Зайцева Виталия Валерьевнаспециалист отдела международных программ и проектов

управления международных связей Белорусский государственный университет

СЕМИНАРЫ-ТРЕНИНГИ ПО ВОПРОСАМ ИНТЕРНАЦИОНАЛИЗАЦИИ ОБРАЗОВАНИЯ

«УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРОЕКТА»

Нормативно-правовое обеспечение

Порядок разработки и реализации международных проектов в БГУ

Информационно-методическое обеспечение

Информационно-методическое обеспечение

Какие документы должны храниться у менеджера проекта?

Документация проекта: типология

3 группы документов

Группа А: документы, определяющие правовую основу деятельности по проекту

Группа Б: планирование работ и мероприятий, имеющиеся человеческие и материально-финансовые ресурсы = планово-финансовые документы

Группа В: документы, содержащие сведения о результатах и свидетельствах осуществленной деятельности по проекту = отчетные

Группа А: документы, определяющие правовая основу деятельности по проекту

паспорт проекта МТП (визовый экземпляр либо копия)

документ проекта и его перевод на русский язык (копия)

+ регистрационный штамп Минэкономики (может быть копия)

приказ о реализации проекта (и изменения) (оригинал)

Грантовое соглашение с донором (копия)

Партнерское соглашение с координатором проекта (оригинал)

Документация проекта: документы группы А

Группа Б: планирование работ и мероприятий, имеющиеся человеческие и материально-финансовые ресурсы = планово-финансовые документы

• перечень товаров, работ и услуг для проектов МТП• планы расходования гранта• переписка с донором, координатором и партнерами по

проекту по вопросам финансирования проекта

Документация проекта: документы группы Б

Перечень товаров, работ и услуг для проектов МТП

План расходования гранта

Группа В: документы, содержащие сведения о результатах и свидетельствах осуществленной деятельности по проекту = отчетные документы

• отчеты• документы, содержащие свидетельства о фактах

выполнения работ / проведения мероприятий по проекту• договоры со сторонними организациями и физическими

лицами о закупке товаров, работ и услуг, заявления наоплату счетов, счета-фактуры, акты выполненных работ,товаросопроводительные документы

Документация проекта: документы группы В

Отчеты

• Отчеты о ходе реализации проекта МТП (используется форма отчетности, утвержденная Постановлением Советом Министров Республики Беларусь от 26.11.2004 № 1513)

• Отчеты о ходе реализации проекта для Донора (Форма установлена программой / проектом)

• Отчеты о командировках (форма установлена СТУ ОП 7.5-08-03-2013 Международная деятельность, Приложения Ж, И)

• Отчеты о приеме иностранных экспертов (форма установлена СТУ ОП 7.5-08-03-2013 Международная деятельность, Приложение М)

Отчеты о ходе реализации проекта МТП (используется форма отчетности, утвержденная Постановлением

Советом Министров Республики Беларусь от 26.11.2004 № 1513)

• Кто визирует? Руководитель рабочей группы ОМПП УМС ГУБУиФ ( в части расходования средств с р/c БГУ)

• Кто ведет учет ? копии отчетов в ОМПП УМС и ГУБУиФ

Отчеты о командировках

Как должно быть: - Конкретные результаты, которые могут быть

использованы в учебном процессе / управлении БГУ- ФИО / должности / контакты лиц, с которыми велись

переговоры и какие договоренности достигнуты с точкизрения интересов БГУ

- Названия докладов / презентаций прочитанных /прослушанных и где их можно скачать

Недопустимо: Краткое и формальное описание. Например: «Принял участье в семинаре…», «Познакомился с партнерами по проекту» и т.д.