화일링화일링 (Filing) (Filing) 매뉴얼매뉴얼

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▣ 화일링 (Filing) 방법

(1) 용어의 정의

◐ 홀 더 : 문서를 편철하기 위하여 사용하는 용구

◐ 화 일 : 홀더에 문서를 철한 것

◐ 화 일 에이드 : 화일을 담아 놓는 종이로 만든 박스

◐ 조견표 : 화일에 화일을 써 놓을 수 있도록 돌출된 부분

◐ 스티커 : 조견표 및 화일에이드 겉 상단 부분에 부착하는 견출지

(2) 파일 홀더 사용방법

◐ 문서의 편철은 상철을 원칙으로 하고 부득이한 경우 좌철한다.

◐ 한 개의 홀더에는 150 매 정도의 문서를 철한다 .

◐ 업무 구분을 쉽게하기 위해 조견표 부분에 색상스티커를 부착사용하며 색상 부여는 부서장

임의 선정한다 . 단 , 흑색은 문서수발 및 서식 외에는 사용하지 않는다 .

◐ 문서는 매 안건마다 완결순으로 최종문서가 위에 오도록 한건으로 합철한다.

◐ 스테이플 /클립 /핀등을 사용한 문서는 가능한 제거하고 철하는 것을 원칙으로 한다 .

◐ 문서는 좌측과 상단을 맞추며 , 문서의 좌측과 화일의 접히는 부분 우측선이 일치되도록 철한다 .

◐ 문서목록표는 팀 자율적으로 운영함 .

(3) 화일의 조견표 ( 스티커 ) 기재요령

보존년한 위치번호①

②③

④ ⑤ ⑥ ⑦

① 란 : 부과 약호를 쓴다 . ( 일반문서관리규정 별표 1 참조 , 예 : 관리팀 -> 관리 )

② 란 : 문서분류체계에 의한 분류번호를 기재한다 .( 일반문서관리규정 별표 2 참조 )

③ 란 : 화일명을 간략하고 쉬운 용어로 기재하며 , O O 철 , O O 관계철 , 잡철 , 참고철등의 용어를

사용하지 않는다 . 화일명 앞에는 반드시 그 화일의 생산연도를 표기한다 .( 예 ,’2002 교육계획 )

④ 란 : 그 화일의 보존년한을 기재한다 . ( 예 , 3 년이면 3 또는 03 으로 표기 )

⑤ 란 : 그 화일의 폐기년도를 기재한다 . 단 , 여러 년도의 문서가 한 화일에 철된 경우 최근년도를 기준

으로 산정한다 .( 예 , ’98-’2000 유류 단가계약 화일인 경우 2000 년도 기준으로 폐기년도 산정 ,

2000 년 ~ 유류 단가계약 화일은 폐기년도를 기재하지 않고 철이 완료되는 시점에서 마감년도와

폐기년도를 기재한다 .)

⑥ 란 : 보관시 위치번호를 기재한다 . ( 화일을 꼽은 후 연필로 기재 , 위치 수시 변경가능 )

( 예 , 위치번호 123 이란 1… 첫번째 캐비닛 ( 또는 책장 , 화일박스 ), 2…. 두번째 단 , 3… 세번째 열 )

⑦ 란 : 보존시 위치번호를 기재한다 .

▣ 화일링 (Filing) 방법

▣ 화일링 (Filing) 방법

(4) 화일에이드 사용방법

보관문서

0

00

001

경영

경영공통

경영회의

예시

1 차 분류명

2 차 분류명

3 차 분류명

001C ‘2002 경영회의 4 차 분류명

일반문서관리규정 (KNB-1-1000)

별표 2( 문서분류 및 보존년한 ) 참조

부서명 위 치 번 호 담당자명

活 用 期 間

예시 관리팀 최영환1 2 3

◐ 화일에이드에 들어있는 화일조견표 색상과 화일에이드 스티커 색상은 항상 동일해야 한다 .

◐ 화일에이드 겉표기는 흑색 NamePen( 유성펜 ) 으로 기재하고 수정시 일반 지우개로 지운 후 수정한다 .

◐ 한 개의 화일에이드에 6-7 개의 화일을 보관하는 것을 기준으로 한다 .

위치번호 123 의 의미

1: 첫번째 캐비닛 ( 또는 책장 , 화일박스 )

2: 책장의 두번째 단

3: 두번째 단에서 세번째 열순서

▣ 화일링 (Filing) 방법

(5) 화일에이드 기재의 예외사항

0 경영

◐ 3 차분류 단위마다 화일에이드 1 개씩 설정을 원칙으로 하되 화일링에 따라 다음과 같은 방법으로 표기

를 달리 할 수 있다 .

1 차 분류 1 개에 2 개 이상의 2차분류단위를 한 화일에이드에 수용할 때

013 ’2002 단기사업계획

021 ‘2002 경영실적분석

042 ‘2002 계 약

1

12

총무

문서용도관리

120 공통

121 문서 , 도서관리

122 용도관리

문서수발

0 ‘2002 경영관련문서수발

진 행 중 0

00

002

경영

경영공통

경영합리화

002D ( 제안운영 )

1.’99 년 제안제도운영

2.’99 년 개선제안서

서식

지불증

경조금지급봉투

문서수발대장양식

2 차 분류 1 개에 2 개 이상의 3차분류단위를 한 화일에이드에 수용할 때

사내문서의 접수 , 발송

진행중인 문서 4 차분류를 실시한 경우 각종 서식을 보관할 경우

1 ‘2002 총무관련문서수발

2 ‘2002 인사관련문서수발