Сводные таблицы MS Excel 2010

Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивный способ быстрого обобщения

больших объемов данных. Отчет сводной таблицы используется для подробного анализа числовых

данных и для получения ответов на связанные с ними вопросы. Отчеты сводной таблицы специально

предназначены для решения указанных ниже задач.

Запрос больших объемов данных различными понятными способами.

Подведение промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по

категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул.

Развертывание и свертывание уровней представления данных для выделения результатов и

выполнение тщательного анализа сводных данных по интересующим вопросам.

Перемещение строк в столбцы или столбцов в строки ("сведение") для просмотра различных сводок

на основе исходных данных.

Фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных подмножеств

данных для концентрации внимания на нужных сведениях.

Представление кратких наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном

виде.

Отчет сводной таблицы часто используется, когда требуется проанализировать связанные итоги,

особенно для сравнения нескольких фактов по каждому числу из длинного списка обобщаемых чисел.

Отчет сводной диаграммы обеспечивает графическое представление данных в отчете сводной

таблицы.

Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные

так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе

отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо

подготовить соответствующим образом данные.

Например, имеется информация о продажах мобильных телефонов в сети магазинов мобильной

связи. Всего в сети есть четыре магазина, которые ежедневно сообщают какие модели телефонов они

продали, в каком количестве и по какой цене.

Все эти данные сведены в одну таблицу (Информация о продажах.xlsx).

Неделя продаж отразилась в таблице из 222 записей. Для анализа таблицы применяется

инструмент Сводная таблица.

Вставка – Сводная таблица

Откроется следующее диалоговое окно:

В качестве диапазона данных указываем нашу таблицу (всю таблицу включая названия

столбцов). Отчет сводной таблицы помещаем на новый лист.

После нажатия кнопки OK создается новый рабочий лист.

В левой части находится область размещения сводной таблицы. Справа мы видим окно

настройки сводной таблицы под названием "Список полей сводной таблицы". Если Вы случайно

закрыли это окно, Вам достаточно кликнуть по области размещения - и окно настройки снова откроется.

Рассмотрим создание и форматирование сводной таблицы на примерах. Нужно открыть файл

N:\ОЧНО\1 курс ЭФ\1 курс ЭФ 2011-2012\2 триместр\Информация о продажах.xlsx. Лист Продажи

скопировать в свою книгу. В своей книге создавать сводные таблицы на основе данных листа

Продажи.

Пример 1. Создать сводную таблицу, отражающую объемы продаж в денежном и

количественном выражении по датам и по отдельным магазинам

Торговая точка переносится в фильтр отчета (можно просматривать данные, как для каждой

торговой точки, так и для всех торговых точек одновременно).

Дата продажи переносится в область строк (в качестве заголовков строк нашей таблицы будут

даты продажи).

Количество и выручка переносятся в область значения (для подведения соответствующих

итогов).

Названия

столбцов

исходной

таблицы

Область для

формирования

сводной

таблицы

Сводная таблица будет следующей:

Необходимо произвести некоторые изменения внешнего вида сводной таблицы.

Переименовать поля Сумма по полю количество и Сумма по полю выручка в Количество

телефонов и Общая выручка (в контекстном меню выбираем команду Параметры полей значений, в

появившемся окне изменяем пользовательское имя и операцию, если это требуется). Можно изменить

числовой формат и задать дополнительные вычисления.

Названия строк также необходимо переименовать в Дата продажи (нужно выделить название

и в строке формул ввести новое название).

Все данные сводной таблицы автоматически сгруппировались по датам. Теперь можно сразу

увидеть количество проданных телефонов и общую сумму выручки. Кроме того, используя фильтр -

список, который находится в левом верхнем углу страницы, мы можем отобразить обобщенные данные

по отдельно взятому магазину. Для этого достаточно нажать на значок фильтра в правой части ячейки

В2, и выбрать нужный нам магазин из списка:

Таблица сразу же отобразит нужные нам результаты

Пример 2. Необходимо узнать информацию по объемам продаж не только в разрезе торговых

точек, но и в разрезе моделей телефона.

Для этого достаточно в окне настройки переместить поле Марка телефона область Фильтр

отчета. Excel добавит в сводную таблицу новый фильтр:

Для изменения внешнего вида таблицы MS Excel предлагает очень удобный инструмент

автоматического форматирования с использованием готовых стилей. Для установки готового стиля

таблицы необходимо кликнуть по области размещения сводной таблицы – на ленте откроются вкладки

под общим названием Работа со сводными таблицами. Необходимо перейти на вкладку

Конструктор и в группе Стили сводной таблицы выбрать подходящий стиль сводной таблицы.

Помимо использования готового стиля можно форматировать отдельные ячейки, строки и

столбцы сводной таблицы обычными средствами форматирования Excel.

В группе Параметры стилей сводной таблицы на вкладке Конструктор можно настроить

выбранный стиль, включив чередующиеся строки или чередующиеся столбцы, а так же добавить или

убрать заголовки строк и столбцов.

Группа Макет вкладки Конструктор содержит кнопки, которые позволяют настроить сам

макет таблицы, а именно - Макет отчета, Промежуточные итоги, Общие итоги и Пустые строки.

Команда Макет отчета предлагает три варианта:

Показать в сжатой форме – вариант нужен для того, чтобы данные таблицы не

выходили по горизонтали за пределы экрана. Начальные поля сбоку находятся в одном

столбце и отображаются с отступами, чтобы показать вложенность столбцов.

Показать в форме структуры - базовый стиль сводной таблицы, который мы

использовали в наших примерах:

Показать в табличной форме - выводит данные в формате обычной таблицы, в котором

можно легко копировать ячейки на другие листы:

Отличие табличной формы от формы структуры заключается только в том, что форма структуры

выводит данные ступеньками, а не построчно, что более удобно для просмотра.

Промежуточные итоги - эта команда используется указания того, как нужно выводить

промежуточные итоги: в начале группы, в конце, или не выводить вообще.

Команда Общие итоги предлагает вывести общие итоги только для строк, только для столбцов,

для строк и для столбцов одновременно, или не выводить их вообще.

Команда Пустые строки добавляет в макет сводной таблицы дополнительную пустую строку

после каждой группы данных.

Первое, что может понадобиться проанализировать с помощью сводной таблицы - это подвести

промежуточные итоги. Например, подсчитать объемы продаж по всем магазинам на каждую дату. Поле

Торговая точка переносим из области Фильтр отчета в область Название строк.

Открываем свойство Параметры поля для поля Дата продажи, и устанавливаем

промежуточные итоги в открывшемся окне.

На закладке Промежуточные итоги и фильтры можно выбрать условие для выведения

промежуточных итогов. Предлагаются следующие условия:

автоматически - подсчитывает сумму для каждого условия таблицы;

нет - промежуточные итоги не подсчитываются;

другие - позволяет самостоятельно выбрать действие для подведения промежуточных итогов.

Установив автоматическое подведение промежуточных итогов, мы получим следующую

таблицу, которая содержит промежуточные итоги для каждого условия:

Пример 3. Определить объем выручки не в денежном выражении, а в виде процента от общего

объема выручки за весь период продаж.

Выделяем любую ячейку в столбце Общая выручка, открываем Параметры поля значений

(контекстное меню – Параметры полей значений или вкладка Работа со сводными таблицами –

Параметры – Параметры поля). В разделе Дополнительные вычисления выбираем % от общей

суммы.

Срезы — это удобные в использовании компоненты фильтрации с набором кнопок,

позволяющие быстро выполнять фильтрацию данных в отчетах сводных таблиц без использования

раскрывающихся списков для поиска элементов, которые нужно отфильтровать.

При использовании обычного фильтра сводной таблицы для фильтрации по нескольким

элементам фильтр показывает лишь, что фильтрация выполняется для нескольких элементов, и для

просмотра подробных сведений приходится обращаться к раскрывающемуся списку. Срезы же

позволяют сразу просмотреть подробности фильтрации, что облегчает понимание данных в

отфильтрованном отчете сводной таблицы.

Работа со сводными таблицами – Параметры – Вставить срез

Необходимо выбрать те поля, по которым будет производиться фильтрация данных сводной

таблицы.

Например, дата продажи и торговая точка. Можно выбрать и все поля.

На рисунке представлены данные о продажах в магазине 3 и магазине 4 с 20.12.11 по 23.12.11.

Пример 4. Создать график, отражающий количественный объем продаж за период с 19 по 26

декабря 2011 года.

Сводная диаграмма - это диаграмма, которая автоматически объединяет и обобщает большие

массивы данных. Построить сводную диаграмму можно как на основе простой, так и сводной таблицы.

Выделяем ячейку сводной таблицы. Вставка – График.

В результате появился готовый график, содержащий данные сводной таблицы.

Выбирая конкретную дату продажи

или торговую точку, данные сводной

таблицы автоматически

отфильтровываются по заданному

условию

На данном графике показан не только количественный объем продаж, но и объем продаж в

денежном выражении. Нужно внести изменения в график. Для этого поле Общая выручка нужно

удалить из графика (контекстное меню – удалить поле), изменить название графика.

Сводную диаграмму можно создавать и из простой таблицы выбрав Вставка – Сводная

таблица – Сводная диаграмма.

Задания для закрепления материала (выполняются студентом в полном объеме)

Создать сводные таблицы и диаграммы на основе данных листа Продажи.

Торговая точка 19.12.11 … … … 26.12.11

Магазин 1 Количество проданных телефонов

…

Итого

Торговая точка 19.12.11 … … … 26.12.11

Магазин 1 Количество проданных телефонов каждой марки

…

Итого

Торговая точка Общая

выручка

Магазин 1

…

Итого

Создать круговую диаграмму

Марка телефона Количество телефонов

Nokia 500 16

… …

Итого …

Создать гистограмму

Дата продажи Средняя цена телефона Минимальная цена Максимальная цена

19.12.11 9798,43 2360 29370

…

Общий итог

Создать гистограмму

Торговая точка Nokia 500 Samsung E223 … … …

Магазин 1 Количество проданных телефонов

…

Итого

Дата продажи Торговая точка Марка

телефона

Выручка от

продажи

Количество

19.12.11

Магазин 1

Nokia 500 1122 1

LG G330 4500 2

Магазин 2

Fly

… … … … …

Торговая точка Доля в общей

выручке

Магазин 1

…

Итого

Марка телефона Выручка от продажи % общей выручки

Nokia 500 …

… …

Итого …

Список моделей телефонов, отсортированных по убыванию количества.

Список моделей телефонов, отсортированных по возрастанию цены.