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本节课的主要内容
Excel电子表格软件概述
数据的输入与处理
工作表格式编辑
公式与函数的使用
组织和分析数据清单的数据
数据图表和数据透视表
2
一、Excel电子表格软件概述
1.1 电子表格软件
Excel是微软公司开发的一套功能强大的电子表格处理软
件
可以管理帐务、制作报表、对数据进行排序与分析，将数
据转换为更加直观的图表等
方便的表格制作功能
强大的计算能力
丰富的图表制作能力
数据库管理功能
其他电子表格软件：Lotus 1-2-3
文件类型 扩展名
Excel 2010工作簿 xlsx
Excel 2010启用宏的工作簿 xlsm
Excel 2010模板 xltx
Excel 2010启用宏的模板 xltxm
3
一、Excel电子表格软件概述
1.2 Excel2010应用程序窗口
快速访问工具栏 标题栏：工作簿名与软件名 “窗口操作”按钮
“帮助”按钮功能区
编辑区滚动条
视图按钮 显示比例状态栏
“文件”选项卡
行号
列号活动单元格
活动工作表标签 非活动工作表标签
编辑栏
4
一、Excel电子表格软件概述
1.3 工作簿、工作表与单元格
工作簿是工作表的容器
工作簿
工作表
单元格
可以对工作表进行增加、删除、更名等
三者各有其命名
名称框
名称框，可用于给单元格命名 编辑栏：可输入常量或公式
编辑栏
【视图|显示|网格线】
5
一、Excel电子表格软件概述
1.4 工作簿和工作表的常用操作
工作簿的新建、保存、打开与关闭
设置新建工作簿的默认工作表数量
并排查看窗口信息
插入和删除工作表，切换和移动工作表
重命名工作表
拆分工作表——将工作表拆分成4个窗格
• 或直接拖动滚动条的拆分框
冻结工作表
【文件|选项-Excel选项|常规|新建工作簿时|包含的工作表数】
【视图|窗口|拆分】
【视图|窗口|冻结窗格】
【视图|窗口|全部重排】
6
二、数据的输入与处理
2.1 在工作表中输入数据
Excel中的数据类型
文本型——字符和汉字
数值型——数字字符、正负号、小数点、科学计数法、货币符
号、日期和时间
逻辑型——True / False
文本的输入
• 输入的文本超过单元格宽度时，将延伸到右侧单元格中[右侧
单元格无内容时]或被隐藏[右侧单元格中已有数据时]
• 查看完整内容：增加列宽 或 将单元格格式设置为自动换行
• 默认情况下，单元格中输入的文本类型的数据自动左侧对齐
7
二、数据的输入与处理
数值的输入
• 自动右侧对齐
• 数字格式
输入内容 Excel显示 说明
1234 1234
80.00 80
12300000 1.23E+07 科学计数法
‘12300000 12300000 将数据处理为文本类型
$200 $200 货币格式
4/5 4月5日 自定义[例：输入33]
0 4/5 4/5 分数
【开始|数字】
错误检查标识
如何输入带括号的数？
如(18)
8
二、数据的输入与处理
2.2 快速输入工作表数据
在多个单元格中快速输入相同的数据
• 在相邻单元格中
• 在不相邻单元格中——按Ctrl键同时选中一系列单元格。在最
后一个单元格中输入内容，Ctrl+回车。
单元格的序列输入
• 可以表示前后顺序的一组数据称为序列。如“星期一”、
“星期二”、“星期三”、…；1，3，5，7，…。针对这种有
规律数据的输入，Excel提供了“填充”功能，能够根据相邻
单元格内容来快速填充数据。
9
二、数据的输入与处理
智能填充：填
充柄（单元格
拖放功能）—
—复制填充、
序列填充等。
设置自定义填充序列
【文件|选项-Excel选项|高级|编辑自定义列表】
注意：要先选定一个或几个单元格，智能填充是根据你所选定的单元
格来完成的
10
二、数据的输入与处理
2.3 设置数据有效性输入规则
设置有效性内容• 文本长度限制
• 数字输入限制
• 下拉列表限制 ——允许“序列”
设置提示信息• 当设置有数据有效性规则后，为了增加工作表的可操作性，可以设置提示信息。
设置警告信息• 用户输入错误或无效的数据时，系统弹出警告信息。
【数据|数据工具|数据有效性|设置】
【数据|数据工具|数据有效性|输入信息】
[例]学生登记表的制作: 输入标题并设置标题
格式；使用填充功能输入学生编号；使用自定义序列分配班级；使
用有效性输入性别；表格格式的设置11
二、数据的输入与处理
2.4 数据清除与数据移动
清除数据内容或格式
移动数据 鼠标拖动或剪贴板
2.5 查找与选择
速选所有数据类型相同的单元格例，选择工作表中所有内容都是文本的单元格
查找特定格式的单元格
【开始|编辑|查找和选择|定位条件-常量，文本】
【开始|编辑|查找和选择|查找-查找和替换(ctrl+F)|格式|从单元格选
择格式】，单击一个要查找的特定格式的单元格，单击“查找全部”按钮，即可在“查找和替换”对话框的下方列出所有符合条件的单元格
【开始|编辑|清除】
12
三、工作表格式编辑
3.1 行和列的操作
选择表格中的行和列
插入与删除行和列
隐藏或显示行和列
改变列宽与行高
• Excel自动调整行高以符合所输入的最大字体
• 右键–行高/列宽 或鼠标直接拖曳
13
三、工作表格式编辑
3.2 工作表中的单元格操作
选择单元格
• 鼠标定位
• 使用名称框定位
• 选择单元格区域及全部单元格
插入与删除单元格
合并单元格
•
• 跨越合并：使多列中的多行单元格合并[对合并多行中的数据无效]
【单元格|插入|插入单元格】
【单元格|删除|删除单元格】
【开始|对齐方式|合并单元格】
合并单元格时只保留左上角的数据
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三、工作表格式编辑
3.3 单元格格式的设置
设置字体、字号、字形和颜色
设置单元格对齐方式
设置数字、日期和货币格式
设置自动换行
设置对齐方式
设置旋转方式
【开始|数字|数字格式】
格式设置 输入格式 Excel显示 备注
长日期 2010-3-1 2010年3月1日
货币 1234 ￥1,234.00 默认小数位数: 2；货币符号￥
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三、工作表格式编辑
3.4 设置边框和底纹
3.5 制作带斜线表头的表格
3.6 套用表格样式及单元格样式
3.7 批注
【开始|字体】
【右键|设置单元格格式|边框】
【开始|样式】
【审阅|批注】
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三、工作表格式编辑
3.8 工作表样式的美化
使用主题美化工作表
• 主题是一组格式选项，包括主题颜色、主题字体和主题效果。
可直接应用内置主题样式或自定义主题。
设置工作的背景
使用艺术字或图表美化工作表
【页面布局|主题】
【页面布局|页面设置|背景】
【插入|文本|艺术字】
【插入|插图】 调整图片的艺术效果
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四、公式与函数的使用
4.1 Excel中的公式与函数
公式是对工作表中的数据进行计算和操作的等式。一
般以“=”开始,包含的元素有：运算符、单元格引用、
值或常量、工作表函数及其参数、括号等。
函数可以完成某种特殊功能或操作，使用函数可以简
化公式甚至完成一个公式不可能完成的功能。
• 特点: 接收数据, 并在这些数据的基础上进行运算然后返回
数据。
• 语法形式：=函数名(自变量)，自变量可以是数据，也可以是
单元格地址、名称、文本、逻辑值或单元区域。
• 函数可以有多个自变量，自变量之间用逗号分隔。
18
四、公式与函数的使用
4.2 运算符与优先级
算术运算符
• 加+、减-、乘*、除/、乘方^、百分号%
文本运算符
• 文本的连接 &
关系运算符
• 用来比较两个数值。其结果为逻辑值，即TRUE或FALSE。
• 大于>、小于<、等于=、大于等于>=、小于等于<=、不等于<>
引用运算符
并集交集
• 用于将单元格区域合并计算
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四、公式与函数的使用
优先级 运算符号 运算符名称
1 ^ 幂运算
2 * 乘号
2 / 除号
3 + 加号
3 - 减号
4 & 字符串连接符号
5 = 等号
5 < 小于号
5 > 大于号
运算符的优先级
20
四、公式与函数的使用
4.3 误差与错误值
误差与所设置的单元格格式相关。
当某个单元格的公式不能正确计算，或公式中所包含的单元格中
含有错误值，则excel会给出错误标识提示：以“#”号开头。
#####！ 单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生负值
#DIV/O! 被零除
#VALUE! 使用错误的参数或运算对象类型，或公式自动更正功能不能更正公式
#NAME? 公式中使用了Excel不能识别的文本
#N/A 函数或公式中没有可用数值
#REF! 单元格引用无效
#NUM! 公式或函数中的某个数字有问题 21
四、公式与函数的使用
4.4 单元格引用
行号
列号
单元格地址：B8
行标用阿拉伯数字表示（1~65536行）列标用英文大写字母表示（A,B,…Z,AA,AB,…IV，共256列）
选定单元格
单元格以地址的描述形式参与运算称为单元格引用。在公
式中可以通过对单元格的引用，完成各种复杂的计算。
如 =B3+C3
22
四、公式与函数的使用
A1和R1C1引用
默认情况下，Excel使用A1引用类型。另外也经常用到R1C1的引用样式。R（行号）C（列号）
相对引用
例：在F2中输入公式“＝
C2+D2+E2”
相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式
复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个
区域时，公式中的单元格地址会随着改变。
智能填充时
【文件|选项|公式|使用公式，R1C1引用样式】
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四、公式与函数的使用
绝对引用
例：在F2中输入公式“＝$C$2+$D$2+$E$2”
设置绝对地址需在行号和列号前加符号“$”
绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。
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四、公式与函数的使用
混合引用
指公式中参数的行采用相对引用，列采用绝对引用；或列采用相对引用，行采用绝对引用，如$A1, A$1
公式中相对引用部分随公式复制而变化，绝对引用部分不随公式复制而变化。
不同位置上的引用（三维引用）
引用同一工作簿其他工作表中的单元格
工作表名称!单元格地址,如：=Sheet1!E2
引用同一工作簿多张工作表中的单元格
工作表名称:工作表名称!单元格地址,如：=SUM(Sheet1:Sheet3!B2)
引用不同工作簿中的单元格
‘工作表存储地址[工作簿名称]工作表名称’!单元格地址,如：=‘E:\[sport.xlsx]Sheet2’!C2
如果工作表名称包含汉字，则需使用单引号
【例】九九乘法表的创建
25
四、公式与函数的使用
4.5 单元格区域的表示
1：1 表示整个第一行
5：8 表示从第5行到第8行，共4行
D: F 表示从第D列到第F列，共3列
表示一个或几个单元格区域
使用矩形区域左上和右下两个单元的坐标，中间用“：”隔开
A1: D1 表示A1, B1，C1, D1共4个单元格组成的区域
B2：D4 表示由B2,B3,B4,C2,C3,C4,D2,D3,D4共9个单元格组成的区域
表示若干行和若干列
用“：”表示区域范围
使用 “，”隔开单元格，表示坐标所示的各个单元格
C4,F3 表示C4和F3两个单元格
A1:D1, B2:C3 表示A1:D1和B2:C3两个单元格区域
26
四、公式与函数的使用
4.6 使用名称简化公式
命名单元格或区域
选中要命名的单元格或区域，
• 使用对话框新建名称
• 根据选定内容快速创建名称：选定单元格区域时，需包含每行
/列的标题。
• 使用名称框定义名称
定义常量和公式的名称
在公式和函数中使用命名区域
【公式|定义的名称|根据所选内容创建】
【公式|定义的名称|定义名称|新建名称】
【公式|定义的名称|定义名称|新建名称】，如圆周率，引用位置：3.14159265
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四、公式与函数的使用
4.7 函数
在公式中键入函数
• 直接键入 函数名称(自变量)
•
• 编辑栏前面的插入函数按钮
函数的种类• Excel中的函数共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函
数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数
【公式|函数库|插入函数】
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四、公式与函数的使用
类别名称 功能 示例
数据库函数 当需要分析数据清单中的数值是否符合特定的条件时，可以使用数据库函数
DCOUNT、DAVERAGE、DMAX
日期与时间函数 通过日期与时间函数，可以在公式中分析、处理日期和时间值
DATE、DAY、MONTH
工程函数 主要用于工程分析，如对复数进行处理，在不同的数值系统间进行转换等
BESSELI、DELTA
财务函数 进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资未来值等
PV、NPV、PMT
信息函数 可以使用该类函数确定存储在单元格中数据的类型
ISERR、INFO
逻辑函数 进行真假判断、或进行复合检验 IF、AND、NOT、OR
查询和引用函数 当需要在数据清单或表格中查找特定的值，或者需要查找某一单元格的引用时使用
VLOOKUP、INDEX、MATCH
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四、公式与函数的使用
类别名称 功能 示例
数学和三角函数 进行数学和三角运算 ABS、EXP、SIN、ASIN
统计函数 用于对数据区域进行统计分析 COUNT、MAX
文本函数 通过此类函数可在公式中处理字符串 CHAR、CODE
用户自定义函数 如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数
函数的参数 使用名称作为参数
把整行或整列作为参数 =SUM(B:B)
把文字值作为参数 =COUNTIF(B1:B256, “男”)
把表达式作为参数 =SQRT((A1^2)+(A2^2))
把其它函数作为参数 =SIN(RADIANS(B1))
把数值作为参数 =OR(A1={1,2,3})30
四、公式与函数的使用
4.8 常用函数
数学与三角函数
绝对值函数——ABS(数值型) “=ABS(-36)” →36
取整函数——INT(数值型) “=INT(5.002)” →5
四舍五入函数——ROUND(数值型,位数)
求余函数——MOD(数值型,数值型) “=MOD(13,4)” →1
求和函数——SUM(参数1,参数2,…)
乘积函数——PRODUCT(参数1,参数2,…)
随机函数——RAND() → 返回值是大于0且小于1的随机数
条件求和函数——SUMIF(范围,条件,数据区域)
【例】对英语竞赛中口试成绩不
低于90分的学生，求其总分之和。
31
四、公式与函数的使用
统计函数
统计个数函数——COUNT(参数1,参数2,…) “=COUNT(A3:A8)”
最大值和最小值函数——MAX/MIN(参数1,参数2,…)
求平均值函数——AVERAGE(参数1,参数2,…)
按条件返回最值函数——LARGE/SMALL(数组或数据区域,k)，k
表示返回值在数组或数据区域中的位置“=LARGE(A3:A8,3)”
计算符合条件的个数的函数——COUNTIF(单元格区域,条件) ：=COUNTIF(F3:F13,">=90" )
日期和时间函数
日期函数——YEAR/MONTH/DAY(参数) “=YEAR(A1)”
A1:2010-5-7 →2010
时间函数——HOUR/MINUTE/SECOND(参数) “=HOUR(C3-B3)”
C3:15:20:03; B3:09:20:10 →5
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四、公式与函数的使用
逻辑函数
逻辑与函数——AND(逻辑值1,逻辑值2,…) →所有逻辑值都为真时，才返回TRUE；否则返回FALSE
逻辑或函数——OR(逻辑值1,逻辑值2,…) →只要有一个逻辑值为真，就返回TRUE；否则返回FALSE
逻辑非函数——NOT(逻辑值) →对参数的逻辑值求反
条件函数——IF(条件,自变量a,自变量b)，条件为真时输出自变量a；为假时输出自变量b “=IF(C5=100,275,400)”
【例】个人所得
税的计算：工资
在800以上开始
征收。工资超过
800元的扣5%，
超过2000元的扣
10%33
四、公式与函数的使用
文本函数
文本（字符串）长度函数——Len(字符串) ， 字符串包括英文、符号、数字、汉字等
数值转文本函数——TEXT(数值，格式) “ =TEXT(89989.7,
“$##,##0.00”) →$89,989.50”
文本转数值函数——VALUE(“字符串”)
34
五、组织和分析数据清单的数据
5.1 数据的排序
默认排序顺序
• 文本：首字拼音的第一个字母
• 数字：从最小的负数到最大的正数
• 日期：早→晚
• 逻辑：FALSE在前，TRUE在后
• 空白单元格：无论按升序或降序排，都排在最后
按列简单排序
按行简单排序
升序排序时
单击列中任一单元格，【数据|排序和筛选|升序/降序】
单击数据区域中任一单元格，【数据|排序和筛选|排序|选项|按行排序】，“主要关键字”选择作为排序关键字的选项，如“行1”,“次序”中选择升序或降序
35
五、组织和分析数据清单的数据
多关键字复杂排序
对选定的数据区域按照两个以上的排序关键字按行或按
列进行排序
• 关键字：用作排序的字段名
自定义排序
对选定的数据区域按照用户定义的顺序进行排序
单击数据区域中任一单元格，【数据|排序和筛选|排序】，选定“主要关键字”及“次序”，再“添加条件”，在排序对话框中添加次要条件。
选定准备排序的数据区域，【数据|排序和筛选|排序】，选定“主要关键字”,在“次序”下拉列表中选择“自定义序列”选项。在自定义序列下拉列表中选择相应的序列。
36
五、组织和分析数据清单的数据
5.2 数据筛选
在数据表中提炼出满足筛选条件的数据，而隐藏不满足条件的数据行
自动筛选
按单一条件进行的数据筛选，从而显示符合条件的数据行
自定义筛选
与排序不同，筛选并不
重排表，只是隐藏不必
显示的行
【数据|排序和筛选|筛选】，在表格的每个标题右侧将显示一个向下箭头。在弹出的下拉菜单中，选择相应的条件。
在筛选的下拉菜单中，填入相应条件。如“数字筛选”的范围
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五、组织和分析数据清单的数据
高级筛选
根据条件区域设置筛选条件而进行的筛选。
• 建立条件区域：用于指定筛选的数据必须满足的条件——
在空白单元格中输入筛选条件，且必须同时具有列标签
如果需查找相似的文本记录，可使用通配符*和?
• 使用高级筛选查找数据
• 同一行上可输入多重条件，表示“与”关系
• 不同的行上可输入多重条件，表示“或”关系
• 多列上可具有多个条件（和/或）
【数据|排序和筛选|高级|高级筛选】
38
五、组织和分析数据清单的数据
5.3 分类汇总
根据指定类别对数据进行求和、计数、求平均、最大最小
值、方差等统计计算。
对需要分类汇总的字段进行排序， ，
在“分类字段”列表框中，选择已排序的字段。在“汇总方式”
列表框中，选择汇总计算方式。在“选定汇总项”列表框中，选
择想计算的列。
嵌套分类汇总
对一个表格进行多次分类汇总，
每次分类汇总的关键字不同
分级显示分类汇总
【数据|分级显示|分类汇总】
39
5.4 条件格式
对选定的区域，依预先设定的条件，进行格式设置
五、组织和分析数据清单的数据
如果 有多个条件为真，
只应用第一个条件为真
的格式
【开始|样式|条件格式】
40
六、数据图表和数据透视表
6.1 Excel中的图表
Excel中使用的图表有三种类型
用Excel绘图工具绘制的图表
插入已有的图表
使用工作表中的数据生成的图表 – 称为数据图表
数据图表是数值的可视化表示
使数据更易于理解
利用图表可以很容易发现数据间的对比或联系
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
第一季度 第二季度 第三季度 第四季度
东部
西部
北部
41
六、数据图表和数据透视表
6.2 数据图表的创建
选定图表后，功能区将多出三个选项卡，即“图表工具-设计/布局/格式”，从而对图表进行各种设置和编辑。
选择数据源
交换图表的行与列
选定要创建图表的数据，【插入|图表】，选择要创建的图表类型
【图表工具|设计|数据|选择数据】
【图表工具|设计|数据|选择数据-切换行/列】
图表区绘图区
数值轴（刻度） 分类轴
（标签）
图例
网格线
图表标题
模拟运算表
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六、数据图表和数据透视表
6.3 图表内容及样式
添加并修饰图表标题
设置坐标轴及其标题
添加图例
数据标签• 显示在数据系列上的数据标记(数值)
显示模拟运算表• 显示在图表下方的网格，其中有每个数据系列的值
设置图表区与绘图区的格式
【图表工具|布局】
【图表工具|布局|标签|图表标题】
【图表工具|布局|标签|坐标轴标题】
【图表工具|布局|坐标轴】
【图表工具|布局|标签|图例】
【图表工具|布局|标签|数据标签】
右击坐标轴，可设置其格式
【图表工具|布局|标签|模拟运算表】
【图表工具|当前所选内容|设置所选内容格式】
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六、数据图表和数据透视表
更改图表类型
设置图表样式
6.4 迷你图的使用
Excel2010中的新增功能，是工作表单元格中的一个微型图表，可以提供数据的直观表示。
更改迷你图类型
清除迷你图
【图表工具|设计】
【图表工具|设计|图表布局/样式】
【图表工具|设计|更改图表类型】
选择要创建迷你图的数据范围，【插入|迷你图】
【迷你图工具|设计|类型】
【迷你图工具|设计|分组|清除】
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六、数据图表和数据透视表
6.5 数据透视表
Excel中又一分析数据的利器。具有很强的交互性，可以
将数据进行不同的搭配，从而获得不同的显示及统计结果
创建数据透视表
更新数据透视表数据
数据透视表自动套用样式
数据透视图
• 以图形形式表示的数据透视表
切片器
【插入|表格|数据透视表】，进入数据透视表设计环境
【数据透视表工具|设计|数据透视表样式】
【数据透视表工具|选项|工具|数据透视图】
一种可视性极强的筛选方法，【数据透视表工具|选项|插入切片器】
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七、工作表的安全与打印输出
7.1 工作簿和工作表的安全性设置
保护工作表
右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“保护工作表”
/“撤消工作表保护”或
保护工作簿的结构
加密文档
【开始|单元格|格式|保护工作表/撤消工作表保护】
【审阅|更改|保护工作簿】
【文件|信息|保护工作簿|用密码进行加密】
【文件|另存为|工具|常规选项|打开权限密码/修改权限密码】
以只读方式打开
46
七、工作表的安全与打印输出
7.2 页面设置
对于要打印的工作表，则需要在打印之前对其页面进行一些设置。
设置页边距
设置纸张方向
设置纸张大小
设置打印区域
设置打印标题
【页面布局|页面设置】 设置分页符
设置页眉与页脚
单击状态栏中的“分页预览”按钮
水平分页/垂直分页/四分页
【插入|文本|页眉与页脚】
47
