ใบความรู้ เรื่อง ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2010

ในการใช้งาน Microsoft Excel 2010 จะมีความแตกต่างจากเวอร์ชั่นก่อน ๆ นี้อยู่บ้างเล็กน้อยส าหรับในส่วนของรูปแบบและการใช้แถบเครื่องมือ โปรแกรม Excel 2010 นั้นจะแยกเครื่องมือออกเป็นกลุ่ม ๆ ดังนั้นผู้ใช้จึงจ าเป็นจะต้องทราบส่วนประกอบของโปรแกรมนี้เสียก่อน เพ่ือให้สามารถเรียกชื่อและน าไปใช้งานได้อย่างถูกต้อง ดังตัวอย่างภาพประกอบ คือ

จากภาพแสดงส่วนประกอบของ Microsoft Excel 2010 คือ

1. แถบเครื่องมือ (Customize Quick Access Toolbar) สามารถคลิกเพ่ือเปิดค าสั่งที่ซ่อนอยู่ได้ เพื่อเรียกใช้งานและช่วยให้ท างานได้เร็วขึ้น

2. แถบชื่อเรื่อง(Title bar) แสดงชื่อโปรแกรมและเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยู่ 3. แถบควบคุมหน้าต่างโปรแกรม(Control Button) ใช้ในการควบคุมหน้าต่างของโปรแกรมซึ่ง

มีปุ่มควบคุมต่าง ๆ ดังนี้ คือ

ปุ่ม Minimize ท าหน้าที่ในการยุบหน้าต่างโปรแกรมลงมาไว้ที่ Taskbar

ปุ่ม Maximize ใช้ย่อหรือขยายหน้าต่างโปรแกรม

ปุ่ม Close ปิดหน้าต่างโปรแกรม

4. แถบเมนู(Menu bar) ใช้เก็บและซ่อนค าสั่งย่อยโดยจัดเป็นกลุ่ม ๆ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน

5. แถบเครื่องมือ(Tool Bar) คือ กลุ่มของแถบเครื่องมือมักจะถูกเรียกใช้บ่อยครั้ง 6. แถบค านวณ(Formula Bar) เป็นช่องที่ใช้ส าหรับพิมพ์สูตรค านวณ 7. เซลล์ใช้งาน(Active Cell) เซลล์ที่ถูกเลือกใช้งานเพ่ือป้อนข้อมูล 8. แถบชื่อเวิร์กชีต(Sheet Tab) ใช้แสดงเวิร์กชีตเพื่อให้รู้ว่าท างานกับเวิร์กชีตหน้าใดอยู่ 9. แถบสถานะ(Status Bar) ใช้แสดงสถานการณ์ใช้งาน 10. เมาส์พอยเตอร์(Pointer) คือตัวชี้เมาส์ส าหรับการเลือกท างานกับเซลล์ต่าง ๆ

6. กลุ่มแถบเครื่องมือ

หน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Excel 2010 จะมีแท็บต่าง ๆ ซึ่งบรรจุเครื่องมือไว้ส าหรับท างานดังนี้

แท็บแรก(Home) เป็นที่รวบรวมชุดเครื่องมือพ้ืนฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมาก ที่ต้องใช้บ่อยในการใช้งาน การจัดรูปแบบตัวอักษร การสร้างตาราง เป็นต้น โดยจะแสดงเป็นแท็บแรกเสมอ แสดงดังภาพ

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือแท็บหน้าแรก คือ

1. ปุ่ม Office เมื่อ Click Mouse ที่ปุ่มนี้จะมีเมนูค าสั่งย่อยให้เลือกใช้งาน ส าหรับการบันทึกข้อมูล เปิดไฟล์งาน สั่งพิมพ์งาน

2. กลุ่มเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการข้อมูล เช่น การคัดลอกข้อมูล ย้ายข้อมูล และวางข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ

3. กลุ่มเครื่องมือส าหรับจัดรูปแบบตัวอักษร 4. กลุ่มเครื่องมือส าหรับจัดแนวบรรทัด 5. กลุ่มเครื่องมือเกี่ยวกับตัวเลข วัน เวลา และหลักทศนิยม

6. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้กับตารางและเส้นขอบ 7. กลุ่มเครื่องมือส าหรับการเพ่ิม ลบเซลล์ และการจัดการกับเซลล์ในรูปแบบต่าง ๆ 8. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ในการแก้ไขและจัดเรียงข้อมูล

แท็บแทรก(Insert) คือแท็บที่ใช้ในการแหรกองค์ประกอบต่าง ๆ ลงในชีตงาน เพื่อใช้อ้างอิง

ข้อมูลให้สมบูรณ์ ซึ่งยังสามารถเพ่ิมเติมในส่วนของรูปภาพ กราฟ ไดอะแกรมต่าง ๆ เป็นต้น

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือ Insert คือ

1. เครื่องมือส าหรับสร้างเส้นขอบตาราง การจัดการข้อมูลด้วย PivotTable และ PivotChart 2. กลุ่มเครื่องมือส าหรับใส่รูปภาพ การสร้าง Diagram 3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สร้างแผนภูมิ สร้างกราฟ 4. กลุ่มเครื่องมือใช้ส าหรับสร้างจุดเชื่อมโยงไปยังเว็บไซด์ อีเมลล์ และโปรแกรมต่าง ๆ 5. กลุ่มเครื่องมือส าหรับสร้างข้อความศิลป สัญลักษณ์ และหัวท้ายกระดาษ

แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ(Page Layout) คือ แท็บที่ใช้ปรับแต่งและก าหนดขนาด หรือ

มุมมองต่างๆ บนชีตงานเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้งาน

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือ Page Layout คือ

1. กลุ่มเครื่องส าหรับออกแบบตาราง และตัวอักษร 2. กลุ่มเครื่องมือใช้ส าหรับก าหนดขอบของกระดาษ ระยะห่าง การจัดแนวกระดาษ และการใส่

พ้ืนหลังกระดาษ 3. กลุ่มเครื่องมือใช้ส าหรับก าหนดความสูง ความกว้าง เพื่อให้มีความพอดีกับหน้ากระดาษ 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับก าหนดการแสดงมุมมองและรายละเอียดต่าง ๆ ในชีตงาน 5. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับจัดเรียงล าดับวัตถุท่ีวางซ้อนกันในชีตงาน

แท็บสูตร(Formulas) คือ เป็นแท็บที่ใช้ส าหรับใส่สูตรในการค านวณและฟังก์ชันส าเร็จรูปต่าง ๆ

ในเซลล์ ซึ่งจะแยกสูตรออกไว้เป็นประเภทต่าง ๆ เช่น ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันทางการเงิน เป็นต้น

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บสูตรดังนี้ คือ

1. กลุ่มเครื่องมือของสูตรและฟังก์ชันต่าง ๆ ที่จะใช้งาน 2. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ก าหนดชื่อของกลุ่มเซลล์ 3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับตรวจความถูกต้อง และความผิดพลาดในการค านวณ 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับก าหนดให้โปรแกรมมีการค านวณในรูปแบบอัตโนมัติ

แท็บข้อมูล(Data) คือ แท็บที่ใช้ส าหรับติดต่อข้อมูลภายนอกโปรแกรม พร้อมทั้งท างานกับ

ข้อมูลจ านวนมาก เพ่ือท าให้เกิดความคล่องตัวในการท างานมากขึ้น

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บข้อมูลดังนี้ คือ

1. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับข้อมูลภายนอกโปรแกรม เช่น เว็บไซด์ หรือแหล่งอ่ืน 2. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับเชื่อมโยงข้อมูลไปยังข้อมูลภายนอกสมุดงาน 3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับเรียงล าดับตัวเลข ตัวอักษร และกรองข้อมูลเพ่ือแสดงผลลัพธ์ 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับจัดการข้อมูล เช่น การเลือกรายการที่ซ้ ากันออกไปและการแบ่ง

ข้อความเป็นคอลัมน์ 5. กลุ่มเครื่องมือส าหรับจัดกลุ่มข้อมูลที่มีจ านวนมาก สามารถบีบหรือขยายกลุ่มเซลล์ให้เป็นไป

ตามความต้องการได้

แท็บตรวจทาน(Review) คือ แท็บท่ีใช้ส าหรับรวบรวมการตรวจสอบผลค่าต่าง ๆ เช่น การ

ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกดต่าง ๆ การป้องกันความปลอดภัยให้กับชีตงาน เป็นต้น

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บตรวจทานดังนี้ คือ

1. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับตรวจสอบความถูกต้องในการสะกดค า และพจนานุกรม เพื่อแปลค าศัพท์ในภาษาต่าง ๆ

2. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับการแทรกข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะต่างๆ

3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับท าการล็อคสมุดงานเพ่ือไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขหรือใช้งาน

แท็บมุมมอง(Viewe) คือ แท็บที่ใช้ส าหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของสมุดงานในรูปแบบต่าง ๆ

เพ่ือให้เหมาะสมกับงานที่ท าอยู่

จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บมุมมองดังนี้ คือ

1. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของหน้าชีตงานเพื่อให้มีลักษณะต่าง ๆ เหมาะแก่การใช้งาน

2. กลุ่มเครื่องมือส าหรับก าหนด หรือแสดง หรือซ่อนส่วนต่าง ๆ ในชีตงาน เช่น ตารางแถบสูตร หรือหัวเรื่อง เป็นต้น

3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับการย่อ ขยายหน้าชีตงานเพ่ือให้มีขนาดตามความต้องการ 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ส าหรับจัดการชีตงาน เช่น แทรก ซ่อนชีตงาน เพิ่มชีตงานใหม่ และการ

ตรึงแนว เป็นต้น 5. กลุ่มเครื่องมือส าหรับการสร้างมาโคร ซึ่งจะเป็นการบันทึกขั้นตอนการท างานประจ าไว้ใช้ได้

3.2 การบันทึกข้อมูล (Save) ในโปรแกรม Microsoft Excel 2010

การบันทึกข้อมูลด าเนินการตามข้ันตอนต่อไปนี้ คือ

1. คลิกเม้าส์ที่ File หน้าแท็บ Home 2. เลือกคลิกเม้าส์ที่ Save ก็จะปรากฎ Properties ของการบันทึกข้อมูล

3. เลือก Folder ที่ต้องการเก็บข้อมูล 4. ที ่File name ให้ระบุชื่องานที่ต้องการบันทึก เช่น ชื่อ Statistics 5. ส าหรับ Save as type สามารถระบุชนิดของข้อมูลที่ต้องการบันทึกได้ 6. คลิกเม้าส์ที่ปุ่ม Save ก็จบขั้นตอนในการบันทึกข้อมูล

3.3 Workbook และ Worksheet

ความหมายของ Workbook

Workbook หรือสมุดงาน คือ แฟ้มข้อมูลของโปรแกรม Microsoft Excel จากตัวอย่างการบันทึกข้อมูลเมื่อมีการบันทึกข้อมูลใน Microsoft Excel 2010 แล้วจะมีนามสกุลเป็น .xlsx ซึ่งจะเห็นได้จากตัวอย่างของการบันทึกข้อมูลที่ชื่อ Statistics.xlsx ดังภาพ คือ

ความหมายของ Worksheet

Worksheet หรือ แผ่นงาน คือ แผ่นงานหรือเอกสารที่ใช้ใน Microsoft Excel ที่ประกอบด้วย cell ต่าง ๆ ซึ่ง Worksheet จะมีอยู่ใน Workbook ดังจะเห็นได้จากตัวอย่างเมื่อมีการเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel ของ Workbook ที่ชื่อ Statistics.xlsxจะ Worksheet จ านวน 3 Worksheet ดังภาพ คือ

3.4 การเปิดสมุดงาน (Workbook)

การเปิดสมุดงาน หรือ การเปิด Workbook ขึ้นมาใช้มีขั้นตอนการด าเนินการดังนี้ คือ

1. คลิกเม้าส์ที่ File 2. เลือก Open 3. เกิด Properties ของ Open 4. เลือก Folder ที่บันทึกงาน 5. เลือกแฟ้มข้อมูล 6. คลิกเม้าส์ที่ปุ่ม Open

3.5 ตัวด าเนินการใน Microsoft Excel

3.5.1 ตัวด าเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operatoes)

เครื่องหมาย การใช้งานใน Microsoft Excel

+ =100+200

- =200-150

* =100*5

/ =100/5

^ =5^2

% =5%

3.5.2 ตัวด าเนินการเปรียบเทียบ

ตัวด าเนินการเปรียบเทียบ การใช้งาน

= B1=C1

> B1>C1

< C1<B1

>= C1>=C2

<= C2<=C3

% A1<>C1

3.5.3 ตัวดเนินการที่ใช้กับข้อความ (Text Concatenation Operator)

ตัวด าเนินการที่ใช้ในการเชื่อมข้อความใน Microsoft Excel จะใช้เครื่องหมาย “&” ในการเชื่อม

ข้อความเข้าด้วยกัน

ตัวด าเนินการข้อความ ความหมาย

& คือการเชื่อมอักระหรือข้อความเพ่ือให้เรียง

หรือต่อกันแล้วเป็นค่าของข้อความท่ีต่อหรือ

เรียงกันเป็นข้อความที่สมบูรณ์มากขึ้น