Как настроить собственное Управление совещаниями на основе тиражного приложения Docsvision

Как построить свое решение на базе тиражного

приложения Docsvision(на примере приложения

«Управление совещаниями»)

Баранов Олег, Директор по продуктам и решениям 14.04.23

www.docsvision.comСлайд: 2

План презентации

• Немного о приложении• Возможности модификации приложения• Кейс 1: оперативные совещания. Настройка

приложения• Кейс 2: автоматизация планерок


Краткое описание приложения


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний, протоколирования, исполнения и контроля исполнения принятых решений.

• Повышение уровня исполнительской дисциплины - контроль исполнения поручений по решениям совещаний.

• Предоставление средств для оценки эффективности совещаний.


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний• Согласование результатов совещаний и доведение их

до сведения участников и заинтересованных лиц• АвтоФормирование заданий для исполнителей • Контроль за исполнением решений• Предоставление средств оценки эффективности

совещаний и исполнения решений• Формирование базы знаний по проведенным

совещаниям


Основные ценности

• Готовый регламент организации совещаний

• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний

• Контроль исполнения решений совещания

• Механизм оценки эффективности совещаний

• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5

Карточка Совещания




Карточка Вопрос повестки






Уведомления приложения

• Уведомления пользователей приложения осуществляются по электронной почте: О назначении/изменении/отмене совещания. К

уведомлению прикрепляется повестка совещания и запись календаря Outlook:

Об итогах совещания. К сообщению прикрепляется протокол совещания.


Интерфейс пользователя


Интерфейс Инициатора совещания

• Полнофункциональный интерфейс для инициаторов совещаний:

Все операции с совещанием в одном объекте

Автоматическая генерация повестки, протокола, отчета по результатам исполнения решений совещания

Автоматическая генерация заданий (поручений) по итогам совещания

Контроль исполнения заданий

Подсказка следующего действия

Подсказка следующего действия

Назначить: всем участникам будут

разосланы уведомления и повестка

Назначить: всем участникам будут

разосланы уведомления и повестка

Автоматически сгенерированный

протокол

Рассылка протокола на согласование

Рассылка протокола на согласование

Автоматически сгенерированное задание

Автоматически сгенерированное задание

Рассылка всех заданий по всем вопросам повестки совещанияРассылка всех заданий по всем вопросам повестки совещания

Исполнение решений Совещания

Контроль исполнения решений Совещания

Отчеты по КИД и эффективности совещаний

Отчеты по КИД и эффективности совещаний


Интерфейс участника совещания

• Упрощенный интерфейс для участников совещания:

Возможность для докладчиков прикреплять материалы к совещанию по своим вопросам

Повестка, протокол и отчет по результатам исполнения решений совещания - стандартные документы Управления документами

Согласование протокола совещания – стандартное согласование документа Управления документами

Формирование вопроса повестки

Докладчик может прикрепить материалы к совещанию

Докладчик может прикрепить материалы к совещанию

КарточкаОбращение

Повестка совещания генерируется по шаблону

Повестка совещания генерируется по шаблону

КарточкаОбращение

Согласование протокола производится в стандартной

карточке документа

Согласование протокола производится в стандартной

карточке документа


Интерфейс Исполнителя

• Стандартный интерфейс для исполнителей решений совещания:

Стандартные задания Управления документами

Возможность доступа из заданий к материалам совещания, относящимся к заданию

Стандартное задание

Стандартное задание


Отчеты, КИД, База знаний


Отчеты – эффективность совещаний

• Руководителям доступны следующие виды отчетов: Статистика по проведенным совещаниям: количество

вопросов, созданных заданий, процент исполнения вопросов, процент исполнения заданий, фактическая длительность совещания, количество участников, коэффициент эффективности совещания.

Отчет о посещаемости совещаний. На сколько совещаний каждый сотрудник был приглашен и на скольких присутствовал, сколько времени потратил на все совещания.

Отчет по отклонению фактической длительности совещаний от запланированной.


Отчеты - КИД

• Руководителям доступны следующие виды отчетов: Отчеты по исполнительской дисциплине. Сколько было

создано заданий, сколько из них было исполнено. Просроченные задания.

Отчет о посещаемости совещаний. На сколько совещаний каждый сотрудник был приглашен и на скольких присутствовал, сколько времени потратил на все совещания.


База знаний

• Для накопления и систематизации знаний по совещаниям в различных разрезах применяется категоризация совещаний.

Указание категорий позволяет легко искать нужные данные с

помощью поиска по категориям

Указание категорий позволяет легко искать нужные данные с

помощью поиска по категориям


Ключевые преимущества


Ключевые преимущества

• Современный удобный, гибкий, настраиваемый (DV 5 !) пользовательский интерфейс

• Высокая степень автоматизации

• Встроенный КИД

• Интеграция с Outlook

• Расширяемость


Возможности модификации


2 формы поставки

• Стандартная форма:

Можно изменять интерфейс, добавлять новые сущности (формы, поля, контролы,…) и описывать их поведение (скрипты).

Настраивать виды карточек, роли, доступность операций для ролей.

Запрещено изменение логики работы приложения!

• Свободно модифицируемая форма:

Разрешены любые изменения, включая изменение логики.


Кейс 1: оперативные совещания


Описание кейса

• Особенности оперативного совещания:

Заранее не готовится

Решения вместе с вопросами фиксируются по ходу совещания

Протокол может согласовываться, может нет

Генерация заданий и КИД - обязательно


Что следует изменить в приложении

• Упростить форму и способ ввода данных о совещании и рассматриваемых вопросах:

При вводе данных убрать с формы совещания лишние поля

Добавить возможность ввода вопросов повестки без открытия отдельной формы и с автоматическим добавлением исполнителей в участники


Как будем изменять приложение

• Сделаем следующие изменения:

Создадим и настроим вид совещания – «Оперативное»

Для этого вида создадим специальные разметки для состояний «Подготавливается» и «Назначено»

Уберем с этих разметок «лишние» поля

Добавим в разметку «Подготавливается» поля для быстрого ввода вопросов повестки

Добавим кнопку «Добавить в повестку» и напишем для нее скрипт

Стандартная разметка

Назначение оперативногосовещания

Разметка для подготовки оперативного совещания

Новый блок для добавления вопросов повестки

Новый блок для добавления вопросов повестки


Кейс 2: автоматизация планерок


Описание кейса

• Особенности планерки:

Периодичность

Вопросы «живут» дольше совещаний – незакрытые вопросы перетекают из одной планерки в следующую

Вопросы содержат только решения, сроки, исполнителей

Конфиденциальная информация






• Сделать возможность порождать совещание-планерку на основе предыдущего совещания - добавить кнопку и скрипт.

• Изменить карточку Вопроса:

убрать формулировку вопроса и логику по его обработке

добавить поле «перенесенный вопрос»

• Добавить возможность редактировать вопросы из карточки совещания

• Разработать другой шаблон протокола и способ его формирования (долги, действующие,..)



• Красным на предыдущем слайде отмечены изменения, вроде бы требующие модифицируемой формы.

• Однако и в данном кейсе можно спроектировать изменения без изменения логики:

Формулировку вопроса можно не удалять, а просто замаскировать, записав по умолчанию какое-либо значение, но нигде не показывая его.

Добавить свой скрипт для формирования протокола, закомментировав стандартный метод.


Заключение


Резюме по кейсам

• Для проведения изменений, не требующих модификации логики приложения достаточно стандартной формы приложения и средств конструирования Docsvision 5.

• Для проведения изменений, связанных с существенным изменением логики необходимо и достаточно модифицируемой формы приложения и средств конструирования Docsvision 5.


Главное

• Тиражные приложения Docsvision (и, надеемся, партнеров):

Можно внедрять AsIs.

Можно модифицировать и даже существенно модифицировать при внедрении, оставаясь в рамках стандартной функциональности.

Можно использовать для создания собственного решения с другой логикой поведения, пользуясь исключительно средствами конструирования Docsvision.

Спасибо за внимание!

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32

[email protected] www.docsvision.com

Documents

Как настроить собственное Управление совещаниями на основе тиражного приложения Docsvision