Описание бизнес-процессов «как есть» › data › 423 › 082 › 1236 › case2.doc · Web viewСрок действия коммерческого

КЕЙС «АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ MBS NAVISION»

АВТОРЫ:

ГРЕКУЛ ВЛАДИМИР ИВАНОВИЧ,

КОРОВКИНА НИНА ЛЕОНИДОВНА,

БОГОСЛОВЦЕВ ДМИТРИЙ АНАТОЛЬЕВИЧ,

МИХАЙЛОВ РОМАН ВИКТОРОВИЧ,

СИНАЙСКАЯ НАТАЛЬЯ НИКОЛАЕВНА.

МОСКВА 2006

1

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................3

ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ.........................................................................................................................................3

ВЫБОР ИНСТРУМЕНТА ГРАФИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ......................................................4

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ...........................................................................................................5

ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ».....................................8

PRPU ЗАКУПКИ.........................................................................................................................................................8

PRSA. ПРОДАЖИ.....................................................................................................................................................48

ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ..........................79

PRPU. ЗАКУПКИ......................................................................................................................................................79

PRSA. ПРОДАЖИ...................................................................................................................................................101

АНАЛИЗ ТРЕБОВАНИЙ................................................................................111

PRPU. ЗАКУПКИ....................................................................................................................................................111

PRSA. ПРОДАЖИ...................................................................................................................................................128

ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»............143

PRPU. ЗАКУПКИ....................................................................................................................................................143

PRSA. ПРОДАЖИ...................................................................................................................................................159

ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ И СПИСОК НАСТРОЕК.................................168

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ................................................................................................................................168

PRPU. ЗАКУПКИ....................................................................................................................................................169

PRSA. Продажи....................................................................................................................................................205

2

Введение

Введение

Описание предприятия

Торгово-посредническая компания «XYZ» занимается продажей комплектующих для

компьютерной техники.

Миссия компании: «Способствовать развитию использования новинок технического

прогресса по сей стране, повышая тем самым уровень информатизации страны и делая

деятельность клиентов более эффективной и конкурентоспособной».

Закупка обычно производится у постоянных поставщиков (как правило, производителей)

крупными партиями в соответствии с планом закупки. Однако компания активно

развивается, постоянно ищет новых поставщиков и новые товары. Прайс-листы

поставщиков могут меняться, поэтому при закупке товара каждый раз уточняется цена, а

также уточняется величина скидок. Поставка товара от поставщика осуществляется на

условиях предоплаты. Учет себестоимости ведется по методу FIFO. Все закупленные

товары хранятся на складе, но, поскольку ассортимент товаров компании относительно

небольшой, а скорость оборота их высока, руководители XYZ не видят смысла в ведении

полноценного складского учета. Клиенты компании – в основном юридические лица, либо

физические лица, покупающие крупные партии. В розницу товары не отгружаются, за

редким исключением для постоянных клиентов. Оплата заказов производится по

условиям предоплаты.

Так как клиенты размещают крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации

заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту очень нужен

товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента)

разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу

более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым,

компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших

3

Введение

объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех

прайс-листы.

На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако

активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При

этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации

используются:

Электронная почта

Факс

Доставка курьером

Обычная почта

Для автоматизации выделены 2 бизнес-процесса – Закупки и Продажи – так как они

являются ключевыми для данной компании и именно их автоматизация принесет

основную выгоду от внедрения информационных технологий в управлении предприятием.

Первоначально, в информационной системе Microsoft Dynamics NAV 4.0 планируется

вести финансовый учет и учет оперативной деятельности. Компания использует

упрощенный план счетов, учетная валюта – рубли.

Выбор инструмента графического представления бизнес-процессов

Для составления графической схемы бизнес-процессов была выбрана инструментальная

среда ARIS. ARIS является одним из наиболее используемых инструментов при описании

бизнес-процессов организации, так как позволяет создать полную многостороннюю

модель деятельности организации. Созданные модели бизнес-процессов и

организационной структуры компании являются наглядными и легкими для восприятия.

Использование ARIS позволяет:

существенно сократить сроки выполнения проектов, повысить их качество

4

Введение

документировать (моделировать) бизнес-процессы, используя большое количество

типов моделей, описывающих различные аспекты бизнеса - процессы, функции,

исполнителей, документы, материалы, стоимости, риски и т.д. - и, таким образом,

создать базу знаний о предприятии

работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности

предприятия «в одном месте»

Организационная структура компании

Организационная структура компании «XYZ» представлена на Рис. 1. На схеме показаны

только те должности, которые участвуют в реализации рассматриваемых бизнес-

процессов. Генеральный директор, а также директора финансовый, коммерческий, по

развитию бизнеса и по общим вопросам занимаются общим контролем деятельности

предприятия и не участвуют в осуществлении текущей деятельности.

Рис. 1. Организационная структура компании «XYZ»

5

Введение

Из всех перечисленных должностей в реализации рассматриваемых бизнес-процессов

участвуют следующие 9 (см. Табл. 1). Каждой должности в зависимости от служебных

обязанностей ставится в соответствие бизнес-роль.

Табл. 1. Должности и их роли

№ п/п Должность Бизнес-роль

1 Главный бухгалтер Ответственный за контроль счетов

бухгалтер

2 Бухгалтер Ответственный за контроль счетов

бухгалтер

3 Менеджер по закупкам Ответственный за определение

потребности в товарах

Ответственный за утверждение заявок

Ответственный за согласование запроса

Ответственный за согласование заказов

4 Специалист отдела закупок Ответственный за работу с заявками

Ответственный за работу с

поставщиками

Ответственный за заключение

соглашений с поставщиками

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за приемку товара

Ответственный за проверку качества

товара

6

Введение

№ п/п Должность Бизнес-роль

5 Менеджер по продажам Ответственный за работу с клиентами

Ответственный за подготовку

коммерческих предложений

6 Специалист отдела продаж Ответственный за работу с заказами

Ответственный за подготовку счета-

фактуры

7 Менеджер по развитию

бизнеса

8 Главный юрист компании Ответственный за ведение договоров

9 Юрист Ответственный за ведение договоров

7

Описание бизнес-процессов «как есть»


В данном разделе приводится описание бизнес-процессов компании. Согласно

проведенному исследованию, необходимо автоматизировать следующие группы бизнес-

процессов:

PRPU Закупки

PRSA Продажи

PRPU Закупки

В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRPU. Закупки».

Бизнес-процессы верхнего уровня

PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

PRPU02 Выбор поставщиков

PRPU03 Оформление и отправка заказа

PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

PRPU05 Поступление товара

PRPU06 Контроль выполнения условий договора


В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и

оформление заявки на товар».

Общее описание

Входящее событие

8


Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в

закупке товаров или услуг.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс включает в себя определение потребности в товаре и создание,

просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на

определенный период.

Основные участники

Ответственный за определение потребности в товарах.

Ответственный за работу с заявками.

Ответственный за утверждение заявок.

Входящие документы

План потребностей в товарах.

Исходящие документы

Заявка на приобретение товара.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на

приобретение товаров или услуг.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRPU01.01 Определение потребности в товарах


План потребностей в товарах

Исходящие документы 9


Проект заявки на товар

Ответственный

Ответственный за определение потребностей в товарах

Описание

На данном этапе происходит определение потребности в товаре, исходя из анализа

исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В

результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его

количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект

заявки на товар и передается в отдел закупок.

2. PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике




Отсутствуют


Ответственный за работу с заявками

Описание

Необходимо проверить наличие товаров, которые необходимо заказать в общем

справочнике.

Если товар не найден, тогда необходимо перейти к шагу PRPU01.03, иначе к шагу

PRPU01.04

3. PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник

10





Запись в справочнике товаров



Описание

На данном этапе необходимо найти информацию по новому товару в общий справочник.

Необходимо внести в систему следующие данные:

Название

Единица измерения

Цена единицы

Себестоимость единицы

Наименование поставщика

4. PRPU01.04 Подготовка заявки на товар




Подготовленная заявка на товар



Описание 11


На данном этапе на основании проекта заявки на товар составляется список товаров,

которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

Код товара

Количество товара

Дату заказа

5. PRPU01.05 Согласование заявки на товар


Подготовленная заявка на товар


Согласованная заявка на товар



Описание

На данном этапе исполнитель, подготавливавший заявку на товар, согласует её

содержание с руководителем функционального отдела.

Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае

исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом

случае необходимо перейти к шагу PRPU01.04, иначе к шагу PRPU01.06.

6. PRPU01.06 Оформление заявки на товар




12


Оформленная заявка на товар



Описание

На данном этапе согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с

внутренними требованиями компании.

13


Рис. 2. Графическое представление бизнес-процесса «Подготовка и оформление заявки на товар»

14


PRPU02. Выбор поставщиков

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU02 Выбор

поставщиков».



Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг


В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить

необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного

справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим

занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка

поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих

предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить

заявку.


Ответственный за работу с поставщиками

Ответственный за согласование запроса



Полученное коммерческое предложение

Список цен и условий соглашения


15


Зарегистрированное коммерческое предложение

Список поставщиков


Список поставщиков подготовлен


1. PRPU02.01 Поиск поставщиков


Справочник поставщиков

Согласованная заявка


Информация о новых поставщиках



Описание

На данном этапе происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной

заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и

во внешних источниках, например в Интернет, отраслевых справочниках, каталогах и т.д.

Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу

PRPU02.03, иначе к шагу PRPU02.02

2. PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник


16


Информация о новых поставщиках





Описание

На данном этапе необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий

справочник. Вводится следующая информация:

Название

Адрес

Индекс

Город

Контактное лицо

Закупщик

3. PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков







Описание 17


На данном этапе, на основании полученной заявки на товар, ответственный составляет

список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми

заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с

помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее

полученных коммерческих предложений.

4. PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой





Запрос на товар



Ответственных за согласование запроса

Описание

В соответствии с заявкой на товар ответственным за работу с поставщиками

подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на

поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

Наименование товара

Количество

Сроки доставки

18


Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с

ответственным за согласование запроса и, в случае необходимости, в него вносятся

корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется

возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса

фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую

информацию:

Номер запроса

Дату отправки

Отправителя/составителя запроса

5. PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков


Запрос на товар





Описание

На данном этапе происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных

поставщиков

6. PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений


19







Описание

Полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в

журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть

следующая информация:

Заголовок документа

Название поставщика

Дата поступления


Строки документа

Название товара


Цена

Срок доставки

Дополнительные условия

PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков



20




Список подходящих поставщиков



Описание

На данном этапе на основании полученных коммерческих предложений, включающих в

себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить

заявку на товары в необходимые сроки.

21


Рис. 3. Графическое представление бизнес-процесса "Выбор поставщиков"

22


PRPU03. Оформление и отправка заказа

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU03 Оформление и

отправка заказа».



Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг.

Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных

поставщиков, которые могут выполнить этот заказ


В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми

поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить наши потребности на

товары или услуги. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено,

то ведется работа по возобновление отношений с поставщиком. После этого на основании

заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.



Ответственный за согласование заказов


Ответственный за заключение соглашений с поставщиками




23


Заказ на поставку


Отправка подготовленного заказа поставщику


1. PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком




Список поставщиков, с которыми заключено соглашение

Список поставщиков, с которыми не заключено соглашение



Описание

На данном этапе ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие

действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками.

Если такое соглашение отсутствует, тогда необходимо перейти к шагу PRPU03.03, в

противном случае к шагу PRPU03.02

2. PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком


Список поставщиков, с которыми не заключено соглашение


24



Соглашение с поставщиком

Список поставщиков, с которыми заключены соглашения



Ответственный за заключение соглашений с заказчиками

Описание

На данном этапе необходимо заключить или продлить соглашения с поставщиками,

содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения.

Если необходимо заключить соглашение, тогда необходимо в справочнике поставщиков

найти нужную запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.

В соглашении необходимо указать следующую информацию:

Номер соглашения


Описание

Дату заключения соглашения

Если соглашение было ранее заключено, но прострочено, тогда необходимо поменять

дату заключения соглашения.

3. PRPU03.03 Оформление заказа


Список поставщиков, с которыми заключены соглашения


25




Заказ на покупку товаров


Ответственный за оформление заказов

Описание

На данном шаге ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков,

коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В

создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:


o Номер заказа

o Номер поставщика из общего справочника

o Название поставщика

o Контактное лицо

o Адрес поставщика

o Дата заказа

o Дата документа


o Номер товара

o Описание товара

o Количество

26


o Единицу измерения

o Плановую дату поставки

После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.

4. PRPU03.04 Согласование заказа


Оформленный заказ


Согласованный заказ


Ответственный за согласование заказа

Ответственный за оформление заказа

Описание

Оформленный заказ необходимо согласовать с ответственным сотрудником.

Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к

шагу PRPU03.03, иначе к шагу PRPU03.05

5. PRPU03.05 Отправка заказа поставщику




Запись в журнале регистрации отправки заказов


27



Описание

Согласованный заказ необходимо отправить поставщику. Компания практикует отправку

заказа как по электронной почте, так и традиционными способами: по факсу, постовым

переводом или курьером. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в

специальном журнале, в которой необходимо внести следующую информацию:

Номер заказа

ФИО отправителя


28


Рис. 4. Графическое представление бизнес-процесса "Оформление и отправка заказа"

29


PRPU04. Выполнение обязательств по оплате

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU04 Выполнение

обязательств по оплате».



Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.


В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ.

Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление

в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и

исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры

производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершении процесса

необходимо получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.




Представитель поставщика


Отправленный заказ


Счет фактура


30


Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке


PRPU04.01 Получение счета-фактуры в соответствии с заказом


Отправленный заказ


Полученный счет-фактура



Описание

На данном шаге ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от

поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры

в журнале входящих документов необходимо заполнить следующие поля:

Номер счета-фактуры


Дату получения счета-фактуры

ФИО сотрудника, получившего документ

PRPU04.02 Проверка счета-фактуры


Полученный счет-фактура


31



Проверенный счет-фактура



Описание

На данном этапе ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-

фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:



o Номер поставщика из общего справочника












32


Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу

PRPU04.03, в противном случае к шагу PRPU04.04.

PRPU04.03 Согласование полученного счета-фактуры




Согласованный счет-фактура



Ответственный за согласование счетов-фактур

Описание

На данном этапе полученный и проверенный счет-фактуру необходимо согласовать с

ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо

перейти к шагу PRPU04.04, иначе к шагу PRPU04.05

PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика




Уточненный счет-фактура




33


Описание

На данном этапе все расхождения, найденные на предыдущих шагах должны быть

согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции

заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при

согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо перейти к шагу

PRPU04.05, иначе к шагу PRPU04.01

PRPU04.05 Выполнение обязательств по оплате заказа




Сформированное уведомление об оплате


Ответственный за расчеты с поставщиками

Описание

На данном этапе ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании

согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.

PRPU04.06 Отправление уведомления об оплате



Сформированное уведомление об оплате


Отправленное уведомление об оплате

34


Запись в журнале отправленных уведомлений



Описание

Данный шаг включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт

отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо

внести следующую информацию:

Номер уведомления об оплате




Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в

письменной, так и в устной форме.

PRPU04.07 Получение уведомления о готовности к отгрузке


Уведомление о готовности к отгрузке


Запись в журнале полученных уведомлений



Описание

35


Данный шаг включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к

отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных

уведомлений следующую информацию:

Номер уведомления о готовности к отгрузке


ФИО получившего

Дату получения

36


Рис. 5. Графическое представление бизнес-процесса "Выполнение обязательств по оплате"

37


PRPU05. Поступление товара

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU05 Поступление

товара».



Выполнение обязательств по оплате заказа перед поставщиком


В рамках данного процесса происходит организация приемки товара. Назначаются

исполнители и ответственных. После этого происходит выборочная проверка груза. Если

партия товара соответствует заявленному качеству и характеристикам, то необходимо

перейти к реализации следующего бизнес-процесса, иначе – выставить претензии

поставщику.


Ответственный за приемку товаров

Ответственный за проверку качества товаров

Ответственный за выставление претензий


Соглашение на поставку

Товарно-транспортная накладная


Акт о приемке товаров

Список претензий

38



Выполнение действий по приемке товаров


PRPU05.01 Организация приемки товаров


Договор с поставщиком


Список ответственных за приемку товара




Описание

На данном этапе необходимо организовать приемку товара, назначить ответственных и

создать все необходимы условия для приемки груза.

PRPU05.02 Приемка товаров



Товарно-транспортная накладная


Акт о приемке товара


39



Описание

Данный шаг процесса включает в себя формальную приемку груза, проверку количества

привезенного товара в соответствии со счетом-фактурой и составление первичного акта о

приемке товара. В журнале приемки товара необходимо отметить следующую


Номер акта


Номер товарно-транспортной накладной

ФИО ответственного за приемку

Дату приемки

PRPU05.03 Проверка качества привезенных товаров


Акт о приемке товара

Соглашение па поставку





Ответственный за проверку качества товара

Описание

40


На данном этапе ответственный за проверку качества товара производит его осмотр. В

зависимости от объема поставки проверяется либо вся партия, либо производится

выборочная проверка. Если в процессе проверки части партии будут выявлены дефекты,

тогда необходимо проверить всю партию детально. Если при проверке претензий

обнаружено не было, тогда необходимо окончательно оформить акт о приемке товара,

иначе составить список претензий и перейти к шагу PRPU05.04, иначе завершить процесс

и перейти к следующему.

PRPU05.04 Выставление претензий




Оформленный список претензий


Ответственный за проверку качества товара

Ответственный за составление претензий

Описание

Данный шаг включает в себя выставление претензий поставщику товаров, основанных на

расхождении в качестве и характеристиках товара, заявленных в договоре.

Подготовленный акт

41


Рис. 6. Графическое представление бизнес-процесса "Поступление товара"

42


PRPU06. Контроль выполнения условий договора

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU06 Контроль

выполнения условий договора».



Выполнение действий по приемке товаров


Данный процесс включает в себя сравнение фактической даты поставки товара с плановой

на основании договора на поставку и акта приемки товара. В соответствии с условиями

договора принимается решение, выставить ли поставщику претензии в связи с

нарушением условий договора. После этого необходимо просмотреть акт приемки товаров

и принять решение, отправлять ли поставщику претензии или принять решение об

оприходовании товара и организовать его приемку на складе.




Ответственный за принятие решения о приемке

Ответственный за приемку товара на складе



Акт приемки товара


43



Решение о приемке

Отправленные претензии

Пакет документов для приемки


Принятие решения о приемке товара на складе


PRPU06.01 Проверка фактических сроков доставки с плановыми





Решение о приемке товара



Описание

Данный шаг включает в себя проверку плановой даты поставки с фактической,

определенной в договоре на поставку. Если расхождение существует, то необходимо, в

соответствии с условиями договора, принять соответствующие меры.

PRPU06.02 Просмотр акта приемки товаров


44



Договор на поставку





Описание

На данном этапе необходимо проверить акт приемки товара. Если в нем содержаться

претензии, тогда необходимо перейти к шагу PRPU06.04, иначе к шагу PRPU06.03.

PRPU06.03 Принятие решения об оприходовании товаров




Окончательное решение о приемке




Описание

На данном шаге ответственный за принятие решения о приемке должен согласовать

решение о приемке товара.

PRPU06.04 Отправка претензий поставщику


45


Акт приемки товаров


Претензии поставщику



Описание

Данный шаг включает в себя отправку претензий поставщику, если в ходе приемки товара

были найдены претензии. После это необходимо согласовать с поставщиком и с

ответственным за организацию приемки товара набор дальнейших действий.

PRPU06.05 Организация приемки товара на складе



Окончательное решение о приемке


нет


Ответственный за приемку товара на складе


Описание

Данный шаг включает в себя организацию приемки товара на складе, назначение

ответственного и передача ему всех необходимых документов.

46


Рис. 7. Графическое представление бизнес-процесса "Контроль выполнения условий договора"

47


PRSA. Продажи

В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRSA. Продажи»

Бизнес-процессы верхнего уровня

В качестве процессов верхнего уровня рассмотрены следующие бизнес-процессы:

PRSA01 Поиск клиентов

PRSA02 Отправка коммерческих предложений

PRSA03 Заключение договоров с клиентами

PRSA04 Обработка заказа

PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту

PRSA06 Выполнение обязательств по договору

PRSA07 Контроль счетов


В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA01 Поиск клиентов».



Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.


Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с

которыми уже заключены договора, отправку информации о товаре потенциальным

клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.


48


Ответственный за работу с клиентами.

Ответственный за работу с заказами.


Первоначальный («черновой») список потенциальных клиентов.


Список клиентов.


В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им

коммерческих предложений.


1. PRSA01.01 Проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных

ранее договоров


Первоначальный («черновой») список потенциальных клиентов.

Действующие договора с клиентами.


Обновленный список потенциальных клиентов.



Описание

49


Производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных

ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в

список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке

должна быть отражена следующая информация:

Полное наименование

Контактное лицо (желательно с должностью)

Юридический адрес

Контактный адрес

Имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом

Выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения

Адрес (в выбранном информационном канале)

2. PRSA01.02 Поиск новых клиентов


Обновленный список потенциальных клиентов.

Информация о потенциальных клиентах.


Список потенциальных клиентов.


Ответственный за работу с клиентами

Описание

Проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных

каналов, а также проводится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью

50


нахождения клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их

реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в

общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию по

клиенту:


Краткое наименование

Юридический адрес

Контактный адрес

Телефон (с кодом страны и города)

Список контактных лиц клиента

Имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом

Данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента)

Дату последнего изменения информации о клиенте

Все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах)

3. PRSA01.03 Отправка информации о товаре


Список потенциальных клиентов.

Шаблон информационного письма с описанием нового товара.


Письма потенциальным клиентам с описанием нового товара.


Ответственный за работу с клиентами

51


Описание

Информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного

письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:

Полное наименование товара

Артикул товара

Назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов;

указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о

примененных инновациях при разработке и производстве товара.

Описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.)

Сведения о производителе товара

4. PRSA01.04 Получение и анализ запросов на товар


Запросы на товар.


Список клиентов для отправки коммерческих предложений.



Описание

Предприятие получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой

сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре

(часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая

информация:

52



Дата отправки

Серия/артикул товара

Предполагаемое количество товара, которое будет заказано

Просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров

Вопросы о наличии товаров с другими характеристиками

Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения

потребностей на рынке, также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в

доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших

запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих

предложений.

53


Рис. 8. Графическое представление бизнес-процесса «Поиск клиентов»

54



В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA02 Отправка

коммерческих предложений».



Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.


Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку

коммерческих предложений потенциальным клиентам.


Ответственный за подготовку коммерческих предложений.




Отправленные согласованные коммерческие предложения.


В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены

всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки им коммерческих

предложений.


1. PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений

55





Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов.



Описание

На запрос клиента создается коммерческое предложение. Коммерческое предложение

содержит следующую информацию:


Доступное количество товара

Краткое описание товара

Предварительные сроки исполнения заказа на товар

Условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества)

Информация по сопутствующим и заменяющим товарам

Условия оплаты товара, валюта оплаты

Возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения

данного заказа

Срок действия коммерческого предложения

2. PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений


Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов.

56




Оформленные коммерческие предложения для потенциальных клиентов.



Описание

Созданное коммерческое предложение оформляется должным образом. Для этого в его

позициях указываются следующие атрибуты:

Идентификационный номер коммерческого предложения;

Содержание коммерческого предложения;

Просьба выслать подтверждение о получении.

PRSA02.03 Согласование коммерческих предложений


Оформленные коммерческие предложения для потенциальных клиентов.



Согласованные коммерческие предложения для потенциальных клиентов.



Описание

57


Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение

согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены

изменения (например, по условиям предоставления скидок).

PRSA02.04 Отправка коммерческих предложений


Согласованные коммерческие предложения для потенциальных клиентов.






Описание

Коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного

канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих

предложений:


Идентификационный номер коммерческого предложения

Ответственный сотрудник

Наименование получателя

Информационный канал

Адрес получателя (в выбранном информационном канале)

58


Рис. 9. Графическое представление бизнес-процесса «Отправка коммерческих предложений»


В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA03 Заключение

договоров с клиентами».

59




Коммерческие предложения отправлены всем потенциальным клиентам из списка

клиентов для отправки коммерческих предложений.


Данный бизнес-процесс включает в себя определение, есть ли договор с клиентом, а также

заключение или продление договора с клиентом при необходимости.



Ответственный за ведение договоров.




Заключенные договора с клиентами.


В результате выполнения процесса со всеми клиентами должны существовать договора.


1. PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента




60


Список клиентов, подтвердивших комплектацию.



Описание

В ответ на коммерческое предложение клиент подтверждает готовность к сотрудничеству,

высылая поставщику подтверждение комплектации заказа. Ответственный регистрирует

подтверждения в журнале входящих документов, анализирует его и составляет список

клиентов, с которыми должны существовать договора.

В журнал заносится следующая информация:

Номер подтверждения

Клиент

Товар



2. PRSA03.02 Проверка наличия договора с клиентом


Список клиентов, подтвердивших комплектацию.


Списки клиентов, подтвердивших комплектацию, с которыми существуют действующие

договора и с которыми - нет.



61


Описание

На данном этапе происходит проверка наличия действующего договора с клиентом на

долгосрочное сотрудничество.

Договор должен содержать следующую информацию:

Номер договора

Дата заключения

Стороны договора

Вид договора (например, договор на разовую поставку или долгосрочного

сотрудничества)

Ответственные лица (подписанты)

Условия сотрудничества (например, условия оплаты/поставки)

Данные о скидках

Срок действия

Если действующего договора нет, тогда необходимо перейти к шагу PRSA03.03, иначе –

завершение процесса.

3. PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами


Список клиентов, подтвердивших комплектацию, с которыми нет действующих

договоров.




62


Ответственный за ведение договоров.

Описание

В рамках данного шага заключаются (подписываются) или продляются договора с

клиентами.

63


Рис. 10. Графическое представление бизнес-процесса «Заключение договоров с клиентами»

64



В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA04 Обработка заказа».



Со всеми клиентами существуют договора.


Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.






Согласованные заказы.


Заказы клиентов должны быть утверждены.


1. PRSA04.01 Получение заказа от клиента




65


Список заказов.



Описание

От клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми

заключены договора, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

Идентификационный номер заказа;

Наименование клиента;

Юридический адрес клиента;

Контактный адрес клиента

Дата принятия заказа

Товар;


Цена

Общая сумма заказа

Условия поставки;

Валюта.

2. PRSA04.02 Согласование заказа


Список заказов.

Исходящие документы 66


Согласованные заказы.



Описание

На основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для

клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые

изменения и заказ согласуется с клиентом, т. е. утверждается.

Рис. 11. Графическое представление бизнес-процесса «Обработка заказа»

67



В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA05 Выставление счета-

фактуры клиенту».



Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.


Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и

отправку счетов-фактур.


Ответственный за подготовку счета-фактуры.


Зарегистрированные заказы.


Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.


Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.


1. PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом.


Зарегистрированные заказы.

68



Счета-фактуры.



Описание

В соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

Счет-фактура формируется согласно Приложению №1 к Правилам ведения журналов

учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при

расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением

Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914 (в редакции

Постановления № 283 от 11.05.2006 г.) и в него включается следующая информация:

Заголовок

o № счета-фактуры

o Дата выставления счета-фактуры

o Наименование продавца

o Адрес продавца

o ИНН/КПП продавца

o Наименование покупателя

o Адрес покупателя

o ИНН/КПП покупателя

o Номер договора

Сроки и итог 69


o Наименование товара

o Единица измерения


o Цена за единицу измерения

o Стоимость товара, всего без налога

o В том числе акциз

o Налоговая ставка

o Сумма налога

o Стоимость товара, всего с учетом налога

o Страна происхождения

o Номер таможенной декларации

o Всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре)

Подписи

o Руководитель организации

o Главный бухгалтер

2. PRSA05.02 Согласование счета-фактуры




Согласованные счета-фактуры.

Ответственный 70



Описание

На данном этапе подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в

случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если например,

клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара) и отправляется клиенту

при помощи выбранного канала связи.

PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту


Согласованные счета-фактуры.


Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур



Описание

На данном этапе счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится



Клиент

Товар

Цена единицы товара


Сумма к оплате

71



Рис. 12. Графическое представление бизнес-процесса «Выставление счета-фактуры клиенту»


В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA06 Выполнение

обязательств по договору».

72




Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.


Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и отгрузку товара.






Расходные накладные.


Товары отгружены.


1. PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате



Уведомление о выполнении условий по оплате.

Банковская выписка за день выполнения условий по оплате.


Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке. 73




Описание

Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении

условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль

выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:


Клиент


Сумма

Дата оплаты

Дата получения уведомления

2. PRSA06.02 Отгрузка товара


Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке.





Описание

74


Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке

товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал

исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата

отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора.

В журнал заносится следующая информация:

Номер уведомления

Клиент


Дата отправки уведомления

Рис. 13. Графическое представление бизнес-процесса «Выполнение обязательств по договору»

75



В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA07 Контроль счетов».



Товары отгружены.


Данный бизнес-процесс включает в себя проверку правильности всех затрат,

произведенных в рамках выполнения бизнес-процесса.


Ответственный за контроль счетов бухгалтер.




Бухгалтерская отчетность.


Процесс продаж данной партии товаров завершен. Требуются закупки.


1. PRSA07.01 Контроль выполнения условий договора



76



Банковские выписки.

Договоры.


Учтенные претензии к клиенту и от клиента.



Описание

На данном этапе регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям

договора, определяется размер штрафов и пени для возможности последующего

выставления претензий по невыполнению пунктов договора клиенту, а также

производится выставление или рассмотрение претензий по невыполнению или

отступлению от условий договора в установленном порядке.

2. PRSA07.02 Контроль счетов




Банковские выписки.

Учтенные претензии к клиенту и от клиента.


Налоговая и бухгалтерская отчетность за период.


77



Описание

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в

процессе выполнения договора на продажу, выполнения налоговых отчислений,

исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках всего бизнес-

процесса.

Рис. 14. Графическое представление бизнес-процесса «Контроль счетов»

78

Описание требований к бизнес-процессам


В данном разделе приводится описание требований на автоматизацию текущих бизнес-

процессов.

PRPU. Закупки

В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRPU.

Закупки»


В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRPU01 Подготовка и

оформление заявки на товар» и проводится первичный анализ возможности реализовать

данное требование с помощью стандартной функциональности системы или придется

разрабатывать ее расширение.

Описание требований

Табл. 2. Описание требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

№

требования

Шаг

процесса

Описание требования Тип

решения

RPU01 PRPU01.01 Необходима возможность автоматического

формирования отчета о потребности в

товарах, исходя из анализа исторических

данных о продажах, анализа рыночной

ситуации и прогноза спроса.

Р

RPU02 PRPU01.02 Необходима возможность ведения общего

справочника товара. Каталог товаров должен

С

79


№


Шаг

процесса


решения

содержать следующую информацию:

Название





В системе должна быть предусмотрена

возможность поиска товара по

вышеуказанным полям

RPU03 PRPU01.03 Должна быть возможность ввода нового

товара в справочник и форматирования

существующего. При вводе необходимо

вносить следующую информацию:

Название





С

RPU04 PRPU01.04 Необходима возможность создания заявки

на товары на основании выбора

пользователя. Заявка должна содержать

С

80


№


Шаг

процесса


решения

следующую информацию:

Код товара


Дату заказа

Статус заявки

RPU05 PRPU01.05 Необходима возможность проведения

согласования сформированной заявки в

системе.

Необходимо предусмотреть возможность

редактирования строк заявки и изменения ее

статуса

Р

RPU06 PRPU01.06 Должна быть предусмотрена возможность

печати сформированной заявки.


сортировки заявок по полю «статус»

Р

81




Табл. 3. Описание требований. PRPU02 Выбор поставщиков

№


Шаг

процесса


решения

RPU07 PRPU02.01 Необходимо предусмотреть возможность

ведения справочника поставщиков и поиска

в нем данных по ключевым полям.

Справочник поставщиков должен содержать

следующие информационные поля:


Адрес

Индекс

Город

Страна

Контактное лицо поставщика

Сотрудник, ответственный за работу

с данным поставщиком

Контактная информация

Необходимо также предусмотреть ведения

справочника городов и стран.

Для каждого поставщика также должен быть

С

82


№


Шаг

процесса


решения

составлен список товаров, которые он

предлагает. Необходимо предусмотреть

возможность ввода цен на товары, а также

условия скидок, поставки и т.д.

Поиск должен осуществляться по

следующим полям:


Сотрудник, ответственный за работу с

данным поставщиком


пополнения справочника поставщиков.

При заполнении поставщика необходимо

заполнять/редактировать следующую



Адрес

Индекс

Город

Страна

Контактное лицо поставщика


С

83


№


Шаг

процесса


решения

с данным поставщиком

Контактная информация

При заполнении списка товаров необходимо

хранить следующую информацию:

Код товара поставщика

Код товара соответствующего товара из

общего справочника

Опционально необходимо предусмотреть

ввод информации по скидкам поставщика в

целом и для каждого товара в отдельности.

RPU09 PRPU02.03 На данном этапе необходимо предусмотреть

автоматическое создание отчета, который

должен содержать список поставщиков,

которые могут выполнить заявку. Отбор

поставщиков для отчета необходимо

осуществлять по следующим параметрам:

Наличие договора с поставщиком

Список товаров, которые необходимо

приобрести

Отчет должен содержать следующую


Р

84


№


Шаг

процесса


решения


Контактную информацию

Список товаров

Цены на товары

Условия скидок

RPU10 PRPU02.04 Необходимо предусмотреть формирование

заявки на товары, которые необходимо

приобрести. Заявка должна содержать

следующую информацию:


Информация о заказчике

Список товаров с указанием

количества и сроков доставки

Необходимо предусмотреть печать заявок и

их формирование в электронном виде.


согласования заявок.

Отправку согласованных заявок необходимо

фиксировать в журнале, в который

необходимо вносить следующую

С

85


№


Шаг

процесса


решения


Номер заявки


Отправителя/составителя запроса


регистрации входящих коммерческих

предложений от поставщиков в специальном

журнале, в котором должна содержаться


Номер предложения


Отправителя/составителя

предложения

С


ввода коммерческих предложений в

систему. Необходимо предусмотреть ввод

следующих полей по коммерческому

предложению:



С

86


№


Шаг

процесса


решения

o Дата поступления

o Номер запроса


o Название товара


o Цена

o Срок доставки

o Дополнительные условия

Также в систему необходимо ввести

информацию по скидкам от поставщиков.


учета скидок по заказам, с вводом

следующей информации:

Код валюты

Минимальная сумма заказа

Скидка, %

Необходимо предусмотреть ввод

информации по скидкам на отдельные

товары. Справочник должен содержать

87


№


Шаг

процесса


решения

следующие поля:

Код товара

Минимальное количество

Скидка, %

Срок скидки

RPU13 PRPU02.07 Необходимо предусмотреть автоматическое

формирование отчета, позволяющего

сделать выбор поставщиков. Отчет должен


Код товара



Цена товара

Скидка, %

Дата поставки

Р

88




Табл. 4. Описание требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа

№


Шаг

процесса


решения


просмотра всех соглашений, заключенных с

поставщиком. Отчетная форма должна

содержать следующие поля:

Код соглашения

Описание

Дату заключения

С


ввода информации по соглашениям в

систему и ее редактирование.

Необходимо предусмотреть ввод следующих

полей:

Номер соглашения

Описание

Код поставщика

Дату соглашения

Статус соглашения

С

89


№


Шаг

процесса


решения

Код поставщика должен выбираться из

общего списка


автоматического формирования заказа из

заявки и коммерческого предложения

поставщика.

Необходимо вводить следующую

информацию по заказу:



o Номер поставщика из общего

справочника








С

90


№


Шаг

процесса


решения





Номер поставщика должен выбираться из

общего справочника. Информация по

поставщику должна заполняться

автоматически из справочника.

Номер товара также должен выбираться из

общего справочника.

Необходимо предусмотреть вывод общего

списка заказов с возможность поиска по

следующим полям:

Номер поставщика


с заказчиком


согласования заказа с ответственным

сотрудником. По несогласованному заказу

должна отсутствовать возможность его

проведения.

Р

91


№


Шаг

процесса


решения


отправки согласованного заказа поставщику.

Факт отправки заказа необходимо

зарегистрировать в специальном журнале, в

которой необходимо внести следующую





С



Табл. 5. Описание требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

№


Шаг

процесса


решения


регистрации в системе получения счета-

фактуры от заказчика.

Факт получения счета-фактуры необходимо


который необходимо внести следующую

С

92


№


Шаг

процесса


решения




Дату получения счета-фактуры

ФИО сотрудника, получившего

документ


проверки полученного счета-фактуры с той

информацией, которая хранится в системе.

Необходимо проверить следующую










С

93


№


Шаг

процесса


решения









согласования полученного счета-фактуры в

системе.

Необходимо предусмотреть изменение

статуса счета-фактуры. Если документ не

согласован, то по нему не должны

совершаться никакие операции, кроме

просмотра и редактирования.

После согласования необходимо перевести

статус документа в «Согласовано» или в

«Требует уточнения», если были

обнаружены ошибки и недочеты.

Р

RPU23 PRPU04.04 Необходимо предусмотреть внесение С

94


№


Шаг

процесса


решения

изменений в счет-фактуру в системе.

Необходимо предусмотреть изменение

статуса счета-фактуры.


редактирования следующей информации по

счету-фактуре:



Номер поставщика из общего



Контактное лицо

Адрес поставщика

Дата заказа

Дата документа


Номер товара

Описание товара


Единицу измерения

95


№


Шаг

процесса


решения

Плановую дату поставки

После внесения изменений необходимо

перевести статус документа в «На

согласовании».


создания необходимых бухгалтерских

документов и подготовку следующих

документов:

Акт о приемке

Приходная накладная

Приходный ордер

С


автоматического формирования

уведомления об оплате заказа.

Факт отправки уведомления необходимо


котором необходимо заполнить следующую


Номер уведомления об оплате



С

96


№


Шаг

процесса


решения



регистрации в системе уведомление

поставщика о возможности к отгрузке.

Факт получения уведомления необходимо


котором необходимо заполнить следующую


Номер уведомления о готовности

к отгрузке


ФИО получившего


С



Табл. 6. Описание требований. PRPU05 Поступление товара

№


Шаг

процесса


решения

RPU27 PRPU05.01 Необходимо предусмотреть организацию Р

97


№


Шаг

процесса


решения

приемки товара


формирование акта о приемке товара

Факт приемки товара должен фиксироваться

в специальном журнале, в который

необходимо внести следующую


Номер акта


Номер товарно-транспортной

накладной

ФИО ответственного за приемку

Дату приемки


организации проверки качества привезенных

товаров

Р


выставления претензий поставщику и

регистрацию их в системе.

Необходимо вносить следующую


С

98


№


Шаг

процесса


решения













o Причина возврата



99




Табл. 7. Описание требований. PRPU06 Контроль выполнения условий договора

№


Шаг

процесса


решения

PRPU31 PRPU06.01 Необходимо предусмотреть возможность

проверки плановой и фактической даты

отгрузки и фиксации расхождения в системе

С


просмотра акта приемки товара и список

выставленных дефектов в системе

С

RPU33 PRPU06.03 Необходимо предусмотреть в системе

принятие решения о приемке товара

С


автоматического формирования списка

претензий поставщику.

Отчет должен содержать следующие поля:






С

100


№


Шаг

процесса


решения








o Причина возврата



RPU35 PRPU06.05 Необходимо предусмотреть в системе

организацию приемки товара.

С


В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRSA.

Продажи»

101



В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRSA01 Поиск клиентов» и

проводится первичный анализ о том, можно ли реализовать данное требование с помощью

стандартной функциональности системы или придется разрабатывать ее расширение.


Табл. 8. Описание требований. PRSA01 Поиск клиентов

№


Шаг

процесса


решения

RSA01 PRSA01.01 Необходимо реализовать возможность

автоматического формирования списков

клиентов, сроки договоров с которыми не

истекли, в виде отчета.

Р

RSA02 PRSA01.02 Необходима возможность ведения общего

справочника клиентов. Этот справочник

должен содержать следующую


Номер клиента


Адрес

Телефон, адрес электронной почты

Контактные лица

Резидент/нерезидент

С

102


№


Шаг

процесса


решения

В системе должна быть предусмотрена

возможность поиска клиента по

вышеуказанным полям.

RSA03 PRSA01.03 Должна быть реализована возможность

фиксации отправки клиентам информации о

товаре по электронной почте

С

RSA04 PRSA01.04 Необходимо реализовать возможность

автоматического анализа запросов на товар с

целью последующего определения

потребности в закупки тех или иных

товаров.

Р



Табл. 9. Описание требований. PRSA02 Отправка коммерческих предложений

№


Шаг

процесса


решения

RSA05 PRSA02.01,

PRSA02.02,

PRSA02.03


ведения коммерческих предложений для

каждого клиента в системе.

Коммерческое предложение должно

С

103


№


Шаг

процесса


решения


Номер коммерческого предложения

Наименование клиента

Адрес клиента




редактирования коммерческих предложений

(после сохранения чернового варианта в

системе) в процессе их оформления и

согласования.

RSA06 PRSA02.01,

PRSA02.02,

PRSA02.03

Необходимо предусмотреть механизм

проставления и изменения статуса

коммерческого предложения. Статусы

должны быть следующими:

Черновик

Оформлено

Согласовано

Р


зафиксировать в системе факт отправки

С

104


№


Шаг

процесса


решения

коммерческого предложения.



Табл. 10. Описание требований. PRSA03 Заключение договоров с клиентами

№


Шаг

процесса


решения

RSA08 PRSA03.01 Факт получения подтверждения

комплектации заказа должен фиксироваться

в системе путем копирования данных из

соответствующего коммерческого

предложения в новый заказ. В новый заказ

должна переноситься вся информация из

коммерческого предложения.

С

RSA09 PRSA03.02 Необходима возможность автоматического

формирования списков клиентов,

подтвердивших комплектацию заказа, с

которыми нет действующих договоров, в

виде отчета.

Р


ведения договоров с клиентами в системе.

Информация по договорам должны

С

105


№


Шаг

процесса


решения

включать:

Номер договора

Дату заключения договора

Дату окончания действия договора



Табл. 11. Описание требований. PRSA04 Обработка заказа

№


Шаг

процесса


решения

RSA11 PRSA04.01,

PRSA04.02,

PRSA04.03


редактирования заказов (после их создания)

в процессе их оформления и согласования.

Заказ должен содержать следующую



Наименование клиента

Адрес клиента


С

106


№


Шаг

процесса


решения


RSA12 PRSA04.01,

PRSA04.02,

PRSA04.03


проставления и изменения статуса

коммерческого предложения. Статусы


Черновик

Получено


Р



Табл. 12. Описание требований. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту

№


Шаг

процесса


решения

RSA13 PRSA05.01 Необходимо обеспечить возможность

автоматического формирования и печати

счета-фактуры по конкретному заказу. Счет-

фактура должен печататься согласно

Приложению №1 к Правилам ведения

журналов учета полученных и

выставленных счетов-фактур, книг покупок

и книг продаж при расчетах по налогу на

С

107


№


Шаг

процесса


решения

добавленную стоимость, утвержденным

постановлением Правительства Российской

Федерации от 2 декабря 2000 г. №914 (в

редакции Постановления № 283 от

11.05.2006 г.).

RSA14 PRSA05.01,

PRSA05.02,

PRSA05.03


проставления и изменения статуса счета-

фактуры. Статусы должны быть

следующими:

Черновик

Подготовлено


Р


фиксации факта отправки счета-фактуры

клиенту.

С

108




Табл. 13. Описание требований. PRSA06 Выполнение обязательств по договору

№


Шаг

процесса


решения


работы в системе с банковскими выписками

(ввод, просмотр, редактирование).

С

RSA17 PRSA06.01 В журнале регистрации счетов-фактур

необходимо обеспечить отражение

получения уведомления о выполнении

условий по оплате.

С

RSA18 PRSA06.02 Необходимо автоматически контролировать,

чтобы формирование уведомления о

готовности к отгрузке выполнялось только

при условии наличия уведомления об оплате

(условие предоплаты).

Р

RSA19 PRSA06.02 Необходимо обеспечить автоматическую

процедуру ведения бухгалтерского учета, в

том числе налоговых отчислений.

С

109




Табл. 14. Описание требований. PRSA07 Контроль счетов

№


Шаг

процесса


решения


работы в системе с претензиями (как

входящими, так и исходящими)

С


построения отчета по «проблемным»

клиентам (которые не выполняют

обязательств по оплате или же которым

компания не смогла отгрузить товар

вовремя)

Р

RSA22 PRSA07.02 Необходимо обеспечить автоматизацию

выверки банковской выписки.

С

RSA23 PRSA07.02 Необходимо автоматически формировать

расходные накладные по каждому заказу.

С

110

Анализ требований


В данном раздела проводится анализ требований, выдвинутых заказчиком, к бизнес-

процессам.

Данный этап работ позволяет определить необходимый объем работ, которые необходимо

произвести. Выделяют два типа требований: реализуемые с помощью стандартной

функциональности системы и требования, требующие дополнительной разработки. В

результате анализа для стандартных требований будут определены модули системы,

покрывающие необходимую функциональность. Для второй группы требований

возможны следующие варианты их реализации:

Расширение стандартной функциональности

Обходной путь

Изменение бизнес-практики

Использование более поздней версии системы

Отказ от реализации требования

В данном примере будут рассмотрены только те требования, которые можно будет

реализовать с помощью стандартной функциональности системы.


В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRPU.

Закупки»

111



Общий список требований

В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01

Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать.

Табл. 15. Общий список требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

№


Шаг

процесса

Тип решения Модуль в системе

RPU01 PRPU01.01 Р -

RPU02 PRPU01.02 С [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф]

Товары


Товары


Заявки


RPU06 PRPU01.06 Р [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф]

Заявки -> [Мн] -> Функции -> [К]

Выполнить указание

Анализ необходимости расширений системы

В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью

стандартной функциональности системы.

112


Табл. 16. Анализ необходимости расширений системы. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на

товар

№


Шаг

процесса

Описание требования

RPU01 PRPU01.01 Необходима возможность автоматического формирования

отчета о потребности в товарах, исходя из анализа

исторических данных о продажах, анализа рыночной

ситуации и прогноза спроса.

RPU05 PRPU01.05 Необходима возможность проведения согласования

сформированной заявки в системе.

Необходимо предусмотреть возможность редактирования

строк заявки и изменения ее статуса

Анализ требования RPU01

Суть требования

Данный отчет необходим для оперативного планирования потребностей в товарах и

услугах. Отчет должен формироваться на основании исторических данных, прогноза

спроса, анализа рыночной ситуации. Отчет позволит минимизировать уровень складских

запасов товаров и улучшить качество предоставляемых услуг.

Законодательные требования

Законодательных норм, обуславливающих требование, нет

Критичность требования

113


Возникает вероятность неправильного формирования заказа, в результате которого

увеличатся складские запасы

Возникает вероятность потери части клиентов в результате того, что необходимые

товары не будут доставлены точно в срок

Варианты решения

Расширение стандартной функциональности (вариант 1)

Описание решения

Необходимо разработать отчет «О потребностях в товарах». Для этого необходимо

разработать и согласовать отчетную форму и реализовать отчета в системе

Преимущества решения

Возможность планирования закупок

Снижение складских запасов, улучшение качества предоставляемых услуг

Недостатки решения

Дополнительные трудозатраты по созданию отчета

Обходной путь (вариант 2)


Использование стандартной функциональности системы ([М] Покупка -> [П]

Планирование -> [П] Отчеты)


Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета

Использование стандартной функциональности


114


Повышается вероятность ошибки

Изменение бизнес-практики (вариант 3)


Изменение бизнес-практики невозможно

Использование более поздней версии системы (вариант 4)


Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном сайте производителя анонсы

по развитию системы так же отсутствуют

Отказ от реализации требования (вариант 5)


Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным и руководствоваться

экспертными знаниями сотрудников компании




Вероятность сделать ошибку остается

Необходимость обработки большого количества информации

Сравнение вариантов решения

Табл. 17. Сравнение вариантов решения RPU01

№ Критерий оценки Вар. 1 Вар. 2 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5

1 Трудоемкость реализации - + + + +

2 Вероятность возникновения ошибок + - - - -

115



3 Оперативность принятия решений + - - - +

В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации)



Необходимость согласования сформированной заявки обуславливается большой

вероятностью возникновения ошибки при формировании заявки. С целью недопущения

ошибок, необходимо предусмотреть возможность определения статуса документа и

ограничение к нему прав доступа соответствующих пользователей в зависимости от

статуса документа. Если документ не согласован, то он должен быть только на просмотр.

На этапе согласования и уточнения заявки необходимо предусмотреть только

возможность внесения в него изменений. Если же документ согласован, тогда необходимо

предусмотреть возможность создания на его основе заказов и запретить внесение каких-

либо изменений.




Возникает вероятность неправильного формирования заявки

Возникает вероятность создания ошибочных заказов, что может сказаться на

качестве предоставляемых услуг и лояльности клиентов.

116





Необходимо добавить информационное поле «Статус» на форму создания заявки, а также

внести соответствующие изменения в таблицу базы данных. Необходимо создать

процедуру управления потоком работ, которая бы на основании статуса документа и роли

пользователя определяла права доступа к документу


Упрощение процедуры согласования заявки

Снижение вероятности возникновения ошибки при формировании заявки


Дополнительные трудозатраты по созданию отчета



Стандартная функциональность системы не позволяет реализовать данное требование








117




Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным







Табл. 18. Сравнение вариантов решения RPU05










118


Табл. 19. Общий список требований. PRPU02 Выбор поставщиков

№


Шаг

процесса



Поставщики


Поставщики



Заявки

[М] Покупка -> [П] Обработка заказов ->

[Ф] Контакты -> [К] Создать

взаимодействие

RPU11 PRPU02.05 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов ->




[Ф] Квоты





119





Табл. 20. Анализ необходимости расширений системы. PRPU02 Выбор поставщиков

№


Шаг

процесса


RPU09 PRPU02.03 На данном этапе необходимо предусмотреть

автоматическое создание отчета, который должен

содержать список поставщиков, которые могут выполнить

заявку. Отбор поставщиков для отчета необходимо

осуществлять по следующим параметрам:

Наличие договора с поставщиком

Список товаров, которые необходимо приобрести

Отчет должен содержать следующую информацию:


Контактную информацию

Список товаров

Цены на товары

Условия скидок


формирование отчета, позволяющего сделать выбор

поставщиков. Отчет должен содержать следующую

120


№


Шаг

процесса



Код товара



Цена товара

Скидка, %

Дата поставки









121


Табл. 21 Общий список требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа

№


Шаг

процесса



Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К]

Соглашения -> [Мн] Соглашение ->

[Список]


Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К]

Соглашения


Заявки -> [Мн] Функции -> [К] Выполнить

указания -> [К] Ок



[Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать -> [Ф]

Печать -> [К] Печать




122


Табл. 22. Анализ необходимости расширений системы . PRPU03 Оформление и отправка заказа

№


Шаг

процесса


RPU17 PRPU03.04 Необходимо предусмотреть возможность согласования

заказа с ответственным сотрудником. По

несогласованному заказу должна отсутствовать

возможность его проведения.







Табл. 23 Общий список требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

№


Шаг

процесса







123


№


Шаг

процесса




[Ф] Покупка Заказ





[Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет -> [К]

Учет


[П] Документы -> [О] Поставщик –

Подтвержд. Оплаты







124


Табл. 24 Анализ необходимости расширений системы . PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

№


Шаг

процесса


RPU22 PRPU04.03 Необходимо предусмотреть возможность согласования

полученного счета-фактуры в системе.

Необходимо предусмотреть изменение статуса счета-

фактуры. Если документ не согласован, то по нему не

должны совершаться никакие операции, кроме просмотра

и редактирования.

После согласования необходимо перевести статус

документа в «Согласовано» или в «Требует уточнения»,

если были обнаружены ошибки и недочеты.







125


Табл. 25 Общий список требований. PRPU05 Поступление товара

№


Шаг

процесса








[Ф] Покупка Возврат


[Ф] Покупка Кредит Нота




Табл. 26 Анализ необходимости расширений системы . PRPU05 Поступление товара

№


Шаг

процесса


RPU27 PRPU05.01 Необходимо предусмотреть организацию приемки товара

RPU29 PRPU05.03 Необходимо предусмотреть возможность организации

проверки качества привезенных товаров

126










Табл. 27 Общий список требований. PRPU06 Контроль выполнения условий договора

№


Шаг

процесса


PRPU31 PRPU06.01 С [М] Покупка -> [П] Обработка заказов ->



[Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф]







127


№


Шаг

процесса




[Ф] Покупка Возврат -> [К] Печать -> [Ф]





В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов

«Продажи»



В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRSA01 Поиск

клиентов», которые необходимо реализовать.

Табл. 28 Общий список требований. PRSA01 Поиск клиентов

№


Шаг

процесса


RSA01 PRSA01.01 Р -

RSA02 PRSA01.02 С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи

-> [Ф] Контакты

128


№


Шаг

процесса



-> [Ф] Контакты -> [К] Создать






Табл. 29 Анализ необходимости расширений системы. PRSA01 Поиск клиентов

№


Шаг

процесса


RSA01 PRSA01.01 Необходимо реализовать возможность автоматического

формирования списков клиентов, сроки договоров с

которыми не истекли, в виде отчета.

RSA04 PRSA01.04 Необходимо реализовать возможность автоматического

анализа запросов на товар с целью последующего

определения потребности в закупки тех или иных товаров.

Анализ требования RSA01


129


Данный отчет необходим для сокращения временных и трудозатрат на поиск новых

клиентов.




Возникает вероятность неправильного формирования списка клиентов для

отправки им информации о товаре

Возникает вероятность потери части клиентов в результате того, что они не будут

получать информацию о новых товарах




Необходимо разработать отчет «Действующие договора с клиентами». Для этого

необходимо разработать и согласовать отчетную форму и реализовать отчет в системе


Снижение трудозатрат и временных затрат на поиск новых клиентов

Снижение риска неверного формирования списка клиентов для отправки им

информации о товаре


Дополнительные затраты по созданию отчета



130












Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным и руководствоваться

знаниями сотрудников компании о том, кому из клиентов следует направлять

информацию о новом товаре







131


Табл. 30 Сравнение вариантов решения RSA01

№ Критерий оценки Вар. 1 Вар. 3 Вар. 4 Вар. 5

1 Трудоемкость реализации - + + +

2 Вероятность возникновения ошибок + - - -

3 Оперативность выполнения шага

бизнес-процесса

+ - - +




Необходимость автоматической обработки результатов получения запросов на товар. Это

значительно снизит трудозатраты на анализ результатов и позволит более оперативно

реагировать на изменения потребностей клиентов.




Значительные трудозатраты на проведение анализа и составление отчета

Отсутствует фиксация факта сегментации клиентов.




132


Необходимо разработать, согласовать с заказчиком и внедрить новую форму «Запрос на

товар». На форме предполагается отражать информацию по поступающим запросам, а

затем проводить анализ клиентов, приславших запросы и строить отчетные диаграммы

(например, отражающую % клиентов, заинтересованных в новых товарах).


Упрощение процедуры анализа запросов на товар

Снижение трудозатрат на выполнение анализа и написание отчета


Часто заявки на товар присылаются в свободной форме и разработать универсальную

форму «Запрос на товар» будет трудоемко, т. к. потребуется анализ большого количества

уже имеющихся запросов на товар (предположительно за последний год)












133



Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным







Табл. 31 Сравнение вариантов решения RSA04








Табл. 32 Общий список требований. PRSA02 Отправка коммерческих предложений

№


Шаг

процесса


RSA05 PRSA02.01, С [М] Продажи и маркетинг -> [П]

134


№


Шаг

процесса


PRSA02.02,

PRSA02.03

Обработка заказов -> [Ф] Квоты

RSA06 PRSA02.01,

PRSA02.02,

PRSA02.03

Р -

RSA07 PRSA02.04 С [М] Продажи и маркетинг -> [П]

Обработка заказов -> [Ф] Контакты

[М] Продажи и маркетинг -> [П]

Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К]

Создать взаимодействие

Анализ необходимости расширений

Табл. 33 Анализ необходимости расширений. PRSA02 Отправка коммерческих предложений

№


Шаг

процесса


RSA06 PRSA02.01,

PRSA02.02,

PRSA02.03

Необходимо предусмотреть механизм проставления и

изменения статуса коммерческого предложения. Статусы


Черновик

Оформлено

135


№


Шаг

процесса







Табл. 34 Общий список требований. PRSA03 Заключение договоров с клиентами

№


Шаг

процесса







-> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент -> [К]

Соглашения

136



Табл. 35 Анализ необходимости расширений. PRSA03 Заключение договоров с клиентами

№


Шаг

процесса


RSA09 PRSA03.02 Необходима возможность автоматического формирования

списков клиентов, подтвердивших комплектацию заказа, с

которыми нет действующих договоров, в виде отчета.





Табл. 36 Общий список требований. PRSA04 Обработка заказа

№


Шаг

процесса


RSA11 PRSA04.01,

PRSA04.02,

PRSA04.03

С [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи

-> [Ф] Заказы

RSA12 PRSA04.01,

PRSA04.02,

PRSA04.03

Р -

137



Табл. 37 Анализ необходимости расширений. PRSA04 Обработка заказа

№


Шаг

процесса


RSA12 PRSA04.01,

PRSA04.02,

PRSA04.03


изменения статуса коммерческого предложения. Статусы


Черновик

Получено






Табл. 38 Общий список требований. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту

№


Шаг

процесса



-> [Ф] Заказы -> [К] Печать

RSA14 PRSA05.01, Р -

138


№


Шаг

процесса


PRSA05.02,

PRSA05.03





Табл. 39 PRSA05 Анализ необходимости расширений. Выставление счета-фактуры клиенту

№


Шаг

процесса


RSA14 PRSA05.01,

PRSA05.02,

PRSA05.03


изменения статуса счета-фактуры. Статусы должны быть

следующими:

Черновик

Подготовлено




139




Табл. 40 Общий список требований. PRSA06 Выполнение обязательств по договору

№


Шаг

процесса


RSA16 PRSA06.01 С





RSA19 PRSA06.02 С -


Табл. 41 Анализ необходимости расширений. PRSA06 Выполнение обязательств по договору

№


Шаг

процесса


RSA18 PRSA06.02 Необходимо автоматически контролировать, чтобы

формирование уведомления о готовности к отгрузке

выполнялось только при условии наличия уведомления об

оплате (условие предоплаты).

140




Табл. 42 Общий список требований. PRSA07 Контроль счетов

№


Шаг

процесса



Обработка заказов -> [Ф] Возвраты


RSA22 PRSA07.02 С -


Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [Ф]



Табл. 43 Анализ необходимости расширений. PRSA07 Контроль счетов

№


Шаг

процесса


RSA21 PRSA07.01 Необходимо обеспечить возможность построения отчета

по «проблемным» клиентам (которые не выполняют

обязательств по оплате или же которым компания не

смогла отгрузить товар вовремя)

141




142

Описание бизнес-процессов «как должно быть»


В данном разделе приводится список измененных в результате анализа требований

бизнес-процессов.


В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRPU. Закупки».


Изменения шагов бизнес-процесса

PRPU01.01 Определение потребности в товарах

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Тип шага

Системный


Общий список товаров в системе можно посмотреть в форме «Товар Список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К]

Список

PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник

Тип шага

143


Системный


Ввод нового товара производится в форме «Товар карточка». На форме заполнятся


Описание

Базовая единица измерения

Код товарной категории

Код товарной группы

Описание поиска

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары

PRPU01.04 Подготовка заявки на товар

Тип шага

Системный


Заявка вводится на форме «Заявка Журнал». На форме заполняются следующие поля:

Тип

Номер


Метод пополнения

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

PRPU01.05 Согласование заявки на товар

Тип шага 144


Ручной



PRPU01.06 Оформление заявки на товар

Тип шага

Системный


В системе заявку на товар можно распечатать из формы «Покупка Заказ»

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать


Изменение шагов бизнес-процесса

PRPU02.01 Поиск поставщиков

Тип шага

Системный


Для просмотра общего списка поставщиков следует открыть форму «Поставщик список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик -

> [К] Список

PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник

Тип шага

Системный

145



Для ввода нового поставщика на форме «Поставщик Карточка» требуется заполнить


Закладка «Общее»

o Название

o Адрес

o Индекс/Город

o Код страны

o Телефон

Закладка «Счет»

o Общая Бизнес Группа

o НДС Бизнес Группа

o Поставщик Учетная Группа

o Код Скидки Счета

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики

Для ввода списка товаров, которые предлагает поставщик, на форме «Поставщик Каталог

Товаров» заполнить поля:

Товар Но.

Поставщик Товар Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки ->

Товары

146


PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков

Тип шага

Ручной



PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой

Тип шага

Системный


Перед формированием заявки на форме «Заявка Журнал» надо заполнить следующие

поля:

Указание

Принять указание

Поставщик Но.


После этого сформированную заявку нужно преобразовать в запрос.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции ->


После этого необходимо найти сформированный заказ и распечатать его.

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список


147


Для фиксации факта отправки заказа необходимо на форме «Контакт Карточка» заполнить


Тип

Фирма Но.

Код менеджера

После этого вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля:

С кем вы взаимодействуете?

Укажите тип взаимодействия

Опишите ваше взаимодействие

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать


PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков

Тип шага

Системный


Для ввода коммерческого предложения на форме «Покупка Квота» заполнить поля:

Покупка Поставщик

Тип

Номер


Навигация: М] Покупка -> [П] Обработка Заказов -> [Ф] Квоты

PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений

148


Тип шага

Системный


Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля:






PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков

Тип шага

Ручной





PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком

Тип шага

Системный


149


Для просмотра списка соглашений с поставщиком необходимо открыть форму

«Соглашение список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик ->

[К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [К] Список

PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком

Тип шага

Системный


Для оформления соглашения с поставщиком на форме «Поставщик Соглашение

Карточка» заполнить поля:

Описание

Источник Но.

Дата начала


[К] Соглашения

PRPU03.03 Оформление заказа

Тип шага

Системный


Заказ в систему можно ввести тремя различными способами:

Ручной ввод

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ

150


Формирование из заявки

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К]

Выполнить указания -> [К] Ок

Формирование из коммерческого предложения

[М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты -> [К] Создать заказ

PRPU03.04 Согласование заказа

Тип шага

Ручной



PRPU03.05 Отправка заказа поставщику

Тип шага

Системный








151





Тип шага

Системный








В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученный счет-фактуру.


Тип шага

Системный


Для просмотра информации по заказу, содержащейся в системе, необходимо открыть окно

заказов.


152


Для просмотра полученного счета-фактуры необходимо в окне взаимодействий получить

прикрепленный файл.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты-> [Мн] Контакт -

> [К] Протокол тестирования

PRPU04.03 Согласование полученного счета-фактуры

Тип шага

Ручной




Тип шага

Системный


Для просмотра или редактирования заказа необходимо открыть форму «Покупка Заказ»



Тип шага

Системный


Для учета заказа из формы «Покупка заказ» необходимо вызвать соответствующую

процедуру.

153


Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет -

> [К] Учет

Для оплаты заказа в форму «Журнал Покупки» внести следующую информацию:

Дата учета

Тип документа

Тип счета

Счет Но.

Бал. Тип Счета

Бал. Счет Номер

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф]Журнал Покупки

После этого необходимо заполнить поле «Примен. Документ Но.» Для этого следует

выбрать нужную операцию в появившемся окне «Применить операции поставщика»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [П]

Примен. Документ Но. -> [Ф] Применить операции поставщика

Теперь можно учесть счет.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [Мн] Учет

-> [К] Учет


Тип шага

Системный


154


В Форме «Поставщик – Подтвержд. Оплаты» установить следующие значения

параметров:

Поставщик Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [П] Документы -> [О] Поставщик

– Подтвержд. Оплаты


Тип шага

Системный










PRPU05.01 Организация приемки товаров

Тип шага

Ручной


155




Тип шага

Системный


Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать -

> [Ф] Печать -> [К] Печать

PRPU05.03 Проверка качества привезенных товаров

Тип шага

Ручной




Тип шага

Системный


В форму «Покупка возврат» надо ввести следующие данные:

Заголовок формы:

o Покупка Поставщик

o Покупка Контакт Но.

Строки формы:

156


o Тип

o Но.

o Код причины возврата


Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат




Тип шага

Системный


Фактические и плановые сроки поставки можно посмотреть на форме «Покупка Учт.

Счет»

Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Покупка Учт. Счет


Тип шага

Системный


Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. счета -> [К] Печать -> [Ф]



157


Тип шага

Системный









Тип шага

Системный


Для печати журнала дефектов в форме «Возврат» установить следующие значения


Но.

Тип Документа

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат -> [К]

Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать


Тип шага

Системный

158



Для печати акта о приемке основных средств в форме «Учт. Покупка Акт о Приеме ОС-

14» установить следующие значения параметров:

Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. Счета -> [К] Печать -> [Ф]



В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRSA. Продажи».


PRSA01.01 Проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее

договоров

Тип шага

Ручной



PRSA01.02 Поиск новых клиентов

Тип шага

Системный


По новому клиенту в справочник клиентов заносится следующая информация:

Закладка «Общее»:

o Название

o Адрес

o Индекс

159


o Город

o Код страны

o Код менеджера

o Дистрибуторский Центр

o Код сервисной зоны


o Код скидки счета

o Общая Бизнес Группа

o НДС Бизнес Группа

o Клиент Учетная Группа

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> F3

PRSA01.03 Отправка информации о товаре

Тип шага

Системный


Для клиента формируется прайс-лист и отправляется клиенту, о чем регистрируется

сообщение в комментариях к данным о клиенте.

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [П] Товары и цены -> [П]

Отчеты -> [Мн] Прайслист

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> [Мн] Клиент

-> [К] Комментарии

PRSA01.04 Получение и анализ запросов на товар

Тип шага

Ручной


160




PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений

Тип шага

Частично автоматизируемый


Создается контакт с клиентом, где будут отражаться все взаимодействия с клиентом, а

затем создается квота.

На форме «Контакт Карточка» заполняются следующие поля:

Тип

Фирма Но.

Название

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты

Для формирования коммерческого предложения на форме «Продажа Квота» заполняются

поля:


o Продажа Клиент Но.

o Продажа Контакт Но.


o Тип

o Но.

o Кол-во

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты

PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений

Тип шага

161




На данном шаге квота распечатывается.

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты-> [К]

Печать

PRSA02.03 Согласование коммерческих предложений

Тип шага



В квоту могут вноситься изменения в процессе согласования.


Тип шага

Системный


Факт отправки коммерческих предложений фиксируется в системе.

В мастере взаимодействия заполнить следующие поля:




Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты ->

[К] Создать взаимодействие


PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента

Тип шага

162


Системный


Фиксация подтверждения комплектации происходит аналогично фиксации коммерческого

предложения.

В поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо указать значение «П_ПОД_КЗ».



PRSA03.02 Проверка наличия договора с клиентом

Тип шага

Ручной



PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами

Тип шага

Системный


На форме «Клиент соглашение Карточка» заполнить поля:

Описание

Источник Но


-> [К] Соглашения


PRSA04.01 Получение заказа от клиента

Тип шага

163




Заказ автоматически формируется из квоты с помощью кнопки «Создать заказ».

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи ->[П] Обработка Заказов -> [Ф]

Квоты

Или же заказ можно ввести вручную, заполнив поля:


o Продажа Клиент Но.

o Продажа Контакт Но.


o Тип

o Но.

o Кол-во

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы

PRSA04.02 Согласование заказа

Тип шага

Ручной




PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом

Тип шага

Системный


Счет-фактура для заказа формируется автоматически по команде пользователя. 164


Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [К]

Печать

PRSA05.02 Согласование счета-фактуры

Тип шага

Ручной




Тип шага

Системный


Регистрация, учет, счета-фактуры происходит автоматически

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [Мн]

Учет -> [К] Учет


PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате

Тип шага

Системный


Необходимо получить от клиента подтверждение б плате и занести его в журнал оплат,

после чего завести в систему банковскую выписку и выверить ее.

Навигация: [М] Финансы -> [П] Клиенты Расчеты -> [Ф] Ден. средства. Журналы

платежей

Необходимо заполнить следующие поля журнала банковских выверок:

165


Банк Расчетный Счет

Дата выписки

Конечный баланс выписки

Навигация: [М] Финансы -> [П] Денежные средства -> [Ф] Банк. Счет Выверки -> [К]

Учет-> Учет

PRSA06.02 Отгрузка товара

Тип шага



Счет-фактура учитывается с командой «Отгрузить».




PRSA07.01 Контроль выполнения условий договора

Тип шага





Но.

Тип Документа

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Возвраты ->

[К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать

PRSA07.02 Контроль счетов

166


Тип шага

Системный


Просмотре различных видов системных отчетов, начиная с учтенных операций в

навигаторе и заканчивая бухгалтерским балансом.

Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] История -> [Ф] Навигатор

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [П] Отчеты

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [П] Отчеты

Навигация: [М] Финансы -> [П] Финансовые операции -> [П] Отчеты

Навигация: [М] Финансы -> [П] Денежные средства -> [П] Отчеты

167

Пример реализации и список настроек


В данном разделе приводится пример реализации бизнес-процессов в информационной

системе Microsoft Dynamics Navision 4.0, а также общее описание системы

Общее описание системы

Navision - это программная система, предназначенная для автоматизации деятельности

предприятия.. Единая интегрированная платформа ERP + CRM + SCM + e-сommerce +

Enterprise Portal.

В основу Microsoft Navision заложены мощные инструменты для бухгалтерского учета и

анализа, управления финансами и товарно-материальными потоками. Система позволяет

также организовать эффективный кадровый, торговый, складской и производственный

учет, а также расчет заработной платы. Систему можно быстро внедрить, легко

модифицировать, просто использовать и поддерживать. В рамках проекта по локализации

системы реализованы методы ведения финансового и налогового учета, специфические

для российского законодательства.

Microsoft Navision позволяет быстро и надежно повысить эффективность и управляемость

бизнеса и подходит руководителям предприятий, которые хотят сфокусироваться на

основных аспектах своего бизнеса, получить о нём цельное представление и стремятся:

оперативно получать, обрабатывать и анализировать информацию о деятельности

своего предприятия;

отслеживать любые критические параметры по компании;

постоянно реагировать на быстро меняющиеся условия деловой среды и

соответственно эффективно планировать работу на будущее;

принимать достоверные решения;

рационализировать бизнес-процессы;

добиться прозрачности и обеспечить динамичное развитие бизнеса;

168


уменьшить объем ручной и рутинной работы сотрудников;

работать в режиме реального времени с клиентами и поставщиками;

больше знать о своих клиентах;

применять самые передовые гибкие и лёгкие в использовании технологии.

В версии 4.0 по сравнению с 3.6 были выделены возможности комплексного анализа

показателей деятельности - Business Analytics на основе OLAP-24 технологий (Online

Analytical Processing). Важным элементом версии 4.0 стал также новый интерфейс

системы, выполненный в стиле Microsoft Outlook.



Список необходимых настроек

Табл. 44 Список необходимых настроек. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

Шаг

процесса

Описание настройки Модуль в системе

PRPU01.02 - -

PRPU01.03 Настройка единиц измерения [М] Администрирование -> [П]

Настройка приложения -> [П]

Покупка -> [Ф] Единицы измерения

PRPU01.04 Настройка шаблонов заявок [М] Покупка -> [П] Планирование -

> [П] Настройка -> [Ф] Заявка

Журнал Шаблоны

169


Пример реализации

PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Описание примера

Необходимо проверить наличие товара «Модем» в справочнике товаров

Реализация в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К]

Список

Рис. 15. Список товаров

PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник


Необходимо ввести товар «Модем» в справочник товаров. По новому товару следует

заполнить следующие поля на форме:

Описание: Модем

Базовая единица измерения: ШТ

170


Код товарной категории: ПРОЧЕЕ

Код товарной группы: КОМПЛЕКТ

Описание поиска: МОДЕМ


Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары

Рис. 16. Карточка товара

PRPU01.04 Подготовка заявки на товар


В соответствии с внутренней потребностью в товарах возникла потребность в

приобретении 20 модемов. В связи с этим необходимо отобразить в системе заявку на

приобретение товара.

Следует заполнить следующие поля на форме:

Тип - >Товар

Номер - > Код созданного товара «Модем» 171


Количество - > 20

Метод пополнения - > Покупка



Рис. 17. Создание заявки

PRPU01.06 Оформление заявки на товар


Необходимо сформировать заявку на выбранный товар.


Данный шаг поддерживается системой, однако становится доступным на выполнение

лишь тогда, когда будут определены поставщики, способные выполнить данный заказ.

172




Табл. 45. Список необходимых настроек. PRPU02 Выбор поставщиков

Шаг

процесса


PRPU02.01 - -

PRPU02.02 Настройка индексов

Настройка городов

Настройка стран

[М] Администрирование -> [П]


Общее -> [Ф] Почтовые индексы

[М] Покупка -> [П] Планирование -

> [Ф] Поставщики

PRPU02.04 Настройка шаблонов

взаимодействия



Общее -> [Ф] План настройки ->

[Ф] Взаимодействие Шаблоны

PRPU02.05 - -







173



PRPU02.01 Поиск поставщиков


В результате поиска поставщиков, которые производят/продают модемы, в Интернет был

найден поставщик ООО «Цифровые модемы». Необходимо проверить наличие данного

поставщика в общем справочнике.


Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик -

> [К] Список

Рис. 18. Список поставщиков

PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник


Необходимо внести информацию о новом поставщике в систему. Для этого следует

заполнить следующие поля на форме:

174



Название -> Цифровые модемы

Адрес -> ул. Живописная, д.7

Индекс/Город -> 123020/Москва

Код страны –> RU

Телефон -> 3734525


Общая Бизнес Группа – ПОСТОТЕЧ

НДС Бизнес Группа – ПОСТОТЕЧ

Поставщик Учетная Группа – РОССИЯ

Код Скидки Счета - П00010 (Код поставщика)

После этого следует добавить товар «Модем» в список товаров, предоставляемых

поставщиком.

Следует заполнить следующие поля на форме:

Товар Но. -> 70061 (Номер товара «Модем»)

Поставщик Товар Но. -> М.70.1


Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики


175


Рис. 19. Карточка поставщика. Закладка «Общее»


Рис. 20 Карточка поставщика. Закладка «Счет»

Окно «Поставщик Каталог Товаров»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки ->

Товары

176


Рис. 21 Окно «Поставщик Каталог Товаров»

PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой


Необходимо в соответствии с заявкой создать запрос и отправить его поставщику. Факт

отправки запроса необходимо зафиксировать в системе.


Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции ->


Перед выполнением этой программы следует заполнить следующие поля на форме:

Указание - Новое

Принять указание - Да (Поставить галку)

Поставщик Но. - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы»)

Окно «Заявка Журнал»

177


Рис. 22 Окно «Заявка Журнал»

Далее необходимо найти в списке заказов заказ, сформированный из заявки.

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список

Рис. 23 Список заказов

И затем распечатать его.


178


Рис. 24. Печать заказа

Для фиксации факта отправки заявки необходимо для выбранного поставщика создать

контакт.

Необходимо заполнить следующие поля на форме:

Тип –> Сотрудник

Фирма Но. -> CT000158 (Код фирмы «Цифровые модемы»)

Код менеджера -> АС

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты

Форма «Контакт Карточка»

179


Рис. 25 Форма «Контакт Карточка»

Теперь необходимо зафиксировать сам факт отправки заявки поставщику.

Для этого необходимо ввести следующие поля:

С кем вы взаимодействуете? –> Иванов Иван Иванович

Укажите тип взаимодействия -> П_ОТП_ЗАЯВ

Опишите ваше взаимодействие -> Отправка заявки 03.03.2006



180


Рис. 26 Создание взаимодействия

PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков


Необходимо зафиксировать получение коммерческих предложений от поставщиков. Для

этого нужно в системе заполнить следующие поля:

Покупка Поставщик - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы»)

Тип -> Товар

Номер -> 70061 (Номер товара «Модем»)

Количество -> 20


Навигация: М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

181


Рис. 27 Квота

PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений


Далее необходимо зафиксировать факт поступления коммерческого предложения в

контактах.


Фиксация коммерческого предложения происходит аналогично фиксации заявки. Поле

«Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_КОММ_ПР»



182




Табл. 46 Список необходимых настроек. PRPU03 Оформление и отправка заказа

Шаг

процесса


PRPU03.01 - -

PRPU03.02 - -

PRPU03.03 - -








PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком


Перед оформлением заказа необходимо проверить наличие соглашения с поставщиком на

поставку товаров для поставщика «Цифровые модемы»



[К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [Список]

183


Рис. 28 Список соглашений

PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком


Так как с поставщиком «Цифровые модемы» соглашения заключены не были, то

необходимо в системе зарегистрировать их появление.


Следующие поля подлежат заполнению:

Описание -> Соглашение с поставщиком

Источник Но. -> П00010

Дата начала -> 05.11.06


[К] Соглашения

184


Рис. 29 Карточка соглашения

PRPU03.03 Оформление заказа


После заключения соглашения нужно приступать к оформлению заказа.


В системе заказ можно завести тремя способами:

Ручной ввод


Формирование из заявки

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К]

Выполнить указания -> [К] Ок

Формирование из коммерческого предложения

[М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты -> [К] Создать заказ

Рассмотрим формирование заказа из коммерческого предложения.

185


Рис. 30 Квота на покупку

PRPU03.05 Отправка заказа поставщику


После создания заказа в системе, его необходимо распечатать и зафиксировать факт

отправки.


Для вывода заказа на печать его необходимо найти в общем списке, а затем отправить на

печать.



186


Рис. 31. Вывод заказа на печать


«Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_ЗАК_ОТП»





Табл. 47 Список необходимых настроек. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

Шаг

процесса


PRPU04.01 Настройка шаблонов [М] Администрирование -> [П]

187


Шаг

процесса


взаимодействия Настройка приложения -> [П]



PRPU04.02 - -

PRPU04.04 - -

PRPU04.05 Настройка типовых журналов [М] Администрирование -> [П]


Общее -> [Ф] Типовые журналы















Описание в системе

188


После согласования всех условий поставки необходимо зафиксировать в системе факт

получения счета-фактуры.


Для фиксации факта получения счета-фактуры необходимо в окне контактов создать

новое взаимодействие. Поле «Укажите тип взаимодействия» нужно заполнить значением

«П_ПОЛ_СФ». В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученный счет-

фактуру.

Рис. 32 Прикрепление файла



Теперь надо проверить соответствие между полученным счетом-фактурой с той

информацией, которая имеется в системе.


189


Для просмотра информации по заказу, содержащейся в системе, необходимо открыть окно

заказов.


Для просмотра полученного счета-фактуры необходимо в окне взаимодействий получить

прикрепленный файл.

Рис. 33 Просмотр прикрепленных файлов

После этого сверить документы.



При обнаружении несоответствия между счетами необходимо связаться с поставщиком в

внести изменения в документ.


В системе необходимо открыть окно заказов и найти нужный.



190



После согласования и внесения, при необходимости, изменений в заказ, необходимо

провести его учет в системе.


Существуют несколько возможностей учета заказа в системе:

Получить

Отобразить факт получения приходной накладной

Учесть счет

Отобразить факт получения счета-фактуры

Получить и учесть счет

Оба вышеописанных действия одновременно

В качестве примера выбран третий вариант учета.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет -

> [К] Учет

191


Рис. 34 Учет заказа

После этого необходимо оплатить заказ.

В форму «Журнал Покупки» вводится следующая информация:

Дата учета -> 26.11.06

Тип документа – Оплата

Тип счета – Поставщик

Счет Но. - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы»)

Бал. Тип Счета – Банковский счет

Бал. Счет Номер – НБМ (Банк Москвы)

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф]Журнал Покупки

192


Рис. 35 Журнал оплаты покупок

После этого необходимо заполнить поле «Примен. Документ Но.» Для этого следует

выбрать нужную операцию в появившемся окне «Применить операции поставщика»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [П]

Примен. Документ Но. -> [Ф] Применить операции поставщика

193


Рис. 36 Применение операций поставщика в журнале оплаты покупок

Теперь можно учесть счет.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Журнал Покупки -> [Мн] Учет

-> [К] Учет



После выполнения обязательств по оплате перед поставщиком необходимо сформировать

уведомление об оплате и отправить его поставщику. Факт отправки так же подлежит

регистрации в системе.


В Форме «Поставщик – Подтвержд. Оплаты» установить следующие значения


Поставщик Но. – П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы»)

При необходимости указать дату учета или номер документа 194


Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [П] Документы -> [О] Поставщик

– Подтвержд. Оплаты

Рис. 37 Отправка уведомления об оплате поставщику


«Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_ПОД_ОПЛ»





Теперь необходимо зафиксировать факт получения уведомления об отгрузке.


Как и ранее, фиксация уведомления о готовности к отгрузке происходит аналогично

фиксации заявки. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением

«П_ГОТ_ОТГР»

195




В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученное уведомление.



Табл. 48 Список необходимых настроек. PRPU05 Поступление товара

Шаг

процесса


PRPU05.02 - -

PRPU05.04 Настройка причин возврата [М] Покупка -> [П] Обработка

заказов -> [П] Настройка -> [Ф]

Причины возврата




На данном шаге, после организации приемки товара, необходимо составить акт его

приемке.




196




Предположим, что в процессе приемки товара были обнаружены дефекты в двух модемах.

Необходимо зафиксировать эти дефекты в системе.


В форму «Покупка возврат» надо ввести следующие данные:


Покупка Поставщик - П00010

Покупка Контакт Но. - CT000159


Тип -> Товар

Но. -> 70061 (Номер товара «Модем»)

Код причины возврата -> ДЕФЕКТ

Количество -> 2

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Возврат

197


Рис. 38 Возврат товаров с дефектами



Табл. 49 Список необходимых настроек. Список необходимых настроек

Шаг

процесса


PRPU06.01 - -

PRPU06.02 - -






198


Шаг

процесса



PRPU06.04 Настройка причин возврата [М] Покупка -> [П] Обработка

заказов -> [П] Настройка -> [Ф]

Причины возврата

PRPU06.05 - -




Перед принятием окончательного решения об оприходовании товара на склад, стоит

сопоставить плановые и фактические сроки поставки


Фактические и плановые сроки поставки можно посмотреть на форме «Покупка Учт.

Счет»

Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Покупка Учт. Счет

199


Рис. 39 Форма «Покупка Учт. Счет»



После проверки плановой и фактической дат приемки товара следует просмотреть акт

приемки товара и список дефектов, если такие были обнаружены и зафиксированы в

системе.


Для просмотра приходного ордера в форме «Покупка Приходный Ордер М-4» установить

значение поля «Но.» равным «108032» (Номер учтенного заказа)

Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. счета -> [К] Печать -> [Ф]


200


Рис. 40 Формирование приходного ордера

Для просмотра журнала дефектов в форме «Возврат» установить следующие значения


Но. -> 1003 (Номер возврата)

Тип Документа -> Возврат



201


Рис. 41 Форма «Возврат»



После просмотра всех документов ответственный за принятие решения о приемке должен

сформировать формальное решение о приемке товара.


Фиксация в системе решения о приемке товара происходит аналогично фиксации заявки.

Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением «П_РЕШ_ПРИ»



В появившемся окне выбрать сформированное решение о приемке.


202



В ходе приемки товара было обнаружено два неисправных модема. Необходимо

сформировать документ, отражающий список найденных дефектов и отправить его

поставщику.





Тип Документа -> Возврат



Рис. 42 Форма «Возврат»

203




После того, как решение о приемке товара принято, необходимо сформировать складские

документы о его приемке


Для печати акта о приемке основных средств в форме «Учт. Покупка Акт о Приеме ОС-

14» установить следующие значения параметров:


Навигация: [М] Покупка -> [П] История -> [Ф] Учт. Счета -> [К] Печать -> [Ф]


Рис. 43 Формирование документов о приемке товара

204





Табл. 50 Список необходимых настроек. PRSA01 Поиск клиентов

Шаг

процесса


PRSA01.02 - -

PRSA01.03 - -


PRSA01.02 Поиск новых клиентов


В результате поиска клиентов был найден новый покупатель, который не был найден в

общем справочнике. По новому клиенту необходимо внести следующую информацию:

Закладка «Общее»:

Название – ООО «Компьютерная техника»

Адрес – ул. Генерала Глаголева, д. 30

Индекс – 123022

Город – Москва

Код страны – RU

Код менеджера – АС

Дистрибуторский Центр – МОСКВА

Код сервисной зоны – М 205



Код скидки счета – К00010

Общая Бизнес Группа – КЛИЕОТЕЧ

НДС Бизнес Группа – КЛИЕОТЕЧ

Клиент Учетная Группа - РОССИЯ


Общий список клиентов можно просмотреть на форме «Клиент Список».


-> [К] Список

[М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [П] Товары и цены -> [П] Отчеты -> [О]

Прайслист

Ввод информации по клиенту осуществляется на форме «Клиент Карточка».

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Продажи -> [Ф] Клиенты -> F3


Рис. 44 Карточка клиента. Закладка «Общее»


206


Рис. 45 Карточка клиента. Закладка «Счет»

PRSA01.03 Отправка информации о товаре


Информация о товаре отправляется клиенту. По результатам отправки делается

соответствующий комментарий для клиента: «Отправлена информация о новом товаре

«Модем».


Для получения информации о товаре или группе товаров необходимо на форме

«Прайслист» заполнить следующие поля:

Закладка «Товар»:

Но. – 70061 (Номер товара «Модем»)

Закладка «Параметры»:

Дата - 26.11.06

Тип продажи – Клиент

Код продажи – К00010 (Номер клиента «Компьютерная техника»)

207


Рис. 46 Отчет «Прайслист»

Для фиксации факта отправки информации о товаре следует оставить комментарий

«Отправлена информация о товаре Модем»


-> [К] Комментарии

Рис. 47 Вставка комментария (фиксация факта отправки информации о товаре)

208




Табл. 51 Список необходимых настроек. PRSA02 Отправка коммерческих предложений

Шаг

процесса


PRSA02.01 - -

PRSA02.02 - -

PRSA02.03 - -

PRSA02.04 - -


PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений


Теперь необходимо подготовить коммерческие предложения, в которых будут

содержаться условия поставки, информация по скидкам и т.д.


Перед формированием квоты следует создать контакт, в котором будут отображаться все

взаимодействия с клиентом. На форме «Контакт Карточка» заполнить следующие поля:

Тип – Сотрудник

Фирма Но. – СТ000160 (Номер контакта, который был автоматически создан при

заведении клиента)

Название – Ввести информацию о контакте

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты 209


Рис. 48 Создание контакта

Для формирования коммерческого предложения на форме «Продажа Квота» заполнить

поля:


Продажа Клиент Но. – К00010

Продажа Контакт Но. - CT000161


Тип – Товар

Но. – 70061 (Код товара «Модем»)

Кол-во – 18

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты

210


Рис. 49 Квота

PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений


После формирования квоты в системе ее необходимо распечатать.


Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Квоты-> [К]

Печать

211


Рис. 50 Печать квоты



Теперь, когда коммерческие предложения сформированы и распечатаны, их необходимо

отправить клиентам. Факт отправки коммерческих предложений фиксируется в системе.


В мастере взаимодействия заполнить следующие поля:

С кем вы взаимодействуете? –> Алексей Андреевич Петровский

Укажите тип взаимодействия -> П_ОТП_КП

Опишите ваше взаимодействие -> Отправка коммерческого предложения



212


Рис. 51 Создание взаимодействия



Табл. 52 Список необходимых настроек. PRSA03 Заключение договоров с клиентами

Шаг

процесса


PRSA03.01 - -

PRSA03.02 - -


PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента


213


На данном шаге полученное от клиента подтверждение комплектации должно быть

зафиксировано в системе


Фиксация подтверждения комплектации происходит аналогично фиксации коммерческого

предложения. Поле «Укажите тип взаимодействия» необходимо заполнить значением

«П_ПОД_КЗ»



В появившемся окне выбрать файл, содержащий подтверждение комплектации.

Рис. 52. Прикрепление файла

PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами


Клиент ООО "Компьютерная техника" является новым. Соответственно, ранее с ним не

заключался договор. Факт заключения договора фиксируется в системе.

214



На форме «Клиент соглашение Карточка» заполнить поля:

Описание – Договор о сотрудничестве

Источник Но. – К00010 (Номер клиента «Компьютерная техника»)


-> [К] Соглашения

Рис. 53. Заведение договора с клиентом



Табл. 53 Список необходимых настроек. PRSA04 Обработка заказа

Шаг

процесса


PRSA04.01 - -

PRSA04.02 - -

215



PRSA04.01 Получение заказа от клиента


От клиента пришел заказ полностью совпадающий со сделанным коммерческим

предложением. Поскольку заказ был сделан на основе коммерческого предложения,

которое отображается в системе как квота, удобно и логично создать заказ, используя

информацию из квоты. В системе такая возможность есть.


Заказ автоматически формируется из квоты с помощью кнопки «Создать заказ».


Квоты

Рис. 54. Создание квоты

216



Заказы

Рис. 55 Создание заказа



Табл. 54 Список необходимых настроек. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту

Шаг

процесса


PRSA05.01 - -

PRSA05.03 - -


PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом

217



Необходимо выставить клиенту счет-фактуру. Заказ в системе содержит все необходимые

поля для формирования счета-фактуры.


Счет-фактура для заказа формируется автоматически по команде пользователя.

Навигация: [М] Продажи и маркетинг -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Заказы -> [К]

Печать

Рис. 56 Формирование счета-фактуры



После того, как счет-фактура был отправлен заказчику, необходимо создать

соответствующий бухгалтерский учет. Будем считать, что оплата и поставка проиходят в

один день, так что сразу выберем «Отгрузить и выставить счет».

218



При автоматическом учете заказа система предложит 3 варианта:

Отгрузить

Выставить счет

Отгрузить и выставить счет

При выборе «Отгрузить» формируется только учет отпуска товара со склада. При выборе

«Выставить счет» - только бухгалтерская проводка. В третьем случае – учитываются обе

операции.



Рис. 57 Учет заказа

В учтенных операциях можно увидеть учтенный заказ:


Заполняем поле «Дата учета» датой 26.11.06, нажимаем кнопку «Найти», выбираем из

появившегося списка «Продажа Счет-Фактура» и нажимаем кнопку «Показать».

219


Рис. 58 Просмотр учтенного счета-фактуры



Табл. 55 Список необходимых настроек. PRSA06 Выполнение обязательств по договору

Шаг

процесса


PRSA06.01 - -

PRSA06.02 - -


PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате


Необходимо убедиться, что клиент оплатил товар. Для этого необходимо дождаться

банковской выписки из банка с подтверждением совершения оплаты клиентом.


220


Необходимо занести соответствующую операцию в журнал оплат. Для этого необходимо

выбрать примененную операцию в поле «Примен. Документ Но.»


платежей

Выбрав поле «Примен. Документ Но.», получаем следующий выпадающий список:

Рис. 59. Применение операции клиента

Выбираем операцию и нажимаем «ОК».


платежей

221


Рис. 60 Журнал оплат клиентов

Для отображения факта оплаты на бухгалтерских счетах необходимо учесть запись

журнала оплаты.


платежей -> [К] Учет-> Учет

222


Рис. 61 Учет оплаты клиента

Процедура учета была выполнена успешно

Затем необходимо заполнить поля журнала банковских выверок.

Банк Расчетный Счет – МБ-РАСЧЕТНЫЙ

Дата выписки – 26.11.06

Конечный баланс выписки – 26 067 066,87

Навигация: [М] Финансы -> [П] Денежные средства -> [Ф] Банк. Счет Выверки -> [К]

Учет-> Учет

223


Рис. 62 Учет выверки банковской выписки

PRSA06.02 Отгрузка товара

См. раздел PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту



Табл. 56 Список необходимых настроек. PRSA07 Контроль счетов

Шаг

процесса


PRSA07.01 - -

PRSA07.02 - -


PRSA07.02 Контроль счетов

224



Просмотр учтенных операций в навигаторе.



Рис. 63. Отчет навигатора по операциям за день

Например, просмотрим финансовую книгу операций


-> Финансовая книга операций -> [К] Показать

225


Рис. 64 Проводки за дату 26.11.06

226

Documents

Описание бизнес-процессов «как есть» › data › 423 › 082 › 1236 › case2.doc · Web viewСрок действия коммерческого