Новое приложение "Управление совещаниями 5.0.3"

Приложение

«Управление совещаниями»

для DocsVision 5

www.docsvision.com Слайд: 2

Идея приложения

• Регламентация и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний

• Повышение эффективности совещаний

• Простой, удобный и дружественный интерфейс


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний, протоколирования, исполнения и контроля исполнения принятых решений.

• Повышение уровня исполнительской дисциплины - контроль исполнения поручений по решениям совещаний.

• Предоставление средств для оценки эффективности совещаний.


Ценности

• Готовый регламент организации совещаний

• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний

• Контроль исполнения решений совещания

• Механизм оценки эффективности совещаний

• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний

• New! Проведение периодических совещаний (планерок) и оперативных совещаний

• New! Полноценная интеграция с Exchange

• Согласование результатов совещаний и доведение их до сведения участников и заинтересованных лиц

• АвтоФормирование заданий для исполнителей

• Контроль за исполнением решений

• Предоставление средств оценки эффективности совещаний и исполнения решений

• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям


Методическая основа

• При создании приложения использован опыт:

Внедрения аналогичных решений

Опыт партнеров «ДоксВижн»


Описание

приложения


Содержание решения

• Карточки: Совещание, Вопрос повестки

• Карточки Управления Документами: Документ, Задание

• Структура папок

• Представления

• Поисковые запросы

• Отчеты

• Бизнес-процессы

• Настройки справочников

Карточка Совещания




Карточка Вопрос повестки






Структура папок приложения

Преднастроенные отчеты приложения

Папки сотрудника

Бизнес-процессы и шаблоны документов приложения

Вспомогательные поисковые папки


Представления в приложении

Представления закреплены за папками в соответствии с их

назначением


Справочники

• Справочник видов содержит 4 преднастроенных вида

совещаний:

Деловое – с согласованием протокола и исполнением заданий

Инструктивное – с исполнением заданий

Информационное

New! Оперативное– оптимизировано для фиксации результатов

по ходу совещания или планерки

• Универсальный справочник содержит настройки:

Помещения (где могут проходить совещания)


New! Интеграция с Exchange

• Автоматическое создание и обновление событий Meeting

в Exchange при создании Совещания в Docsvision (если

включена интеграция с Exchange)

• Создание Совещаний Docsvision из событий Meeting и

Appointment


Бизнес-процессы приложения

• Бизнес-процесс рассылки уведомлений о новом совещании (если не включена интеграция с Exchange)

• Бизнес-процесс рассылки уведомлений об отмене совещания (если не включена интеграция с Exchange)

• Бизнес-процесс рассылки протокола совещания

• Бизнес-процесс обновления статистики исполнения поручений совещания


Уведомления приложения

• Уведомления пользователей приложения осуществляются по электронной почте: О назначении/изменении/отмене совещания (если не включена

интеграция с Exchange). К уведомлению прикрепляется повестка совещания и запись календаря Outlook:

Об итогах совещания. К сообщению прикрепляется протокол совещания.


Комплект поставки

• Инсталляционные пакеты

Для установки на сервер

Для установки на клиента (включает установку расширения для

Outlook)

• Документация

• Руководство администратора (по инсталляции и настройке)

• Руководство по приложению (по использованию)

• Ограничение возможностей модификации


Интерфейс

пользователя


Интерфейс Инициатора совещания

• Полнофункциональный интерфейс для инициаторов совещаний:

Все операции с совещанием в одном объекте

Автоматическая генерация повестки, протокола, отчета по результатам исполнения решений совещания

Автоматическая генерация заданий (поручений) по итогам совещания

Контроль исполнения заданий

Подготовка Совещания

Подсказка следующего действия


…заполнить повестку и докладчиков…

…указать прочих участников

Надо указать тему, время и место совещания…


Назначить: всем участникам будут разосланы

уведомления и повестка

Автоматически сгенерированный

протокол

Рассылка протокола на согласование

Автоматически сгенерированное задание

Рассылка всех заданий по всем вопросам повестки совещания

Исполнение решений Совещания

Контроль исполнения решений Совещания

Группа отчетов по КИД

Оперативное совещание

Фиксация решений и просмотр результатов выполнения в

карточке совещания

New !


Интерфейс участника совещания

• Упрощенный интерфейс для участников совещания:

Возможность для докладчиков прикреплять материалы к совещанию по своим вопросам

Повестка, протокол и отчет по результатам исполнения решений совещания - стандартные документы Управления документами

Согласование протокола совещания – стандартное согласование документа Управления документами

Формирование вопроса повестки

Докладчик может прикрепить материалы к совещанию

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется по шаблону

Формирование повестки


Согласование протокола производится в стандартной

карточке документа

Согласование Протокола

Протокол планерки New !


Интерфейс Исполнителя

• Стандартный интерфейс для исполнителей решений совещания:

Стандартные задания Управления документами

Возможность доступа из заданий к материалам совещания, относящимся к заданию

Стандартное задание

Стандартное задание

Можно посмотреть источник - решение совещания


Сценарии

использования


Роли пользователей приложения

• Инициатор. Осуществляет весь цикл работы с

совещанием от созыва до контроля исполнения решений.

Может делегировать контроль исполнения.

• Докладчик. Готовит материалы к совещанию.

• Участник. Знакомится с повесткой, протоколом, отчетом

по результатам исполнения решений.

• Согласующее лицо. Согласует протокол совещания.

• Заинтересованное лицо. Получает информацию о

решениях совещания.

• Исполнитель. Исполняет поручения, выданные по

результатам совещания.


Сценарии использования

• Основные:

• Подготовка совещания

• Составление протокола совещания

• Согласование протокола совещания

• Формирование заданий по решениям совещания

• Исполнение заданий по решениям совещания

• Контроль исполнения решений

• Закрытие совещания


Сценарии использования

• Вспомогательные:

• Поиск по совещаниям

• Печать повестки совещания

• Ознакомление с протоколом совещания

• Подготовка отчетности по совещаниям



Подготовка совещания

• Инициатор совещания создает карточку совещания. Заполняет необходимую информацию: тему совещания, дату и время, место проведения, докладчиков, участников, заинтересованных лиц.

• Добавляя вопрос в повестку совещания, Инициатор указывает докладчика, тему и отводимое время.

• В процессе подготовки Инициатор может связаться с любым участником совещания с помощью службы мгновенных сообщений и уточнить возможность участия, формулировку вопросов повестки и т.п.

• Инициатор может назначить Контролера совещания. По умолчанию контролером является сам инициатор.


New ! Подготовка совещания (Включена интеграция с Exchange)

• После назначения совещания автоматически создается событие Meeting (Встреча) в Exchange и все участники совещания получают стандартное сообщение Outlook, в котором дополнительно указаны:

текст повестки совещания

ссылка на карточку совещания;

• Докладчик может открыть карточку совещания и прикрепить к совещанию презентацию, текст речи и любые другие необходимые материалы.


Подготовка совещания (нет интеграции с Exchange)

• После создания совещания, все Участники получают уведомления по электронной почте о предстоящем совещании, содержащие:

тему совещания;

место проведения;

автоматически генерируемую повестку совещания;

ссылку на карточку совещания;

описание события в формате календаре MS Outlook.

• Докладчик может прикрепить к освещаемому им вопросу или всему совещанию презентацию, текст речи и любые другие необходимые материалы.

Карточка Обращение Повестка

совещания


Составление протокола

• Во время проведения совещания, либо уже после его окончания Инициатор или его заместитель фиксирует в карточке совещания решения по каждому вопросу повестки, а также отмечает присутствие участников.

• Для каждого из решений Инициатор может поставить отметку о необходимости создания задания на исполнение, с указанием срока и исполнителя.

• К каждому вопросу повестки могут быть добавлены документы, содержащие презентацию выступающего, текст доклада и прочие сопутствующие материалы.

Кто был на совещании?

Кто должен согласовать протокол?

Подготовка протокола

Фиксация решения по вопросу повестки

Подготовка протокола


Формирование протокола совещания в виде документа

• Протокол совещания формируется на основе заранее заданного шаблона в виде документа MS Word и данных о проведенном совещании.

• Формирование протокола выполняется после того, как Инициатор или его заместитель зафиксирует решения по вопросам повестки совещания.

• Сформированный протокол прикрепляется к карточке совещания.

• Также протокол всегда автоматически формируется при переводе карточки Совещания на исполнение решений.


Протокол совещания


Согласование протокола совещания

• Инициатор может запустить процесс согласования протокола совещания. Все Согласующие лица получат задание на согласование с приложенным файлом протокола (Состав лиц, согласующих протокол, определяет Инициатор или его заместитель).

• Согласующее лицо согласует протокол стандартным образом (в карточке документа). При согласовании к факту согласия/несогласия каждого из согласующих лиц может прикрепляться электронная подпись и комментарий согласующего.

•


Согласование протокола совещания

• При необходимости (несогласии, замечаниях) Инициатор может:

Внести изменения в формулировки вопросов, принятых решений - в карточках соответствующих вопросов повестки и переформировать протокол (рекомендуемый способ)

Либо внести изменения непосредственно в файл протокола

Повторно запустить процесс согласования.


Формирование заданий по решениям совещания

• После составления (и при необходимости согласования) протокола Инициатор может создать задания, связанные с исполнением решений совещания по каждому вопросу повестки. Задания генерируются автоматически в соответствии с принятыми решениями.

• Инициатор может создать и разослать задания по всем вопросам повестки в автоматическом режиме одним нажатием.

• Инициатор может также корректировать автоматически сгенерированные задания или создать задания вручную.


Исполнение заданий по решениям совещания

• Исполнители находят задания в своих рабочих папках и выполняют задания.

• Контролер имеет возможность посмотреть состояние каждого из контролируемых им заданий.

• Альтернативным способом отметки исполнения является простая запись о факте исполнения для вопроса повестки совещания. Данный вариант допустим для решений, для которых не была установлена отметка о необходимости создания задания к исполнению при заполнении решения.

Карточка Обращение Задание на исполнение


Контроль исполнения заданий по решениям совещания

• Контролер, указанный для совещания, автоматически указывается контролером для всех заданий, генерируемых для исполнения принятых решений по всем вопросам повестки и имеет доступ к информации обо этих заданиях.

• Контролер, переопределенный для отдельных заданий по решениям вопросов повестки, имеет возможность контролировать только исполнение «своих» заданий.

• Инициатор, Участники и Заинтересованные лица могут получать информацию о состоянии выполнения заданий и о результатах их исполнения.

Сюда помещаются результаты исполнения всех заданий

Здесь находится информация о ходе исполнения

Результаты исполнения

заданий


Закрытие совещания

• После того, как все задания по решениям совещания выполнены, совещание автоматически помечается как закрытое.

• Инициатор также может закрыть совещание в принудительном порядке, даже если не все задания выполнены.

• В момент закрытия совещания формируется общий отчетный файл по совещанию. Файл содержит материалы протокола, а также список заданий и ссылки на отчеты их исполнителей.


Отчет по совещанию


New ! Оперативные

и периодические

совещания


Новые сценарии. 1. Оперативное совещание

• Фиксация результатов проводимого совещания без его предварительной подготовки:

Создание митинга средствами Outlook

В момент проведения совещания автоматическое создание карточки Совещания и фиксация решений, сроков, исполнителей

Рассылка заданий на исполнение


Создание карточки Совещания в Docsvision с переносом всех

атрибутов совещания


Оперативное совещание

Ввод вопросов и решений или только решений прямо в карточке

совещания


Новые сценарии. 2. Периодические совещания (планерки)

• Проведение периодических совещаний:

Порождение совещания из предыдущего

Перенос всех незакрытых вопросов в новое совещание

«Разбор полетов»

Фиксация новых решений и создание новых заданий на исполнение

Периодические совещания

Создание совещания на основе существующего с переносом всех

незакрытых вопросов

Анализ хода выполнения

решений

Удобно анализировать ход выполнения решений

Анализ результатов

Просмотр результатов выполнения конкретных заданий по решениям

прямо в карточке совещания

Протокол планерки


Оперативное совещание. Особенности

• Нет необходимости работать с карточкой вопроса – вся работа происходит в карточке совещания

• Удобно фиксировать результаты проводимого совещания - можно вводить лишь решения (формулировку вопроса – необязательно), сроки и исполнителей

• В разметке на основной вкладке размещены все параметры совещания и вопросы и задания и результаты выполнения заданий – удобно не только для фиксации результатов, но и для «разбора полетов».


Оперативное совещание. Особенности

• Можно порождать новое совещание на основе предыдущего

• Новая форма протокола совещания, удобная для периодических совещаний

• Tips. Вид Оперативное совещание можно использовать и вместо Делового (Инструктивного, Информационного), в случаях, когда не требуется тщательно планировать каждый вопрос повести совещания до его начала (докладчик, время, материалы по вопросу) и достаточно автоматического создания заданий по решениям.


Отчеты и КИД


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:

Статистика по проведенным совещаниям: количество вопросов, созданных заданий, процент исполнения вопросов, процент исполнения заданий, фактическая длительности совещания, количество участников, коэффициент эффективности совещания.

Отчеты по исполнительской дисциплине. Сколько было создано заданий, сколько из них было исполнено. Просроченные задания.


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:

Отчет о посещаемости совещаний. На сколько совещаний каждый сотрудник был приглашен и на скольких присутствовал, сколько времени потратил на все совещания.

Отчет по отклонению фактической длительности совещаний от запланированной.


База знаний

• Для накопления и систематизации знаний по совещаниям в различных разрезах применяется категоризация совещаний.

Указание категорий позволяет легко искать нужные документы


Ключевые

преимущества


Ключевые преимущества

• Современный удобный, гибкий, настраиваемый (DV 5 !) пользовательский интерфейс

• Высокая степень автоматизации

• Встроенный КИД

• Интеграция с Outlook

• Расширяемость!


Формы поставки


Формы поставки

• Стандартная форма:

Можно изменять интерфейс, добавлять новые сущности (формы, поля, контролы,…) и их поведение.

Настраивать виды карточек, роли, доступность операций для ролей.

Запрещено изменение существующей логики работы приложения!

• Свободно модифицируемая форма:

Разрешены любые изменения, включая изменение логики.

В прайсе отсутствует, по запросу


Early Adoption


Пилотное внедрение

• Возможно внедрение на особых условиях:

Бесплатные доработки вендора, являющиеся полезными для приложения

Включение доработок в следующую версию

• Стоимость та же!

«ДоксВижн»

199155, Санкт-Петербург,

наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32 [email protected]

www.docsvision.com

mailto:[email protected]

Documents

Новое приложение "Управление совещаниями 5.0.3"