บทที่ 1 แนวความคดิเกี่ยวกับการบริหารโครงการ

ปจจุบันองคการโดยทัว่ไปไดเผชิญหนากับความเปล่ียนแปลงท่ีเกิดข้ึนกับการดําเนินงานอยูตลอดเวลา เชน สภาวะเศรษฐกิจท่ีเปล่ียนแปลงตลอดเวลา ยอดจําหนายไมเปนไปตามเปาหมาย เกิดการแขงขันทางธุรกิจท่ีรุนแรง เปนตน ซ่ึงสงผลใหองคการจําเปนตองมีการปรับปรุงและพัฒนาตัวเองเพ่ือความอยูรอดอยูเสมอ สําหรับแนวทางท่ีมีความสําคัญในการปรับตัวขององคการ ไดแก องคการจะตองปรับตัวใหทันกับการแขงขัน การปรับปรุงและพัฒนาดานคุณภาพของการบริหารจัดการภายในองคการ รวมท้ังการนําเทคโนโลยีท่ีทันสมัยเขามาใชงาน เปนตน ท้ังนี้องคการจําเปนตองมีการประสานกิจกรรมการดําเนินงานดานตางๆ ภายในองคการดังกลาวขางตนใหเกิดประสิทธิภาพท้ังในดานการเงิน ดานการผลิต ดานบุคลากร ดานการตลาด เปนตน ซ่ึงเปนกิจกรรมท่ีตองดําเนินการควบคูกันไป สวนเปาหมายท่ีสําคัญของการบริหาร คือ การบรรลุวัตถุประสงคขององคการอยางมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ในชวงเวลาหลายทศวรรษที่ผานมาการนําแนวคิดทางการบริหารโครงการมาดําเนินการไดสรางประโยชนอยางสูงตอท้ังสังคม และองคการท่ีมีบทบาทเปนเคร่ืองมือท่ีทําใหองคการสามารถพฒันาความสามารถใหสูงข้ึน เชน ดานการวางแผน การพัฒนาบุคลากร การควบคุมกจิกรรมของโครงการ รวมท้ังการใชงบประมาณอยางมีประสิทธิภาพสูงสุดอีกดวย การท่ีโครงการมีขนาดท่ีใหญมากข้ึนจากในอดีตนั้นทําใหองคการและสังคมเกิดการพัฒนาตามไปดวย ในเบ้ืองตนการท่ีผูบริหารโครงการจะนําการบริหารโครงการมาใชในองคการ ผูบริหารโครงการควรมีความรูและความเขาใจในดานความเปนมาของโครงการ ความหมาย ความแตกตางระหวางการบริหารโครงการกับการบริหารท่ัวไป ประโยชนและความสําเร็จท่ีตองการจากการบริหารโครงการ เปนตน จึงจะทําใหการบริหารโครงการสามารถบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคและเปาหมาย สําหรับความหมายของการบริหารนั้นจะแตกตางกันออกไปข้ึนอยูกบัความเช่ือและความเขาใจของผูบริหารแตละคน อยางไรก็ตามการบริหารในสวนของผูบริหารที่จะตองปฏิบัติ ไดแก การวางแผน การจัดองคการ การจัดคนเขาทํางาน การส่ังการ และการควบคุม เพื่อใหเกิดการประสานงานกันท้ังในดานบุคลากรและวัตถุประสงคอยางมีประสิทธิภาพ สวนการบริหารนั้นเปนกระบวนการเปล่ียนปจจัยทางการบริหาร ไดแก บุคลากร วัสดุอุปกรณ เงินทุนและการบริหารเพื่อใหภารกิจขององคการใหสําเร็จลุลวงลงไดอยางราบรื่น สําหรับการบริหารโครงการเปนวิธีการบริหารงานเฉพาะกิจท่ีมีความสําคัญท้ังตอองคการและสังคมโดยรวม ดังนั้นความสําเร็จในการดาํเนินโครงการจึงชวยใหสังคมและองคการเจริญกาวหนาและเปลี่ยนแปลงในทิศทางท่ีพึงประสงค

4

ความเปนมาของการบรหิารโครงการ ในชวงคริสตศักราช 1750-1850 ท่ีมีการปฏิวัติอุตสาหกรรมผูบริหารสวนใหญไมไดนําการบริหารโครงการมาใชโดยตรง เนื่องจากองคการขนาดใหญสามารถดําเนินงานจนสามารถบรรลุวัตถุประสงคท่ีกําหนดไวได โดยการจดัการกับการเปล่ียนแปลงท่ีถูกกําหนดขอบเขตใหเปนภารกิจของผูเช่ียวชาญทางเทคนิคและทางการบริหารภายในองคการ ตอมาเม่ือเกิดการเปล่ียนแปลงท่ีเปนผลมาจากการพัฒนาเทคโนโลยีและการติดตอส่ือสาร องคการขนาดใหญจึงถูกมองวาเปนองคการที่มีความสามารถท่ีจํากัดในการตอบสนองตอการเปล่ียนแปลงจากสภาวะแวดลอม สําหรับการเปล่ียนแปลงดานสภาวะแวดลอมท่ีสามารถสงผลกระทบตอการบริหาร และกระตุนใหองคการจําเปนตองนําแนวทางการบริหารโครงการมาใชในการดําเนินงาน ไดเกิดความนิยมข้ึน ตั้งแตชวงป 1960 ท่ีเกิดจากปญหาดานตนทุนท่ีสูงข้ึนและกําไรท่ีลดลงจนสามารถสงผลกระทบตอการผลิตสินคาและการใหบริการอยางตอเนื่อง จึงทําใหองคการจาํเปนตองหาแนวทางหรือกลยุทธในการเพิ่มรายไดโดยการพัฒนาผลิตภัณฑใหมข้ึน แตเนือ่งจากการคิดคนและพัฒนาผลิตภัณฑใหมไมอาจปฏิบัติไดในกระบวนการผลิตที่ใชการบริหารท่ัวไปที่มีการผลิต โดยใชกระบวนการของการบริหารท่ัวไปท่ีมีความเหมาะสมและมีความสอดคลองกับสถานการณท่ีมีการเปล่ียนแปลงนอย ในระยะเวลาตอมาไดเกดิการแขงขันทางธุรกจิมีมากข้ึนสงผลทําใหเกิดการผลิตสินคาและบริการท่ีสูงข้ึน ผูใชผลิตภัณฑยิ่งมีความตองการใหองคการตอบสนองความตองการของตนมากขึ้น องคการจึงตองมีการปรับปรุงการดําเนนิงาน ไดแก กลยทุธ โครงสราง และวัฒนธรรมขององคการใหมีความยืดหยุน มีความคลองตัวและตอบสนองการเปล่ียนแปลงท่ีเกดิข้ึนได มิฉะนั้นแลวองคการอาจตองเลิกดาํเนนิกจิการไป จึงสงผลทําใหระบบการวางแผนและการบริหารงานในลักษณะโครงการ ไดถูกนํามาใชเพ่ือจัดการกับการเปล่ียนแปลง รวมท้ังสนับสนุนและสงเสริมการวางแผนและการควบคุมการดําเนนิงานท่ัวไป ตลอดจนทําใหองคการบรรลุวัตถุประสงคภายใตเวลาและงบประมาณท่ีจํากัด อยางไรก็ตามการบริหารงานท่ีมุงเนนคุณภาพและความหลากหลายของผลิตภัณฑทําใหเกิดการเปล่ียนแปลงข้ึนและเปนสาเหตุทําใหมีการนําการบริหารโครงการมาใชอยางแพรหลาย เชน มีการคิดคนส่ิงประดิษฐใหมๆ เกิดเทคโนโลยีระดับสูง และมีการนําเทคโนโลยีมาใชกนัอยางกวางขวาง ทําใหกระบวนการผลิตผลิตภัณฑตางๆ ส้ันลง จนเกิดการเปล่ียนแปลงการบริหารในอยางรวดเร็ว การบริหารโครงการจึงถูกนาํมาใชเพื่อใหสอดคลองกับสถานการณดงักลาว อยางไรก็ตามโครงการมักจะเปนกิจกรรมท่ีมีการดําเนินงานเพียงคร้ังเดียวแตมีกิจกรรมยอยๆ ท่ีเกี่ยวของท้ังในดานเวลา และการจัดสรรทรัพยากรเพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคท่ีองคการตองการ นอกจากนีว้ัตถุประสงคของโครงการจากกจิกรรมท่ีมีความสลับซับซอนจึงมีความจําเปนท่ีผูบริหารตองใหความสําคัญมากยิ่งข้ึนอีกดวย

5

ความสําคัญของการบรหิารโครงการ ในปจจุบันการบริหารโครงการมีความสําคัญและถูกนํามาใชในการดําเนินงานอยางแพรหลาย โดยมีจุดมุงหมาย เพื่อใหองคการและสังคมสามารถบรรลุวัตถุประสงคท่ีตองการไดมากย่ิงข้ึนกวาการบริหารท่ัวไปท่ีเปนการบริหารงานท่ีมีลักษณะของการดําเนินงานอยางเปนประจํา เนื่องจากการบริหารโครงการเปนการดําเนินงานท่ีมีความแตกตางออกไปจากการดําเนินงานท่ีปฏิบัติอยูเปนประจํา แตเปนเคร่ืองมือท่ีมีประสิทธิภาพมากท่ีสุด เม่ือถูกนําไปใชในการดําเนินกิจกรรมท่ีมีความสลับซับซอน หรือกิจกรรมที่มีความเกีย่วของกับการใชเทคโนโลยีท่ีทันสมัยตางๆ ซ่ึงจะทําใหองคการและสังคมไดรับประโยชนสูงสุดจากทรัพยากรทางการบริหารท่ีมีอยูอยางจํากัด ภายใตเง่ือนไขดานสภาวะแวดลอมภายในองคการ สภาวะแวดลอมภายนอกองคการ และปจจัยดานเวลา เปนตน โดยทั่วไปองคการท่ีมีประสบการณจากการบริหารโครงการมาแลวนั้น จะมีความไดเปรียบและสามารถที่จะดาํเนินงานไดอยางมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากย่ิงข้ึน ทําใหไดเปรียบเหนือกวาองคการที่ไมเคยมีประสบการณในดานการบริหารโครงการมากอน สําหรับโครงการท่ีมีประโยชนตอสังคมที่ผานมานั้นลวนแลวแตไดใชการบริหารโครงการท้ังส้ิน เชน โครงการบําบัดน้ําเสีย โครงการลดมลภาวะทางอากาศ เปนตน นอกจากน้ีการบริหารโครงการยังไดนํามาใชเพื่อการประสาน และควบคุมกิจกรรมท่ีมีความสลับซับซอนในการดําเนินงาน ไดแก โครงการท่ีเกีย่วกบัการรักษาสภาพแวดลอมท่ีพึงประสงคในสังคม เชน โครงการดานความม่ันคง โครงการความรวมมือระหวางภูมิภาคของโลก เปนตน โครงการท่ีเกี่ยวของกับการใหบริการประชาชน เชน โครงการดานสุขภาพอนามยั ดานการศึกษา ดานการฝกอบรม ดานการฟนฟูสภาพจิตใจ ดานการชลประทานเพ่ือการอุปโภคบริโภค เปนตน การบริหารโครงการในกิจกรรมเหลานี้ ทําใหชีวิตของคนในสังคมไดรับความสะดวกสบายและมีคุณภาพชวีิตท่ีสูงข้ึน ดังนัน้การบริหารโครงการจึงมีความเกีย่วของกบัชีวิตของคนในสังคมนั่นเอง โครงการเปนกจิกรรมที่ไดรับการจดัทําข้ึนเพือ่การนําไปใชเพือ่ใหบรรลุถึงวตัถุประสงคและเปาหมายท่ีไดกําหนดไว โครงการทุกโครงการท่ีกําหนดข้ึนจะตองมีความสอดคลองและสนับสนนุแผนงานหลักขององคการ มีการจัดเตรียม การกําหนดรูปแบบของการดําเนินงานไวอยางเปนระบบ การดําเนนิงานของโครงการจะตองเปนท่ีตกลงยอมรับและรับรูจากทุกฝายท่ีเกีย่วของ โครงการจะตองมีผูรับผิดชอบในการดําเนินการ รวมท้ังจะตองไดรับการสนับสนุนและเอาใจใสจากผูท่ีเกี่ยวของอยางสมํ่าเสมอและท่ีสําคัญโครงการจะตองไดรับการตรวจสอบและประเมินผลอยางจริงจัง ท้ังนี้เพื่อใหการดําเนินงานของโครงการบรรลุถึงผลลัพธอยางมีประสิทธิภาพมากท่ีสุด โครงการโดยท่ัวไปเปนกิจกรรมท่ีมีความเกีย่วของกับการใชทรัพยากรเพื่อหวังผลประโยชนตอบแทน ดังนัน้โครงการจึงมีความเกี่ยวของกับการวางแผน การจัดสรรทรัพยากร และแผนปฏิบัติงานอยางมีระเบียบแบบแผนอีกดวย

6

ความหมายของการบรหิารโครงการ ความหมายของคําวา การบริหาร การจัดการ และโครงการ มีผูใหความหมาย ดังนี ้ การจัดการ (Management) และการบริหาร (Administration) พบวา การจัดการมักนยิมใชในดานธุรกจิ โดยจะเปนการจดัการตามนโยบายท่ีองคการไดกําหนดไว สวนการบริหารมกันยิมใชในดานการบริหารราชการท่ีมุงเนนในเร่ืองของการบริหาร หรือจดัการเก่ียวกบันโยบายของหนวยงานตาง ๆอยางไรก็ดีคําวาการจดัการกับการบริหารโดยท่ัวไปใชแทนกันได (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, 2536, หนา 59) ศิริวรรณ เสรีรัตน (2538, หนา 184) กลาววา การจัดการหรือการบริหารเปนกระบวนการนําทรัพยากรการบริหารมาใชใหบรรลุวัตถุประสงคตามข้ันตอนการบริหาร คือ การวางแผน การจัดองคการ การชักนํา และการควบคุม โจนสและจอรจ (Jones & George, 2003, p.5) กลาววา การจัดการ หมายถึง การวางแผน การจัดโครงสรางองคการ การนํา และการควบคุมในดานบุคลากรและทรัพยากรอ่ืนๆ ในการบรรลุเปาหมายอยางมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทรัพยากรขององคการรวมถึงสินทรัพย เชน เคร่ืองจักร วัตถุดิบ เงินทุน เทคโนโลยี ไดแก คอมพิวเตอร สารสนเทศ บุคลากร ไดแก ทักษะ ความรู เปนตน คุกและฮันสาเกอร (Cook & Hunsaker, 2001, p.5) กลาววา การจัดการ หมายถึง การปฏิบัติหรือการดําเนนิงานดานการสั่งการ การจัดองคการ และการพัฒนาบุคลากร เทคโนโลยี และเงินทุนไปใชในระบบการดําเนนิงานท่ีมีการจัดหาบริการและสินคาไปสูผูอ่ืน จากการท่ีมีผูใหความหมายของคําวาการจัดการหลายๆ ทาน ดังนั้นผูเขียนมีความเห็นวา การบริหารหรือการจัดการ หมายถึง การดําเนินงานหรือกระบวนการการทํางานรวมกันของคนในองคการอยางมีศิลปะรวมท้ังมีการประสมประสานทรัพยากรตางๆ เพื่อใหการดําเนินงานเปนไปเพื่อบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคท่ีกําหนดไว อยางมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ จากความหมายของการจัดการขางตนพบวาการบริหารหรือการจัดการจะมีความครอบคลุมถึงสาระสําคัญซ่ึงเปนประเด็นหลักของการจัดการ คือ วัตถุประสงค เปาหมาย ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และการประสมประสานทรัพยากรอีกดวย อยางไรก็ดใีนปจจุบันยงัมีการใหความหมายของการจดัการไวท่ีนาสนใจ คือ การจดัการเปนเร่ืองเกี่ยวกับการกําหนดตําแหนงทางการแขงขันขององคการเพื่อการดําเนินงานในรูปของวิสัยทัศน ภารกิจ นโยบาย เปาหมาย และกลยุทธท่ีชัดเจนและใชเปนแนวทางสําหรับกํากับใชทรัพยากรในแผนงานตางๆ โดยมีจุดหมายเพือ่นําองคการไปสูการมีความไดเปรียบทางการแขงขัน มีการเจริญเติบโตท่ียั่งยนืในระยะยาว เปนตน

7

ความหมายของคําวา โครงการ (Project) มีผูใหความหมาย ดังนี ้ สุพาดา สิริกุตตาและคนอ่ืนๆ (2543,หนา 37) กลาววา โครงการ หมายถึง กลุมกิจกรรมท่ีมีจุดเริ่มตนและจดุส้ินสุด หรือเปนกลุมของกิจกรรมและงานท่ีมีลักษณะที่มีวัตถุประสงคท่ีเฉพาะเจาะจงท่ีจะตองทําใหสําเร็จภายในเง่ือนไขท่ีกาํหนดไว มีจุดเร่ิมตนและจุดส้ินสุดของเวลา มีขอบเขตดานการเงินท่ีใช มีการกําหนดทรัพยากรท่ีใช เชน เงิน บุคคล และอุปกรณ ประชุม รอดประเสริฐ (2529, หนา 5) กลาววา โครงการเปนแผนงานท่ีจัดทําข้ึนอยางมีระบบ โดยประกอบดวยกิจกรรมยอยหลายกิจกรรมท่ีตองใชทรัพยากรในการดําเนินงาน และคาดหวังท่ีจะไดรับผลตอบแทนอยางคุมคา แผนงานนีจ้ะตองมีจุดเร่ิมตนและจุดส้ินสุดในการดาํเนนิงานจะตองมีวัตถุประสงคหรือจุดมุงหมายอยางชัดเจน จะตองมีพื้นท่ีในการดําเนนิงานเพื่อใหบริการและสนองความตองการของกลุมบุคคลในพื้นท่ีนั้น และจะตองมีบุคคลหรือหนวยงานรับผิดชอบในการดําเนินงาน เทอรเนอร (Turner, 1993, p.5) กลาววา โครงการ หมายถึง การดําเนินงานดวยความพยายามท่ีมีลักษณะพิเศษเพ่ือกอใหเกิดการเปล่ียนแปลงอยางใดอยางหนึ่งภายในระยะเวลาที่กําหนด และภายใตกรอบของวัตถุประสงค วัตถุประสงคของโครงการมักมีลักษณะผสมผสานระหวางคุณภาพ ตนทุนและทรัพยากร ในการดําเนินงานโครงการเพื่อบรรลุวัตถุประสงคท้ังสามดานตองเกี่ยวของกับผูปฏิบัติงานในทุกสวนขององคการ และเปนการบริหารจัดการขามอํานาจหนาท่ีขององคการ ซ่ึงทําใหการดําเนนิงานโครงการแตกตางจากการบริหารงานท่ัวไปท่ีมีลักษณะเปนงานประจาํ โครงการ หมายถึง การดําเนนิงานหรือกิจกรรมท่ีมีความสลับซับซอนท่ีไมเปนงานประจําวัน มีการดําเนนิงานในเวลาใดเวลาหน่ึงหรือมีการกําหนดระยะเวลา งบประมาณ ทรัพยากรการบริหาร และมีการออกแบบแนวทางการดําเนนิงานท่ีเฉพาะเจาะจง ท่ีมุงตอบสนองความตองการของลูกคาหรือผูบริโภค เปนสําคัญ ซ่ึงองคการโดยท่ัวไปจะมีการกําหนดเปาหมายท่ีมุงใหโครงการสามารถตอบสนองความพึงพอใจของลูกคา ในขณะท่ีโครงการจะมีการดําเนินงานควบคูไปกับงานประจําขององคการดวย แตโครงการจะมีความแตกตางออกไปจากการหนาท่ีปฏิบัติ สําหรับลักษณะของโครงการ ไดแก มีการกําหนดวัตถุประสงค มีการระบุชวงเวลาเร่ิมตนและส้ินสุดโครงการ บุคลากรท่ีมีความเชี่ยวชาญพิเศษจากฝายตางๆ เขามามีสวนรวมในการปฏิบัติ มีการดําเนนิกจิกรรมท่ีไมเคยปฏิบัติมากอน รวมท้ังมีการใชเงินทุน เวลา และการปฏิบัติการ เปนตน จากการที่มีผูใหความหมายดังกลาวขางตนผูเขียนมีความเห็นวา การบริหารโครงการ (Project Management) หมายถึง กระบวนการในการดาํเนินงานหรือกิจกรรมท่ีมีลักษณะท่ีมีความพิเศษและไมซํ้าซอนกับการดําเนินงานหรือกิจกรรมท่ีมีอยูในปจจุบัน โดยกลยุทธหรือแนวทางท่ีมีความแตกตางออกไปจากการบริหารงานประจําหรือการบริหารท่ัวไป เพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคท่ีกําหนดไวภายใตกรอบดานงบประมาณ บคุลากรและเวลา เปนตน

8

สําหรับความหมายที่สามารถพบในการบริหารโครงการ มีดังนี้ วัตถุประสงค วีแลนและฮังเกอร (Wheelan & Hunger, 2000, p.11) กลาววา วัตถุประสงค หมายถึง ผลสุดทายจากการดําเนินกิจกรรมหรือดําเนินการท่ีไดระบุส่ิงท่ีตองการ ชวงเวลา ปริมาณของผลผลิตท่ีตองการบรรลุ ซ่ึงวัตถุประสงคท่ีตองการดังกลาวจะตองมีความสอดคลองกับภารกจิขององคการดวย สําหรับการระบุวัตถุประสงคจะตองมีคุณลักษณะท่ีมีความเฉพาะเจาะจง ตัวอยางของวัตถุประสงคท่ีมีความเฉพาะเจาะจง เชน บริษัท มินเนโซตา ไมนิ่ง แมนูแฟคเจอร้ิง จาํกัด (Minnesota Mining & Manufacturing) ไดกําหนดวตัถุประสงค ดังนี้ อัตราเติบโตของผลตอบแทนตอหุน คือ รอยละ 10 ตอป อัตราเติบโตของผลตอบแทนตอสวนของเจาของ คือ รอยละ 20-25 ตอป อัตราเติบโตของผลตอบแทนตอสินทรัพยหมุนเวยีน คือ รอยละ 27 ตอป เปาหมาย (Goal) หมายถึง ส่ิงท่ีองคการตองการใหเกิดข้ึนซ่ึงเปนการกําหนดในเชิงคุณภาพหรือรูปบรรยาย เปาหมายเปนผลลัพธสุดทายท่ีองคการตองการใหเกดิข้ึนเปนความตองการอยางกวางๆ เชน การเพิ่มผลกําไรใหสูงข้ึน การเพิ่มยอดจําหนาย การลดตนทุน เปนตน ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง ปริมาณหรือจํานวนของทรัพยากรที่ใชในการปฏิบัติงาน ประกอบดวย คน เงิน วัสดุ จนบรรลุวัตถุประสงค ประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง ความสามารถขององคการในอันท่ีจะบริหารงานใหบรรลุวัตถุประสงคไดเปนอยางดีในชวงเวลาท่ีกําหนดประสิทธิผลเนนการบริหารระยะยาวและตอเนื่อง เชน ประสิทธิผลเบ้ืองตนขององคการทุกองคการ คือ ความสามารถในการเปล่ียนแปลง ปรับปรุง ดําเนินการเพื่อบรรลุวัตถุประสงคและยังคงปฏิบัติหนาท่ีอยูไดตอไป ทรัพยากร (Resource) หมายถึง ทรัพยากรที่ผูบริหารเกี่ยวของดวยโดยตรง ซ่ึงแตเดิมนั้น โดยทั่วไปถือกันวาทรัพยากรดังกลาวประกอบดวยทรัพยากรมนุษย เงินทุน วัสดุ และการจัดการ หรือท่ีเรียกโดยยอวา 4 M’s (Man, Money, Material, and Management) แตโดยท่ีสภาพแวดลอมและสังคมในปจจุบันเปล่ียนแปลงไป องคการจึงจําเปนตองคํานึงถึงทรัพยากรดานอ่ืนๆ ท่ีมีผลกระทบตอองคการดวย ซ่ึงทรัพยากรดังกลาว ไดแก เทคโนโลยีสารสนเทศ เคร่ืองจักร เปนตน นโยบาย (Policies) พิบูล ทีปะปาล (2546, หนา 19) กลาววา นโยบาย (Policies) หมายถึง แนวทางกวางๆ ท่ีกําหนดข้ึนเพือ่นํามาใชเปนแนวทางในการตัดสินใจ เพือ่ใหการกําหนดกลยุทธกับการนํากลยุทธไปปฏิบัติเช่ือมโยงกัน บริษัทใชนโยบายเปนเคร่ืองมือเพื่อใหเกิดความมั่นใจวาพนักงานทุกคนในบริษัทตัดสินใจดําเนินงานการปฏิบัติการตางๆ สอดคลองสนับสนุนเปนไปตามพันธกิจ (Mission) วัตถุประสงค (Objective) และกลยุทธ (Strategies) ของบริษัท

9

วิสัยทัศน(Vision) วิสัยทัศน หมายถึง การระบุถึงส่ิงท่ีองคการตองการใหเปนผลในอนาคตระยะยาว 5 – 10 ป เชนความเปนเลิศ ความเปนผูนํา เปนตน โดยทั่วไป คําวา วิสัยทัศน เปนเปาหมายระยะยาวหรือมุมมองท่ีกวางขวาง ผูบริหารเปนผูท่ีมีความสําคัญตอการกําหนดกลยุทธโดยใชเหตุผลภายใตทัศนคติ ประสบการณ และความรูความสามารถท่ีสะสมไว ซ่ึงวิสัยทัศนมีคุณลักษณะ คือ มีการคิดอยางเปนระบบ โดยผูบริหารจะมีการวิเคราะห มีการกําหนดแผนท่ีมีความเหมาะสมและสอดคลองกับสภาวะแวดลอมข้ึนอยางมีข้ันตอน มีความเชื่อม่ัน หมายถึง การมีความเช่ือมั่นในการวิเคราะหสภาวะแวดลอมและทําการกําหนดวิสัยทัศนข้ึนเพื่อการดําเนินงาน มีความเอาใจใสในงานท่ีปฏิบัติ เปนการใหความสนใจและมุงมั่นถึงวัตถุประสงคและเปาหมายท่ีกําหนด ปจจุบันองคการจะตองมีมุมมองท่ีกวางขวาง ธุรกิจใดท่ีมีโอกาสการขยายการลงทุนผูบริหารก็ควรตัดสินใจลงทุน คุณลักษณะ 3 ประการนี้ประกอบกับขอมูลจากภายนอกและภายในองคการ ทําใหผูบริหารสามารถกําหนดแผนกลยุทธเพ่ือนําไปสูการแกไขปญหาท่ีกาํลังเผชิญอยูและสามารถกําหนดแนวทางการแขงขันภายใตขอจํากัดของทรัพยากรที่มีอยู ภารกิจ (Mission) ภารกิจ หมายถึง เจตนาหรือเหตุผลท่ีองคการตองการดําเนินการ ซ่ึงจะบอกถึงการมอบผลิตภัณฑแกลูกคา สังคม และการแขงขันท่ีมีความแตกตางไปจากองคการอื่นๆ (Wheelan & Hunger, 2000, pp.10-11) สําหรับการกําหนดภารกจิจะเปนหนาท่ีท่ีมีความสําคัญของผูบริหารระดับสูงเปนขอความที่แสดงถึงแนวทางการจดัการเชิงกลยุทธและแนวทางหลักในการอยูรอดขององคการ โดยระบุถึงหนาท่ีขององคการที่ตองกระทําตอสังคมและสอดคลองกับปรัชญาในการจัดการขององคการ เชน มีการระบุถึงลูกคาเปาหมายขององคการ ผลิตภัณฑท่ีจะนําออกสูตลาด สถานท่ีนําผลิตภัณฑออกสูตลาด ระบุถึงการมุงความเจริญเติบโต ความอยูรอดและกําไร เปนตน ความสําคัญของการกําหนดภารกิจนั้นจะมีผลตอการกําหนดทิศทางท่ีจะตองถูกถายทอดสูการดําเนนิงานหรือกลยุทธ การกําหนดวตัถุประสงค และเปาหมายท่ีมีความสอดคลองกัน ซ่ึงผูบริหารระดับสูงจะตองทําการกําหนดภารกจิและทําการถายทอดไปสูการดาํเนนิการไดอยางมีประสิทธิภาพ โดยใชถอยคําท่ีเขาใจงาย กะทัดรัด มีเนือ้หา มีความหมาย และมีรูปแบบในการกําหนดท่ีเฉพาะเจาะจง โดยภารกิจหลักขององคการแตละแหงจะแตกตางกันออกไป ภารกิจหลักจะตองมีความสอดคลองกับวิสัยทัศนขององคการ ชวยถายทอดความตองการขององคการและสามารถสรางแรงจูงใจใหบุคลากรสามารถนําไปปฏิบัติในแนวทางท่ีตองการได กลยุทธ (Strategy) เปนทางเลือกที่ดีท่ีสุดท่ีองคการเลือกดําเนินการจากจุดท่ีเปนอยูในปจจุบันไปสูเปาหมายในอนาคตท่ีกําหนดไว การพัฒนากลยุทธตองคํานึงถึงโอกาสและอุปสรรคตลอดจนจุดแข็งและจุดออนขององคการ และเลือกวธีิท่ีไดเปรียบคูแขงขันมากท่ีสุด

10

กลยุทธ หมายถึง แนวทางหรือแผนดําเนนิการหลักท่ีมีการระบุถึงสถานภาพวาองคการควรกําหนดแนวทางการดําเนินงานอยางไรท่ีมีความเหมาะสมที่สุด หลังจากท่ีมีการกําหนดวัตถุประสงคท่ีตองการแลว เพื่อใหเกดิความไดเปรียบและการลดขอเสียเปรียบเชิงการแขงขัน การประสมประสาน (Integrate) คือ การสรางความสมดุลและความสอดคลองตอเนื่องระหวางทรัพยากรตางๆ เพ่ือบรรลุความสําเร็จขององคการ องคการใดมีวัตถุประสงคในการสรางความเจริญเติบโตมากนอยเพียงใดยอมตองจัดการใหทรัพยากรตางๆ ใหมีอัตราสวนท่ีจะสามารถทําใหไดมาตามวัตถุประสงคกําหนดไวการประสมประสานจึงหมายถึง การทําใหกิจกรรมตางๆ ท่ีมีความสอดคลองและตอเนื่องกัน เชน ในหนวยงานตางๆ ขององคการจะตองมีการจางคนเขาทํางานและมีการฝกอบรมใหเหมาะสมกับงานท่ีทํา ตองมีการจัดสรรทรัพยากร คน เงิน เทคโนโลยีและอ่ืนๆ ท่ีสมดุลกบัลําดับความสําคัญของหนวยงานและความตองการจากภายนอกองคการ ตองมีการประสานความรูความสามารถของบุคลากรที่อยูในองคการใหเขากับงาน ซ่ึงบุคคลเหลานั้นตางก็มีคานิยมและความเปนตัวของตัวเองทั้งส้ิน

วัตถุประสงคของโครงการ สําหรับการบริหารโครงการนัน้จะมีความเกีย่วของกับความตองการบรรลุวัตถุประสงคของโครงการท้ังส้ิน สําหรับวัตถุประสงคของโครงการ ไดแก การจดัการดานขอบเขตการบริหาร หรือขอบเขตการบริหารเปนการกําหนดบทบาทหนาท่ีของผูบริหารโครงการ ไดแก การกําหนดวิธีการท่ีตองการใหองคการบรรลุวัตถุประสงค กําหนดกลยทุธท่ีทําใหวตัถุประสงคของโครงการบรรลุผลสําเร็จ และการกําหนดแผนยุทธวิธีข้ึนเพื่อทําใหแผนกลยุทธในแตละดานประสบความสําเร็จ ซ่ึงการบริหารในขอบเขตตางๆ ขางตนจะตองมีความสัมพันธกับโครงสรางองคการที่มีการแบงงานกนัทําอยางชัดเจน นอกจากนี้วตัถุประสงคของโครงการยังมีผลตอการจัดการดานองคการ ซ่ึงการจัดการดานองคการนี้จะเปนออกแบบโครงสรางท่ีมีการกาํหนดแผนภูมิความรับผิดชอบ มีการปรับปรุงรูปแบบองคการใหสอดคลองกับภารกจิของโครงการ ท่ีตองคํานึงถึงการเปล่ียนแปลงของสภาวะแวดลอม การแปลงวัตถุประสงคใหเปนกลยุทธของโครงการและนําไปสูการปฏิบัติโดยมีการจัดทําแผนยุทธวิธีตอไป ท้ังนี้ วัตถุประสงคท่ีไดกําหนดไวอาจเปนการกาํหนดท้ังในดานท่ีมีลักษณะเชิงปริมาณ หรือเชิงคุณภาพก็ได โดยที่การบริหารโครงการจะเปนกิจกรรมท่ีมีความสัมพันธกันและกันท่ีมีการใชความพยายามของบุคคลากรในการดําเนินกิจกรรมท่ีมีลักษณะท่ีมีความพิเศษอยางเปนระบบเพื่อใหสามารถใชทรัพยากรอยางมีประสิทธิภาพสูงสุดในการดําเนินงานใหบรรลุวัตถุประสงคท่ีไดกําหนดไว ซ่ึงกิจกรรมดังกลาวจะตองมีการกําหนดเวลาเร่ิมตนและส้ินสุดอีกดวย

11

- ขอบเขตของงานท่ีดําเนินการ - โครงสรางองคการ - เครือขาย - ความเปนผูนํา - ทรัพยากร - คณะทํางาน - ตนทุน - ผูมีสวนรวม

ภาพท่ี 1.1 ข้ันตอนการจัดการโครงการ ท่ีมา (Gray & Larson, 2000, p.15) จากภาพท่ี 1.1 แสดงถึงข้ันตอนการจัดการโครงการ พบวา โครงการจะมุงตอบสนองความตองการของลูกคาหรือผูบริโภคเปนสําคัญ โดยผูบริหารจะทําการการวิเคราะหสภาวะแวดลอม ไดแก สภาวะแวดลอมภายนอก สภาวะแวดลอมภายใน การกาํหนดภารกิจ การกําหนดเปาหมายและทําการกาํหนดกลยุทธ จากน้ันองคการจะดําเนินการกําหนดระบบในการปฏิบัติ ไดแก การกําหนดขอบเขตของงานท่ีดําเนนิการและเครือขายท่ีตองใช โดยท่ัวไปจะมีการกําหนดเปาหมายท่ีมุงใหโครงการสามารถตอบสนองความพึงพอใจของลูกคา ในขณะท่ีโครงการจะมีการดําเนินงานควบคูไปกับงานประจําขององคการดวย แตโครงการจะมีความแตกตางออกไปจากการหนาท่ีปฏิบัติ

ลูกคาหรือผูบริโภค

การวิเคราะหสภาวะแวดลอม - สภาวะแวดลอมภายนอก - สภาวะแวดลอมภายใน - การกําหนดภารกิจ - การกําหนดเปาหมาย - การกําหนดกลยุทธ

โครงการ

สภาวะแวดลอม และวัฒนธรรม

ระบบ

การดําเนินโครงการ

12

ลักษณะของโครงการจะมีการกําหนดประเด็นตางๆ ไดแก มีการกําหนดวัตถุประสงค มีการระบุชวงเวลาเร่ิมตนและส้ินสุดโครงการ บุคลากรท่ีมีความเชี่ยวชาญพิเศษจากฝายตางๆ เขามามีสวนรวมในการปฏิบัติ มีการดําเนินกิจกรรมท่ีไมเคยปฏิบัติมากอน มีการใชเงินทุน เวลา และการปฏิบัติ ปจจัยดานทรัพยากรบริหารตางๆ และตนทุน นอกจากนี้จะตองพิจารณาสภาวะแวดลอมและวัฒนธรรมองคการอีกดวย ไดแก โครงสรางองคการ คณะทํางาน และผูมีสวนรวมในการปฏิบัติดวย วัตถุประสงคของโครงการเปนความตองการของผูบริหารที่ตองการใหเกดิข้ึน เนื่องจากในการดําเนินโครงการนั้น ผูบริหารจะตองมีการตัดสินใจท่ีมีผลกระทบตอโครงสรางองคการทําใหองคการจะตองมีการปรับเปล่ียนหนาท่ีของบุคลากร ตลอดจนเทคโนโลยีท่ีใชใหมีความเหมาะสมและยืดหยุนมากข้ึน ซ่ึงจะมีผลกระทบตอแนวความคิดพื้นฐานของวัฒนธรรมองคการและทฤษฎีองคการแบบเดิมท่ียดึโครงสรางองคการตามหนาท่ีในการปฏิบัติงานเทานั้น ดังนั้นความยืดหยุนจึงเปนปจจัยท่ีมีความสําคัญตอโครงสรางองคการแบบโครงการเพ่ือทําใหเกิดการเปล่ียนแปลงไปในทางท่ีดีข้ึนตอสังคม เชน โครงการการฝกอบรมบัณฑิตใหมใหมีทักษะดานคอมพิวเตอรในระยะเวลา 3 เดือน จนทําใหความสามารถของผูเขารับการฝกอบรมสูงข้ึนกลายเปนแรงงานท่ีมีคุณสมบัติท่ีเปนไปตามท่ีตลาดแรงงานตองการ เปนตน นอกจากนี้โครงการยังเปนผลลัพธท่ีเกิดจากการเปล่ียนแปลงของสภาวะแวดลอมภายนอก เชน การท่ีราคาน้ํามันมีราคาท่ีสูงข้ึนจนทําใหเกิดภาวะเศรษฐกิจถดถอย ดังนั้นรัฐบาลจึงตองนําการบริหารโครงการมาใชแกไขปญหา ไดแก การสงเสริมการใชไบโอดีเซล การงดสูบบุหร่ีในสถานบันเทิง เปนตน เพ่ือใหเกิดการบรรลุวัตถุประสงคท่ีตองการ การบริหารการเปล่ียนแปลงจึงดาํเนินการโดยโครงการท้ังส้ิน นอกจากนี้วัตถุประสงคของโครงการจะมีผลกระทบตอการจดัการดานผลิตภัณฑอีกดวย ผูบริหารจะตองคํานึงถึงปจจยัดานคุณภาพ ดานตนทุนและดานเวลาของผลิตภณัฑไดในเวลาเดียวกนั ซ่ึงในการจัดการดานคุณภาพน้ีจะมีความเกี่ยวของกับการประกันคุณภาพ การควบคุมคุณภาพและทัศนคติของลูกคาตอคุณภาพ สําหรับการจัดการดานตนทุนนั้นจะดําเนินการกําหนดวิธีการคํานวณตนทุนและการควบคุมตนทุน สวนการจดัการดานเวลานั้นจะใชโครงขายและแผนภมิูเปนเคร่ืองมือในการควบคุมการดําเนนิการ การบริหารโครงการนี้จะเปนประโยชนตอองคการทําใหบุคลากรเกดิความเปนอันหนึ่งอันเดียวกัน มีการกําหนดผูรับผิดชอบในแตละดานท่ีตองมีการประสานการทํางานรวมกัน มีการเช่ือมโยงวัตถุประสงคของโครงการและกระบวนการบริหารเขาดวยกันจนสามารถสงผลตอความสําเร็จในอนาคตได โดยท่ัวไปผูบริหารโครงการมักจะเนนวัตถุประสงคดานเวลาท้ังนี้เนื่องจากวิธีการควบคุมเวลาโดยใชโครงขาย (Network) อยางเปนระบบจะมีประสิทธิภาพในการดําเนินโครงการมากในปจจุบัน นอกจากนี้เวลายังเปนวัตถุประสงคท่ีมีความชัดเจนท่ีสุดจึงถูกควบคุมมากกวาดานตนทุนและดานคุณภาพ

13

องคประกอบของการบรหิารโครงการ สําหรับองคประกอบท่ีสําคัญของการบริหารโครงการ คือ กระบวนการบริหารโครงการซ่ึงประกอบดวยสวนประกอบท่ีสําคัญ ไดแก การกําหนดวัตถุประสงคของโครงการ กระบวนการบริหารในการบรรลุวัตถุประสงค และระดับการบริหารพื้นฐาน ในดานการกําหนดวัตถุประสงคของโครงการ (project objectives) จะมีความเกี่ยวของกบัการดําเนนิการปฏิบัติ ไดแก ดานขอบเขตการบริหาร ดานองคการ ดานคุณภาพ ดานตนทุน ดานเวลา ดานความไมแนนอน เปนตน เนื่องจากการดาํเนินงานโครงการตามวัตถุประสงคจะมีความเก่ียวของกบัความไมแนนอน ดังนั้นวัตถุประสงคจึงเปนปจจัยท่ีอยูภายใตอํานาจ หนาท่ี และความรับผิดชอบของผูบริหารโครงการ ถาโครงการขาดวัตถุประสงคท่ีชัดเจนและแนนอนกจ็ะทําใหโครงการไมสามารถดําเนนิการไดอยางมีประสิทธิภาพ กระบวนการบริหารในการบรรลุวัตถุประสงค วัตถุประสงคในแตละดานของโครงการ ในกระบวนการบริหารท่ีนํามาใชจะตองสอดคลองกับโครงการท่ีมีลักษณะช่ัวคราว เพื่อดําเนินกิจกรรมพิเศษ ซ่ึงแนวความคิดเกี่ยวกับกระบวนการบรหิารโครงการ คือ การใชวงจรการแกไขปญหา ซ่ึงแนวความคิดนี้มีขอสมมติฐานเบ้ืองตนวาวัตถุประสงคของโครงการจะมีความเกีย่วของกับปญหาใดปญหาหนึ่งแลวนํากระบวนการบริหารโครงการท่ีไดมาตรฐานมาแกไขปญหานั้น กระบวนการบริหารโครงการประกอบดวย 4 ข้ันตอน คือ ข้ันตอนการวางแผน ข้ันตอนการจัดองคการ ข้ันตอนการนําไปปฏิบัติและข้ันตอนการควบคุม และวงจรการบริหารโครงการ แนวความคิดดังกลาวนี้มีขอสมมติฐานเบ้ืองตนวา โครงการเปนกิจกรรมท่ีมีลักษณะช่ัวคราวท่ีมีการกําหนดระยะเวลาเร่ิมตนและระยะเวลาส้ินสุด

ระดับการบริหารพ้ืนฐาน โครงการตาง ๆจะมีความเกีย่วของกับบทบาทและความรับผิดชอบของผูบริหารระดับตางๆ ไดแก ระดับบูรณาการ ระดับกลยทุธ และระดับยุทธวิธี ระดับการบริหารดังกลาวทําใหเกิดกระบวนการบริหารโครงการท่ีมีความสัมพันธกับสังคมภายนอก ซ่ึงเปนสภาวะแวดลอมของโครงการ กลาวคือ ผูบริหารในระดับบูรณาการหรือผูบริหารในระดับองคการ ซ่ึงเปนเจาของโครงการจะตองกําหนดวัตถุประสงคขององคการ และโครงการใหสอดคลองกับสภาวะแวดลอม ผูบริหารระดับกลยุทธหรือผูบริหารระดับกลางท่ีเกี่ยวของกับการบริหารภายในโครงการจะทําหนาท่ีประสานกิจกรรมของโครงการกับหนวยงานอ่ืนๆ ใหสามารถดําเนินงานไปได สวนผูบริหารระดับยุทธวิธี หรือผูบริหารระดับปฏิบัติจะเกี่ยวของกับการควบคุมดูแลการปฏิบัติเพื่อใหการผลิตสินคาหรือการบริการเปนไปอยางมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตอไป

14

ประโยชนของการบริหารโครงการ การบริหารโครงการเปนวิธีการท่ีนํามาใชในการดําเนนิภารกิจขององคการเพื่อกอใหเกดิประโยชนตอบแทนหรือผลิตภัณฑตามวัตถุประสงคขององคการ โดยทั่วไปวัตถุประสงคท่ีผูบริหารโครงการท่ีตองการจะบรรลุ เชน การเพิ่มรายได การเพิ่มประสิทธิภาพ การเพิ่มการลงทุนในกิจการใหมๆ เปนตน ซ่ึงเปนวัตถุประสงคทางดานธุรกิจ สวนวตัถุประสงคทางดานสังคม เชน การสรางท่ีพักผอนหยอนใจ สรางความสุขใหกลุมคนกลุมใดกลุมหนึ่ง เปนตน ถึงแมวาการบริหารโครงการจะนํามาใชในงานท่ีมีวัตถุประสงคหลายๆ ดานดังกลาวและสามารถจัดการกับปญหาไดหลายๆ สถานการณ แตการบริหารโครงการเปนเพียงการกําหนดแนวทางการดําเนินงานเม่ือผูบริหารไมสามารถกอใหเกิดผลไดท่ีคาดหวังจากการบริหารท่ีเปนงานประจํา ดังนัน้การบริหารโครงการควรจะนํามาประยุกตใชในงานท่ีมีลักษณะพิเศษ เชน งานท่ีมีความสลับซับซอน งานที่มีข้ันตอนการปฏิบัติมากมาย งานท่ีตองใชเทคโนโลยี เปนตน นอกจากนี้อาจจะเปนงานท่ีไมเคยมีประสบการณมากอน งานท่ีจะสําเร็จไดจะตองมีความเกีย่วของกับบุคคลหรือหนวยงานหลายฝาย งานท่ีฝายปฏิบัติงานตองมีอิสระในการดําเนินการหรืองานท่ีตองดําเนินการใหไดผลอยางรวดเร็ว และงานท่ีเกี่ยวของกับความเช่ือถือและช่ือเสียงขององคการ เปนตน โดยท่ัวไปการนําการบริหารโครงการมาปฏิบัติสามารถกอใหเกิดประโยชน ดังนี้ (Taylor & Watling,1979, pp. 21-32) 1. ประโยชนตอองคการ องคการท่ีมีกิจกรรมท่ีมีความสลับซับซอน มีความยุงยากในการปฏิบัติ และมีหนาท่ีความรับผิดชอบในการปฏิบัติท่ีสูง จึงมีความจําเปนจะตองอาศัยผูเช่ียวชาญเฉพาะดานเขามาใหความชวยเหลือและประสานงานในลักษณะขามหนาท่ี เชน ดานเทคโนโลยีสารสนเทศ การวิจัยและพัฒนา การออกแบบระบบควบคุมการดาํเนินงาน เปนตน ดังนั้นการใชแนวทางการบริหารโครงการมาประยุกตใชจึงเปนแนวทางท่ีมีความเหมาะสม เนื่องจากโครงการจะตองอาศัยการประสานงานและความเช่ียวชาญจากบุคลากรในหนวยงานตางๆ ซ่ึงภายใตความรับผิดชอบของผูบริหารโครงการจะตองดําเนินงานท่ีเกี่ยวของกับหลาย ๆ หนวยงาน แมวาในโครงสรางขององคการแบบหนาท่ีท่ีใชการบริหารท่ัวไป ผูบริหารอาจจะมอบหมายใหหนวยงานรับผิดชอบในการบริหารจัดการกับกิจกรรมตางๆ โดยไมตองอาศัยความรวมมือจากหนวยงานอ่ืนๆ แตผูบริหารจะเปนผูประสานงานกับฝายตางๆ เอง ซ่ึงในองคการแบบนี้จะตองอาศัยผูบริหารจํานวนมากและอาจขาดความชํานาญและความเช่ียวชาญในการบริหารงานเฉพาะกิจไดอยางมีประสิทธิภาพก็ได นอกจากนี้ในการประสานงานระหวางองคการแบบหนาท่ีนี้ อาจจะตองมีการจัดต้ังคณะกรรมการข้ึน เพื่อบริหารงานเฉพาะกิจใหมีประสิทธิภาพท่ีสูงข้ึนก็ได

15

2. ประโยชนตอบุคคล ประสบการณท่ีบุคคลไดรับและความรูดานเทคนิควิธีจากการท่ีมีประสบการณในการบริหารโครงการมาแลวนั้นจะเปนประโยชนตอตนเองเปนอยางสูง เนื่องจากในการบริหารโครงการที่บุคคลมีประสบการณมาแลวนั้น จะมีความรูในดานเทคนิคการบริหารโครงการทําใหเปนผูท่ีมีความรูและความสามารถมากกวาบุคคลอ่ืน เชน การใหความสําคัญกับวิสัยทัศนในอนาคต มีความละเอียดรอบคอบ มีมนุษยสัมพันธ มีความสามารถในการปรับตัวใหเขากับสภาวะแวดลอมไดดีกวาบุคคลท่ีขาดความรูและประสบการณดานการบริหารโครงการและสามารถมีอํานาจเหนือบุคคลอ่ืนได โดยท่ัวไปการบริหารงานจะบรรลุผลสําเร็จไดตองอาศัยปจจัยตางๆ ไดแก ความสามารถดานการจัดการ การปฏิบัติตอบุคคลอ่ืน และเทคนิควิธีในการจดัการ ซ่ึงเปนปจจยัท่ีมีความเกีย่วกับความเขาใจในสถานการณและความสามารถในการตัดสินใจของผูบริหาร รวมท้ังความเขาใจตอบุคคลอ่ืน ขณะท่ีเทคนิคการจัดการเปนส่ิงท่ีเกิดข้ึนจากการเรียนรูและการใชเทคนิคดังกลาวจะทําใหผูบริหารไดทราบขอมูลท่ีมีความสําคัญจากการบริหารโครงการนั่นเอง 3. ประโยชนตอผูรับบริการ สําหรับโครงการท่ีมีขนาดใหญ มีตนทุนการดาํเนินงานท่ีสูงและมีกิจกรรมการดําเนินงานท่ีลักษณะท่ีสลับซับซอนมาก ความสัมพันธระหวางผูใหบริการกับผูรับบริการมักจะขาดความใกลชิดและความเขาใจกนัและกันมากยิ่งข้ึน ดังนั้นการบริหารโครงการจึงมีความจําเปนท่ีจะทําใหท้ัง 2 ฝายสามารถติดตอสัมพันธกัน และอาจจะติดตอสัมพันธกันมากข้ึนเม่ือโครงการดําเนินงานไประยะหน่ึง เชน ผลิตภัณฑซุปไกสกัดตราแบรนดไดจัดโครงการสงภาพเขาประกวดตัวการตูนช่ือวาการตูนิวัล (Catoonival) ทําใหพอแมท่ีมีลูกในวัยท่ีบริษัทกาํหนดไดสงภาพเขาประกวด เหตุการณดังกลาวนี้เกดิจากโครงการทําใหผูรับบริการเกิดความสนใจในกิจกรรมและผลิตภัณฑขององคการมากยิ่งข้ึน เปนตน ท้ังนี้เพ่ือใหเกิดความแนใจวาภาระหนาท่ีของผูใหบริการเปนไปในแนวทางเดียวกนั และทําใหทราบวาผูใหบริการคนใดมีบทบาทหนาท่ีในการอธิบายขอสงสัยใหแกผูใชบริการ ผูใชบริการจะรูสึกวาผูใหบริการสนใจตัวเขาและปญหาของเขาดวย นอกจากนี้ผูใชบริการอาจทําการตัดสินใจซ้ือผลิตภัณฑจากองคการไดอยางรวดเร็ว และซ้ือมากยิ่งข้ึนอีกดวย เนื่องจากเปนการติดตอแบบเผชิญหนากันโดยตรง ยอมทําใหกิจกรรมในโครงการสามารถประสบความสําเร็จไดอยางมีประสิทธิภาพ สวนผูใชบริการจะรูสึกพึงพอใจและไดรับประโยชนจากการดําเนนิงานโครงการอีกดวย สําหรับอุปสรรคสําคัญท่ีทําใหไมสามารถบริหารโครงการไดอยางมีประสิทธิภาพนัน้ คือ ทัศนคตขิองท้ังผูบริหารและผูปฏิบัติงานนัน่เอง เนื่องจากผูบริหารและผูปฏิบัติมักเขาใจวาโครงสรางองคการแบบหนาท่ีดีกวาโครงสรางองคการแบบอื่นๆ เนื่องจากโครงสรางแบบหนาท่ีเปนโครงสรางท่ีม ุงเนนความชํานาญเฉพาะดานและความชํานาญนั้นไดถูกนํามาใชอยางมีประสิทธิภาพ จึงทําใหผูปฏิบัติงานไมสนใจในการประสานงานและใหความรวมมือกับผูบริหารโครงการ

16

นอกจากน้ีผูบริหารและผูปฏิบัติงานในโครงสรางองคการแบบหนาท่ียงัเช่ือวาการแบงงานกันทําตามความชํานาญ และการทํางานอยางไมผิดพลาดเปนส่ิงท่ีทําใหงานบรรลุเปาหมายแลว สวนงานท่ีมีความสลับซับซอน งานท่ีไมเคยปฏิบัติมากอน งานท่ีมีความจาํเปนตองมีการประงานกับบุคลากรจํานวนมากก็ควรมอบหมายหนาท่ีความรับผิดชอบใหแกผูบริหารคนใดคนหนึ่งดําเนินการตอไปก็ได อยางไรก็ตามการนําการบริหารโครงการมาดําเนนิการจะใหผลดีกวาการไมใชการบริหารโครงการเลย และหากทราบถึงผลดีของการนําการบริหารโครงการมาใชในชวงเวลาที่เหมาะสม กอนท่ีองคการเผชิญกับภาวะวิกฤตแลวอาจจะทําใหการบริหารโครงการมีความเหมาะสม และส่ิงจาํเปนมากยิ่งข้ึนในปจจุบัน

บทบาทและหนาท่ีของผูบริหารโครงการ บทบาทและหนาท่ีโดยท่ัวไปของผูบริหารนั้นมีขอบเขตท่ีกวางขวางมาก ไดแก ผูบริหารตองทราบวาตองการผลิตอะไร เพ่ือใคร และผูบริหารตองคอยควบคุมดูแลใหผลผลิตเปนไปตามแผนท่ีกําหนดไว ซ่ึงตองปฏิบัติงานดวยวิธีท่ีดีท่ีสุดและประหยัดท่ีสุด ในการศึกษาถึงการใชหลักของเหตุผลในการบริหาร โดยเนนเร่ืองประสิทธิภาพในตัวบุคลากรถือวาบุคลากรแตละคนเปนปจจัยท่ีสําคัญท่ีองคการสามารถที่จะปรับปรุงเพื่อเพิ่มผลผลิตได โดยกําหนดสมมติฐานไววาการทํางานจะกอใหเกดิประสิทธิภาพสูงสุดไดนั้นมีอยูวิธีเดยีวท่ีดีท่ีสุด ผูบริหารเปนผูท่ีมีบทบาทท่ีสําคัญตอการบรรลุเปาหมายขององคการ ดังนั้นบทบาทและหนาท่ีของผูบริหารนี้จึงมีมากมาย เราสังเกตไดจากผลิตภัณฑท่ีมีอยูอยางหลากหลายในปจจุบัน ดังนั้นผูบริหารจะตองดําเนนิการในบทบาทของการเปนผูวางแผน การตัดสินใจ ซ่ึงผูบริหารจะตองพิจารณาถึงปจจัยท่ีจะเขามากระทบท่ีจะทําใหวัตถุประสงค และเปาหมายขององคการโดยรวมเบ่ียงเบนไปจากท่ีกําหนด สําหรับบทบาทหนาท่ีของผูบริหารที่ตองดําเนินการอยางเปนข้ันตอนดงันี้ (Robbin, 2001, pp.6-7) 1. การวางแผน (Planning) เปนกระบวนการของการใชความคิด และการตัดสินใจ โดยการกําหนดวัตถุประสงคท่ีองคการตองการ จากน้ันจึงทําการกําหนดขั้นตอนการปฏิบัต ิ ซ่ึงจะเกีย่วของกบัการใชทรัพยากรทางการบริหารที่ประกอบดวย คน เงิน วัตถุดิบ และการจัดการ เพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคและใชวิธีปฏิบัติท่ีเหมาะสมท่ีสุด เชน ดานกําลังการผลิต ทําเลที่ตั้ง ผลิตภณัฑ การจัดแผนผังการผลิต โครงการ ตารางการผลิต สําหรับหลักในการวางแผนท่ีตองคํานึงถึง ไดแก การพยากรณถึงความตองการในอนาคต วัตถุประสงค นโยบาย โปรแกรม ตารางการดําเนินงาน มาตรฐาน และงบประมาณดานการผลิต สวนประโยชนของการวางแผนนัน้ คือ องคการสามารถไปสูเปาหมายได

17

2. การจัดองคการ (Organization) เปนการจดัระเบียบงานโดยการแบงงานรออกเปนกลุมๆ พรอมท้ังกําหนดขอบเขตความรับผิดชอบและอํานาจ หนาท่ีของแตละกลุมงานไวอยางแนนอน ท้ังทางดานขนาดของการกระจายอํานาจ หนาท่ี การทําสัญญาทํางานชวงจนสามารถสรางความสัมพันธในหนวยงานข้ึนเพือ่ใหทุกฝายรวมมือกันทํางานมุงไปสูจุดหมายอันเดยีวกัน ในการจัดกลุมงานผูบริหารจะตองพจิารณาวาในฝายผลิตมีงานอะไรที่ตองดําเนนิการบาง เชน งานตรวจสอบวัตถุดิบซอมบํารุง ควบคุมคุณภาพ เพื่อใหองคการสามารถบรรลุวัตถุประสงค โดยมีหลักท่ีวางานลักษณะเหมือนกันควรจัดใหอยูดวยกนัเพือ่ใหเปนไปตามหลักการแบงงานกันทํา จากน้ันจึงจัดทําคําบรรยายลักษณะงานโดยมีการระบุขอบเขตของงาน มีการมอบหมายงาน การกําหนดความรับผิดชอบและการใหอํานาจหนาท่ี สวนการจัดวางรูปแบบองคการที่ดีนั้นจะมีสวนสัมพันธกับความสําเร็จขององคการเพราะองคการท่ีจดัไวอยางเหมาะสมน้ันจะชวยใหการบริหารงานเปนไปโดยสะดวกไมเกดิปญหางานท่ีค่ังคางเพราะขาดคนทํา ไมส้ินเปลืองเพราะเกดิการทํางานท่ีซํ้าซอน 3. การจัดคนเขาทํางาน (Staffing) เปนการคัดเลือกบุคลากรท่ีมีความเหมาะสมกับงานโดยผูบริหารทําการกําหนดตําแหนงงาน ภาระหนาท่ีท่ีตองรับผิดชอบรวมท้ังอํานาจหนาท่ีท่ีชัดเจน โดยมีวิธีการคดัเลือกท่ีเหมาะสม มีการฝกอบรม การสรางขวัญกําลังใจรวมท้ังการโยกยายสับเปล่ียนเพื่อพฒันาคนงานใหมีความสามารถท่ีสูงข้ึน จัดใหมีคาตอบแทนท่ีเปนธรรม ดานการจดัคนทํางานท่ีมีการเพิ่มหรือลดจํานวน การใชวิธีทํางานนอกเวลา รวมทั้งการเล่ือนข้ันเล่ือนตําแหนง เปนตน โดยกระบวนการบริหารงานบุคคลจะมีข้ันตอนท่ีตองทําตอเนือ่งกัน คือ มีการวางแผนทรัพยากรกําลังคนจากนั้นเร่ิมเสาะแสวงหาบุคคลที่มีลักษณะท่ีตองการ มีการเลือกเฉพาะผูท่ีมีคุณสมบัติท่ีดีท่ีสุดเอาไว จากน้ันจึงทําการบรรจุ แนะนําตัวเขาทํางาน และการปฐมนิเทศ เม่ือทํางานไประยะเวลาหน่ึงแลวผูบริหารควรจะทําการฝกอบรม และพัฒนาผูปฏิบัติเหลานี้ใหมีศักยภาพในการทํางานท่ีสูงข้ึน ทําการประเมินผลการปฏิบัติงาน การโอนยาย การเล่ือนหรือลดตําแหนง การใหพนจากงาน เปนตน 4. การส่ังการ (Directing) เปนการใชความสามารถของผูบริหารในการจูงใจใหผูปฏิบัติดําเนินงานตามที่ตองการอยางดีท่ีสุดจนองคการสามารถบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคได การส่ังการเปนข้ันตอนของการดําเนินงาน ซ่ึงบุคลากรจะตองทํางานในหนาท่ีของตนเองใหดีท่ีสุด โดยการจูงใจ การออกคําส่ัง การมอบหมายงาน เปนตน โดยผูบริหารจะตองใหการสนับสนุนสงเสริมใหบุคลากรสามารถบรรลุผลสําเร็จอยางมีประสิทธิภาพไดมากท่ีสุด สําหรับลักษณะของการส่ังการท่ีดีจะตองเปน

18

5. การควบคุม (Controlling) เปนหนาท่ีของผูบริหารที่เกี่ยวของกับการตรวจสอบและเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานท่ีกําหนดข้ึนมาในชวงของการวางแผน หากผลการปฏิบัติงานเกิดความแตกตางไปจากมาตรฐานผูท่ีรับผิดชอบในงานดังกลาวจะตองรีบดําเนินการปรับปรุงแกไขเพ่ือใหการปฏิบัติงานดังกลาวสอดคลองกับมาตรฐาน โดยท่ัวไปในการแกไขปรับปรุงการปฏิบัติอาจจะอยูในรูปของการซอมแซม อุปกรณหรือเคร่ืองจักร การควบคุมสินคาคงเหลือ คุณภาพ ปริมาณ ตลอดจนเวลาในการออกสินคาสูตลาด เปนตน โดยกระบวนการในการควบคุมจะเร่ิมจากการกําหนดมาตรฐานในการวัดข้ึนมากอน จากนั้นจึงนําผลที่ไดจากการปฏิบัติมาเปรียบเทียบผลการดําเนนิงานหลังจากการเปรียบเทียบแลวอาจจะเทากับ สูงหรือตํ่ากวามาตรฐาน หากเทากับมาตรฐานยอมแสดงวาการปฏิบัติไดบรรลุเปาหมาย แตหากผลท่ีไดรับเปนผลลบตอการปฏิบัติผูบริหารจะตองรีบหาทางแกไข เพื่อปองกันไมใหปญหาเกิดข้ึนอีกซ่ึงขอบเขตการควบคุมดานการผลิต ไดแก ปริมาณท่ีเพียงพอ คุณภาพท่ีเหมาะสม ทันตอเวลาและเกิดตนทุนท่ีต่ํา เปนตน

ปจจุบันผูบริหารไดรับการพิจารณาวามีหนาท่ีท่ีสําคัญท่ีตองมีความรับผิดชอบตอบุคคล 4 กลุมดวยกันไดแก มีความรับผิดชอบตอลูกคา ซ่ึงเปนผูใชผลิตภัณฑโดยการผลิตผลิตภัณฑท่ีมีคุณภาพในราคาท่ีตลาดยอมรับ มีความรับผิดชอบตอผูถือหุน หรือผูใหกูยืมเงินมาลงทุนโดยพยายามใหเกิดผลตอบแทนที่คุมคาจากการลงทุน เพื่อนําผลกาํไรกลับคืนสูผูถือหุนหรือผูใหกูยืม มีความรับผิดชอบตอพนักงาน โดยการสรางงานใหมีงานใหทําอยางตอเนื่องทําใหพนักงานมีรายได และสวัสดิการท่ีดี และมีความรับผิดชอบตอสังคม เปนตน ในการจัดการองคการใหประสบความสําเร็จท้ังประสิทธิผลและประสิทธิภาพ รวมท้ังสามารถแขงขันกบัผูอ่ืนไดนั้น จําเปนอยางยิ่งท่ีจะตองอาศัยความสามารถของผูบริหารเปนสําคัญ ถาไดผูบริหารที่ดีมีความสามารถก็จะทําใหการจัดการองคการมีประสิทธิภาพและมุงไปสูความเปนหนึ่งได

19

ในการเปนผูบริหารที่ดีนั้นผูบริหารจะตองกําหนดบทบาทของตนเองใหสอดคลองกับตําแหนง ซ่ึงอาจเปนผูบริหารระดับตน ผูบริหารเปนกลางและผูบริหารระดับสูง จะเห็นวาผูบริหารมีภารกิจและงานตลอดทั้งวันมากมายท่ีจะตองกระทําและตัดสินใจ ดังนั้นการกําหนดบทบาท ใหสอดคลองตองานแตละงานจําเปนส่ิงจําเปน บทบาทของผูบริหาร ไดแก บทบาทดานปฏิสัมพันธ ประกอบดวยผูเปนสัญลักษณ ผูนํา และผูประสานงาน บทบาทดานขอมูลขาวสาร ประกอบดวยผูติดตามงาน ผูเผยแพรขาวสาร และผูประชาสัมพันธ และบทบาทดานทางจิตใจ ประกอบดวยผูประกอบการ ผูขจัดความขัดแขง ผูจัดสรรทรัพยากร และผูเจรจาตอรอง ผูบริหารที่ดีตองกระทําบทบาทท้ังสิบประการใหสอดคลองตอตําแหนงงาน ซ่ึงเปนปจจยัภายในและภายนอกองคการ ยิ่งปจจุบันไดใหความสําคัญตอการเปนเครือขาย ดังนั้นผูบริหารจําเปนตองเสริมสรางสัมพันธภาพเชิงบวกใหมากข้ึนดวย ผูบริหารที่เกงและเปนเลิศจะใชเวลาในการสรางและประสานเครือขายท้ังภายในองคการ ไดแก ผูบังคับบัญชา เพื่อนรวมงาน ผูใตบังคับบัญชา และเครือขายภายนอกองคการ ไดแก ผูถือหุน ลูกคา คูแขง ผูสนับสนุน รัฐบาล ส่ือมวลชน และสาธารณชน ดังภาพท่ี 1.2 ดังนี ้

ภาพท่ี 1.2 แสดงบทบาทดานการสรางเครือขาย ทักษะและความสามารถของผูบริหาร ท่ีมา (สุโขทัยธรรมาธิราช, 2548, หนา 24)

ผูถือหุน

ผูบังคับบัญชา

เพื่อนรวมงาน

ผูใตบังคับบัญชา

ลูกคา คูแขง และผูสนับสนุน

รัฐบาล สื่อมวลชน และสาธารณชน

ผูบริหาร

20

โดยท่ัวไปองคการจะประกอบไปดวยบุคคลท่ีมีความสัมพันธกับบุคคลอ่ืนๆ ท่ีมีปฏิสัมพันธระหวางกันเพื่อการบรรลุเปาหมายขององคการ ปจจุบันแนวโนมการจัดการไดใหความสําคัญกับทรัพยากรมนษุย โดยมีแนวความคิดของการออกแบบองคการใหมีการมอบหมายอํานาจใหกับบุคลากรมากข้ึน ซึ่งจะกอใหเกิดโอกาสในการเรียนรูและการทํางานรวมกันเพื่อใหบรรลุเปาหมายรวมกัน นอกจากน้ีผูบริหารควรจะมีการกําหนดโครงสรางองคการอยางรอบคอบ ตลอดจนมีการประสานทรัพยากรตางๆ เพื่อใหบรรลุจุดมุงหมายขององคการ แมวาองคการจะมีการแบงโครงสรางออกเปนแผนกหรือกลุมของกิจกรรมตางๆ แตองคการสวนใหญในปจจุบันก็ไดพยายามท่ีจะประสานกจิกรรมเพื่อการปฏิบัติ รวมท้ังกําหนดงานในรูปแบบท่ีเปนแนวนอน (Matrix) โดยใชบุคลากรท่ีมาจากหนวยงานตามหนาท่ีตางๆ เพื่อมาทํางานรวมกนัในโครงการ ดังนั้นขอบเขตระหวางแผนกหรือระหวางหนวยงานในองคการ จึงสมควรท่ีจะสามารถยืดหยุนไดเพื่อใหองคการสามารถตอบสนองตอการเปล่ียนแปลงของสภาวะแวดลอมท้ังภายในและภายนอกไดอยางเหมาะสม ในขณะท่ีองคการจําเปนตองมีปฏิสัมพันธกับลูกคา ผูจําหนาย คูแขงขัน เปนตน อยางไรก็ตามในบางองคการอาจจะมีการรวมมือกับคูแขงขันในการกําหนดรูปแบบกลยุทธของความเปนพนัธมิตรโดยการใชขอมูลและเทคโนโลยีรวมกนั เปนตน ความแตกตางระหวางการบริหารโครงการกับการบริหารท่ัวไป ความแตกตางระหวางการบริหารโครงการ และการบริหารท่ัวไปมีประเด็นท่ีแตกตางกันอยูหลายประการ ซ่ึงความแตกแตงดังกลาวจะทําใหผูบรหิารสามารถเห็นถึงขอดีและขอเสียของการบริหารโครงการ รวมท้ังเง่ือนไขในการนําโครงการมาใชในการบริหารงานในองคการ โดยเฉพาะสภาวะแวดลอมท่ีมีการเปล่ียนแปลงอยางรวดเร็ว ไดแก เทคโนโลยี เศรษฐกิจ สังคม และการเมือง เปนตน ทําใหผูบริหารตองมีการทบทวนแนวความคิดและรูปแบบของการบริหารอยูเสมอ ขณะเดียวกนัการบริหารโครงการเองก็มีขอไดเปรียบดานตางๆ มากกวาการบริหารท่ัวไปท่ีจําเปนตองมีการบริหารโครงการเพ่ือใชในการดําเนนิกิจกรรมดานตางๆ อยางหลีกเล่ียงไมได นั่นคือการบริหารโครงการจะเปนการทําใหงานโดยใชวิธีการดําเนนิงานท่ีแตกตางจากการบริหารท่ัวไป แตผลการดําเนนิโครงการ เชน สินคาหรือบริการยังคงมีคุณสมบัติเหมือนเดิม เนื่องจากการบริหารท่ัวไปประกอบดวยข้ันตอนของกิจกรรมท่ีแนนอนและมักไมมีการเปล่ียนแปลงในวธีิปฏิบัติ ขาดความยืดหยุนท่ีจะปรับเปล่ียนวัสดุอุปกรณ เทคนิค ทรัพยากร งบประมาณ กฎระเบียบหรือกิจกรรมใด ๆใหสอดคลองกบัสภาวะแวดลอมท่ีเปล่ียนแปลงไป แตในขณะบริหารโครงการอาจจะปรับเปล่ียนกจิกรรมเพื่อกอใหเกิดผลลัพธของการดําเนินงานโครงการได ตารางท่ี 1.1 แสดงความแตกตางระหวางการบริหารโครงการกับการบริหารทั่วไป ดังนี ้

21

ตารางท่ี 1.1 ความแตกตางระหวางการบริหารโครงการกับการบริหารท่ัวไป

การบริหารโครงการ การบริหารท่ัวไป - มีลักษณะพิเศษ ไมซ้ํากับโครงการอื่นใด - มีระยะเวลาที่แนนอน - เก่ียวของกับการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ - สภาพการดําเนินงานไมแนนอนไมสม่ําเสมอ - ใหนํ้าหนักแกวัตถุประสงคดานตางๆไมเทากันเพ่ือ กอใหเกิดการเปล่ียนแปลงสภาพเดิม - กําหนดคณะทํางานช่ัวคราว

- มีลักษณะการดําเนินงานแบบซ้ําๆ และเปนกิจวัตร - มีระยะเวลาที่ไมสิ้นสุด - เก่ียวของกับการเปลี่ยนแปลงแบบคอยเปนคอยไป - สภาพการดําเนินงานเหมือนเดิม - ใหความสําคัญกับวัตถุประสงคดานตางๆ เทาๆ กัน - กําหนดคณะทํางานขึ้นอยางถาวร

ตารางท่ี 1.2 ความแตกตางดานวัฒนธรรมของการบริหารโครงการกับการบริหารทั่วไป

การบริหารโครงการ การบริหารท่ัวไป - สภาพแวดลอมของการดําเนินงานไมคงที่ - การดําเนินงานท่ีไมเคยกระทํามากอน จึงมุงเนนดาน ประสิทธิผล - การดําเนินงานเนนวัตถุประสงค/เปาหมาย โดยสมาชิก ของทีมงานตองรับผิดชอบในบทบาทของตนเองหลายๆ บทบาท - การดําเนินงานภายใตความเสี่ยงและความไมแนนอนเพ่ือ การบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงค/เปาหมายเน่ืองจาก ขาดประสบการณและเปนการบริหารความเสี่ยง

- สภาพแวดลอมของการดําเนินงานเหมือนเดิม - การดําเนินงานที่เคยกระทํามากอน จึงเนนปรับปรุง สิ่งเดิมๆ ที่กระทําเปนประจํา - การดําเนินงานเนนบทบาทท่ีไดกําหนดไวลวงหนา ซึ่งทําใหผูปฏิบัติงานไมคํานึงถึงวัตถุประสงคของ การดําเนินงานเม่ือลงมือปฏิบัติงาน - การดําเนินงานที่เคยมีประสบการณจึงรูสึกมั่นใจวา จะสามารถประสบผลสําเร็จเชนเดิมและเปนการ บริหารสถานภาพเดิม

ความแตกตางของการบริหารโครงการและการบริหารทั่วไป พบวา ในการบริหารโครงการนั้นจะมีส่ิงท่ีตองการจากโครงการเปนตัวผลักดนัในการดําเนินงาน เม่ือผูบริหารมีการกําหนดวตัถุประสงคแลว จากน้ันจะมีการกําหนดและจัดสรรทรัพยากรการบริหาร ไดแก บุคลากร เงินทุน วัสดุและเทคนิคหรือวิธีปฏิบัต ิ ซ่ึงข้ันตอนการดําเนินงานจะมีลักษณะเปนหนวยงานอิสระท่ีประกอบดวยกิจกรรมตาง ๆที่มีความสัมพันธและมีความยืดหยุน ซ่ึงทรัพยากรการบริหารและโครงการไมจําเปนตองมีการกําหนดไวลวงหนาและไมจาํเปนตองมีจํานวนที่แนนอน โดยผูบริหารโครงการอาจจะเร่ิมตนดําเนินงานในขณะท่ียังไมมีทรัพยากรการบริหารอยูเลยก็ได อยางไรก็ตามเม่ือมีการกําหนดโครงการแลวจะตองมีการนําทรัพยากรการบริหารมาใชประโยชนและประสานกันอยางมีประสิทธิภาพ

22

โดยท่ัวไปการเปล่ียนแปลงของสถานการณหรือสภาวะแวดลอมจะเปนเง่ือนไขของการเร่ิมตนหรือการยุติโครงการ ดังนั้นผูบริหารโครงการตองแสวงหาโอกาสที่เอ้ืออํานวยใหกับการนําการบริหารโครงการมาใชเพ่ือกอใหเกิดการเปล่ียนแปลงในส่ิงท่ีคาดหวัง ซ่ึงกระบวนการและวิธีการดําเนินงานเพ่ือใหไดผลผลิตนั้น จะตองมีความสอดคลองกับสถานการณท่ีกําลังเปล่ียนแปลง อาจกลาวไดวาทรัพยากรการบริหาร ซ่ึงเปนองคประกอบสําคัญท่ีนํามาใชในการดําเนินโครงการท่ีมุงใหเกิดการเปล่ียนแปลงข้ึนนั้น โครงการจึงเปนปจจัยท่ีใชตอบสนองตอสถานการณท่ีเปล่ียนแปลงได เนื่องจากสามารถปรับเปล่ียนทิศทางและรูปแบบในการดําเนินงานไดนัน่เอง

ทัศนะการบริหารงานสมยัใหม ทัศนะการบริหารงานสมัยใหมนีจ้ะเห็นไดวา การดําเนนิงานขององคการจะเปนระบบเปดเนื่องจากเหตุผลท่ีองคการจะตองเผชิญกับสภาพแวดลอมท่ีมีการเปล่ียนแปลงตลอดเวลา ซ่ึงผูบริหารไมอาจควบคุมและคาดคะเนได เชน เศรษฐกิจ สังคม การเมือง วัฒนธรรม คูแขงขัน เทคโนโลยี ผูจําหนายวัตถุดิบ เปนตน จนสงผลตอวัตถุประสงคขององคการโดยรวม ซ่ึงลักษณะท่ีสําคัญขององคการในระบบแบบเปดคือการปรับตัวขององคการท่ีตองการใหบรรลุผลกําไร และความอยูรอด โดยมีลักษณะการดําเนินงาน ไดแก องคการจะมีความสัมพันธกับส่ิงแวดลอม ความสําเร็จในการแขงขันจะเกิดข้ึนไดตองอาศัยการทํางานรวมกันเปนคณะทํางาน มีการสรางความสมดุลโดยการปรับตัวใหเขากบัสภาพแวดลอมท่ีมีการเปล่ียนแปลงตลอดเวลา การปรับตัวโดยการหาสาเหตุและแกไขอยางรวดเร็ว สําหรับหลักความสําคัญขององคการระบบเปด คือ ผูบริหารจะตองคิดถึงความสัมพันธระหวาง องคการ และสภาพแวดลอม ซ่ึงผูบริหารจะตองจัดหาปจจัยการผลิตมาดําเนินงาน ดังตารางท่ี 1.3 ตารางที่ 1.3 แสดงถึงปจจัยการผลิตขององคการท่ีตองมีการสรางความสัมพันธกับกลุมส่ิงแวดลอมตางๆ

ปจจัยการผลิต/ผลิตภัณฑ สภาพแวดลอมท่ีตองเผชิญ - เงินทุน - แรงงาน - วัตถุดิบ - ขอมูลขาวสาร - สินคาหรือบริการ

- การขายหุน การกูยืมเงินลงทุนจากภายนอก - ประชาชนในชุมชน - ผูจําหนายวัตถุดิบ - หนวยงานทําวิจัย - ลูกคา คูแขงขัน

23

จากตารางท่ี 1.3 แสดงถึงปจจัยการผลิตขององคการท่ีตองมีการสรางความสัมพันธกับกลุมส่ิงแวดลอมตาง ๆ พบวา องคการจะตองเผชิญกับระบบการบริหารแบบเปดท่ีจะตองมีความสัมพันธกับส่ิงแวดลอมภายนอกซ่ึงจะมีผลกระทบตอการดําเนินงานอยางสูง เชน ความอยูรอด ยอดขาย กําไร ตนทุน เปนตน ดังนั้นองคการที่ตองการจะอยูรอดใหไดในสภาวะแวดลอมท่ีมีการเปล่ียนแปลงตลอดเวลาจะเปนองคการท่ีเกิดจากการเรียนรูในการปรับตัว สวนเปาหมายท่ีสําคัญขององคการ คือ การสรางแนวคิดในการปรับปรุงผลการดาํเนินงานใหดีข้ึนจากความรูท่ีไดรับ การปรับพฤติกรรมในการทํางานเพื่อหาจุดเดนจากภายนอก และเนื่องจากโครงสรางองคการแบบดั้งเดิมท่ีไมสามารถตอบสนองความตองการ และการปรับตัวใหสอดคลองกับการเปล่ียนแปลงของสภาวะแวดลอมไดอยางเหมาะสม รวมท้ังการควบคุมการดาํเนนิงานท่ีเขมงวดขาดความยดืหยุน ตนทุนการดําเนนิงานท่ีสูงข้ึนอยางตอเนื่อง ทําใหเกิดความยากลําบากในการบริหารซ่ึงปจจุบันผูปฏิบัติตองการความอิสระเพิ่มมากขึ้นผลผลิตที่เพิ่มข้ึนองคการที่เกิดจากการเรียนรูจากประสบการณจะมีทักษะ 5 ประการที่เกิดข้ึน ดังแสดงในตารางท่ี 1.4 ดังน้ี

ตารางท่ี 1.4 แสดงถึงทักษะ 5 ประการขององคการท่ีเกดิจากการเรียนรูขององคการ

ทักษะ กิจกรรม แนวทางการแกปญหา 1. การระบุปญหาที่เกิด 1. วิจัยหาสาเหตุของปญหา 1. ออกสินคาใหม ปรับปรุงสินคาเดิม 2. การทดลองการผลิต 2. ทดสอบระบบกอนผลิตจริง 2. ทดสอบจนแนใจ 3. เรียนรูจากประสบการณ 3. ทบทวน หาความรูเพ่ิม 3. แกไขสิ่งที่ผิดพลาด สนับสนุนสิ่งที่ถูกตอง 4. เปลี่ยนแปลงและนํามาใช 4. หาจุดเดนมาเปนมาตรฐาน 4. ตอบสนองลูกคาใหพึงพอใจ 5. พัฒนาการผลิต 5. เปลี่ยนแปลงระบบงานเดิม

ที่ขัดขวางการพัฒนา 5. ปรับโครงสรางองคการ ฝกอบรม ให ความรูอยางทั่วถึง การมุงความอยูรอด

องคการสมัยใหมจึงเนนการใหผูปฏิบัติมีสวนรวมมากขึ้นตลอดจน ลูกคา และผูปฏิบัติมีความภูมิใจสูงข้ึน โครงสรางองคการสมัยใหมจึงเปนดังนี้ (เสนาะ ติเยาว, 2543, หนา143-163)

1. สายการบังคับบัญชาส้ันลง คือ ลักษณะช้ันของการบังคับบัญชาจะมีลักษณะท่ีส้ันลง ซ่ึงการท่ีช้ันการบังคับบัญชายิ่งส้ันจะยิ่งทําใหการทํางานดําเนินไปไดอยางรวดเร็ว การทําใหสายการบังคับบัญชาส้ันลงนี้จะทําใหจํานวนของผูปฏิบัติในองคการลดลง การตัดสินใจจะตกอยูกบัผูปฏิบัติมากข้ึน การมอบหมายงานจะลงสูระดับปฏิบัติมากท่ีสุด ทําใหผูปฏิบัติมีความเปนอิสระในการวางแผน และตัดสินใจ การรายงานผลการปฏิบัติทําไดรวดเร็ว กอใหเกดิประสิทธิภาพในการทํางานผูปฏิบัติมีความผูกพัน และลดความขัดแยงลงจนสามารถบรรลุเปาหมายขององคการไดในท่ีสุด

24

2. ขนาดการควบคุมกวางขึ้น สําหรับโครงสรางองคการที่มีหลายช้ันนี้ผูบริหารหนึง่คนจะควบคุมดูแลผูปฏิบัติท่ีนอยและตองทําอยางระมัดระวัง แตถาหากเราขยายการควบคุมใหกวางข้ึนแลว สายการบังคับบัญชาจะส้ันลง จากภาพท่ี 1.3 สายการบังคับบัญชาท่ีแคบ ผูบริหารจะควบคุมสายการบังคับบัญชานอยลง จากภาพท่ี 1.4 สายการบังคับบัญชาท่ีกวางผูบริหารจะควบคุมส้ันลง การปรับโครงสรางองคการใหมีขนาดการควบคุมกวางและสายการบังคับบัญชาท่ีส้ันมีขอดีหลายประการ เชน ประหยัดคาใชจาย ส่ังงานสามารถทําไดอยางรวดเร็ว ผูปฏิบัติจะมีอิสระในการปฏิบัตมิากข้ึน ความสัมพันธระหวางผูปฏิบัติดีข้ึน เปนตน ภาพท่ี 1.3 สายการบังคับบัญชาแคบ ภาพที่ 1.4 สายการบังคับบัญชากวาง ตารางท่ี 1.5 แสดงการเปรียบเทียบการใชโครงสรางองคการแบบกวางและแคบ

ปจจัยในการพิจารณา โครงสรางองคการแบบกวาง โครงสรางองคการแบบแคบ 1. ถางานมีลักษณะเหมือนกัน 1. ลักษณะของงาน 1. ถางานมีลักษณะตางกัน 2. งานไมยุงยาก/งานประจําวัน 2. ความสลับซับซอนของงาน 2. งานซับซอนมาก 3. ทักษะความสามารถสูงวางแผน 3. ความสามารถของผูปฏิบัติ 3. ความสามารถตํ่ามีการ ทํางานเอง 4. ผูบริหารและผูปฏิบัติอยูหางกัน ฝกอบรมนอย 4. ใกลชิดกัน 5. การปรับตัวในการทํางาน 4. อยูหางไกลกัน 5. มีการปรับตัวนอย 6. ความชัดเจนของแผนการ 5. มีการปรับตัวมาก/ตองรวดเร็ว 6. มีแผนงานที่ชัดเจน ดําเนินงาน 6. แผนงานไมชัดเจนและมีเง่ือนไข 7. ทันสมัย 7. เครื่องมือในการควบคุม 7.

ประสานงาน ไมทันสมัย

25

3. มีความเปนเอกภาพของการบังคับบัญชานอยลง โครงสรางองคการในปจจุบันมแีนวโนม ในการทํางานกันเปนคณะท่ีขามหนาท่ี การใชหนวยงานเฉพาะกิจ และจัดโครงสรางแบบแม็ททริกซ (Matrix) ซ่ึงเปนโครงสรางท่ีใหความสําคัญกับลูกคาเปนผลใหผูปฏิบัติมีหัวหนามากกวา 1 คน และมีความสัมพันธกันในแนวนอนซ่ึงตางจากโครงสรางเดิม คือ หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา เหตุผลหลักของการมุงความเปนเอกภาพลดลงก็เพื่อการบริการลูกคานั่นเอง 4. การมอบหมายงานและการใหคนมีอํานาจมากขึ้น โดยมอบหมายท้ังงาน อํานาจ หนาท่ีความรับผิดชอบใหคนปฏิบัต ิโดยมีการระบุและอธิบายรายละเอียดของงานใหชัดเจน มีการมอบอํานาจท่ีจําเปนเพื่อการประกันความสําเร็จของงาน และผูบริหารตองมีสวนรับผิดชอบงานท่ีมอบหมายใหผูปฏิบัติ ในการมอบหมายงานสามารถกอใหเกิดผลดี ไดแก การเปดโอกาสใหคนงานไดใชความรู ความสามารถมากข้ึนสามารถวางแผนและตัดสินใจ รวมท้ังการรับผิดชอบเองได 5. การกระจายอํานาจอยางรวบอํานาจ ปจจุบันการบริหารงานลักษณะกระจายอํานาจในการจดัองคการท่ีขนาดของการควบคุมกวางข้ึน และการใหผูปฏิบัติระดับปฏิบัติมีอํานาจมากข้ึน แตขณะเดียวกันการใชเทคโนโลยีดานขอมูลสารสนเทศเขามาชวย ทําใหผูบริหารสามารถควบคุมการทํางานไดอยางทันการโดยมีขอมูลคอยปอนกลับนัน่เอง 6. โครงสรางขนาดเล็กในโครงสรางขนาดใหญ การจัดโครงสรางองคการขนาดเล็กในองคการขนาดใหญเปนแนวทางหนึ่งของผูบริหารในการสรางความสมดุลของขนาดองคการ โดยการแบงแยกจํานวนบุคลากรและงานใหกระจายออกไป เนื่องจากการที่มีโครงสรางขนาดใหญจะไมสามารถท่ีจะบริหารไดอยางรวดเรว็ การแกไขปญหาอาจจะเกิดความลาชาหรือไมทันการณ ซ่ึงจะมีผลกระทบตอหนวยงานอื่นๆ ในโครงสรางเดียวกัน ดังนั้นการพิจารณาแยกใหมีโครงสรางกะทัดรัดจึงมีความเหมาะสมตอการปรับตัวอยางมีประสิทธิภาพ 7. ลดจํานวนท่ีปรึกษาลง โดยท่ีปรึกษาจะมีบทบาทท่ีสําคัญในการใหคําปรึกษา แนะนําในงานท่ีใชความชํานาญและความเช่ียวชาญ อยางไรก็ตามที่ปรึกษาจะไมใชการออกคําสั่งในการบังคับใหปฏิบัติ ดังนั้นแนวทางท่ีเหมาะสมในการใชท่ีปรึกษา คือ การมีท่ีปรึกษาเฉพาะดานท่ีเปนทางการและใหคําปรึกษาแนะนําในดานท่ีมีความชํานาญ และมีความเช่ียวชาญเทานั้น อยางไรกต็ามจากการศึกษาแนวคิดของการจดัการในอนาคตท่ีมุงเนนเพื่อผูรับบริการหรือลูกคา จะเปนการปรับเปล่ียนจากแนวความคิดเดิมท่ีมุงเนนการปกครองที่ดีมาเปนการบริหารท่ียึดหลักคุณธรรมของผูบังคับบัญชาและผูใตบังคับบัญชา ซ่ึงในอนาคตจะมุงสูการบริการท่ีดีและมีประสิทธิภาพ คือ การใหบริการความตองการที่เหนือความคาดหวังของลูกคา การจัดการสมัยใหมจึงมุงกาวสูการบริการทีเ่หนือกวาเพือ่ตอบสนองตอความพึงพอใจของลูกคา ซ่ึงมีกลยุทธท่ีสําคัญ เชน ถูกตอง รวดเร็ว พอใจใหบริการ ประสานความรวมมือ มีนวตักรรม มีมาตรฐาน มุงความประทับใจ เปนตน

26

สรุป องคการโดยท่ัวไปไดเผชิญกับความเปล่ียนแปลงของสภาวะแวดลอมจนสงผลทําใหองคการจําเปนตองมีการปรับปรุงและพัฒนาตัวเองอยูรอดอยูเสมอ ดังนั้นแนวทางในการปรับตัวท่ีสําคัญ คือ การนําการบริหารโครงการท่ีเปนวิธีการบริหารงานเฉพาะกิจเขามาชวยสนับสนุนใหกับการบริหารทัว่ไปท่ีเปนการบริหารงานประจํา เนื่องจากการบริหารโครงการเปนเคร่ืองมือท่ีมีประสิทธิภาพ เม่ือถูกนาํไปใชในการดาํเนินกิจกรรมท่ีมีความสลับซับซอน ซ่ึงจะทําใหองคการและสังคมไดรับประโยชนสูงสุดจากทรัพยากรทางการบริหารที่มีอยูอยางจํากดั ภายใตเง่ือนไขดานเวลาและสภาวะแวดลอม ซ่ึงทัศนะการบริหารงานสมัยใหมจะมองวาการดาํเนินงานขององคการจะเปนระบบเปด เนื่องจากเหตุผลท่ีองคการจะตองเผชิญกับสภาวะแวดลอมท่ีมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาน่ันเอง ในดานการแขงขันทางธุรกิจท่ีมีมากข้ึนในปจจุบันสามารถสงผลทําใหเกิดการผลิตสินคาและบริการท่ีสูงข้ึน ผูใชผลิตภัณฑมีความตองการใหองคการตอบสนองความตองการของตนมากข้ึน ดังนั้นองคการจึงตองมีการปรับปรุงการดําเนินงานใหมีความยืดหยุน และมีความคลองตัวเพื่อตอบสนองการเปล่ียนแปลงท่ีเกิดข้ึน จงึสงผลทําใหการบริหารงานในลักษณะโครงการไดถูกนาํมาใช ท่ีตองการมุงตอบสนองความตองการของลูกคาเปนสําคัญ โครงการจึงเปนกิจกรรมท่ีไดรับการจัดทําข้ึนเพื่อการนําไปใชดําเนินการเพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคและเปาหมาย ดังนั้นโครงการทุกโครงการที่ถูกกําหนดข้ึนมาจะตองมีความสอดคลองและสนับสนุนแผนงานหลักขององคการดวย การบริหารโครงการ (Project Management) หมายถึง กระบวนการในการดําเนินงานหรือกิจกรรมท่ีมีลักษณะท่ีมีความพิเศษและไมซํ้าซอนกับการดําเนินงานในปจจุบัน โดยกลยุทธหรือแนวทางที่มีความแตกตางออกไปจากการบริหารงานประจําหรือการบริหารทั่วไป เพื่อใหเกิดการบรรลุวัตถุประสงคท่ีกําหนดไวภายใตกรอบดานงบประมาณ บุคลากรและเวลา เปนตน วัตถุประสงคของโครงการเปนความตองการของผูบริหารท่ีตองการใหเกิดข้ึน ไดแก การจัดการดานขอบเขตการบริหาร ขอบเขตการบริหารเปนการกําหนดบทบาทหนาท่ีของผูบริหารโครงการ ไดแก การกําหนดวิธีการท่ีตองการใหองคการบรรลุวัตถุประสงค กําหนดกลยุทธท่ีทําใหวัตถุประสงคของโครงการบรรลุผลสําเร็จ และการกําหนดแผนยุทธวิธีข้ึนเพื่อทําใหแผนกลยุทธในแตละดานประสบความสําเร็จ ซ่ึงการบริหารในขอบเขตตางๆ ขางตนจะตองมีความสัมพันธกับโครงสรางองคการที่มีการแบงงานกันทําอยางชัดเจน โดยท่ัวไปการนําการบริหารโครงการมาปฏิบัติสามารถกอใหเกิดประโยชน ไดแก ประโยชนตอองคการ ประโยชนตอบุคคล และประโยชนตอผูรับบริการ เปนตน

27

แบบฝกหดัทายบท

1. จงบอกถึงความหมายและอธิบายถึงความสําคัญของการบริหารโครงการ 2. จงอธิบายถึงความหมายและความสําคัญของคําวาวิสัยทัศน ภารกิจ วัตถุประสงค เปาหมาย กลยุทธ นโยบาย ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และทรัพยากรการบริหาร 3. จงอธิบายถึงวัตถุประสงคและประโยชนของการบริหารโครงการ 4. องคประกอบท่ีสําคัญของการบริหารโครงการ มีอะไรบางจงอธิบาย 5. บทบาทและหนาท่ีของผูบริหารโครงการ มีอะไรบางจงอธิบาย 6. ความแตกตางระหวางการบริหารโครงการกับการบริหารท่ัวไป มีอะไรบางจงอธิบาย 7. ทัศนะการบริหารงานสมัยใหมมีความสําคัญอยางไรตอผูบริหารและองคการ จงอธิบาย