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám: <<Címzett neve>> <<Címzett beosztása>> <<Címzett címe>> Tárgy: <<Téma>><<Időpont>><<Kért intézkedés>> Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>! <<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>> Üdvözlettel/Tisztelettel: <<Aláíró neve>> <<Aláíró beosztása>> Magyar Képzőművészeti Egyetem <<Szervezeti egység neve, címe >> Tel.: +36 1 ……. Fax: +36 1 …… Mobil: +36 ….. E-mail: ……..@mtf.hu

28

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatánakelőadói ív minta 8. számú melléklete

ELŐADÓI ÍV

Érkeztetés száma: Érkeztetés dátuma:

Iktatószám:

Iktatás dátuma:

Ügyirat tárgy: Szerelt ügyirat száma:

Beküldő neve és címe: Kapcsolatos (csatolt) ügyirat száma:

Hivatkozási szám: Elintézési határidő/sürgős:

Irat címzettjének neve és címe: Kiadmányozó:

Mellékletek száma: Kiadmányozás előtt lássa:

Elküldés előtt lássa:

Szignálási utasítások:

(szükség esetén folytatás a hátsó borítón)

Illetékességből Rektori/kancellári döntésre Intézkedésre Véleményezésre Válasz készítendő Összefoglaló/Feljegyzés készítése Jóváhagyásra Tájékoztatásul

Megbeszélendő Visszavárólag Intézkedésbe vonja be: Részvételre Elküldés módja: postai úton/ e-

mailbe/személyes kézbesítéssel Egyeztetésre Intézkedést nem igényel: a/a

Postázás (címzettek, szignó, dátum):

Irattári tételszám (kézi kitöltés): Irattári jel (kézi kitöltés):

Átmeneti irattárba adás (kézi kitöltés) Központi irattárba adás (kézi kitöltés)

Felelős szervezeti egység: Ügyintéző neve:

1. 1.

2. 2.

29

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzatának őrjegy mintája 9. sz. melléklete

Magyar Képzőművészeti Egyetem

IRATPÓTLŐLAP (ŐRJEGY)

Kölcsönző szervezeti egység: ………………………………………………………………… A kiemelt irat iktatószáma: ………………………………………………………………….. Felelős szervezeti egység: ……………………………………………………………………… A kiemelt irat eredeti őrzési helye: …………………………………………………………….. A kiemelés időpontja: ………………………………………………………………………….. Irattári tételszám: ……………………………………………………………………………….. …………………………………. …………………………………. iratkezelő, irattáros irat átvevő személy aláírása aláírása

30

aMagyar Képzőművészeti Egyetem Iratkezelési szabályzat 10. sz. melléklete

Megismerési nyilatkozat

A Magyar Képzőművészeti Egyetem ……………………………………………………..…………….szervezeti egysége a 2015. január 1. napjától hatályos iratkezelési szabályzatát megismerte. Alulírottak tudomásul veszik, hogy e szabályzatban foglaltakat a munkájuk során kötelesek betartani, a szervezeti egység vezetője a beosztott munkatársaival betartatni.

Név Beosztás Dátum Aláírás