гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 1

Проект „Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси на новосъздадената 

Българска агенция по безопасност на храните”

Оперативна програма „Административен капацитет” 

Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма 

„Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален 

фонд.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 2

Стратегическа цел на ОПАК е:Подобряване на работата на държавната администрация за реализиране на ефективни политики, качествено обслужване на гражданите и бизнеса исъздаване на условия за устойчив икономически растеж и заетост.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 3

• Проект „Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси на новосъздадената Българска агенция по безопасност на храните”

• Договор № 11‐11‐2‐ 02.12.2011• Целева група: БАБХ и териториалните звена на агенцията

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 4

Цели на проекта:Обща цел:

Осигуряване функционирането на компетентния орган за контрол на храните като единна организационна единица за реализиране на политиката по храните.

Специфични цели:Оптимизиране на структурата на БАБХПодобряване на работните процеси за повишаване на ефективността и ефикасносттаУсъвършенстване на инспекционните дейности на БАБХ

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 5

• Дейност 1 Изготвяне на тръжна документация и провеждане на търгове по ЗОП

• Дейностите по проекта ще се изпълняват чрез възлагане при условията и по реда на ЗОП.

• В рамките на тази дейност ще бъде разработена необходимата документация за възлагане на три обществени поръчкисвързани с провеждане на функционален анализ, дейности по информация и публичност и провеждане на одит. Изработването на техните спецификации и документация за тези процедури ще се осъществи чрез възлагане, по реда на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 6

Дейност 2 Извършване на функционален анализ на БАБХ и изследване на работните процеси.В рамките на тази дейност ще се извърши функционален анализ и ще се анализират работните процеси в Агенцията. Извършването на функционален анализ ще включва: ‐ Изготвяне на препоръки и план за организационното структуриране на администрацията;‐ Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията; ‐ Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността. 

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 7

• Дейност 3 Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси

• Тази дейност е пряко свързана и изцяло е насочена към практическата реализация на изготвените по Дейност 2 функционален анализ на БАБХ и изследване на работните процеси.

• С тази дейност ще се акцентира върху организационното развитие на БАБХ, като ще се изготвят всички необходими предпоставки за това (нормативна база, наръчници, бюджетни програми и т.н.).

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 8

• Дейност 4 Разработване на система за управление на изпълнението на политиката по безопасност и качество на храните

• За да може БАБХ да повиши ефективността в своята работа е необходимо да се разработи система за управление на изпълнението на политиката по безопасност и качество на храните и да се създадат индикатори за измерване на ефективността на администрацията с цел подобряване на процеса на вземане на решения. 

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 9

• Дейността е в пряко съответствие с приетите от Съвета за административна реформа Цели на административната реформа и специално цел 3 „Повишаване ефективността на държавните институции“, предвиждаща мерки за въвеждане на система от показатели за подобряване на управлението и оценката на изпълнението на администрацията. 

• Прилагането на системата за измерване на изпълнението е необходимо за: 

‐ осъществяване на мониторинг върху постигането на целите и изпълняваните политики; ‐ идентифициране на слабите места в организацията. • Системана за управление на изпълнението е необходимо средство на 

ръководството на БАБХ да получава достоверна и качествена информация за постигнатите резултати. 

• Тази информация може да допринесе за подобряване на управлението и контрола на предоставените на обществото услуги.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 10

• Дейност 5 Усъвършенстване на инспекционните дейности и създаване на възможности за осъществяване на единни инспекции с други институции

• Анализ на системата за контрол и провежданите инспекционни дейности от структурните звена на БАБХ. Ще бъдат анализирани практиките в 28‐те териториални звена на БАБХ, като целта е практиките да бъдат сближени и да се създаде стандарт за провеждане на инспекционни дейности. 

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 11

• По дейността ще се анализират пресечните с БАБХ други инспекционни дейности на държавни институции и ще се анализират възможностите за провеждане на единни инспекционни дейности с други институции.

• След създаването на БАБХ инспекционните дейности, осъществявани дотогава от четири различни институции, се обединиха в единна структура. Това налага задълбочен анализ на процедурите за тяхното осъществяване и създаване на единен модел за тяхното провеждане.

• След извършването на анализите трябва да се създаде нов интегриран модел за осъществяване на инспекционните дейности в БАБХ.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 12

• Дейност 6 Информация и публичност• Тази дейност е изцяло съобразена с изискванията на ОПАК за 

информация и публичност. • Цел‐ популяризиране и представяне на проекта.• Запознаване на широк кръг лица и медии с целите и ефекта от 

проекта. • Повишаване на информираността на всички заинтересовани страни и 

осигуряване на  мултипликационен ефект на проекта.• Събитията свързани с изпълнението на проекта ще бъдат 

популяризирани и чрез сайта на БАБХ.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 13

• Дейност 7 Одит на дейностите по проекта• Дейността ще гарантира правилното изразходване на средствата по 

проекта.• Одитът ще бъде извършен на два етапа. • Предвидена е междинна проверка след първите 6 месеца, която 

трябва да даде информация и при необходимост да препоръча корективни действия.

• В края на проекта ще бъде извършен одит на всички дейности, резултатите от който ще бъдат отразени във финалния доклад на проекта до УО на ОПАК.

• Одитът ще спомогне за извършването на качествен вътрешен мониторинг и финансов контрол по време на проекта, като се гарантира правилното изразходване на средствата и се осигури отчетност.

гр. София, х‐л Анел,  конферентна зала ‐21.09.2012 г. 14

ДЗЗД „Административна реформа”, проект „Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси на новосъздаденатаБългарска агенция за безопасност на храните”, осъществяван с безвъзмездната подкрепа на Оперативна програма „Административен

капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд и от държавния бюджет на Република България

Представяне на анализа на процеситена целеполагане и изпълнение на стратегическите документи в областта на действие на БАБХ

2

Методология за извършване на анализа

Проучване чрез специализиран въпросник За целта на анализа беше разработен специализиран въпросник за изследване на практиката на целеполагане и изпълнение на политиката в БАБХ, който беше попълнен от 22-ма директори от централното управление, ОДБХ и центровете към БАБХ. При анализа бяха използвани и отговорите на въпросника за функционален анализ за ръководители, който беше реализиран в изпълнение на дейност 1 на проекта. Въпросникът беше попълнен от общо 567 служители, от които 119 ръководители и 453 служители (експерти), което представлява 20% от цялата администрация. Преглед и анализ на документи и информацияНаправен беше пълен анализ на стратегическите документи на Портала за обществени консултации на Министерския съвет www.strategy.bgВъз основа на анализираните документи и проведената анкета са обобщени основните стъпки на процеса на планиране и отчитанев БАБХ.

3

Липсва актуален стратегически документ

В Българската агенция за безопасност на храните не е наличен актуален стратегически документ за политиката в областта на политиката за качество и безопасност на храните и за организационно развитие на агенцията, което контрастира с европейската практика, изследвана по дейност 1.1 на проекта. Във всички изследвани държави-членки на ЕС са налични ясна мисия, визия, цели и стратегия за развитие.

4

Мисия на БАБХ

Според приетата от Съвета за административната реформа Методология за стратегическо планиране в Република България мисията на институцията са „задачите и задълженията на институцията, които отразяват съществуващите и предвижданите нужди на обществото в рамките на обхвата на институцията”.

Чрез мисията на институцията се посочва и защо е създадена институцията икакво я отличава от останалите институции в Република България.

5

Мисия на БАБХ (2)

Мисията на агенцията е формулирана в Стратегията за създаване на БАБХ и ЦОР. В нея агенцията е определена като единен компетентен орган за официален контрол по цялата хранителна верига. В устройствения правилник агенцията е определена като компетентният държавен орган по отношение на качеството и безопасността на храните по цялата хранителна верига, който осъществява официалния контрол.

6

Къде е дефинирана мисията на БАБХ?

С какъв документ е дефинирана мисията на Вашата администрация? (ръководни служители)

89%

16%

5%

19%

0%

10%20%

30%

40%50%

60%

70%

80%90%

100%

Устройствен правилник Закон за БАБХ Стратегически илипрограмен документ

Друг нормативен акт

7

Необходимо е ясно формулиране и публичност на мисията на агенцията

Директорите на дирекции имат единно мнение, разбиране и яснота за мисията на БАБХ като в голямата си степен тяхното виждане каква би трябвало да бъде мисията съвпада. Ръководните служители в БАБХ разбират мисията на агенцията като: “осъществяване на единен официален контрол по цялата хранителна верига от „полето/фермата до масата”, гарантиращ качеството на храните, произвеждани и консумирани на територията на страната и целящ опазване живота и здравето на хората”.

Изводът от анализа е, че: мисията на БАБХ е ясна, но е необходимо да се формулира и публикува като такава на интернет сайта на агенцията и в останалите стратегически документи за да стане разпознаваема за служителите.

8

Визия

За разлика от мисията в голямата си част служителите на БАБХ нямат единно мнение и не са запознати с визията за развитие на агенцията. Основно доказателство са разнопосочните отговори от проведената анкета, както и анализираните документи в областта на действие на БАБХ.

В нито един от прегледаните документи няма категорично описание на визията на БАБХ, като основна причина за това е липсата на стратегия за развитие за следващите няколко години.

Анализът на документите и отговорите на въпросника показват, че няма ясно обособена визия за развитие на БАБХ и такава е необходимо да се разработи.

9

Визия (2)

Според възприетата в България практиката и според Методология за стратегическо планиране в Република България Визия е: „Реалистична насока за бъдещото развитие. Тя представлява картина на дейността за срок от три до десет години. Произтича от мисията на организацията и показва желаните промени. Визията трябва да е:

•вдъхновяваща - ясна и предизвикателна;

•фокусираща - дава цел и посока;

•ориентирана към бъдещето - взема предвид добрите неща от миналото;

• насочваща - дава насоки, без да ограничава, но адресирана към преодоляването на обществено значими проблеми;

•устойчива - дава дългосрочната перспектива.

•съобразена с целите на социално-икономическото развитие.

10

Визията (3)

Визията е изключително важна, за да могат както служителите, така и обществото да се ориентират за посоката за развитие на агенцията и за това, към което се стреми държавната институция. Без ясна насока за развитие агенцията няма как да се поставя точни и адекватни стратегически цели и ежегодни цели за осъществяване на политиката за качество и безопасност на храните.

Визията е изключително важна и от гледна точка на това, че от нея следва структурата на БАБХ, т.е. звената в организацията трябва да следват и осъществяват визията и целите.

Визията трябва да бъде сравнително устойчива във времето и да не претърпява чести промени.

11

Екипът констатира, че БАБХ не разполага с налична писмена процедура за поставяне на ежегодни цели по чл. 33а от Закона за администрацията и не използва специфична методология за поставяне на цели, въпреки че почти всички отговори на въпросника за изследване на процесите на целеполагане и изпълнение на политиката показват положителен отговор на въпроса дали се използва методология.Доказателство за липсата на методология за поставяне на цели са

разнопосочните отговори на въпроса каква методология се използва: посочват се многогодишният национален контролен план, решения на ЕК, мониторингови програми, Програмата на правителството, Програма на съответното председателство на ЕС и др., които по същество не са методически документи.В идентифицираните 7 области на политика няма одобрени от

Министерския съвет или от Народното събрание стратегически и програмни документи за политиката в областта на контрола на храните или за развитие на БАБХ.

Дългосрочни и годишни цели

12

Дългосрочни и годишни цели

Стратегията за създаване на БАБХ и ЦОР е одобрена и от Министерския съвет и от Народното събрание, но нейният времеви хоризонт е до създаването на агенцията.

Стратегията на Националната ветеринарномедицинска служба за здравеопазване на животните в периода 2009 – 2013 г. не е приета от Министерския съвет, НВМС вече не съществува и документът не може да се възприема като действащ.

Единният многогодишен национален контролен план за храни, фуражи, здравеопазване на животните, хуманно отношение към тях и защита на растенията не е приет от Министерския съвет и определените в него общи национални стратегически цели нямат необходимата тежест.

Определените в Аграрния доклад цели за политиката в аграрния сектор не са залегнали като приоритети в програмния бюджет и в целите за 2012 г. На практика в програмния бюджет и в годишните цели са включени и множество други цели, което обезсмисля процеса на приоритизиране.

13

Индикатори

Анализът показа, че познаването на целите в агенцията е крайно недостатъчно и има нужда от целенасочена работа в тази област.В ежегодните цели на МЗХ за 2012 г., БАБХ е отговорна за постигането на две основни цели, а именно цел „Осигуряване на адекватен контрол за спазване изискванията на законодателството в областта на генномодифицираните организми /ГМО/” и цел „Осъществяване на единен официален контрол по безопасността и качеството на храните”. По нито една от двете цели на МЗХ за 2012 г., касаещи БАБХ, няма заложен индикатор на текущо състояние, което на практика прави невъзможно проследяване на реалното изпълнение на годишните цели в областта на действие на БАБХ. Индикаторите за целево състояние също не са описани по начин, по който може да се проследи изпълнението като са заложените индикатори са предимно: брой проведени срещи, брой получени нотификации, брой инспекции, но по същество няма количествено и качествено изражение.Поради липсата на точни индикатори реално е невъзможно да се проследят постигнатите резултати от реализирането на годишните цели в областта на действие на БАБХ. Слабо звено в системата на поставяне на ежегодните цели е също срокът за изпълнение, като с изключение на малки случаи, всички срокове за изпълнение са месец декември.

14

Голяма част от дирекциите нямат отношение към изпълнението на годишните цели

През 2011 г. в БАБХ са поставени 15 цели;Прави впечатление, че по така заложените цели само пет

дирекции от централното управление на БАБХ, както и Центъра за оценка на риска, имат отношение към изпълнение на целите за 2011 г. Това са: –Дирекция "Здравеопазване и хуманно отношение към животните”–Дирекция "Растителна защита и контрол на качеството на пресни плодове и зеленчуци"–Дирекция "Продукти за растителна защита и торове"–Дирекция „Лабораторни дейности“–Дирекция “Контрол на храните”

15

Целите за 2012 г. не отговарят за правилото за СМАРТ цели

За първата цяла календарна година на дейност (2012 г.) от функционирането на БАБХ агенцията си поставя 10 основни ежегодни цели;

Целите на БАБХ за 2012 г. Бяха оцененени за съответствие изискванията за СМАРТ цели, а именно:

Конкретност

Измеримост

Съгласуваност

Постижимост

Определеност във времето

16

Целите за 2012 г. не отговарят за правилото за СМАРТ цели (2)

Анализът показва, че нито една от целите не отговаря на правилото за СМАРТ цели. Две от поставените цели имат характер на рутинна дейност (цел 1 и 2), една е прекалено обща и по-скоро описва задължението на институцията (цел 6). Цел 3 е прекалено обща и не носи информация колко и какви анализи и становища ще бъдат изготвени през годината, което прави невъзможно проследяване на изпълнението. Поради комплектността и многото предвидени дейности цел 4 не отговаря на повечето от критериите.

Най-близо до СМАРТ правилото са цели 8 и 9 “Най-близо до СМАРТ правилото са цели 8 и 9 “Постигане на надежден ветеринарномедицински контрол при обезвреждането или използването на странични животински продукти” и цел “Осигуряване на ефективен контрол върху суровини и храни от животински произход, внос, износ, транзит и вътрешнообщностна търговия, фуражи и фуражни добавки, ветеринарномедицински препарати ”, където са заложени постижими индикатори и резултати.

Изводът на анализа е, че се налага преосмисляне на всички цели на Агенцията, като се определят до три основни цели за всяка област на политика. В самото наименование на целите трябва да се поставят количествени и качествени измерители, за да се проследява по-лесно изпълнението. Целите следва да бъдат по-кратки и ясни.

17

Целите за 2012 г. и отчетът за 2011 г. показват слабост в системата на БАБХ и звената, отговорни за БАБХ в МЗХ, да поставят точни и адекватни на функциите цели, които да водят до прогрес, адекватен мониторинг и отговорност при изпълнение на политиката в областта на качество и безопасност на храните.

Основният извод е, че агенцията не разполага с точни индикатори на ниво политика, които да позволяват измерване на изпълнението.

По същия начин стои въпроса с това дали са определени ясно дефинирани и измерими индикатори за изпълнение на ниво дирекция. Анализът показва, че агенцията не разполага с точни и измерими индикатори на ниво дирекция.

Сроковете за изпълнение на годишните цели са предимно за месец декември, което като цяло може да създаде проблеми и предпоставки за по-слаб фокус върху изпълнението през първите три тримесечия на годината.

Процесът на целеполагане

18

Процесът на целеполагане (2)

При изследването на целите се направи извод, че през първата година от съществуването си 28-те звена не са разполагали с конкретни цели за изпълнение.

Анализът категорично показва, че има необходимост от провеждане на специализирани обучения в областта на обществените консултации и процеса на целеполагане.

Анализът на проведената анкета показва, че целеполагането в БАБХ се извършва в началото на всяка календарна година, когато от политическия кабинет на министър-председателя се изискват цели за текущата година. Нито една дирекция на БАБХ няма изрично разписани функции в областта на планирането. Не е обособено отделно звено (екип), което да организира и координира процеса по разработване на разработване на цели и управление на изпълнението.

19

Отчитане на целите на БАБХПосочените отговори от ръководните служители на въпросника варират, но покриват целия спектър - всеки месец, на всеки 3 месеца, на всеки 6 месеца и всяка година.

Основният извод от анализа на отговорите, който може да се направи, е трябва да се изгради стройна и последователна система на докладване на изпълнението на целите в системата на БАБХ.

Забележка: общият процент на отговорите надвишава 100% поради дадената възможност да се посочат всички верни.

Колко често отчитате изпълнението на целите?

77%

18%

59%

32%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Всеки месец На всеки три месеца На всеки шестмесеца

Всяка година Не се отчитат

20

Показатели

Показателите не са обвързани с продуктите и услугите по програмата, поради което не може да се направи извод в каква степен изпълнението на показателите е довело до предоставяне на продуктите и услугите и до постигане на целите на програмата. Показатели за използвани ресурси и за оценка на ефикасността липсват.

В програмния бюджет на МЗХ БАБХ участва в три програми. Този подход, комбиниран с констатираните при анализа на ефективността проблеми с поставянето на цели и тяхното отчитане пречи на функционирането на БАБХ като единен орган. При сравнение с аналогични по мащаб структури (агенция „Митници”, НАП) се констатира, те са включени в една единствена програма.

Независимо, че бюджетната прогноза е изготвена през 2011 г., когато създаването на БАБХ вече е било факт, в бюджета продължават да фигурират вече закрити администрации като Националната служба за растителна защита.

21

Предложения за подобряване на стратегическата рамка

Тъй като не е налице обезпеченост на областите на политика на БАБХ със стратегически и програмни документи, aгенцията следва да разработи Стратегически план за Българската агенция по храните, който да интегрира всички основни дейности. В Плана трябва да залегнат и да се определят: мисията, визията, ценностите и стратегическите цели. В стратегическите цели задължително трябва да се включат цели за повишаване на организационната ефективност, развитие на човешките ресурси, осигуряването на оптимална среда за работа и превръщане на БАБХ в предпочитано място за работа.

Тъй като в България вече има добри практики в тази област, то планът трябва да бъде създаден по подобие на Стратегическия план на Националната агенция по приходите на Република България, но следва да се одобри от Министерския съвет или Народното събрания, за да има и политическата санкция на най-високо ниво за развитието на Българската агенция за безопасност на храните.

22

Предложение за подобрение (2)

Тъй като редица звена в БАБХ, включително ОДБХ, не разполагат с ясно поставени цели за осъществяване на политиката за качество и безопасност на храните, всички звена в системата на БАБХ трябва да разполагат с цели за изпълнение.

Необходимо е мисията да се формулира и публикува като такава на интернет сайта на агенцията и в релевантните стратегическите документи.

Трябва да се определи ясна визия за развитие на БАБХ, която също да се публикува на интернет сайта на агенцията.

Единния многогодишен национален контролен план за храни, фуражи, здравеопазване на животните, хуманно отношение към тях и защита на растенията да се приема от Министерския съвет.

23

Предложение за подобрение (3)

Да се изгради единна система и се утвърди процедура за поставяне на ежегодни цели по чл.33а от Закона за администрацията и за тяхната отчетност. При това основното изискване, което трябва да се следва в процеса на целеполагане е да има обвързаност между отделните нива на полагане на целите.

Да се изгради единна система с ясно определяне на връзките между целите в стратегическите документи и годишните цели на БАБХ и всички нива в нея, между целите на агенцията и целите на отделните звена и служители.

Отчитането трябва да включва оперативно отчитане на служителите към началниците на отдели, началниците на отдели към директорите на дирекции и изготвяне на годишен отчет на базата на обобщаването на отчетите на дирекциите.

Да се поставят ясни и измерими единни индикатори за измерване на изпълнението на целите. Да се разработят показатели за използвани ресурси, които да са обвързани с продуктите и услугите по програмата. Има нужда от преформулиране на неясните или на неизмеримите индикатори.

24

Предложения за подобряване на институционалната рамка

За да се подобри процеса на целеполагане, то за БАБХ е изключително важна институционалната рамка. Изпълнителният директор на агенцията трябва да разчита на звено (екип), което да работи за подобряване на процесите по планиране и управление на изпълнението на целите. В Националната агенция по приходите има две аналитични звена, които работят в областта на подобряване на изпълнението. Препоръчваме в БАБХ да се възложат функции на звено (екип), което да работи за подобряване на изпълнението, ефективността и ефикасността на БАБХ.

Да се проведат обучения по стратегическо планиране на служителите на ръководна длъжност.

Тъй като в БАБХ не е налице структуриран процес на планиране и отчитане, който да позволи обвързване на стратегическите с годишни цели, от там с целите на дирекциите целите на служителите и не всички дирекции участват в изпълнението на целите, то агенцията трябва да разработи инструмент за промяна. Такъв инструмент може да бъде вътрешна процедура/методология на БАБХ за разработване на целите и на годишни работни планове на ръководители и служители. Този инструмент следва да включва ясни правила за мониторинг и оценка на изпълнението в системата на БАБХ.

25

Препоръчителен подход за стратегическо планиране в БАБХ

Цели на служители

Цели на МЗХ

Цели на БАБХ

Цели на дирекции

ПланиранеИзпълнение

РЕЗУЛТАТИ

РЕЗУЛТАТИ

Национална стратегия

Целите трябва да произтичат от стратегически документ, приет от МС както и от целите на Министерството на земеделието и храните. От тях произтичат целите на БАБХ, които се поставят от органа – изпълнителният директор на БАБХ. Съобразно тях се поставят целите на дирекциите и отделите, а съобразно тях целите на служителите.

26

Препоръчителен подход за стратегическо планиране в БАБХ (2)

Визията за развитие

Стратегически цели, оперативни цели

Резултати

Каква е визията за бъдещето развитие?

Какво искаме да постигнем за обществото ? Какъв е подходът?

Какви са принципите около, които да се обединим, за да бъдем успешни?

Какви са очакваните резултати?

Какво очакват хората да постигнем?

Принципи

Агенцията следва да приложи принципите и основните идеи, заложени в Методологията за стратегическо планиране в Република България. Визуално подходът за постигане на кохерентност и последователност е свързан със следната логика на планиране:

ДЗЗД „Административна реформа”, проект „Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси на новосъздаденатаБългарска агенция за безопасност на храните”, осъществяван с безвъзмездната подкрепа на Оперативна програма „Административен

капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд и от държавния бюджет на Република България

Поддейност 3.3. Организиране на дискусионен форум.

Дискусия по система за измерване на изпълнението в Българската агенция за безопасност на храните

София, 21 септември 2012

Тенденции в ЕСРезултатността – нейното подобряване и измерване, е във фокуса на вниманието на държавните институции през последните две десетилетия.

Реформите в държавите-членки на ЕС целят ориентация към методите на управление, насочени към постигане на конкретни резултати.

Резултатността в институциите придоби особено важно значение, поради това, че страните от ЕС са изправени пред икономически проблеми и рецесия.

Съществуват нарастващи изисквания, свързани с качеството на обществените и административните услуги както и явен отказ от страна на гражданите да понесат увеличение на данъците. Това предполага резултатност в рамките на сравнително ограничени ресурси.

Тенденции в управлениетоУсилието към въвеждане на подходи за управление на изпълнението за постигане на резултатност е основна тенденция и предизвикателство пред държавните институциите в ЕС, но и в България.

Въвеждането на системата за измерване на изпълнението и съответната информация в нея не трябва да са самоцелни, а да има полза от тях като се подтикват държавните служители за постигане на по-висока резултатност, съответно заплащане според постигнатите резултати.

Възможности за БАБХБАБХ трябва да предприеме систематичен подход в средносрочен и дългосрочен план и да прояви реализъм в амбициите си по въвеждане на системата за измерване на изпълнението.

Същевременно с това БАБХ трябва да прояви твърдост и да въведе последователно системата, тъй като за нейното въвеждане е необходимо време, за да се разработят най-точните измерители за резултатност.

Необходимо е време, докато ръководителите започнат да ги използват в своята работа.

Насочването към управление в посока на измерване на резултатността няма алтернатива – то е ключово и трябва да се осъществи.

Цел и предназначение на систематаЦелта на системата е да създаде всички възможни предпоставки за по-ефективен процес на целеполагане и измерване на изпълнението. Системата се разработва, за да улесни работата на БАБХ в областта на планирането и управлението на изпълнението в агенцията.

Цел и предназначение на системата (2)Управлението на изпълнението е динамичен процес за подобряване на резултатността в работата, който се нуждае от отделяне на време и инвестиция във внимание към него.

Системата трябва да бъде достатъчно гъвкава за допълване и усъвършенстване, а не да циментира статуквото.

Цел и предназначение на системата (3)Съобразно добрите европейски практики в БАБХ да се разработят малък брой, фокусирани и точни индикатори.

Не се препоръчва БАБХ да се ориентира към измерване на голям брой индикатори, тъй като администрацията ще се натовари със събиране на голямо количество информация, а това ще отнема значително време и усилия на служителите.

Считаме, че големият брой индикатори може да влоши прозрачността и да затрудни гражданите и представителите на заинтересованите страни в реалната преценка за изпълнението в агенцията.

Цел и предназначение на системата (4)Консултантът осъществи изследване на европейската практика и националните практика, като цели да осигури: Последователност и кохерентност на процеса на планиране в България от най-високо ниво и продължаване на методологията на ниво БАБХ. Отговаряне на потребностите на БАБХ. Улеснен подход за управление на изпълнението в агенцията.

Управлението на изпълнението Управлението на изпълнението е системен процес на подобряване на ефективността при изпълнението на целите. Той изисква непрекъснато наблюдение и отчетност, изисква обратна връзка и оценка. Управлението на изпълнението е система на управление на постигнатите резултати в организацията, която все повече навлиза в практиките на управление на държавни институции в Европа и света. Процесът по управление на изпълнението е важен за БАБХ, защото осигурява възможност за:

Управлението на изпълнението (2)Процесът по управление на изпълнението е важен за БАБХ, защото осигурява възможност за: Намирането на точното място на институцията в системата на държавното управление и за утвърждаване на БАБХ като водеща и независима институция, която координира по-добре дейностите на съставляващи я звена. По-добро планиране на дейностите и за рационално разпределение и преразпределение на финансовите, материалните и човешките ресурси; По-добре да контролира осъществяването на политиката за качество и безопасност на храните и по-добре осъществява целите.Служителите и ръководителите да бъдат наясно с целите на институцията, да подкрепят и се придържат към изпълнението на политиката.

Управлението на изпълнението (3)Управлението на изпълнението предполага промяна на отговорностите на участниците в процеса за целеполагане и осъществяване на политики в БАБХ, тъй като поставянето на цели не се свежда единствено до написване на самия текст, а до целенасочено управление и мониторинг на ключови инициативи, за да се постигне успех.

Системата на управление на изпълнението в БАБХСистемата за стратегическо планиране и управление на изпълнението в БАБХ трябва да обхваща: Мисия Визия Основен стратегически документ за развитие на БАБХ за минимум 4 годишен период Годишни цели на БАБХЦели на звената в БАБХ Цели на служителите

Мисия БАБХ трябва да публикува своята мисия на Интернет страницата си. Идентифицираната мисия на БАБХ е: „осъществяване на единен официален контрол по цялата хранителна верига от „полето/фермата до масата”, гарантиращ качеството на храните, произвеждани и консумирани на територията на страната и целящ опазване живота и здравето на хората”.

ВизияЗа целите на въвеждане на система за управление на изпълнението БАБХ трябва да разработи своята визия за развитие на агенцията. Визията е реалистична насока за бъдещото развитие. Визията е картина на дейността за срок до десет години. Произтича от мисията на организацията и показва желаните промени, които трябва да се осъществят.

Основен стратегически документ за развитие на БАБХ за минимум 4 годишен периодВ Република България съществуват дългосрочни (над 10 години), средносрочни (от 3 до 9 години)и краткосрочни документи (от 1 до 3 години) за стратегическо планиране. За целите на въвеждане на система за управление на изпълнението БАБХ трябва да разработи средносрочен документ – стратегически план, който да обединява всички дейности по реализиране на политиката за качество и безопасност на храните и за развитие на самата агенция.Когато изготвя стратегическия си план, БАБХ трябва да определи своите бъдещи цели, насоки на развитие и дейностите. Планът трябва да съответства на правителствените приоритети и на Националната програма за развитие на Република България и трябва да предвижда оптимално използване на финансовите, материалните и човешките ресурси – наличните към момента и очакваните в бъдеще –за изпълнение на мисията и за постигане на целите. Планът следва да е максимално обвързан с тригодишната бюджетна прогноза.

Основен стратегически документ за развитие на БАБХ за системата за управление на изпълнението

За целите на въвеждане на система за управление на изпълнението в програмния бюджет на МЗХ трябва да бъде заложена една концентрирана бюджетна програма, в която да се включат всичките дейност по осъществяване на контрол по цялата хранителна верига, като в момента в областта на действие на БАБХ се изпълняват три бюджетни програми. Разписването на една бюджетна програма ще създаде предпоставки за по-добър контрол, единни действия и концентрация на усилия.Ще се улесни и работата по отчетността на агенцията, на Министерството на земеделието и храните и на подаваните отчети към Министерството на финансите.

Годишни цели на БАБХНа базата на одобрения бюджет за съответната година и на тригодишната бюджетна прогноза се поставят ежегодните цели на БАБХ. Ежегодните цели на БАБХ трябва да са обвързани с целите на програмата на правителство и националните стратегии. Ежегодни цели за дейността на съответната администрация се поставят в изпълнение на чл. 33а на Закона за администрацията. Годишните цели на БАБХ трябва да се поставят съобразно Образец за поставяне на ежегодни цели на БАБХ.

1 2 3 4 5 6 7

Цели за годината

Стратегически цели

Стратегически документ

Дейности Срок /месец през годината/

Очакван резултат

Индикатор за изпълнениеИндикатор за текущо състояние

Индикатор за целево състояние

Годишната цел трябва да еобвързана с човешките ресурси и финансовите средства, с които разполага БАБХ.

Ползата за обществото. Очакваният резултатне включва рутинната дейност, като: командировки и закупени компютри,

Индикаторът показвапромените в състояниетона обекта на въздействиепреди и след дейностите заизпълнение на целите.Индикаторът е конкретнастойност, изразена вцифри, проценти, мернаединица и др., например -10 броя, 20%.

С този подход се обвързват дейностите на администрацията с индикатори, които впоследствие, при годишното отчитане, измерват ефективността на изпълнението на тези дейности.

Образец за поставяне на годишни цели на БАБХ

Годишни целиТъй като в БАБХ са идентифицирани няколко области на политики, то за всяка отделна област е препоръчително да се формулират до три цели за изпълнение както и индикатори. Не се препоръчва разработване на множество цели, за да се гарантират условия за концентрация на усилия и ресурси. Областите на политика на БАБХ са следните:

Области на политикатаОбласт на политиката 1: Официален контрол на фитосанитарната дейност, продуктите за растителна защита и торовете;Област на политиката 2: Официален контрол на ветеринарномедицинската дейност, здравеопазването на животните и хуманното отношение към тях.Област на политиката 3: Официален контрол на страничните животински продукти, не предназначени за консумация от човека.Област на политиката 4: Официален контрол на фуражите.

Области на политиката (2)Област на политиката 5: Официален контрол на суровините и храните с изключение на бутилираните натурални минерални, изворни и трапезни води. Оценка на съответствието на качествените характеристики на храните с изискванията на национални стандарти, стандарти, разработени от браншови организации и одобрени от компетентния орган, и технологични документации.Област на политиката 6: Официален контрол на материалите и предметите, предназначени за контакт с храни.Област на политиката 7: Официален контрол на съответствието на качеството на пресните плодове и зеленчуци със стандартите на Европейския съюз за предлагане на пазара.

Области на политиката (3)Именно целите в тези области на политика трябва да бъдат заложени във образеца/формата за поставяне на ежегодни цели на БАБХ. Принципите за определяне на целите на БАБХ трябва да са следните:

Принципи за определяне на целите на БАБХРелевантност (целите трябва да стимулират БАБХ да изпълнява своята мисия);Реалистичност на подхода (целите трябва да бъдат реалистични, като се отчитат външните и вътрешните фактори);Мотивираност (целите трябва да стимулират дейностите в рамките на съответната област на политиката);Прозрачност/разбираемост (целите трябва да бъдат определени просто и ясно);Ангажираност/задължителност (целите трябва да предопределят задълженията);Хармонизираност (целите и звената вътре в институцията трябва да бъдат в тясна взаимна връзка).

Процес на целеполагане в БАБХПроцесът на целеполагане в БАБХ трябва да се осъществява на принципа отгоре надолу. Логиката на поставяне на цели е следната: първо се определят основните годишни цели от ръководството на БАБХ, съобразно тях се разработват целите на дирекциите, а след това се поставят целите на служителите, като процесът е изобразен на следната схема:

Процес на целеполагане

Разработване на целите на дирекцията

Поставяне на целитена служителите

Целина БАБХ

Ежегодни целиЕжегодните цели на органа на изпълнителната власт (изпълнителният директор на Българска агенция за безопасност на храните) са основни цели в системата от цели, които водят до конкретни резултати. Броят на целите трябва да е фокусиран и концентриран, като се покриват всички области на политика.Процесът на поставянето на ежегодните цели на администрацията трябва да се извършва съобразно бюджетната процедура като окончателните цели за годината се поставят след приемането на Закона за държавния бюджет на Република България за съответната година. Ежегодните цели трябва да се поставят или в края на предходната година или в самото начало на месец януари на годината на изпълнение.

Цели на звената в БАБХ Съобразно ежегодните цели на БАБХ трябва да се разработват целите на всички звена в системата, включително целите на областните дирекции по безопасност на храните. Целите на дирекциите трябва да се поставят съобразно образец за поставяне на цели на дирекции в БАБХ.

Образец за поставяне на цели на дирекции в БАБХ

Цели Дейности за изпълнение на 

целите

Срок /месец в  годината /

Очакван резултат 

Индикатор за изпълнение 

Източник на финансиране

Текущ мониторинг на изпълнението

1.  1.11.2

Цели на звената в БАБХЦелите на звената в БАБХ се поставят преди целите на служителите и непосредствено след определяне на целите на органа на власт.Поставянето на целите следва да се извърши най-късно до средата на месец януари, за да се даде възможност изготвянето и съгласуването на целите в индивидуалните работни планове на служителите, което трябва да се осъществи в периода от 1 до 31 януари на съответната година.

Цели на служителитеВ индивидуалния работен план на служителите се определят целите, срокът и изискванията/критериите за изпълнението, които служителят трябва да постигне през периода.Целите в индивидуалния работен план на оценявания трябва да са в максимална степен конкретни, постижими, съгласувани с целите на административната структура като цяло и/или на административното звено и измерими по обем, качество и срокове.Броят на целите в индивидуалния работен план не трябва да надвишава 7.Те се поставят съгласно формуляра за оценка на изпълнението на длъжността - приложение № 2 към чл. 19, ал. 1, т. 1 от Наредбата за условията и реда за оценяване изпълнението на служителите в държавната администрация.

Образец на формуляр за оценка на изпълнението на служителите

Описание на целите Период за изпълнение

Изисквания/критерии за изпълнението

Индикатори за изпълнение на цели

Показателите представляват част от градивните единици на една ефективна система за наблюдение. Процесът на определяне на индикаторите трябва да се осъществи на етапа на разработване и/или изпълнение на политиката.

За да се оцени изпълнението на целите на БАБХ трябва да се използват индикатори за изпълнение на целите. Тези индикатори се наричат “изходни индикатори”, като те дават информация за резултатите, които са постигнати от институцията. Тези индикатори трябва да бъдат публично известни. Това са най-важните индикатори, които трябва да се наблюдават и да се използват в процеса на вземане на решения.

Индикатори за изпълнение на цели (2)Те трябва да спомагат за управлението и контрола на процеса. Индикаторите трябва да имат целеви нива, определени на базата на статистически данни за тенденциите – както тези в миналото, така и тези в настоящето. Показателите трябва: Да се базират на ежегодните цели на БАБХ и заложените в програмния бюджет на МЗХ цели, касаещи БАБХ;Да бъдат реалистични и ясно формулирани, да не са сложни и да позволяват да се правят сравнения; Да подлежат на сравняване по отношение на времето.

Индикатори за изпълнение на цели (3)

Показателите трябва да бъдат:Количествени (абсолютни и относителни) индикатори, които показват колко е било постигнато (обхват на услуги, резултат от контролната дейност, извършени проби, предотвратени хранителни отравяния и др.). Качествени индикатори, които показват как са били предоставени услугите – тяхната прецизност, удовлетвореността на клиента, спазване на стандартите за услугите и т.н.

Индикатори за изпълнение на дейности.

За да бъде ефективна, системата за управление на изпълнението БАБХ трябва да разполага с показатели за измерване на изпълнението на дейностите. Показателите в тази област се наричат “входни индикатори”. Чрез тях се измерват ресурсите – както човешки, така и финансови – с които се осъществява определена дейност (напр. брой хора, работещи по определени области на политиката). Входните индикатори също трябва да имат целеви нива,

определени въз основа на статистическите данни за тенденциите в миналото и в настоящето. Входните индикатори трябва: Да се базират на дейностите за изпълнение на годишните

цели на БАБХ.Да бъдат реалистични и ясно формулирани. Да подлежат на сравняване.

Индикатори за ниво политика в БАБХПри разработване на системата трябва да се има предвид Решение на Министерския съвет № 462 от 12 юни 2009 г. за приемане на информационна система за отчитане изпълнението на програмата на правителството и годишните цели на администрациите. В системата са определени следните ключови показатели на ниво политика :

Показатели по политика „Качество и безопасност на храните”

Показатели по политика „Качество и безопасност на храните”

Мерна единица

Периодичност на попълване на информация

Източник на данните

1 Нотификации за установени опасни храни и фуражи в страната по Системата за бързо съобщаване RASFF

бр. на 6 месеца МЗХ

2 Нотификации, получени от ЕК за установени опасни храни и фуражи в ЕО по Системата за бързо съобщаване RASFF.

бр. на 6 месеца МЗХ

3 Издадени наказателни постановления за несъответствие на качеството на пресни плодове и зеленчуци

бр. на 6 месеца МЗХ

4 Издадени наказателни постановления за несъответствие на качеството на суровини, храни, фуражи и продукти за растителна защита съгласно изискванията на законите.

бр. на 6 месеца БАБХ

5 Издадени наказателни постановления за несъответствие на качеството на зърно, съгласно изискванията на закона

бр. на 6 месеца МЗХ

6 Издадени разрешения за комерсиално отглеждане и търговия на ГМО

бр. на 6 месеца МЗХ

Показатели по политика „Качество и безопасност на храните”7 Консумация на маргарин кг. Годишна НСИ

8 Консумация на месо кг. Годишна НСИ

9Консумация на плодове и зеленчуци

кг. Годишна НСИ

10 Консумация на риба кг. Годишна НСИ

11Консумация на мляко

кг. Годишна НСИ

12Консумация на рафинирана захар

кг. Годишна НСИ

13 Консумация на готварска сол среднодневно на лице

кг. Годишна НСИ

14Йоден дефицит

Годишна НСИ

15Среден прием на мазнини от общата енергийна стойност на храната

Годишна НСИ

16Хранителни отравяния и заболявания вследствие консумацията на храни бр.

на 6 месеца БАБХ, РЗИ

17 Изследвани проби храни за замърсители и добавки бр.

на 6 месеца БАБХ

ДокладванеДокладването и наблюдението представляват процес на събиране и анализиране на информация, свързана с изпълнението на политиката. От съществено значение е да се гарантира, че информацията е събрана по един организиран и планиран начин, и през редовни интервали.Една от основните цели на наблюдението е да се проследи използването на отпуснатите финансови средства и да се прецени дали е бил постигнат напредък в посока към очакваните резултати. Напредъкът трябва да се измерва спрямо заложените цели, стандарти и критерии за успех. Това изисква събиране на бази данни, отнасящи се за периода преди да започне процеса на измерване на изпълнението на политиката.

Докладване (2)Основното предназначение на докладването е да осигури база за ежедневните управленски решения, но има и допълнителни причини:да се проследи напредъкът в хода на изпълнението на политикатада се спомогне по-добра осведоменост на заинтересованите странида се съпостави използването на ресурсите с получаването на резултатитеда се създаде база за отчетностда се осигурят основни данни, необходими за по-често извършване на оценка на процесите.В процеса на наблюдение на изпълнението са

необходими данни, и трябва да се използват посочените източници на информация.

Докладване в БАБХ (3)Докладването в БАБХ следва да се извършва на всеки три месеца и да е обвързано със новата система за заплащане според постигнатите резултати

Благодаря за вниманието