E - Magazine

เอกสารประกอบ โปรแกรม Microsoft Excel 2010

ก

ค าน า โปรแกรมไมโครซอฟตเอกเซล (Microsoft Excel) เปนโปรแกรมประเภท

กระดาษท าการอเลกทรอนกส (Electronic Spreadsheet) มลกษณะเปนตารางขนาดใหญ นยมใชบนทกขอมลตางๆ ลงในตารางเพอค านวณหาผลลพธตามตองการ ทงน กระดาษท าการทนกบญชใชท าในสมยหลายรอยปกอนหนานน จะมขนาดทใหญมการแบงตารางเปนชองทงแนวตงและแนวนอนเปนจ านวนมาก โดยใชตรวจสอบตวเลขทางบญชเพอวเคราะหและวางแผนในการบรหาร เปนตน

ขาพเจาหวงวา เนอหาในรายงานฉบบนทไดเรยบเรยงมาจะเปนประโยชนตอผสนใจเปนอยางด หากมสงใดในรายงานฉบบนจะตองปรบปรง ขาพเจาขอนอมรบในขอชแนะและจะน าไปแกไขหรอพฒนาใหถกตองสมบรณตอไป

นายชวลต โพธสงห 26 สงหาคม 2525

สารบญ หนา

ค าน า ก

บทท 1 ความรทวไป หนาจอ และการพมพขอความ 1

1.1. ความรทวไปเกยวกบโปรแกรม 2

1.2. การสรางสมดงาน 5

1.3. การเปดสมดงานเดม 6

1.4. สวนประกอบของโปรแกรม 7

1.5. การบนทกสมดงาน 7 1.6. การพมพงานใน Excel 8

บทท 2 การพมพขอมลในเซลล และการจดการแผนงาน 9

2.1. ความหมายของเซลล 10

2.2 ต าแหนงและการอางองของชองตารางและคอลมน 10

2.3. ประเภทของขอมลในชองตาราง 10

2.4. การพมพขอความพรอมกนหลายบรรทด 11

2.5. การแกไขขอความ 11

2.6. การจดวางขอความ 12

2.7. การจดตวหนงสอเอยง 12

2.8. การลบแถวและคอลมน 14

2.9. การแทรกตารางแถวและคอลมน 15

2.10. การตเสนขอบ 15 2.11. การผสานเซลล 17

2.12. การใสสพนหลง 18

บทท 3 การยาย คดลอก ลบ เพม ขอความ 19

3.1. การยายต าแหนงแผนงาน 20

3.2. การก าหนดชอและเปลยนชอ 21

3.3. การเปลยนสแถบชอแผนงาน 21

หนา

3.4. การเพมแผนงาน 21

3.5. การคดลอก การลบ แผนงาน 22

บทท 4 การใชสตร และฟงกชน 23

4.1. ความหมายและความแตกตางของสตรและฟงกชน 24

4.2. ตวด าเนนการ 24

4.3. การค านวณทางคณตศาสตร 25

4.4. การใชฟงกชน 27

4.5. การหาคาเฉลย การหาคาสงสด การนบจ านวนตวเลข 28 4.6. การนบจ านวนแบบมเงอนไข 30

บทท 5 แผนภม และ การใชภาพ 33

5.1. การสรางแผนภมคอลมน 34

5.2. สวนประกอบของแผนภม 35

5.3. การตกแตงแผนภม 36

5.4. การสรางแผนภมวงกลม 36

5.5. การใชรปภาพและการตกแตง 40

1

บทท 1: ความรทวไป หนาจอและการพมพขอความ โปรแกรม Microsoft Excel

2010

2

1. ความรทวไปเกยวกบโปรแกรม (Spreadsheet) โปรแกรมไมโครซอฟตเอกเซล (Microsoft Excel) เปนโปรแกรมประเภท กระดาษท าการ

อเลกทรอนกส (Electronic Spreadsheet) มลกษณะเปนตารางขนาดใหญ นยมใชบนทกขอมลตางๆ ลงในตารางเพอค านวณหาผลลพธตามตองการ ทงน กระดาษท าการทนกบญชใชท าในสมยหลายรอยปกอนหนานน จะมขนาดทใหญมการแบงตารางเปนชองทงแนวตงและแนวนอนเปนจ านวนมาก โดยใชตรวจสอบตวเลขทางบญชเพอวเคราะหและวางแผนในการบรหาร เปนตน 2. ความเปนมาของโปรแกรมไมโครซอฟตเอกเซล (Microsoft Excel) โปรแกรม Excel เกดขนครงแรกในป พ.ศ. 2528 โดยผลตเพอใชกบคอมพวเตอร แอปเปล แมคอนทอช (Apple Macintoch) ซงพฒนามาจากเครองรน Apple II เพราะเครอง แมคอนทอช มความโดดเดนมากทางดานกราฟฟกซงใชงานงายและคลองตว ตอมาป พ.ศ. 2530 หลงจากทบรษทไมโครซอฟตไดพฒนาโปรแกรมวนโดสเพอใชงานกบเครองคอมพวเตอร ในตระกล IBM ใหสามารถท างานแบบกราฟกไดเหมอนกบเครอง แมคอนทอช จงไดพฒนาโปรแกรม Excel และน ามาใชรวมกบวนโดวส สงผลใหชดโปรแกรม Microsoft Office ไดรบความนยมสงสดจนถงปจจบน 3. คณสมบตใหมของโปรแกรม โปรแกรม Excel 2003 นบเปนโปรแกรมทมความนยมรนแรกๆ สามารถประยกตการใชงานไดอยางกวางขวาง แตทงนกยงมขอบเขตการท างานกบขอมลอยบาง มจ านวนสดมภไมเกน 256 สดมภ จ านวนแถวไมเกน 65536 แถว โดยในแตละเซลลพมพตอกษรไดไมเกน 255 ตวอกษร และการท าสมดงานหนงจะท าไดไมเกน 255 แผนงาน นอกจากนความสมมารถของโปรแกรมยงขนอยกบหนวยความจ า RAM ของเครองคอมพวเตอรอกดวย ซงหากเปนของมลขนาดใหญกอาจเกดปญหาการประมวลผลชาได ตอมาไดมการพฒนาโปรแกรมมาอยางตอเนอง ม Microsoft Excel 2007 น าไปใชกน และปจจบนไดมการน า Microsoft Excel 2010 เวอรชนลาสดออกมาใช ขอแตกตางของแตละเวอรชน

ในสวนตดตอผใชทมงเนนทผลลพธ Microsoft Office Excel 2007 จะมเครองมอและคณลกษณะทมประสทธภาพซงคณสามารถใชเพอวเคราะหขอมล ใชขอมลรวมกน และเพอจดการขอมลของคณไดอยางงายดาย เพอจะท าใหคณสามารถส ารวจปรมาณขอมลจ านวนมากในแผนงาน Office Excel 2007 สนบสนนแถวถง 1 ลานแถว และคอลมนถง 16,000 คอลมนตอแผนงาน โดยเฉพาะอยางยง เสนตาราง Office Excel 2007 คอ 1,048,576 แถวกบ 16,384 คอลมน ซงใหคณมแถวมากกวาทมใน Microsoft Office Excel 2003 ถง 1,500 เปอรเซนตและคอลมนมากกวาถง 6,300 เปอรเซนต และส าหรบคณทก าลงนกสงสย คอลมนจะสนสดท XFD แทนทจะเปน IV

3

ขณะนคณสามารถใชไดไมจ ากดจ านวนในสมดงานเดยวกน และจ านวนการอางองเซลลตอเซลลกเพมขนจาก 8,000 เปนจ านวนจ ากดตามหนวยความจ าทมอย แทนทจะเปนการจดรปแบบ 4,000 ชนด มอตองการปรบปรงประสทธภาพของ Excel การจดการหนวยความจ าไดเพมขนจากหนวยความจ า 1 กกะไบต ใน Microsoft Office Excel 2003 เปน 2 กกะไบตใน Office Excel 2007

นอกจากน คณยงจะพบวาการค านวณแผนงานขนาดใหญทมสตรมากมายท าไดอยางรวดเรวขน เนองจาก Office Excel 2007 สนบสนนตวประมวลผลหลายตวและชปเซตแบบหลายเธรด Office Excel 2007 ยงสนบสนนสถง 16 ลานสอกดวย * สวนตดตอผใชทมงเนนทผลลพธ * แถวและคอลมนเพมเตมและขอจ ากดใหมอนๆ * ชดรปแบบของ Office และลกษณะของ Excel * การจดรปแบบตามเงอนไขเพมเตม * การเขยนสตรอยางงาย * สตร OLAP และฟงกชนควบใหม * การเรยงล าดบและการกรองทปรบปรงขน * การเพมคณสมบตใหกบตารางของ Excel * ลกษณะหนาตาใหมของแผนภม * การสรางแผนภมทใชรวมกน * PivotTables ทใชงานงาย * การเชอมตอกบขอมลภายนอกอยางรวดเรว * รปแบบแฟมแบบใหม * ประสบการณการพมพทดขน * วธการใหมในการใชงานของคณรวมกน * การเขาถงดวนไปยงแมแบบเพมเตม

4

Microsoft?Excel 2010 เครองมออนทรงพลงและเปนทรกของคนบญช และกลมคนทตองท างานดานตวเลข

โดยเฉพาะ พฒนาการของ Excel ไดมาถงเวอรชน 2010 แลว (เวอรชนจรงจะใชชอวา Excel เวอรชน 14) ส าหรบความสามารถใหมๆ ของ Excel 2010 กมหลายอยางทนาสนใจมากพอสมควร ความสามารถใหมของ Excel? 2010? * ความสามารถหลกๆ? คอการปรบปรงการท างานของโปรแกรมใหมประสทธภาพมากยงขน รองรบการท างานทใหญขน รวมทงค านวณไดเรวมากขนดวย * Backstage View แสดงรายละเอยดของไฟล หรอทเราเรยกดขอมลในสวนของ Properties * Improved ribbon รองรบการท างานในการสรางแทปส าหรบใชสวนตวไดเอง * 64-BIT Excel อกรนหนงของ Excel 2010 รองรบแลวครบ ส าหรบใครทใชคอมพวเตอรเปนรน 64-BIT ซงแนนอน 64-Bit Excel ยอมสามารถท างานไดสะดวกและรวดเรวมากกวาเดม และชวยแกไขปญหาการมองเหนเมมโมร ซงแตเดมมองเหนแค 2 GB เทานน * Sparklines รองรบการแสดง Mini Chart? หรอชารตขนาดเลกๆ บนเซลลทตองการ ในลกษณะของแนวโนวทคาดวาจะเกดขน Mini Trendline * Slicers เครองมอในการกรองขอมลจากการใช PivotTable * Support for equations รองรบสมการทแปลกๆ ทเราสรางขนเองได * More Themes เพมเตม รปแบบในการตกแตงตาราง Excel ใหมากขน มรปแบบสวยงามมากขนและดเปนมออาชพมากขน * Paste with live preview การท าส าเนาขอมล สามารถมองเหนกอนวางไดจรง * Improved picture-editing tools รองรบการท างานกบรปภาพ ไมวาจะเปน Screenshots งายๆ ในการจบหนาจอภาพ นอกจากนยงมเครองมอในการตกแตงภาพอกมากมาย * Mobile Support รองรบการใชงานผานโทรศพทมอถอ? ถาคณใชโทรศพท Windows Mobile 6.5 ขนไป * Web App รองรบการใชงานหนาเวบ แตตองมการตดตง Web Server ความสามารถขางตน เปนเพยงสวนหลกๆ ทมการเปลยนแปลง แตอยางไรกตามยงมหลายๆ อยางทเปลยนแปลงเชนกนนะครบ

5

การสรางสมดงานใน Excel 2010 เมอเปดโปรแกรม Excel 2010 ขนมาใชงานครงแรกนน จะเหนไดวามสมดงานขนมาใชงาน 1 ไฟล และในแตละสมดงานนน กจะมแผนงานใหใชงานไดถง 3 แผน แตนอกจากสมดงานทโปรแกรมก าหนดใหมานน หากเราตองการสรางสมดงานใหมมาใช กสามารถท าไดหลายวธ ดงน วธท 1 การสรางสมดงาน (Workbook) โดยทวไป 1. คลกปม แฟม (File) > สราง (New) 2. คลกเลอก สมดงานเปลา (Blank Workbook) 3. คลกเลอก สราง (Create)

วธท 2 การสรางสมดงาน (Workbook) จาก Template เปนการสราง Workbook ขนมาใชงานจากรปแบบ Workbook ทมอยในโปรแกรม ซง Workbook ใหมทสรางขนมากจะมลกษณะเหมอนตนแบบทไดเลอกไวทกประการ ซงท าไดตามขนตอนดงน 1. คลกปม แฟม (File) > สราง (New) 2. คลกเลอก ตวอยางแมแบบ (Sample

templates) 3. คลกเลอกสมดงานทตองการ 4. คลกปม สราง (Create) 5. สมดงานจะถกสรางขนมาจากแมแบบ

6

การเปดสมดงานเดม เปนการเปดสมดงานมาใชงาน หรอแกไข มวธดงน

1. คลกปม แฟม (File) > เปด ( Open) 2. จะไดไดอะลอกบอกซ เปด 3. คลกเลอก ไฟล หรอ โฟลเดอรทเกบงานไว แลวคลกเปด

สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2010 หนาตางของโปรแกรม Microsoft Excel 2010 นนมสวนประกอบทส าคญอยหลายสวนดวยกน ดงน

สวนประกอบของโปรแกรม

7

1. แถบชอเรอง (Title Bar) = เปนสวนทใชแสดงชอโปรแกรม และรายชอไฟลทไดเปดใชงาน 2. แถบเครองมอดวน (Quick Access) = เปนสวนทใชในการแสดงค าสงทใชงานบอย 3. ปม แฟม (File) = เปนสวนทใชในการจดเกบค าสงการท างานในโปรแกรม เชน New Open, Save และ ค าสง Print เปนตน 4. ปมควบคม = เปนสวนทใชควบคมการเปด หรอปดหนาตางโปรแกรม 5. รบบอน (Ribbon) = เปนสวนทใชแสดงรายการค าสงตาง ๆ ทใชในการท างานกบเอกสาร 6. พนทการท างาน = เปนสวนทใชในการแสดงรายละเอยดตาง ๆ ขนภายในเอกสาร 7. แถบสถานะ (Status Bar) = เปนสวนทใชแสดงจ านวนหนากระดาษ และจ านวนตวอกษรทใชในเอกสาร 8. Name Box = เปนชองทใชแสดงชอเซลทใชงานอยในขณะนน เชน ถามการใชงานขอมลในเซลล A1 รายชอเซลลนกจะไปแสดงอยในชอง Name Box 9. แถบสตร (Formula Bar) = เปนชองทใชแสดงการใชงานสตรการค านวณตาง ๆ 10. เซลล (Cell) = เปนชองตารางทใชส าหรบบรรจขอมลตาง ๆ ซงชองเซลลแตละชองนนจะมชอเรยกตามต าแหนงแถว และคอลมนทแสดงต าแหนงของเซลล เชน เซลล B1 จะอยใน คอลมน B ในแถวท 1 เปนตน 11. คอลมน (Column) = เปนชองเซลลทเรยงกนในแนวตงของแผนงาน (Worksheet) 12. แถว (Row) = เปนชองเซลลทเรยงกนในแนวนอนของแผนงาน 13. Sheet Tab = เปนแถบทใชแสดงจ านวนแผนงานทเปดขนมาใชงาน

การบนทกสมดงาน หากตองการน าไฟลสมดงานไปเปดในคอมพวเตอรทไมมโปรแกรม Excel 2010 หรอ

อาจจะมโปรแกรม Excel ในเวอรชนทต ากวา กตองบนทกสมดงานใหอยในรปของไฟล 97-2003 เสยกอน โดยมขนตอนดงตอไปน วธการบนทกสมดงานใหอานไดใน Excel 97-2003 1. คลกปม แฟม (File) > บนทกเปน (Save As) 2. เลอกสถานทจดเกบสมดงาน 3. ก าหนดชอไฟลสมดงาน 4. ก าหนดชนดของไฟลใหเปน Excel 97-2003 Workbook 5. คลกปม Save

8

การพมพงานใน Excel 2010 คลกท แฟม > พมพ >ตวอยางกอนพมพ แลว เลอกหนา กด > พมพ

9

บทท2 การพมพขอมลในเซลล

และการจดการแผนงาน

10

1.ความหมายของเซลล (Cell) ชองตารางหรอเซลล (Cell) คอหนวยทเลกทสดของแผนงานทสามารถใชท างานได ชองตารางนบวาเปนสวนทส าคญอยางมาก เนองจากใชเปนหนวยรบขอมล เกบขอมล ไวประมวลผล ใน 1 ชองตารางสามารถแสดงอกษรไดถง 256 ตว จงสามารถบรรจขอมลเพอการใชงานและประมวลผล ตามทผใชตองการไดเพยงพอ และทงนกขนอยกบ RAM และพนทเหลอในฮารดดสกดวย

2.ต าแหนงและการอางองของชองตารางในแผนงาน ต าแหนงของชองตารางจะถกก าหนดในระบบพกดค โดยการใชตวอกษรในแนวตงรวมกบตวเลขในแนวนอน สงเกตไดจาก (Name Box) ซงจะบอกพกดของ Active Cell

ประเภทของขอมลในชงตาราง ประเภทของขอมลในชงตาราง แบงเปน 2 ประเภทคอ

1. คาคงท เปนขอมลทพมพลงไปโดยตรง ซงคาคงทเหลานจะไมมการเปลยนแปลง จนกวาผใชจะท าการแกไขเอง มรายละเอยดดงน ขอความ ตวเลข วนทและเวลา

(Name Box) ซงจะบอกพกด

ตวอกษรแสดงพกด

ตวเลขแสดงพกด

Active Cell

11

2. สตร เปนค าสงทก าหนดใหโปรแกรมท าการประมวลผล ไดแก ค าสงทางคณตศาสตร ค าสงทางสถต

การพมขอความพรอมกนหลายบรรทด ถาหากเราพมพขอความเกนจ านวนอกษรทก าหนดโปรแกรมจะแสดงสญลกษณ ######## ขนมาแทน นอกจากจะสามารถพมพขอมลลงไปทละเซลลไดแลว เรายงสามารถพมพขอมลเดยวกนลงไปทละหลาย ๆ ชองเซลลไดดวยขนตอนดงตอไปน วธการพมพขอมลพรอมกนหลายเซลล 1. เลอกเซลลแรกทตองการพมพขอมลลงไป 2. กดแปน Ctrl คางไวแลวเลอกเซลลอน ๆ จนครบ

3. พมพขอมลทตองการลงไป แลวกดแปน Ctrl + Enter

การแกไขขอความ เมอตองการแกไขขอมลทพมพไปแลวสามารถแกไขไดโดย 1. ดบเบลคลกขอความในเซลลทตองการจะแกไขใหเปน Active Cell 2. จากนนแกไขขอมล โดยใชปม <Del> หรอ <Blackspace> เพอลบขอมลเดมออก แลวพมพขอความใหม

12

การจดวางขอความภายในเซลลของ Excel การจดวางขอความภายในเซลลนนมอยดวยกนหลายลกษณะ ไมวาจะเปนการจดวาง

ขอความกงกลางเซลล การจดวางขอความชดทางดานขวามอของเซลลเปนตน ซงการจดวางขอความภายในเซลลนนท าไดโดย วธการจดวางขอความภายในเซลล 1. คลกเลอกเซลลทตองการ

2. คลกแทบ หนาแรก (Home) 3. เลอกรปแบบการจดวางขอความทตองการ

การจดตวหนงสอเอยง หลายครงทเราตองการพมพตวหนงสอเอยง หรอเรยงตามแนวตง สามารถท าไดจากหนาตาง การจดรปแบบเซลล ของ Excel ดงน 1. พมพขอความทตองการ และคลกขวาท เซลล นน 2. คลกขวา เลอก จดรปแบบเซลล... 3. คลกเลอกแทบ การจดแนว

13

4. คลกเลอนทศทางของเขม ในกลมการวางแนว ตามองศาทตองการ

การลบแถว และ คอลมน ใน Excel 2010 การลบแถว การลบแถวออกไปจากหนาแผนงานท าไดโดย 1. เลอกแถวทตองการลบ 2. เลอก ลบ (Delete) > ลบแถวในแผนงาน (Delete Sheet Rows) 3. แถวทเลอกไวกจะถกลบออกไป

14

การลบคอลมน การลบคอลมนออกไปจากหนาแผนงานท าไดโดย 1. เลอกคอลมนทตองการลบ 2. เลอก ลบ (Delete) > ลบคอลมนในแผนงาน (Delete Sheet Columns) 3. คอลมนทเลอกไวกจะถกลบออกไป

การแทรกแถวและคอลมนใน Excel 2010 วธการแทรกแถว 1. เลอกเซลลทตองการแทรกแถว 2. คลกเลอก แทรก (Insert) > แทรกแถวในแผนงาน (Insert Sheet Rows) 3. แถวใหมกจะถกแทรกขนมา

15

วธการแทรกคอลมน การแทรกคอลมนใหมลงไปในตาราง สามารถท าไดดงน 1. เลอกเซลลทตองการแทรกคอลมน 2. คลกเลอก แทรก (Insert) > แทรกคอลมนในแผนงาน (Insert Sheet Columns) 3. คอลมนใหมกจะถกแทรกขนมา

การตเสนขอบ 1. พมพขอมลดงภาพ

2. จากตวอยางน ตองการขดเสนใตหมายเลข 30 ต าแหนง C3 3. ใหคลกเลอกต าแหนง C3 4. บนแถบรบบน ใหเลอกแทบหนาแรก > กลมตวอกษร คลกปมลกศรปมเสนขอบลาง ดงภาพ

16

5. เลอกลกษณะเสนขอบทตองการ

6. จะไดเสนใต 2 เสน ใตเลข 30 ดงภาพ

7. หากตองการตตารางครอบคลมทงหมด ใหเลอกบรเวณทตองการกอน (โดยคลกแลวลากคลมบรเวณขอมล หรอ คลกในบรเวณขอมลแลวกด Ctrl + A) แลวจงก าหนดลกษณะของเสนตามขอ 5

8. ถาตองการลบเสนตาราง ใหเลอกบรเวณทตองการลบ และ ไปทแทบหนาแรก กลมการแกไข คลกเลอก ลางรปแบบ

17

การผสานเซลลใน Excel 2010 การผสานเซลล เปนการรวมเซลลหลาย ๆ เซลลเขาดวยกน มกใชเมอตองการพมพขอความยาว ๆ ลงไป ซงการผสานเซลลนนมขนตอนดงตอไปน วธการผสานเซลล 1. คลกเลอกชวงเซลลทตองการ

2. คลกเลอก ผสานและจดกงกลาง (Merge & Center)

3. เซลลทเลอกไวกจะถกน ามารวมกนจนเปนเซลลเดยว

18

การใสสพนหลง ถาเราตองการใหพนสของค าวา "รายงานคาใชจายประจ าเดอน" มสพน กสามารถท าไดโดยงาย ดงน 1. คลกเลอกชองทขอความนนอย 2. บนแถบรบบน ไปทแทบหนาแรก กลมลกษณะ คลกปมลกษณะเซลล

3. คลกเลอกแถบ Patterns และคลกเลอกสตามตองการ

4. อกวธหนง คอการเลอกบรเวณทตองการเตมสพนหลง และเลอก จดรปแบบเซลล… และเลอกแถบ การเตม จะสามารถเลอกก าหนดสได

19

บทท3 การยาย คดลอก ลบ

เพม ขอความ

20

การยายต าแหนงแผนงานใน Excel 2010 วธการยายต าแหนงแผนงาน 1. คลกเมาสบนชอแผนงาน 2. คลกเมาสน าแผนงานไปจดวางในต าแหนงทตองการ 3. แผนงานกจะถกสลบการจดวางต าแหนงตามทก าหนด

21

การก าหนดชอและเปลยชอแผนงาน มขตอนดงน 1. คลกปมขวาทชอของแผนงานบนชตแทบ 2. จะได Popup Menu ของแผนงาน 3. คลกเปลยชอ <Rename>

วธการเปลยนสแถบชอแผนงาน 1. คลกเมาสขวาทแถบชอแผนงาน 2. เลอกค าสง สแทบ (Tab Color) แลวเลอกสทตองการ 3. แถบสแผนงานจะถกปรบเปลยนสตามทก าหนด

22

วธการเพมแผนงาน 1. คลกเมาสขวาบรเวณแถบชอแผนงาน แลวเลอก แทรก (Insert) 2. คลกเลอก แผนงาน (Worksheet) 3. คลกปม ตกลง (OK)

วธการคดลอกแผนงาน 1. คลกเมาสขวาบนแผนงานทตองการคดลอก แลวเลอกค าสง ยายหรอคดลอก (Move or Copy)

2. เลอกแผนงานทจ าน าแผนงานทคดลอกไปจดวาง 3. คลกปม ตกลง (OK) 4. แผนงานทคดลอกจะถกน าไปจดวางในต าแหนงใหม

23

การลบแผนงาน 1. คลกปมขวาทชอแผนงานทตองการลบเพอเรยก Popup Menu 2. คลกเลอกค าสงลบถาเปนแผนงานวางแผนงานจะถกลบทนท แตถามขอมลจะปรากฎ

ขอความเตอน ขน

บทท4 การใชสตร Formulas และการใชฟงชน Functions

24

ความหมายของ สตร และ ฟงชน สตร (Formulas)

ในทางคณตศาสตรและวทยาศาสตร สตร หมายถง แนวทางสนๆ ทใชอธบายความรดวยสญลกษณ (เชนสตรคณตศาสตรหรอสตรเคม) หรอความสมพนธทวไปในเรองปรมาณ การท างานกบตวเลข ฟงชน (Functions)

ใน คณตศาสตร ฟงกชน คอ ความสมพนธ จาก เซต หนง (โดเมน) ไปยงอกเซตหนง (โคโดเมน ไมใช เรนจ) โดยทสมาชกตวหนาไมซ ากน

ความแตกตางระหวาง สตร และ ฟงชน สตร (Formulas) คอ สมการทสรางขนดวยการใชตวปฎบตการทางคณตศาสตร เชน การบวก ลบ คณ หาร หรอ เปรยบเทยบคา เปนตน ฟงชน (Functions) คอ การน าเอาสตรมาสรางเปนคาเฉพาะ เชน SUM เปนการบวกคา เปนเงอนไขในการค านวณ

ตวด าเนนการ (Operator) ตวด าเนนการเปนตวทระบชนดของการค านวณในลกษณะใด โดย Excel ไดจดกลมการด าเนนการ เปน 4 กลม ดงน

1.เมอพมพตวเลขลงในเซลล เราสามารถน ามาประมวลผล หาผลลพธ โดยการ น าตวเลขมา บวก ลบ คณ หาร กนได เครองหมายทใชงาน ม ดงน

25

+ เครองหมายบวก - เครองหมายลบ * เครองหมายคณ / เครองหมายหาร ^ เครองหมายยกก าลง % เครองหมายเปอรเซนต รอยละ 2. ตวด าเนนการเปรยบเทยบ ใชเปรยบเทยบคาสองคา วา จรง หรอ เทจ = เทากบ > มากกวา < นอยกวา > = มากกวาหรอเทากบ < = นอยกวาหรอเทากบ > < ไมเทากบ 3.ตวด าเนนการขอความ ใชรวมหรอเชอมขอความเขาดวยกน 4. ตวด าเนนงานอางอง ใชรวมชวงเซลล เชน A1:A10

การค านวณทางคณตศาสตรอยางงาย การค านวณ ใน Excel ท าได โดยการปอนตวเลขเขาในเซลล แตละเซลลจากนน จง

ก าหนดใหน าตวเลขในแตละเซลล มา บวก ลบ คณ หาร กน ลองดตวอยาง และท าตามตอไปน

การบวก 1. ลกทต าแหนง A1 2. มพเลข 20 3. แลวกด Enter เคอรเซอร จะเลอนมาท เซลล A2 4. ทต าแหนง A2 พมพเลข 30 แลวกด Enter 5. เคอรเซอร จะเลอนมาท A3 ใหพมพ =A1+A2 6. เครองหมายเทากบ ขางหนา เปนการบอก Excel วา เปนการใชสตร ไมใชเปนการพมพขอความธรรมดา และจะสงเกตสของ ขอความ A1 และ A2 แตกตางไปจากสธรรมดา และเมอขณะพมพ A1 จะมกรอบเกดขนทต าแหนง A1 ดวย และขณะพมพ A2 กจะมกรอบเกดทต าแหนง A2 แสดงขอบเขตทถกเลอก ดงน

26

เมอพมพเสรจแลว ใหกดปม Enter กรอบจะเลอนไปยงต าแหนง A4 และจะไดผลลพธเทากบ 50 ในต าแหนงเซลล A3 ดงภาพ

การลบ 1. คลกท ต าแหนง C1 พมพเลข 30 แลวกด Enter 2. ทต าแหนง C2 และพมพเลข 20 แลวกด Enter

3. ทต าแหนง C3 ใหพมพ =C1-C2 4. กดปม Enter จะไดผลลพธ คอผลตาง ระหวาง 30 และ 20 ซงเทากบ 10 ในต าแหนงเซลล C3

การคณ 1. คลกท ต าแหนง E1 พมพเลข 3 แลวกด Enter 2. ทต าแหนง E2 พมพเลข 2 แลวกด Enter

27

3. ทต าแหนง E3 ใหพมพ =E1*E2 4. กดปม Enter จะไดผลลพธ ซงเปนผลคณ ของ 3 และ 2 ซงเทากบ 6 ในต าแหนงเซลล E3

การหาร 1. คลกท ต าแหนง G1 พมพเลข 30 แลวกด Enter 2. ทต าแหนง G2 พมพเลข 5 แลวกด Enter 3. ทต าแหนง G3 ใหพมพ =G1/G2

4. กดปม Enter จะไดผลลพธ 30 หารดวย 5 ซงเทากบ 6 ในต าแหนงเซลล G3

กจกรรมฝกปฏบต ใหทานหาค าตอบในเซลล B3 B4 B5 และ B6 ซงเปนผลบวก ลบ คณ และหาร ของ เลข 50

และ 20 โดยใหท าใน Excel Web App ขางลางภาพ (หรอ ใช Excel 2010 ในเครองของทาน)

การใชงานฟงกชน เราอาจจะพดไดวา ฟงกชนของ Excel กคอสตรส าเรจรปทโปรแกรม Excelจดท าไวใหแลว

พรอมเรยกใชงานไดเลย เพยงแตเราใสคาทตองการใหค านวณ โดยการระบเซลลขอมล หรอพมพโดยตรง เพอใหฟงกชนน าไปค านวณเทานน หนาทของฟงกชน กคอ เอาขอมลทเราระบ ไป บวก

28

ลบ คณ หาร กน เชน ฟงกชน SUM กจะน าคาทเราระบมารวมกน ผลทไดคอผลรวมของขอมลทเราระบ ฟงกชนชวยใหท างานไดเรวขน ถาไมมฟงกชน เราจะตองเสยเวลาในการค านวณเปนอยางมาก เชน ถาเราตองการรวมตวเลขใน B5 ถง B15 เราตองเขยนใน Formular bar ดงน

=B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

แตถาเราใชฟงกชน SUM ซงเปนการรวมตวเลขใน เซลล เราสามารถเรยกใชสตร และระบขอมลไดสะดวกขน ดงน

=SUM(B5:B15)

โปรแกรม Excel มฟงกชนจ านวนมาก ทงฟงกชนทางคณตศาสตร การเงน การคดคาทางสถต เปนตน ฟงกชนเหลาน ท าใหเราสามารถหาคาตาง ๆ ไดโดยไมยาก เชน หาผลรวม หาคาเฉลย นบจ านวนความถ หรอแมแตการหาผลรวมยอย (Subtotal) กสามารถท าได การใชฟงกชนจ าเปนตองมการอางองถงขอมลทจะน ามาใชในฟงกชน จงควรเรยนรการอางองขอมลใน เซลล ตาง ๆ เสยกอน

การหาคาเฉลย (AVERAGE) ในตวอยางตอไปน จะใชวธการพมพสตรลงแถบสตร และใชเมาสระบต าแหนงเพออางอง

เซลล เพอหาคาเฉลย โดยใชสตร average ขอมลจากหนาจอเดม เราจะหาคาเฉลยของ ขอมลในต าแหนง B1, B2 และ B3 ดงน 1. พมพค าวา คาเฉลย ทต าแหนง A5 2. ใชเมาสคลกทต าแหนง B5 ซงเปนต าแหนงทจะน าคาเฉลยมาวางทน 3. พมพเครองหมายเทากบ (=) เพอบอก Excel วา จะเปนการใชสตร การใชสตร ตองพมพเครองหมายเทากบกอนเสมอ 4. พมพสตรหาคาเฉลย คอค าวา average

29

5. จะสงเกตวา ขณะพมพ Excel จะน าสตรมาใหเลอก 6. กดปม Tab บนแปนพมพ เพอเลอกสตร 7. Excel ทราบวาจะใชสตรน จงไดแสดงคาทสตรตองการ (หรอ เรยกวา อารกวเมนต ของสตรน) 8. คาทสตร Average ตองการ หรอ อารกวเมนต ของสตรน คอ คาทเราตองการใหหาคาเฉลย ซงไดแกคาทอยในเซลล ตงแต B1 ถง B3 9. ใชเมาสระบต าแหนงของ อารกวเมนต โดย คลกทเซลล B1 กดคางไว แลวลากลงมาใหถงเซลล B3

10. กดปม Enter จะไดผลลพธ ดงภาพ

การหาคาสงสด (MAX) เราสามารถพมพทกสงทกอยาง ลงในแถบสตรไดทงหมด ทงสตร และ ขอมลทสตร

ตองการ หรอทเรยกวาเปน อารกวเมนตของสตร พมพทชอง ส าหรบเขยนสตร =MAX(number1:number2)

การหาคาต าสด (MIN) บางครงเราตองการดคาต าทสดในชดขอมลนน ถาขอมลมไมกตวคงไมมปญหา แตถา

ขอมลมเปนจ านวนมาก การใชสตรให Excel หา จะสะดวกและเชอถอไดมาก สตรทใชหาคาต าสด คอ =Min(number1 number2:)

การนบจ านวนตวเลข (COUNT) สตรส าหรบนบจ านวนตวเลข คอ Count() สตรนจะใชนบเฉพาะตวเลขเทานน จะไมนบชอ

ทเปนตวอกษร หรอ ชองวา แตจะนบเฉพาะในขอบเขตขอมล หรอ อารกวเมนต ทระบใหนบเทานน วา มตวเลขอยกเซลล ถามชอ หรอรายการอะไรทเปนตวอกษร หรอ ไมมขอม แตเปนชองวาง สตรนจะไมนบรวมดวย พมพทชอง ส าหรบเขยนสตร =COUNT(number1:number2)

30

กจกรรมฝกปฏบต ใหทานใชขอมล ตอไปน เพอหา ผลรวม คาเฉลย คาสงสด คาต าสด และนบจ านวน โดยใชวธพมพสตร และใชเมาสระบต าแหนงของขอมลทสตรตองการ ใหท าใน Excel Web App ขางลางขอมลชดน (หรอ ท าใน Excel 2010 ในเครองของทาน)

การนบจ านวนแบบมเงอนไข (COUNTIF) ในการค านวณลกษณะนกจะเปนการรวมคะแนนการสอบ 4 ชวง จากนนกน ามาคดเกรด

โดยมเกณฑการคดเกรด ดงน -ถาท าคะแนน ไดตงแต 80 ขนไป จะใหเกรด A -ถาท าคะแนน ไดตงแต 70 ขนไป จะใหเกรด B -ถาท าคะแนน ไดตงแต 60 ขนไป จะใหเกรด C -ถาท าคะแนน ไดตงแต 50 ขนไป จะใหเกรด D -ถาท าคะแนน นอยกวา 50 จะใหเกรด F (สอบตก) เรมตนค านวณ 1. ใหปอนขอมลตามตวอยาง ในเซลล F3 - F11 รวมคะแนน และ G3 - G11 ไมตองพมพ เพราะเปนสวนทตองพมพสตรลงไป เพอหาค าตอบ 2. การค านวณในเซลล F3 เปนการรวมคะแนนสอบทง 4 ชวง สอบครงท 1, 2 และ 3 และ คะแนนจตพสย กคอ =sum(b3:e3) 3. กอปปลงดานลางใหเรยบรอย

31

4. ในเซลล G3 ค านวณโดยใชสตร If การค านวณจะมอย 5 เงอนไข -ถาท าคะแนน ไดตงแต 80 ขนไป (F3>=80) จะใหเกรด A (“A”) -ถาท าคะแนน ไดตงแต 70 ขนไป (F3>=70) จะใหเกรด B (“B”) -ถาท าคะแนน ไดตงแต 60 ขนไป (F3>=60) จะใหเกรด C (“C”) -ถาท าคะแนน ไดตงแต 50 ขนไป (F3>=50) จะใหเกรด D (“D”) -ถาท าคะแนน นอยกวา 50 (F3<\<>50) จะใหเกรด F (“F”) (สอบตก) จากประโยคขอความ เราจะมาตความใหเปนสตรค านวณ กจะไดดงน if(F3>=80,”A” if(F3>=70,”B” if(F3>=60,”C” if(F3>=50,”D” if(F3<50,”F”

32

4. จากนนกน าสตรทงหมดมารวมเขาดวยกน ในแตละเงอนไขใหคนดวยคอมมา วงเลบปดดานทายตองสมพนธกบวงเลบเปดดานหนา เชน เปด 5 กตองปด 5 แลวกด Enter เสรจแลวกกอปป ไปจนถงเซลล G11 =if(F3>=80,”A”,if(F3>=70,”B”,if(F3>=60,”C”,if(F3>=50,”D”,if(F3<50,”F”))))) 5. ในการใชสตร IF หากเงอนไขใดเปนขอความ เชน if(F3=80,”A” คะแนน 80 ขนไปใหเกรด A ตว A ตองครอมดวยเครองหมายค าพด ตวอยางเพมเตม - if(F3>=70,”ผาน” ไดคะแนน 70 ขนไป ใหผานวชานน ๆ 6. สวนขอมลทเปนตวเลขไมตองครอมดวยเครองหมายค าพด เชน if(C3=”ตจว”,3000 อยตางจงหวดไดเบยเลยง 3000 บาท จ านวน 3000 ไมตองครอมดวยเครองหมายค าพด

เมอท าเสรจจะได ดงภาพดวอยาง

33

บทท5 แผนภม และการใชภาพ

34

แผนภม กราฟก และการพมพ 2010 โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงขอมลตวเลขตาง ๆ ในตาราง ใหอยในรปแผนภมแบบตาง ๆ ได โดยงาย นอกจากน ถามการเปลยนแปลงขอมล แผนภมกจะปรบเปลยนตามไปดวย ซงนบวาสะดวกรวดเรว สามารถน าเสนองานไดอยางด การสรางแผนภมคอลมน โปรแกรม Excel มแผนภมส าเรจรปเตรยมไวพรอมใชงาน มแผนภมหลายประเภท เชน คอลมน เสน วงกลม แทง เปนตน นอกจากน ยงสามารถปรบแตงเพมเตมแผนภมใหดสวยงาม เชน สามารถใชภาพประกอบ หรอลวดลายพนได

35

การตกแตงแผนภมทกประเภทใชเครองมอแผนภมเดยวกน ท าใหสามารถตกแตงไดสวยงาม และเปนไปตามตองการ วธการสรางแผนภม มดงน 1.เปดไฟล Excel ใหม และพมพขอมลใหเหมอนในภาพขางลางน

2.คลกเซลลใดเซลลหนงในบรเวณ A1:D4 เพอระบขอบเขตของขอมลทจะน ามาจดเปนแผนภม ขอมลทจะน ามาใชตองอยในลกษณะตาราง 3.ไปทแทบ แทรก กลมแผนภม คลก เลอกลกษณะแผนภม ดงภาพ

36

แผนภมทได

สวนประกอบของแผนภมคอลมน

37

การตกแตงแผนภม เครองมอแผนภม เปนเครองมอชวยในการตกแตงแผนภมไดอยางมประสทธภาพ เครองมอนจะเกดขนบนแถบรบบน เมอคลกภายในบรเวณแผนภม ทสรางขน เครองมอแผนภม ประกอบดวย 3 แทบคอ ออกแบบ เคาโครง และรปแบบ เครองมอแผนภมขนอยกบประเภทของแผนภม ค าสงบางค าสงใชไดกบแผนภมบางประเภทเทานน เชน แผนภมวงกลม จะไมสามารถก าหนดลกษณะของแกนได เนองจากแผนภมวงกลมไมมแกน เปนตน

การสรางแผนภมวงกลม การสรางแผนภมวงกลม กท าเชนเดยวกบการสรางแผนภมคอลมน แตมขอระวงคอ การแสดงขอมลของแผนภมวงกลม จะมขอมลเพยง 2 มต เทานน เชน ตวอยางการขายตกตา จะแสดงทงหมด 3 เดอน ภายในแผนภมวงกลมเดยวกน ไมได ตองแยกแสดงเปนรายเดอน และถาจะแสดงทง 3 เดอน ตองแสดงถง 3 แผนภม หรออาจจะรวมขอมลทง 3 เดอนเขาดวยกน แลวแสดงเปนแผนภมเดยว กได ในตวอยางตอไปน จะแสดงขอมล การขายตกตา ทง 3 อยาง ในเดอน กมภาพนธ ซงท าได ดงน 1.จากขอมลเดม จะแสดงขอมลเฉพาะเดอน กมภาพนธ ใหลากแถบสวางบรเวณขอมลทจะน ามาท าเปนแผนภมวงกลม คอบรเวณ A2:B4 ดงภาพ

2.บนแถบรบบน ใหเลอกแทบแทรก เลอกกลมแผนภม คลกเลอกแผนภมวงกลม และเลอกรปแบบทตองการ

38

3.จะไดแผนภมวงกลมตามตองการ

4.สามารถปรบแตงเพมเตมได โดยใชเครองมอแผนภม หรอคลกขวาและเลอกปรบแตง ตามตองการ เชน การหมน 3 มต เปนตน

39

TIP: การคลกขวาในแตละสวนของแผนภม จะมตวเลอกใหปรบแตงไมเหมอนกน เชน พนทแผนภม พนทการลงจด และชดขอมล ถาตองการปรบสวนใด ใหคลกเลอกสวนนนกอน จากนนจงคลกขวาเพอเลอกการปรบแตงแผนภม ชดขอมลในแผนภมวงกลม สามารถเลอกเฉพาะชดใดชดหนง และดงแยกออกจากกนได

40

กจกรรมฝกปฏบต

ใหทานน าขอมลขางลางน สรางเปนแผนภมคอลมน พรอมทงตกแตงใหสวยงาม

จ านวนคนไข ตกอายรกรรม

กจกรรมฝกปฏบต

ใหทานใหทานน าขอมลขางลางน สรางเปนแผนภมคอลมน และตกแตงใหสวยงาม

จ านวนคนไข ตกอายรกรรม จ าแนกรายเดอน

กจกรรมฝกปฏบต

ใหทานใหทานน าขอมลขางลางน สรางเปนแผนภมวงกลม แยกชนสวนผชาย ดงภาพในตวอยาง ขอ 4

จ านวนคนไข ตกอายรกรรม จ าแนกรายเดอน

41

การใชรปภาพ รปภาพทน ามาใชประกอบในโปรแกรม Excel มหลายชนด เชน BMP, JPG, PNG, WMF และ GIF เปนตน ภาพประเภท Bitmap เชน BMP, JPG, PNG และ GIF เมอน ามาขยายใหญอาจจะท าใหสญเสยความคมชดของภาพได แตภาพประเภท Vector เชน WMF สามารถขยายใหญได โดยไมเสยความคมชดของภาพ การใชภาพในโปรแกรม Excel จะท าใหโปรแกรมมขนาดใหญขน ท าใหตองใชหนวยความจ ามากขน และการจดเกบไฟลจะใชเวลามากขน จงควรใชตามความเหมาะสม และความจ าเปน การน าภาพเขา มขนตอน ดงน 1.เลอกแทบ แทรก บนรบบน และเลอก รปภาพ

42

การตกแตงภาพ 1.เมอน าภาพเขาโปรแกรมแลว จะมเครองมอรปภาพส าหรบแตงภาพ

2.คลกแทบ รปแบบ ในเครองมอรปภาพ จะมกลมเครองมอตาง ๆ ใหเลอก เชน เอาพนหลงออก ปรบส ปรบขนาด เลอกกรอบภาพในลกษณะตาง ๆ กน ตวอยาง

แหลงอางอง

http://www.com5dow.com

http://www.iqsiam.com

http://www.crnfe.ac.th/excel2010/ch01/ch01.html

ผจดท า

นายชวลต โพธสงห